Manuel Gestion du crédit CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail: contact@caryagroup.eu CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP 20317 Osny 95526 Cergy Pontoise Cedex T. +33 1 34 20 79 20 F. +33 1 34 20 79 21 E-mail: contact@caryagroup.eu WWW.CARYAGROUP.EU
Table des matières 1 Gestion du crédit (BE.10.40) 1 1.1 Objectif 1 1.2 Gestion du crédit 1 1.2.1 Introduction 1 1.3 Organisation de la fenêtre 2 1.3.1 En-tête 2 1.3.2 Selection 3 1.3.3 Financier 5 1.3.4 Extra 6 1.4 Relances 7 1.4.1 Configuration 1.4.1.1 Configuration clients 1.4.1.1.1 Généralités 7 7 7 1.4.1.1.1.1 Fiche client 7 1.4.1.1.1.2 Configuration clients 8 1.4.1.1.2 Droits d'utilisateur 10 1.4.1.1.3 Valeurs par défaut 11 1.4.1.2 Paramètres de relance 13 1.4.1.2.1 Généralités 13 1.4.1.2.2 Configuration 13 1.4.1.2.3 Lettres de relance 16 1.5 Création de relances 17 1.5.1 Création manuelle 17 1.5.2 Création automatique 19 1.6 Emission de relance 23 1.6.1 Impression de la liste de contrôle 23 1.6.2 Emission de relance 24 1.7 Relances émises 25 1.8 Factures d'intérêts 27 1.8.1 Configuration 27 1.8.1.1 Configuration clients 27 1.8.1.1.1 Généralités 27 1.8.1.1.2 Droits d'utilisateur 27 1.8.1.2 Configuration des factures d'intérêts 29 1.8.1.2.1 Configuration 29 1.8.1.2.2 Textes des factures d'intérêts 31 1.9 Création de factures d'intérêts 32
1.9.1 Création manuelle 32 1.9.2 Création automatique 34 1.9.2.1 Via le module Facture d'intérêts 34 1.9.2.2 Via le module Relances client 35 36 1.9.2.2.1 Exemple 1.10 Suivi des clients 46 1.10.1 Configuration 46 1.10.2 Fiche client 47 1.10.2.1 Création et suivi de contacts client 47 1.10.2.2 Agenda 53 1.10.2.2.1 Calendrier 54 1.10.2.2.2 Boutons 56 1.10.2.2.3 Champs de sélection 62 1.10.2.2.4 Activités 63 64 1.11 Rapport Balance et Grand livre client 66 1.11.1 Type rapport - Balance 1.11.1.1 Clients sans solde final inclus 66 1.11.1.2 Clients sans solde final exclus 68 70 1.11.2 Type rapport - Grand livre 1.11.2.1 Standard 70 1.11.2.2 Détaillée 72 Index 0
1 Gestion du crédit (BE.10.40) 1.1 Objectif Le principal objectif de Gestion du crédit, un sous-projet du programme Optimization of utilisation of Navision by dealers and NSC, est d'amener les clients à payer plus rapidement afin d'améliorer la situation de trésorerie des concessionnaires BMW/MINI et ainsi éviter des problèmes de liquidités. Au départ, la concession réalise une vente. Celle-ci peut être de type Sales ou Aftersales. Dans les deux cas, un paiement comptant devrait être appliqué. Pour pouvoir suivre ce processus de manière simple et claire, une fonctionnalité supplémentaire a été ajoutée dans Navision. 1.2 Gestion du crédit 1.2.1 Introduction Sous Comptabilité - Comptabilité - Activités périodiques - Relances client - Gestion du crédit, il est possible de suivre les factures en souffrance. Gestion du crédit La fenêtre Gestion du crédit contient une liste de tous les documents non acquittés. Si vous souhaitez exclure de la liste des clients particuliers, comme le client Garantie, qui ne sont pas concernés par la gestion du crédit, il suffit de laisser le champ Conditions de relance vide sur la fiche client. A partir du moment où l'utilisateur enregistre manuellement ou via le module Caisse le paiement d'une facture dans le système, cette dernière disparaît de la liste des débiteurs. Si un paiement est effectué via le module Caisse, il est automatiquement associé à la facture. Si la concession ne dispose pas du module Caisse, cette association doit être effectuée manuellement. 1
1.3 Organisation de la fenêtre La fenêtre Gestion du crédit est divisée en 3 parties. 1.3.1 En-tête La première partie se compose de l'en-tête de la fenêtre et comporte 2 zones: Filtres et Menu. Lorsque vous ouvrez la fenêtre, un certain nombre de filtres sont appliqués par défaut. En-tête Les filtres appliqués par défaut sont les suivants: View: Débiteurs L'option View permet de spécifier le groupe cible souhaité. Par défaut, tous les documents atelier non acquittés sont affichés. Si vous souhaitez afficher uniquement la liste des dossiers qui ont déjà été transmis depuis 30 jours à l'avocat, à l'huissier ou au bureau de recouvrement, activez l'option Débiteurs douteux dans la zone View. Un traitement par lots est exécuté quotidiennement en vue de contrôler les dossiers déjà échus, pour lesquels les clients ont également reçu une