Logiciel photothèque professionnel GUIDE D UTILISATION - 1 -
Sommaire La solution en quelques mots... 3 Les utilisateurs et leurs droits... 4 Les albums, les dossiers et leurs droits... 5 Créer un album, un dossier et un sous-dossier... 7 Importer des médias... 8 Indexer des médias... 9 Partager des médias... 15 Retrouver un média... 20 Retoucher un média... 21 L administration des albums (managers)... 22 La gestion des accès utilisateurs sur les albums... 22 La gestion des accès utilisateurs sur les dossiers... 23 La gestion des restrictions... 23 Les vignettes... 23 Les champs personnalisés... 24 Les fichiers en attente... 24 L administration globale de la photothèque... 25 La gestion des utilisateurs... 25 La gestion des fonctionnalités et des modules... 26 Statistiques : journal des événements et le rapport d utilisation... 30 La personnalisation... 31-2 -
La solution en quelques mots Wikipixel est une solution de photothèque collaborative en ligne (SaaS) qui permet aux professionnels de regrouper, d indexer et de partager leurs fichiers médias (images, photos, vidéos, sons, fichiers PAO...) en quelques clics depuis une simple connexion Internet... le tout en intégrant une sécurité élevée. Elle répond au besoin principal de la gestion simplifiée des médias dans une optique collaborative (commentaires, partage de fichier, etc.). Le stockage et le partage de fichiers Chaque utilisateur dispose d un espace personnel où il peut stocker des médias dans une arborescence (album > dossier > sous-dossier), retrouver un média (aperçu/ diaporama, moteur de recherche intégré, favoris, mots clé, etc.) et le partager à des tiers (par e-mail, permalien, système de sélections, flash code et sur les réseaux sociaux). La collaboration Avec Wikipixel, la collaboration est simplifiée car chaque utilisateur a la possibilité de contribuer à la photothèque en liant des commentaires et des mots clés aux différents médias. L administration Totalement autonome, l entreprise dispose d une console d administration à partir de laquelle elle peut fournir des accès utilisateurs en fonction de ses besoins (tout ou partie de ses collaborateurs, clients, filiales, etc.), gérer les fonctionnalités et suivre tous les événements. Wikipixel est personnalisable aux couleurs de l entreprise cliente. Distribuée en mode SaaS, Wikipixel s adapte très facilement à tous les profils d entreprises et de collectivités ainsi qu à leurs exigences respectives (ex. limitation des accès, des adresses IP, gestion des copyrights, etc.). La sécurisation des données La solution Wikipixel est sécurisée en HTTPS et les données sont sauvegardées quotidiennement sur des serveurs situés en France afin de garantir la sécurisation des informations. - 3 -
Les utilisateurs et leurs droits Wikipixel permet au client de définir lui-même les utilisateurs de la solution en fonction de ses besoins en leur attribuant des rôles et des droits d utilisation. La gestion des rôles et des droits utilisateurs se compose de la manière suivante : Rôle Droits Les actions globales ou spécifiques à un droit UTILISATEUR peuvent être personnalisées par album dans la rubrique «Droits et utilisateurs» > «Gestion des restrictions» (ex. si vous ne souhaitez pas que les LECTEURS puissent télécharger ou partager les fichiers d un album). - 4 -
Les albums, les dossiers et leurs droits Wikipixel est organisée en dossiers (appelés «Albums») contenant des sous-répertoires et des fichiers. Les administrateurs définissent eux-mêmes les accès des utilisateurs aux différents albums, dossiers et sous-dossiers. Les albums et leurs droits Par défaut, personne n a accès aux nouveaux albums (hormis les administrateurs de la photothèque). Pour attribuer des droits d accès à un album, il suffit d aller dans l album, puis de cliquer sur «Management». Depuis cette même rubrique, l administrateur de la solution peut ajouter des utilisateurs à l unité ou par lot (import d un fichier.csv), leur attribuer les droits d accès (Administration de l album / écriture / lecture), les gérer et appliquer des restrictions en fonction de leurs droits. - 5 -
