Vade-mecum des bourses de doctorat et de post-doctorat

Vade-mecum des bourses de doctorat et de post-doctorat Version 2015

TABLE DES MATIÈRES I. INTRODUCTION... 1 II. QUELQUES DÉFINITIONS IMPORTANTES... 2 A. Bourses... 2 B. Bourses de doctorat... 2 C. Bourses de post-doctorat... 2 III. PRINCIPES GÉNÉRAUX D EXONÉRATION FISCALE... 3 A. Conditions d exonération - généralités... 3 B. Conditions d exonération spécifiques... 4 C. Implications de l exonération fiscale... 5 IV. DISPOSITIONS EN MATIÈRE DE VISA, D AUTORISATION DE SÉJOUR, DE DÉCLARATION D ARRIVÉE ET DE DISPENSE DE PERMIS DE TRAVAIL... 6 A. Formalités pour accéder au territoire... 6 B. Formalités à accomplir à l arrivée sur le territoire belge et permis de séjour... 7 V. CARACTÉRISTIQUES DES DIFFÉRENTS TYPES DE BOURSES... 8 A. Informations liées aux bourses de doctorat et aux bourses de post-doctorat... 8 B. Informations liées aux bourses de doctorat... 11 C. Informations liées aux bourses de post-doctorat... 11 VI. PROCÉDURE D OCTROI ET DE PAIEMENT DES BOURSES... 12 A. Gestion administrative des bourses... 12 B. Formalités à effectuer par les promoteurs... 12 C. Formalités à effectuer par les boursiers... 14 VII. PERSONNES DE CONTACT... 16 A. Département des ressources humaines (DRH)... 16 B. Département de l administration financière (DAF)... 17 C. Département enseignement (DE)... 17 D. Département des relations extérieures (DRE)... 17 VIII. LIENS UTILES... 18 Version 2015

I. INTRODUCTION Le présent Vade-mecum des Bourses de doctorat et de post-doctorat s adresse aux promoteurs de recherche souhaitant financer une bourse de doctorat ou de post doctorat ainsi qu aux chercheurs et chercheuses susceptibles de bénéficier d une telle bourse. Il a été établi conjointement par le Département recherche, le Département de l administration financière et le Département des ressources humaines. Il a pour objet de présenter les différents types de bourses qui sont gérées conjointement par les trois départements mentionnés ci-dessus. Il est à noter qu il n y a pas de financement central des bourses par l ULB. Seuls les promoteurs disposant de moyens financiers suffisants sont à même de financer une bourse. Un chercheur ou une chercheuse qui souhaite entreprendre une thèse de doctorat doit donc tout d abord identifier le promoteur ou la promotrice sous la direction duquel ou de laquelle il/elle effectuera sa recherche, et ceci, afin de discuter de la possibilité de son financement. Version 2015 Page 1

II. QUELQUES DÉFINITIONS IMPORTANTES A. Bourses Une bourse de doctorat ou de post-doctorat est octroyée par l Institution à l initiative d un promoteur de recherche de l ULB. Son objectif est de permettre l accomplissement d une formation doctorale ou la réalisation d une thèse ou d un projet de recherche. Pour autant qu elles répondent à certaines conditions édictées par le Service Public Fédéral Finances (décrites plus bas), les bourses de doctorat et de post-doctorat sont exemptées d impôts. Par ailleurs, elles sont assujetties à la sécurité sociale belge (au régime général ou au régime partiel, en fonction de la nationalité de la personne qui perçoit la bourse). Il est à noter que pour pouvoir bénéficier d une bourse, les candidats boursiers ne peuvent pas avoir d autre mandat au sein de l Université, qu ils soient rémunérés ou non. Les bourses sont versées à leurs bénéficiaires tous les mois à terme échu. Une bourse de doctorat est octroyée pour une période minimale d 1 an renouvelable et une bourse de postdoctorat est octroyée pour une période minimale de 3 mois renouvelable. Ceci constitue la règle générale. Toutefois, une bourse pourra être octroyée pour une durée plus courte si la raison en est dûment motivée auprès du DRH. B. Bourses de doctorat Il s agit de bourses attribuées dans le but de réaliser une thèse de doctorat. Sur le sujet du doctorat et de la formation doctorale, il est renvoyé au Règlement du doctorat. 1 Pour pouvoir bénéficier d une bourse de doctorat, le chercheur ou la chercheuse doit être inscrit(e) au doctorat à l ULB ou dans une autre université. Les autres conditions liées à l octroi d une bourse de doctorat se trouvent dans les principes généraux d exonération fiscale (voir chapitre III). C. Bourses de post-doctorat Il s agit de bourses attribuées à des chercheurs en mobilité internationale (voir chapitre III point B 2) et titulaires d une thèse de doctorat depuis 8 ans maximum au moment de l octroi de la bourse. Les autres conditions liées à l octroi d une bourse de post-doctorat se trouvent dans les principes généraux d exonération fiscale (voir chapitre III). 1 www.ulb.ac.be/rech/doctorants/docs/reglement_du_doctorat_ulb_vf.pdf Version 2015 Page 2

