Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastique du canton de Berne Justiz-, Gemeindeund Kirchendirektion des Kantons Bern Office des assurances Amt für Sozialversicherungen Service de la réduction des primes et de l application du régime obligatoire Forelstrasse 1 3072 Ostermundigen Téléphone 0844 800 150 Télécopie 031 633 77 01 Courriel: asv.sd@jgk.be.ch www.be.ch/rpo EVOKplus (Téléchargement de fichiers) Date : 07.03.2014 Version : 2.0 Nom du document : EVOKplus (téléchargement de fichiers) Statut du document : Librement accessible Classification : Aucune Auteur : Sarah Altermatt, cheffe d équipe du service clientèle et du régime obligatoire Distribution : Services sociaux du canton de Berne utilisant un système d administration de la clientèle
Table des matières 1 INTRODUCTION 3 1.1 ECHANGE DE DONNÉES 3 1.2 BUT DU PRÉSENT GUIDE 3 1.3 DESTINATAIRES 3 1.4 DÉLIMITATION 3 1.5 ABRÉVIATIONS ET TERMES UTILISÉS 3 2 CONDITIONS GÉNÉRALES 5 2.1 ASPECTS TECHNIQUES 5 2.2 TRAITEMENT DES CAS 7 3 LANCEMENT DU TÉLÉCHARGEMENT DE FICHIERS 8 3.1 ANCIENS UTILISATEURS D'EVOKPLUS (PROCÉDURE D'ANNONCE EN LIGNE) 8 3.2 NOUVEAUX UTILISATEURS D'EVOKPLUS 8 4 TÉLÉCHARGEMENT DE FICHIERS DANS EVOKPLUS "PRODUCTION" 9 4.1 GÉNÉRALITÉS 9 4.2 PROCÉDURE 9 5 AUTRES FONCTIONNALITÉS D'EVOKPLUS 12 5.1 RUBRIQUE "RENSEIGNEMENT" 12 5.2 RUBRIQUE "CONTROLLING" 12 6 ASSISTANCE 13 OAS 12 mars 2014 2 / 13
1 Introduction 1.1 Echange de données Le service social peut décider librement de la manière dont il entend annoncer les bénéficiaires d'aides sociales ainsi que la fin des prestations à l'office des assurances sociales (OAS). Deux possibilités sont à sa disposition: Variante A Annonce en ligne dans EVOKplus Les annonces des bénéficiaires et de la fin des prestations sont, individuellement, saisies dans EVOKplus et transmises en ligne avec cette même application. Avantages: faible marge d'erreur. Inconvénients: rupture de média au sein du service social. Variante B Téléchargement de fichiers dans EVOKplus Les annonces des bénéficiaires et de la fin des prestations sont saisies dans le système d administration de la clientèle du service social et transmises en bloc à EVOKplus au moyen d'un fichier XML. Avantages: aucune saisie manuelle, faible marge d'erreur, aucune rupture de média au sein du service social, données identiques auprès du service social et de l'oas. Inconvénients: -- Les variantes A et B ne peuvent pas être utilisées en parallèle. En d'autres termes, EVOKplus ne saurait être utilisé comme système de saisie et, simultanément, de transmission. 1.2 But du présent guide Le présent guide décrit la procédure à suivre par le service social pour annoncer, au moyen du téléchargement de fichiers (variante B ci-dessus), les bénéficiaires d'aides sociales ainsi que la fin des prestations à l'oas. 1.3 Destinataires Le présent guide s'adresse à tous les services sociaux du canton de Berne qui travaillent avec l'un des systèmes suivants d administration de la clientèle: KISS (fournisseur = Born Informatik AG) KLIB (fournisseur = Diartis AG) OpenEye/Tutoris (fournisseur = Infogate) 1.4 Délimitation Le présent guide ne fournit aucune indication sur la saisie, par le service social, des annonces dans le système d administration de la clientèle. Il ne renseigne pas non plus sur les modalités de téléchargement de fichiers dans le système d administration de la clientèle du service social. En cas de question à cet égard, le service social s'adressera au fournisseur de ce système. 1.5 Abréviations et termes utilisés EVOKplus Production Application d'annonce en ligne à la disposition des services sociaux. Les données saisies sont traitées par l'oas. OAS 12 mars 2014 3 / 13
EVOKplus Test JCE OAS Système d administration de la clientèle Application permettant d'exercer la procédure d'annonce en ligne. Les utilisateurs du service social peuvent procéder à des tests et se familiariser avec EVOKplus. Les données saisies ne sont PAS traitées par l'oas. Il n'est PAS possible de transférer les données de l'application de test dans l'application de production. Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques du canton de Berne Office des assurances sociales Système utilisé par le service social (KISS, KLIB, OpenEye). OAS 12 mars 2014 4 / 13
