Ce document, mis à votre disposition par l'union des Villes et Communes de Wallonie, est le fruit de vingt années d'expérience de son Conseiller Presse & Communication, Michel L'Hoost. Du bon usage de la conférence de presse Une conférence de presse réunit plusieurs journalistes, dans un lieu et à une heure donnés, afin de leur transmettre un ensemble d informations. Les occasions sont multiples : inauguration de nouvelles installations, présentation de résultats, lancement de produits ou services inédits, action de terrain, visite de VIP Le succès d une conférence de presse dépendra du nombre de journalistes présents (facteur difficilement maîtrisable en raison d imprévus), de la qualité des interventions et du débat, ainsi que de la quantité et de la qualité des retombées. Attention! Avoir beaucoup de journalistes présents à la conférence de presse n est pas une garantie absolue de succès. A l inverse, des conférences de presse peu fréquentées initialement peuvent connaître d excellentes retombées dans la durée pour peu qu on assure un bon suivi de l événement. A condition d être réussie, il s agit certainement du meilleur moyen pour toucher simultanément un grand nombre de supports (et donc de publics) et pour répondre collectivement aux demandes des journalistes. Une conférence de presse assure non seulement la couverture-média d un événement (sur le court terme), mais permet également d établir des contacts privilégiés avec la presse (préoccupation fondamentale à long terme). La décision d organiser une conférence de presse dépend de l intérêt de l information. Il est important de se poser quelques questions avant de se lancer dans une telle entreprise : l information est-elle de qualité? Ne serait-il pas judicieux que le message soit plutôt véhiculé par un simple communiqué? Les orateurs pressentis en ont-ils les compétences, l expérience, la stature? Y a-t-il des points sensibles que l entité qui organise ne souhaite pas voir abordés? Une conférence de presse ne s improvise pas. Avant d entrer dans les détails de l organisation, l entité aura fixé les grandes lignes : 1. L agenda Il est important de vérifier (par un contact avec l agence Belga p.ex. ou une Maison de la Presse) qu aucune autre manifestation ou conférence de presse importante ne se déroule à la date souhaitée. En cas de télescopage, il faut évaluer les impacts potentiels des événements respectifs. Dans certains cas, le sujet ne concerne pas les mêmes ressorts géographiques, les mêmes média ou rubriques au sein de ceux-ci. On peut donc encore se lancer, a fortiori si on est sûr de détenir un sujet intéressant.
Quant à l heure, il s agit de se manifester au bon moment, ni trop tôt (les journalistes débutent leur journée par une réunion de rédaction, vers 9h ou 10h), ni trop tard. En revanche, les journaux bouclent en soirée, à des heures variables selon les titres, vers 22 heures pour les plus tardifs. Tenant compte de ces contraintes, et du fait que le journaliste doit encore rédiger (presse écrite) ou monter son sujet (presse audio-visuelle), une conférence de presse sera dès lors organisée de préférence le matin ou en début d après-midi. Autre option : le déjeuner de presse durant le temps de midi. En dehors des grandes occasions, une simple collation et un verre suffiront. Certains journalistes aiment certes le plaisir de la table, mais ils sont là pour travailler avant tout! Tous les média sont susceptibles de couvrir en permanence une information, mais seuls Belga, les radios et certains média internet (parfois les télévisions) sont à même de la diffuser en temps réel. 2. Le message Les exposés Les interventions devront être soigneusement préparées en fonction du message, défini par avance. L orateur doit savoir ce qu il peut et ne peut pas dire, et comment le dire. Les intervenants devront avoir anticipé les questions des journalistes, surtout s il y a des sujets sensibles ou que l entité veut éviter. Les allocutions doivent être calibrées de façon à laisser un temps suffisant pour les questions-réponses. Les exposés doivent être structurés, clairs, succincts ; le mode direct, informatif et convaincant. Il est préférable également de soutenir les exposés par la diffusion de divers supports : power point, transparents, diapositives, photos et surtout par un dossier de presse convaincant. Le dossier de presse Il offre aux journalistes un fonds documentaire dans lequel ils puiseront selon leurs besoins. Il doit être complet, clair, ordonné et structuré, maniable, agréable à lire. Il sera présenté de préférence dans une farde au nom de l entité et contiendra notamment : - une page avec l'ordre du jour ou le programme ; - la liste des intervenants et leurs fonctions ; - le communiqué de presse ; - le power point (prévoir des espaces pour les annotations) ; - une fiche technique résumant les chiffres significatifs (lorsque c'est possible) ; - des photos ou illustrations (si possible sur cd-rom, avec des personnages en situation) - les documents reprenant une info supplémentaire (ex : brochure, articles de presse...)
