ErnestoCaira Etuded undispositifd archivage électroniquedesdossiers Etudedemarchéetpropositionsd applicationd unenouveleforme d archivage,notammentdesdossiersétudiantsàlahep.ceteanalyse tientcompteduprojetgedainsiquedecertainsaspectsstratégiques TravaildeMaturitéProfessionneleCommerciale UnitéQualité HauteEcolePédagogique Année2008-2009 SouslaresponsabilitédeMessieurs PhilippeR.Rovero,Jan-OlofStrinningetClaudePiloud
- Stage de Maturité Professionnelle Commerciale - Institution : HEP Vaud Unité Qualité Avenue de Cour 33 1014 Lausanne email : qualité@hepl.ch Etablissement de formation : Gymnase de Burier Route de Chailly 1814 La Tour-de Peilz Répondant : Monsieur Claude Pilloud Période du stage : 7 septembre 2008 au 2 juillet 2009 Défense orale : 28 mai 2009 Dossier finalisé en mai 2009
Remerciements Mes remerciements vont à : Monsieur Phililppe R. Rovero pour son soutien et sa précieuse relecture Monsieur Jan-Olof Strinning pour son étroite collaboration et son aide tout au long du travail. Mesdames Rosita Caira et Priscille Stauffer pour leur consciencieuse relecture. Monsieur François Zürcher, Madame Jeannette Frey, Monsieur Philippe Schmid et Monsieur André-Daniel Freiburghaus pour leur entertiens.
Table des Matières 1 INTRODUCTION...6 2 ELEMENTS THEORIQUES...7 "#$ %&'()*+,-&'./*01&23(,)&'###########################################################################################################################4 2.1.1 Définition...7 2.1.2 L archivistique...7 2.1.3 La théorie des trois âges...7 2.1.4 La place des archives dans une entreprise...8 2.1.5 Conservation à long terme...8 "#" ()*+,-(5&&%&*3)/2,60& ##################################################################################################################################7 2.2.1 La numérisation d un document...9 2.2.2 Optical Character Recognition (OCR)...10 2.2.3 Fichiers d'archive en informatique...10 "#8 )&*/11(2.(3,/2'&32/3,/2'%&5(%&''0)%&'()*+,-&'&%&*3)/2,60&' ###################################$$ 2.3.1 Le coffre-fort électronique communiquant...12 2.3.2 Lois sur la protection des données...12 2.3.3 Autres aspects légaux...13 2.3.4 Norme pdf/a...14 2.3.5 Les restrictions d un pdf/a...14 2.3.6 Les variantes...14 2.3.7 Limites de la norme ISO...15 2.3.8 Générer un fichier au format PDF/A-1...15 3 PROJET DE NUMERISATION DES DOSSIERS ETUDIANTS...15 8#$ 9)&'&23(3,/2.&'./'',&)'.:&30.,(23'##################################################################################################$; 3.1.1 But...15 3.1.2 Perspectives d avenir...16 3.1.3 Présentation des dossiers étudiants...16 3.1.4 Contenu d un dossier d étudiant...16 3.1.5 Documents à choisir pour l archivage électronique...16 8#" 9)/*&.0)&.&201&),'(3,/2 ########################################################################################################################$4 3.2.1 Sélection des documents du dossier...17 3.2.2 Difficultés de numérisation...17 3.2.3 Tests et temps nécessaires à la numérisation...18 3.2.4 Fonctionnalités de la machine : Canon IRC 2880i...20 8#8 3)(,3&1&23'0)1(* #######################################################################################################################################"" 3.3.1 Création d un pdf...22 3.3.2 Choix du logiciel et du format...23 3.3.3 Autres essais (logiciels de lecture)...24 3.3.4 Compatibilité des logiciels...25 8#<.,-&)'&''/%03,/2'.:,23&5)(3,/2#############################################################################################################"= 3.4.1 Présentations IS Academia (ISA)...26 3.4.2 Intégration des numérisations dans ISA...27 3.4.3 Base de donnée HEPi...27 3.4.4 Intégration des numérisations sur HEPi...28 3.4.5 Le système de fichiers au sein de la HEP...29 3.4.6 Intégration des numérisations dans le serveur...29
3.4.7 Classement GED...30 3.4.8 Tableau récapitulatif...31 8#; &30.&.&1()*+&>9)/9/',3,/2'.&9)&'3(3,/2'#################################################################################8$ 3.5.1 RR Donnelley...31 3.5.2 Archives&Plus...33 3.5.3 Utilisation des ressources de la HEP...34 3.5.4 Tableau récapitulatif...34 4 CONCLUSION...36 BIBLIOGRAPHIE...38 ANNEXES
1 Introduction Depuis fort longtemps déjà, les gens ont commencé à garder, à accumuler des documents, des objets dont ils n avaient plus besoin. Que ce soit par manque de temps, par paresse ou encore à cause d une valeur sentimentale, ces divers objets ont commencé à s accumuler dans les coins et les recoins des caves, des habitations Au fil du temps, l accumulation fait que l on ne peut pas rester sans rien faire. En effet, vient forcement un moment où il faut trier ces choses que l on a trop longtemps gardées. Eliminer, trier, répertorier, des activités qui nous permettent de libérer l espace perdu mais qui dans le fond, nous font perdre un patrimoine. L histoire se construit avec les témoignages des uns, les expériences des autres, mais outre ces dires, l histoire se construit surtout avec ces objets et les documents que nous gardons. Ce sont des documents concrets et physiques qui apportent une connaissance des évènements passés. Plus récemment, la loi oblige les personnes à garder les documents administratifs pendant dix ans, période pendant laquelle ces documents sont susceptibles d être encore utilisés. La notion d archivage est donc peu à peu devenue une habitude chez les gens. Au sein de la Haute école pédagogique du Canton de Vaud (HEP), tous les documents administratifs de valeur sont conservés, comme la loi l indique, dix ans. Etant une institution, il y a bien entendu des dossiers contenant des informations sur les étudiants qui y ont été formés. Tous ces dossiers représentent le patrimoine, l histoire de l institution. C est à travers eux que nous pourrons par la suite retracer l évolution de la HEP, l évolution de ses méthodes et usages, du parcours de ses étudiants. Ces dossiers étant actuellement archivés dans des locaux aménagés en conséquence, ils ne seront que mieux conservés si nous pouvons trouver un moyen de prolonger leur durée du vie, protéger leur contenu d éventuels accidents. La numérisation des archives permet de garder une trace informatique des documents et aide lors de leur recherche, en constituant une base de donnée qui référence. On peut dire en quelque sorte que c est un prolongement de la vie d une archive. Trouver des manières de conserver et de pérenniser les documents ne peut être qu une bonne chose, cependant, c est une tâche qui demande de nombreux moyens et ressources. C est pourquoi dans ce travail nous allons voir comment introduire une procédure de numérisation, proposer des solutions d intégration et étudier si la démarche est utile à l institution. Ernesto Caira =
2 Eléments théoriques 2.1 Les archives documentaires 2.1.1 Définition Le terme «archive» a plusieurs sens : Tous les documents que l on crée au cours de son activité professionnelle et que l on conserve afin de s y référer ultérieurement ou a des fins légales. Les services ou institutions qui conservent les documents, qui les gèrent et les communiquent. (Dans le cadre de la HEP Vaud, les Archives Cantonales Vaudoises). Les locaux où ces documents sont conservés. En plus d'être des moyens de prouver et de garantir des droits, ces documents sont une sources essentielle pour les historiens ou pour quiconque qui veut se référer au passé. Dans la perspective de favoriser la recherche historique, les États ont progressivement organisé des services d'archives ouverts au public et fait obligation à leurs administrations de verser à ces services les documents reçus ou produits par elles une fois échue leur durée d'utilité administrative. 2.1.2 L archivistique La discipline regroupant la gestion, la communication, l information et toutes ses sciences liées est appellée archivistique. Les archivistes travaillent avec deux principaux concepts : Le principe du respect des fonds, qui impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien organique avec l'entité qui les a produits. La théorie des trois âges. 2.1.3 La théorie des trois âges 1 En archivistique, on peut dire que le cycle de vie du document est divisé en trois périodes : courante, intermédiaire et définitive (1 er, 2 e et 3 e âge). Les archives courantes regroupent tous les documents qui sont encore nécessaires à l'activité des services qui les ont produits, ou documents auxquels ils sont encore liés. On les exploite pour le traitement des affaires courantes. 1 Inspiré par http://fr.wikipedia.org/wiki/archives#la_th.c3.a9orie_des_trois_.c3.a2ges Ernesto Caira 4
Les archives intermédiaires sont des documents que l on utilise plus mais qu il faut garder pour des raisons administratives ou juridiques. Une fois la durée légale terminée, un tri est effectué sur ces archives. Elles sont donc ensuite soit éliminées, soit déposées aux archives cantonales. Les archives définitives ne sont plus conservées pour des raisons administratives, mais pour des raisons historiques, de patrimoine. Elles sont conservées par des services compétants et sont à durée, en principe, illimitée. 2.1.4 La place des archives dans une entreprise Comme dans tout le secteur privé, les entreprises sont tenues de conserver leurs documents, pour des raisons légales pour une durée plus ou moins longue selon la nature du document. Les entreprises ont tendance à voir les archives comme un devoir et ne prêtent pas toujours attention au patrimoine qu elles contiennent. Les entreprises les conservent généralement aussi longtemps que la loi l oblige, avant de les éliminer. Leur gestion est confiée à l un des services internes les plus aptes à les gérer, à renseigner et à assurer leur traçabilité (généralement en utilisant un système de cotes et/ou de codes barres). 2.1.5 Conservation à long terme Il est très rare qu une entreprise se donne les moyens de gérer et de conserver ellemême ses archives définitives. Seules quelques très grandes entreprises ainsi que quelques banques le font. En effet, la plupart des entreprises ne gardent dans leurs bureaux que les archives qu elles sont tenues de garder, car les archives définitives prennent rapidement énormément de place. Généralement, ces archives sont déposées au service d archives cantonales. Dans le canton de Vaud, les archives définitives sont déposées, après tri, aux Archives Cantonales Vaudoises (ACV). Il est de plus en plus fréquent que des services d archives publics conservent les archives d entreprises privées. En effet, elles sont porteuses d une grande part d information sur les évolutions économiques d une région ou d un pays. En Suisse, l'association des archivistes suisses (AAS) et les Archives économiques suisses à Bâle (SWA) ont formé un groupe de travail commun pour mettre en ligne les ressources existantes en matière d'archives d'entreprises (projet archeco). Ces ressources peuvent ensuite être consultées sur le site Internet de programme (http//www.archeco.info), et les résultats obtenus indiquent toutes les informations sur le contenu de la recherche. Ernesto Caira?
