Votre Club,à votre anière! Personnalisez vos réunions de club
Votre Club, à votre anière! Personnalisez vos réunions de club Est-ce que vos réunions de club sont tout ce qu elles peuvent être? Il est facile de recruter de nouveaux ebres lorsque vous les invitez à des réunions qui sont accueillantes et agréables. Les réunions positives et constructives favorisent la participation et la counication et les ebres attendent avec ipatience d y prendre part. Mais coent concevoir une réunion qui plaît aux ebres et aux ebres potentiels qui souhaitent servir leur counauté, ais qui ne peuvent consacrer que de très peu de teps au bénévolat? Et coent créer une atosphère de club positive et accueillante? Vous avez un choix Votre club est libre de structurer ses réunions de anière à répondre le ieux possible aux besoins des ebres. Alors que de nobreux clubs sont attachés aux traditions qui ont été transises de génération en génération, il est bon de savoir que la plupart de ces traditions sont facultatives et que les ebres peuvent changer les éléents, la fréquence et la structure de leurs réunions pour que celles-ci soient plus accueillantes et/ou utiliser de nouvelles technologies pour perettre aux Lions de rester en contact et d assurer la gestion du club. Ce guide contient plusieurs options pouvant être envisagées et des conseils pour encourager la participation et l engageent. Vous y trouverez êe un bref sondage que vous pouvez distribuer aux ebres de votre club pour recueillir leurs coentaires. Utilisez ce guide pour vous aider à évaluer la structure, le foralise et d autres aspects et réinventez vos réunions en tenant copte de la préférence de vos ebres! Et, si vous estiez que le ot réunion évoque l ennui ou qu il est peu accueillant, vous pouvez utiliser un autre tere tel que rencontre ou anifestation de club pour raener l énergie et l enthousiase dans votre club! Voir ci-dessous pour d autres idées. Aitié et atosphère L aitié est l un des aspects le plus iportant des réunions de club. La rencontre et l accueil des participants dans une abiance agréable, leur donnant le sentient qu ils sont iportants au sein du groupe, sont tous des aspects indispensables à toute anifestation.
Types généraux de réunions : Les gens collaborent en utilisant différents outils de counication pour rester en contact. Trois différents types d événeents peuvent être utilisés pour gérer les affaires du club et ipliquer et aintenir l intérêt des ebres. TYPES GÉNÉRAUX : T RADI T I ON N EL Les clubs traditionnels s en tiennent uniqueent à l ordre du jour qui inclurait noraleent une céréonie d ouverture et un engageent et/ou une prière. Les réunions obéissent au protocole et sont généraleent très forelles. Il y a souvent une réunion du conseil séparée où les affaires du club sont traitées et une asseblée générale enée par un aniateur. Ils peuvent se réunir plusieurs fois par ois. BRANCHÉ Souvent considérés coe des cyber-clubs, ces clubs peuvent utiliser différents oyens de counication et planifient et prennent souvent des décisions sur les activités via Sartphone ou courriel. Les réunions sont bien oins structurées car les activités se tiennent en dehors des heures de réunion via les counications électroniques. Les réunions en direct sont, dans bien des cas, des rencontres sociales ou une occasion de réaliser des actions concrètes sur le terrain. C OM BI N AI SON Cette structure cobine la foralité des réunions traditionnelles et l efficacité des nouvelles éthodes de counication. Les traditions et le protocole Lions peuvent être appliqués lors des réunions, toutefois, la gestion des activités du club est assurée via courriels et sartphones pour que les décisions soient prises plus rapideent, réduisant ainsi la nécessité d anier des réunions du conseil en personne. Le but est d établir un équilibre qui répond aux besoins de vos ebres. 2 Votre Club, à votre anière!