dernière relance. Pour ces clients, un contact client 603 Dossier transmis est automatiquement créé en fonction des paramètres de relance. Pour plus d'informations, reportez-vous aux chapitres Paramètres de relance et Suivi des clients. Code magasin: HQ Le champ Code magasin permet de limiter le groupe cible de débiteurs au code magasin sélectionné. Le code magasin de l'utilisateur connecté est sélectionné par défaut. Section: Atelier Par défaut, seuls les documents de la section Atelier sont affichés. Les autres sections disponibles sont Pièces de rechange et Ventes véhicules. Type document: Facture Le champ Type document permet de sélectionner le type de documents à filtrer. Les autres types de documents disponibles sont notamment Paiements, Notes de crédit et Factures d'intérêts. Par défaut, le type de document sélectionné est Facture. Dim. Type de travail En filtrant sur Dim. Type de travail, une distinction peut être faite entre mécanique et carrosserie. Seul le type de travail dans l en-tête de l ordre est pris en compte. Par défaut, ce filtre n est pas actif et donc tant les factures mécanique que les factures carrosserie sont affichées. Echue: Oui Dans la mesure où la gestion du crédit ne concerne que les factures en souffrance qui n'ont pas été payées en temps opportun, seuls les documents échus sont affichés par défaut. Ce filtre dépend de la date d'échéance attribuée aux documents par Navision. Par défaut, les documents échus s'affichent en rouge. Si vous décochez la case du filtre Echue, la liste s'étend à tous les documents en souffrance qui ne sont pas encore arrivés à échéance. Ces lignes apparaissent en noir. Option de recherche: Nom de recherche Cette option de rechercher rapide vous donne la possibilité de rechercher sur nom de recherche, numéro de châssis, numéro d immatriculation et conditions de paiement. 2
La partie Menu comporte plusieurs liens rapides permettant d'accéder aux fiches les plus appropriées: Agenda: l'agenda permet de créer ou de consulter les activités prévues ou entreprises. Pour plus d'informations sur l'agenda, reportez-vous au chapitre Agenda. Fiche client: le lien Fiche client permet d'ouvrir automatiquement la fiche client du document sélectionné. Fiche document: ce lien permet de consulter directement les détails d'un document sélectionné. Créer relances: la fonctionnalité par défaut de création et d'émission de relances est accessible depuis la fenêtre Gestion du crédit. Le processus de relances est davantage détaillé dans le chapitre Relances. 1.3.2 Selection La deuxième partie contient la sélection finale en fonction des filtres appliqués dans l'en-tête. Sélection Les champs disponibles sont les suivants: En-tête relance émise: Le champ En-tête relance émise indique le nombre de relances émises qui ont déjà été envoyées pour chaque document. Vous pouvez consulter ces documents de relance en appuyant sur [F6] lorsque vous vous trouvez dans le champ Entête relance émise. Contacts client disponibles: Si des contacts débiteur ont déjà été entrepris pour ce client, le symbole s'affiche sur chaque ligne de ce client. Vous pouvez consulter ces contacts en cliquant sur le symbole. La fiche client s'ouvre et l'onglet Contacts est sélectionné par défaut. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous au chapitre Suivi des clients. N client Nom de recherche: Le nom de recherche du client tel qu'indiqué sur la fiche client. Adresse: L'adresse correspond aux coordonnées du client figurant sur la fiche client. N document Désignation: La désignation comprend la description du document déterminée par Navision. Date d'échéance: La date d'échéance du document est calculée par Navision en fonction de la date de comptabilisation et des conditions de paiement du client. Les données du champ Date échéance peuvent être modifiées dans cette fenêtre. Si, par exemple, un arrangement est réalisé pour un certain client si bien qu'il n'entre pas en ligne de compte pour la première relance suivante, la date d'échéance peut être modifiée manuellement. Cette facture disparaît alors de la liste des filtres par défaut de la fenêtre Gestion du crédit et ne réapparaîtra que si la nouvelle date d'échéance est dépassée. De même, aucune nouvelle relance n'est créée pour ce document. En attente: S'il est décidé de mettre un certain document temporairement en attente, vous pouvez insérer des initiales dans le champ modifiable En Attente. Cela signifie que ce document est toujours en attente d'approbation et qu'il ne peut pas être pris en considération pour le processus de relance ni pour le calcul des intérêts. 3
