Dix pratiques pour aider votre organisme de bienfaisance à délivrer des reçus sans erreur. 1
Importance de la délivrance de reçus La capacité de délivrer des reçus aux donateurs qui appuient votre organisation est un avantage important d être un organisme de bienfaisance enregistré. Votre organisme de bienfaisance est censé délivrer des reçus officiels selon les règles établies dans la Loi de l impôt sur le revenu et les lignes directrices de l ARC. Malheureusement, la délivrance de reçus sans erreurs constitue un défi continu pour de nombreux organismes de bienfaisance. Par exemple, selon l ARC, quand elle effectue une vérification des organismes de bienfaisance enregistrés du Canada, environ 89 % d entre eux utilisent des pratiques de délivrance de reçus inappropriées. Ce module insistera sur les sept erreurs de délivrance de reçus les plus courantes que l ARC a reconnues et présentera trois stratégies proactives qui aideront votre organisme à améliorer ses pratiques de délivrance. 2
Dix suggestions pour améliorer vos pratiques de délivrance de reçus Voici 10 pratiques qui aideront votre organisme de bienfaisance à ne pas faire d erreurs lors de la délivrance de reçus : 1. Délivrez des reçus pour des dons seulement. 2. Évitez de délivrer des reçus pour des services. 3. Indiquez l information appropriée sur vos reçus officiels. 4. Sachez comment calculer la juste valeur marchande de dons faits autrement qu en espèces (dons en nature) 5. Sachez comme délivrer des reçus pour une partie de la valeur. 6. Informez vos donateurs de vos pratiques de délivrance. 7. Maîtrisez les processus de délivrance des reçus liés à votre organisme. 8. Utilisez les ressources et les listes de contrôle de l ARC et de partenaires communautaires. 9. Protégez votre organisme de bienfaisance contre la fraude. 10. Créez une politique d acceptation de dons. Les diapos suivantes fourniront plus de détails sur chacune de ces pratiques. 3
Première pratique : Délivrez des reçus pour des dons seulement Un organisme de bienfaisance enregistré peut uniquement délivrer des reçus officiels pour «un don», comme défini par l ARC. La première question que vous devriez vous poser est la suivante : «S agit-il d un don en vertu des définitions de l ARC?» Au moyen de ces questions, déterminez s il s agit bien «d un don». Si vous répondez NON à l une ou l autre de ces questions, votre organisme de bienfaisance ne peut délivrer un reçu officiel. S agit-il d un bien? Le don a-t-il été donné de façon volontaire à votre organisme de bienfaisance? Pouvez-vous déterminer qui en est le véritable donateur? Le don sera-t-il entièrement transféré à votre organisme de bienfaisance? Puis-je déterminer la juste valeur marchande du don? La valeur du don est-elle inférieure au plafond d intention de don de 80 %? 4
Faites preuve de prudence dans les cas suivants : Lorsque le donateur a reçu un avantage ayant de la valeur : Droits d entrée de base pour une activité ou un programme Achat de biens offre acceptée pour un bien d un encan silencieux Achat d un billet de loterie ou une chance de gagner des prix Frais d adhésion à moins qu il n y ait pas eu d avantages réels pour le donateur Entreprise recevant une importante publicité pour son don (commandite) Lorsque le donateur ne peut être déterminé : Contribution ou don anonyme à votre organisme de bienfaisance. Lorsque le bien n a pas été entièrement transféré : Promesses de don Bons-cadeaux d une entreprise Lorsque la juste valeur marchande du bien ne peut être déterminée : Don ayant très peu ou pas de valeur comme des vêtements d occasion, des meubles, d anciens jouets Lorsque le bien n a pas été donné de façon volontaire à l organisme de bienfaisance : Contribution ordonnée par la cour 5
Deuxième pratique : Evitez de délivrer des reçus pour des services La délivrance de reçus pour des services fournis à un organisme de bienfaisance est une erreur courante. La comptable qui offre de vous aider à préparer votre rapport financier si elle reçoit un reçu de don officiel pour ses services professionnels serait un bon exemple. Un service n est pas un bien; par conséquent, ce n est pas un don en fonction de la définition de l ARC et ne peut faire l objet d un reçu. Voici la méthode appropriée de procéder : L ARC recommande un processus à trois étapes qui fournit une trace documentaire claire de transactions entrantes et sortantes entre le fournisseur de services et l organisme de bienfaisance. Le fournisseur de services remet une facture à l organisme de bienfaisance pour le service fourni. L organisme de bienfaisance émet un chèque au fournisseur de services pour payer la facture. Le fournisseur de services remet le paiement à l organisme de bienfaisance, constituant ainsi un don, dans une transaction séparée. Il peut ainsi recevoir un reçu officiel pour son don. Note : Il ne devrait pas avoir une entente au préalable que le fournisseur de services doit faire don du montant facturé comme l une des raisons d obtention du contrat. 6
