VDX version 2.7 Documentation Gestion quotidienne des demandes Liste des tâches Emprunts Demandes des usagers 1. Identifier les demandes pour lesquelles le document est disponible localement. État de la demande Créée Message du journal Localisation locale dans la file Service 1 Prêt ou Copie (si désiré) Pour mettre fin à la demande et en aviser l'usager, modifier l'autorisation à Non autorisé et Terminer. Pour transmettre la demande vers un prêteur, éditer la File préliminaire pour supprimer les localisations locales et Soumettre : page Principale, Autorisé. 2. Identifier les demandes pour lesquelles le document a été localisé. État de la demande Créée Autorisation AutoVérifié:À autoriser Service 1 Prêt ou Copie (si désiré) S'applique également aux demandes normalement auto-autorisées, qui ne sont pas transmises lorsqu'elles contiennent des Notes usager (Recommandations particulières). Vérifier l'information relative aux prêteurs au besoin, p.ex. disponibilité, état de collection, et Soumettre la demande: page Principale, Autorisé. 3. Identifier les demandes rejetées par la validation. État de la demande Créée Messages Item not Located - Rota is Empty Invalid Service Level This request may be a duplicate of request no: Vérifier chacune des demandes. Document non localisé : - aucune clé de recherche LocDoc (ISBN, ISSN ou no fiche LC) : pour relancer LocDoc après l'addition d'une clé de recherche, modifier l'autorisation de la demande à À autoriser et Soumettre; Avril 2008 1
- document absent des collections interrogées par LocDoc ou notice sans clé de recherche disponible : effectuer une recherche bibliographique pour vérifier la référence et localiser le document; construire manuellement une file de prêteurs en ajoutant pour chacun la cote locale page File: sélectionner le prêteur, remplir le champ *Cote et Actualiser pour enregistrer puis Soumettre : page Principale, Autorisé; - référence inexacte. Pour mettre fin à la demande et en aviser l'usager, associer l'indicateur de traitement approprié à la demande, p.ex. Non localisé, Générique page Suivi, Actualiser ajouter au besoin des notes dans le champ Cote (page Principale) et Terminer. 4. Vérifier le contenu de votre boîte postale colombo@... pour relever les messages relatifs aux usagers : avis non livrés, réponses des usagers, confirmations d'inscription,... Réponses des partenaires 5. Identifier les demandes non satisfaites : Sommaire Emprunts, Total Doc non fourni. Plusieurs raisons peuvent expliquer qu'une demande soit stoppée et signalée après réception d'une réponse négative : - Fin de la file - Date limite dépassée (protocoles Laser et SG) - Dossier usager expiré - Autoréorientation:Demande non autorisée : réorientation automatique bloquée pour vérification Référence inexacte ou raison Spécifique au prêteur, réponse Localisé ou Estimé. Vérifier chacune des demandes pour connaître la raison pour laquelle elle n'a pu être satisfaite page Suivi et champ Notes, page Principale : - pour réacheminer la demande vers un des prêteurs déjà sollicités, apporter les corrections nécessaires, ajouter la localisation à la file puis Soumettre : page Principale, Autorisé; - effectuer une recherche bibliographique pour trouver de nouvelles localisations, ajouter les prêteurs à la file en spécifiant pour chacun la cote locale page File: sélectionner le prêteur, remplir le champ *Cote et Actualiser pour enregistrer puis Soumettre : page Principale, Autorisé; - pour mettre fin à la demande et en aviser l'usager, modifier l'autorisation à Non autorisé ou associer un indicateur de traitement à la demande Non localisé, NonDisponible, Pas de PEB : page Suivi, Actualiser et Terminer. 6. Donner suite aux réponses Sous condition reçues : Sommaire Emprunts, Total Sous condition. 7. Identifier les réponses À venir ou Réservé reçues. Sommaire Emprunts En attente Demandé Recherche Demandes Autorisation À noter manuellement La réception d'une réponse À venir ou Réservé désactive le mécanisme d'expiration de la demande. Le signalement dans le système emprunteur dépend de la date contenue dans la réponse : - antérieure à la date d'expiration : À noter, - postérieure à la date d'expiration ou non spécifiée : À noter manuellement. Avril 2008 2
Les demandes À noter manuellement ne sont pas signalées dans la colonne En attente du Sommaire. Vérifier la date de disponibilité prévue d'un document À venir ou Réservé. Faire le suivi avec le prêteur au besoin en expédiant un Message. Noter la demande si elle ne doit plus être signalée. 8. Vérifier les réponses reçues aux demandes d'annulation : Sommaire Emprunts, En attente. Annulé Demandé (annulation confirmée) (annulation refusée) Avec le protocole Script générique, les annulations ne sont pas confirmées par le prêteur : la demande est acheminée automatiquement au prêteur suivant de la file ou passe à l'état Doc non fourni. Demandes satisfaites 9. Enregistrer la réception des documents empruntés, imprimer la Liste de réception pour la joindre au document et acheminer celui-ci à l'usager ou au point de cueillette approprié. 