III. PRINCIPES GÉNÉRAUX D EXONÉRATION FISCALE A. Conditions d exonération - généralités De façon générale, les bourses sont exonérées d impôts si elles répondent strictement aux conditions suivantes : 1. La bourse ne peut pas représenter la rémunération imposable pour des prestations effectuées à la demande de l Université ou d un tiers. Les bourses de doctorat et de post-doctorat octroyées par l Institution sont exemptées d impôts si elles sont accordées de manière désintéressée. En d autres termes, la bourse ne peut pas représenter la contrepartie de services qui seraient demandés par l Université ou par un tiers aux bénéficiaires de ladite bourse. 2. La bourse ne peut en aucun cas se substituer à un contrat de travail. Il ne pourra par conséquent pas être octroyé de bourse pour des fonctions qui ont été exercées dans le passé dans le cadre d un contrat de travail. 3. L activité doit être consacrée exclusivement à la recherche, en dehors d un contrat de travail. Le boursier ou la boursière ne peut exercer parallèlement à son activité de recherche une quelconque activité d encadrement ou autre, rémunérée ou non par l Université, et ce, quel que soit l horaire. Une exception est néanmoins prévue pour les boursiers de doctorat (point B.1 ci-après). 4. Le montant de la bourse est soumis à des limites très strictes, variables selon le type de bourse (voir chapitre V points B et C). 5. Moyennant le respect des conditions d exonération décrites plus bas, l exonération fiscale est accordée pour une durée maximale et une seule fois dans le chef de la même personne. La durée maximale varie en fonction du type de bourse (voir point B ci-dessous). Version 2015 Page 3

B. Conditions d exonération spécifiques En outre, les bourses de doctorat et post-doctorat doivent répondre à des conditions complémentaires en termes de plafond, durée, : 1. Bourses de doctorat Le montant de la bourse ne peut pas excéder annuellement le montant net de la rémunération allouée au personnel scientifique de même ancienneté et de même qualification au sein de l Université que le/la bénéficiaire de la bourse. La bourse ne peut pas être attribuée à une personne qui, avant son doctorat, a eu une fonction d assistant à l Université pendant plus de 365 jours au total. Le doctorat doit être affecté exclusivement à la recherche, en dehors d un contrat de travail. Il est cependant admis que les boursiers en cours de doctorat puissent se consacrer à la surveillance et à la supervision des travaux pratiques pour les étudiants de deuxième cycle. De telles prestations sont toutefois limitées à quatre heures par semaine au maximum. Elles ne pourront par ailleurs pas faire l objet d une désignation officielle. L exonération d impôts n est accordée aux bénéficiaires d une bourse de doctorat que pour 48 mois au maximum. Ces 48 mois sont à calculer par rapport au temps réellement presté pour le doctorat. Il est sans importance que les mois se succèdent sans interruption : il n y a pas de limitation du laps de temps durant lequel l exonération peut être accordée. 2. Bourses de post-doctorat Le/la bénéficiaire d une bourse de post-doctorat doit être titulaire d une thèse de doctorat. La thèse de doctorat ne doit pas avoir été obtenue depuis plus de 8 ans au moment où la première bourse de post-doctorat est octroyée. Le boursier ou la boursière doit être en mobilité scientifique internationale. Par mobilité scientifique internationale, on entend le fait de ne pas avoir résidé ou de ne pas avoir exercé son activité principale (emploi, études, ) en Belgique pendant plus de 24 mois au cours des 3 dernières années qui précèdent immédiatement la première période de séjour postdoctoral (les séjours de courte durée tels que les vacances, la participation à un congrès ou à un court séjour de préparation au séjour postdoctoral ne sont pas pris en compte pour vérifier que cette condition est remplie). L exonération d impôts est accordée durant la durée de la bourse de post-doctorat avec un maximum de 36 mois. Version 2015 Page 4