2 Conditions générales 2.1 Aspects techniques L'échange de données entre le service social et l'oas au moyen de la procédure de téléchargement de fichiers implique que trois conditions soient remplies, à savoir: Accès à BEWAN Le service social doit disposer d'un accès à BEWAN. Si tel n'est pas encore le cas, il convient de procéder comme suit: Services sociaux affiliés à une commune-siège: Veuillez vous renseigner auprès de la personne responsable de l'informatique dans la commune au sujet des possibilités de raccordement à BEWAN. Services sociaux affiliés à une commune-siège: Vous pouvez demander un raccordement à BEWAN par courriel à l'adresse: helpdesk@jgk.be.ch. La demande doit contenir, pour chaque utilisateur d'evokplus, les indications suivantes: - Nom, prénom, numéro de téléphone et de télécopie, adresse électronique - Adresse du service social - Date du raccordement souhaitée Le centre d assistance de la JCE remplit le formulaire de demande. Le service social reçoit par courriel des explications succinctes au sujet de l'établissement du certificat. La JCE est l'entité qui passe commande, tandis que le service social est le destinataire de la facture. Vous recevrez le logiciel à installer par courrier postal, accompagné des instructions nécessaires. Nous attirons votre attention sur le fait que l'installation du logiciel est de la responsabilité du service social. L'OAS n'est en mesure de fournir aucune prestation d'assistance concernant BEWAN, et ne dispose pas non plus d'informations à ce sujet. Accès à EVOKplus Au terme de la certification du raccordement à BEWAN, il appartient aux informaticiens du service social d'installer les logiciels nécessaires et d'enregistrer les adresses IP d'evokplus: EVOKplus "Test": - Adresse IP: 10.10.255.21 - Url: https://int-evokplus.jgk.be.ch/evokplus/facelets/protected/main.jsf EVOKplus "Production": - Adresse IP: 10.10.255.23 - Url: https://evokplus.jgk.be.ch/evokplus/facelets/protected/main.jsf Une fois les logiciels installés, le service social demande un accès pour les utilisateurs (2 au plus par service social) au moyen du formulaire "Demande de droit d'accès à EVOKplus". Le formulaire peut être téléchargé sur Internet à l adresse www.be.ch/rpo (sous Formulaires, Communes). Remarque / instruction à l'intention des utilisateurs: - Les utilisateurs de l'application EVOKplus reçoivent deux mots de passe distincts, l'un pour le test et l'autre pour la production. - L'accès est protégé avec le mot de passe personnel de l'utilisateur. Les mots de passe doivent être à l'abri d'une OAS 12 mars 2014 5 / 13
utilisation abusive par des tiers et il est interdit de les communiquer à d'autres collaborateurs. Chaque utilisateur est responsable de veiller à ce que son mot de passe reste secret. - Le mot de passe doit comporter au moins six caractères dont au moins un chiffre, lequel ne doit pas figurer tout au début. Il est valable 30 jours et doit ensuite être changé. L'utilisateur est invité par le système à le modifier en temps utile. Réinitialisation du mot de passe: après trois tentatives infructueuses de saisir le mot de passe, l'accès est bloqué. Pour le débloquer, vous voudrez bien envoyer un courriel à l'adresse asv@dvbern.ch [mot de passe "Passwort-Reset", en précisant vos nom et prénom, ainsi que le lieu et l'application (test ou production). - L'usage du même nom d'utilisateur par plusieurs personnes est interdit (nom d'utilisateur de groupe). Le nom d'utilisateur d'une personne dont les rapports de travail prennent fin ne doit pas être attribué à une autre personne. Le compte doit au contraire être effacé à l'oas (courriel à l'adresse asv.sd@jgk.be.ch). - Tous les événements susceptibles de toucher à la sécurité (p. ex. comportement inexplicable du système, perte ou modification de données, disponibilité de services non explicitement rendus accessibles, soupçon d'un abus de son propre nom d'utilisateur) doivent être immédiatement portés à la connaissance des personnes responsables de l'informatique au sein du service social, qui en rechercheront les causes et prendront les mesures appropriées. NAVS13 Le système d administration de la clientèle du service social doit utiliser le NAVS13 (nouveau numéro AVS). Si tel n'est pas le cas, ces données doivent être introduites au préalable. Vous pouvez obtenir des renseignements à cet égard auprès du contrôle des habitants ainsi que du fournisseur de votre système d administration de la clientèle (fonctionnalités). OAS 12 mars 2014 6 / 13