10. Demander le renouvellement des prêts pour les usagers. 11. Donner suite aux messages reçus du partenaire : Sommaire Emprunts, En attente. 12. Enregistrer le retour des documents vers le prêteur, imprimer la Liste de retour pour la joindre au document. Opérations de vérification 13. Vérifier le contenu de votre boîte postale de messagerie générale colombo.peb@... et faire le suivi. 14. Identifier les cas-problèmes : opérations non complétées, messages au Suivi, non signalés au Sommaire. a. Recherche Demandes Autorisation Vérifier Erreur Type de transaction Emprunts (si désiré) b. Messages expédiés seulement Parcourir la liste en ignorant les demandes à l'état Annulé ou Doc non fourni (points 5 et 8.) Les messages du Suivi qui modifient l'autorisation de la demande à Vérifier Erreur ou, dans certains cas, À vérifier, signalent une opération qui n'a pas été complétée. Par exemple, General Error -... Maximum number of retries reached Avril 2008 3
Consulter la liste Messages du Suivi pour corriger la situation, ou signaler le problème. http://www.uquebec.ca/peb-crepuq/doc/messages_du_journal.htm 15. Identifier les demandes restées sans réponse. Avec la plupart des demandes en Script générique, aucun message ne sera reçu du prêteur jusqu'à la réception du document. État de la demande Demandé Expédier un Message au prêteur au besoin. 16. Identifier les documents expédiés par le prêteur et non reçus. État de la demande Expédié Vérifier la date de la dernière action pour détecter un problème de livraison potentiel; expédier un Message au prêteur au besoin. 17. Identifier les documents à retourner par les usagers. État de la demande Reçu Vérifier la date de la dernière action et consulter au besoin la page Suivi du dossier de demande pour connaître la date d'échéance locale du prêt. Expédier une Demande renouvellement si nécessaire. Pour identifier les prêts pour lesquels un renouvellement aurait été réfusé: Dernière action Refus renouveler - Indication Avril 2008 4
Prêts Nouvelles demandes 1. Imprimer la Liste de cueillette et Noter les demandes : Sommaire Prêts, En attente En traitement. 2. Identifier les demandes urgentes ou prioritaires. État En traitement Niveau de service Immédiat, Urgent ou Prioritaire 3. Expédier les Réponse Non fourni pour les demandes qui ne peuvent être satisfaites. 4. Expédier les réponses appropriées pour les demandes qui ne peuvent être satisfaites dans l'immédiat : Sous condition, À venir, Réservé, Réessayer. Attention: Ne pas expédier de réponse Sous condition, Réservé ou Réessayer pour une demande Script générique. 5. Enregistrer l'expédition des documents et imprimer la Liste d'expédition pour la joindre au document. 6. Assurer le suivi des demandes En traitement au sujet desquelles une réponse À venir ou Réservé aurait été transmise. Dernière action Réponse À venir / Réservé Demandes satisfaites 7. Expédier les avis d'échéance. Avec la plupart des demandes en Script générique, aucun message ne sera reçu de l'emprunteur jusqu'au retour du document. État Expédié No demande (croissant) Vérifier la Dernière action dans la liste des demandes pour décider de l'envoi d'un avis d'échéance. Au besoin, vérifier la date d'échéance et l'historique de la transaction dans la page Suivi du dossier de demande. Vérifier dans le système de circulation la possibilité que le retour n'ait pas été enregistré dans VDX. 8. Expédier les Rappel, si nécessaire. 9. Donner suite aux messages reçus du partenaire : Sommaire Prêts, En attente. 10. Enregistrer le retour des documents prêtés : Réception doc retourné. Avril 2008 5
Opérations de vérification 11. Vérifier le contenu de votre boîte postale de messagerie générale colombo.peb@... et faire le suivi. 12. Identifier les demandes En traitement restées sans réponse. État de la demande En traitement No demande (croissant) S'applique surtout aux demandes reçues sans date d'expiration, p.ex. protocole SG. Vérifier la Dernière action et la date dans la liste des demandes. Consulter les notes au besoin pour identifier les demandes qui auraient été "oubliées" et faire le suivi. 13. Identifier les cas-problèmes : opérations non complétées, messages au Suivi, non signalés au Sommaire. a. Recherche Demandes Autorisation Vérifier Erreur Type de transaction Prêts (si désiré) b. Les messages du Suivi qui modifient l'autorisation de la demande à Vérifier Erreur ou, dans certains cas, À vérifier, signalent une opération qui n'a pas été complétée. Par exemple, General Error -... Maximum number of retries reached Consulter la liste Messages du Suivi pour corriger la situation, ou signaler le problème. http://www.uquebec.ca/peb-crepuq/doc/messages_du_journal.htm 14. Identifier les documents retournés par l'emprunteur et non reçus. Dernière action Retour document - Indication Date dernière action (croissant) Vérifier la date de retour du document. Vérifier dans le système de la bibliothèque la possibilité que le retour n'ait pas été enregistré dans VDX. Expédier un Message à l'emprunteur au besoin. Avril 2008 6