Il y a donc 2 façons d'écarter temporairement le document du processus débiteurs. La différence est que si vous renseignez le champ En attente, le document est toujours marqué comme échu, mais temporairement laissé de côté. Si vous modifiez la date d'échéance, le document n'est plus échu et réapparaîtra ultérieurement dans la liste des débiteurs s'il n'est pas acquitté. Montant: Ce champ indique le montant initial de l'écriture. Montant acquitté: En cas de paiements intermédiaires, le champ Montant acquitté indique le total des montants déjà acquittés pour cette écriture. Montant restant: Le montant restant est le montant qui doit encore être payé pour que l'écriture soit totalement acquittée. Ce montant est automatiquement calculé et recalculé au moment où une écriture est comptabilisée. Solde dû client: Le champ Solde dû client, indique le montant total des écritures qui n'ont pas encore été acquittées par ce client. Date comptabilisation: Ce champ indique la date de comptabilisation de l'écriture client. Date du dernier paiement: Ce champ indique la date du dernier paiement, s'il est question de paiements intermédiaires pour cette écriture. Date d'émission de la dernière relance Numéro de châssis Type document: Ce champ indique le type de document correspondant à l'écriture client. Groupes de client: à l aide du groupe code client, les factures de sociétés de leasing, dealers ou particuliers peuvent être distingués. Code condition paiement Remarques document: Si des remarques ont été noté pour un document spécifique, un paraît dans la fenêtre Remarques document. No. téléphone: Les numéros de téléphone de client différents ont été ajoutés au sommaire des débiteurs. 4
1.3.3 Financier La troisième partie contient des informations sur le montant total du solde dû pour la sélection actuelle. Financier Non dû: Solde non réglé qui n'est pas encore arrivé à échéance. 0-30 jours: Solde dû depuis 0 à 30 jours. 31-60 jours: Solde dû depuis 31 à 60 jours. 61-90 jours: Solde dû depuis 61 à 90 jours. > 90 jours: Solde dû depuis plus de 90 jours. Total: Montant total du solde non réglé. En cliquant sur la flèche du champ montant ou via [F6], la liste de documents qui ont étés utilisés pour le calcul des totaux peut être consultée. Gestion du crédit 5
1.3.4 Extra Le bouton Extra permet d'accéder à des fonctionnalités supplémentaires Fiche client [Ctrl]+[F10] Fiche document [Maj]+[F5] Ecritures [Ctrl]+[F5]: Le lien Ecritures permet d'accéder directement aux écritures client du client sélectionné, par exemple pour solder immédiatement des écritures non acquittées. Créer relances Feuille de commentaires: Via le bouton Feuille de commentaires, les remarques au niveau du document peuvent être ajoutées ou consultées. Lorsque vous souhaitez garder le commentaire pour une facture ou note de crédit, ceci peut se faire via la carte du document, l écran postes clients et l écran débiteurs. Ces remarques ne sont pas imprimées. Agenda 6
1.4 Relances Navision permet de relancer automatiquement les clients présentant un solde impayé. Les relances sont générées sur la base des informations de la fiche du client et des conditions de relance configurées pour ce dernier. 1.4.1 Configuration 1.4.1.1 Configuration clients 1.4.1.1.1 Généralités 1.4.1.1.1.1 Fiche client Deux conditions nécessaires au processus de relance figurent sous l'onglet Paiements de la fiche client. Code condition paiement: Ce champ permet de sélectionner le code des conditions de paiement que vous souhaitez appliquer au client. Ce code est associé à une formule permettant de calculer la date d'échéance. Le code attribué est appliqué au moment de la facturation pour le client concerné. Code condition relance: Ce champ permet de sélectionner le code condition relance que vous souhaitez appliquer au client. Les données reprises dans les relances et le moment de création de ces dernières dépendent de la condition de relance sélectionnée. A partir du moment où une condition de relance est attribuée à un client, ces données sont utilisées pour la génération automatique des relances. 7
