Projet PHARES Note de cadrage sur la production de livrables en phase finale du projet L.Brami, S.Damart, M. Detchessahar, M. Devigne, J. Habib, F. Kletz, C. Krohmer. Document joint à l avenant au contrat du projet PHARES et rédigé le 10/04/2012 «Comprendre et agir» Le projet de recherche- intervention PHARES entre dans sa phase finale. Les derniers mois du projet sont consacrés à la capitalisation des enseignements tirés des interventions de l équipe de sept chercheurs (chercheurs en gestion et organisation, ergonome) dans chacun des dix établissements qui ont participé à la recherche. La philosophie générale du projet Phares est une démarche de compréhension et d action : comprendre les mécanismes expliquant l absentéisme, comprendre la logique des acteurs vis- à- vis de ce phénomène, et agir pour aider les établissements à se doter d une capacité de pilotage et d action sur les variables repérées comme intervenant dans l absentéisme. Outre les remontées de connaissances qui ont eu lieu tout au long de l étude, et qui donnaient lieu à échanges lors des comités de pilotage de la recherche, il paraissait important de consacrer une dernière phase spécifiquement à la prise de distance de l équipe et à la capitalisation, qui serait utile pour les différents acteurs hospitaliers confrontés à la problématique de l absentéisme. Il convient donc, à ce stade, de fixer les orientations du travail à venir sur les prochains mois. La capitalisation des enseignements consiste en : Une synthèse des modèles locaux explicatifs de l absentéisme sur les établissements partenaires, Une montée en abstraction, c est- à- dire, l élaboration d un modèle conceptuel potentiellement utile pour l aide au diagnostic, à la compréhension et à l intervention sur l absentéisme, La transformation partielle de ces modèles en éléments directement utiles pour l action : la réduction de l absentéisme ou une meilleure gestion de ses effets. La note de cadrage de production des livrables ci- dessous, décrit, de façon très concrète, les objectifs et la forme des documents et outils visibles et mis à disposition des partenaires financeurs du projet et des établissements de santé, dans le cadre du projet PHARES, sur la problématique de l absentéisme. Objectifs des livrables Le projet PHARES a vocation à fournir à tous les établissements de santé qui souhaitent mettre en œuvre une démarche d analyse et de réduction de leur absentéisme des personnels soignants : des recommandations méthodologiques, des grilles d analyse et des supports pour l aide au diagnostic des problématiques d absentéisme. Page 1 sur 5
Les documents et outils qui seront mis à disposition des partenaires financeurs, au terme du projet, viseront donc les 3 objectifs suivants : 1. Fournir des repères conceptuels, méthodologiques et pratiques pour conduire des diagnostics sur les causes et les effets de l absentéisme dans un établissement de santé, 2. Fournir une aide à l innovation managériale orientée vers la réduction de l absentéisme, 3. Servir de référentiel dans l évaluation du phénomène. Formes des livrables proposés Nous proposons que les éléments livrés à la fin du projet PHARES consistent en un ensemble de documents de références et d outils prenant les formes suivantes : Un rapport final (à destination des partenaires financeurs exclusivement et reprenant la totalité des livrables L2 à L7) (L1) Des fiches terminologie et concepts (L2) Des fiches monographiques (L3) Des fiches expérimentations et actions (L4) Un outil support pour l aide au diagnostic des problématiques d absentéisme (L5) Des fiches de pratiques et dispositifs de pilotage (L6) Un programme et des supports pour une formation absentéisme (L7) Compte tenu des analyses qui ont pu être faites du phénomène d absentéisme et de sa complexité, et sur lesquelles les chercheurs du projet ont communiqué à plusieurs reprises, il est important de préciser que la recherche PHARES a bien plus vocation à fournir des supports permettant de s emparer de la problématique que de fournir des «solutions» qui, parce que totalement sorties d un contexte, n auraient que peu de pertinence. Le tableau 1 reprend chacun des livrables listés plus haut en précisant le contenu, les objectifs et le contexte d utilisation attendue des livrables. N Intitulé Description Objectifs et contexte d utilisation et exemples L1 Rapport final de la recherche PHARES Document final remis aux partenaires financeurs de la recherche PHARES. Document fourni dans le cadre du contrat PHARES et reprenant l ensemble des livrables (L2 à L7) L2 Fiches terminologie et concepts Le rapport comprendra une fiche de synthèse des principaux résultats du projet PHARES Dictionnaire de termes et concepts introduits pour faciliter l analyse dans le cadre du projet PHARES La fiche de synthèse fournira une vue synoptique du projet, ses attendus, la méthodologie de recherche intervention, les contextes d intervention, les résultats en terme d analyse et de livrable. Proposer un langage commun pour parler de l absentéisme, ses causes, ses effets et les stratégies de gestion Exemple : définition du concept de perturbation liée à l absentéisme Page 2 sur 5
L3 Fiches monographiques Monographie de problématiques d absentéisme dans les établissements avec analyses des facteurs susceptibles d expliquer le phénomène, ses effets et les stratégies déployées par les établissements pour le gérer. L4 Fiches expérimentations et actions Une fiche décrit une action possible visant la réduction des facteurs favorisant l absentéisme. La fiche repère et décrit: - le contexte et la problématique que vise l action, - les outils à déployer, - les effets attendus, et, le cas échéant, les effets constatés - les pré requis et les modalités pratiques de déploiement (phasage, durées, dispositifs de concertation, etc.) L5 Outil d aide au diagnostic Cartographie des facteurs causant ou favorisant l absentéisme. Outil d aide à la décision construit sur la base des faisceaux d explication du phénomène tels que mis en évidence dans la recherche PHARES sur les 10 établissements. Fiches proposant une grille d analyse