Manuel Gestion du crédit

Manuel Gestion du crédit CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail: contact@caryagroup.eu CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP 20317 Osny 95526 Cergy Pontoise Cedex T. +33 1 34 20 79 20 F. +33 1 34 20 79 21 E-mail: contact@caryagroup.eu WWW.CARYAGROUP.EU

Table des matières 1 Gestion du crédit (BE.10.40) 1 1.1 Objectif 1 1.2 Gestion du crédit 1 1.2.1 Introduction 1 1.3 Organisation de la fenêtre 2 1.3.1 En-tête 2 1.3.2 Selection 3 1.3.3 Financier 5 1.3.4 Extra 6 1.4 Relances 7 1.4.1 Configuration 1.4.1.1 Configuration clients 1.4.1.1.1 Généralités 7 7 7 1.4.1.1.1.1 Fiche client 7 1.4.1.1.1.2 Configuration clients 8 1.4.1.1.2 Droits d'utilisateur 10 1.4.1.1.3 Valeurs par défaut 11 1.4.1.2 Paramètres de relance 13 1.4.1.2.1 Généralités 13 1.4.1.2.2 Configuration 13 1.4.1.2.3 Lettres de relance 16 1.5 Création de relances 17 1.5.1 Création manuelle 17 1.5.2 Création automatique 19 1.6 Emission de relance 23 1.6.1 Impression de la liste de contrôle 23 1.6.2 Emission de relance 24 1.7 Relances émises 25 1.8 Factures d'intérêts 27 1.8.1 Configuration 27 1.8.1.1 Configuration clients 27 1.8.1.1.1 Généralités 27 1.8.1.1.2 Droits d'utilisateur 27 1.8.1.2 Configuration des factures d'intérêts 29 1.8.1.2.1 Configuration 29 1.8.1.2.2 Textes des factures d'intérêts 31 1.9 Création de factures d'intérêts 32

1.9.1 Création manuelle 32 1.9.2 Création automatique 34 1.9.2.1 Via le module Facture d'intérêts 34 1.9.2.2 Via le module Relances client 35 36 1.9.2.2.1 Exemple 1.10 Suivi des clients 46 1.10.1 Configuration 46 1.10.2 Fiche client 47 1.10.2.1 Création et suivi de contacts client 47 1.10.2.2 Agenda 53 1.10.2.2.1 Calendrier 54 1.10.2.2.2 Boutons 56 1.10.2.2.3 Champs de sélection 62 1.10.2.2.4 Activités 63 64 1.11 Rapport Balance et Grand livre client 66 1.11.1 Type rapport - Balance 1.11.1.1 Clients sans solde final inclus 66 1.11.1.2 Clients sans solde final exclus 68 70 1.11.2 Type rapport - Grand livre 1.11.2.1 Standard 70 1.11.2.2 Détaillée 72 Index 0

1 Gestion du crédit (BE.10.40) 1.1 Objectif Le principal objectif de Gestion du crédit, un sous-projet du programme Optimization of utilisation of Navision by dealers and NSC, est d'amener les clients à payer plus rapidement afin d'améliorer la situation de trésorerie des concessionnaires BMW/MINI et ainsi éviter des problèmes de liquidités. Au départ, la concession réalise une vente. Celle-ci peut être de type Sales ou Aftersales. Dans les deux cas, un paiement comptant devrait être appliqué. Pour pouvoir suivre ce processus de manière simple et claire, une fonctionnalité supplémentaire a été ajoutée dans Navision. 1.2 Gestion du crédit 1.2.1 Introduction Sous Comptabilité - Comptabilité - Activités périodiques - Relances client - Gestion du crédit, il est possible de suivre les factures en souffrance. Gestion du crédit La fenêtre Gestion du crédit contient une liste de tous les documents non acquittés. Si vous souhaitez exclure de la liste des clients particuliers, comme le client Garantie, qui ne sont pas concernés par la gestion du crédit, il suffit de laisser le champ Conditions de relance vide sur la fiche client. A partir du moment où l'utilisateur enregistre manuellement ou via le module Caisse le paiement d'une facture dans le système, cette dernière disparaît de la liste des débiteurs. Si un paiement est effectué via le module Caisse, il est automatiquement associé à la facture. Si la concession ne dispose pas du module Caisse, cette association doit être effectuée manuellement. 1

1.3 Organisation de la fenêtre La fenêtre Gestion du crédit est divisée en 3 parties. 1.3.1 En-tête La première partie se compose de l'en-tête de la fenêtre et comporte 2 zones: Filtres et Menu. Lorsque vous ouvrez la fenêtre, un certain nombre de filtres sont appliqués par défaut. En-tête Les filtres appliqués par défaut sont les suivants: View: Débiteurs L'option View permet de spécifier le groupe cible souhaité. Par défaut, tous les documents atelier non acquittés sont affichés. Si vous souhaitez afficher uniquement la liste des dossiers qui ont déjà été transmis depuis 30 jours à l'avocat, à l'huissier ou au bureau de recouvrement, activez l'option Débiteurs douteux dans la zone View. Un traitement par lots est exécuté quotidiennement en vue de contrôler les dossiers déjà échus, pour lesquels les clients ont également reçu une dernière relance. Pour ces clients, un contact client 603 Dossier transmis est automatiquement créé en fonction des paramètres de relance. Pour plus d'informations, reportez-vous aux chapitres Paramètres de relance et Suivi des clients. Code magasin: HQ Le champ Code magasin permet de limiter le groupe cible de débiteurs au code magasin sélectionné. Le code magasin de l'utilisateur connecté est sélectionné par défaut. Section: Atelier Par défaut, seuls les documents de la section Atelier sont affichés. Les autres sections disponibles sont Pièces de rechange et Ventes véhicules. Type document: Facture Le champ Type document permet de sélectionner le type de documents à filtrer. Les autres types de documents disponibles sont notamment Paiements, Notes de crédit et Factures d'intérêts. Par défaut, le type de document sélectionné est Facture. Dim. Type de travail En filtrant sur Dim. Type de travail, une distinction peut être faite entre mécanique et carrosserie. Seul le type de travail dans l en-tête de l ordre est pris en compte. Par défaut, ce filtre n est pas actif et donc tant les factures mécanique que les factures carrosserie sont affichées. Echue: Oui Dans la mesure où la gestion du crédit ne concerne que les factures en souffrance qui n'ont pas été payées en temps opportun, seuls les documents échus sont affichés par défaut. Ce filtre dépend de la date d'échéance attribuée aux documents par Navision. Par défaut, les documents échus s'affichent en rouge. Si vous décochez la case du filtre Echue, la liste s'étend à tous les documents en souffrance qui ne sont pas encore arrivés à échéance. Ces lignes apparaissent en noir. Option de recherche: Nom de recherche Cette option de rechercher rapide vous donne la possibilité de rechercher sur nom de recherche, numéro de châssis, numéro d immatriculation et conditions de paiement. 2

La partie Menu comporte plusieurs liens rapides permettant d'accéder aux fiches les plus appropriées: Agenda: l'agenda permet de créer ou de consulter les activités prévues ou entreprises. Pour plus d'informations sur l'agenda, reportez-vous au chapitre Agenda. Fiche client: le lien Fiche client permet d'ouvrir automatiquement la fiche client du document sélectionné. Fiche document: ce lien permet de consulter directement les détails d'un document sélectionné. Créer relances: la fonctionnalité par défaut de création et d'émission de relances est accessible depuis la fenêtre Gestion du crédit. Le processus de relances est davantage détaillé dans le chapitre Relances. 1.3.2 Selection La deuxième partie contient la sélection finale en fonction des filtres appliqués dans l'en-tête. Sélection Les champs disponibles sont les suivants: En-tête relance émise: Le champ En-tête relance émise indique le nombre de relances émises qui ont déjà été envoyées pour chaque document. Vous pouvez consulter ces documents de relance en appuyant sur [F6] lorsque vous vous trouvez dans le champ Entête relance émise. Contacts client disponibles: Si des contacts débiteur ont déjà été entrepris pour ce client, le symbole s'affiche sur chaque ligne de ce client. Vous pouvez consulter ces contacts en cliquant sur le symbole. La fiche client s'ouvre et l'onglet Contacts est sélectionné par défaut. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous au chapitre Suivi des clients. N client Nom de recherche: Le nom de recherche du client tel qu'indiqué sur la fiche client. Adresse: L'adresse correspond aux coordonnées du client figurant sur la fiche client. N document Désignation: La désignation comprend la description du document déterminée par Navision. Date d'échéance: La date d'échéance du document est calculée par Navision en fonction de la date de comptabilisation et des conditions de paiement du client. Les données du champ Date échéance peuvent être modifiées dans cette fenêtre. Si, par exemple, un arrangement est réalisé pour un certain client si bien qu'il n'entre pas en ligne de compte pour la première relance suivante, la date d'échéance peut être modifiée manuellement. Cette facture disparaît alors de la liste des filtres par défaut de la fenêtre Gestion du crédit et ne réapparaîtra que si la nouvelle date d'échéance est dépassée. De même, aucune nouvelle relance n'est créée pour ce document. En attente: S'il est décidé de mettre un certain document temporairement en attente, vous pouvez insérer des initiales dans le champ modifiable En Attente. Cela signifie que ce document est toujours en attente d'approbation et qu'il ne peut pas être pris en considération pour le processus de relance ni pour le calcul des intérêts. 3