C. Implications de l exonération fiscale Ce régime fiscal favorable implique que les boursiers ne se trouvent pas dans un lien de subordination avec l Université et ne sont donc pas liés à elle par un contrat de travail. Par ailleurs, une allocation de bourse n est pas un revenu imposable. En accord avec le SPF Finances, l'université ne doit pas établir de fiche fiscale pour les sommes qu'elle attribue à titre de bourses défiscalisées. Elle est cependant tenue de joindre annuellement à sa déclaration fiscale une liste reprenant les coordonnées des personnes ayant bénéficié de ces bourses défiscalisées ainsi que le montant attribué à chacun de ces bénéficiaires. En ce qui concerne la déclaration d'impôts à remplir par les boursiers, et dans la mesure où l'allocation de bourse n'est pas un revenu imposable, le cadre relatif aux revenus imposables ne doit pas être rempli. Le boursier doit par contre remplir les autres cadres de la déclaration (s'il y a lieu) avant de la signer, de la dater et de la communiquer à son service local de taxation. Pour toute question au sujet de l exonération d impôts, les bénéficiaires d une bourse peuvent contacter leur gestionnaire au Service traitements - Département de l administration financière (pour identifier le bon gestionnaire, voir chapitre VII point B). Version 2015 Page 5

IV. DISPOSITIONS EN MATIÈRE DE VISA, D AUTORISATION DE SÉJOUR, DE DÉCLARATION D ARRIVÉE ET DE DISPENSE DE PERMIS DE TRAVAIL Pour les formalités en matière de visa, d autorisation de séjour, de déclaration d arrivée et de permis de travail ou dans le cadre d une dispense, il convient de s'adresser aux gestionnaires du Service du personnel associé à la recherche contractuelle (SPRC) au DRH (pour identifier le bon gestionnaire, voir chapitre VII point A). Concernant l accueil des nouveaux chercheurs ainsi que l accompagnement dans les diverses démarches administratives avant l arrivée à l ULB, nous vous invitons à prendre contact avec Mme Susan Black de l International Welcome Desk (ses coordonnées se trouvent au chapitre VII point D). A. Formalités pour accéder au territoire 1. Visa non requis Aucun visa n est requis pour les ressortissants de la Suisse ou d un des états membres de l Espace économique européen (EEE). Les ressortissants étrangers déjà titulaires d'une carte d'identité belge définitive, généralement obtenue sur base de liens familiaux, sont dispensés de visa. 2. Visa requis Les ressortissants d un état ne faisant pas partie de l EEE ou qui ne sont pas issus de Suisse doivent obtenir un visa avant leur séjour en Belgique pour accéder au territoire belge. Les bénéficiaires d une bourse de doctorat doivent disposer d un visa d étudiant au moment de leur arrivée en Belgique. Pour l obtention du visa, ils doivent introduire un dossier de demande d admission au doctorat au Service des inscriptions (personne de contact : Carine Faniel, ses coordonnées se trouvent chapitre VII point C). Au terme de la procédure d admission, s ils sont acceptés, les étudiants reçoivent une lettre d admission qu ils doivent présenter au Consulat de Belgique de leur pays de résidence. Lorsque le Service des inscriptions reçoit une copie du visa d études, l inscription est enregistrée. Une copie de ce visa ainsi que de la première page du passeport doivent être annexées au dossier de demande de bourse. Les bénéficiaires d une bourse de post-doctorat doivent être titulaires d un visa de type D au moment de leur arrivée en Belgique. Pour l obtention du visa, les boursiers ou leurs promoteurs doivent contacter le SPRC au DRH qui établira le document appelé «avis d arrivée» conformément à l article 2, 25 de l'arrêté royal du 9 juin 1999 qui prévoit une dispense de l'obligation d'obtenir un permis de travail pour cette catégorie de bourse. L avis d arrivée doit être présenté au Consulat de Belgique de son pays de résidence. Une copie de ce visa ainsi que de la première page du passeport doivent être annexées au dossier de demande de bourse. Version 2015 Page 6

B. Formalités à accomplir à l arrivée sur le territoire belge et permis de séjour Toutes les personnes qui ne sont pas de nationalité belge doivent impérativement se présenter à l Administration communale du lieu où elles vont résider pour effectuer une «déclaration d arrivée» : Celles qui comptent rester en Belgique moins de 90 jours doivent se présenter à l Administration communale dans les 3 jours suivant leur arrivée en Belgique. Pour les personnes qui comptent rester en Belgique plus de 90 jours, cette démarche doit être effectuée dans les 8 jours qui suivent leur arrivée en Belgique. Le cas échéant, elles doivent être en possession de leur visa. Un permis de séjour leur sera ensuite délivré. La déclaration d arrivée délivrée par les autorités communales doit être annexée au dossier de demande de bourse. Une copie de la carte d autorisation de séjour devra être communiquée par la suite au gestionnaire du dossier de bourse au SPRC-DRH. Version 2015 Page 7

