SIMPLIFICATION Simplifier les procédures, les outils, les modèles Simplifier? «CQQCOQP» Comment? Quoi? Qui? Et avec qui? Combien? Où? Quand? Pourquoi? 2 1
Comment? En analysant les procédures, les documents, les modèles pouvant poser problème En examinant ce qui pourrait être systématisé ti é & en partie automatisé ti En communiquant plus efficacement En examinant ce qui pourrait être simplifié dans nos activités, nos rapports, nos communications 3 Quoi? Les procédures Per diems des partenaires Mise en route et gestion des missions Gestion du personnel (paye, congés, CD ) Contrôle des fournisseurs (CA, entêtes, IFU ) Les outils OMs, Fiches de payes congés, Rapports Les attitudes Les méthodes et modèles 4 2
Qui? Avec qui? Les membres du groupe «simplification» Avec les volontaires et ceux qui ont des éléments à apporter En tenant compte des réactions diverses vis-à-vis des divers sujets à discuter Avec vous tous ce matin 5 Combien? Où? Quand? Tant que faire se pourra il faudra simplifier ET professionaliser En fonction du temps disponible car simplifier prend du temps Simplifier à la RR & dans les projets Maintenant ou dès que possible!!! 6 3
Prise en charge partenaires Possibilité de financer les hébergements de missions de partenaires par forfait Suppression des obligations de présenter des factures d hôtels Simplification des procédures Facilitation des relations avec nos partenaires 7 CR réunion et Rap. Missions Simplification et systématisation : On sait où est ce que l on cherche On n a plus à lire l intégralité d un compte rendu pour savoir de quoi cela parle On va à l essentiel Vers un modèle intégré dans un module informatisé d aide à la rédaction : Pour garder un historique centralisé Pour effectuer des recherches sur des mots clés Pour disposer de recherches multi critères 8 4
Gestion Ressources humaines Simplification d une activité récurrente La simplicité d une paye en quelques clics Un planning de congés en quelques importations Des cercles de développement sauvegardés et accessibles facilement Des historiques professionnels accessibles à tout moment Des fiches de personnel au même format 9 Gestion des missions Un OM en quelques clics Un planning des missions sous les yeux Simplification des validations par code numérique d autorisation (à développer) Des OM rapides avec états financiers préconditionnés é Un rapportage automatique des missions effectuées Une base de données = accès à l historique des missions effectuées des rapports de missions 10 5
Gestion des fournisseurs Simplification du suivi des fournisseurs Obligation d IFU ou de Reg Com Suivi du chiffre d affaire / fournisseur Contrôle des entêtes permettant : De réduire les risques de fraudes D effectuer des contrôles avant paiement Recherche de fournisseurs par produit Un système partagé entre projets qui s enrichit des travaux de chacun 11 Analyse comptable simplifiée Simplification des bilans en totaux et moyennes Par ligne budgétaire ou par code comptable Par année, trimestre ou mois Simplification de l analyse des résultats du projet par édition automatique de graphes Importation simple des données de FIT Paramétrages suivant projet et pays Importation de nouveaux budgets & données 12 6
Gestion du bureau d ordre Simplification de l accès aux documents Simplification du partage des documents Base de données des courriers scannés + mails entrants et sortants Classement des documents scannés Respect du file index de la CTB A développer : Intégration des textes dans une base de données Recherche full text (type google) dans cette base de données 13 Outil de création d aides mémoires Simplification de la conception des aides mémoires de missions qui sont remis aux partenaires Offrant : Cadre strict connu et systématique qui permet d aller à l essentiel Classement des problèmes rencontrés et des solutions proposées par familles et types Recherches possibles dans le temps et l espace (quand et où ont été rencontrés ces problèmes?) Historique des problèmes et solutions permettant de mesurer les progrès effectués (qui et sur quel sujet des progrès ont-ils été mesurés?) 14 7
projets Miss GRH Fourn BuOrd AidMe Planif GestM PAPDC X X X X X En cours En cours AIMS X X X PAFIRIZ X X X FAFA AD X X X PARZ L X X X PARZ D X X PARZ N X X PARZ A A A FAFA MC A A A AIMAEP A A A 15 Travaux en cours et prévus Planification opérationnelle Gestion des marchés et accords Implantation des divers logiciels Formations sur divers logiciels Implanter les systèmes d aides Travailler sur des systèmes plus poussés de capitalisation des données de projet Intégrer la gestion comptable 16 8
Planification opérationnelle sol.1 Un tableur xls simple à renseigner Des activités clairement identifiées Un RACI renseigné Des calculs automatiques donnant les résultats de la planification Un tableau croisé dynamique affichant les dépenses par ligne budgétaire pour le trimestre (calcul automatique plan. Fin.) Mais limité à une période (trimestre) 17 Planification operationnelle sol.2 Simplifier et professionaliser la planif. Planning + complet basé sur MS Project Analyse rigoureuse des activités Planning visuel facilement modulable Possibilité de renseigner automatiq t un tableau croisé dynamique précisant les dépenses par ligne budgétaire et par période (Année,Trim.,Mois,Semaine) Possibilité de modifier, corriger à volonté 18 9
Planification operationnelle sol.3 Professionalisation + Simplification Gestion interactive des activités du projet Rappel des RDV, urgences et retards Facilitation du suivi des charges pour se consacrer aux suivi des activités Préformatage des rapports planif. oper. / Q RACI, FileInd, budg, processus CTB & pays Calculs d efficience par activité, responsable, composante, projet, pays 19 Gestion des marchés et accords Simplification du suivi des engagements Base de données des marchés et accords Imposant respect de procédures adaptées Mobilisant les docts types adaptés / proc. Rapportage intégré (tab. March. & Acc.) Paramétrage complet suivant pays, projet Avec gestion du planning des consultations et négociations Paramétrage «pays» avec procédures nat. & CTB 20 10
Pourquoi tout cela? Pour gagner du temps de conception En réduisant le temps administratif En simplifiant les tâches répétitives En disposant de systemes d aide à la réalisation Pour gagner en capitalisation En mémorisant dans des bases de données En systématisant les procédures Pour valoriser notre cœur de métier : le développement!!! 21 Pourquoi tout cela? Pour Simplifier l analyse et le suivi de nos activités Mieux planifier et réaliser Mieux estimer les risques et donc pouvoir les réduire Plus professionaliser nos actions Prendre les bonnes décisions au bon moment! 22 11
Questions et discussions Souhaitons feedback Et discussions Sur la méthode Sur les outils Sur les propositions Sur d autres propositions de travail 23 12