1.4.1.1.1.2 Configuration clients Dans le cadre du processus de relance, vous pouvez également choisir de bloquer automatiquement le client lors de l'envoi d'une relance. Pour ce faire, 2 éléments doivent être configurés: Niveau relance: Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Aanmaningsinstellingen. Configuration clients: En cas de blocage de clients via le processus de relance, il est possible de communiquer un motif de blocage. Pour ce faire, accédez à Comptabilité Comptabilité - Configuration - Clients - Configuration clients. Configuration client 8
Si le client est bloqué au cours du processus de relance, ce code motif est automatiquement indiqué sur la fiche client. Fiche client 9
1.4.1.1.2 Droits d'utilisateur Des droits d'utilisateur peuvent être associés aux champs Code condition paiement et Code condition relance de la fiche client. Ceci permet d'indiquer, pour chaque utilisateur, si ce dernier peut modifier ces champs. Il est possible de filtrer sur l'utilisateur via Comptabilité - Configuration - Utilisateurs Paramètres utilisateurs. Le bouton Setup User - Form Security - Fiche Clients permet d'ouvrir la fiche des droits de client. Sous l'onglet Paiements, vous pouvez désactiver les champs souhaités pour l'utilisateur sélectionné. Cela signifie que l'utilisateur peut consulter les paramètres, mais ne peut pas les modifier. Pour cet utilisateur, les champs de la fiche client sont grisés. Fiche client 10
1.4.1.1.3 Valeurs par défaut Jusqu'à présent, les conditions de paiement par défaut étaient uniquement configurées via Comptabilité - Comptabilité - Configuration - Clients - Configuration clients. Configuration client Lors de la création d'un client, la valeur par défaut est utilisée automatiquement afin d'initialiser la condition de paiement du client. Ce champ est à compléter librement par l'utilisateur. Cette fonctionnalité est désormais étendue au niveau du code groupe client et du code titre, avec une priorité hiérarchique. Ces derniers sont déterminés par BMW et l'utilisateur a uniquement la possibilité de les consulter. La configuration générale est d'abord examinée dans Comptabilité - Comptabilité Configuration - Clients - Configuration clients. Le système examine ensuite si une condition de paiement est déterminée au niveau du groupe client. Vous pouvez consulter cette valeur via Comptabilité - Comptabilité Configuration - Clients - Codes groupe client. Cette valeur a donc la priorité sur la configuration affichée dans Comptabilité - Comptabilité - Configuration - Clients Configuration clients. Groupes de client 11
Enfin, une vérification est effectuée au niveau du code titre, qui reçoit alors la priorité la plus élevée. Vous pouvez consulter cette configuration BMW via Comptabilité - Comptabilité Configuration - Adresses - Codes titre. Titre Cette configuration par défaut au niveau du code titre et du code groupe client est déterminée par BMW et ne peut pas être modifiée par l'utilisateur. Si l'utilisateur dispose des droits nécessaires, il peut toutefois encore modifier le champ directement sur la fiche client. Pour plus de commodité, le champ Code condition paiement a été ajouté à la fiche client sous l'onglet Général. En cas de modification des conditions de paiement du client, les champs suivants sont disponibles: Code Calcul date échéance Désignation Lorsqu'une facture est établie et que, pour l'une ou l'autre raison, le client ne peut pas payer comptant, il a X jours pour acquitter la facture en souffrance. Ce délai dépend donc de la condition de paiement configurée pour ce client et de la formule de calcul de date d'échéance qui y est associée. Pour pouvoir obtenir un paiement comptant de la part des clients, les conditions de base figurant au verso de la facture, en ce compris la méthode de calcul des intérêts de retard, doivent également être signées. Le matin, le client doit signer le recto et le verso de l'ordre de travail afin d'éviter toute discussion par la suite. 12