V. CARACTÉRISTIQUES DES DIFFÉRENTS TYPES DE BOURSES A. Informations liées aux bourses de doctorat et aux bourses de post-doctorat 1. Couverture sociale Les bourses de doctorat et de post-doctorat sont assujetties à la sécurité sociale belge. C est l O.N.S.S. (Office national de sécurité sociale) qui se charge de la perception, de la gestion et de la répartition des cotisations de sécurité sociale. Ces cotisations comprennent tant les cotisations personnelles que les cotisations patronales. En fonction de la nationalité de leurs bénéficiaires, les bourses de doctorat et de post-doctorat sont assujetties soit au régime général soit au régime partiel de la sécurité sociale : Le régime général s applique aux ressortissants d un pays de l EEE et de la Suisse ou d un pays lié avec la Belgique par un accord bilatéral en matière de sécurité sociale. - L EEE comprend les états membres de l Union Européenne ainsi que l Islande, le Lichtenstein et la Norvège. La Suisse applique les règlements européens en matière de sécurité sociale depuis le 1 er juin 2002. - La Belgique est liée par un accord bilatéral en matière de sécurité sociale avec les pays suivants: Algérie, Australie, Bosnie-Herzégovine, Brésil, Canada, Chili, Corée du Sud, Croatie, États-Unis d Amérique, Inde, Israël, Japon, Kosovo, Macédoine, Maroc, Philippines, République du Monténégro, Saint-Marin, Serbie, Tunisie, Turquie et Uruguay. Il résulte de ceci que tous les boursiers et boursières ressortissant(e)s d un des pays qui n est pas énuméré ci-dessus ou qui ne fait pas partie de l EEE bénéficient d une bourse assujettie au régime partiel de la sécurité sociale belge. Le régime général belge de sécurité sociale couvre l'assurance maladie, maternité, invalidité, l assurance pension, l'assurance chômage, l assurance contre les accidents du travail, les prestations de maladies professionnelles et les prestations familiales. Toutefois, la couverture sociale n a pas la même étendue en cas d assujettissement de l allocation de bourse au régime partiel de la sécurité sociale. Pour tou(te)s les bénéficiaires d une bourse de doctorat ou de post-doctorat, que celle-ci soit assujettie au régime général ou au régime partiel de la sécurité sociale, le boursier ou la boursière peut percevoir des allocations familiales pour les enfants faisant partie de son ménage. Ceci implique le respect préalable de certaines dispositions réglementaires. Pour les questions relatives aux allocations familiales, les boursiers peuvent prendre contact avec Mme Véronique VAN WEYENBERG au Service traitements - Département de l administration financière (voir chapitre VII point B pour les coordonnées). Version 2015 Page 8

En outre, grâce au prélèvement et au paiement de cotisations sociales sur son allocation de bourse, les bénéficiaires d une bourse de doctorat ou de post-doctorat peuvent bénéficier d une couverture assurance soins de santé et indemnités. En cas de maladie, le boursier ou la boursière doit en informer son promoteur de recherche et prendre contact avec Mme Véronique VAN WEYENBERG au Service traitements - Département de l administration financière et lui transmet un certificat médical attestant de son incapacité. Durant les 30 premiers jours calendrier de l incapacité, la bourse continue à être versée intégralement. Le paiement de la bourse est suspendu à partir du 31 ème jour d incapacité et ce, durant toute la période de prise en charge par la mutualité. En cas de grossesse, la boursière doit en informer son promoteur de recherche et Mme VAN WEYENBERG au Service traitements - Département de l administration financière. Elle doit transmettre à cette dernière une copie du certificat médical attestant de sa grossesse et indiquant la date présumée de l accouchement. Durant les périodes de congé pré et postnatal, les indemnités d incapacité de travail versées par la mutualité à la boursière sont complétées par l Université à concurrence du montant mensuel de sa bourse à temps plein. Pour les bourses de doctorat, la durée de la bourse peut être prolongée de l équivalent de la durée du congé de maternité. La prolongation se fait à la fin de la période totale de la bourse, sur demande expresse de la boursière. Celle-ci est invitée à manifester son souhait au SPRC le plus tôt possible. Remarques : Pour pouvoir bénéficier du remboursement des soins de santé (en cas de maladie ou d hospitalisation) et du paiement d indemnités en cas d incapacité de travail suite à une maladie, à un accident de la vie privée ou à une maternité, il faut obligatoirement être affilié à une mutualité (voir chapitre VI point C 2 «L affiliation à une mutualité»). Dans ce cas, la mutualité communiquera au/à la bénéficiaire de la bourse un document à remplir pour attester que la bourse est bien assujettie à la sécurité sociale belge. Ce document devra être rempli par le gestionnaire de dossier au Service traitements - Département de l administration financière. La sécurité sociale belge intègre un système de vacances annuelles payées. La pratique actuelle de l ULB consiste à verser tous les mois un simple et double pécule de vacances anticipé en complément de l allocation de bourse. Il faut être attentif au fait que ce pécule sert à financer les vacances et qu il sera récupéré par l employeur qui suit. Uniquement pour les bénéficiaires d une bourse de doctorat ou de post-doctorat assujettie au régime général de la sécurité sociale, les cotisations prélevées et payées sur l allocation de bourse sont, en principe, prises en compte lors du calcul futur de la pension. Elles permettent également de bénéficier de prestations de chômage (si les conditions d'obtention sont remplies). Version 2015 Page 9