Les dossiers et leurs droits L administrateur peut également appliquer des droits utilisateurs d accès sur les dossiers. Pour cela, il va dans le dossier > clique sur le bouton de gestion du dossier puis sur «Droits et utilisateurs». Il peut alors choisir : S il est stipulé «TOUT LE MONDE», cela signifie que tous les utilisateurs ayant accès à l album ont accès au dossier S il n est pas stipulé «TOUT LE MONDE», l administrateur choisit les utilisateurs qui auront accès au dossier. -6WIKIPIXEL S.A.S. 111 AVENUE VICTOR HUGO 75784 PARIS CEDEX 16 Tél. 0811 26 2000 (prix d un appel local) info@wikipixel.fr www.wikipixel.fr
Créer un album, un dossier et un sous-dossier Comment créer un album? Pour créer un album, il suffit de cliquer sur le bouton «Créer un album» sur la page d accueil de la solution. L administrateur du compte peut ensuite choisir le nom de l album, ajouter une description, choisir les droits des autres utilisateurs, une vignette, etc. Comment créer un dossier à l intérieur d un album? Depuis l album en cliquant sur le bouton «Créer un dossier». Comment créer un sous-dossier dans un dossier? La procédure est identique pour la création d un sous-dossier. Il suffit de se placer à l intérieur d un dossier et de cliquer sur le bouton «Créer un dossier». - 7 -
Importer des médias L application Wikipixel pend en charge les principaux formats d images, photos et vidéos. La taille maximale par fichier est de 10 Go. Comment importer un média? Pour importer des médias sur la plateforme (à l unité ou par lot), l utilisateur clique sur l onglet «Importer» présent sur toutes les pages en haut à droite de l application. L utilisateur peut également importer un média depuis le bouton «Importer» présent dans la barre de menu de la page d accueil, à l intérieur des albums et des dossiers. Dans les deux cas, l utilisateur devra sélectionner un chemin de destination pour son fichier (albums > dossier > sous-dossier). Il existe plusieurs possibilités pour importer des fichiers : en mode classique depuis l ordinateur fonction gliser-déposer - (module Flash ou JS) en masse depuis une applet JAVA (1.6) depuis les outils d envoi Wikipixel pour Windows et Mac Les fichiers se chargent automatiquement dans l application et conservent leurs métadonnées natives (ex. EXIF/IPTC). L utilisateur peut modifier ou ajouter des informations unitaires ou communes au lot de fichiers importés (description, mots clés, copyrights, autorisations de diffusion, auteur, etc.). - 8 -
Indexer des médias La solution Wikipixel intègre de nombreux critères d indexation qui permettent aux utilisateurs de classer et de retrouver facilement leurs médias. Les méthodes d indexation Méthode 1 : indexation lors de l import Lors de l import d un média dans l application, l utilisateur peut modifier les informations du fichier ou du lot de fichiers et ajouter d autres informations : une description, une date et un lieu de prise de vue, un auteur, un profil ICC, des mots clés, des droits et usages. Méthode 2 : indexation depuis la fiche du média L utilisateur peut indexer un média directement depuis sa fiche détaillée. Il peut alors : modifier le nom, ajouter une description, un auteur, une source, un profil ICC, une date de prise de vue, une géolocalisation, des mots clés, des droits et usages, identifier des personnes et le lier à un autre média déjà importé dans la solution. -9WIKIPIXEL S.A.S. 111 AVENUE VICTOR HUGO 75784 PARIS CEDEX 16 Tél. 0811 26 2000 (prix d un appel local) info@wikipixel.fr www.wikipixel.fr
Les informations indexées dans les fiches média La géolocalisation : Par défaut, si une image contient des métadonnées de géolocalisation, elles seront automatiquement importées sur Wikipixel et visibles depuis la rubrique «Prise de vue» du fichier (possibilité d ajout ou de modification des informations depuis cette même rubrique). Les utilisateurs auront la possibilité de visualiser des fichiers géolocalisés dans un album ou un dossier depuis le menu Action > «Voir sur la carte». - 10 -
Les mots clés et le thesaurus : Les utilisateurs peuvent attribuer des mots clés aux médias de manière manuelle ou à l aide du thesaurus. Le thesaurus est une liste organisée de mots clés suggérés créée par l administrateur qui permet d organiser ses mots clés sous la forme de catégories et sous catégories. Cette liste est disponible aux utilisateurs autorisés lors de l import de médias et sur leur fiche détaillée. Les médias liés : Il est possible de lier plusieurs médias entre eux pour gagner encore du temps dans l indexation et la recherche de fichier. Si par exemple vous avez fait un reportage ou une plaquette commerciale et que vous souhaitez retrouver rapidement toutes les images utilisées sans relancer une recherche ou repasser par l arborescence de votre photothèque. - 11 WIKIPIXEL S.A.S. 111 AVENUE VICTOR HUGO 75784 PARIS CEDEX 16 Tél. 0811 26 2000 (prix d un appel local) info@wikipixel.fr www.wikipixel.fr