2.2 Archivage électronique L archivage de contenus éléctroniques regroupe l ensemble des actions et des outils utilisés afin de réunir, de classer et de gérer des contenus électroniques pour pouvoir par la suite les consulter, les rendre plus accessibles ou simplement de les conserver à titre de preuve ou à titre informatif. Le contenu d un document numérisé est considéré comme le document original duquel il provient et ne peut donc pas être modifié (possibilité de blocage du pdf/a, une extention du fichier pdf). La conservation d un document électronique se fait généralement dans un soucis de garde de moyen à long terme. Elle regroupe tous les moyens utilisées afin de stocker, protéger, sécuriser, informer, transférer, voir de détruire un document archivé. Ces documents peuvent être détruits au même moment que leurs originaux. Toutefois, ils peuvent aussi être gardés, si les moyens de stockages le permettent. L archivage électronique peut être séparé en deux parties bien distinctes : le stockage : est l ensemble des actions qui permettent de transformer une archive physique en numérique pour pouvoir ensuite l intégrer dans un programme de gestion. la sauvegarde de ces fichiers (ou de tout l outil de gestion) : regroupe toutes les actions effectuées afin de sauvegarder, copier sur d autres supports ces archives, afin de ne pas perdre leur contenu en cas de panne de service ou de problème. Le contenu sauvegardé n est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée de la sauvegarde est choisie fonction de sa périodicité et porte le plus souvent sur du court terme du fait de la courte durée de conservation des supports actuels (CD, USB, etc.) 2.2.1 La numérisation d un document La procédure de numérisation diffère selon les supports originaux sur lesquels sont disposés les documents à numériser. Dans le cas le plus simple, lorsqu il faut numériser des feuilles par exemple, un simple scanner peut suffire. Les feuilles y sont insérées unes par unes, ou alors par blocs si le scanner le permet (notamment sur les grosses photocopieuses d entreprises). Pour des cas un peu plus complexes, lorsqu un livre doit être numérisé, par exemple, la numérisation page par page deviendrait très contraignante car il faudrait à chaque fois tourner manuellement les pages du livre. Il existe donc des machines spécialisées dans la numérisation qui permettent de tourner automatiquement et relativement délicatement les pages d un livre afin de le numériser sans autre effort que celui de le mettre sur le support de la machine. Autres documents très intéressants à numériser, les documents anciens qui sont des documents très fragiles et que les machines standard risqueraient d abîmer. Ernesto Caira 7
Dans ces cas là, il y a plusieurs solutions : Il existe des machines spécialement conçues pour la numérisation des documents fragiles. Ces machines peuvent numériser un document sans avoir à l écraser sur la plaque laser. En effet, sur ces instruments, le laser se situe sur le haut de la machine et permet de «balayer» le document afin de le numériser. Certaines de ces machines comme la «copibook» par exemple, n utilisent ni les rayons infrarouges, ni les rayons ultraviolets, afin de ne pas altérer le document fragile. "##$%&'(&)*+,- *ABCDAAEF 1GHICJK L JMNOPCQKP RMC MSCTCQKTGBIASAUPGBICKBAMPHGBSMPKPT:CNGUK# " 2.2.2 Optical Character Recognition (OCR) La reconnaissance optique des caractères, est le traitement qui permet aux textes venant de feuilles numérisées, d être converties en fichier texte utilisable. En effet, lorsqu un texte est numérisé avec un scanner conventionnel, le fichier qui en résulte n est qu une simple image qui ne s avère que très peu utile si des modifications doivent être apportées au document. L OCR facilite le traitement post numérisation en permettant aux programmes de traitement de texte de reconnaître le fichier. 2.2.3 Fichiers d'archive en informatique Ce terme est utilisé en informatique pour la réunion en un seul fichier de nombreux autres fichiers. Ce fichier d'archive se prête à la mise à jour, au stockage ou au transfert par réseau. L'archivage peut être simple (format tar, par exemple) ou bien combiné avec du compactage (.tar.gz, tar.bz2, zip,.rar,.ace, etc.). Actuellement, la société Adobe Systems Inc. a créé une extension spéciale pour les archives, qui contient plus d options pour la protection, la sauvegarde et surtout la compatibilité future des archives électroniques. 2 Source : http://www.i2s-digibook.com/upload/produits/modeles/prod_copibook_rgb.jpg Ernesto Caira $@
Pour une archive informatique de longue durée, il est important de s'assurer autant que possible de l'indépendance de l'information par rapport à son format : par exemple pour des données archivées pour 20 ans, il est préférable de stocker l'information sous forme de texte (ex :.txt), plutôt que dans un format natif (ex :.cwk) pour lequel le programme associé risque de ne plus être disponible, ou dont le système d'exploitation ne sera plus opérationnel. 2.3 Recommandations et notions légales sur les archives électroniques Comme tout document papier, les document et contenus électroniques peuvent s archiver et se doivent, conformément à la loi, de répondre à certains critères et recommandations. Contrairement à certains pays comme la France ou le Québec, la Suisse n est pas très précise quant aux lois sur l archivage et l archivage électronique, des propos d ailleurs confirmés par Monsieur François Zürcher, Juriste au DFJC 3. Les archives électroniques sont généralement soumis aux mêmes règles et délais de conservation. Cependant, l ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de compte met à disposition quelques recommandations concernant la conservation des documents électroniques : Les personnes non autorisées ne doivent pas pouvoir avoir accès aux informations archivées. Tous les accès et les consultations doivent être conservés. Chaque modification sur un document se doit d être indiquée. Un inventaire des documents archivés doit être tenu. Un accès rapide aux données doit être possible. Les supports modifiables, comme les CD-Roms réinscriptibles, clés usb, etc. sont autorisés si la procédure utilisée permet de préserver l intégrité des documents. La date de création doit être prouvée sans possibilité de falsification. Lors d un changement de système ou d un déplacement par exemple, les informations doivent rester intactes. Tous les journaux de bords doivent être conservés. Etant donné que les lois et les aspects légaux de l archivage évoluent très rapidement, il est difficile de toujours adapter tous les documents aux normes en 3 Département Fédéral de la Jeunesse et de la Culture Ernesto Caira $$
vigueur. C est pourquoi un outil spécialement conçu à cet effet a vu le jour : le coffrefort électronique communiquant. 2.3.1 Le coffre-fort électronique communiquant Le coffre-fort électronique a été crée afin d avoir une solution qui permette de toujours être en accord avec les normes d archivage du moment. C est outil est, plus concrètement, un logiciel qui permet de répondre au exigences concernant la protection des données, la traçabilité des données confidentielles et légales. En couplage avec un serveur de preuves, il est possible d ajouter aux documents que contient le coffre, une marque logicielle à valeur certifiée, afin que ces documents électroniques puissent être utilisés au même titre que leurs originaux. Cet outil est relativement pratique car il contient tous les outils pour respecter les recommandations citées précédemment. Il permet en effet d authentifier un document, d y insérer des empreintes, d indiquer la date de création sans possibilité de modifications (horodatage). Il est aussi possible de sceller un document ainsi que de le journaliser afin d effectuer des inventaires. De plus, cet outil est conforme à l article 957 426 du Code des Obligations. "##$%&'(&)*+.-'HIONGVKBPOQKJSGSCAJVKTGBPAHOVMPKVKNCQKKJHAWWPKXWAPS < 2.3.2 Lois sur la protection des données 4 Source : voir annexes, Newsletter proposée par Swisco.ch Ernesto Caira $"
Lorsque des informations personnelles et/ou confidentielles figurent sur des documents numérisés, il faut toujours faire en sort qu elles ne soient pas divulguées à tout va. Les dossiers d étudiants de la HEP, par exemple, contiennent des les informations personnelles de chaque élève, qui sont normalement utilisable uniquement par le bureau des étudiants et celui des admissions. Lorsque des documents sont numérisés, il faut que les restrictions d accès soient identiques pour les dossiers physiques ainsi que pour leurs copies numériques, comme l indique l Art.1, al 2 de l Ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données : «La demande d accès et la communication des renseignement demandés peuvent être faites par voie électronique, pour autant que des mesures adéquates soient prises afin : d assurer l identification de la personne concernée ;et de protéger les données de la personne concernée de tout accès de tiers non autorisés lors de la communications des renseignements» Art.1, Al 2» 5 L Ordonnance indique aussi qu il est nécessaire de tenir un journal des utilisations et des modifications des documents électroniques, ainsi que d écrire un règlement qui décrive toute la procédure : «Le maître du fichier journalise les traitements automatisés de données personnelles sensibles ou de profils de la personnalité lorsque les mesures précentives ne suffisent pas à garantir la protection des données [ ] Art. 10, al.1 1 ère et 2 ème phase (OLPD)» «Le maître d un fichier automatisé soumis à enregistrement [ ] élabore un règlement de traitement décrivant en particulier l organisation interne et les procédures de traitement et de contrôle des données [ ] Art.11» 2.3.3 Autres aspects légaux Lors de l entretien avec Madame Jeannette Frey de la Bibliothèque Universitaire de Lausanne, il a été expliqué que lors de ses numérisations, la bibliothèque devait faire particulièrement attention aux droits d auteurs des documents qu elle mettait à disposition sur internet ainsi qu aux droits des personnes afin de respecter leurs informations personnelles. Dans l institution et dans le cadre de ce projet, ces deux éléments ne sont pas un préoccupation première, car la HEP dispose en effet le droit de garder les informations sur ses étudiants (confidentielles, bien entendu). Du moment que leurs numérisations ne sont accessibles que par les collaborateurs qui ont accès au dossiers physiques, ces droits sont toujours les mêmes. 5 Source : Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (extrait en annexe) Ernesto Caira $8