En d autres termes, les boursiers et boursières ressortissants d un pays situé en dehors de l EEE ou d un pays qui n est pas lié avec la Belgique par un accord bilatéral en matière de sécurité sociale ne peuvent pas bénéficier des prestations de chômage et ne cotisent pas pour avoir droit à un revenu de pension en Belgique. Ceci est dû au fait que leur allocation de bourse est assujetti au régime partiel de la sécurité sociale. La pension en Belgique est actuellement calculée en fonction de la durée d'assurance, des sommes sur lesquelles les cotisations ont été versées (dans la limite d'un plafond) et de la situation familiale du pensionné. Pour bénéficier des prestations de chômage en Belgique, il faut avoir bénéficié d une bourse dont la hauteur du montant est considérée comme suffisante et justifier d'un certain nombre de journées pour lesquelles il y a eu des retenues de sécurité sociale au cours de la période de référence antérieure. Ainsi, tous les demandeurs d emploi âgés de moins de 36 ans doivent justifier de 312 jours pour lesquels il y a eu des retenues de sécurité sociale au cours des 21 derniers mois précédant la demande aux allocations de remplacement. Entre 36 ans et moins de 50 ans, la durée préalable est fixée à 468 jours au cours de 33 mois précédant la demande. Au-delà de 50 ans, il est exigé 624 jours au cours des 42 mois précédant la demande. Pour être admis au bénéfice des allocations de chômage après la période d octroi de la bourse de doctorat et de post-doctorat, il faut introduire une demande auprès de l organisme de paiement au moyen du formulaire C4 délivré par l Université. Ce formulaire peut être obtenu auprès des gestionnaires du Service traitements au Département de l administration financière (voir chapitre VII point B pour les personnes de contact). Les personnes qui souhaitent bénéficier des allocations de chômage ailleurs en Europe doivent demander à l ONEM (Office National de l Emploi) de leur fournir un formulaire U1 (ex-formulaire E301) avant leur départ à l étranger. Ce document récapitulera les périodes d'assurance accomplies en Belgique, afin de permettre, le cas échéant, à l'institution du nouveau pays d'emploi de tenir compte des périodes accomplies en Belgique. De la sorte, elle pourra examiner les droits au bénéficie de prestations d'assurance chômage au regard de sa législation. 2. Montants et coûts Les montants des bourses évoluent régulièrement. Ils sont consultables à l adresse suivante www.ulb.ac.be/drh/prc/prc-docs/montants_mensuels_bourses.pdf. Le montant net est celui qui est versé sur le compte bancaire. Dans la pratique actuelle de l ULB, il est payé en 3 versements tous les mois à terme échu : allocation de bourse, simple et double pécule de vacances anticipé (à noter encore une fois que ces derniers seront récupérés par l employeur qui suit). Version 2015 Page 10

Le montant brut correspond au montant net de la bourse augmenté du montant des cotisations sociales personnelles (aucun précompte professionnel n est retenu sur les bourses). Celles-ci représentent 13,07% du montant brut de la bourse pour les ressortissants d un pays de l EEE, de la Suisse ou d un pays lié avec la Belgique par un accord bilatéral en matière de sécurité sociale (voir liste ci-dessus). Elles correspondent à 4,70% du montant brut de la bourse pour les ressortissants d un pays hors EEE, non issus de Suisse ou d un pays non lié avec la Belgique par un accord bilatéral. Le coût de la bourse pour le promoteur correspond au montant brut de la bourse augmenté du montant des cotisations sociales patronales. Pour les ressortissants d un pays de l EEE, de la Suisse ou d un pays lié avec la Belgique par un accord bilatéral en matière de sécurité sociale (voir liste ci-dessus), le montant des cotisations sociales patronales à ajouter est d environ 35% du montant brut de la bourse. Il est d environ 25% du montant brut de la bourse pour les ressortissants d un pays hors EEE, non issus de Suisse ou d un pays non lié avec la Belgique par un accord bilatéral. B. Informations liées aux bourses de doctorat Les montants des bourses de doctorat sont fixés par le Règlement des Bourses tel qu approuvé par le du Conseil d administration le 17 juin 2002 (Annexe CA n 326). 1. Montant maximum Le montant net versé au boursier ou à la boursière ne peut pas excéder le montant net de la rémunération allouée à un assistant de même ancienneté pécuniaire (tel que défini par l Arrêté royal du 21 avril 1965 portant statut pécuniaire du personnel scientifique de l État modifiés depuis par Arrêtés royaux, Arrêtés de Gouvernement et Décrets). 2. Montant minimum Le montant net d une bourse de doctorat ne peut pas être inférieur au montant de la première bourse octroyée par le F.R.I.A. à un boursier ou à une boursière titulaire du même diplôme. C. Informations liées aux bourses de post-doctorat Les montants des bourses de post-doctorat sont alignés sur les rémunérations versées aux premiers assistants à l ULB (sur base du barème 530, selon la terminologie de l Université). Version 2015 Page 11

