Politique Remboursement des dépenses de voyage

Politique Remboursement des dépenses de voyage Adopté le 1 novembre 2013 Introduction La présente politique a pour but de permettre aux membres du personnel, aux membres du Conseil des gouverneurs et à tout autre personne qui engagent une dépense dans l exercice de leurs fonctions auprès de l Université Sainte-Anne, de réclamer un remboursement des dépenses de voyage sous réserve de la disponibilité des fonds. Elle se veut l explication aussi exhaustive que possible des remboursements auxquels ont droit les demandeurs, le cas échéant. L Université Sainte-Anne s engage à respecter les principes de transparence, de responsabilisation, d optimisation des ressources et d équité afin de garantir un traitement uniforme à tous les demandeurs. Pour tous les voyages où l Université Sainte-Anne est appelée à contribuer, le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses dûment complété et approuvé par le supérieur immédiat, doit être expédié à la préposée aux comptes fournisseurs avec les pièces justificatives dans un délai de 30 jours suivant le déplacement. Seuls les reçus originaux sont acceptables pour justifier une demande de remboursement. Le demandeur devrait normalement recevoir son paiement dans un délai normal de 2 semaines après la réception du document au bureau de la préposée aux comptes fournisseurs. Le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses est disponible au bureau de la préposée aux comptes fournisseurs et sur le site WEB de l Université Sainte-Anne sous la section Formulaire de la page du Personnel. Ce document inclut les taux en vigueur pour le kilométrage, le per diem pour les repas au pays et à l international ainsi que le faux frais au pays et à l international et peut changer sans l approbation du Conseil des gouverneurs. Toute exception à cette politique devra être approuvée par le supérieur immédiat et par le vicerecteur à l administration. Dépenses admissibles 1. Frais de transport Le moyen de transport utilisé doit être le plus économique. L Université remboursera le moindre des deux coûts entre : le taux approuvé pour le kilométrage ou l équivalent du billet d avion au tarif économique avec achat anticipé. Si l automobile personnelle est utilisée dans le cas où il serait plus économique de prendre l avion, l indemnité maximale autorisée pour le déplacement sera le moindre des deux, tel que mentionné cidessus. De plus, les frais de logement et de nourriture additionnels occasionnés par le voyage en automobile ne seront pas admissibles à un remboursement. 1.1. Transport aérien train taxi Billet d avion classe économique. Billet de train classe économique. Tous frais de transport en taxi sur présentation de reçus originaux. Les reçus originaux sont exigés pour le remboursement de toutes dépenses. Adopté par le Conseil des gouverneurs; le 1 novembre 2013 Page 1 de 6

1.2. Utilisation d une automobile personnelle Si le déplacement est effectué au moyen d'une automobile personnelle, le calcul du nombre de kilomètre pour le voyage est basé sur le moindre entre la distance de sa résidence personnelle au point de destination ou la distance entre le lieu de son bureau au point de destination. Le remboursement est calculé selon un calcul de distance prédéterminée (voir annexe 1) au taux d indemnisation en vigueur sur le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses qui se trouve sur le site WEB de l Université Sainte-Anne dans la section Personnel. Il est à noter que le taux d indemnisation au kilométrage inclus les frais d essence, d assurance, d entretien, de réparation et de remorquage. Les montants versés au titre de frais de stationnement et de péage (pont, traversier, route) seront remboursés sur présentation des reçus originaux. Lorsque deux ou plusieurs personnes voyagent ensemble dans une voiture privée, seul le propriétaire du véhicule peut réclamer l indemnité de kilométrage. Les passagers n ont droit à aucun remboursement de frais de transport. Les noms des passagers doivent figurer sur la demande de remboursement de dépenses de voyage du demandeur. Les passagers, s ils réclament d autres types de dépenses de séjour (repas, hébergement, etc.) doivent indiquer le nom de la personne avec qu ils ont voyagé pour expliquer pourquoi ils ne réclament pas de transport. Dans le cas où les personnes voyagent à partir d un même lieu de départ vers la même activité, réunion ou conférence, l Université encourage ces personnes à prendre place dans une voiture. L indemnité de kilométrage sera alors accordée pour une voiture seulement. 