Il y a donc 2 façons d'écarter temporairement le document du processus débiteurs. La différence est que si vous renseignez le champ En attente, le document est toujours marqué comme échu, mais temporairement laissé de côté. Si vous modifiez la date d'échéance, le document n'est plus échu et réapparaîtra ultérieurement dans la liste des débiteurs s'il n'est pas acquitté. Montant: Ce champ indique le montant initial de l'écriture. Montant acquitté: En cas de paiements intermédiaires, le champ Montant acquitté indique le total des montants déjà acquittés pour cette écriture. Montant restant: Le montant restant est le montant qui doit encore être payé pour que l'écriture soit totalement acquittée. Ce montant est automatiquement calculé et recalculé au moment où une écriture est comptabilisée. Solde dû client: Le champ Solde dû client, indique le montant total des écritures qui n'ont pas encore été acquittées par ce client. Date comptabilisation: Ce champ indique la date de comptabilisation de l'écriture client. Date du dernier paiement: Ce champ indique la date du dernier paiement, s'il est question de paiements intermédiaires pour cette écriture. Date d'émission de la dernière relance Numéro de châssis Type document: Ce champ indique le type de document correspondant à l'écriture client. Groupes de client: à l aide du groupe code client, les factures de sociétés de leasing, dealers ou particuliers peuvent être distingués. Code condition paiement Remarques document: Si des remarques ont été noté pour un document spécifique, un paraît dans la fenêtre Remarques document. No. téléphone: Les numéros de téléphone de client différents ont été ajoutés au sommaire des débiteurs. 4

1.3.3 Financier La troisième partie contient des informations sur le montant total du solde dû pour la sélection actuelle. Financier Non dû: Solde non réglé qui n'est pas encore arrivé à échéance. 0-30 jours: Solde dû depuis 0 à 30 jours. 31-60 jours: Solde dû depuis 31 à 60 jours. 61-90 jours: Solde dû depuis 61 à 90 jours. > 90 jours: Solde dû depuis plus de 90 jours. Total: Montant total du solde non réglé. En cliquant sur la flèche du champ montant ou via [F6], la liste de documents qui ont étés utilisés pour le calcul des totaux peut être consultée. Gestion du crédit 5

1.3.4 Extra Le bouton Extra permet d'accéder à des fonctionnalités supplémentaires Fiche client [Ctrl]+[F10] Fiche document [Maj]+[F5] Ecritures [Ctrl]+[F5]: Le lien Ecritures permet d'accéder directement aux écritures client du client sélectionné, par exemple pour solder immédiatement des écritures non acquittées. Créer relances Feuille de commentaires: Via le bouton Feuille de commentaires, les remarques au niveau du document peuvent être ajoutées ou consultées. Lorsque vous souhaitez garder le commentaire pour une facture ou note de crédit, ceci peut se faire via la carte du document, l écran postes clients et l écran débiteurs. Ces remarques ne sont pas imprimées. Agenda 6

1.4 Relances Navision permet de relancer automatiquement les clients présentant un solde impayé. Les relances sont générées sur la base des informations de la fiche du client et des conditions de relance configurées pour ce dernier. 1.4.1 Configuration 1.4.1.1 Configuration clients 1.4.1.1.1 Généralités 1.4.1.1.1.1 Fiche client Deux conditions nécessaires au processus de relance figurent sous l'onglet Paiements de la fiche client. Code condition paiement: Ce champ permet de sélectionner le code des conditions de paiement que vous souhaitez appliquer au client. Ce code est associé à une formule permettant de calculer la date d'échéance. Le code attribué est appliqué au moment de la facturation pour le client concerné. Code condition relance: Ce champ permet de sélectionner le code condition relance que vous souhaitez appliquer au client. Les données reprises dans les relances et le moment de création de ces dernières dépendent de la condition de relance sélectionnée. A partir du moment où une condition de relance est attribuée à un client, ces données sont utilisées pour la génération automatique des relances. 7

1.4.1.1.1.2 Configuration clients Dans le cadre du processus de relance, vous pouvez également choisir de bloquer automatiquement le client lors de l'envoi d'une relance. Pour ce faire, 2 éléments doivent être configurés: Niveau relance: Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Aanmaningsinstellingen. Configuration clients: En cas de blocage de clients via le processus de relance, il est possible de communiquer un motif de blocage. Pour ce faire, accédez à Comptabilité Comptabilité - Configuration - Clients - Configuration clients. Configuration client 8

Si le client est bloqué au cours du processus de relance, ce code motif est automatiquement indiqué sur la fiche client. Fiche client 9

1.4.1.1.2 Droits d'utilisateur Des droits d'utilisateur peuvent être associés aux champs Code condition paiement et Code condition relance de la fiche client. Ceci permet d'indiquer, pour chaque utilisateur, si ce dernier peut modifier ces champs. Il est possible de filtrer sur l'utilisateur via Comptabilité - Configuration - Utilisateurs Paramètres utilisateurs. Le bouton Setup User - Form Security - Fiche Clients permet d'ouvrir la fiche des droits de client. Sous l'onglet Paiements, vous pouvez désactiver les champs souhaités pour l'utilisateur sélectionné. Cela signifie que l'utilisateur peut consulter les paramètres, mais ne peut pas les modifier. Pour cet utilisateur, les champs de la fiche client sont grisés. Fiche client 10

1.4.1.1.3 Valeurs par défaut Jusqu'à présent, les conditions de paiement par défaut étaient uniquement configurées via Comptabilité - Comptabilité - Configuration - Clients - Configuration clients. Configuration client Lors de la création d'un client, la valeur par défaut est utilisée automatiquement afin d'initialiser la condition de paiement du client. Ce champ est à compléter librement par l'utilisateur. Cette fonctionnalité est désormais étendue au niveau du code groupe client et du code titre, avec une priorité hiérarchique. Ces derniers sont déterminés par BMW et l'utilisateur a uniquement la possibilité de les consulter. La configuration générale est d'abord examinée dans Comptabilité - Comptabilité Configuration - Clients - Configuration clients. Le système examine ensuite si une condition de paiement est déterminée au niveau du groupe client. Vous pouvez consulter cette valeur via Comptabilité - Comptabilité Configuration - Clients - Codes groupe client. Cette valeur a donc la priorité sur la configuration affichée dans Comptabilité - Comptabilité - Configuration - Clients Configuration clients. Groupes de client 11

Enfin, une vérification est effectuée au niveau du code titre, qui reçoit alors la priorité la plus élevée. Vous pouvez consulter cette configuration BMW via Comptabilité - Comptabilité Configuration - Adresses - Codes titre. Titre Cette configuration par défaut au niveau du code titre et du code groupe client est déterminée par BMW et ne peut pas être modifiée par l'utilisateur. Si l'utilisateur dispose des droits nécessaires, il peut toutefois encore modifier le champ directement sur la fiche client. Pour plus de commodité, le champ Code condition paiement a été ajouté à la fiche client sous l'onglet Général. En cas de modification des conditions de paiement du client, les champs suivants sont disponibles: Code Calcul date échéance Désignation Lorsqu'une facture est établie et que, pour l'une ou l'autre raison, le client ne peut pas payer comptant, il a X jours pour acquitter la facture en souffrance. Ce délai dépend donc de la condition de paiement configurée pour ce client et de la formule de calcul de date d'échéance qui y est associée. Pour pouvoir obtenir un paiement comptant de la part des clients, les conditions de base figurant au verso de la facture, en ce compris la méthode de calcul des intérêts de retard, doivent également être signées. Le matin, le client doit signer le recto et le verso de l'ordre de travail afin d'éviter toute discussion par la suite. 12