VI. PROCÉDURE D OCTROI ET DE PAIEMENT DES BOURSES A. Gestion administrative des bourses Les demandes de bourses doivent être introduites par les promoteurs de recherche directement auprès du SPRC, au moyen des formulaires disponibles en cliquant sur le lien suivant www.ulb.ac.be/drh/prc. Elles peuvent aussi être envoyées par courrier à l attention du gestionnaire de dossier de bourse - SPRC - avenue F.D. Roosevelt 50, CP 115/01 à 1050 Bruxelles (voir chapitre VII point A pour identifier le bon gestionnaire en fonction de la faculté). La possibilité d octroi d une bourse est conditionnée par l origine des crédits nécessaires : certains comptes ne peuvent pas être employés pour prendre en charge une bourse. Les promoteurs de bourses comprendront donc que l autorisation d octroi d une bourse est accordée de manière univoque pour un compte interne précis correspondant à une source donnée. Il est impératif que la bourse ne soit pas imputée sur un autre compte par la suite sans avoir obtenu l accord du Département de l administration financière. Lorsque le dossier de demande de bourse est complet, le SPRC-DRH introduit une demande d accord de budget pour le montant de la bourse auprès Département de l administration financière. Après vérification de la disponibilité des fonds, le Service comptabilité du Département de l administration financière valide le budget de la bourse. Le Service traitements reçoit ensuite le feu vert du SPRC-DRH pour mise en versement. Les bourses sont versées à leurs bénéficiaires tous les mois à terme échu. Une attestation signée par le Recteur confirmant le montant et la durée de la subvention accordée est établie par le SPRC-DRH et est adressée au/à la bénéficiaire de la bourse. Cette lettre constitue le document officiel que le/la bénéficiaire peut utiliser lors de ses contacts avec son administration communale, les autorités fiscales ou encore les différentes institutions de sécurité sociale. B. Formalités à effectuer par les promoteurs 1. Le formulaire DIMONA Pour les bourses de doctorat et de post-doctorat, le formulaire DIMONA (déclaration immédiate de l emploi) doit être complété et renvoyé au Service traitements - Département de l administration financière au plus tard le jour où la bourse débute. Il faut également y joindre une copie de la carte d identité ou de la première page du passeport du boursier ou de la boursière. Le formulaire DIMONA est disponible en cliquant sur le lien suivant : www.ulb.ac.be/df/docs/dimona2015.pdf. Version 2015 Page 12

2. Le formulaire d octroi de bourse Il y a lieu de compléter un formulaire pour lancer la procédure d octroi de bourse. Les formulaires de demande de bourses sont disponibles sur le lien www.ulb.ac.be/drh/prc et comportent les parties suivantes : les données personnelles du/de la bénéficiaire : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, numéro de compte bancaire, numéro de registre national, les références du promoteur de recherche : nom, prénom, nom du service, numéro de la destination comptable à partir de laquelle la subvention est prise en charge, les modalités d attribution de la bourse : montant net à verser au bénéficiaire, coût pour le promoteur et durée d attribution. l accord écrit du promoteur et du bénéficiaire sur les conditions d octroi de la bourse. 3. La composition du dossier En outre, chaque demande de bourse doit être complétée par un dossier incluant une série de documents. En fonction du type de subvention demandée, les pièces à verser au dossier peuvent être différentes. Les documents à joindre à la demande sont : le formulaire de bourse dûment complété et signé par le promoteur et par le candidat ou la candidate le curriculum vitæ du candidat ou de la candidate la copie de la première page du passeport ou de la carte d identité le certificat d inscription émis par le Service des inscriptions de l ULB ou une copie lisible de la carte d étudiant pour les bourses de doctorat ou la preuve de la thèse de doctorat pour les bourses de post-doctorat la copie de la déclaration d inscription délivrée par la commune de résidence pour les chercheurs qui ne sont pas de nationalité belge (dès réception, une copie de la carte d autorisation de séjour devra également être communiquée) une copie du visa étudiant (pour les bénéficiaires d une bourse de doctorat) ou du visa de type D (pour les bénéficiaires d une bourse de post-doctorat) doit également être fournie pour les ressortissants d un état qui ne fait pas partie de l EEE ou qui ne sont pas issus de Suisse l attestation d affiliation à une mutualité Remarque : Il n est pas toujours possible de fournir ce document dans tous les cas puisque la mutualité demande généralement au préalable qu une attestation d assujettissement à la sécurité sociale soit fournie. Or, ce document ne peut être rempli par les gestionnaires du Service traitements - Département de l administration financière que sur base de la demande de paiement de la bourse émise par le SPRC. S il ne peut pas être joint au formulaire de demande pour ces raisons, ce document devra être fourni par la suite. les éléments nécessaires au paiement sur un compte à l étranger pour les personnes n ayant pas ouvert de compte bancaire en Belgique, à savoir : le nom et l adresse du/ de la bénéficiaire, l IBAN, le BIC ainsi que le nom et l adresse de l agence bancaire. Version 2015 Page 13