3. La forme L ambiance d une réunion imprègne ceux qui y assistent et influe sur l image de l organisateur. Il s agit de choisir une formule cohérente, qui lui ressemble, et surtout qui serve l information qu il donnera. Le nombre des intervenants n est pas indifférent : il faut un minimum de représentants et de techniciens pour parer à toute éventualité ou question. Ils doivent être identifiés précisément au moyen de chevalets: les journalistes aiment se sentir entre eux et sont incommodés par les «parasites» ou personnes non identifiées. Une cordialité minimale (boissons et /ou encas) est vivement souhaitée. En fin de conférence par exemple, ce sera une belle occasion pour rencontrer personnellement les journalistes et engager avec eux des relations moins formelles que derrière un bureau ou un téléphone. Spontanéité et naturel sont les maîtres-mots. Veillez à être très attentif aux souhaits des journalistes durant la conférence de presse : demande particulière des cameramen en matière de lumière ou quant au choix du lieu pour une interview, contraintes horaires de certains rédacteurs réclamant une priorité, etc. Ne pas en faire trop, sous peine de générer chez le journaliste le sentiment qu on veut le séduire, voire gagner sa complaisance. 4. Les média Le fichier de journalistes Il s agit d établir une liste de presse cohérente au vu de l information à dispenser. On choisira les supports en fonction de la région qu ils couvrent et de leur intérêt potentiel pour le thème abordé. L invitation sera adressée soit au chef de la rédaction, soit à un journaliste particulier qui a l habitude de traiter ce type d information, ou qui suit le dossier depuis le début. La connaissance du monde de la presse et de ses acteurs prend ici tout son sens. L étape qui suit est une bonne occasion de réactualiser son fichier-presse, car cet outil est inopérant sans mises à jour régulières. Le rappel téléphonique La relance téléphonique est une étape délicate, pas toujours nécessaire, mais souvent décisive. Bien pratiquée, elle fait maintes fois la différence dans un contexte concurrentiel. C est l occasion de préciser l intérêt de la manifestation en insistant sur les aspects vraiment originaux et susceptibles d être mis en valeur selon les types de média. L opportunité de marquer sa différence par rapport à
des événements concurrents synchrones. Tout est finalement affaire de persuasion! Les interviews Dès la fin de la conférence de presse, il n est pas rare que les journalistes des médias audio-visuels sollicitent des interviews. L organisateur de la réunion devra, autant que possible, avoir anticipé ces demandes et connaître la ligne à suivre. Parler à la radio ou à la télévision n est pas un exercice aisé. Pour ne pas être pris de court, l orateur peut, avant de débuter l interview, cerner de façon globale le propos qui sera abordé. Il faut dans tous les cas que la personne interrogée sache par avance ce qu elle veut dire et structure son propos en trois, maximum quatre phrases courtes (sujet, verbe, complément). En presse audio-visuelle, l interviewé dispose d un temps de parole variant de 30 à 2 ou 3, soit souvent 2 ou 3 questions. Tout l art consiste à retomber sur ses pattes, à décliner son message quel que soient les questions posées 5. Le suivi La conférence de presse n est pas terminée une fois les derniers invités partis. Un suivi «post-opératoire» est indispensable. Il s agit principalement de faire parvenir (par fax, courriel ou voie postale selon les cas) dans les plus brefs délais (sauf périodiques) les communiqués et supports diffusés lors de la conférence aux journalistes qui n ont pu y assister, mais ont manifesté un intérêt pour le sujet. Il est sage de demander aux intervenants de rester disponibles dans les heures qui suivent la conférence de presse, afin de répondre à des demandes décalées ou complémentaires. Pour finir, il est utile de réaliser une analyse quantitative et qualitative des retombées sous la forme d une revue de presse complète. Ce document constituera un support de travail pour le debriefing de la conférence de presse. Il est utile de rédiger une petite note de synthèse et de recommandations. Il y a toujours des motifs particuliers de satisfaction à répéter et des éléments perfectibles! Tableau de synthèse des opérations Préparation Réunions préliminaires Agenda Message global Choix de la formule Intervenants Plan d actions et partage des tâches
Contenu du dossier de presse Aspects logistiques Parking, fléchage, plan d accès Salles, mobilier Technique son et lumière Traiteur Animations et décor Eléments visuels d identification Accueil et protocole Répétition générale!! Invitations (participants + presse) Fichier des invités Rédaction du texte Validation et envoi Relance et suivi des inscriptions Mise à jour fichiers Dossier de presse Programme/ordre du jour Liste des intervenants Communiqué de presse Fiche technique éventuelle (chiffres) Illustrations (photos, images) PPT de présentation Autres documents à insérer (brochures, etc.) Duplication des dossiers Autres éléments non repris dans le Argumentaire dossier de presse Questions-réponses Evénement Présence sur place Accueil et inscriptions Explications quant au déroulement et au contenu du dossier Orchestration, attention aux aspects techniques et timing Réponse aux souhaits des journalistes Gestion des interviews Debriefing «à chaud» Suivi Envoi du communiqué
de presse et du dossier aux absents Explications complémentaires Gestion des interviews décalées Revue de presse Debriefing Synthèse et recommandations