Réinventez votre asseblée générale Y-a-t-il des oyens de rendre vos réunions de club plus accueillantes et agréables? Chaque Lions club est différent! Vous trouverez, ci-dessous, la description de plusieurs aspects typiques de club et des suggestions pour personnaliser les événeents, répondre aux besoins de vos ebres et plaire davantage aux personnes qui ne sont pas ebres. Servez-vous du sondage joint pour recueillir les coentaires des ebres de votre club. ÉTABLIR DES OBJECTIFS Coencez par définir les objectifs de la réunion. S agit-il de planifier une anifestation, d écouter un conférencier intéressant, de ener à bien un projet, de se rencontrer entre Lions ou de s auser? Peut-être tout ce qui précède! Veuillez à ce que les objectifs soient atteints par la planification et qu ils fassent partie de l ordre du jour. IDENTIFIER LES POSSIBILITÉS DE PROGRAMMES Si votre club décide d inclure un exposé lors de l asseblée générale, déterinez le genre d exposé qui intéresserait les ebres de votre club et le teps qui devrait être accordé à l aniateur pour s assurer que le teps sera bien eployé. DÉTERMINER LA FRÉQUENCE Cobien de fois voulez-vous vous réunir? Certains clubs se réunissent une fois par seaine, tandis que d autres se réunissent une fois par ois. Déteriner cobien de teps il faudra pour planifier, couniquer et faire participer les ebres. Une collaboration en ligne ou par d autres oyens est-elle susceptible de réduire la deande pour des réunions de club traditionnelles? FIXER LA DATE ET L HEURE DE LA RÉUNION Est-ce que la rencontre devrait avoir une date et une heure déterinées ou être plus souple en fonction des actions sociales? Certains clubs se réunissent selon un calendrier régulier, alors que d autres clubs se réunissent chaque ois dans le cadre d une action sociale qui pourrait varier d un ois à l autre. Les dates et heures sont partagées sur Facebook et sur la page web du club, via les courriels et les essages texte. DÉTERMINER LES REPAS ET LE SITE Alors qu une réunion à l occasion d un repas est une tradition de longue date, celle-ci n est pas obligatoire et prolonge souvent la réunion ce qui peut ajouter un coût suppléentaire à l affiliation. Envisagez de vous réunir dans une bibliothèque ou un autre site pour gagner du teps et faire des éconoies. Personnalisez vos réunions de club 3
CONCERNANT LES TRADITIONS De nobreux clubs ouvrent la réunion avec un serent ou un chant, toutefois cela n est pas obligatoire! Choisissez les traditions que vos ebres souhaitent conserver et abandonnez les autres. Deandez à vos ebres plus jeunes s ils apprécient les traditions qui existent dans le club et odifiez vos activités pour intéresser les jeunes ebres potentiels aussi! EXAMINER LE PROTOCOLE Seblable aux traditions, l agenceent de la salle de réunion et le style de présentation des officiels du club peuvent être définis par le club. Le club peut très bien aintenir ou non des aspects logistiques tels qu une table d honneur pour les officiels du club et les invités ou la présentation des ebres par ordre d iportance. Certains clubs préfèrent un environneent où tous sont égaux. DÉTERMINER LA TENUE VESTIMENTAIRE Les clubs peuvent décider de porter le gilet Lions, tandis que d autres peuvent décider de porter des cheises polo, une cheise avec une cravate assortie, ou tout sipleent leur tenue Lions préférée. Considérez la sélection de votre tenue vestientaire coe une activité ausante. ENVISAGER L INVITATION DE MEMBRES DE FAMILLE Votre club copte-t-il (ou souhaite-t-il recruter) des jeunes parents ou des failles avec des enfants? Dans ce cas, discuter coent le forat, le lieu ou l heure de la réunion pourraient être odifiés pour répondre aux attentes des ebres de la faille. IDENTIFIER LES MOYENS DE COMMUNICATION Il existe plusieurs façons de couniquer avec les ebres. Bien que les annonces pendant les réunions puissent être intéressantes et otivantes, profitez des courriels, essages texte, Facebook, Twitter, du site web de votre club et d autres oyens pour couniquer régulièreent avec vos ebres. ENVISAGER D UTILISER UN AUTRE TERME POUR L ÉVÉNEMENT Après avoir évalué les aspects liés aux réunions de votre club et déteriné les changeents auxquels vos ebres sont favorables, vous pourriez introduire les nouveaux concepts en donnant un autre no à l événeent qui reflète ieux son but et son objectif. Dans certaines parties du onde le ot réunion sousentend une asseblée officielle structurée. Si votre événeent s oriente davantage sur la jovialité ou le service, vous pourriez éventuelleent utiliser les teres de rencontre sociale ou célébration. Envisagez l utilisation de teres coe : événeent, rassebleent, festivité ou tout autre tere qui reflète ieux la nature de l événeent. 4 Votre Club, à votre anière! Réunions de conseil : Utilisez la êe analyse que ci-dessus pour déteriner coent pourraient être structurées les réunions du conseil. N oubliez pas que l objectif de la réunion consiste à inforer intégraleent les ebres du conseil sur les questions qui sont à l étude afin qu ils puissent effectiveent approuver, rejeter ou aender les points énuérés. Envisagez l utilisation de technologies pour tenir les ebres ieux inforés et les encourager à participer.
