Notre système de management. Qualité et Environnement

Notre système de management Ce document est destiné à nos clients, partenaires et collaborateurs et a pour volonté de décrire simplement nos activités et notre système de management Qualité et Environnement intégré Qualité Environnement. 2014-2015 Jérôme AUCLAIR Président de RECYCLEA Entreprise Adaptée La croissance de notre activité se poursuit. De grands groupes industriels nous font confiance depuis plus d un an, et nous continuons dans notre recherche d amélioration continue en termes de qualité et environnement pour répondre aux mieux au marché, aux besoins des clients, de nos salariés en respectant notre environnement. Notre stratégie est d uniformiser nos activités de recyclage au niveau européen sous le nom RECYCLEA. Sommaire 1. Présentation de RECYCLEA Entreprise Adaptée... 4

2. Présentation du site... 5 3. Nos offres... 7-8 4. Matériels concernés... 8 5. Nos moyens matériels et logiciels... 9-10 6. Nos clients Nos partenaires... 11 7. Nos ressources humaines... 11-12 8. Engagement et Politique Qualité et Environnement... 13-14-15 9. Nos processus... 16 10. Documentation de l entreprise... 17 11. Signalements d anomalies, réclamations clients et situations d urgence18 12. Amélioration continue... 19 13. Communication... 19 2

1. Présentation de RECYCLEA -Entreprise Adaptée : 3

Notre entreprise fondée en Mars 2011, réunit les compétences et le savoir faire d Environnement Recycling (acteur majeur dans le recyclage de Déchets d Equipements Electroniques) et du groupe SCH (1 er groupe privé informatique européen). RECYCLEA est la première Entreprise Adaptée Française regroupant sur un seul et même site l intégralité des prestations techniques autour de la gestion de fin de vie des matériels informatiques et électroniques : La collecte, la réception, l audit, l effacement des données, le nettoyage, la remise à disposition, et démantèlement et la destruction. L'activité de RECYCLEA concerne la gestion des actifs informatiques en fin de vie par des solutions de recyclage Economiques, Ecologiques et Sociales, en donnant une seconde vie aux matériels électriques et électroniques, tout en respectant l'environnement et en favorisant l'accès à l'emploi des personnes en rupture sociale ou en situation de handicap. 2. Présentation du site : Le bâtiment, inauguré en février 2011, se situe dans le centre de la France à DOMERAT (03) dans «L Eco pôle» une zone d activité dédiée à l Environnement. Notre nouveau centre ICPE à Domérat : En plus de RECYCLEA Entreprise Adaptée, ce site accueille 2 sociétés : Environnement Recycling, qui est un centre logistique de regroupement et de traitement de DEEE prestataire et partenaire pour Ecosystèmes sur les départements 03, 23, 18 et 36, et depuis cette année pour E.R.P. sur le département 58. E.V.E. (Environnement Valorisation Emploi) est une entreprise d insertion conventionnée par l Etat, spécialisée dans la manutention, le conditionnement, le démantèlement de DEEE. 4

Le regroupement sur un même site du reconditionnement et du traitement est une chose unique en France qui permet une large réduction de l impact carbone par la diminution des transports. Le bâtiment tend vers les normes HQE (Haute Qualité Environnementale), nvironnementale), il est bâti sur un ancien terrain agricole, et a une emprise foncière de 4,5 Hectares, avec un bâtiment de 17 000 m2 dédié au recyclage des DEEE, incluant un bâtiment administratif de 1 000 m2. Notre nouveau centre possède : Un plan de paysagement ysagement du site : maintien des arbres existants, au préalable plantation de massifs arbustifs, dont une partie en prairie fleurie. Un système de confinement des eaux pluviales et de ruissellement avec séparateur d hydrocarbures. Une climatisation réalisée par l intermédiaire de puits canadien (recherche de l air frais dans le sol). Un système de réutilisation des eaux de pluie (pour la station de lavage PL) Une production d eau chaude à partir de panneaux solaires Eclairage extérieur (parkings VL) alimenté alimenté électriquement par des cellules photovoltaïques Une gestion technique centralisée éclairage et air conditionné 5

3. Nos Offres 6

Notre système informatique «i déchets» a été développé sur mesure afin d assurer une traçabilité complète des produits à toute les étapes de nos prestations concernant les parcs bureautiques de nos clients. Nous avons également créé «une solution tout en 1» avec la GREENELLE BOX pour répondre aux besoins de certains clients qui peuvent remplir le contenant mis à sa disposition chez lui, et à son rythme. La prestation comprend : La livraison et le retrait de la Greenelle Box Le relevé des numéros de série La destruction du matériel pour être valorisé en matières premières Fourniture des documents de recyclage : Bordereau de suivis de déchets, relevé des numéros de série des produits sérialisables, certificat de recyclage et bilan revalorisation des matières sous forme graphique Les conditions générales d utilisation : 7