Troisième pratique: Indiquez l information appropriée sur vos reçus officiels L ARC détermine l information à laquelle elle s attend sur tous les reçus officiels. Voici ce que comprend l information de base attendue sur tous les reçus : Un énoncé qu il s agit d un reçu officiel aux fins d impôt; Le nom et l adresse de l organisme de bienfaisance tels qu ils apparaissent dans les dossiers de l Agence du revenu du Canada; Le numéro d enregistrement de l organisme de bienfaisance; Le numéro de série du reçu; L endroit ou le lieu de délivrance du reçu; La journée ou l année à laquelle le don a été reçu; La journée à laquelle le reçu a été délivré si elle diffère du jour du don; Le nom complet, y compris les initiales et l adresse du donateur; Le montant du don; La valeur et la description de tout avantage reçu par le donateur; Le montant admissible du don; La signature d une personne autorisée par l organisme de bienfaisance à reconnaître les dons; Le nom et l adresse du site Web de l Agence du revenu du Canada organismes de bienfaisance à http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/menu-fra.html Il y a quatre types différents de reçus : Pour les dons en espèces (avec ou sans avantages) Pour les dons autres qu en espèces (avec ou sans avantages) L ARC fournit des exemples de ces reçus à http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/pbs/rcpts-fra.html. 7
Faites preuve de prudence quand vous délivrez des reçus pour dons autres qu en espèces (dons en nature) Les reçus pour dons autres qu en espèces doivent inclure l information supplémentaire suivante : La journée à laquelle le don a été reçu (si ce n est pas déjà indiqué). Une brève description du bien qui a été transféré à l organisme de bienfaisance. Le nom et l adresse de l évaluateur (si le bien a été évalué). Note : information supplémentaire requise sur les reçus 8
Quatrième pratique : Sachez comment calculer la JVM d un don autre qu en espèces Vous devez être en mesure d établir la juste valeur marchande (JVM) d un don autre qu en espèces pour délivrer un reçu. Ce qu est généralement la définition d une valeur marchande juste : Le prix le plus élevé, en dollars, qu'un bien rapporterait lors d'une vente effectuée dans un marché libre et sans restriction, entre deux personnes consentantes qui sont averties, renseignées et prudentes, et qui agissent de façon indépendante. Lignes directrices : Il incombe à l organisme de bienfaisance de s assurer que la JVM d un don autre qu en espèces est appropriée et exacte, peu importe la suggestion du donateur. Les objets qui valent plus de 1 000 $ devraient être évalués par une personne informée et indépendante pour le compte de l organisme de bienfaisance et le donateur. Une mauvaise détermination de la JVM peut entraîner des conséquences substantielles, surtout si elle est liée à des scénarios d évasion fiscale ou de don gonflé. 9
Sensibilisez-vous aux nouvelles lignes directrices de l ARC relatives aux dons autres qu en espèces L ARC a établi de nouvelles lignes directrices liées à la juste valeur marchande qui ont été conçues pour traiter de pratiques de délivrance de don inappropriées par certains donateurs. Ces lignes directrices, appelées la règle de la juste valeur marchande réputée, expliquent les critères dont votre organisme de bienfaisance devrait être au courant quand il reçoit un don autre qu en espèces. Si la réponse à n importe laquelle des questions suivantes est OUI, le reçu est alors délivré pour la valeur la moins élevée de la JVM ou du coût de l objet lorsque le donateur l a acheté. Le donateur a-t-il acquis le don autre qu en espèces : Dans le cadre d une entente d abri fiscal? Moins de trois ans avant d en avoir fait don à votre organisme de bienfaisance? Moins de 10 ans avant d en avoir fait don et avec le principal objectif de faire don du bien à votre organisme de bienfaisance? Pour obtenir de l information détaillée sur la juste valeur marchande : http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rcpts/dmdfmv-fra.html 10