Les droits et usages : Selon leurs autorisations, les utilisateurs peuvent ajouter des copyrights (licence, usage, diffusion et restrictions de diffusion), attribuer ou appliquer des pré-réglages de droits d utilisation aux fichiers. - 12 -
La reconnaissance faciale Cette fonctionnalité permet d identifier des personnes sur une image et de faire une recherche sur le nom de la personne pour retrouver les images dans lesquelles apparait la personne. Pour identifier des personnes sur une image, il suffit de se rendre sur sa fiche détaillée et de cliquer sur «Identifier une personne» dans la rubrique «Personnes». En cliquant sur l image, l utilisateur va pouvoir ajouter le nom de la personne, déplacer et redimensionner le cadre de la reconnaissance faciale. Dans cette même rubrique, il pourra supprimer, afficher ou masquer les personnes identifiées. Ajouter un média, un dossier et un album aux favoris Comment ajouter un média aux favoris? Pour ajouter un média dans les favoris, il suffit de cliquer sur le bouton étoile du fichier (dans l affichage mosaïque d un album ou dossier). Il est également possible d effectuer cette manipulation depuis la fiche du fichier («Ajouter aux favoris). Le fichier apparaîtra directement dans la rubrique «Favoris» sur la page d accueil de la photothèque. - 13 WIKIPIXEL S.A.S. 111 AVENUE VICTOR HUGO 75784 PARIS CEDEX 16 Tél. 0811 26 2000 (prix d un appel local) info@wikipixel.fr www.wikipixel.fr
Comment ajouter un album ou un dossier aux favoris? L utilisateur se positionne à l intérieur de l album ou du dossier et clique sur le bouton Actions > «Ajouter aux favoris» dans la barre de menu. - 14 -
Partager des médias Comment partager un média? Pour transmettre un fichier, il suffit de cliquer dessus pour accéder à sa fiche complète et à partir de laquelle l utilisateur peut : l envoyer par e-mail accéder à son permalien et à son QR Code l ajouter à la sélection NB : Les images peuvent être transmises en format Haute Définition ou web. Première méthode (par e-mail) : Vous pouvez envoyer un média par e-mail depuis sa fiche complète en cliquant sur l onglet «Envoyer par e-mail» dans le menu. Saisissez l adresse e-mail de votre destinataire ainsi qu un sujet. Ce dernier va recevoir dans sa boîte de réception un e-mail contenant un lien de téléchargement depuis lequel il pourra télécharger directement le média. - 15 -
Deuxième méthode (par permalien et QR Code) : Un permalien et un flashcode (format original ou basse définition) sont automatiquement générés pour chaque album et fichier. Pour les dossiers, il suffit d activer le partage du dossier pour les créer. Ils vous permettent de partager rapidement vos médias en les copiant-collant directement dans un e-mail ou dans vos documents (web et print). - 16 -
Comment partager plusieurs médias? Partage de plusieurs médias : Pour transmettre plusieurs fichiers, l utilisateur doit sélectionner les médias qu il souhaite partager en les cochant puis en cliquant «Ajouter à la sélection» : Il est également possible de les ajouter directement depuis la fiche du média : «Action» > «Ajouter à la Sélection». Les fichiers sont alors ajoutés à la Sélection et peuvent être partagés par e-mail, par transmission de permalien Vue d une sélection de fichiers sur l interface générale : - 17 WIKIPIXEL S.A.S. 111 AVENUE VICTOR HUGO 75784 PARIS CEDEX 16 Tél. 0811 26 2000 (prix d un appel local) info@wikipixel.fr www.wikipixel.fr
Partage de dossiers ou d albums : L utilisateur peut partager rapidement tout un album ou un dossier par le biais d une «Sélection». Pour cela, il fait un clic sur l onglet «Action» de l album ou du dossier qu il souhaite partager et clique sur «Ajouter à la sélection». Lorsque la sélection est validée, des options supplémentaires sont disponibles. L utilisateur peut ainsi : protéger la sélection par l envoi d un mot de passe de téléchargement autoriser les commentaires télécharger la sélection en format original ou web partager le permalien généré automatiquement l envoyer par e-mail - 18 -