2.3.4 Norme pdf/a Le Portable Document Format, ou PDF, est un format propriétaire documenté. Ce format a été mis au point par la société Adobe Systems. Il s est répendu, de plus en plus depuis sa création, au point d être le plus utilisé pour les transferts de documents inter-entreprises. L extention pdf/a-1 a été publiée par l'iso 6 et est utilisée par les organismes de normalisation du monde entier afin que la fiabilité et la sécurité des documents soient garantis. L utilisation massive du domaine public et privé a beaucoup aidé à ce processus. L un des principaux avantages de ce format est que les fichiers au format pdf sont fidèles aux documents originaux desquels ils proviennent: Toutes les informations et tout sont contenu, que ce soient les polices, les images et textes, tailles de carractères, etc. sont conservés, quel que soit le programme utilisé pour créer le fichier. En effet, pdf/a-1 optimise ce qui est déjà relativement évolué chez un pdf standard, à savoir l indépendance d un fichier par rapport au programme utilisé. La norme ISO 19005 contient également le document «PDF reference manual», qui a lui seul comprend presque 1000 pages. L extension pdf/a n évolue pas en même temps que les versions standard de pdf, elle est jusqu à aujourd hui basée sur le format pdf v1.4. 2.3.5 Les restrictions d un pdf/a Cette extension du format pdf comporte toutefois certaines contraintes qui permettent d optimiser sa conservation : La non inclusion d objet dynamique de type audiogramme ou vidéogramme, L interdiction du lancement de code script ou de fichiers exécutables, L inclusion de toutes les polices de caractères et leur utilisation sans contrainte légale et d affichage, La palette des couleurs utilisée doit être spécifiée de manière indépendante, L interdiction du chiffrement et de la sécurité, L utilisation de méta-données standard est obligatoire. 2.3.6 Les variantes Il y a deux variantes de pdf/aa-1: Pdf/a-1a représente la forme complète de la norme ISO, avec toutes les propriétés. Ce format garde les polices d origine et les stocke dans les propriétés du fichier afin de les afficher au mieux par la suite. 6 Iso :» International Standard organisation. Organisation visant à définir des référentiels d'audit du système qualité.» http://www.agrojob.com/dictionnaire/definition-iso-3462.html Ernesto Caira $<
Pdf/a-1b représente une forme allégée de la norme ISO. Cette version préserve la lisibilité du document et sa bonne présentation à l'affichage et à l'impression. Cependant, elle ne conserve pas les polices de caractères. 2.3.7 Limites de la norme ISO La norme ISO 19005 n'indique pas comment sécuriser le document, ni comment le sauvegarder sur un support physique. La norme ne mentionne pas non plus la valeur juridique à terme d un tel document. Etant donné que le format pdf/a est une sorte d extension du format de base, un tel document aura la même extension de format qu un pdf de base, c est à dire : «.pdf». 2.3.8 Générer un fichier au format PDF/A-1 Il existe plusieurs produits qui permettent de générer des fichiers au format PDF/A-1. La suite bureautique OpenOffice.Org permet de le faire depuis la version 2.4 qui a été publiée en mars 2008. Il y a aussi des outils sous licences qui permettent de contrôler voire de réparer les fichiers. Offrant les mêmes fonctions, la suite de Microsoft Office 7 est toutefois payante. Etant donné qu Adobe Systems offre les outils de développement de ses programmes, de plus en plus de programmes gratuits voient le jour et permettent de créer des fichiers au format pdf/a. Le plus efficace et complet est tout de même le logiciel Adobe Acrobat Pro d Adobe System car le format pdf/a a été avant tout créé pour ce logiciel. 3 Projet de numérisation des dossiers étudiants 3.1 Présentation des dossiers d étudiants 3.1.1 But Le but de l insertion d une numérisation des dossiers serait de faciliter l accès au personnel administratif qui les utilise souvent, que se soit des dossiers clos ou non. Eviter les déplacements inutiles et les pertes de temps lors de recherches de documents. En outre, le fait de disposer des dossiers numérisés prolongera quelque peu la durée de vie des documents originaux et serait une sécurité en cas d accidents ou de destruction de ces dossiers. 7 Offre des logiciels utilisables tous les jours pour le travail et loisirs. http://office.microsoft.com/fr-fr/default.aspx Ernesto Caira $;
3.1.2 Perspectives d avenir Ce travail est un début d approche de la mise en place d une numérisations des archives de la HEP. Il serait donc intéressant de pouvoir numériser les documents, en particuliers les dossiers d étudiants car ce sont ceux qui occupent le volume le plus important et qui devraient rester dans l institution le plus longtemps. Le projet pourrait s étendre à tous les archives mais cela demanderait beaucoup de travail, pas nécessaire pour le moment. 3.1.3 Présentation des dossiers étudiants Comme dans chaque école ou institution de formation (gymnases, universités, etc.), les dossiers d étudiants de la HEP regroupent un certain nombre de documents que le bureau des étudiants accumule au fil de leurs études. Ces documents servent à avoir une vue sur le parcours de l étudiant et les informations à son sujet. Il est ensuite conservé pour garder une trace du passage de chaque étudiant dans l institution. 3.1.4 Contenu d un dossier d étudiant Lorsqu un dossier d étudiant est ouvert, il contient généralement le dossier d admission de l étudiant, c est-à-dire, un CV, un casier judiciaire, des attestations, des titres et des diplômes nécessaires à l admission. Au cours du 1 er semestre, des documents tels que : les certifications de fin de semestre, les plan d études, la validation des cours suivis s accumulent. Lorsque l étudiant a fini sa formation et que le dossier est fermé, le contenu varie selon les personnes. Les dossiers contiennent beaucoup de documents superflus qui pourraient être éliminés (bulletins de versements, correspondances, emails, etc.). 3.1.5 Documents à choisir pour l archivage électronique Les dossiers d étudiants de la HEP contiennent de nombreux documents utiles, mais aussi des documents purement informatifs, qu il n est pas utile de garder pour un archivage électronique à long terme. Le but étant de garder uniquement les documents importants à la compréhension du parcours de l étudiant, il faut procéder à un tri. (à valider par la direction) Les documents principaux à garder à long terme seraient donc : Tout le dossier d admission de l étudiant La validation de fin de semestre Le bilan de stage La validation des cours suivis Ernesto Caira $=
3.2 Procédure de numérisation Dans cette partie, toute la procédure de numérisations sera expliquée, avec un essai appliqué à certains dossiers d étudiants. 3.2.1 Sélection des documents du dossier Lors de l ouverture d un dossier d étudiant clos (l étudiant ayant terminé sa formation) on dénombre en moyenne une quarantaine de pages. Parmi celles-ci, une bonne dizaine pourrait être éliminée en raison de leur inutilité. En effet, beaucoup d impressions de mails, de photocopies se glissent dans le dossier, au cotés des documents importants. C est donc une phase propice pour les éliminer. Les documents restants ne sont pas indispensables pour la compréhension du parcours de l étudiant, cependant il est préférable de ne pas les éliminer, car même s ils ne seront pas numérisés, les informations pourraient être utiles. D après Monsieur André-Daniel Freiburghaus (collaborateur à la Direction de la formation), les quatre documents indispensables à numériser sont : Le dossier d admission : Le dossier d admission contient une page recto verso A3 avec toutes les informations sur l étudiant, une photo, ainsi que le bulletin de versement pour les frais d inscriptions. Ce dossier contient aussi toutes les attestations, diplômes, dont l élève à besoin pour être admis à la HEP. La validation de fin de semestre : Atteste que l étudiant a bien terminé son semestre et a les éléments nécessaires pour continuer au semestre suivant. La validation des cours suivis : Permet de retracer les modules et cours suivis, ainsi que l utilisation des crédits. Le bilan de stage : Bilan que l étudiant reçoit à la fin de son stage dans un collège ou un établissement scolaire. 3.2.2 Difficultés de numérisation Le fait de numériser tout un dossier d étudiant, implique qu il y a de nombreux documents et tous ne sont pas de même nature. Par exemple, la demande d admission est une page couleur sur laquelle est collée une photo, et sur laquelle un bulletin de versement est attaché à l aide d agrafes. Les difficultés de numérisation présentes uniquement sur cette première pages sont nombreuses : Premièrement, le format A3 se distinguera sûrement des autres pages habituellement au format A4, il faudra donc la numériser à part. Ensuite, la photo ainsi que le récépissé bulletin de versement présenteront des risques pour la machine si elles viennent à être insérées telles quelles à l intérieur. Ainsi, faudra-il par précaution les détacher et les recoller avec du scotch afin d éviter que les agrafes ne viennent à abimer la machine. Ernesto Caira $4
Des tests ont cependant été faits, et il a été constaté que la machine ne réagissait pas négativement lorsque des pages contenant des agrafes y étaient insérées. Cela ne veut pas dire qu il n est pas néfaste de procéder ainsi. Pour ne pas dégrader le matériel à long terme, il serait préférable de n y insérer que du papier. 3.2.3 Tests et temps nécessaires à la numérisation La nature des dossiers est identique pour tous les étudiants, cependant, c est la quantité du contenu de chaque document qui varie. C est pourquoi, une estimation précise du processus de numérisation ne peut pas être faite. Trois dossiers d étudiants ont été mis à disposition par André-Daniel Freiburghaus, afin de tester le temps de numérisation de chacun. A savoir, les immatriculations no 9874, 1641 et 1774. Les tests ont étés effectués avec une des machines relativement isolées, afin que personne ne vienne déranger les essais (cf. schéma plus bas). En sachant que les dossiers étaient «à l état brut», les durées ont été découpées comme suit : Préparation sélection : Le dossier d étudiant est trié et seuls les documents principaux cités précédemment sont gardés. Procédure qui se fait sur tous les dossiers avant d utiliser la machine. Préparation désagrafage : Etant donné que certaines feuilles sont agrafées entre elles, il faut les désassembler afin d avoir un paquet homogène de feuilles. Les feuilles sont à ce stade séparées par sortes (recto verso ou pas, etc.) et sont ensuite insérées sur le tiroir de la machine. Numérisation, envoi : Temps que la machine prend pour numériser toutes les pages d un dossier ainsi que de les envoyer par email (cf. Fonctionnalités de la machine, 3.2.4). Réassemblage : définit le temps nécessaire au réassemblage du dossier afin de le rendre tel qu il a été reçu. Traitement : temps que la machine prend pour convertir le fichier et envoyer l email. Ernesto Caira $?