1.4.1.2 Paramètres de relance 1.4.1.2.1 Généralités Si la facture en souffrance n'est pas payée dans les 15 jours, le client devient débiteur et doit être suivi de près par la suite. Des relances doivent être envoyées aux débiteurs. Nous vous recommandons de ne commencer à envoyer des relances que 7 jours après la date d'échéance, et ce afin d'être sûr que la facture n'a pas encore été payée et d'éviter ainsi des situations gênantes. C'est à ce stade que le module Relances doit être utilisé. Dans Navision, les modules relatifs à la gestion du crédit se trouvent dans Comptabilité - Comptabilité - Activités périodiques Relances client. 1.4.1.2.2 Configuration Il est possible de créer plusieurs Conditions de relance et ensuite de configurer un texte de relance par client/groupe de clients. Vous pouvez configurer ces paramètres dans Comptabilité Comptabilité - Configuration - Clients - Conditions de relance. Conditions de relance Dans le présent exemple, il existe 2 conditions de relance différentes. Chacune d'elles se compose de 3 niveaux, ce qui signifie que 3 relances seront créées. Après ces 3 relances, aucune autre invitation à payer la facture en souffrance ne sera envoyée. Le client sera alors considéré comme un débiteur douteux et son dossier devra être transmis à l'avocat, à l'huissier ou au bureau de recouvrement. Pour configurer les paramètres de niveau, sélectionnez la condition souhaitée et cliquez sur le bouton Niveaux. La fenêtre ci-dessous s'ouvre et affiche les détails des différents niveaux. Niveaux relance 13

N : Le champ N indique le niveau de relance. Si un nouveau niveau de relance est créé, le numéro suivant lui est automatiquement attribué. Le niveau 1 correspond à la première relance qui sera générée en raison d'un montant impayé. Le niveau 2 correspond à la 2e relance, et ainsi de suite. Lorsqu'une relance du plus haut niveau a été envoyée à un client et que ce dernier n'a toujours pas acquitté le montant qu'il doit, toutes les relances créées par la suite pour ce client seront du plus haut niveau. Période de carence: Le champ Période de carence permet d'indiquer la durée de la période de grâce pour le niveau de relance concerné. La période de carence correspond à l'intervalle de temps qui s'écoule entre la date échéance du document (ou la date de la précédente relance) et la création d'une relance. Dans notre exemple, la première relance sera générée après comparaison de la date de document indiquée et de la date d'échéance de la facture en souffrance. Si la date d'échéance + période de carence est antérieure à la date de document indiquée, une relance est proposée. D'autres relances seront générées par la suite si la date de document de la dernière relance envoyée + période de carence est antérieure à la nouvelle date de document indiquée. Exemple concret: Le client X présente une condition de paiement de 30 jours et une condition de relance correspondant à 0J. Il doit encore payer une facture qui a été comptabilisée le 01/01/2010. Ce document reçoit automatiquement le 31/01/2010 comme date d'échéance. Si nous suivons la configuration des niveaux de relance ci-dessus, Navision proposera une première relance au plus tôt 15 jours après le 31/01/2010. Si nous n'exécutons la liste des relances automatiques que le 01/03/2010, Navision contrôlera les éléments suivants: 1. Date d'échéance de la facture en souffrance + période de carence < date de document de l'en-tête de relance 31/01/2010 + 15J < 01/03/2010 2. a. En cas de 1ère relance: Date d'échéance de la facture en souffrance + période de carence < date de document de l'en-tête de relance 31/01/2010 + 15 jours < 01/03/2010 b. Si des relances ont déjà été envoyées plus tôt: Date de document de la dernière relance envoyée + période de carence < date de document de l'en-tête de relance Si toutes les conditions ci-dessus sont remplies, Navision fait automatiquement une proposition de relance. 14

Comptabiliser intérêts: Le champ Comptabiliser intérêts permet d'indiquer si des intérêts doivent être calculés pour les lignes de relance. Ce champ détermine si des intérêts doivent être indiqués dans la relance. Pour comptabiliser ces intérêts dans les comptes client ou du grand livre, le champ Comptabiliser intérêts doit également être coché au niveau Condition de relance. Conditions de relance Frais supplémentaires (LV): Le champ Frais supplémentaires permet d'indiquer les frais supplémentaires à ajouter à la relance. Pour comptabiliser ces frais supplémentaires dans les comptes client ou du grand livre, le champ Compta. frais supplémentaires doit également être coché au niveau Condition de relance. Conditions relance Bloquer client: Au niveau des relances, vous pouvez indiquer si le client doit être bloqué après l'émission d'une relance. N campagne et Type: En cas d'envoi de relances, vous pouvez indiquer à leur niveau si les activités client doivent être enregistrées sur la fiche client. Ces activités servent en quelque sorte d'historique de suivi des débiteurs. Cette fonctionnalité est utilisée au chapitre Klantenopvolging et sera expliquée plus en détail par la suite. N campagne, Transmission dossier et Type transmission dossier: Lorsque vous envoyez une relance du plus haut niveau, vous pouvez spécifier si la transmission d'un dossier relatif aux activités client doit être automatiquement enregistrée sur la fiche client. Un débiteur devient un débiteur douteux 30 jours après l'envoi de la dernière relance. Un traitement par lots quotidien assure alors la création d'une activité 603, Transmission dossier. Cette fonctionnalité est utilisée au chapitre Klantenopvolging et sera expliquée plus en détail par la suite. 15

1.4.1.2.3 Lettres de relance Pour chaque niveau de relance, vous pouvez spécifier un texte à insérer avant ou après les écritures sur la relance. Il s'agit respectivement du texte de début et du texte de fin. Pour les configurer, sélectionnez le niveau de relance souhaité, puis appuyez sur le bouton Niveau - Texte début ou Texte fin, selon le type de texte que vous souhaitez créer. Texte relance Le texte de relance peut être défini en complétant une ou plusieurs lignes de texte dans le champ Désignation et en choisissant la langue dans le champ Language Code. Chaque ligne peut comporter jusqu'à 100 caractères. Il est également possible d'utiliser d'autres paramètres pour ajouter des informations supplémentaires au texte: %1 = date de document (à partir de l'en-tête de relance) %2 = date d'échéance (à partir de l'en-tête de relance) %3 = taux d'intérêt (à partir de la condition de facture d'intérêts %4 = montant restant (à partir de l'en-tête de relance) %5 = montant des intérêts (à partir de l'en-tête de relance) %6 = frais supplémentaires (à partir de l'en-tête de relance %7 = total (solde restant + montant des intérêts + frais supplémentaires + TVA) %8 = niveau de relance (à partir de l'en-tête de relance) %9 = code devise (à partir de l'en-tête de relance) %10 = date de comptabilisation (à partir de l'en-tête de relance) Exemple concret: Texte relance 16

1.5 Création de relances Dans Navision, vous pouvez accéder au module de création de relances via Comptabilité Comptabilité - Activités périodiques - Relances client - Relances client. 1.5.1 Création manuelle Dans Navision, la création des relances est comparable à celle des autres documents. Elles comportent toujours un en-tête ainsi qu'une ou plusieurs lignes. Pour créer des relances manuellement, procédez comme suit: Créez une nouvelle relance en appuyant sur [F3] et [Enter]. Relance Dans le champ N client, introduisez le numéro du client concerné ou sélectionnez un client dans la liste en appuyant sur [F6]. Cliquez sur le bouton Fonctions - Créer relance. Le formulaire de demande de traitement par lots s'ouvre. Le champ N client est automatiquement complété avec le numéro client figurant sur la fiche de relance. Un contrôle sera également réalisé afin de vérifier s'il existe, pour ce client uniquement, des documents échus. Si vous laissez ce champ vide, le contrôle portera sur tous les documents en souffrance. Créer relance 17