1.4.1.2 Paramètres de relance 1.4.1.2.1 Généralités Si la facture en souffrance n'est pas payée dans les 15 jours, le client devient débiteur et doit être suivi de près par la suite. Des relances doivent être envoyées aux débiteurs. Nous vous recommandons de ne commencer à envoyer des relances que 7 jours après la date d'échéance, et ce afin d'être sûr que la facture n'a pas encore été payée et d'éviter ainsi des situations gênantes. C'est à ce stade que le module Relances doit être utilisé. Dans Navision, les modules relatifs à la gestion du crédit se trouvent dans Comptabilité - Comptabilité - Activités périodiques Relances client. 1.4.1.2.2 Configuration Il est possible de créer plusieurs Conditions de relance et ensuite de configurer un texte de relance par client/groupe de clients. Vous pouvez configurer ces paramètres dans Comptabilité Comptabilité - Configuration - Clients - Conditions de relance. Conditions de relance Dans le présent exemple, il existe 2 conditions de relance différentes. Chacune d'elles se compose de 3 niveaux, ce qui signifie que 3 relances seront créées. Après ces 3 relances, aucune autre invitation à payer la facture en souffrance ne sera envoyée. Le client sera alors considéré comme un débiteur douteux et son dossier devra être transmis à l'avocat, à l'huissier ou au bureau de recouvrement. Pour configurer les paramètres de niveau, sélectionnez la condition souhaitée et cliquez sur le bouton Niveaux. La fenêtre ci-dessous s'ouvre et affiche les détails des différents niveaux. Niveaux relance 13
N : Le champ N indique le niveau de relance. Si un nouveau niveau de relance est créé, le numéro suivant lui est automatiquement attribué. Le niveau 1 correspond à la première relance qui sera générée en raison d'un montant impayé. Le niveau 2 correspond à la 2e relance, et ainsi de suite. Lorsqu'une relance du plus haut niveau a été envoyée à un client et que ce dernier n'a toujours pas acquitté le montant qu'il doit, toutes les relances créées par la suite pour ce client seront du plus haut niveau. Période de carence: Le champ Période de carence permet d'indiquer la durée de la période de grâce pour le niveau de relance concerné. La période de carence correspond à l'intervalle de temps qui s'écoule entre la date échéance du document (ou la date de la précédente relance) et la création d'une relance. Dans notre exemple, la première relance sera générée après comparaison de la date de document indiquée et de la date d'échéance de la facture en souffrance. Si la date d'échéance + période de carence est antérieure à la date de document indiquée, une relance est proposée. D'autres relances seront générées par la suite si la date de document de la dernière relance envoyée + période de carence est antérieure à la nouvelle date de document indiquée. Exemple concret: Le client X présente une condition de paiement de 30 jours et une condition de relance correspondant à 0J. Il doit encore payer une facture qui a été comptabilisée le 01/01/2010. Ce document reçoit automatiquement le 31/01/2010 comme date d'échéance. Si nous suivons la configuration des niveaux de relance ci-dessus, Navision proposera une première relance au plus tôt 15 jours après le 31/01/2010. Si nous n'exécutons la liste des relances automatiques que le 01/03/2010, Navision contrôlera les éléments suivants: 1. Date d'échéance de la facture en souffrance + période de carence < date de document de l'en-tête de relance 31/01/2010 + 15J < 01/03/2010 2. a. En cas de 1ère relance: Date d'échéance de la facture en souffrance + période de carence < date de document de l'en-tête de relance 31/01/2010 + 15 jours < 01/03/2010 b. Si des relances ont déjà été envoyées plus tôt: Date de document de la dernière relance envoyée + période de carence < date de document de l'en-tête de relance Si toutes les conditions ci-dessus sont remplies, Navision fait automatiquement une proposition de relance. 14
Comptabiliser intérêts: Le champ Comptabiliser intérêts permet d'indiquer si des intérêts doivent être calculés pour les lignes de relance. Ce champ détermine si des intérêts doivent être indiqués dans la relance. Pour comptabiliser ces intérêts dans les comptes client ou du grand livre, le champ Comptabiliser intérêts doit également être coché au niveau Condition de relance. Conditions de relance Frais supplémentaires (LV): Le champ Frais supplémentaires permet d'indiquer les frais supplémentaires à ajouter à la relance. Pour comptabiliser ces frais supplémentaires dans les comptes client ou du grand livre, le champ Compta. frais supplémentaires doit également être coché au niveau Condition de relance. Conditions relance Bloquer client: Au niveau des relances, vous pouvez indiquer si le client doit être bloqué après l'émission d'une relance. N campagne et Type: En cas d'envoi de relances, vous pouvez indiquer à leur niveau si les activités client doivent être enregistrées sur la fiche client. Ces activités servent en quelque sorte d'historique de suivi des débiteurs. Cette fonctionnalité est utilisée au chapitre Klantenopvolging et sera expliquée plus en détail par la suite. N campagne, Transmission dossier et Type transmission dossier: Lorsque vous envoyez une relance du plus haut niveau, vous pouvez spécifier si la transmission d'un dossier relatif aux activités client doit être automatiquement enregistrée sur la fiche client. Un débiteur devient un débiteur douteux 30 jours après l'envoi de la dernière relance. Un traitement par lots quotidien assure alors la création d'une activité 603, Transmission dossier. Cette fonctionnalité est utilisée au chapitre Klantenopvolging et sera expliquée plus en détail par la suite. 15
1.4.1.2.3 Lettres de relance Pour chaque niveau de relance, vous pouvez spécifier un texte à insérer avant ou après les écritures sur la relance. Il s'agit respectivement du texte de début et du texte de fin. Pour les configurer, sélectionnez le niveau de relance souhaité, puis appuyez sur le bouton Niveau - Texte début ou Texte fin, selon le type de texte que vous souhaitez créer. Texte relance Le texte de relance peut être défini en complétant une ou plusieurs lignes de texte dans le champ Désignation et en choisissant la langue dans le champ Language Code. Chaque ligne peut comporter jusqu'à 100 caractères. Il est également possible d'utiliser d'autres paramètres pour ajouter des informations supplémentaires au texte: %1 = date de document (à partir de l'en-tête de relance) %2 = date d'échéance (à partir de l'en-tête de relance) %3 = taux d'intérêt (à partir de la condition de facture d'intérêts %4 = montant restant (à partir de l'en-tête de relance) %5 = montant des intérêts (à partir de l'en-tête de relance) %6 = frais supplémentaires (à partir de l'en-tête de relance %7 = total (solde restant + montant des intérêts + frais supplémentaires + TVA) %8 = niveau de relance (à partir de l'en-tête de relance) %9 = code devise (à partir de l'en-tête de relance) %10 = date de comptabilisation (à partir de l'en-tête de relance) Exemple concret: Texte relance 16
1.5 Création de relances Dans Navision, vous pouvez accéder au module de création de relances via Comptabilité Comptabilité - Activités périodiques - Relances client - Relances client. 1.5.1 Création manuelle Dans Navision, la création des relances est comparable à celle des autres documents. Elles comportent toujours un en-tête ainsi qu'une ou plusieurs lignes. Pour créer des relances manuellement, procédez comme suit: Créez une nouvelle relance en appuyant sur [F3] et [Enter]. Relance Dans le champ N client, introduisez le numéro du client concerné ou sélectionnez un client dans la liste en appuyant sur [F6]. Cliquez sur le bouton Fonctions - Créer relance. Le formulaire de demande de traitement par lots s'ouvre. Le champ N client est automatiquement complété avec le numéro client figurant sur la fiche de relance. Un contrôle sera également réalisé afin de vérifier s'il existe, pour ce client uniquement, des documents échus. Si vous laissez ce champ vide, le contrôle portera sur tous les documents en souffrance. Créer relance 17
Cliquez sur l'onglet Options et appliquez les filtres souhaités. Créer relance Date comptabilisation: Le champ Date comptabilisation permet d'indiquer la date à utiliser comme date de comptabilisation dans l'en-tête de la relance pendant le traitement par lots. Il s'agit donc de la date de comptabilisation qui figure sur la relance. Date document: Le champ Date document permet d'indiquer la date de document de la relance utilisée pendant le traitement par lots. Cette date sert également à calculer les intérêts, la date d'échéance de la relance et la date d'échéance des factures éc. Rappel par magasin et Filtre Magasin: Si vous devez imprimer des relances uniquement pour les factures échues d'un certain magasin, vous pouvez les filtrer à l'aide du champ Filtre Magasin. Seulement écritures dont l'échéance est dépassée: Si vous ne pouvez ajouter que des écritures non acquittées dont la date d'échéance est antérieure à la date de document indiquée plus haut, ce champ est activé. Cliquez sur OK afin que Navision crée les relances nécessaires pour le client configuré. 18