C. Formalités à effectuer par les boursiers 1. L inscription au doctorat pour les bourses de doctorat La procédure à suivre est disponible sur le lien suivant : www.ulb.ac.be/enseignements/inscriptions/inscription-doctorat.html La personne de contact au Service des inscriptions est Mme Carine FANIEL (voir chapitre VII point C pour les coordonnées). 2. L affiliation à une mutualité Pour pouvoir bénéficier du remboursement des soins de santé (en cas de maladie ou d hospitalisation) et du paiement d indemnités en cas d incapacité de travail (suite à une maladie, à un accident de la vie privée ou à une maternité), il faut obligatoirement être affilié(e) à une mutualité. Si ce n est pas encore le cas, le/ la bénéficiaire d une bourse de doctorat ou de post-doctorat doit obligatoirement faire la démarche de se rendre dans une mutualité de son choix et de s y affilier en tant que titulaire. Il existe plusieurs mutualités auxquelles il est possible de s affilier : les mutualités chrétiennes, libérales, libres, neutres ou socialistes la CAAMI (Caisse Auxiliaire d Assurance Maladie-Invalidité) Pour pouvoir s affilier à une mutualité, les personnes qui n ont pas la nationalité belge doivent être inscrites au Registre national des personnes physiques, institué auprès du Service Public Fédéral Intérieur. Celui-ci enregistre les données des personnes inscrites dans les registres de population et des étrangers qui sont tenus par les Communes. Chaque personne physique résidant en Belgique doit donc être inscrite dans un de ces registres de sa résidence principale, ce qui permet ensuite aux autorités communales d attribuer un numéro de registre national. Pour l'application de la sécurité sociale belge, chaque individu est identifié de façon unique à l'aide de son numéro d'identification de la sécurité sociale (NISS). Ce numéro correspond soit au numéro de Registre national pour les assurés sociaux qui ont leur résidence en Belgique, soit au numéro Banque Carrefour pour les assurés sociaux qui n ont pas leur résidence en Belgique. C est la carte d identité électronique qui est utilisée comme support pour lire le NISS de l assuré social. Les personnes qui ne sont pas inscrites dans une Commune belge (ou auprès d'un poste diplomatique) disposent probablement d'un numéro Banque Carrefour. Le Registre national n'identifie pas toutes les personnes physiques tombant sous le champ d'application de la sécurité sociale belge. Pour ce motif, la loi prévoit l'institution, au sein de la Banque Carrefour, d'une banque de données complémentaire au Registre national reprenant des données d'identification collectées par les institutions de sécurité sociale. En concertation avec le Registre national, la Banque Carrefour offre à toutes les institutions de sécurité sociale la possibilité de consulter ces données en mode en ligne. Ces consultations ne s'effectuent cependant que pour les assurés sociaux dont l'institution destinataire traite un dossier de sécurité sociale (comme un dossier géré par une mutualité, par exemple). Version 2015 Page 14