Cliquez sur l'onglet Options et appliquez les filtres souhaités. Créer relance Date comptabilisation: Le champ Date comptabilisation permet d'indiquer la date à utiliser comme date de comptabilisation dans l'en-tête de la relance pendant le traitement par lots. Il s'agit donc de la date de comptabilisation qui figure sur la relance. Date document: Le champ Date document permet d'indiquer la date de document de la relance utilisée pendant le traitement par lots. Cette date sert également à calculer les intérêts, la date d'échéance de la relance et la date d'échéance des factures éc. Rappel par magasin et Filtre Magasin: Si vous devez imprimer des relances uniquement pour les factures échues d'un certain magasin, vous pouvez les filtrer à l'aide du champ Filtre Magasin. Seulement écritures dont l'échéance est dépassée: Si vous ne pouvez ajouter que des écritures non acquittées dont la date d'échéance est antérieure à la date de document indiquée plus haut, ce champ est activé. Cliquez sur OK afin que Navision crée les relances nécessaires pour le client configuré. 18

1.5.2 Création automatique Navision permet de générer automatiquement des relances pour tous les clients. Pour créer automatiquement des relances, procédez comme suit: Dans la fenêtre Relance, cliquez sur Fonctions - Créer relance. Le formulaire de demande de traitement par lots Créer relance s'ouvre. Si vous souhaitez créer des relances pour tous les clients, vous devez laisser le champ N vide. Créer relance Cliquez sur l'onglet Options et appliquez les filtres souhaités. Créer relance Date comptabilisation: Le champ Date comptabilisation permet d'indiquer la date à utiliser comme date de comptabilisation dans l'en-tête de la relance pendant le traitement par lots. Il s'agit donc de la date de comptabilisation qui figure sur la relance. Date document: Le champ Date document permet d'indiquer la date de document de la relance utilisée pendant le traitement par lots. Cette date sert également à calculer les intérêts, la date d'échéance de la relance et la date d'échéance des factures échues. Rappel par magasin et Filtre Magasin: Si vous devez imprimer des relances uniquement pour les factures échues d'un certain magasin, vous pouvez les filtrer à l'aide du champ Filtre Magasin. Seulement écritures dont l'échéance est dépassée: Si vous ne pouvez ajouter que des écritures ouvertes dont la date d'échéance est antérieure à la date de document indiquée plus haut, ce champ est activé. 19

Cliquez sur OK pour exécuter le traitement par lots. Navision crée automatiquement toutes les relances en fonction des filtres appliqués. Pour consulter une relance spécifique figurant dans la liste, vous pouvez la sélectionner et ouvrir la fiche de relance en appuyant sur les touches [Maj]+[F5]. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez constater qu'il s'agit d'une première relance. Relance 20

Les textes proposés pour le niveau de relance correspondant peuvent encore être adaptés avant leur émission. Vous pouvez également modifier le niveau de la relance avant l'émission. Dans ce cas, le texte est, lui aussi, modifié automatiquement. Pour modifier le niveau, cliquez au bas de la fenêtre sur le bouton Fonctions et sélectionnez Mettre à jour texte relance. La fenêtre suivante, dans laquelle le numéro de relance est déjà complété, s'ouvre alors: Mettre à jour texte relance 21

L'onglet Options permet de sélectionner un niveau de relance. Au départ, le niveau de relance est défini sur 0. Toutefois, vous pouvez sélectionner le niveau que vous souhaitez. Dans ce cas, le texte de la relance est remplacé par celui correspondant au niveau sélectionné. Mettre à jour texte relance 22

1.6 Emission de relance Une fois les relances créées et éventuellement modifiées, vous pouvez les émettre ou imprimer la liste de contrôle. 1.6.1 Impression de la liste de contrôle Une liste de contrôle est un document permettant d'obtenir un aperçu de la relance avant de l'émettre. Pour imprimer la liste de contrôle, procédez comme suit: Lorsque vous vous trouvez dans une relance ou dans la liste des relances, cliquez sur le bouton Valider - Impression test. Si vous ne devez imprimer que certaines relances, vous pouvez appliquer un filtre en introduisant les numéros des relances souhaitées dans le champ N. Relance Si vous devez dresser une liste de contrôle pour toutes les relances, ne renseignez pas de filtre sur le champ N. Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer la liste complète ou sur le bouton Aperçu pour afficher la liste à l'écran. 23

1.6.2 Emission de relance Une fois les relances créées et éventuellement contrôlées, vous pouvez les émettre. Pour émettre des relances, procédez comme suit: Lorsque vous vous trouvez dans une relance ou dans la liste des relances, cliquez sur le bouton Valider - Emission. Si vous ne devez envoyer que certaines relances, vous pouvez appliquer un filtre sous l'onglet Relance. Si vous devez émettre toutes les relances de la liste, laissez le champ N vide. Emettre relances Sous l'onglet Options, vous pouvez configurer d'autres paramètres. Emettre relances Imprimer: Si toutes les relances doivent être imprimées dès qu'elles sont comptabilisées dans Navision, cochez la case Imprimer. Remplacer date comptabilisation et Date comptabilisation: Ces options permettent de remplacer la date de comptabilisation des relances par la date indiquée dans le champ Date comptabilisation. 24

1.7 Relances émises Dans Navision, vous pouvez accéder au module de consultation des relances émises via Comptabilité - Comptabilité - Activités périodiques - Relances client - Relances émises. La dernière relance émise ouverte s affiche. Si vous appuyez sur [F5], vous obtenez une liste de toutes les relances qui ont déjà été émises. Liste des relances émises Si vous ouvrez une relance en appuyant sur les touches [Maj]+[F5], vous pouvez de nouveau l'imprimer. Si vous cliquez sur le bouton Imprimer, une fenêtre d'impression, dans laquelle vous pouvez configurer plusieurs autres paramètres, s'affiche. Sous l'onglet Relance, le champ N est automatiquement complété à l'aide du numéro de la relance sélectionnée. Relance 25

Pour envoyer une relance en recommandé, cochez la case Recommandé sous l'onglet Options. Relance Le mot Recommandé figure alors sur la relance, comme dans l'exemple ci-dessous. Aperçu Le texte figurant sur la relance dépend des paramètres définis pour le niveau de relance. Reportezvous au point Lettres de relance. Avec l'option Imprimer niveau relance vous pouvez activer l'impression du niveau de relance. Par défaut, cette option est désactivé et le niveau de relance sera imprimé. 26

1.8 Factures d'intérêts Si un client ne paie pas ses factures en temps opportun, la concession peut compenser le préjudice subi par le biais de factures d'intérêts. Les intérêts sont calculés sur la base du solde restant dû et ajoutés au montant figurant sur la relance. Navision propose plusieurs paramètres permettant de gérer ce processus. 1.8.1 Configuration 1.8.1.1 Configuration clients 1.8.1.1.1 Généralités Pour que les intérêts de retard soient calculés automatiquement et insérés dans les relances d'un client, vous devez spécifier le code condition intérêts au niveau de la fiche client. Sur la fiche client à onglet Paiements, vous pouvez compléter le champ Code condition intérêts. Cette information est indispensable au processus de facture d'intérêts. Code condition intérêts: Ce champ permet de sélectionner le code des conditions de facture d'intérêts que vous souhaitez appliquer au client. Ce code est associé à une formule permettant de calculer la date d'échéance. Le code attribué est appliqué au moment de la facturation pour le client concerné. 1.8.1.1.2 Droits d'utilisateur Des droits d'utilisateur peuvent être associés au champ Code condition intérêts. Vous pouvez filtrer sur l'utilisateur via Comptabilité - Comptabilité - Configuration - Utilisateurs Paramètres utilisateurs. Le bouton Setup User - Form Security - Fiche Clients permet d'ouvrir la fiche des droits de client. 27

Sous l'onglet Paiements, vous pouvez désactiver les champs souhaités pour l'utilisateur sélectionné. Cela signifie que l'utilisateur peut consulter les paramètres, mais ne peut pas les modifier. Pour cet utilisateur, les champs de la fiche client sont grisés. Fiche client 28

