Fiche Expert Les étapes de l inventaire Du Commentaire Rédigé par 1.0 17/12/2010 Document ProGsoft D. Reynaud 1.1 29/03/2011 Rajout éléments complémentaires D. Reynaud 10/12/2014 Rajout d éléments complémentaires D. Reynaud
SOMMAIRE 1. LA FICHE ARTICLE... 3 2. GENERATION DE L INVENTAIRE... 4 2.1 GENERATION DIRECTE... 4 2.2 PLANIFICATION DES INVENTAIRES... 6 3. EDITION DES FICHES D INVENTAIRE... 8 3.1 EDITION DES FICHES DE COMPTAGE... 8 3.2 EXPORT EXCEL DES FICHES DE COMPTAGE... 9 3.3 EDITION DE PAGES COMPLEMENTAIRES... 10 4. SAISIE D INVENTAIRE... 11 4.1 ARTICLES GERES EN NUMERO DE SERIE/LOT/FEFO... 12 4.2 SAISIE DES PAGES COMPLEMENTAIRES... 12 5. ANALYSE DES ECARTS D INVENTAIRE... 13 6. VALIDATION DE L INVENTAIRE... 15 7. ANNULATION D UN INVENTAIRE... 17 Copyright ProGsoft Page 2/17
L objectif est : De planifier les inventaires selon les dépôts et la nature des articles De permettre la gestion des inventaires tournants selon une périodicité (semaine, décade, mensuel, ) De permettre la saisie rapide d inventaire à partir des fiches de comptage De mesurer les écarts d inventaires en quantité et en valeur D intégrer une fonction de clôture différée de l inventaire (qui génère les mouvements de différences d inventaire). 1. LA FICHE ARTICLE La fiche «Info stock» permet de renseigner par article les paramètres liés à la fonction «Inventaires gestion avancée». Elle est définie pour : un dépôt donné (champ obligatoire) une nature de stock donnée ou toutes natures de stock confondues ; dans ce dernier cas, le champ est laissé à blanc. NB : Tous les articles ne sont pas obligatoirement concernés par l ensemble des natures de stock. L inventaire d un article est unique par date quel que soit sa nature de stock. Copyright ProGsoft Page 3/17
2. GENERATION DE L INVENTAIRE 2.1 GENERATION DIRECTE Menu : Stocks / Inventaires gestion avancée / Génération d un inventaire Ce traitement permet de générer un inventaire pour une date d arrêté donnée. Cette dernière correspond à la date effective de comptage physique. Si le couple article/dépôt est déjà présent sur un autre inventaire non validé, l article ne sera pas pris en compte. Ce traitement ne tient compte que des natures de stocks qui font partie de l inventaire physique. Il génère les lignes détails d inventaire ainsi que leurs éventuelles ventilations (no série/lot, date de péremption) à partir des bases article et stock, et des critères de sélection. Copyright ProGsoft Page 4/17
Critères de sélection «Uniquement les articles en stock théorique» permet de sélectionner uniquement les articles ayant un stock théorique différent de zéro à la date d arrêté. Ce stock théorique ne prend en compte que les fourchettes de dépôts, des emplacements et des natures de stocks, précisées avant de lancer le traitement. Le «nombre d articles maximum» permet de limiter le nombre d articles à inventorier. Il correspond à une capacité de comptage, notamment intéressant pour des inventaires tournants La «valeur moyenne de stock» permet d ignorer les articles dont le «stock moyen en valeur» n est pas compris entre ces deux bornes. Critères de tri Il détermine l ordre d impression sur les fiches de comptage Stock théorique Le stock théorique à la date d arrêté est calculé de la manière suivante : Stock physique actuel entrées postérieures à la date d arrêté + Sorties postérieures à la date d arrêté entrées forcées postérieures ou égales à la date d arrêté Ce stock théorique est mémorisé dans l inventaire au moment de la génération à titre informatif La date d arrêté de l inventaire physique sert de référence pour le calcul des quantités en stock. L inventaire n est pas horodaté. Le critère de tri détermine l ordre d impression sur les fiches de comptage. L état de l inventaire et du détail des lignes est positionné à «généré» Remarques : Copyright ProGsoft Page 5/17
D un point de vue pratique, il peut être judicieux de lancer une génération par dépôt. Il est fortement conseillé avant un inventaire de régulariser les entrées forcées. Il est fortement conseillé de libérer les réservations pour que Divalto puisse sortir les stocks en cas de besoin Si le dossier gère des établissements et que les dépôts sont communs, l inventaire est généré sur l établissement implicite lors de la génération d inventaire. Si les dépôts sont gérés par établissement, Divalto conserve l établissement du dépôt dans chaque ligne. La validation d inventaire génèrera une pièce interne par établissement. 2.2 PLANIFICATION DES INVENTAIRES Menu : Stocks / Inventaires gestion avancée / Administration des inventaires Ce traitement permet de : Consulter les informations qui ont été utilisées lors de la génération de l inventaire, mais également le détail des lignes d inventaire, Permet la consultation détaillée des lignes d inventaires générées Copyright ProGsoft Page 6/17