No Remarque Pages 9874 1641 1774 Bulletin de versement + photo Bulletin de versement + photo Bulletin de versement Prép Sélection Prép. désagraphage 30 240 300 Num./ envoi 8 Réassemblage Traitement 145 30 30 200 180 150 80 30 15 190 150 150 60 30 "##$%&'(&)*+/-3GYTKGMPKBPOQKJSGJSTKQSKNBQVKJMNOPCQGSCAJKJQKHAJVKQ# Le tableau ci-dessus représente les temps en seconde qu il a fallut pour la procédure de numérisation des trois dossiers d étudiants. Les temps ont été répartis en plusieurs parties décrites précédemment. Ce tableau démontre que les temps ne varient pas énormément entre les différents dossiers et qu il est possible, en faisant un travail régulier, de minimiser la perte de temps lors de la numérisation. Pour finir, un essai a été fait en ne numérisant que les pages A3 en premier, ensuite toutes les autres pages en une fois, tous étudiants confondus. L utilité de cette méthode permet de n envoyer que deux email, respectivement 6 pour la méthode précédente. De plus, le temps de réassemblage des documents est minime. En revanche, le traitement à l ordinateur s avère plus long puisqu il faut séparer les fichiers pdf puis les assembler avec les autres documents correspondants. Au final, c est un gain de temps devant la machine mais une perte de temps pendant le traitement. Il a pu être constaté que les difficultés présentées précédemment sont bien présentes lors de la numérisation. En effet, les dossiers présentent tous un bulletin de versement, ainsi qu un photo. Le bulletin de versement est parfois agrafé, parfois collé avec du scotch. Dans le premier cas, il faut dégrafer le bulletin et le remplacer par du scotch afin de ne pas abîmer la machine. Il en va de même pour la façon dont sont collées les photos. En ce qui concerne les feuilles agrafées entre elles, il est évident qu il faut les détacher et libérer les feuilles avant de les insérer. "##$%&'(&)*+0-'HIONGPKBPOQKJSGJSTK BTGJVKSPGZGCTMSCTCQOTAPQVKTG JMNOPCQGSCAJ# Ce schéma ci-contre représente le plan de travail utilisé pour faire les essais de numérisation. A l aide de deux tables posées de 8 Pour cet essai, le temps de numérisation a été calculé en même temps que le réassemblage. Ernesto Caira $7
chaque coté de la machine, afin de poser et d accueillir les dossiers. La procédure de numérisation : Les dossiers sont triées et préparés sur la table de droite avant d êtres entrés dans la machine. Lors de la numérisation, une personne fait l envoi de l email et les documents sont recomposés sur la table de gauche. Vient ensuite le travail sur ordinateur où il faut assembler les pdf, les protéger en format pdf/a, et les insérer dans la base de données choisie. L idéal pour ce travail de numérisation serait de disposer d une salle réservée à cette tâche, afin qu aucun employé ne puisse ralentir le travail en utilisant la machine. Afin d optimiser le temps de numérisation et les ressources, il serait idéal d avoir un ou deux collaborateurs affectés à cette tâche, en tout cas pour le temps que tous les dossiers actuels soient numérisés. 3.2.4 Fonctionnalités de la machine : Canon IRC 2880i 9 Le type de machine dont dispose la Haute école pédagogique, fait partie de la gamme que propose Canon aux entreprises. Elle dispose d un copieur, d un scanner ainsi que d une fonction d envoi d emails. Couplée avec la fonction scanner, c est cette partie qui sera utile pour la numérisation des dossiers d étudiants. Il est en effet possible de scanner un document pour ensuite l envoyer directement sur une adresse email. L opération, est relativement facile et rapide, si l on exclu le temps de numérisation d un dossier étudiant. Toutes les machines présentes dans l institution sont connectées par des câbles réseau qui permettent de les contrôler à distance et d y appliquer toutes sortes de paramètres de cryptage et d accès. Numérisation des documents "##$%&'(&)*+1-1GHICJK*GJAJ,)*"??@C MSCTCQOKBGPTG+&9 La numérisation des pages que l on insère se fait tout aussi simplement que de simples photocopies à la seule différence qu il faut sélectionner le module «envoi» (écran 2, page suivante) et de régler les paramètres de l email qui doit être envoyé. 9 Source image : http://www.top4office.com/images/canon-copier-irc2880i-irc-ir-c-irc2880-2880i-photocopier.jpg Ernesto Caira "@
"##$%&'(&)*+2-*ABCKQVKT:OHPGJVKT:CNBPCNGJSK,)*"??@C Choix du format et de l email La machine dispose de plusieurs modes de numérisation (écran 4). Les fichiers insérés peuvent être transformés en plusieurs formats : TIFF, JPEG ou PDF selon la qualité désirée et l utilisation future des numérisations. Dans le cas d une conversion en JPEG, l option est donnée de choisir la résolution (points par pouce) ou les couleurs afin de régler l image au mieux. Lors des essais, il a été constaté qu il était préférable d effectuer ces réglages dans le menu de configuration de la machine, afin de ne pas devoir insérer les paramètres avant chaque nouvelle numérisation. De plus, le format jpeg a été choisi lors des essais, car un pdt est créé par la suite lors du post-traitement. Envoi Avant d envoyer un fichier, il est possible de le renommer ainsi que de donner un nom à l objet de l email (écran 3). Une fonction utile mais pas nécessaire dans la procédure est la fonction de message, qui permet d écrire un texte avec le dossier que l on envoie. Ces fonctions permettent d envoyer un email complet rapidement. Afin de ne pas perdre de temps lorsque plusieurs numérisations et envois sont faits, il est possible d enregistrer un carnet d adresse. Ainsi, il ne faudra pas écrire à chaque fois l email de destination. ATTENTION : Lorsque la fonction email de la machine est utilisée, les documents ainsi que les réglages doivent tous être prêts à la numérisation, car la machine les scanne à la suite. Cependant, étant donné qu il existe des feuilles de format et de types différents (A3, recto verso etc.), il sera nécessaire de numériser les documents par type, et de les remettre à la suite pendant le traitement sur Mac. Ce qui encore, alourdit la tâche. Ernesto Caira "$
3.3 Traitement sur Mac Dans cette partie, les différentes manières de protéger un document, d en créer et d en lire seront exposées. 3.3.1 Création d un pdf Protection par chiffrement Adobe Acrobat donne la possibilité de chiffrer un document entier ou uniquement une partie, comme les pièces jointes par exemple. Ainsi, toute personne n ayant pas la clé de chiffrement n aura qu un document illisible. Cet outil, en couplage avec une signature numérique, sert à prouver que le document a bien été écrit par la personne indiquée, notamment lors d envois par email. Protection par mot de passe Dans les paramètres par mot de passe, il est possible de choisir deux sortes de mots de passe : Le mot de passe d ouverture : permet de contrôler l accès au document en demandant un mot de passe lors de l ouverture. Le mot de passe d administrateur : permet à ceux qui insèrent le mot de passe d avoir accès à des fonctions moins restreintes du document, par exemple, l impression en format original et non pas réduit. Ces fonctions sont utiles lors d envois par email, lorsque le document ne doit être lu que par son destinataire principal. Signature de document Afin de pouvoir identifier le document, il est possible d y insérer une signature numérique. Il suffit de sélectionner une zone de notre document où l on veut déposer la signature. Cependant, il faut disposer d un mot de passe pour effectuer cette opération. C est pourquoi, il convient d avoir, ou de créer un mot de passe administrateur comme expliqué précédemment. La signature est insérée en tant que filigrane, ce qui veut dire qu elle ne gêne pas la vision du document de par sa transparence. Cette fonction est très utile pour vérifier la validité du document et pour savoir qui l a créé ou modifié, qui en a les droits. Contenu des métadonnées Les métadonnées sont les informations que l utilisateur peut donner au sujet de la nature du fichier (description, auteur, date etc.). L utilisateur peut aussi créer des métadonnées personnalisées afin que les informations soient utilisables pour son travail. Par exemple, un enseignant peut avoir besoin de rajouter une métadonnée Ernesto Caira ""
«absences» pour compléter le dossier d un étudiant. Ces informations peuvent servir si une recherche doit être effectuée pour retrouver un fichier. La fonction de l ordinateur ne recherche pas seulement les noms de fichiers mais aussi leurs métadonnées, c est pourquoi il est nécessaire que les propriétés du document soit complètes. Automatisation Le fait de devoir convertir un format n est pas spécialement long en soit, cependant lorsqu on doit en convertir un grand nombre, cela produit une grande masse de travail supplémentaire. Pour réduire la tâche, il faudrait pouvoir effectuer la conversion de tous les documents en même temps, après les avoir scannés, ou alors, automatiser la conversion directement après la numérisation de chaque document. Plusieurs logiciels peuvent faire ce travail : Live Cycle PDF, 10 proposé par Adobe Systems offre la possibilité de créer et/ou de modifier des fichiers.pdf en masse ainsi que d affecter quelques paramètres en même temps. Dans le cas de la numérisation des dossiers d étudiants, une fois que tous les.pdf d un étudiant auront été mis dans un seul fichier, il sera beaucoup plus simple de les convertir les fichiers de tous les étudiants en pdf/a et d y insérer les propriétés désirées. Solid PDF Tools, 11 permet de convertir de nombreux types de fichiers en.pdf. ou en pdf/a. Etant donné qu il s agit du format qui serait utilisé lors de l archivage des numérisations, cet outil, de même que Live cycle PDF, s avère être très utile. 3.3.2 Choix du logiciel et du format Dans le monde informatique, il existe de nombreux types de formats, des formats textes (.txt,.do, etc.), des formats d image (.jpeg,.bmp,.tiff, etc.), de son (.mp3, wav), et bien d autres encore. Ce sont des formats spécifiques et chacun correspond à un type de contenu. Il existe plusieurs formats qui peuvent à eux seuls supporter plusieurs types de contenu. Le plus connu est le format.pdf. Ce format peut en effet avoir un contenu qui regroupe un texte avec une image, une bande son et pourquoi pas un questionnaire avec des réponses à cocher sur le document même. Quelques autres logiciels permettent la même utilisation, et Microsoft est en train d en lancer un nouveau du même type (.xps), cependant, de part la qualité et l historique d Adobe Systems, et sa normalisation ISO, il serait préférable d utiliser le.pdf pour garantir la pérennité des documents. En effet, c est un logiciel stable qui est sans cesse amélioré sans pour autant perdre de fonctionnalités. Etant l un des plus connus, il est aussi évident qu il serait le plus compatible à long terme. 10 : sources disponibles dans la bibliographie Ernesto Caira "8