1.3. Location de voiture Les frais remboursables pour la location de voiture comprennent le tarif de location d une voiture standard, l essence et la police d assurance. Les frais de location et d essence seront remboursés sur présentation des reçus originaux. Le demandeur est responsable d obtenir une protection d assurance complète lors de la location d un véhicule, soit avec une assurance personnelle (vérifier auprès de votre assureur ou votre carte de crédit pour voir si vous détenez déjà une protection) ou avec la compagnie de location de voiture. Des ententes ont été ratifiées auprès d entreprises de location de voiture par l Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU). Ces tarifs sont disponibles pour le personnel de l Université Sainte-Anne. Vous pouvez les consulter à l adresse électronique www.acpau.ca dans la section Approvisionnement puis Location de voiture ou en communiquant avec la directrice des achats. 1.4. Hébergement Le remboursement sera effectué au coût réel sur présentation de la facture originale. Si la réservation d hôtel a été faite par Internet et qu aucun reçu original ne peut être émis par la réception de l hôtel, le demandeur doit fournir au département des finances le courriel de confirmation des dates d hébergement et du nom de l hôtel ainsi qu une preuve de paiement par carte de crédit. Des tarifs préférentiels ont été négociés pour les chambres d hôtel pour les membres de l Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU). Ces tarifs sont disponibles pour le personnel de l Université Sainte-Anne. Vous pouvez les consulter à Adopté par le Conseil des gouverneurs; le 1 novembre 2013 Page 2 de 6

l adresse électronique www.acpau.ca dans la section Approvisionnement puis Hôtels ou en communiquant avec la directrice des achats. Pour chaque jour d'hébergement dans un hôtel, l'université paie un faux frais au tarif mentionné dans la Demande de voyage et rapport de dépenses. Les frais de téléphone portés à la chambre seront remboursés, s ils sont reliés au travail. Les frais supplémentaires exigés pour des invités ainsi que les dépenses personnelles (p. ex. films, minibar) ne seront pas remboursés. Dans le cas d un coucher hors d un lieu public (p. ex. chez un ami), l Université remboursera un montant de 40 $ par nuit. L indemnité de faux frais n est pas applicable pour l hébergement hors d un lieu public. 1.5. Repas Les repas seront remboursé jusqu au maximum du taux journalier précisé dans le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses. Ce taux journalier augmente de 50 % pour les voyages à l étranger. Le demandeur doit identifier le ou les repas et le nombre de ceux-ci réclamés sur sa demande de remboursement de dépenses de voyage. Si le voyage ne dure qu une partie de la journée, seuls les repas de cette partie de la journée peuvent être réclamés. Le déjeuner peut être réclamé si le départ est avant 7h, le dîner peut être réclamé si le départ est avant midi et le souper peut être réclamé seulement si le retour est après 18h. À noter que l indemnité de repas quotidienne ne s applique pas lorsque les repas sont compris dans un autre article de dépense remboursable, comme les repas compris dans les frais de transport, les nuitées à l hôtel ou les droits d inscription à une conférence. Seulement l allocation de repas non incluse peut être réclamée 1.6. Autres Il est important de préciser la nature des dépenses pour lesquels un remboursement est demandé. Aucun montant intitulé Divers ne sera remboursé. Pour les remboursements des dépenses en devises autre que canadienne, le demandeur doit fournir la preuve du taux payé soit un relevé bancaire ou un relevé de carte de crédit. L institution ne rembourse pas les dépenses encourues pour l achat de vin, bière ou autre boisson alcoolisée prise ou non avec le repas. 