Créer des nouveaux inventaires à l état planifié. Tous les critères de sélection et de tri sont renseignés et exploités plus tard par la génération, Supprimer un inventaire planifié. Générer un inventaire planifié (extraction des articles à inventorier) Les générations pourront être réalisées à partir de ce zoom en cliquant sur le bouton : Après la génération, l inventaire passe à l état généré (en-tête + détail des lignes) Copyright ProGsoft Page 7/17
3. EDITION DES FICHES D INVENTAIRE 3.1 EDITION DES FICHES DE COMPTAGE Menu : Stocks / Inventaires gestion avancée / Impression de la préparation Ce traitement permet : d attribuer les numéros de page et éditer les fiches de comptage d un inventaire préalablement généré, d imprimer des fiches supplémentaires pour les articles gérés par numéro de série ou numéro de lot. La phase d attribution des numéros de pages et la phase d édition peuvent être lancées de manière simultanée ou alors de manière séparée. Ce même traitement permet de rééditer les fiches Le nom du responsable (table des collaborateurs Achat/Vente) est un critère de sélection La case à cocher «Attribuer des numéros de page» précise à l utilisateur si l attribution a déjà été réalisée pour cet inventaire. Remarque : dans les paramètres du masque d impression, le nombre de lignes article maximum d une page est figé (8 par défaut) Ce traitement permet d attribuer un n de pages aux différents articles pour faciliter la saisie ultérieure de l inventaire. Les paramètres d impression sont facultatifs, notamment dans le cadre d une exportation dans Excel. Copyright ProGsoft Page 8/17
3.2 EXPORT EXCEL DES FICHES DE COMPTAGE Menu : Stocks / Inventaires gestion avancée / Administration des inventaires Afficher le détail de l inventaire puis sélectionne l icône de l imprimante Résultat dans Excel (copie du presse-papier) Copyright ProGsoft Page 9/17
3.3 EDITION DE PAGES COMPLEMENTAIRES Menu : Stocks / Inventaires gestion avancée / Impression pages complémentaires Pour les articles qui ne figurent pas sur les fiches d inventaire, ce traitement permet d imprimer les pages «blanches», avec la possibilité d éditer le nom du responsable et des colonnes pour les numéros de série/lot. Copyright ProGsoft Page 10/17
4. SAISIE D INVENTAIRE Menu : Stocks / Inventaires gestion avancée / Saisie d inventaire Ce traitement permet à partir d un numéro d inventaire et d une page donnée, de se positionner en saisie sur un tableau dont les lignes d articles correspondent exactement à la page imprimée. Si un code barre a été imprimé sur les fiches d inventaire, ce dernier peut être utilisé pour se positionner sur la page en question directement à partir d une douchette (dans la gestion du menu, zone paramètres : B permet d arriver tout de suite sur la zone code barre) L en-tête permet également de saisir : Une date de comptage, à titre indicatif, qui sera répercutée sur chaque ligne détail mise à jour. Un responsable de comptage facultatif, qui sera aussi mis à jour, si renseigné. Au niveau du tableau, les informations suivantes sont demandées : Quantité en Unité de stock Responsable : la valeur de l en-tête est proposée Date de comptage : la valeur de l en-tête est proposée Copyright ProGsoft Page 11/17
Remarque importante: L utilisateur est obligé de passer sur toutes les lignes de la page, même si la quantité comptée est égale à 0, sinon ces lignes ne sont pas considérées comme étant saisies. Les lignes ainsi mises à jour passent dans un état «Saisi». Cet état est très important, car seules les lignes dans cet état sont susceptibles d être traitées par la validation de l inventaire. 4.1 ARTICLES GERES EN NUMERO DE SERIE/LOT/FEFO Si l article est géré par numéro de série ou par numéro de lot ou en FEFO, une fenêtre de saisie s ouvre : Dans cette fenêtre pourront être saisis pour chaque ventilation : un numéro de série/lot une quantité dans le cas d une gestion par lot une date de péremption si l article est géré en FEFO. Le bouton permet également d appeler cette fenêtre. 4.2 SAISIE DES PAGES COMPLEMENTAIRES Une page supplémentaire associée à la page courante permet la saisie des articles non présents sur les fiches de comptage. Ce tableau est appelé par le bouton Les lignes détails rajoutées sur la page supplémentaire porte le même numéro de page et le rang 99. Copyright ProGsoft Page 12/17