1.8.1.2 Configuration des factures d'intérêts 1.8.1.2.1 Configuration Les codes condition intérêts disponibles sur la fiche client peuvent être configurés sous Comptabilité - Comptabilité - Configuration - Clients - Conditions intérêts de retard. Conditions intérêts de retard Code: Vous pouvez indiquer un code personnalisé pour les conditions d'intérêts de retard. Ce code doit être unique et peut comporter maximum 10 signes. Désignation: Le champ Désignation permet de décrire le code de manière plus détaillée. La description peut comporter maximum 30 signes. Calcul intérêts: Ce champ permet d'indiquer les écritures à prendre en compte pour le calcul des factures d'intérêts. Plusieurs possibilités s'offrent à vous: 1. Ecritures ouvertes Seules les écritures client ouvertes sont utilisées pour calculer les intérêts. 2. Ecritures clôturées Seules les écritures client clôturées sont utilisées pour calculer les intérêts. 3. Toutes les écritures Tant les écritures client ouvertes que clôturées sont utilisées pour calculer les intérêts. Si vous choisissez Ecritures clôturées, les intérêts figurant sur les relances portent également sur les écritures partiellement soldées qui ont été payées en retard. Mode calcul intérêts: Navision propose 2 méthodes de calcul des intérêts. 1. Solde journalier moyen La méthode du solde journalier moyen tient compte du nombre de jours écoulés depuis la fin du délai de paiement. Vous devez indiquer la période sur laquelle courent les intérêts dans le champ Période intérêts (Jours). Intérêts = montant restant * (jours écoulés depuis l'échéance / période d'intérêts) * (Taux d'intérêt / 100) 2. Solde dû Dans le cadre de la méthode du solde dû, les intérêts équivalent à un pourcentage du montant restant. Intérêts = montant dû * (taux d'intérêt / 100) Taux d'intérêt: Lorsque vous indiquez le taux d'intérêt, ne saisissez pas le signe %. Si le taux s'élève à 1,5 %, indiquez simplement 1,5. Période intérêts (Jours): Le champ Période intérêts (Jours) est utilisé en cas d'application de la méthode Solde journalier moyen. Indiquez sur combien de jours s'étend la période. Montant minimum (LV): Le montant minimum correspond à l'intérêt minimum à imputer si l'intérêt calculé est inférieur à la valeur configurée. 29

Frais supplémentaires (LV): Si vous souhaitez ajouter automatiquement des frais supplémentaires lors de la création d'une facture d'intérêts, vous pouvez indiquer le montant de ces frais dans ce champ. Période de carence: Le moment auquel la facture d'intérêts est créée est déterminé sur la base de la période de carence. La période de carence de la première facture d'intérêts est calculée en fonction de la date d'échéance de la facture en souffrance. Les factures d'intérêts suivantes sont générées sur la base de la date d'échéance de la facture d'intérêts précédente. Calcul date échéance: La date d'échéance de la facture d'intérêts est déterminée au moyen de la formule sélectionnée et de la date de document figurant sur la facture d'intérêts. Désignation ligne: Le champ Désignation peut être complété automatiquement sur la base de la valeur indiquée dans ce champ. Une série d'options sont déjà disponibles: %1 = désignation sur l'écriture client %2 = type de document sur l'écriture client %3 = numéro de document sur l'écriture client %4 = taux d'intérêt %5 = montant sur l'écriture client %6 = montant restant sur l'écriture client %7 = date d'échéance sur l'écriture client %8 = code devise sur la facture d'intérêts Comptabiliser intérêts: Si les intérêts sur la facture d'intérêts doivent être automatiquement comptabilisés dans les comptes client ou du grand livre, activez la case à cocher. Compta. frais supplémentaires: Si des frais supplémentaires sont appliqués et qu'ils doivent être automatiquement comptabilisés dans les comptes client ou du grand livre lorsque la facture est émise, activez la case à cocher. 30

1.8.1.2.2 Textes des factures d'intérêts Un texte de facture d'intérêts peut être associé à chaque condition de facture d'intérêts. Tout comme pour les textes de relance, vous pouvez définir un texte de début et de fin à faire figurer sur la facture d'intérêts. Pour configurer ces textes, procédez comme suit. Accédez à Comptabilité - Comptabilité - Configuration - Clients - Conditions intérêts de retard. Sélectionnez la condition souhaitée, puis cliquez sur le bouton Conditions - Texte début/ Texte fin, selon le type de texte que vous souhaitez configurer. Remplissez une ou plusieurs lignes de texte dans la zone de texte. Chaque ligne peut comporter jusqu'à 100 caractères. Vous pouvez également utiliser un certain nombre de variables dans le texte, qui seront remplacées par les données correspondantes au moment de l'impression. Les options prédéfinies disponibles sont les suivantes: %1 = date de document (à partir de la facture d'intérêts) %2 = date d'échéance (à partir de la facture d'intérêts) %3 = taux d'intérêt (à partir de la condition de facture d'intérêts) %4 = montant restant (à partir de la facture d'intérêts) %5 = montant des intérêts (à partir de la facture d'intérêts) %6 = frais supplémentaires (à partir de la facture d'intérêts) %7 = total (montant restant + montant des intérêts + frais supplémentaires + TVA) %8 = code devise (à partir de la facture d'intérêts) %9 = date de comptabilisation (à partir de l'en-tête de la facture d'intérêts) 31

1.9 Création de factures d'intérêts Dans Navision, vous pouvez accéder au module de création de factures d'intérêts via Comptabilité Comptabilité - Activités périodiques - Intérêts de retard - Factures d'intérêts. 1.9.1 Création manuelle Dans Navision, la création de factures d'intérêts est comparable à celle des autres documents. Elles comportent toujours un en-tête ainsi qu'une ou plusieurs lignes. Pour créer manuellement des factures d'intérêts, procédez comme suit: Créez une nouvelle facture d'intérêts en appuyant sur [F3] et [Enter]. Facture d'intérêts Indiquez le numéro du client concerné dans le champ N client ou sélectionnez-le dans la liste en appuyant sur [F6]. Cliquez sur le bouton Fonctions - Créer factures d'intérêts. Le formulaire de demande de traitement par lots s'ouvre. Le champ relatif au numéro du client reprend automatiquement le numéro de client sélectionné et le système vérifie pour ce client si une facture d'intérêts doit être créée. Si vous laissez ce champ vide, le contrôle portera sur tous les documents non acquittés. Créer factures d'intérêts 32

Cliquez sur l'onglet Options et appliquez les filtres souhaités. Créer facture d'intérêts Date comptabilisation: Le champ Date comptabilisation permet d'indiquer la date à utiliser comme date de comptabilisation dans l'en-tête de la relance pendant le traitement par lots. Il s'agit donc de la date de comptabilisation qui figure sur la relance. Date document: Le champ Date document permet d'indiquer la date de document de la facture d'intérêts utilisée pendant le traitement par lots. C'est à partir de cette date que le système calcule la date d'échéance de la facture d'intérêts. Cette date détermine en outre les écritures client qui doivent être reprises dans la facture d'intérêts. Cliquez sur OK afin que Navision crée les factures d'intérêts nécessaires pour le client configuré. 33

1.9.2 Création automatique 1.9.2.1 Via le module Facture d'intérêts Navision permet de générer automatiquement des factures d'intérêts pour tous les clients. Pour créer automatiquement des factures d'intérêts, procédez comme suit: Dans la fenêtre Facture d'intérêts, cliquez sur Fonctions - Créer factures d'intérêts. Le formulaire de demande de traitement par lots Créer factures d'intérêts s'ouvre. Si vous souhaitez créer des factures d'intérêts pour tous les clients, vous devez laisser le champ N vide. Créer facture d'intérêts Cliquez sur l'onglet Options et appliquez les filtres souhaités. Créer facture d'intérêts Date comptabilisation: Le champ Date comptabilisation permet d'indiquer la date à utiliser comme date de comptabilisation dans l'en-tête de la relance pendant le traitement par lots. Il s'agit donc de la date de comptabilisation qui figure sur la relance. Date document: Le champ Date document permet d'indiquer la date de document de la facture d'intérêts utilisée pendant le traitement par lots. C'est à partir de cette date que le système calcule la date d'échéance de la facture d'intérêts. Cette date détermine en outre les écritures client qui doivent être reprises dans la facture d'intérêts. Cliquez sur OK pour exécuter le traitement par lots. Navision crée automatiquement toutes les factures d'intérêts en fonction des filtres appliqués. Pour consulter une facture d'intérêts spécifique figurant dans la liste, vous pouvez la sélectionner et ouvrir la fiche de facture d'intérêts en appuyant sur les touches [Maj]+[F5]. 34