En ce qui concerne l utilisation, de nombreux logiciels permettent de lire des.pdf, mais là encore, selon les budgets de chacun, il est préférable d avoir la version Adobe Acrobat Professional, qui est sûrement la plus performante mais aussi la plus chère. 3.3.3 Autres essais (logiciels de lecture) Les entreprises et/ou particuliers n ont pas tous les moyens financiers de se procurer les meilleures versions de logiciels. Cependant, grâce aux concepteurs, il est possible de trouver sur Internet de nombreux logiciels gratuits qui permettent de créer, mais aussi de visionner un document au format.pdf, sans pour autant avoir un quelconque logiciel d Adobe Systems. Ainsi, il existe des logiciels tels que : Fox it PDF Reader, Sumatra PDF, PDF Creator, qui permettent une alternative gratuite, bien qu un peu moins fonctionnelle, pour la gestion des fichiers pdf Fox it PDF Reader est une alternative à Adobe Reader, il peut uniquement lire et imprimer les fichiers pdf mais ne peut en aucun cas les modifier ou en créer. Bien que ce ne soit pas le logiciel «officiel» d Adobe, ce programme, tout autant gratuit que la visionneuse d Adobe est cependant nettement plus rapide à l ouverture et le.pdf met ainsi nettement moins de temps à s afficher.. Il existe de nombreux logiciels dans la lignée d Adobe Reader, comme par exemple Sumatra PDF qui lui aussi, est un programme conçu pour la lecture des fichiers pdf. "##$%&'(&)*+3-,JSKPWGHKVKQTAUCHCKTQVKTKHSMPK>[A\CS)KGVKPKS'MNGSPG9.[ $" Outre tous ces logiciels, certains navigateurs internet intègrent maintenant une visionneuse de pdf de leur propre production. L utilité d un tel outil, outre le fait de ne pas avoir besoin d un autre logiciel de lecture, est de pouvoir lire un.pdf téléchargé directement sans avoir à changer de page. Il en ressort un net confort dans la 12 Source : http://www.pendriveapps.com/wp-content/uploads/sumatra_pdf_portable.png http://www.clubic.com/afficher-en-plein-ecran-1977232.html Ernesto Caira "<
navigation des différents documents que l on télécharge sur internet, ainsi qu une plus grande rapidité d affichage du document avec le moins de manipulations. Ces logiciels libres, montrent que la norme pdf, citée précédemment (cf.2.3.4), est en train de se répandre de manière universelle sur le marché. 3.3.4 Compatibilité des logiciels Au jour d aujourd hui, il y a une multitude de logiciels qui se ressemblent, qui ont les mêmes fonctionnalités, certains plus connus que d autres. Le choix d un logiciel est très important car pour un sujet comme la numérisation des documents, il faut avoir une vision à long terme. C est pourquoi lorsqu un logiciel doit être choisi, il faut prendre en compte de nombreux critères : le prix, le distributeur, les garanties, le service et surtout la compatibilité. En effet, les numérisations des dossiers d étudiants sont considérées comme des archives à part entière. Il est donc indispensable de choisir le logiciel qui sera compatible le plus longtemps et avec le plus de programmes. Le format.pdf est devenu un standard de l échange et l archivage de donnée, grâce à sa grande capacité de compression des données. En outre, Adobe Systems a crée de nombreuses extensions qui permettent d optimiser les documents pdf dans plusieurs domaines : "##$%&'(&)*+4-'HIONGPKBPOQKJSGJSTKQVCWWOPKJSKQ K\SKJQCAJQBVW Le pdf/x, for exchange Le pdf/e, for engineering Le pdf/ua, for universal access Le pdf/a for archiving Chacun de ces formats pdf à une particularité qui lui permet d être très efficace pour le domaine auquel il est affecté : pour le pdf/a par exemple, la compression et la restitution des données est optimale et il en est de même pour la sécurité des documents. De plus, une norme ISO 13 a été publiée garantit le format pdf pour une conservation à long terme des documents électroniques. 13 Norme ISO 32000 Ernesto Caira ";
3.4 Diverses solutions d intégration Dans cette, partie, trois solutions seront décrites afin d amener des exemples de l endroit ou pourraient être stockés les numérisations une fois traitées. 3.4.1 Présentations IS Academia (ISA) IS Academia est un outil de gestion académique, développé dans le cadre et pour les besoins de l Ecole polytechnique fédérale de Lausanne (EPFL). Une startup 14 initiée du projet s occupe des prestations de service et de développement du produit. ISA a été créé afin de pouvoir gérer de nombreuses formes d enseignement (Masters, Bachelors, formation postgrade et formation continue etc.) Le but étant d offrir aux différentes chaînes de la formation (formateurs, étudiants etc.) un outil pour gérer les horaires, les inscriptions aux cours, listes de cours, les relevés de notes, etc. Ainsi, les fonctions d ISA varient selon la formation mais peuvent toutes êtres regroupées dans le schéma ci-dessous : "##$%&'(&)*+5-9TGJVKTGQSPMHSMPKKSVKQNAVMTKQRMKHANBAPSK,Q(HGVKNCG ISA gère actuellement pour la HEP : 1000 étudiants (formation initiale et postgrade) 175 professeurs formateurs, 1000 chargés de cours et conférenciers, 600 experts, plus de vingt filières de formation, 50000 notes, 9000 factures Cette plateforme permet de gérer et garder en ligne toutes les informations qui y sont inscrites. 14 Startup : «Société se lançant sur un secteur de niche, avec le potentiel d'une croissance explosive, généralement sur la base d'une technologie innovante.» (http://www.riff.org/definition_start_up_net_economie) Ernesto Caira "=
ISA dispose de deux accès différents : un accès public ainsi qu un accès sécurisé avec un mot de passe qui débloque les fonctions spécifiques dont chaque utilisateur à besoin. (profils différenciés). Le seul accès public disponible est le descriptif de cours. 3.4.2 Intégration des numérisations dans ISA Etant donné qu ISA gère toute cette population indiquée sur le schéma ci-dessus, elle semble bien apte à accueillir les numérisations des dossiers d étudiants de la HEP. Ces numérisations pourraient être intégrés à la partie «étudiants/auditeurs» ou alors créer une section «archives» dans laquelle chaque institution pourrait intégrer les numérisations qu elle a faites. Le problème qui survient à ce stade est qu ISa est principalement utilisé pour gérer des documents liés à la gestion académique. L accueil des documents numérisés sort du cadre strict de cette gestion. Cependant, ISA permet d archiver des documents et de les lier à un étudiant. Il serait donc intéressant de pouvoir accéder depuis le suivi d un étudiant, à une archive le concernant. On peut se poser la question de la pertinence de ce choix en tant que système, car il n est pas utile d encombrer le serveur avec des documents et fichiers qui ne servent au fond qu à une ou deux personnes (en l occurrence les collaborateurs du bureau des admissions qui peuvent accéder aux fichiers pour des duplicatas). En effet, mis à part ces derniers, personne d autre d extérieur ne peut avoir accès à ces fichiers, il est donc inutile de les déposer sur un serveur public 3.4.3 Base de donnée HEPi HEPi, est une base de donnée créée par les informaticiens de la HEP, dans le but de donner un outil. Cette base a été créée avec le logiciel «FileMaker Pro», Dans une approche «groupe de travail». La base de donnée HEPi contient toutes les informations sur les étudiants, le personnel administratif et technique, ainsi que les formateurs et les personnes ayant un contact régulier avec la HEP. HEPi sert de référentiel personne à la HEP. Ce système gère notamment : Les coordonnées (adresse, téléphone) Les informations sur les études, stages, semestres, ainsi que la nature des relations de la personne avec la HEP. HEPi fournit également des services annexes : Edition de documents : (cartes de légitimation, cartes d étudiants Edition de titres et inventaires Ernesto Caira "4
Chacune de ces «sections» n est pas accessible à tout le monde, les informations s affichent ou pas, selon des droits d accès spécifiques triés à l activation. "##$%&'(&)*+,6-,JSKPWGHKVKTGYGQKVKVAJJOK+&9C 3.4.4 Intégration des numérisations sur HEPi Les dossiers numérisés pourraient êtres intégrés dans la base de donnée HEPi en plusieurs endroits. Etant donné qu un espace est encore disponible dans la liste des onglets, un onglet «Documents» pourrait être placé à cet endroit et permettrait d accéder au documents que la HEP a numérisé pour cet étudiant, et ensuite de les sauvegarder sur son propre disque, selon les droits d accès. Ces numérisations pourraient aussi être disponibles dans l onglet «étudiants» déjà existant, sous une nouvelle catégorie de sous-onglets. Selon la personne qui se connecte à la base de donnée HEPi, les droits d accès aux numérisations pourraient êtres : Droit de visualisation Droit de visualisation et impression Droit de visionnage, impression et modification Aucun droit (même l accès à l onglet «documents» pourrait être refusé) Ainsi, les personnes qui utilisent plus ou moins souvent informations au sein de la HEP, gagneraient un certain temps étant donné qu ils ne devraient pas se déplacer pour chercher les documents. Un développement spécifique d HEPi pour permettre l accès à des documents numérisés pourrait être envisageable. Cependant, le système HEPi est une base de donnée vieillissante qu il est prévu de changer. Une modification aussi importante de ce système ne vaut donc pas la peine à l heure actuelle. Dans ce cadre, il conviendrait de réfléchir à la possibilité de disposer d un accès à un outil externe de gestion de données. Ernesto Caira "?
La mise en service d un outil d archivage central exige un examen détaillé des contraintes et besoins d accès, de l intégration dans le système. Des conditions qui ne peuvent pas être remplies actuellement. 3.4.5 Le système de fichiers au sein de la HEP Les ordinateurs que les collaborateurs de la HEP utilisent disposent, comme n importe quel ordinateur, d une mémoire interne. Cependant, l institution possède un serveur sur lequel tous les ordinateurs sont reliés. L utilité d un serveur est que les documents qui y sont déposés sont disponibles pour tout le monde, sous réserve d autorisation. Etant donné que les collaborateurs d une unité ne sont pas tous dans le même bureau, il est fort utile pour le travail que chacun puisse utiliser ou avoir accès aux documents qu un collaborateur a mis sur le réseau. Au sein de la HEP, chaque unité ou groupe de travail a accès à son propre dossier, contenant lui même une arborescence choisie par l unité. Uniquement quelques dossiers, comme la timbreuse par exemple, sont disponibles pour tout le monde. Des sauvegardes du serveur sont régulièrement faites pour protéger son contenu en cas de problème de disques durs et afin de récupérer plus ou moins aisément les données perdues. 3.4.6 Intégration des numérisations dans le serveur L une des possibilités d intégration pour les dossiers qui sont numérisés serait de les organiser et de les placer sur le serveur, dans un dossier qui serait accessible uniquement par le bureau des étudiants ou toute unité qui est en droit de les utiliser actuellement. L utilité d un tel système est qu il n encombre pas vraiment le serveur, car même une fois tous les dossiers d étudiants numérisés, ces documents ne prendraient qu une place minime. Déposer les fichiers sur le serveur de la HEP est la manière la plus rapide et la plus simple de les stocker et de les organiser lorsqu on les dépose. Cependant, pour que ce système soit vraiment utile à l institution, il faudrait pouvoir avoir des fonctions de recherche avancée ou de tri. Hors, placer les fichiers dans une simple arborescence de fichier ne permet pas cela. Si le titre ou une partie de l intitulé du fichier est connue, il est possible de retrouver le document recherché, mais ce genre de recherche n est pas très précise et ne permet pas toujours de retrouver le fichier désiré. En effet, le Finder ne trouve pas toujours les métadonnées avancées. Cependant, après différents essais, il a été constaté que si les propriétés ainsi que les métadonnées sont assez complètes, il est possible de retrouver précisément le document recherché à l aide de Spotlight 15. En effet, cette fonction de recherche permet de rechercher aussi le contenu des métadonnées. En clair, si les fichiers sont déposés sur le serveur, il faudrait insérer les mêmes métadonnées dans chaque 15 Outil utilisé sur les ordinateurs Mac afin d effectuer des recherches Ernesto Caira "7