1.5.2 Création automatique Navision permet de générer automatiquement des relances pour tous les clients. Pour créer automatiquement des relances, procédez comme suit: Dans la fenêtre Relance, cliquez sur Fonctions - Créer relance. Le formulaire de demande de traitement par lots Créer relance s'ouvre. Si vous souhaitez créer des relances pour tous les clients, vous devez laisser le champ N vide. Créer relance Cliquez sur l'onglet Options et appliquez les filtres souhaités. Créer relance Date comptabilisation: Le champ Date comptabilisation permet d'indiquer la date à utiliser comme date de comptabilisation dans l'en-tête de la relance pendant le traitement par lots. Il s'agit donc de la date de comptabilisation qui figure sur la relance. Date document: Le champ Date document permet d'indiquer la date de document de la relance utilisée pendant le traitement par lots. Cette date sert également à calculer les intérêts, la date d'échéance de la relance et la date d'échéance des factures échues. Rappel par magasin et Filtre Magasin: Si vous devez imprimer des relances uniquement pour les factures échues d'un certain magasin, vous pouvez les filtrer à l'aide du champ Filtre Magasin. Seulement écritures dont l'échéance est dépassée: Si vous ne pouvez ajouter que des écritures ouvertes dont la date d'échéance est antérieure à la date de document indiquée plus haut, ce champ est activé. 19
Cliquez sur OK pour exécuter le traitement par lots. Navision crée automatiquement toutes les relances en fonction des filtres appliqués. Pour consulter une relance spécifique figurant dans la liste, vous pouvez la sélectionner et ouvrir la fiche de relance en appuyant sur les touches [Maj]+[F5]. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez constater qu'il s'agit d'une première relance. Relance 20
Les textes proposés pour le niveau de relance correspondant peuvent encore être adaptés avant leur émission. Vous pouvez également modifier le niveau de la relance avant l'émission. Dans ce cas, le texte est, lui aussi, modifié automatiquement. Pour modifier le niveau, cliquez au bas de la fenêtre sur le bouton Fonctions et sélectionnez Mettre à jour texte relance. La fenêtre suivante, dans laquelle le numéro de relance est déjà complété, s'ouvre alors: Mettre à jour texte relance 21
L'onglet Options permet de sélectionner un niveau de relance. Au départ, le niveau de relance est défini sur 0. Toutefois, vous pouvez sélectionner le niveau que vous souhaitez. Dans ce cas, le texte de la relance est remplacé par celui correspondant au niveau sélectionné. Mettre à jour texte relance 22
1.6 Emission de relance Une fois les relances créées et éventuellement modifiées, vous pouvez les émettre ou imprimer la liste de contrôle. 1.6.1 Impression de la liste de contrôle Une liste de contrôle est un document permettant d'obtenir un aperçu de la relance avant de l'émettre. Pour imprimer la liste de contrôle, procédez comme suit: Lorsque vous vous trouvez dans une relance ou dans la liste des relances, cliquez sur le bouton Valider - Impression test. Si vous ne devez imprimer que certaines relances, vous pouvez appliquer un filtre en introduisant les numéros des relances souhaitées dans le champ N. Relance Si vous devez dresser une liste de contrôle pour toutes les relances, ne renseignez pas de filtre sur le champ N. Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer la liste complète ou sur le bouton Aperçu pour afficher la liste à l'écran. 23
1.6.2 Emission de relance Une fois les relances créées et éventuellement contrôlées, vous pouvez les émettre. Pour émettre des relances, procédez comme suit: Lorsque vous vous trouvez dans une relance ou dans la liste des relances, cliquez sur le bouton Valider - Emission. Si vous ne devez envoyer que certaines relances, vous pouvez appliquer un filtre sous l'onglet Relance. Si vous devez émettre toutes les relances de la liste, laissez le champ N vide. Emettre relances Sous l'onglet Options, vous pouvez configurer d'autres paramètres. Emettre relances Imprimer: Si toutes les relances doivent être imprimées dès qu'elles sont comptabilisées dans Navision, cochez la case Imprimer. Remplacer date comptabilisation et Date comptabilisation: Ces options permettent de remplacer la date de comptabilisation des relances par la date indiquée dans le champ Date comptabilisation. 24