1.9.2.2 Via le module Relances client Navision permet aussi de calculer des intérêts et générer des factures d'intérêts automatiquement lors de la création et de l'émission de relances pour une série de clients. Pour calculer et valider automatiquement des intérêts via le module Relances client, procédez comme suit: Avant tout, vous devez déterminer pour quelle condition de relance des intérêts doivent être calculés et validés. Vous pouvez retrouver cette condition via Comptabilité Comptabilité - Configuration - Clients - Conditions de relance. Pour comptabiliser les intérêts dans les comptes client ou du grand livre, le champ Comptabiliser intérêts doit également être coché au niveau Condition de relance. Une écriture est automatiquement créée pour la facture d'intérêts. Conditions de relance Le bouton Niveaux permet de définir pour quels niveaux de relance les intérêts doivent être automatiquement calculés et s'ils doivent apparaître sur la relance. L'activation de l'option indique que les intérêts doivent être calculés et imprimés sur la relance. Elle n'entraîne pas de comptabilisation automatique. Niveaux relance Si la configuration susmentionnée a été effectuée, lors de l'émission d'une relance dans Navision, une écriture d'intérêts est automatiquement créée. Le montant est alors ajouté au montant déjà en souffrance. 35

1.9.2.2.1 Exemple Imaginons que les paramètres de relance ont déjà été configurés comme décrit dans les chapitres précédents. Nous créons un client RENTE. Fiche client Sous l'onglet Paiements, nous indiquons OJ comme code de condition de paiement. Cela signifie que le client doit payer ses factures au comptant. La date d'échéance de la facture est donc identique à celle du document. 36

Pour que Navision calcule automatiquement l'intérêt, le champ Code condition intérêts doit être renseigné. Pour notre exemple, nous utiliserons le code 10 %. Autrement dit, l'intérêt s'élèvera à 10 % du montant en souffrance. Fiche client Dans notre exemple, les factures d'intérêts seront générées automatiquement lors de l'émission des relances. Notez que Navision ne peut proposer des relances que pour les clients auxquels est associé un Code condition relance spécifique. Celui-ci peut être défini sur la fiche client, sous l'onglet Paiements, dans le champ Code condition relance. 37

Le client que nous venons de créer n'a pas encore de solde dû. Nous allons donc créer un ordre de vente pour des pièces de rechange pour une valeur de 605. Nous validons l'ordre à l'aide de la touche [F11] de sorte que le solde dû du client est maintenant de 605. Fiche client 38

Si nous exécutons à présent le traitement par lots automatique des relances dans Navision, une lettre de relance est créée pour le client RENTE. Nous effectuons cette opération via Comptabilité - Comptabilité - Activités périodiques - Relances client - Relances client. 39

La dernière fiche de relance ouverte s affiche. Pour consulter la liste, appuyez sur la touche [F5]. Cliquez sur le bouton Fonctions - Créer relances pour lancer la détection automatique. Si vous n'appliquez aucun filtre client, Navision parcourt toutes les écritures client non acquittées. Dans le cadre de notre exemple, nous ne nous intéressons qu'aux écritures ouvertes de notre client RENTE. Par conséquent, nous appliquons un filtre dans le champ N de la fenêtre de détection. Créer relance 40

Sous l'onglet Options, vous indiquez la date du jour comme date de comptabilisation. Celleci apparaîtra également en tant que date de comptabilisation dans l'en-tête de la relance. Le champ Date document est utilisé pour calculer la date d'échéance de la relance. Cette date sert également pour le calcul des intérêts et comme date de référence pour la recherche des factures échues. Dans notre exemple, la date a été définie sur le 28/10/10. Navision propose 2 méthodes de calcul des intérêts dans cet ensemble de conditions d'intérêts. 1. Solde journalier moyen La méthode du solde journalier moyen tient compte du nombre de jours écoulés depuis la fin du délai de paiement. Vous devez indiquer la période sur laquelle courent les intérêts dans le champ Période intérêts (Jours). Intérêts = montant restant * (jours écoulés depuis l'échéance / période d'intérêts) * (Taux d'intérêt / 100) 2. Solde dû Dans le cadre de la méthode du solde dû, les intérêts équivalent à un pourcentage du montant restant. Intérêts = montant dû * (taux d'intérêt / 100) Dans notre exemple, nous avons opté pour la méthode Solde journalier moyen. Les intérêts seront calculés sur 61 jours. Cela correspond au délai entre le 28 octobre 2010 et le 28 décembre 2010. Si nous appliquons la formule, nous obtenons le résultat suivant : Intérêts = montant restant * (jours écoulés depuis l'échéance / période d'intérêts) * (taux d'intérêt / 100) = 605,00 * (61 jours / 365) * (10/100) = 10.11 Créer relance Cliquez sur OK. 41

Dans la liste des relances, une relance est créée pour le client RENTE. Liste de relances Si nous ouvrons la fiche de relance en appuyant sur [Maj]+[F5], nous pouvons voir que l'intérêt calculé figure déjà dans la relance. Relance 42

Via le bouton Valider - Impression test, nous pouvons afficher un exemple de relance. Nous voyons clairement que le montant des intérêts a été ajouté. Lorsque vous émettez la relance ([F11]), le solde dû par le client dans sa fiche est majoré des intérêts calculés. 43

A l'émission de la relance, les intérêts sont calculés et automatiquement comptabilisés. Vous pouvez afficher de nouveau la relance émise via Comptabilité - Comptabilité Activités périodiques - Relances client - Relances émises. Etant donné que des intérêts supplémentaires ont été calculés, une opération comptable a lieu lors de la validation de la relance. Si, dans la relance émise, nous cliquons sur le bouton Naviguer, la fenêtre ci-dessous s'affiche et nous pouvons contrôler quelles sont les écritures qui ont été créées. Dans la fiche client, nous voyons que le montant dû est majoré de 10,11. 44

Le compte utilisé est repris au niveau Groupes compta. client. Pour accéder à celui-ci, allez dans Comptabilité - Comptabilité - Configuration - Groupes comptabilisation Groupes compta. client. Vous pouvez y spécifier le compte intérêts souhaité pour les différents groupes compta. client. Groupes compta. client 45

1.10 Suivi des clients 1.10.1 Configuration L'activation du suivi des clients requiert la configuration de plusieurs paramètres. Ces paramètres sont accessibles via les options Gestion relation - Prospection - Configuration - Paramètres prospection - onglet Defaults. Les champs N de campagne client par défaut et Code résultat client par défaut doivent être complétés. Contact management setup Les configurations nécessaires sont effectuées à l'activation du module Débiteurs. 46

1.10.2 Fiche client 1.10.2.1 Création et suivi de contacts client S'il existe des factures en souffrance pour un client, ce dernier doit être notifié. Si après l'échéance de la 1re relance, le client n'a toujours pas réglé ses écritures en souffrance, on peut procéder à l'envoi d'une 2e relance. Au cours de cette période intermédiaire, il est recommandé de contacter le débiteur à plusieurs reprises et de consigner les différentes opérations dans Navision sous la forme de contacts client. Pour ce faire, un onglet Contacts a été ajouté à la fiche client. Cet onglet permet d'enregistrer les différentes activités entreprises pour ce client dans le cadre de la gestion du crédit. Plusieurs activités sont créées via des processus automatiques. Fiche client Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que le client RENTE a déjà reçu une 1re relance et qu'il existe une activité de suivi. Si l'activité est grisée, cela signifie qu'elle est terminée. Sinon, il s'agit d'une activité planifiée qui n'a pas encore eu lieu. Notre client RENTE a donc déjà reçu une 1re relance mais doit seulement être contacté par téléphone. Si la configuration a été effectuée correctement, en cas d'envoi d'une relance, une activité correspondante est automatiquement créée et marquée comme terminée. Une activité de contact téléphonique est également créée. Celle-ci n'est toutefois pas clôturée puisqu'elle doit seulement avoir lieu. 47

Comment clôturer cette activité ouverte? Si vous avez contacté le client dans la période intermédiaire, cela peut être signalé dans Navision en clôturant l'activité correspondante ou en planifiant une activité de suivi. Pour ce faire, sélectionnez l'activité ouverte et cliquez sur le bouton Terminer contact. Fiche client 48

La fenêtre suivante apparaît. Elle permet d'indiquer si vous souhaitez une activité de suivi ou si vous voulez simplement clôturer l'activité concernée. Terminer activité 49

Clôturer l'activité sans suivi: Pour clôturer complètement l'activité, sélectionnez le code DEBTOR dans le champ Contact résultat code. Vous pouvez éventuellement ajouter un commentaire. Cliquez ensuite sur le bouton Fermer. La fenêtre se ferme automatiquement et la fiche client s'affiche à nouveau. L'activité clôturée apparaît en gris. Prévoir une activité de suivi: 1. Pour donner une suite à l'activité, sélectionnez dans le champ Contact résultat code un code de résultat de contact adapté. Résultats de contact 50