2. Avances Aucune avance n'est permise. Cependant, il est possible d obtenir un remboursement pour les achats de billets d avion et l inscription à une conférence si ces dépenses sont payées avant le voyage. Il faut soumettre un formulaire de Demande de voyage et rapport de dépenses avec les pièces justificatives originale et indiquer la date prévue du déplacement. Il est ensuite nécessaire de fournir les cartes d embarquement avec la demande de remboursement final, au retour de voyage, sinon le demandeur pourrait avoir à rembourser le montant reçu pour le billet d avion. L Université ne verse pas d avance de fonds aux conférenciers invités. Ceux-ci seront remboursés après leur séjour, sur présentation d un formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses approuvé par le responsable du budget et accompagné des pièces justificatives originales. 3. Approbation Adopté par le Conseil des gouverneurs; le 1 novembre 2013 Page 3 de 6

Le demandeur doit obtenir l autorisation nécessaire auprès de son supérieur immédiat avant d engager une dépense. Le demandeur qui réclame un remboursement doit s assurer que la réclamation de voyage est conforme à la présente politique. Avant que le paiement ne soit effectué par le Service des finances, le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses doit être approuvé par le superviseur immédiat du demandeur. Seuls les reçus originaux sont acceptables pour justifier une demande de remboursement. Si les reçus originaux ne sont pas fournis ou s il manque des reçus, la demande de remboursement devra être approuvée par le supérieur immédiat ainsi que par le vice-recteur à l administration. Si seulement une portion des coûts de déplacement est réclamée à l Université et que le demandeur demande les pièces justificatives originales pour soumettre l autre portion des dépenses auprès d un autre organisme subventionnaire, le Service des finances devra estamper chaque pièce justificative et y indiquer le montant remboursé par l Université avant de remettre les pièces originale au demandeur. Dans le cas où les règlements d un organisme de financement relatifs à une demande de remboursement de frais de voyage diffèrent de la présente politique, la règlementation offrant le remboursement le moins élevé s appliquera. Cependant, dans le cas où les dépenses de voyage sont remboursées à 100 % par cet organisme subventionnaire, il est possible, exceptionnellement, d utiliser les taux en vigueur pour cet organisme. Le responsable du budget doit s assurer que les dépenses réclamées sont conformes à la présente politique, que les dépenses sont débitées au bon compte budgétaire et doit aussi s assurer de la disponibilité budgétaire. Le Service des finances vérifie les demandes de remboursement de dépenses de voyage et s assure qu elles sont conformes à la présente politique. Toute demande incomplète ou jugée non conforme sera corrigée par le Service des finances. Le Service des finances avisera le demandeur des changements apportés à sa demande en joignant au chèque de remboursement une photocopie de la demande révisée. Le remboursement d une dépense ne constitue pas son acceptation définitive. Tout remboursement peut faire l objet de révision ou d ajustement de la part de tierces parties. La décision définitive liée à tout ajustement revient au vice-recteur à l administration. Les demandeurs doivent rembourser tout montant refusé ou ajusté par la suite. Les dépenses de voyage sont remboursées uniquement au demandeur qui a soumis le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses. L Université n accepte aucune responsabilité pour les montants qui lui sont facturés directement, sauf si cette facture a été approuvée par un bon de commande, selon le processus d achat conforme à la politique d achat de l Université Sainte-Anne. 4. Responsabilités du demandeur Présenter un formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses dûment complété accompagné des reçus originaux nécessaires, le cas échéant. Présenter sa demande de remboursement dans un délai maximal de 30 jours après avoir effectué le voyage. Indiquer clairement sur sa demande de remboursement le ou les lieux du déplacement, la date et l heure de départ ainsi que la date et l heure de retour. Divulguer et détailler toutes autres sources de remboursement (montant et provenance). Adopté par le Conseil des gouverneurs; le 1 novembre 2013 Page 4 de 6