dossier d étudiant numérisé, afin de pouvoir rechercher toujours le même type de mot clé. "##$%&'(&)*+,,>&\KNBTKV:GPYAPKQHKJHKLVCQBAQKPQMPTKQKPZKMP Mettre les numérisations dans des dossiers au nom d un étudiant paraît la solution la plus simple. Cependant, pour garder un minimum d ordre dans tous ces dossiers, il serait préférable de les classer aussi par année. A ce stade, le problème est de savoir quelle est la meilleure façon de placer les étudiants dans une arborescence d «années». En effet, il serait possible de créer un dossier pour chaque année, ou encore un dossier pour une tranche de deux ans. Etant donné que deux élèves ayant commencé leur cursus la même année ne finirons pas forcement en même temps, il serait plus judicieux d organiser les dossiers par année terminée. C est à dire que les étudiants qui auront terminé leurs études à la HEP, et qui donc ont leur dossier clos, seront placés dans l année où ils ont terminé leur formation. Quant aux élèves qui sont encore en cours de formation, des dossiers en leurs noms pourront êtres créés et placés dans un dossier «étudiants actuels». Les numérisations de leurs documents se feront lorsque leur dossier sera clos. 3.4.7 Classement GED 16 A l aide de l unité informatique, l unité qualité a mis au point une base de donnée FileMaker qui regroupe les archives de la HEP sous forme d un système de cote, création d étiquettes et gestion de recherches avancées des documents référencés.. Avant de placer un document aux archives, il est possible d insérer la nature du contenu dans la base de donnée, qui lui délivrera une cote ainsi que des métadonnées. Elle créera ensuite une étiquette qui sera mise sur le document et la recherche ultérieure sera facilitée. C est outil est en cours de déploiement dans tous les secrétariats de l institution Etant donné que FileMaker permet de faire des liens avec les fichiers déposés sur le réseau, il serait possible de coupler une arborescence avec le classement GED de la HEP. Premièrement en intégrant les numérisations dans le serveur sous forme d arborescence, ensuite en donnant une cote à chaque document à l aide de FileMaker. Les numérisations pourraient donc être gérées au même titre que les archives papier. Le point fort d un tel système est qu il permettrait de faire des recherches avancées des documents. 16 Gestion électronique des dossiers Ernesto Caira 8@
3.4.8 Tableau récapitulatif Interface graphique Avantages Inconvénients Risques Coût ISA Nouvel écran - peu d utilisateurs concernés Capacité disque Elevé HEPi Nouvel onglet - Base de donnée vieillissante -Gestion des accès Elevé Serveur Finder simple Pas de fonction de recherche avancée perte ou suppression de données nul GED Ecran GED actuel Asssocié aux archives - Suite du projet encore à définir nul "##$%&'(&)*+,.>3GYTKGMPOHGBCSMTGSCWVKQRMGSPKBAQQCYCTCSOQHIACQCKQV:CJSOUPGSCAJ# Ce sont donc quatre propositions envisageables, cependant, certaines méthodes d archivages impliquent plus de contraintes, de travail que d autres. Etant donné que l archivage des numérisations de l institution ne concerne que la HEP, il est possible de rester sur le serveur de la HEP et d y construire une arborescence, simple. Cependant, ces fichiers ne seraient pas protégés d une perte ou d une destruction involontaire 3.5 Etude de marché : Propositions de prestations Il existe plusieurs manières de gérer ses archives ou de les numériser. Ces procédures peuvent êtres faites à l interne ou peuvent êtres confiées à des tiers qui s occupent de la gestion plus ou moins totale des archives. Les estimations de prix des deux entreprises qui vont suivre, ont été faites sur la base d une demande d offre identique pour chacune des entreprises 17. 3.5.1 RR Donnelley RR Donnelley Document Solutions Sàrl est une entreprise basée à Zürich et à Genève. Elle est spécialisée dans les solutions de gestion électronique de contenus ainsi que de la gestion de documents. Le domicile principal de cette firme est Chicago et elle emploie au total 60'000 collaborateurs. La filiale Suisse opère depuis plus de 30 ans ce qui lui confère une certaine expérience dans le domaine. $4 -ACPGJJK\KQ>*APPKQBAJVGJHK Ernesto Caira 8$
Prestations Traitement de courrier : RR Donnelley s occupe du courrier des entreprises, les numérise et les transfère par email, afin d éviter toute perte de temps. Numérisation : la numérisation est effectuée dans les centres suisses par des spécialistes. Des traitements peuvent êtres effectués par la suite sur le fichier numérique. Classification et extraction : les documents qui sont confiés à la société sont tout d abord triés par types puis extraites à l aide de logicielles OCR (reconnaissance de caractères). Ce traitement est effectué après la numérisation. L écriture manuscrite peut aussi être reconnue sous certaines conditions. Archivage : L entreprise propose un service d archivage en ligne qu elle gère afin que les entreprises puisse y avoir accès en tout temps. Prix Après une demande d offre de la part de l institution : Numérisation de 100 dossiers d étudiants contenant chacun, environ 30 pages, A4, noir et blanc recto dont 1 page, A3, couleur recto-verso. Le travail consistant à préparer les dossiers, les numériser, et en faire des pdf/a. 18 Etant donné que cette société qui n est pas spécialisée dans l archivage numérique, le prix suivant s applique uniquement pour une numérisation des documents en fichiers pdf. Préparation des 100 dossiers 460.- (environ 5 heures) Numérisation de 3000 pages 450.- (à 0.15 cts/page) Total (hors taxes) 910.- Utilité pour la HEP En prenant en compte le fait que 300 nouveaux étudiants en moyenne par année commencent leurs études à la HEP, le total se monte donc à 2730.- (910 * 3). Un coût relativement élevé en sachant que ce prix ne comprend que la préparation et la numérisation des fichiers. Il faudrait donc ajouter une charge à l institution afin de conditionner, préparer, transmettre et faire le post traitement des fichiers numérisés. 18 Voir en annexe Ernesto Caira 8"
3.5.2 Archives&Plus Archives&Plus SA, une société créée en 1996 à Genève, est spécialisée dans l archivage en tout genre. Son travail consiste à créer des solutions d archivage adaptées aux besoins de chaque entreprise et de les gérer. L entreprise conseille, organise, conserve, gère, valorise et restitue les informations qui lui confiées. Prestations Prix L entreprise met à disposition ses locaux, afin de libérer de la place dans les locaux des différentes entreprises. Ces archives peuvent être consultées en tout temps. Le loyer est calculé en fonction de la place qu occupe l ensemble des archives d une entreprise. Elle s occupe de mettre en boîte les archives, les inventorie et les transporte dans ses locaux. Un accès rapide aux archives est possible en tout temps Offre des conseils, aide à l archivage, même dans les locaux d une autre entreprise. Aide à mettre en place des procédures d archivage. Numérise les archives et met en place un programme de gestion afin de pouvoir accéder facilement au contenu. Un courrier a été envoyé à la société Archives&Plus, afin de faire la demande d offre suivante : Numérisation de 100 dossiers d étudiants contenant chacun, environ 30 pages, A4, noir et blanc recto dont 1 page, A3, couleur recto-verso. Le travail consistant à préparer les dossiers, les numériser, et en faire des pdf/a. L institution à envoyé à Archive&Plus un dossier type afin que l entreprise puisse faire une offre un peu plus concrète. 19 Le prix pour un dossier a été estimé à 18.- pour 12 minutes de traitement. La numérisation reviendrait donc à 0.60.- /page. Pour 100 étudiants, l offre se monte à environ à 1800.- (5400.- pour 300 élèves). Utilité pour la HEP Pour l institution, ces services seraient bien entendu très appréciés car ils rendraient le travail de préparation des archives quasi nul. En effet, Archives&Plus intervient à domicile, met en boîte les archives, en fait un inventaire, puis les numérise et crée un programme de gestion. Le seul travail de la HEP serait donc uniquement d indiquer quels archives il faut prendre. 19 Voir en annexe Ernesto Caira 88
En revanche, le prix de ces prestations est quelque peu élevé pour les besoins de l institution, étant donné que ce projet ne s applique qu aux dossiers d étudiants. 3.5.3 Utilisation des ressources de la HEP Prestations L une des manière les plus évidentes et sûrement la moins contraignante serait évidemment de rester à l interne et de faire effectuer ce travail par le personnel de la HEP. Plusieurs façons de procéder peuvent être envisagées : en accord avec un collaborateur qui ne travaille pas a 100%, il serait possible d augmenter ses heures de travail et d affecter ces quelques heures supplémentaires à la numérisation des documents. Ce système pourrait être appliqué à plusieurs personnes, ainsi, il serait possible de faire un tournus entre les collaborateurs affectés à cette tâche. Si personne n est disponible, et que l institution préfère quand même que la numérisation soit faite par des collaborateurs internes, il serait possible de recruter une ou plusieurs personnes afin qu ils s occupent uniquement de cette tâche, pour un contrat à durée indéterminée. Cependant, il serait sûrement moins coûteux pour l institution de n engager un auxiliaire que lorsque la HEP en a besoin, c est à dire pendant environs 2 mois par année (temps estimé pour numériser les dossier des étudiants de l année précédente). Engagement d un auxiliaire Etant donné que les essais effectués ont duré 30 minutes pour numériser 3 dossiers d étudiants, la numérisation dure en moyenne 10 minutes par dossier (post traitement compris).en sachant que l institution accueille en moyenne 300 nouveaux étudiants par année, il faudrait environ 17 heures (1000 minutes) annuelles pour effectuer ce travail. Lors d un mandat externe, un salaire de 24.10.- par heure est appliqué, ce qui représente une charge de 25.60 pour la HEP (TTC). Il en résulterait donc un coût annuel moyen de 426.-. 17 heures (100 dossiers*10 minutes/60)*25.60.- = 426.- (1280.- /300 élèves) 3.5.4 Tableau récapitulatif Entreprise Prix Spécialisé Prestations complémentaires Confidentialité assurée RR Donnelley 910 (+150) =1060 non non oui Archives&Plus 1800 oui oui oui HEP Vaud 426 non oui oui "##$%&'(&)*+,/-3GYTKGMPOHGBCSMTGSCWVKQBPC\BPABAQOQBGPTKQKJSPKBPCQKQ# Ernesto Caira 8<
