GUIDE D'INSCRIPTION EN LIGNE JOURNÉES EUROPÉENNES DU PATRIMOINE 2012
ACCEDER A SA FICHE D'INSCRIPTION EN LIGNE Les étapes suivantes expliquent la procédure qu un propriétaire ou une structure participante devra suivre pour accéder à sa fiche d inscription. Le propriétaire doit copier-coller le lien URL envoyé par la DRAC dans la barre d adresse du navigateur Internet. SEULS LES PROPRIÉTAIRES AYANT DEMANDÉ UNE FICHE D'INSCRIPTION VIERGE SONT CONCERNES PAR L'ENCART SUIVANT Il sera alors obligatoire que le propriétaire s identifie en renseignant au minimum le champ courriel et le nom et en entrant un captcha destiné à filtrer les éventuels spams. Attention : il est inutile de respecter la casse (minuscules et majuscules) lors de la saisie du captcha. Il cliquera sur Continuer pour arriver sur le formulaire d inscription vierge. Le propriétaire arrive sur le formulaire d inscription, sur lequel il renseigne les champs relatifs au lieu de l événement, à l offre et au contact avant de l enregistrer en cliquant tout en bas du formulaire sur Enregistrer les modifications. Le formulaire d inscription a été conçu de manière à permettre une saisie intuitive et simple qui ne nécessite pas d explication complémentaire. La partie suivante de ce petit guide d'inscription en ligne vous informe néanmoins étape par étape sur la saisie d une fiche d inscription. ASTUCE : Une fois que le propriétaire a rempli les informations liées au lieu de l événement, il peut sauvegarder la fiche d inscription en cliquant sur Enregistrer les modifications, tout en bas du formulaire. Grâce à cette première sauvegarde, il sera en mesure de revenir à tout moment sur sa fiche pour la compléter et/ou modifier. A cette fin, il est nécessaire que le propriétaire garde précieusement l URL qui s affiche après la première sauvegarde dans la partie supérieure de la fiche d inscription, dans «Informations générales» : «Lien externe vers cette fiche». Il est conseillé par exemple de la copier-coller dans les favoris de son navigateur Internet.
LES 6 ETAPES DE L'INSCRIPTION EN LIGNE Etape 1 : la saisie du lieu de l événement Si le propriétaire ou la structure participante a en charge plusieurs lieux mobilisés par les Journées européennes du patrimoine, il sera nécessaire de créer une fiche pour chacun des lieux qu il/elle gère. Il est obligatoire de compléter les champs accompagnés d un astérisque rouge dans la mesure où ces informations sont nécessaires au fonctionnement optimal du moteur de recherche sur le site Internet événementiel des JEP. Astuce pour la saisie de la commune : Après avoir saisi le code postal, taper les premières lettres de la commune dans le champs «Commune». Un menu déroulant apparaîtra et vous proposera le ou les noms associés au code postal. Sélectionnez votre commune en cliquant dessus. ASTUCE : Une fois que le propriétaire a rempli les informations liées au lieu de l événement, il peut sauvegarder la fiche d inscription en cliquant sur Enregistrer les modifications, tout en bas du formulaire. Grâce à cette première sauvegarde, il sera en mesure de revenir à tout moment sur sa fiche pour la compléter et/ou modifier. A cette fin, il est nécessaire que le propriétaire garde précieusement l URL qui s affiche après la première sauvegarde dans la partie supérieure de la fiche d inscription, dans «Informations générales» : «Lien externe vers cette fiche». Il est conseillé par exemple de la copier-coller dans les favoris de son navigateur Internet.