2.2 Traitement des cas Le bon déroulement du téléchargement implique que le service social traite correctement les cas dans son propre système d administration de la clientèle. Il convient d'observer en particulier ce qui suit: Saisir une nouvelle annonce Annoncer une personne a posteriori Saisie de l'annonce d'une personne ou famille nouvellement soutenue par le service social. Saisie de l'annonce d'une ou de plusieurs personnes faisant partie du même cas qu'une ou plusieurs personnes déjà annoncées précédemment. Exemple: L'enfant de parents déjà annoncés qui bénéficie nouvellement d'aides sociales. Annoncer la fin des prestations Annonce effectuée par erreur / annulation Annonce de la fin des prestations versées jusqu'ici à une ou plusieurs personnes par le service social. Annulation d'une annonce (nouveaux bénéficiaires d'aides sociales ou fin des prestations) effectuée par erreur. Exemples: Si la date de l'annonce d'un nouveau bénéficiaire est erronée: annuler le cas au moyen de la rubrique "Annonce effectuée par erreur", puis saisir une nouvelle annonce avec la date correcte. Si la date de l'annonce de la fin des prestations est erronée: annuler le cas au moyen de la rubrique "Annonce effectuée par erreur", puis saisir une nouvelle annonce avec les dates correctes du début et de la fin des prestations.) Remarques: le traitement des cas peut différer ponctuellement d'un système d'administration de la clientèle à l'autre. Le fournisseur de votre système est à votre disposition en cas de question. OAS 12 mars 2014 7 / 13
3 Lancement du téléchargement de fichiers 3.1 Anciens utilisateurs d'evokplus (procédure d'annonce en ligne) Si le service social saisissait et transmettait jusqu'ici ses annonces en ligne au moyen d'evokplus, les points suivants doivent être observés avant le premier téléchargement de fichier: Lors du passage de la variante A selon le chiffre 1.1 à la variante B, l'oas (asv.sd@jgk.be.ch) doit être informé des points suivants: o o o date à laquelle le service social souhaite changer de système, personne responsable, deux comptes EVOKplus devant être utilisés pour les téléchargements. Remarque: si plusieurs comptes d'utilisateurs EVOKplus avaient été demandés par le passé, l'oas supprimera les comptes qui ne sont pas nécessaires au téléchargement. Le nombre de comptes administrés est désormais limité à deux par service social. L'OAS établit un fichier mentionnant l'effectif total, c'est-à-dire l'ensemble des annonces des bénéficiaires et de la fin des prestations. Le service social, une fois informé de la disponibilité de ce fichier, peut le consulter à la rubrique "Controlling" (cf. chiffre 5.2 infra). Il lui incombe de le vérifier en le comparant aux données de son système d'administration de la clientèle et, en cas de divergence, d'adapter les données de ce système. Remarque: des divergences peuvent résulter du fait que les données sont saisies dans EVOKplus depuis 1996, alors qu'elles le sont depuis moins longtemps dans certains systèmes d administration de la clientèle (depuis 2003 dans KLIB par exemple). Ce n'est que si les données contenues dans EVOKplus sont erronées qu'une communication doit être adressée à EVOKplus. Le passage au nouveau système peut avoir lieu une fois que ces travaux préparatoires sont achevés. Dès ce moment, seules les fonctionnalités suivantes d'evokplus peuvent encore être utilisées: "Renseignement", "Controlling" et "Reprendre les communications de l'effectif total ou les annonces d'aide sociale". Il n'est pas possible d'utiliser EVOKplus comme système de saisie et, simultanément, de transmission (cf. chiffre 1.1). 3.2 Nouveaux utilisateurs d'evokplus Si le service social ne saisissait ni ne transmettait jusqu'ici ses annonces en ligne au moyen d'evokplus, les points suivants doivent être observés avant le premier téléchargement de fichier: Lors du passage de la procédure d'annonce sur papier au téléchargement de fichiers (variante B selon le chiffre 1.1), l'oas (asv.sd@jgk.be.ch) doit être informé des points suivants: o o date à laquelle le service social souhaite changer de système, personne responsable. L'OAS établit un fichier mentionnant l'effectif total, c'est-à-dire l'ensemble des annonces des bénéficiaires et de la fin des prestations. Le service social, une fois informé de la disponibilité de ce fichier, peut le consulter à la rubrique "Controlling" (cf. chiffre 5.2 infra). Il lui incombe de le vérifier en le comparant aux données de son système d'administration de la clientèle et, en cas de divergence, d'adapter les données de ce système. Remarque: des divergences peuvent résulter du fait que les données sont saisies dans EVOKplus depuis 1996, alors qu'elles le sont depuis moins longtemps dans certains systèmes d administration de la clientèle (depuis 2003 dans KLIB par exemple). Le passage au nouveau système peut avoir lieu une fois que ces travaux préparatoires sont achevés. OAS 12 mars 2014 8 / 13