spécifique à un contexte caractérisé de façon générique pour aider un établissement à repérer à quelle grande catégorie d explication de l absentéisme il appartient potentiellement. Exemple : une fiche décrivant le cas d un établissement dont l absentéisme est lié au dispositif de gestion des situations d absence Fiches permettant dans un contexte générique (modulo un diagnostic préalable sur le contexte) de mettre en place rapidement un dispositif ou un outil permettant d envisager une réduction de l absentéisme ou une meilleure gestion de ses effets. Exemple 1: une fiche décrivant la méthodologie de mise en place d un entretien de retour à l emploi Exemple 2 : une fiche décrivant la méthodologie de mise en place et un contenu possible pour une charte de l absentéisme Fournir à un établissement un accompagnement dans une démarche autonome (ou non) de diagnostic de son absentéisme. Le support suggérerait une «check- list» des points sur lesquels il est a priori pertinent de faire porter l analyse. Conviendrait à un établissement vierge de toute intervention sur l absentéisme. L6 Fiches pratiques et dispositifs de pilotage Description de pratiques et dispositifs de pilotage innovants pour contribuer à façonner un environnement propice à la réduction de l absentéisme Travail de réflexion sur un éventuel support informatique (une web application peut être suggérée) Proposition d un cadre présidant à une réforme des pratiques de management dans un établissement (convient par exemple dans des contextes où les pratiques et dispositifs de management sont hétérogènes) L7 Supports de formation sur l absentéisme Mises en situation (jeux de rôles) proposées dans le cadre de Exemple 1 : une fiche décrivant la mise en place dans l établissement d un acteur «ingénieur de l organisation» intervenant sur les problématiques de conception de l organisation du travail) Exemple 2 : une fiche décrivant les principes du management intégratif appliqué aux cadres de santé Les situations amènent les participants à travailler sur une compréhension des Page 3 sur 5
formation sur le thème de la gestion de l absentéisme. éléments qui dans un contexte expliquent l absentéisme. Possible d imaginer des cycles de formation à destination des cadres de santé et / ou DRH des établissements, peut- être également d autres acteurs (cadres d organismes intervenant dans le secteur hospitalier type ARS, par médecins du travail, etc.). Supports pour une formation portant spécifiquement sur les outils de gestion pour l évaluation et le pilotage managérial de l absentéisme : les indicateurs de mesure du phénomène, les tableaux de bord, etc. par exemple. Ces supports de formation peuvent servir à former des référents institutionnels (ARS ou FNP par exemple) sur des problématiques de GRH. Vise une appropriation des indicateurs d absentéisme tels que préconisés par PHARES et CLARTE. Vise également une montée en compétence des cadres de santé et des DRH sur le thème «comment utiliser des outils de gestion dans une logique de pilotage RH?». Tableau 1: Description et objectifs des livrables proposés Ces supports de formation peuvent servir à former des référents institutionnels (ARS ou FNP par exemple) sur des problématiques de mise en œuvre d indicateurs RH (d absentéisme) et plus généralement d outils d aide au diagnostic de l absentéisme. Si une grande partie de ces livrables s adresse plutôt aux établissements de santé, il convient de ne pas fermer le périmètre de leur utilisation. Il peut être imaginé, par exemple, que certains des outils ou documents puissent être utilisés par une cellule RH d accompagnement des établissements. Accès aux livrables et pistes complémentaires à envisager Pour que ces fiches, documents et outils puissent être concrètement utiles aux établissements, la question de la diffusion et de l accès aux produits de la recherche est fondamentale. A cet égard, le travail à réaliser sur les livrables fera apparaître des besoins complémentaires et / ou des idées nouvelles qui nécessiteront probablement que des actions en dehors du champ de compétences des chercheurs du projet PHARES, soient entreprises. Nous pensons par exemple à : La mise en place d un site et / ou application web permettant l accès en ligne à l outil d aide au diagnostic, la consultation des fiches, l accès aux résultats du projet PHARES, La mise en place à partir ou à côté de l application web d un outil (type blog) de partage d expérience, Page 4 sur 5
L appel à des compétences en communication, infographie, pour la conception, par exemple, de plaquettes ou fiches. D autres actions complémentaires, plus dans le champ des chercheurs du projet PHARES ou des partenaires- financeurs de l étude pourraient être identifiées : par exemple, la mise en relation avec des instituts de formation des cadres de santé pour évoquer le contenu des programmes de formation proposés dans le cadre des livrables de PHARES ; la mise en lien avec les outils de gestion prévisionnelle des métiers et compétences (GPMC) (l une des fiches pratiques et dispositifs de pilotage concernera la gestion de l absentéisme par les compétences). Calendrier prévisionnel et déroulement de la phase finale Avril 2012 à Août 2012 : Phase de capitalisation du projet PHARES (parallèlement : poursuite et fin de l accompagnement des établissements pour la mise en place et le suivi des expérimentations), dont : - Début avril 2012 : proposition d une note de cadrage sur la production des livrables - Avril à juin 2012 : poursuite du travail d accompagnement et synthèse des enseignements du projet PHARES - Juin- juillet 2012 : Travail sur l aide au diagnostic de l absentéisme - Juin- aôut 2012 : rédaction d un cahier de spécifications décrivant la forme des livrables finaux Début septembre 2012 : stabilisation des maquettes finales des livrables Fin septembre 2012 : Réunion de présentation sous leur forme finale des différents livrables (à l état de maquette pour certains livrables demandant par exemple des temps de développement informatique important). Le périmètre et la forme de cette présentation restent à définir. Page 5 sur 5