Cinquième pratique : Sachez délivrer des reçus pour une partie de la valeur Un donateur peut recevoir un type d avantage s il participe à votre activité de financement (p. ex., des frais d entrée quand il prend part à un tournoi de golf). Votre organisme de bienfaisance doit soustraire la valeur des avantages reçus à l activité du montant du don pour déterminer le montant admissible du reçu que le donateur recevra. Don avantage(s) = Montant admissible du reçu (moins) Un donateur peut recevoir deux types d avantages : Les avantages nécessaires liés à l activité de financement (p. ex., repas au gala) Ils doivent être calculés à leur JVM et soustraits du montant du don. Les avantages complémentaires à l activité de financement (p. ex., petits cadeaux) Ils sont assujettis aux lignes directrices du seuil minimum et n ont pas à être soustraits si leur valeur est inférieure au seuil minimum. «Le moindre de 10 % de la valeur du don remis ou 75 $» 11
Étudions un exemple associé à la délivrance de reçus pour une partie de la valeur Un donateur participe au tournoi de golf ayant pour but de recueillir des fonds. Les frais d inscription sont de 200 $ et il y a 100 participants au tournoi. Voici les avantages que les participants du tournoi recevront : Coût des frais d entrée du parcours de golf 50 $ Coût des frais de location ordinaires d une voiturette 20 $ Coût par personne de la nourriture et des boissons 30 $ Coût d un t-shirt de golf remis à chaque participant 15 $ Les participants ont accès à ce qui suit sans coûts supplémentaires : Prix de présence d une juste valeur marchande de 2 000 $; Prix d un trou d un coup d une valeur qui pourrait atteindre 10 000 $. Les billets de tirage sont vendus séparément lors de l activité pour un téléviseur de 1 000 $. Quel est montant admissible auquel le donateur a droit? Le seuil de l intention de don a-t-il été atteint? 12
Réponse au scénario du tournoi de golf de bienfaisance Coûts considérés comme étant des avantages : Frais d entrée du parcours de golf 50 $ Location de la voiturette 20 $ Nourriture et boissons 30 $ Ces avantages sont gratuits et assujettis aux directives du seuil minimum (sont-ils > à 10 % des frais d inscription au tournoi de 200 $ - OUI) T-shirt de golf 15 $ JVM par personne pour les prix de présence et de performance 20 $ (2 000 $ pour 100 participants) Ce qui n est pas considéré comme un avantage : Prix de 10 000 $ pour un trou d un coup (seulement 1 chance sur 40 000 de gagner; ce n est donc pas un avantage) Téléviseur de 1 000 $ pour le tirage, car les billets sont vendus séparément (choix de participer ou non) Montant admissible du reçu = 200 (100 + 35) = 65 $ Le seuil d intention du don a-t-il été atteint? OUI Avantage était < 80 % du don (135/200 ou 67,5 %) Total 100 $ Total 35 $ 13
Sixième pratique : Informez vos donateurs de vos pratiques de délivrance de reçus Votre organisme de bienfaisance n a pas à délivrer des reçus pour chaque don qu il reçoit (p. ex., les organismes de bienfaisance ont souvent des lignes directrices établissant quand ils délivreront des reçus officiels, par exemple pour des reçus de moins de 10 $). Qu est-ce que votre organisme de bienfaisance devrait faire au sujet des pratiques de délivrance de reçus? Expliquez votre politique dès le départ en ce qui a trait aux dons et à la délivrance de reçus, surtout quand un donateur a reçu un avantage (p.ex., participation à un gala). De cette façon, le donateur sait exactement quel est le montant admissible du reçu qu il recevra. Des études ont démontré que des communications exactes et accessibles sur les pratiques de délivrance de reçus sont importantes au maintien de la confiance des donateurs au sein de votre organisme de bienfaisance et du secteur caritatif. L ARC a créé une section séparée du site Web pour informer les donateurs : (http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/dnrs/menu-fra.html) Note : Si votre organisme de bienfaisance délivre un reçu officiel, l ARC recommande que ce soit fait avant la fin de février pour les dons de l année précédente. 14