Comment gérer ses sélections? L utilisateur peut gérer ses sélections de fichiers depuis l onglet «Sélections» situé sur la page d accueil de la photothèque. Il peut ainsi les consulter en les triant par date, code, nom croissant ou décroissant et type (public ou privé). Depuis cette même page, l utilisateur peut accéder aux détails d une sélection de fichiers, la définir comme «sélection courante» ou la supprimer. - 19 -
Retrouver un média Après connexion à leur espace personnel, les utilisateurs peuvent retrouver rapidement des médias : depuis le moteur de recherche présent sur toutes les pages qui analyse tous les mots clés (tags, titre, commentaires...) avec possibilité de filtrage (mot clé, type de fichier, copyright...) depuis le moteur de recherche avancée (par type de média, auteur...) en déployant l arborescence de dossiers (aperçu systématique des médias) en cliquant sur le nuage de mots clés qui s affine au fur et à mesure des sélections Moteur de recherche Nuage de mots clés Explorateur (arborescence rapide) Aperçu des médias Selon les droits, les utilisateurs peuvent consulter, télécharger (format d origine ou personnalisé), imprimer, éditer, commenter et partager les fichiers (e-mail, permalien, QR code, sélections, etc.). Si vous cherchez un média qui n est pas présent sur la plateforme et si votre abonnement le permet, des images pourront vous être proposées depuis des APIs tiers (ex. banque d images Fotolia). - 20 WIKIPIXEL S.A.S. 111 AVENUE VICTOR HUGO 75784 PARIS CEDEX 16 Tél. 0811 26 2000 (prix d un appel local) info@wikipixel.fr www.wikipixel.fr
Retoucher un média Pour retoucher un média, vous devrez aller sur l image à modifier puis cliquer sur Actions puis «Retoucher le média». Diverses options s offrent à vous : la rotation horaire 90, anti-horaire 90, la rotation à 180. Les versions modifiées sont conservées sur Wikipixel et peuvent être restaurées depuis la fiche du média, rubrique «Historique des versions» - 21 WIKIPIXEL S.A.S. 111 AVENUE VICTOR HUGO 75784 PARIS CEDEX 16 Tél. 0811 26 2000 (prix d un appel local) info@wikipixel.fr www.wikipixel.fr
L administration des albums (managers) Le client peut donner des droits d administration sur les albums et les dossiers à certains utilisateurs ou groupes d utilisateurs. Au même titre que les administrateurs globaux de la photothèque, les administrateurs des albums (ou managers) peuvent gérer : les accès, les vignettes, les champs personnalisés, les fichiers en attente de validation, etc. La gestion des accès utilisateurs sur les albums De ce fait, ils pourront inviter des tiers non utilisateurs (ex. photographe, graphiste, etc.) à accéder aux albums qu ils administrent en lecture (lecteur), écriture (contributeur) ou administration (manager) de façon ponctuelle (paramétrage d une date d expiration de l accès) ou illimitée. - 22 -
La gestion des accès sur les dossiers et sous-dossiers Il est possible de gérer les accès par utilisateur ou groupes d utilisateurs au sein des dossiers. Seuls les utilisateurs et groupes d utilisateurs qui ont accès aux albums ont accès aux dossiers. Il est alors possible d empêcher certains utilisateurs/groupes d utilisateurs d accéder à un dossier spécifique au sein de l album (A accès / N a pas accès). La gestion des restrictions Les managers peuvent gérer les restrictions de droits d accès sur les albums (activer/désactiver certaines actions selon les droits d accès). Les vignettes Les managers peuvent modifier les vignettes (aperçus) des albums et des dossiers/sous-dossiers. - 23 -
Les champs personnalisés Les champs personnalisés sont des éléments qui peuvent être ajoutés dans les «Détails» des fiches médias d un album : Exemple de champ personnalisé booléen ajouté sur une fiche média (intitulé Noir/blanc) : Les fichiers en attente Les utilisateurs qui ont des droits d écriture (contributeur) peuvent importer des fichiers sur la photothèque. L administrateur de la photothèque peut décider de mettre en place une procédure de validation des fichiers avant qu ils soient visibles sur la photothèque. Dans ce cas, les administrateurs de la photothèque et les administrateurs des albums (managers) pourront accéder à ces fichiers en attente afin de les valider / supprimer. - 24 -