Annuler toute réservation non nécessaire. L institution n est pas responsable de payer les frais de pénalité liés à l omission du demandeur d annuler la réservation d un moyen de transport, d une chambre d hôtel ou l inscription à un événement. Lorsqu un membre du personnel utilise sa voiture personnelle, il doit s assurer que son assurance est suffisante pour les voyages d affaires. Si un employé quitte son emploi à l Université ou que sa relation avec l Université prend fin, il doit présenter sur-le-champ toutes ses demandes de remboursement. Si le Service des finances obtient des informations supplémentaires après le remboursement, le remboursement peut faire l objet de révision ou d ajustement, par exemple en cas de fraude. La décision définitive liée à tout ajustement revient au vicerecteur à l administration. Les demandeurs doivent rembourser tout montant refusé ou ajusté par la suite. La présente politique sera revue à tous les trois ans. Le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses sera revu annuellement par la direction de l Université Sainte-Anne pour réviser les taux de kilométrage, le per diem pour les repas ainsi que le formulaire lui-même. Adopté par le Conseil des gouverneurs; le 1 novembre 2013 Page 5 de 6

Annexe 1 Calcul des distances prédéterminées Kilométrage prédéterminé (aller seulement multiplier par deux pour aller-retour) Petit-de-Grat à Chéticamp Petit-de-Grat à Halifax Petit-de-Grat à Pointe-de-l Église Petit-de-Grat à Pomquet Petit-de-Grat à St-Joseph-du-Moine Petit-de-Grat à Sydney Petit-de-Grat à Tusket St-Joseph-du-Moine à Chéticamp St-Joseph-du-Moine à Halifax St-Joseph-du-Moine à Petit-de-Grat St-Joseph-Moine à Pointe-Église St-Joseph-du-Moine à Sydney St-Joseph-du-Moine à Tusket Halifax à Amherst Halifax à Aulac (NB) Halifax à Chéticamp Halifax à Dartmouth Halifax à Fredericton Halifax à Grand Pré Halifax à l aéroport d Halifax Halifax à Moncton Halifax à Petit-de-Grat Halifax à Pictou Halifax à Pointe-de-l Église Halifax à Pomquet Halifax à Pubnico Halifax à St-Joseph-du-Moine Halifax à Truro Halifax à Tusket Halifax à Yarmouth 205 km 325 km 560 km 97 km 228 km 134 km 630 km 13 km 400 km 228 km 645 km 151 km 705 km 214 km 220 km 411 km 18 km 481 km 90 km 50 km 281 km 325 km 170 km 270 km 240 km 265 km 400 km 105 km 290 km 339 km Pointe-de-l Église à Annapolis 80 km Pointe-de-l Église à Antigonish 455 km Pointe-de-l Église à Baddeck 590 km Pointe-de-l Église à Belleville 85 km Pointe-de-l Église à Cornwallis 60 km Pointe-de-l Église à Digby 50 km Pointe-de-l Église à Fredericton 666 km Pointe-de-l Église à Halifax 270 km Pointe-de-l Église à Kentville 166 km Pointe-de-l Église à Meteghan 23 km Pointe-de-l Église à Moncton 501 km Pointe-de-l Église à New Glasgow 400 km Pointe-de-l Église à New Germany 194 km Pointe-de-l Église à Petit-de-Grat 560 km Pointe-de-l Église à Pomquet 475 km Pointe-de-l Église à Pubnico-Ouest 100 km Pointe-de-l Église à Ste-Anne-Ruisseau 80 km Pointe-de-l Église à St-Jean (NB) 726 km Pointe-de-l Église à St-Joseph-Moine 645 km Pointe-de-l Église à Sydney 675 km Pointe-de-l Église à Truro 340 km Pointe-de-l Église à Tusket 90 km Pointe-de-l Église à Weymouth 16 km Pointe-de-l Église à Windsor 205 km Pointe-de-l Église à Wolfville 180 km Pointe-de-l Église à Yarmouth 70 km Tusket à Halifax 290 km Tusket à Petit-de-Grat 630 km Tusket à Pointe-de-l Église 90 km Tusket à St-Joseph-du-Moine 705 km Note : Pour toute autre distance non prédéterminée dans cette annexe, le demandeur doit chercher la distance de l itinéraire parcouru avec Google Map et remettre une copie de cet itinéraire avec sa Demande de voyage et rapport de dépenses. Adopté par le Conseil des gouverneurs; le 1 novembre 2013 Page 6 de 6