Septième pratique : Maîtrisez les processus de délivrance de reçus liés à votre organisme de bienfaisance Un organisme de bienfaisance enregistré est responsable de tous les reçus délivrés sous son nom et numéro, et doit indiquer tous les dons correspondants sur sa déclaration de renseignements annuelle T3010. Peu importe les circonstances, un organisme de bienfaisance enregistré ne devrait pas prêter son numéro d enregistrement à une autre organisation aux fins de délivrance de reçus. Un organisme de bienfaisance qui passe son numéro d enregistrement risque de perdre son statut d organisme de bienfaisance. Questions connexes : Ne délivrez jamais un reçu pour un don qui est prévu pour une autre organisation qui n est pas un organisme de bienfaisance enregistré ou un donataire qualifié (devenant un conduit pour d autres). Conservez le contrôle de toutes les pratiques de délivrance de reçus relatifs à une activité de financement d un tiers liés à votre organisme de bienfaisance. 15
Huitième pratique : Utilisez le site Web et les outils de l ARC http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rcpts/menu-fra.html L ARC a organisé de l information en sous-catégories et créé différents webinaires sur son site Web Examinez cette information de près. Webinaires (p. ex., dons et délivrance de dons 16
Consultez le site Web de projets communautaires financés par l ARC Dossier des organismes de bienfaisance http://thecharitiesfile.ca/fr/front_page Échange d apprentissage pour les organismes de bienfaisance de l Atlantique http://www.atlanticcharities.ca/ Centre des organismes de bienfaisance http://www.charitycentral.ca/fr/node/5 Canada Charity Law http://www.canadiancharitylaw.ca/ Imagine Canada http://infoimpots.imaginecanada.ca/topics/dons-et-d%c3%a9livrance-de-re%c3%a7us-dedons 17
Ressources d intérêt spécial Chaque partenaire communautaire a d excellents documents pour aider les organismes de bienfaisance canadiens avec leurs pratiques opérationnelles. Les ressources suivantes sont spécialement axées sur les pratiques de délivrance de reçus et aideront votre organisme de bienfaisance avec les principaux enjeux, pratiques et erreurs courantes liés à la délivrance de reçus. Dossier des organismes de bienfaisance Modèle logique de délivrance de reçus Reçus d organisme de bienfaisance à propos de la délivrance de reçus http://thecharitiesfile.ca/fr/reciptbook/checklist Canada Charity Law Mark Blumberg Délivrance par les organismes de bienfaisance canadiens http://www.globalphilanthropy.ca/images/uploads/top_receipting_concerns_for_canadian_registered_charit ies.pdf L Échange d apprentissage pour les organismes de bienfaisance de l Atlantique Liste de vérification liée à la délivrance des reçus http://www.atlanticcharities.ca/sites/atlanticcharities.ca/files/handout%20a5%20-%20receipting%20checklist.pdf 18
Neuvième pratique : Protégez votre organisme de bienfaisance contre la fraude Votre numéro d enregistrement est affiché sur le site Web de l ARC; votre organisme de bienfaisance devrait donc prendre les étapes nécessaires pour minimiser le risque de fraude ou d activités illégales lié à votre numéro d enregistrement ou à vos reçus. Étapes pour minimiser les risques comprennent ce qui suit : Mettre sur pied de contrôles internes pour protéger contre l usage inapproprié des reçus officiels de dons; Limiter le nombre de personnes autorisées à délivrer des reçus; Limiter l accès au logiciel de délivrance de reçus; Assigner la responsabilité de délivrer des reçus et les tâches bancaires (p. ex., les dépôts, signataires autorisés) à différentes personnes. L ARC a publié une liste de contrôles internes que votre organisme de bienfaisance pourrait mettre sur pied. Consultez le bulletin 33 de l automne 2009. http://www.cra-arc.gc.ca/f/pub/tg/charitiesnews-33/charitiesnews-33-f.html#_délivrance_inappropriée_de 19
Dixième pratique : Créez une politique d acception de dons Une politique d acceptation de dons fournit des lignes directrices à votre personnel, vos bénévoles et vos donateurs sur les questions d acceptation de dons et de délivrance de reçus. Politique d acceptation de dons : Fournit des politiques et des procédures uniformes; Fournit des lignes directrices au personnel ou aux bénévoles sur le moment et la façon d accepter et de délivrer des reçus pour différents types de dons. Établit les types de dons que l organisme de bienfaisance est prêt à accepter. Permet d éviter une évaluation cas par cas et une prise de décision subjective sur les dons. Facilite la communication de vos politiques aux donateurs. Appuie la formation du personnel et des bénévoles sur la délivrance de reçus. Une politique d acceptation de dons est un document vivant qu il faut actualiser constamment. 20
Jetez-y un coup d œil! www.atlanticcharities.ca info@atlanticcharities.ca 1-866-753-9860 21