COMPRENDRE VOTRE OBLIGATION DE MISE EN PLACE DE LA GARANTIE FRAIS DE SANTE DANS 3 4 VOTRE ENTREPRISE 2 5 1. vous informe sur DÉCODEZ LA JOURNÉE DE SOLIDARITÉ Edition 2016 Votre salarié a l obligation de réaliser une journée de travail non rémunérée, dites «journée de solidarité». En contrepartie, vous avez l obligation de reverser une somme à la Caisse nationale de La vidéosurveillance solidarité pour l autonomie (CNSA). Autrement dit, au lieu de verser une compensation à votre salarié pour sa journée supplémentaire, vous allez verser son salaire à la Caisse. au travail L objectif de cette journée est ainsi de faire contribuer les salariés à l effort de l Etat pour l autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées. 2. Vous souhaitez mettre en place un système de vidéosurveillance- Fixez les salariés concernés vidéoprotection dans votre entreprise? Votre salarié a l obligation de réaliser une journée de travail non rémunérée, dites «journée de solidarité Easy». En contrepartie, Paie vous vous accompagne avez l obligation dans de reverser cette une démarche, somme à la en Caisse vous nationale de solidarité pour rappelant l autonomie (CNSA). toutes les règles légales à respecter. Autrement dit, au lieu de verser une compensation à votre salarié pour sa journée supplémentaire, vous allez verser son salaire à la Caisse. L objectif de cette journée est ainsi de faire contribuer les salariés à l effort de l Etat pour l autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées. Notre Conseil Ne choisissez pas qu une partie de vos salariés (exemple : uniquement les non-cadres) car ce serait contraire au principe d égalité de traitement, principe fondamental en droit du travail. La sanction encourue serait la rémunération supplémentaire de la journée réalisée par une partie de vos salariés. Livret technique : Contrat d apprentissage Page A
CONNAITRE LES LIEUX AUTORISÉS OU INTERDITS 2 3 D INSTALLATION DU SYSTEME DE VIDEOSURVEILLANCE Rappel : Un système de vidéosurveillance doit avoir pour objectif principal : la sécurité des personnes et des biens. 1.Connaissez les lieux d installation interdits Vous ne pouvez pas installer de caméras sur le poste de travail de votre salarié. Seule exception : si le cœur du métier de votre salarié est de manier de l argent ou des valeurs de biens, vous pouvez installer une caméra mais filmant principalement la caisse et non le caissier, ou l entrepôt comprenant des biens de valeur plus que le manutentionnaire. Vous ne pouvez pas non plus filmer les zones de pause ou de repos de vos salariés, ni les toilettes, ni les locaux syndicaux ou leurs accès. Si vous ne respectez pas ces interdictions, vous risquez 5 ans d emprisonnement et 300 000 d amende. Pour éviter que le lieu d installation de votre caméra soit illicite, posez vous toujours la question si ce lieu respectera la vie privée de vos salariés. Notre conseil Livret technique : La vidéosurveillance au travail Page 2
CONNAITRE LES LIEUX AUTORISÉS OU INTERDITS 2 3 D INSTALLATION DU SYSTEME DE VIDEOSURVEILLANCE 2.Distinguez les lieux d installation autorisés Vous pouvez installer des caméras de vidéosurveillance, notamment au niveau : Des entrées et sorties des bâtiments Des issues de secours Des voies de circulation Des lieux où les marchandises sont entreposées Des distributeurs alimentaires. Attention : uniquement visant le distributeur et pas toute la pièce comprenant le distributeur Notre conseil Même si vous respectez les lieux d installation des caméras, n abusez pas sur leurs nombres, qui pourraient signaler que votre objectif n est pas simplement lié à la sécurité des biens et des personnes. Livret technique : La vidéosurveillance au travail Page 3
2 LA MISE EN PLACE DES CAMERAS DE 3 VIDEOSURVEILLANCE 3. Consultez vos représentants du personnel Avant toute mise en place d un système de vidéosurveillance, pensez à réunir vos représentants du personnel. Ils doivent donner leurs avis sur cette nouveauté. Même si l avis n est pas favorable, vous pouvez mettre en place la vidéo-protection dans votre entreprise, mais vérifiez que cela respecte toutes les règles légales (citées ci-dessous). 4. Informez individuellement vos salariés Vous devez informer chacun de vos salariés de la présence d un système de vidéosurveillance dans votre entreprise, même si ce dispositif est visible. Précisez-leur que les images pourraient être utilisées contre eux, même si l objectif principal du dispositif n est pas de les contrôler. Notre conseil - Pour vos salariés actuels : faites leur signer un avenant à leur contrat de travail - Pour vos futurs salariés : insérez une clause sur la vidéosurveillance dans leurs contrats de travail Livret technique : La vidéosurveillance au travail Page 4