En ce qui concerne le prix de la prestation de RR Donnelley, 150 francs ont été rajoutés au prix. En effet, étant donné que le prix ne comprend que la numérisation, il faut ajouter les frais que la HEP devra assumer afin de préparer, et traiter les dossiers après la numérisation. Ce ne sont que des estimations mais elles démontrent que le choix de faire la numérisation à l interne est celui qui laisse le plus de liberté et de flexibilité quant à la distribution du travail. De plus, le fait d avoir le contrôle total de ses numérisations permettrait à l institution de pouvoir évoluer à sa manière, selon les besoins. La manière la plus économique serait d engager un auxiliaire pour quelques mois par année, ainsi, l institution ne paierait que le travail dont elle a besoin. Le fait de mandater une entreprise, permettrait certes à l institution de se libérer de cette tâche, mais la HEP serait moins libre dans la procédure. Etant donné qu Archives&Plus, propose des prestations supplémentaires comme le stockage des documents ou la création d une base de donnée, ces services pourraient êtres utiles pour un projet de plus grande envergure ainsi que pour libérer les locaux de l institution. Ernesto Caira 8;
4 Conclusion La HEP Vaud ne pratiquant pas encore d archivage électronique, les diverses possibilité d applications et d adaptation étaient encore peu connues. La première réflexion s est portée sur les logiciels et divers outils qui permettent l application du projet de numérisation. Que ce soient des logiciels de créations de documents, des machines pour numériser, il a été remarqué que l institution possède déjà les outils de base pour effectuer une numérisation et une mise sur réseau basique d une base de donnée électronique. Il n est donc pas nécessaire d augmenter le coût de production dans des licences de nouveaux produits ou d investir dans des machines plus performantes. Il faudrait cependant tout de même tenir compte des éventuels suppléments de coûts pour une licence OCR. Ensuite, en ce qui concerne les coûts, il a été constaté que de nombreuses solutions existent sur le marché à un prix plus ou moins élevé. Quelques entreprises proposent la prise en charge complète des documents à numériser et en font une base de donnée. Cependant, puisqu il y a non seulement un travail de numérisation, mais aussi une préparation des documents, les prix augmentent rapidement étant donné que ces opérations ne sont pas comprises dans les offres de ces sociétés. Là encore, pour le volume des données à traiter et compte tenu des outils disponibles dans l institution, il est préférable de faire effectuer ce travail de numérisation par un collaborateur interne ou d engager un auxiliaire. De cette manière, les coûts pourront être gérés. Après une réflexion plus approfondie sur les diverses possibilités d hébergement des dossiers d étudiants de la HEP, il peut être conclu qu aux vues des besoins de l institution en matière d archivage électronique, il serait préférable de garder les documents à l interne. En effet, il est plus logique de garder sur le serveur de la HEP les archives électroniques, qui dans le fond, ne sont qu un besoin interne et non pas une base de donnée à mettre à disposition de tout le monde, sur Internet, par exemple. Il serait possible de créer une nouvelle base de donnée du même type que HEPi, afin de gérer les numérisations. Cependant, ce projet ne s appliquant qu à une petite partie des archives, la création d une base de donnée dédiée serait une trop grande tâche pour héberger uniquement les dossiers d étudiants. Les dossiers d étudiants prennent certes une grande place dans les archives mais dans l ensemble ils ne sont qu une petite partie de tous les documents qui pourraient être numérisés au sein de l institution. La numérisation des dossiers d étudiants est donc une tâche qui peut relativement facilement se faire à l intérieur de l institution à moindre coût. En revanche, si la HEP vient à décider d effectuer une numérisation totale des documents, il faudrait sûrement réétudier le projet, afin de l élargir pour des besoins beaucoup plus importants. Contrairement, à ce qui a été introduit, il a été constaté que la numérisation ne permettait pas d augmenter la durée de vie légale d un document. Cependant, les numérisations couvrent un risque de perte d information, en cas de détérioration de Ernesto Caira 8=
la version physique. Etant donné qu il est considéré uniquement comme une copie, la HEP pourrait envisager une numérisation dans un souci de recherche. Cette démarche permettrait également d ouvrir une voie sur une gestion intégrée des dossiers en général. Conclusion personnelle Ce travail m a permis de découvrir le sujet des archives électroniques, mais aussi d avoir une meilleure vue d ensemble du traitement des archives de la HEP, ce qui est une bonne chose puisque l Unité Qualité s occupe entre autre de ces derniers. J ai trouvé très intéressant de pouvoir approfondir mes connaissances sur ce sujet dont je n avais que quelques notions avant de commencer le travail. J ai été agréablement surpris par la collaboration et la disponibilité des personnes avec qui je me suis entretenu qui m ont permis de voir l avancement de mon travail sous un autre angle et qui m ont apporté beaucoup de pistes et de précisions, afin de l enrichir. Le fait d avoir l avis de quelqu un qui a plus de recul par rapport au travail permet en quelque sorte d être plus objectif. Pouvoir écrire ce travail de maturité pendant le travail en entreprise, m a permis de mieux apprendre à gérer mon temps et mes priorités. Ernesto Caira 84
Bibliographie 7)&8%)+&8'+8& 'BCPCSCJSIKQE]^"#$%&'(X&JH]HTABOVCKKJTCUJK_CECBKVCGX$$#@8#"@@7 ISSB>``WP#aCECBKVCG#APU`aCEC`(PHICZKQ 9GMSGPVX)*"#$%&+,'-./'#0"12%34'X&JH]HTABOVCKKJTCUJK_CECBKVCG^""#@8#"@@7 ISSB>``WP#aCECBKVCG#APU`aCEC`(PHICZGUKbc*8c(7TKHSPAJCRMK ddddx5'6(/'00'"-+"#$%&'x9.[`ghanboskjhkhkjskpx"@@7 ISSB>``aaa#BVWG#APU`VAEM#BIBeCVfHH>JKaQTKSSKP>KJ?@#$;8#$8<#""#^789:+;<X&JH]HTABOVCKKJTCUJK_CECBKVCGX@8#@<#"@@7 ISSB>``WP#aCECBKVCG#APU`aCEC`9.[`(X$ ddddx9pavmcsqhajwapnkq9.[`(x9pkncmnbvwskhijatau]x$;#@<#"@@7 ISSB>``aaa#BVWXSAATQ#HAN`GQB`BVWG#GQBeTGJUfWP ddddx2mnopcqgscajamhpogscajvkwchickpq9.[cjskppaukgytkqksgphiczgytkq^ 'ATCVVAHMNKJSQX"@@7 aaa#qatcvvahmnkjsq#han`wp`bpavmhsq#isnebpavmhsf'atcv9.[3aatq 5GQCAPAaQECX.KJCQ&TCgGYKSIX514&'//'-21"='->?@-A14"-8122'"-/12,4'-&%'-+4B-81#4='20(- 7CDX/PUGJCQGSCAJ,JSKPJGSCAJGTKVK2APNGTCQGSCAJF$@#@4#"@@; aaa#cqa#apu`cqa`wp`bpkqqpktkgqk#isnepkwcvf)kw74< dddd-;--7"184#0(hnghicjkqljmnopcqkpixc"''(x"@@7 ISSB>``aaa#C"QX YAAEQHGJJKP#HAN`BPAVMCSQ#GQBe,.9(5&f44jQkb1KJMbQKTKHSKV,.fTKWSbD*=@*[4; ddddx(gkjscq3khijatau]'('x"@@7 ISSB>``aaa#GgKJSCQ#HAN ddddx[mtt9pcjsx"@@7 ISSB>``aaa#WMTTBPCJS#HI EEEE-;-F12('%/-'2-#1291"=%0GH-+"#$%&+,'-/G,+/H-(01#I+,'-'0-A"10'#0%12-8'(-8122G'(^'SAPGUK (HGVKN]^"@@7 ISSB>``aaa#QSAPGUKGHGVKN]#HAN 81J'-)%&FK#/'-7CD-L'2'"+01"-;-81J'-?K(0'=(-;-MNNO- 9&&:-;;<<<=(>*?8=@*A;B';:'*>$@&%;#)C8@D@#8;:>BE8+8'(&*'; Ernesto Caira 8?
F)C'8%GH*@$A8+&%8&I'&)@#8% (YAJJKNKJSLTGJKaQTKSSKPV:(VAYK']QSKNQ hgyajjknkjsvcqbajcytkqamq>issb>``aaa#bvwg#apu`vaem#bibecvfjkaqtksskp>kji %ACVKTGBPAZCJHKVK6MOYKHhGCNGYTKNKJSWAMPJCQBGP1#*TGMVK1CJASSAi hk\spgcskjgjjk\ki "+&8'C)8< 1AJQCKMP[PGJlACQmnPHIKPFoMPCQSKGM.OBGPSKNKJS[OVOPGTVKTGoKMJKQQKKSVKTG *MTSMPK?WOZPCKP"@@7 1AJQCKMP(JVPOX.GJCKT[PKCYMPUIGMQF*ATTGYAPGSKMPLTG.CPKHSCAJVKTGWAPNGSCAJF+&9 -GMV 7WOZPCKP"@@7 1AJQCKMP9ICTTCBBK'HINCVF)KQBAJQGYTKVMQKPZCHKCJWAPNGSCRMKF+&9-GMV $@WOZPCKP"@@7 1GVGNKoKGJJKSSK[PK]FPKQBAJQGYTKVKTGDCYTCASIpRMK0JCZKPQCSGCPKVK%GMQGJJK "@NGPQ"@@7 JK>)( (PHICZKQVOBGPSKNKJSGTKQVK'KCJKX1GPCSCNKX54=G"%(+0%12-8'-81#4='20(-+2#%'2( ISSB>``aaa#VGCT]NASCAJ#HAN`PKTKZGJHK`QKGPHI`TGqJMNc*8c(7PCQGSCAJqVKQqVAHMN KJSQ`ZCVKA`\8=J7$bGPHICZKQXVKBGPSKNKJSGTKQXVKXQKCJKNGbJKaQ DCYTCASIpRMKJGSCAJGTKWPGJlGCQKX54=G"%(+0%12-8'-=+((' ISSB>``aaa#]AMSMYK#HAN`aGSHIeZf3XU/=_]4;3& Ernesto Caira 87
Tables des illustrations ILLUSTRATION 1 : COPIBOOK, MACHINE A NUMERISER ( )... 10 ILLUSTRATION 2 : SCHEMA DE PRESENTATION DE LA PROCEDURE DE MISE EN COFFRE-FORT... 12 ILLUSTRATION 3 : TABLEAU REPRESENTANT LES TEMPS DE NUMERISATION EN SECONDES... 19 ILLUSTRATION 4 : SCHEMA REPRESENTANT LE PLAN DE TRAVAIL UTILISE LORS DE LA NUM... 19 ILLUSTRATION 5 : MACHINE CANON IRC 2880I UTILISEE PAR LA HEP... 20 ILLUSTRATION 6 : COPIES DE L ECRAN DE L IMPRIMANTE IRC 2880I... 21 ILLUSTRATION 7 : INTERFACE DES LOGICIELS DE LECTURE : FOXIT READER ET SUMATRA PDF... 24 ILLUSTRATION 8 : SCHEMA REPRESENTANT LES DIFFERENTES EXTENSIONS PDF... 25 ILLUSTRATION 9 : PLAN DE LA STRUCTURE ET DES MODULES QUE COMPORTE IS ACADEMIA... 26 ILLUSTRATION 10 : INTERFACE DE LA BASE DE DONNEE HEPI... 28 ILLUSTRATION 11 : EXEMPLE D ARBORESCENCE A DISPOSER SUR LE SERVEUR... 30 ILLUSTRATION 12 : TABLEAU RECAPITULATIF DES QUATRE POSSIBILITES ( ).... 31 ILLUSTRATION 13 : TABLEAU RECAPITULATIF DES PRIX PROPOSES PAR LES ENTREPRISES.... 34 Ernesto Caira <@
Annexes
Table des annexes I. INTERVIEW DE MADAME JEANNETTE FREY...I II. INTERVIEW DE MONSIEUR PH. SCHMID...II III. INTERVIEW DE MONSIEUR FRANÇOIS. ZÜRCHER...III IV. INTERVIEW DE MONSIEUR A-D. FREIBURGHAUS... IV V. ESSAIS DE NUMERISATION... V VI. CREATION D UN FICHIER PDF/A... VI VII. EXTRAIT : ORDONNANCE RELATIVE A LA LOI FEDERALE SUR LA PROTECTION DES DONNEES... VII VIII. NEWSLETTER PROPOSEE PAR SWISCO.CH... VIII IX. NEWSLETTER PDF/A COMPETENCE CENTER... IX X. CORRESPONDANCE... X
(JJK\KQ I. Interview de Madame Jeannette Frey P'(A12(+J/'-8'-/+-Q%J/%10$R34'-S2%&'"(%0+%"'-8'-)+4(+22'- MN-=+"(-MNNO- 1. Avez-vous déjà effectué une procédure de numérisation sur certains de vos documents? Oui, nous sommes en constante procédure de numérisation des documents anciens et précieux 2. Si oui, comment procédez-vous? A l interne, nous avons des machines qui peuvent s utiliser comme scanner pour numériser nous même les documents qui n ont pas de contrainte ( feuille par feuille) nous disposons de scanners A3, qui nous permettent de numériser des journaux par exemple. Nous disposons d un photographe et d un labo photo pour numériser les documents qui ne peuvent pas passer au scanner (document précieux, que le flash peut abîmer). Mis à part le photographe, personne n est chargé uniquement de la numérisation, cette opération est effectuée à tour de rôle et selon le temps de chacun. 3. Avez-vous des références légales au sujet de la numérisation, de la validité et de la conservation des documents? Les deux notions principales sont : la loi sur les droits d auteurs (à des fins de partage, ne numériser que les documents dont nous avons les droits), et les droits de la personne (avoir l accord du propriétaire d un document avant de le numériser et/ou de le partager) 4. Comment pensez-vous conserver ces documents au niveau informatique? Certains documents que nous numérisons, comme les thèses par exemple, sont placées sur un serveur public ou non. Serval, contient toutes les thèses des étudiants de l Université de Lausanne. Etant donné que nous sommes en collaboration avec Google, les livres libres de droits que nous numérisons pour eux (googlos) sont hébergés sur leurs serveurs. 5. Dans quel but principal numérisez-vous les documents? Nous ne numérisons pas dans un soucis de pérennité, mais plutôt afin de mettre les documents à disposition d un plus large public. Par exemple, nous sommes en collaboration avec Google (Googlos) qui permet de consulter un livre libre de droit page par page en format pdf. 6. Quelle est votre procédure? Pour google par exemple, les documents sont choisis en fonction de leur taille et si possible une suite de livres. Ils sont référencés à l aide d un code barre et mis dans des caisses. Les collaborateurs externes viennent ensuite prendre les boîtes et les ramènent lorsque la numérisation est terminée. Pour les numérisations internes, les documents sont choisis et numérisés sur place.,