En plus du fait qu il faut nécessairement avoir une adresse (donc, une inscription dans le Registre national), l affiliation à une mutualité n est valable que si des cotisations sont payées. Par ailleurs, un stage de 6 mois en matière de maladie-invalidité est imposé dans certains cas. Il est préférable de se renseigner auprès de la mutualité au préalable. Aussi, les mutualités conservent les données relatives au statut de sécurité sociale de leurs affiliés et ce, depuis la disparition progressive de la carte SIS. Une copie de l attestation d affiliation à une mutualité doit être transmise au plus vite au gestionnaire du dossier au SPRC-DRH. Au préalable, la mutualité communiquera au bénéficiaire de la bourse un document à remplir pour attester que la bourse est bien assujettie à la sécurité sociale belge. Ce document devra être rempli par le gestionnaire du dossier au Service traitements - Département de l administration financière. 3. L assurance hospitalisation Si les bénéficiaires d une bourse assujettie à la sécurité sociale souhaitent bénéficier de l assurance collective hospitalisation que l Université a souscrite en faveur des membres de son personnel, ils doivent s y affilier sur une base volontaire. Pour ce faire, il y a lieu de compléter un formulaire (www.ulb.ac.be/df/docs/hospibulletin.pdf) et de s acquitter tous les mois du paiement d une prime. Les boursiers qui ont une ancienneté sans interruption d au moins 2 ans bénéficient de l assurance collective hospitalisation sur base automatique (prime prise en charge par le promoteur). Les boursiers peuvent également affilier, sur base facultative, leur conjoint/conjointe, compagnon/compagne cohabitant(e) ainsi que leurs enfants à charge de moins de 21 ans et ceux encore à charge et aux études entre 21 et 25 ans. Pour l affiliation à l assurance collective hospitalisation, la personne de contact est Mme Murielle VAN DE SANDE au Service traitements - Département de l administration financière (voir chapitre VII point B pour les coordonnées). Version 2015 Page 15

VII. PERSONNES DE CONTACT A. Département des ressources humaines (DRH) Service du personnel associé à la recherche contractuelle (SPRC) Le service s organise en fonction de votre «origine facultaire» : Mme Aurore BOTTY (+32 (0)2 650 23 48 - Aurore.Botty@ulb.ac.be) Faculté de Droit et de Criminologie Faculté de Médecine Faculté de Pharmacie Faculté de Lettres, Traduction et Communication Faculté de Philosophie et Sciences sociales Faculté des Sciences de la Motricité Institut d'études européennes École de Santé publique Mme Pauline HAUMONT (+32 (0)2 650 48 98 - Pauline.Haumont@ulb.ac.be) Faculté d'architecture (La Cambre-Horta) Mme Sarah LECLERCQ (+32 (0)2 650 42 25 - Sarah.Leclercq@ulb.ac.be) École polytechnique de Bruxelles (Faculté des Sciences appliquées) Faculté des Sciences psychologiques et de l'éducation Faculté Solvay Brussels School of Economics and Management (SBS-EM) Mme Emeline ROBERTI (+32 (0)2 650 49 75 - Emeline.Roberti@ulb.ac.be) Faculté des Sciences Départements de l'administration générale Version 2015 Page 16

B. Département de l administration financière (DAF) Service traitements (ST) Pour les questions relatives au paiement de votre bourse ou à l obtention de documents sociaux, le service s organise en fonction de votre nom de famille : Votre nom de famille commence par les lettres A à D : M. Yassine AGBANI (+32 (0)2 650 23 66 - Yassine.Agbani@ulb.ac.be) Votre nom de famille commence par les lettres E à R : M. Quentin DE TROCH (+32 (0)2 650 20 78 - Quentin.De.Troch@ulb.ac.be) Votre nom de famille commence par les lettres S à Z : Mme Stéphanie BIERMANT (+32 (0)2 650 20 78 - Stephanie.Biermant@ulb.ac.be) Pour les questions relatives aux allocations familiales, aux incapacités de travail et aux maternités, vous pouvez contacter : Mme Véronique VAN WEYENBERG (+32 (0)2 650 23 37 - Veronique.Van.Weyenberg@ulb.ac.be) Pour les questions relatives à l assurance collective hospitalisation, vous pouvez contacter : Mme Murielle VAN DE SANDE (+32 (0)2 650 20 78 - Murielle.Van.De.Sande@ulb.ac.be) C. Département enseignement (DE) Service des inscriptions (SIE) Mme Carine FANIEL (+32 (0)2 650 25 67 - Carine.Faniel@ulb.ac.be) D. Département des relations extérieures (DRE) Service des relations internationales Mme Susan BLACK (+32 (0)2 650 35 85 - Susan.Black@ulb.ac.be) Version 2015 Page 17

VIII. LIENS UTILES Pour consulter les montants des bourses et obtenir un formulaire d octroi de bourse : www.ulb.ac.be/drh/prc/ (formulaires utiles) Pour obtenir le formulaire DIMONA : www.ulb.ac.be/df/docs/dimona2015.pdf Pour accéder à la procédure d inscription au doctorat : www.ulb.ac.be/enseignements/inscriptions/inscription-doctorat.html Pour obtenir le formulaire d affiliation à l assurance hospitalisation : www.ulb.ac.be/df/docs/hospibulletin.pdf Version 2015 Page 18