2. Dans la partie inférieure de la fenêtre Terminer activité, indiquez le contact suivant et la date. Cliquez ensuite sur le bouton Fermer. La fenêtre se ferme automatiquement et la fiche client s'affiche à nouveau. L'activité clôturée apparaît maintenant en gris et une nouvelle activité ouverte est créée. Terminer activité 51

Comment créer un nouveau contact? Pour créer un nouveau contact pour un client spécifique sans avoir de suivi d'une activité préalable qui corresponde, cliquez sur le bouton Créer contact. La fenêtre suivante s'affiche. Créer contact Les détails client, le numéro de campagne débiteur par défaut et la date sont déjà renseignés. L'activité souhaitée doit être précisée dans le champ Type. Les heures de début et de fin doivent également être entrées pour que le bouton Terminer devienne actif. Si ces champs ne sont pas complétés, le bouton Terminer reste grisé. Une fois l'opération de création terminée, l'activité est créée et est disponible pour un suivi. La nouvelle activité paraît dans l'onglet Contacts et sera triée sur date. Les activités les plus récentes paraîtront en haut. 52

1.10.2.2 Agenda Dans la Fiche client - onglet Contacts, le bouton Agenda permet de consulter votre agenda personnel dans Navision. Toutes les activités entreprises, qu'elles soient ouvertes ou fermées, y figurent. Agenda 53

1.10.2.2.1 Calendrier La partie Calendrier apparaît dans la partie supérieure gauche de la fenêtre Agenda. Le calendrier permet d'accéder à une autre date et de voir rapidement combien d'activités sont prévues par jour. Calendre Les champs dans le coin supérieur gauche permettent de modifier le mois et l'année en entrant ou en sélectionnant une autre valeur. Vous pouvez également accéder au mois précédent ou suivant en cliquant sur les flèches. Ce bouton permet d'accéder, en un seul clic, à la journée en cours. Si vous disposez des droits requis, vous pouvez également consulter les agendas d'autres utilisateurs. Pour ce faire, cliquez sur la flèche du champ renseignant l'utilisateur afin d'en sélectionner un autre. Le nom de l'utilisateur apparaît alors dans le champ adjacent. Le calendrier reprend tous les jours du mois sélectionné, répartis par semaine. Il indique également le numéro de chaque semaine à gauche ainsi que les jours dans la partie supérieure. Pour chaque date, il signale le nombre d'activités prévues. S'il existe au moins une activité ouverte, ce nombre est indiqué est vert. Si toutes les activités d'une journée sont clôturées, le chiffre apparaît en noir. La date de la journée en cours est indiquée en bleu clair. 54

Les jours non ouvrés sont signalés dans la couleur définie par l'utilisateur via Comptabilité Ressources humaines - Configuration - Motifs d'absence. Les absences sont encodées via Comptabilité - Ressources humaines - Saisie des absences. Pour les afficher dans l'agenda de l'utilisateur, il convient d'associer le collaborateur à un utilisateur. Pour ce faire, allez dans Comptabilité - Ressources humaines - Salariés, onglet Général, champ User ID. 55

1.10.2.2.2 Boutons A droite du calendrier apparaissent 5 boutons : Outlook: ce bouton permet de synchroniser les activités de l'agenda avec le calendrier Outlook. Sélectionnez d'abord le contact à synchroniser sous l'onglet Date sélectionnée ou Ouvert jusqu'à Date. Cliquez ensuite sur le bouton Outlook. La fenêtre suivante apparaît. Appointment dans Outlook Prospects: ce bouton permet d'accéder à la fiche Prospect. 56

Terminer contact: si une activité est sélectionnée dans l'agenda, ce bouton permet de la clôturer. La fenêtre Terminer activité apparaît. Terminer activité 57

Créer contact: ce bouton permet de créer un nouveau contact à l'aide d'un assistant. La fenêtre suivante apparaît: Créer contact Les champs à renseigner sont les suivants: Nom: Cliquez sur le bouton représentant une loupe afin de sélectionner le client souhaité dans la liste qui apparaît. N campagne: Ce champ permet de sélectionner la campagne à laquelle les activités souhaitées sont associées. Type: Ce champ permet de définir l'activité souhaitée qui sera entreprise. Date de début: Ce champ indique la date de début prévue pour l'activité et donc la date à laquelle celle-ci apparaîtra dans l'agenda. Heure de début: Ce champ indique l'heure à laquelle l'activité commence. Heure de fin: Ce champ indique l'heure à laquelle l'activité se termine. CRM Responsable: Ce champ indique la personne à qui l'activité est confiée. Commentaire: Ce champ reprend un commentaire éventuel. Créer contact 58

Si tous ces champs sont complétés, le bouton Terminer devient actif. Si vous cliquez sur le bouton Terminer, l'activité est ajoutée à l'agenda. Si la synchronisation avec Outlook est active, l'activité créée est automatiquement ajoutée au calendrier Outlook. Véhicules disponibles: ce bouton permet d'afficher la liste des véhicules disponibles Le bas de la fenêtre Agenda comporte en outre 3 boutons: Replanifier activités: cette fonction permet de replanifier toutes les activités ouvertes d'une journée spécifique pour un autre responsable et/ou une autre date. La fenêtre suivante s'affiche: Replanifier activités L'onglet Options permet de choisir le nouveau responsable et/ou la nouvelle date pour la replanification des activités. Replanifier activités Cliquez sur OK pour replanifier les activités. Attention: Les activités peuvent aussi être modifiées directement dans l onglet Date sélectionnée en modifiant la date dans le champ date. Lorsque l activité a déjà été clôturée, la date ne peut plus être modifiée. 59

Impression: ce bouton permet d'imprimer une liste de toutes les activités. L'onglet ActionCo permet de sélectionner des activités en appliquant des filtres particuliers. Impression Montrer Outlook entry: ce bouton permet de consulter le rendez-vous comme dans Outlook. Appointment dans Outlook Fiche Prospect: ce bouton permet d'ouvrir la fiche Prospect. 60

Terminer contact: ce bouton permet de clôturer une activité si elle est finie. La fenêtre suivante apparaît: Terminer activité Remarques: ce bouton permet d'ajouter des remarques et de les consulter. La fenêtre suivante s'affiche: Commentaires générales contact VAP 61

1.10.2.2.3 Champs de sélection Une option de recherche rapide est également disponible et offre les possibilités suivantes: Nom: Vous pouvez spécifier l'entièreté ou une partie d'un nom. Si plusieurs résultats satisfont au critère de recherche, Navision affiche une liste reprenant les différentes possibilités. Vous pouvez effectuer un choix parmi cette liste. Ce filtre est alors appliqué à l'agenda et seules les activités entreprises pour ce client apparaissent dans ce dernier. Prénom: Vous pouvez spécifier l'entièreté ou une partie d'un prénom. Si plusieurs résultats satisfont au critère de recherche, Navision affiche une liste reprenant les différentes possibilités. Vous pouvez effectuer un choix parmi cette liste. Ce filtre est alors appliqué à l'agenda et seules les activités entreprises pour ce client apparaissent dans ce dernier. VIN: Vous pouvez spécifier l'entièreté ou une partie d'un numéro de châssis. Si plusieurs résultats satisfont au critère de recherche, Navision affiche une liste reprenant les différentes possibilités. Vous pouvez effectuer un choix parmi cette liste. Ce filtre est alors appliqué à l'agenda et seules les activités entreprises pour le conducteur du véhicule apparaissent dans l'agenda. N d'immatriculation: Vous pouvez spécifier l'entièreté ou une partie d'un numéro d'immatriculation. Si plusieurs résultats satisfont au critère de recherche, Navision affiche une liste reprenant les différentes possibilités. Vous pouvez effectuer un choix parmi cette liste. Ce filtre est alors appliqué à l'agenda et seules les activités entreprises pour le conducteur du véhicule apparaissent dans l'agenda. N offre: Vous pouvez spécifier l'entièreté ou une partie d'un numéro d'offre (SA3). Si plusieurs résultats satisfont au critère de recherche, Navision affiche une liste reprenant les différentes possibilités. Vous pouvez effectuer un choix parmi cette liste. Ce filtre est alors appliqué à l'agenda et seules les activités entreprises pour la personne associée à cette offre apparaissent dans ce dernier. N prospect: Vous pouvez spécifier l'entièreté ou une partie d'un numéro de prospect. Si plusieurs résultats satisfont au critère de recherche, Navision affiche une liste reprenant les différentes possibilités. Vous pouvez effectuer un choix parmi cette liste. Ce filtre est alors appliqué à l'agenda et seules les activités entreprises pour la personne apparaissent dans ce dernier. Lorsque vous sélectionnez une activité spécifique, le champ Prospect sélectionné est automatiquement complété. Si vous souhaitez appliquer la sélection à l'ensemble de l'agenda, cliquez sur le bouton Filter Prospect. L'agenda affiche alors uniquement les activités pour ce client et la case à cocher en regard du bouton Filter prospect est activée. Cette case indique si un filtre est appliqué à l'agenda. 62