(JJK\KQ II. Interview de Monsieur Ph. Schmid Responsable Unité Informatique, HEP Vaud 10 février 2009 1. Où faut-il mettre les fichiers numérisés? faut-il faire une base de donnée ou les intégrer à une base déjà existence? On peut faire les deux, mais le mieux serait de faire une base de donnée unique pour les dossiers d étudiants. Ainsi, on pourrait faire des recherches selon plusieurs critères différents, par la suite. 2. Pourrait-on automatiser la conversion d un fichier PDF en PDF/A? Normalement oui, divers logiciels peuvent le faire, notamment en y inserant les propriétés du document. 3. Pourrait-on automatiser aussi la protection des fichiers ainsi que les droits de chaque utilisateur? Oui mais il faudrait utiliser un autre logiciel car, pour le PDF par exemple, les données sont à traiter d une manière bien précise 5. Avez-vous quelques conseils? Il faudrait premièrement regarder les métadonnées des fichiers que l on veut numériser. En effet il faudra décider des propriétés de chaque document, de son format, et de toutes les infos le concernant, et ce, pour qu ensuite on puisse faire des recherches selon divers critères. Il faudra ensuite bien structurer la procédure à adopter et savoir qui fais quoi.,,
(JJK\KQ III. Interview de Monsieur François. Zürcher Juriste au Département Fédéral de la Jeunesse et de la Culture 8 février 2009 1. En comparant les lois au Québec, la Suisse est elle aussi précise? Non, la suisse n a pas vraiment de loi sur les archives électroniques en particulier. 2. Devons-nous écrire un règlement interne d application? faire valider par un notaire? Il serait préférable en effet, car les ACV doivent savoir qu il y a une copie numérique d un document qu on leur donne (ou pas). Cela leur permet de faire les liens. Ce même reglement permet de s assurer qu uniquement les personnes qui peuvent acceder au dossiers «réels» puissent accéder au fichier numérique correspondant. 3. Avez-vous des articles de loi concernant les archives électroniques? Ce sont les mêmes que les archives normales. Cependant, des articles plus spécifiques sur la protection des données électroniques précisent un peu le sujet des archives numériques. 4. Quelles sont les conditions pour qu un document numérique soit reconnu comme preuve en cas de conflit? On ne peut pas dire que les documents électroniques soient des plus sûr lorsqu il sagit de prouver quelque chose. En effet, les diverses modifications que l on peut facilement y apporter rendent un tel fichier innutilisable. 5. les lois appliquées aux archives électroniques sont-elles les mêmes ques les archives «normales»? Etant donné que nous ne possedons pas de loi spécifiques pour les archives électroniques, les lois appliquées sont les mêmes que pour les archives normales à quelques nuances près. 6. Les documents numérisés sont-ils toujours valables ou y a-t-il un délai de prescription comme pour les autre documents administratifs? Etant donné que ce sont des copies de copies, ou de simples copies, elles expirent en même temps que les archives réelles. Cependant, et contrairement au archives normales, il est surement préférable de garder la base de donnée qui peu toujours servir. De plus, les formats de documents ainsi que leurs supports n ont pas une forcemment une durée de vie aussi longue que le document principal. (exemple un cd a une durée de vie de 10 ans alors que le dossier devrait être gardé 35 ans),,,
(JJK\KQ IV. Interview de Monsieur A-D. Freiburghaus Collaborateur Administratif à la Direction de l enseignement, HEP Vaud 9 février 2009 1 Certains documents sont-ils difficiles à numériser? (format etc.) La plupart des documents sont de format A4, cependant un document est en format A3 et il convient de le numériser (nature du Titre). 2 Les feuilles sont-elles imprimées uniquement en recto? Sont-elles pratiques pour la numérisation de masse? Normalement, les documents qu il faudrait nécessairement numériser ne sont pas recto verso. Cependant, ils présentent des petites difficultés, telles qu agraffes, photos passeports etc. 3 Quelles type d informations y a-t-il sur HEPi? Serait-il utile d intégrer ces numérisation à HEPi? Toutes les informations de base sur l étudiant, ses informations personnelles ainsi que les cours suivis. Il serait en effet pratique d avoir à disposition les documents sous forme numérique. Cela faciliterait la recherche et éviterait des déplacement. 4 Exactitude des documents? démarche d information. Il faudrait en effet que les documents soient légalement valables. 5 Y a-t-il des risques physiques pour les dossiers? accidents possibles dans le bureau? quel est le conditionnement? Les dossiers sont placés en hauteur, avant d êtres placés au archives. Donc il n y a pas plus de risque que dans un autre local, si ce n est vol etc. Il y a un dossier par étudiant, tous regroupés dans des cartons. 6 Comment un duplicata est-il effectué? Avez-vous souvent des demandes? Nous devons à chaque fois aller rechercher dans le dossier d étudiant le contenu que l on nous a demandé. En moyenne 1 par semaine. 7 Est-il possible de prend un ou deux exemplaires pour faire un essai? Oui, pour autant que se soient des dossiers clos 8 Selon vous, quels éléments du contenu serait-il utile de numériser? Beaucoup d éléments sont superflus et accumulés avec le temps. Ainsi, il conviendrait de garder principalement 4 éléments : le dossier d admission (attestations, infos, etc.), la validation de fin de semestre, le bilan de stage et la validation des cours suivis.,-
(JJK\KQ 9 Combien de temps gardez-vous les dossiers dans vos bureaux? Les dossiers sont gardés 2 ans dans les bureaux et sont ensuite placés pendant 33 ans dans les locaux d archives. 10 Voyez-vous une utilité à l archivage électronique? Le fait de choisir les documents à numériser permet de faire déjà un tri des documents superflus et donc d alléger les dossiers. C est un système qui faciliterait la recherche et l impression de document, sans avoir à se déplacer. Mais est-ce qu à long terme le but serait de suprimer les vrais dossiers?,-
(JJK\KQ V. Essais de numérisation -
(JJK\KQ VI. Création d un fichier PDF/A Ouvrir Adobe Acrobat Professionnal. Le menu «Mise en Route» apparaît. Le sousmenu qui nous intéresse pour la création est «Création d un fichier PDF» Dans ce second menu, utiliser «Création d un fichier PDF à partir d un fichier» Le système permet également de créer un fichier PDF à partir de plusieurs fichiers, d importer un fichier depuis un scanner, ou à partir d un site web (dans ce cas là, Adobe Acrobat, copie toutes les informations d un site web et en fait un pdf). Exemple :Création d un fichier >>parcourir>> Image 1>>ouvrir Le menu parcourir : Possibilité d importer la plupart des formats de fichiers. L image est importée dans l interface d Adobe. A ce stade : Fichier>>enregistrer sous afin d enregistrer le fichier sans paramètres. -,
(JJK\KQ Personalisation du PDF De nombreux paramètres et modifications peuvent être apportés au fichier PDF, afin de le rendre plus personnel. La signature de document Pour pouvoir identifier le document, vérifier sa validité et la personne qui l a modifié. il est possible d y insérer une signature numérique : Séléctionner une zone du document ou l on veut déposer la signature. La signature créer automatiquement avec l IP du pc et est inserée en tant que filigrane. Exemple : Signature>>Apposer une signature>>séléctionner zone à signer>>insérer mot de passe admin. >>Insérer. (Il faut donc avoir auparavant créé un mot de passe administrateur). Utilité : couplée avec le certificat, permet de vérifier l autenticité du document. Protéger un fichier PDF Menu «protection». >> choisir le type de protection que l on veut et gérer les protections que nous avons déjà créé auparavant. Exemple : Protection>>Protection par certificat Protection >>Protection par mot de passe Protection par certificat (Protection>>Protection par certificat) A ce stade, nous avons la possibilité de chiffrer le document en entier, ou uniquement une partie, comme les pièces jointes par exemple. Ainsi, toute personne n ayant pas la clé de chiffrement n aura qu un document illisible. Possibilité de : chiffrer tout le document, chiffrer tout le document sauf les métadonnées, chiffrer les pièces jointes. -,
(JJK\KQ Exemple : cocher «chiffrer tout le document» >>Suivant >>choix du certificat>>terminer. Utilité : Permet de savoir qui a créé, modifié un document et à quel endroit, fonction très pratique pour autentifier l auteur d un document reçu par email lors de l étaipe «signature».. Protection par mot de passe Dans les paramètres par mot de passe, nous avons la possibilité de choisir deux sortes de mots de passe. -Le mot de passe d ouverture : peut servir à controler l accès au fichier. -Le mot de passe d administrateur : accéder à toutes les fonctions Exemple : Protection>>Protection par mot de passe>>choix et insertion du type de mot de passe>>ok Afin de vérifier si le mot de passe a bien été inséré, sauvegarder, fermez puis ouvrez le docuement à nouveau, un mot de passe devrait vous être demandé. Utilité : pouvoir restreindre l accès uniquement au personnes disposant du mot de passe et donc, se protéger de modifications par des tiers. Métadonnées Les métadonnées sont les informations que l utilisateur peut donner au sujet de la nature du fichier. (Description, Auteur, Date, etc.) L utilisateur peut aussi créer des métadonnées personalisées afin que les informations soient utilisables pour son travail. Fichier>>Propriétés>>insérer infos ou «métadonnées supplémentaires»>>ok Exemple : Monsieur Girard ajoute les métadonnées «semestre», «année» au documents concernant un de ses élèves. Vérifier si les métadonnées fonctionnent en faisant une recherche à l aide d un des mots clés insérés. Le moteur de recherche devrait trouver le document. -,
(JJK\KQ Convertir le PDF en PDF/A Pour obtenir un pdf/a : Fichier>>enregistrer sous >>choisir «pdf/a» dans la liste de formats>>donner un titre au document>>enregistrer. En cliquant sur «paramètres», il est possible de choisir entre le pdf/a -1a ou le pdf/a-1b, respectivement la version complete ou la version allégée. Vérifier si le PDF/A a bien été créé Module qui vérifie les erreurs, les propriétés avancées du document et qui référence toutes les informations. Possibilité de connaître les paramètres avancés sur les couleurs, par exemple. (Options avancées>>contrôle en amont>>comformité pdf/a. Décrit les propriété et les conversions en pdf/a effectuées et les problèmes en cas de mauvaise conversion. Si : «pas un fichier PDF/A» vérifiez les problèmes dans la liste «fichier PDF/A», fichier pdf/a créé sans problème, opération terminée. Vérification terminée et correcte Vérification terminée. Cette icône indique un problème. Vérifiez les sources du problème que le contrôle en amont indique, cliquant sur cette icône. -,
(JJK\KQ VII. Extrait : Ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données -,,
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(JJK\KQ VIII. Newsletter proposée par Swisco.ch -,,,
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(JJK\KQ IX. Newsletter PDF/A Competence Center,k