4. Matériels concernés : RECYCLEA prend en charge l ensemble du matériel informatique multimarque : 5. Nos moyens : Quais de réception / expédition avec des bornes d enregistrement des flux entrants Contrôle des accès au site et aux différentes zones par badge nominatif. Une surface d audit de 6 000 m² comprenant des bancs d audit ergonomiques. 720 points de connexion en simultané. Un convoyeur de 270 mètres qui permet d auditer simplement et rapidement les produits. Une Zone sécurisée de stockage permettant de stocker le matériel client en toute sécurité. Une Presse à balles afin de compresser les emballages non utilisables : carton et également le polystyrène Des balances de pesée pour palettes, et pour le matériel sur les bancs. 8

Bornes informatiques d entrée et de transfert de produit pour tracer les mouvements physiques des produits Douchettes lecture code à barres pour des saisies de codes automatiques et la lecture de la prestation à effectuer par un simple scan de l étiquetage. Un programme d effacement de données sous haute sécurité : BLANCCO GOLD PARTNER. La sécurité des données représente le souci majeur de toutes les entreprises lors du processus de revente ou de mise au rebut. Pour répondre à cette exigence, RECYCLEA efface les données à l aide du logiciel BLANCCO sur son site ou sur le site Internet. Si les données ne peuvent être effacées, le support est détruit physiquement. RECYCLEA est certifié Blancco Gold Partner : RECYCLEA s engage à contribuer à l amélioration continue du système Blancco en participant aux développements du logiciel. Certifiées Microsoft Authorized Refurbisher (MAR), RECYCLEA est en mesure de proposer l installation des systèmes d exploitation Windows sur les ordinateurs et serveurs reconditionnés. Cette certification garantit l authenticité des logiciels installés puisque le COA (Certificate Of Authenticity) est apposé sur chaque ordinateur reconditionné. De plus, le statut de MAR permet aux clients RECYCLEA de disposer d un gage de qualité dans le reconditionnement des machines. 9

6. Nos clients Nos partenaires : RECYCLEA construit des relations commerciales avec des collectivités, des administrations, de grands groupes internationaux, des centres financiers et bancaires, des assurances, des laboratoires pharmaceutiques, grandes enseignes de distribution. RECYCLEA a adapté ses prestations aux besoins de petites, moyennes et grandes entreprises. RECYCLEA s est entouré d un partenaire agréé afin de mieux répondre aux demandes de ses clients : ENVIRONNEMENT RECYCLING pour le transport collecte et livraison (récépissé n 10/11 délivré le 20/05/2011), et pour le traitement DEEE. Ce partenaire basé sur le même site permet d éliminer les émissions de C02 en supprimant le transport dans le transfert du DEEE de RECYCLEA au centre de traitement. 7. Nos ressources humaines : L effectif est de 32 personnes. Des définitions de poste reprennent les principales caractéristiques de chaque fonction. Les entretiens individuels ainsi que le plan de formation sont réalisés annuellement. L assistante de Direction a été nommée représentante de la Direction pour le système de management Qualité, et Environnement. Une accompagnatrice socioprofessionnelle mutualisée avec l entreprise de réinsertion E.V.E. accompagne les salariés afin de les aider à résoudre leurs problèmes professionnels et/ou sociaux afin de faciliter leur insertion. Un livret d accueil leur est expliqué et remis à leur arrivée. 10

L organigramme 11

8. Engagement et politique Qualité Sécurité Environnement RECYCLEA s engage à inscrire son offre de prestations techniques dans une approche globale et coordonnée, basée sur le développement durable ainsi que l économie solidaire. A ce titre, elle est signataire du Pacte Mondial. 12

Notre principal objectif est d être reconnu par nos clients et d être un acteur incontournable sur le marché Français de l industrie du recyclage de produits bureautiques. Nous souhaitons être une société durablement rentable exerçant des métiers créateurs de valeur. RECYCLEA convoite d être un modèle d entreprise. Cette ambition de réussite la pousse vers une amélioration continue d une performance globale, gage de pérennité sur le marché. Afin de progresser et d atteindre cet objectif, l entreprise déploie sa politique pour : Se conformer aux exigences légales applicables Satisfaire et fidéliser ses clients Satisfaire son personnel Développer l entreprise et le partenariat Contribuer à la protection de l environnement Notre Système de Management intègre la gestion de la Qualité et de l Environnement. Dès sa création, Recyclea a mis en place les moyens nécessaires afin d obtenir la reconnaissance de notre Système de Management Qualité Environnement par une démarche de certification auprès de l AFAQ pour les référentiels suivants : ISO 9001 : 2008 Système de Management de la Qualité ISO 14001 : 2004 Système de Management Environnement. 13

Afin d atteindre notre objectif principal, nous avons décliné différents objectifs qui sont communiqués à l ensemble du personnel via leur responsable et par voie d affichage : TOUS SATISFAITS = Pari Gagné! Qualité : Q1-INFORMATIQUE : Développer notre système d information Q2-RECLAMATION : Centraliser la gestion des réclamations Q3-FORMATION : Satisfaire les besoins en formation des salariés. ENSEMBLE, RESPECTONS LA PLANETE Environnement E1-ACHAT ECO-RESPONSABLE : Pérenniser nos achats de produits, matériaux, emballages qui respectent des critères environnementaux en privilégiant des entreprises locales. E2- ECO-ATTITUDE : Réduire nos déchets et mettre en œuvre des solutions de valorisations. Ces objectifs, ainsi que l ensemble du système de management sont révisés lors de la revue de direction annuelle, ou lors de changement majeur impactant notre organisation. L évaluation de la conformité réglementaire est suivie par le tableau de FIQE044-Analyse réglementaire par la coordinatrice QE, annuellement, et soumise à la Revue de Direction. 14