4 Téléchargement de fichiers dans EVOKplus "Production" 4.1 Généralités Les grandes lignes de la procédure sont les suivantes: a) Une annonce est générée à partir d'un cas. Système "clientèle" du service social / collaborateur du service b) L'annonce générée est mise en attente dans un "panier des cas en suspens". c) L'annonce en attente dans le "panier des cas en suspens" peut ou doit encore être traitée manuellement. Remarque: aucune modification ne sera plus possible ultérieurement. La marche à suivre est indiquée par le fournisseur du système d administration de la clientèle. d) L'annonce à proprement parler pour le fichier XML est établie (téléchargement du fichier dans le système d'administration de la clientèle du service social). e) Le fichier XML est importé dans EVOKplus (téléchargement). Il est recommandé de procéder une à deux fois par semaine à cette opération. f) La procédure détaillée de téléchargement des fichiers dans EVOKplus est décrite au chiffre 4.2. Système "clientèle" du service social / collaborateur du service Système "clientèle" du service social / collaborateur du service Système "clientèle" du service social / personne désignée par le service social EVOKplus / personne désignée par le service social 4.2 Procédure Lancement de l'application à partir du navigateur (Internet-Explorer). https://evokplus.jgk.be.ch/evokplus/facelets/protected/main.jsf Veuillez saisir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquer sur le bouton "Transmettre". Une fois la session ouverte, la page du menu principal apparaît. Remarque: il est possible de passer d'une langue à l'autre en haut à gauche de l'écran. OAS 12 mars 2014 9 / 13
Sélectionnez "Reprendre les communications de l'effectif total ou les annonces d'aide sociale". Remarque: il est possible de passer d'une langue à l'autre en haut à gauche de l'écran. Sélectionnez le service social, s'il n'apparaît pas automatiquement. Cliquez sur "Ajouter". La fenêtre de l'explorateur s'ouvre. Sélectionnez le chemin d'accès à l'emplacement du fichier XML généré, puis sélectionnez ce fichier. Remarque: l'oas ne connaît pas l'emplacement exact du fichier. En cas d'incertitude, le service social s'adressera au fournisseur de son système d'administration de la clientèle. Appuyez sur le bouton "Ouvrir". Appuyez sur le bouton "Importer le fichier". OAS 12 mars 2014 10 / 13
Remarque: En cas de sélection erronée du fichier, il est possible d'annuler la commande en cliquant sur "Effacer". Si, à l'intérieur du fichier, un enregistrement est erroné ou incomplet, le fichier ne peut pas être importé. Si aucun message d'erreur n'apparaît: le processus est terminé et le programme peut être quitté. Si un message d'erreur apparaît: ce message indique la nature de l'erreur. Les annonces concernées doivent être réexaminées et corrigées. A cette fin, il convient de recommencer le processus à partir du point 4.1c). Remarque: si un message d'erreur apparaît, cela signifie que le fichier n'a pas été transmis. Il n'est pas possible de procéder à des corrections directement dans le fichier. OAS 12 mars 2014 11 / 13
5 Autres fonctionnalités d'evokplus 5.1 Rubrique "Renseignement" Cette rubrique du menu principal permet de consulter toutes les annonces concernant une personne qui existaient au 1 er janvier 1996 ou sont intervenues depuis lors (annonces sur papier ou en ligne). 5.2 Rubrique "Controlling" Cette rubrique du menu principal permet de télécharger une communication de l'effectif total préalablement demandée à l'oas (cf. chiffres 3.1 et 3.2). Dans le menu principal, cliquez sur "Controlling". Indiquez le service social, s'il n'apparaît pas automatiquement. Sélectionnez "Nombre de personnes bénéficiant d'aides sociales". Appuyez sur le bouton "Rechercher". Le document comportant l'effectif total, établi par l'oas, est à votre disposition en format PDF ou TXT. OAS 12 mars 2014 12 / 13
6 Assistance Raccordement à BEWAN Centre d assistance de la JCE Téléphone: 031 633 73 74 Courriel: helpdesk@jgk.be.ch NAVS13 Questions d'ordre général EVOKplus Téléchargement de fichiers Contrôle des habitants et fournisseur du système d'administration de la clientèle (fonctionnalités) Office des assurances sociales (OAS) Service la réduction des primes et de l application du régime obligatoire Forelstrasse 1, 3072 Ostermundigen Téléphone: 0844 800 150 (Lundi au jeudi: 9h à 12h et 14h à 17h Vendredi: 9h à 12h et 14h à 16h) Télécopie: 031 633 77 01 Courriel: asv.sd@jgk.be.ch Système d'administration de la clientèle du service social Fournisseur du système d'administration de la clientèle OAS 12 mars 2014 13 / 13