2 LA MISE EN PLACE DES CAMERAS DE 3 VIDEOSURVEILLANCE 5. Déclarez à la CNIL, le cas échéant Si votre caméra filme un lieu non ouvert au public, par exemple : lieux de stockage, zones dédiées au personnel comme les cuisines d un restaurant, le parking du personnel, vous devez déclarer ce système de vidéosurveillance à la CNIL. Déclarez votre système de vidéosurveillance à la CNIL, afin de pouvoir utiliser les images pour prouver la faute d un de vos salariés. Notre conseil 6. Déclarez à la préfecture, le cas échéant Si vous souhaitez que votre caméra filme un lieu ouvert au public, par exemple, les entrées et sorties de votre entreprise ou la caisse, vous devez demander l autorisation au préfet du département de votre société. Vous pouvez trouver le formulaire sur le site du ministère de l intérieur. Si vous ne demandez pas l autorisation au préfet, en cas de contrôle, vous recevrez une mise en demeure de faire cette demande et à défaut de mise en conformité, l administration aura le droit de fermer votre établissement durant trois mois ou de demander que votre caméra soit démontée. 7. Signalez vos caméras par une affiche Vous devez signaler la présence de caméra(s) par un panneau affiché de façon visible dans les locaux sous vidéosurveillance. L affiche doit obligatoirement comprendre : L information de l existence du dispositif Le nom du responsable du système de vidéosurveillance La procédure à suivre pour demander l accès aux enregistrements visuels les concernant Livret technique : La vidéosurveillance au travail Page 5
2 3 L UTILISATION DES IMAGES DE VIDEOSURVEILLANCE 8. Sécurisez l accès aux images Vous devez limiter le nombre de personnes qui doivent avoir accès aux images des caméras de vidéo-protection. Exemple : vous, en tant qu employeur et le responsable de la sécurité. 9. Supprimez les images après un mois Vous devez conserver les images de la vidéosurveillance, un mois au maximum. Astuce : Si vous engagez une procédure nécessitant les images, elles pourront être extraites du dispositif et conservées pendant la durée de la procédure. N oubliez pas de référencer ces extraits dans un cahier. 10. Utilisez les images pour sanctionner votre salarié Vous pouvez utiliser les images de votre système de vidéosurveillance pour sanctionner votre salarié si : Vous avez informé individuellement votre salarié du système de vidéosurveillance, de l enregistrement des images et de votre possibilité de l utiliser contre lui (même si la finalité première est celle de sécuriser les biens et les personnes) Vous n avez pas dissimulé la caméra, ou si la caméra se trouve dans les locaux qui ne sont pas des lieux de travail. Exemple : entrepôt Si vous ne remplissez pas ces conditions, vous ne pouvez pas sanctionner vos salariés mais vous pouvez porter plainte s il y a un vol. Livret technique : La vidéosurveillance au travail Page 6
2 3 L UTILISATION DES IMAGES DE VIDEOSURVEILLANCE EXERCICES EXERCICE 1 Vous avez l intention de mettre une caméra de vidéo-protection qui n enregistre pas les images, dans un lieu ouvert au public (exemple : une salle d attente d un cabinet dentaire), devez-vous déclarer la caméra à la CNIL et au préfet? Réponse : Si votre caméra n enregistre pas les images, seule une autorisation préfectorale est nécessaire. EXERCICE 2 Vous avez l intention de mettre une caméra de vidéo-protection dans l entrepôt de votre société et enregistrer les images, quelle(s) déclaration(s) devez-vous effectuées? Réponse : L entrepôt est un lieu privé, non ouvert au public, par conséquent, seule une déclaration à la CNIL est obligatoire. EXERCICE 3 Comment informer vos salariés de l existence d un système de vidéosurveillance? Réponse : Vous devez les informer individuellement, en leur faisant signer un avenant à leur contrat de travail prévenant de la possibilité d utiliser les images à leur encontre et les informer par le biais d un affichage au sein de votre entreprise. EXERCICE 4 Avez-vous le droit de mettre en place un système de vidéosurveillance dans la salle de repos de vos salariés? Réponse : En principe, non. La vidéosurveillance doit correspondre à un besoin précis, lié à la sécurité des biens et des personnes, s il y a un risque de vol ou d agression. Si la salle de repos comprend un distributeur alimentaire, vous pouvez mettre en place une caméra filmant ce bien pour éviter sa dégradation. Livret technique : La vidéosurveillance au travail Page 7
2 3 L UTILISATION DES IMAGES DE VIDEOSURVEILLANCE LES 5 POINTS A RETENIR SUR LE SYSTEME DE VIDEOSURVEILLANCE Vous devez informer vos salariés du système de vidéosurveillance Vous devez déclarer à la CNIL et/ou à la préfecture le système de vidéosurveillance Vous devez autorisez l accès aux images à toute personne ayant été filmée par le dispositif Vous devez avoir un panneau d information Supprimez les images un mois après leurs prises Réserve : Les informations données dans ce Livret technique sont susceptibles d évoluer, avec les modifications des règles légales en la matière. Questionnez votre collaborateur Easy Paie, pour sécuriser votre situation. Livret technique : La vidéosurveillance au travail Page 8
CE LIVRET TECHNIQUE VOUS EST PROPOSE PAR LE DEPARTEMENT SOCIAL DU CABINET Qui Est Easy Paie? Un expert en gestion sociale? OUI. Il s agit d une société Lyonnaise 100% dédiée à la gestion de votre personnel. Nous réalisons vos bulletins de paie, vos contrats de travail et tout type de procédures comme les licenciements. Nous vous offrons parallèlement des conseils pour gérer votre personnel. Notre méthode de travail : accompagner votre entreprise par un collaborateur dédié et spécialisé dans votre convention collective. Easy Paie permet aux TPE et PME d externaliser leur gestion du personnel, d optimiser les coûts et de défendre au mieux leurs intérêts en cas de contrôle URSSAF notamment. Easy Paie, c est enfin la réalisation d audits sociaux, de formations et d assistances en ressources humaines. Découvrez d autres conseils sur http://www.easycompta.eu/offre-paie-et-social