1.10.2.2.4 Activités Vous pouvez consulter une liste des activités prévues via les onglets Date Sélectionnée et Ouvert jusqu'à Date. L'onglet Planning Atelier permet de consulter le planning atelier. Activités Onglet Date Sélectionnée Terminée: Si l'activité est déjà terminée, cette colonne affiche une coche. L'ensemble de la ligne apparaît alors en gris. N campagne: Indique le numéro de la campagne à laquelle l'activité appartient. Type: Indique le type d'activité. Texte: Indique une description de l'activité ou, dans le cas d'une offre SA3, le numéro de cette dernière. Date: Indique la date à laquelle l'activité est prévue. De: Indique l'heure à laquelle l'activité commence. Jusqu'à: Indique l'heure à laquelle l'activité se termine. Evaluation: Indique l'évaluation de l'activité. N suivi Outlook: Si la synchronisation avec Outlook est activée, le symbole s'affiche dans la colonne afin de signaler que cette activité apparaît également dans le calendrier Outlook. Cliquez sur ce symbole pour ouvrir l'activité dans Outlook. Commentaire: Si des commentaires sont associés à une activité spécifique, cette colonne affiche une coche. Cliquez sur celle-ci pour les consulter. N client: Indique le numéro du prospect. Nom du client éventuel: Contient le nom et le prénom du prospect. Type origine: Indique l'origine de l'activité. Onglet Ouvert jusqu'à Date Cet onglet reprend toutes les activités ouvertes jusqu'à la date du jour. Les colonnes disponibles dans cet onglet sont identiques à celles de l'onglet Date Sélectionnée. Onglet Planning Atelier L'onglet Planning Atelier reprend toutes les activités prévues dans le planning atelier. 63

1.11 Rapport Balance et Grand livre client Ce rapport permet d'imprimer les données de balance et de grand livre des clients. Vous pouvez utiliser différents filtres et options afin d'adapter ce rapport à vos besoins. Allez dans Comptabilité Comptabilité Etats. La fenêtre suivante s'affiche. Etats comptabilité - Imprimer Sélectionnez ci-dessous Balance et grand livre client et cliquez sur le bouton Imprimer. La fenêtre suivante s'affiche. Balance et grand livre client L'onglet Client vous permet d'appliquer un filtre sur les champs relatifs aux clients. Les champs de filtre par défaut sont les suivants: N Filtre date Filtre département Groupe compta. client 64

Vous pouvez donc filtrer en fonction de certains clients, d'une période déterminée, d'un groupe compta. client spécifique, etc.. Sous l'onglet Options, vous pouvez modifier le contenu du rapport. Balance et grand livre client Les différentes possibilités sont expliquées dans les paragraphes suivants. 65

1.11.1 Type rapport - Balance 1.11.1.1 Clients sans solde final inclus Si vous souhaitez imprimer un rapport concernant la balance par client, indépendamment de l'existence éventuelle d'un solde final pour les clients, définissez les options comme indiqué dans la fenêtre suivante. Balance et grand livre Type rapport = Balance Exclure clients sans solde final non coché Imprimer avec information état: si vous souhaitez imprimer les options et filtres utilisés sur le rapport, cochez cette case. La dernière page du rapport reprend alors ces informations. Regroupement: vous pouvez trier les résultats Par client ou Par Compte Centralisateur. Indiquez le type de regroupement souhaité. Veillez à préciser, sous l'onglet Client, une période dans le champ Filtre date. 66

Le document imprimé se présente comme suit: Ce document affiche les colonnes suivantes: Solde début: ce solde reprend les montants dus préalablement à la période sélectionnée. Mouvements de la période: ce solde reprend les montants dus pour les opérations effectuées durant la période sélectionnée. Balance: ce solde indique le total des 2 colonnes susmentionnées. Dans le bas apparaissent les soldes rassemblés par groupe compta. client. 67

1.11.1.2 Clients sans solde final exclus Si vous souhaitez imprimer un rapport concernant la balance par client uniquement pour les clients qui ont un solde final, définissez les options comme indiqué dans la fenêtre suivante. Balance et grand livre client Type rapport = Balance Exclure clients sans solde final: coché Imprimer avec information état: si vous souhaitez imprimer les options et filtres utilisés sur le rapport, cochez cette case. La dernière page du rapport reprend alors ces informations. Regroupement: vous pouvez trier les résultats Par client ou Par Compte Centralisateur. Indiquez le type de regroupement souhaité. Veillez à préciser, sous l'onglet Client, une période dans le champ Filtre date. 68

Le document imprimé se présente comme suit: Ce document affiche les colonnes suivantes: Solde début: ce solde reprend les montants dus préalablement à la période sélectionnée. Mouvements de la période: ce solde reprend les montants dus pour les opérations effectuées durant la période sélectionnée. Balance: ce solde indique le total des 2 colonnes susmentionnées. Dans le bas apparaissent les soldes rassemblés par groupe compta. client. 69

1.11.2 Type rapport - Grand livre 1.11.2.1 Standard Si vous souhaitez imprimer un rapport concernant le grand livre par client, définissez les options comme indiqué dans la fenêtre suivante. Balance et grand livre Type rapport = Grand livre Niveau détail = Standard Nouv. page par client: cochez cette case si vous souhaitez une nouvelle page par client. Ecritures non lettrées seulement: cochez cette case si vous ne souhaitez afficher que les écritures non acquittées. Exclure clients sans solde final: cochez cette case si vous ne souhaitez afficher que les clients avec un solde final. Imprimer avec information état: si vous souhaitez imprimer les options et filtres utilisés sur le rapport, cochez cette case. La dernière page du rapport reprend alors ces informations. Regroupement: vous pouvez trier les résultats Par client ou Par Compte Centralisateur. Indiquez le type de regroupement souhaité. Veillez à préciser, sous l'onglet Client, une période dans le champ Filtre date. 70

Le document imprimé se présente comme suit: Ce document reprend le détail de toutes les écritures par client. Il affiche les colonnes suivantes: Code journal: journal concerné. Débit: montant en débit. Crédit: montant en crédit. Balance: montant du solde. Dans le bas apparaissent les soldes rassemblés par groupe compta. client. 71

1.11.2.2 Détaillée Si vous souhaitez imprimer un rapport détaillé concernant le grand livre par client, définissez les options comme indiqué dans la fenêtre suivante. Balance et grand livre Type rapport = Grand livre Niveau détail = Détaillée Nouv. page par client: cochez cette case si vous souhaitez une nouvelle page par client. Ecritures non lettrées seulement: cochez cette case si vous ne souhaitez afficher que les écritures non acquittées. Ne pas imprimer le VIN: cochez cette case si vous souhaitez que la liste reprenne le numéro d'immatriculation, le code utilisateur ou le numéro client au lieu du VIN. Si vous cochez cette case, le champ A la place du VIN, Imprimer est activé. Vous pouvez alors choisir parmi les options N Immat., Code utilisateur et N Client. Exclure clients sans solde final: cochez cette case si vous ne souhaitez afficher que les clients avec un solde final. Imprimer avec information état: si vous souhaitez imprimer les options et filtres utilisés sur le rapport, cochez cette case. La dernière page du rapport reprend alors ces informations. Regroupement: vous pouvez trier les résultats Par client ou Par Compte Centralisateur. Indiquez le type de regroupement souhaité. Veillez à préciser, sous l'onglet Client, une période dans le champ Filtre date. 72

Le document imprimé se présente comme suit: Ce document reprend le détail de toutes les écritures par client. Il contient davantage d'informations que le rapport standard décrit précédemment. Il affiche les colonnes supplémentaires suivantes: N doc. externe Code établ. Code département N de châssis/n d'immatriculation/code utilisateur/n Client Montant ouvert Dans le bas apparaissent les soldes rassemblés par groupe compta. client. 73

Dans l'exemple ci-dessous, le champ N d'immatriculation apparaît à la place du N de châssis. 74