L administration globale de la photothèque L organisation cliente dispose d une console d administration complète et simple d utilisation à partir de laquelle elle peut : gérer les accès et les groupes d utilisateurs (création, modification, suppression, etc.) gérer les fonctionnalités et les modules de l application Wikipixel (copyrights, remplir le dictionnaire de mots clés, ajouter des champs de saisie, gérer le thésaurus, etc.) suivre tous les évènements (partage, téléchargement, accès, etc.) et les statistiques d usage personnaliser l interface graphique (logo, URL personnalisée, en-tête des e-mails, etc.) La gestion des utilisateurs Le client choisit lui-même les utilisateurs de la solution Wikipixel en fonction de ses besoins (ex. collaborateurs, services, certains clients, etc.). Il peut même créer différents groupes d utilisateurs. Les droits peuvent être gérés par utilisateur ou par groupe d utilisateurs. L administrateur crée des comptes d utilisateurs depuis sa console d administration (possibilité d automatiser la procédure en important des utilisateurs à partir d un fichier.csv) et est libre de restreindre certaines fonctionnalités à tout ou une partie de ses utilisateurs (rôle, droits sur les albums et les dossiers, éléments gérés, etc.). - 25 -
La gestion des fonctionnalités et des modules Le client a la possibilité d ajouter, de modifier ou de restreindre certaines fonctionnalités de l application. Depuis sa console d administration il peut : gérer les mots clés et le thesaurus gérer les doublons définir des pré-réglages de droits d utilisation ajouter ou supprimer des modules et des options La gestion des mots clés : L administrateur du compte peut, depuis la rubrique Management > Paramètres avancées > «Gestion des Mots clés», accéder à l ensemble des mots clés liés aux médias déposés dans l application. A partir de cette page, il peut les renommer, les remplacer ou les supprimer. - 26 -
Le thesaurus : Le thesaurus permet de faciliter l indexation des médias en organisant ses mots clés sous la forme de catégories et de sous-catégories. L administrateur peut ajouter des mots clés dans des rubriques en les déplaçant simplement à l intérieur. La gestion des doublons : Wikipixel intègre une fonction de dédoublonnage d images qui permet à l administrateur de visualiser les fichiers en doublons. Il pourra alors les dédoublonner (supprimer certains fichiers en double) rapidement afin d optimiser la qualité et le volume de stockage de sa photothèque. - 27 -
Les pré-réglages : Le client peut définir des pré-réglages de droits d utilisation des médias importés dans la solution (licence, usage, diffusion). NB : Les utilisateurs peuvent retrouver cette fonctionnalité lors de l import de médias et sur les fiches détaillées. Selon leurs autorisations, ils peuvent attribuer ou ajouter des pré-réglages de copyrights aux fichiers. - 28 -
La gestion des modules : Dans la rubrique «Modules», l administrateur a la possibilité d ajouter ou restreindre certaines fonctionnalités et options de l application (définir les extensions autorisées, activer les API, l upload Java, Flash, les permaliens, les favoris, la géolocalisation, la reconnaissance faciale, etc.). - 29 -
Statistiques : journal des événements et suivi d utilisation Pour une sécurité maximale et une traçabilité globale, l administrateur peut suivre les événements du compte par action et par utilisateur. Il peut également accéder à un suivi d utilisation mensuel qui répertorie l ensemble des actions effectuées par les utilisateurs (nombre d albums, de fichiers, d utilisateurs, de vues, de téléchargements, etc.). - 30 -
La personnalisation La solution Wikipixel est personnalisable aux couleurs du client et est accessible depuis le site Internet Wikipixel ou depuis une URL spécifique. Le client peut personnaliser : l en-tête du site le favicon (l icône des favoris) l en-tête des e-mails l adresse d expédition de l e-mail l URL (CNAME) du site du client Intégré à la console d administration, l outil de personnalisation permet au client d avoir un maximum d autonomie pour une mise en place rapide et efficace de la solution. - 31 -