9. Nos processus : La cartographie schématisée ci-dessous elle distingue les processus de management, les processus supports ainsi que les processus réalisation. Processus Support Externes Recyclea Les processus supports sont pilotés par RECYCLEA. ENVIRONNEMENT RECYCLING gère le transport collecte et expédition, les systèmes d informations, l infrastructure et le traitement des déchets d équipements électriques et électroniques. SCC du groupe SCH gère le marketing et les ventes. 15

10. Documentation de l entreprise Notre structure documentaire est basée sur le modèle ci-dessous. Chaque procédure est numérotée selon la codification suivante : Le présent manuel ne fait pas l objet d une codification, la date fait office de version il est validé par le Président de RECYCLEA. PRQE pour les procédures et scénarios, suivi d un numéro d ordre. FIQE pour les fiches formulaires, avec un numéro d ordre. Cette documentation est enregistrée sur le réseau RECYCLEA -QUALITE ENVIRONNEMENT et suivie par la Coordinatrice QE, la validation des procédures est réalisée lors des réunions hebdomadaires de l encadrement. Document énonçant la Politique Qualité Sécurité Environnement Manuel QE Procédures documentées Fiches de Processus Les procédures décrivent les dispositions générales et systématiques. Les plans décrivent les dispositions spécifiques. Documents complémentaires (normes, instructions, imprimés, cahier des charges, support d enregistrement) Documents relatifs à la Qualité et Environnement Enregistrements Preuves tangibles de la mise en œuvre de notre système de management Qualité Sécurité Environnement 16

11. Signalements d anomalies, réclamations clients et situations d urgences A chaque étape de notre activité nos outils informatiques ainsi que nos procédures définissent la conformité d un produit ou d une prestation. La détection, l apparition ou le signalement d une non-conformité en interne, ou à l externe chez nos clients et/ou prestataires fait l objet d une fiche de signalement d anomalie conformément à notre procédure de signalement d anomalie PRQE006. Les réclamations émanant de nos clients font immédiatement l objet d un accusé réception de celle-ci, avec codification, enregistrement et suivi. Toutes les anomalies sont prises en charge par l encadrement, leur traitement est suivi lors des réunions hebdomadaires. La gestion des situations d urgence concerne en priorité l assistance aux personnes, aux biens, et aux incidents impactant l environnement. Les consignes d urgences sont affichées sur le site ainsi que les Equipements de Protection Individuels nécessaires aux différents postes de travail. Des scénarios d incident font l objet d affichage dans les zones concernées et décrivent les actions à mener. 17

12. Amélioration continue Les opportunités d améliorations sont structurées à partir : Des actions correctives et préventives : Afin de privilégier l enregistrement des actions sous une forme adaptée aux méthodes de travail et à la réactivité nécessaire au traitement de celles-ci, les actions sont suivies par les responsables concernés. Leur enregistrement est centralisé par l assistante de direction. Elles découlent de l'exploitation de toutes les sources d'information appropriées dont dispose l'entreprise (réclamations clients, audits, procédures, groupe de travail, personnel, clients ). Les actions déclenchées s'accompagnent de la recherche des causes de la non-conformité. Celle-ci est adaptée en fonction de l importance du problème et en vue de l élimination de son origine. Une synthèse des actions correctives et préventives (plan de progrès), est soumise lors des revues de direction. Des audits internes : L ensemble du système de management intégré qualité environnement est audité au minimum annuellement. L audit est planifié et réalisé par la direction de RECYCLEA. L auditeur sélectionné doit être indépendant des fonctions auditées et avoir suivi une formation à l audit ainsi qu une formation sur les référentiels concernés. Il doit avoir réalisé au moins un audit dans les 2 années précédentes. Chaque audit fait l'objet d'un rapport d'audit. L'exploitation de ce rapport d'audit permet de déclencher les actions correctives et préventives nécessaires. Les responsables audités en liaison avec l auditeur s'assurent de la mise en œuvre et de l efficacité des actions correctives et préventives, consignées dans le rapport d'audit. 13. Communication La communication en interne se fait par le biais de réunions, qui font l objet de compte rendu : Des réunions hebdomadaires : Réunion d exploitation pour le suivi de l activité RECYCLEA, et Réunion d encadrement pour le suivi des actions à mener auprès des supports externes. Des réunions mensuelles : Réunions QSE, Réunions de DIRECTION durant lesquelles la Direction rend des comptes aux actionnaires. La communication aux collaborateurs est réalisée par voir d affichage, note de service et support télévisé dans l atelier. Recyclea ne prévoit pas de communication publique sur les aspects environnementaux significatifs. 18