5. ANALYSE DES ECARTS D INVENTAIRE Cette impression permet de mettre en évidence les écarts d inventaire mesurés : En différence de quantité en % : entre la quantité théorique et la quantité inventoriée en valeur : (quantité théorique quantité inventoriée) x dernier coût de revient Le détail Chaque ligne article peut être détaillé soit : Dépôt Nature de stock Emplacement Par numéro de série/lot Date de péremption ; ce détail peut être intéressant lorsqu il y a un écart d inventaire sur un article géré par numéro de série/lot. Sélection des lignes : Non saisies ; il n y a pas encore eu de saisie de quantité inventoriée sur ces lignes Saisies ; la quantité inventoriée a été saisie Validées ; ces lignes ont été validées par le traitement de validation d inventaire Saisies et validées Objet de la différence : L objet de la différence permet de déterminer la finesse d analyse de la différence : Dépôt Nature de stock Emplacement Numéro de série lot Date de péremption Exemple Copyright ProGsoft Page 13/17
L article COC0001 est géré par numéro de série. Son stock théorique est de 5 pièces avec les numéros de série : 100001, 100002, 100003, 100004,100005 Le stock compté est également de 5 pièces avec les numéros de série : 100001, 100002, 100033, 100004,100005 Si l analyse des écarts d inventaire a été lancée avec l objet de la différence à «dépôt», l article COC0001 ne figurera par sur l impression, car le stock théorique et inventoriée est de 5 pièces. Par contre, si l analyse des écarts d inventaire a été lancée avec l objet de la différence à «Numéro de série lot», elle considèrera qu il y a bien un écart sur l article COC0001, car un numéro de série est différent (100033 au lieu de 10003) Ces 2 paramètres fonctionnent de paire : si l une ou l autre est «vraie», la ligne sera imprimée L option «valorisation des lignes à l impression» permet d éditer les valeurs en quantité et en montant de cette édition. Si elle n est pas demandée, l état sera édité sans les quantités et sans les montants. Exemple d impression Copyright ProGsoft Page 14/17
6. VALIDATION DE L INVENTAIRE Menu : Stocks / Inventaires gestion avancée / Validation Ce traitement permet de valider un inventaire, en comparant pour les articles sélectionnés la quantité théorique avec la quantité inventoriée, et en générant les BL internes. Il n est pas limité à un seul lancement par inventaire, il est donc possible de réaliser des validations partielles. Les filtres de sélection sont multiples : Uniquement les articles sans différence sur les quantités d inventaire Fourchettes de dépôts, d emplacements, de références, de natures de stock, de familles d inventaire, de pages, Si une différence est constatée, un mouvement de BL interne est généré à la date d arrêté de l inventaire. La date de dernier inventaire est mémorisée dans la sous-fiche stock de l article ou, dans la fiche article si cette dernière n existe pas. Si le mouvement de différence d inventaire est une entrée, il sera valorisé au dernier coût de revient de l article. Les lignes d inventaire traitées passent dans un état «validé» La validation d inventaire génèrera une pièce interne par établissement. Par défaut, les articles sans différence sur les quantités sont validés. Les quantités sont agrégées par «référence sous-référence - dépôt nature de stock». Copyright ProGsoft Page 15/17
Code opération du mouvement de régularisation La case à cocher «régularisation d inventaire» permet indiquer si un code opération correspond à une régulation d inventaire. Cet indicateur est exploité par la validation d inventaire pour déterminer le code opération à utiliser par rapport à la nature de stock inventoriée. Si le code opération n est pas trouvé, le traitement s arrête, et le message suivant est consigné dans le livre de bord : «Aucun code opération ne correspond à l'opération demandée» Copyright ProGsoft Page 16/17
7. ANNULATION D UN INVENTAIRE Menu : Stocks / Inventaires gestion avancée / Suppression d un inventaire Ce traitement permet pour un numéro d inventaire donné de supprimer toutes les lignes détail de cet inventaire, sauf celles qui sont à l état «validé». S il reste au moins une ligne détail à l état «validé», l en-tête de l inventaire est positionné à l état «validé». D autre part, si toutes les lignes de l inventaire ne possèdent pas de numéro de page, l en-tête d inventaire est supprimé physiquement. Dans tous les autres cas, l état de l en-tête d inventaire passera à «annulé» Si des saisies ont été effectuées sur l inventaire que vous souhaitez supprimer, vous en êtes avertis de la manière suivante Copyright ProGsoft Page 17/17