Descriptifs court et long - le descriptif court est adapté au format de petite taille exigé par la brochure. Il s agit d une synthèse des caractéristiques architecturales et/ou patrimoniales du bâtiment (nature, date, nom de l architecte, etc ). - le descriptif long du lieu est adapté aux possibilités offertes par les fiches programme disponibles sur Internet. Il peut s agir d une présentation détaillée d un bâtiment, de son architecte ou de ses occupants, de la période dans laquelle il s inscrit, de son historique. Accès handicapés moteur Labels Type(s) de lieu Etape 2 : insérer un document photo, vidéo ou sonore Cette étape n est pas obligatoire pour créer une fiche d inscription, mais fortement recommandée pour une meilleure visibilité sur le site Internet événementiel des JEP. IMPORTANT : le champ du titulaire de la cession est OBLIGATOIRE pour enregistrer et valider définitivement l insertion d un document photo, vidéo ou sonore. Il suffit de cocher la case et de remplir le champ précédant la mention «atteste d être titulaire des droits d exploitation ci-dessous précisés et cède à l Etat ( )». Sans cette confirmation, la fiche d inscription ne sera pas validée. ATTENTION : Vous ne pouvez charger qu un seul document (photo ou vidéo ou sonore) par lieu. Noter d ores et déjà que vous avez la possibilité de charger un autre document pour chaque animation qui se déroulera sur ce lieu. Etape 3 : la saisie des visites / animations Si la rubrique «Visites / animations» n est pas déroulée, cliquez sur «Ajouter un événement» pour la rendre visible. Renseignez les champs vierges qui apparaissent. Au-dessus de la rubrique «Ajouter un événement» vous apercevrez éventuellement une «Liste des offres proposées» (marqué en rouge ci-dessous). Il s agit des événements de l année dernière. Il vous appartiendra de les actualiser ou supprimer.
IMPORTANT : Quand vous avez terminé la saisie de tous les événements de cette année, la «Liste des offres proposées» ne devra contenir que les événements de la nouvelle édition. Les événements périmés de l édition précédente devront impérativement être supprimés. Pour ajouter un nouvel événement sur la même fiche-lieu, vous n aurez qu à remplir une nouvelle fois la rubrique (cliquez de nouveau sur «Ajouter un événement»). Type de visite ou d animation - s il y a plusieurs animations sur un même lieu, il est indispensable d ajouter autant d événements qu il y a de types d animations : un pour la visite libre, un pour la visite guidée, un pour le concert, Horaires Accessibilité de la visite Thématiques de l événement IMPORTANT : cliquer sur «Enregistrer les modifications» au bas du formulaire pour valider. L événement apparaîtra dans la «Liste des offres proposées». En cliquant sur «Visualiser», vous pourrez revenir ultérieurement sur cette offre événementielle pour la modifier. Etape 4 : Contact / matériel de communication / propriétaire Les informations saisies lors de cette étape ne seront pas reportées sur le site Internet événementiel des Journées européennes du patrimoine. Néanmoins, elles sont capitales pour une bonne communication entre les DRAC et les propriétaires/contacts référents en ce qui concerne l acheminement du matériel de communication (affiches, bandeaux, etc.). Contact
Matériel Remplissez la quantité de matériel souhaité dans le champ libre. Propriétaire Cette sous-rubrique, qui n est pas obligatoire, doit être saisie UNIQUEMENT si le propriétaire n est pas déjà le contact référent pour le site concerné. Etape 5 : la cession des informations La fiche d inscription ne sera pas validée si la cession des informations n est pas cochée et signée. Il vous suffit de cocher la case et de renseigner le nom du propriétaire ou du référent dans le champ précédant la mention «autorise la cession à des tiers des informations contenues dans ce formulaire ( )». Etape 6 : la validation finale Le bouton «Enregistrer les modifications» enregistre les données saisies sur une fiche vierge ou les modifications apportées à une fiche préremplie. En cliquant sur ce bouton, le propriétaire validera sa fiche et verra apparaître dans sa partie supérieure la confirmation suivante, de couleur verte : «Fiche d inscription La création a réussi» ou «Fiche d'inscription : la mise à jour est effectuée». Cela signifie que : L'INSCRIPTION EST REUSSIE La DRAC a accès directement en ligne à cette fiche d'inscription. Aucune action supplémentaire de la part du propriétaire n'est nécessaire. Aucune fiche n'a besoin d'être envoyée par mail ou courrier à la DRAC. La DRAC confirmera par mail aux propriétaires que leur inscription est bien réalisée dans un délai de 15 jours.