Mise en œuvre du changeent Si vos ebres décident de changer le forat ou tout aspect de la réunion, déterinez quand ces changeents doivent avoir lieu. Si le changeent est radical ou si les ebres sont incertains, essayez d organiser une réunion triestrielle spéciale en utilisant un nouveau forat pour évaluer la réaction des ebres. Par exeple : votre club pourrait envisager de substituer une réunion ensuelle chaque triestre par une action sociale ou une rencontre failiale aicale. Envisagez d organiser une fête pour les enfants défavorisés ou de servir des repas aux personnes sans doicile fixe, à la place d une réunion. Ou de prévoir plus de counications en ligne pour la planification d événeents ou l approbation de prograes. Vous pourriez coencer par l événeent que les ebres du club souhaitent le plus changer. Cela pourrait être l asseblée générale, la réunion du conseil ou d autres anifestations en cours. Personnalisez vos réunions de club 5
Clé de réussite des réunions Que les réunions soient officielles ou officieuses, voici quelques idées susceptibles d aider votre club à rester sur la bonne voie Ayez un ordre du jour et respectez-le! Distribuez-le aux participants avant la réunion Coencez et terinez à l heure Les réunions devraient être positives et perettre à tous de participer La transparence est toujours iportante. Les procès-verbaux et le rapport du trésorier devraient être distribués et copris. L aniateur de la réunion (le président du club ou le responsable de l événeent) encourage la discussion tout en aidant le groupe à se concentrer sur son objectif pour ne pas perdre de teps. 6 Votre Club, à votre anière!
Autres conseils pour des anifestations couronnées de succès Suggestions pour renforcer l engageent Coent accroître la participation lorsque le teps est liité? Envisagez de ettre l attention sur la participation au lieu de l assiduité. De nobreux clubs n exigent plus l assiduité régulière étant donné les eplois du teps chargés et les conflits d horaire. Envisagez de nouvelles façons de garder le contact soit via Sartphone ou un autre dispositif. Envoyez des renseigneents sur les différents sujets qui seront abordés lors de la réunion pour que les ebres qui ne peuvent pas y participer puissent faire part de leurs coentaires. Assurez-vous de transettre les inforations sur la réunion aux ebres dès la conclusion de celle-ci pour qu ils puissent être au courant des décisions qui ont été prises. Veiller à ce que les dates, l heure et le lieu conviennent aux ebres. Veiller à ce que le site de la réunion convienne aux besoins de participants. Prévoir un prograe intéressant ou une activité utile. Utiliser plusieurs oyens de counication pour encourager les présences. Ces oyens coprennent les courriels, les lettres et les counications téléphoniques. Les counications devraient être encourageantes et inclure une description positive du prograe. Souligner l iportance de leur participation aux activités du club. Inviter les ebres et les nouvelles recrues potentielles et les encourager à eener des ais. Inclure les ebres potentiels sur la liste d invitation. Les tenir au courant des dernières nouvelles et du progrès des œuvres sociales. Tenir les ebres qui ne peuvent pas assister aux événeents au courant en leur fournissant un rapport détaillé de chaque projet de club et les encourageant à participer à l avenir. Les clubs sont encouragés à aender leur constitution et leurs statuts pour favoriser l engageent et supprier toute exigence en atière d assiduité. L Article IX, Section 2 du texte standard des Statuts de Club offre des conseils pour aender les statuts de club. Personnalisez vos réunions de club 7
Autres conseils pour des anifestations réussies Idées de prograes pour les réunions de club En général, les réunions statutaires proposent un prograe aux ebres. Les prograes peuvent inforer ou divertir et offrent une excellente occasion aux ebres d en apprendre plus sur les questions locales présentant un intérêt pour le club. 8 Votre Club, à votre anière!
Il existe de nobreuses sources de bons prograes, coe par exeple : Les dirigeants de la counauté locale Tels que le aire, un délégué gouverneental, un représentant de la police ou des popiers, le proviseur d une école etc. Non seuleent le club identifiera des besoins au sein de la counauté, ais les ebres du club auront la possibilité de consolider leurs liens avec les responsables influents dans la région. Les gens d affaires de la counauté Tels que les délégués des sociétés de vos ebres, de la chabre de coerce, du bureau du tourise, du syndicat d initiative des exposés présentés par ces différents groupes ajoutent une certaine variété. Les bénéficiaires des services du club La possibilité d écouter ceux qui ont bénéficié des actions du club est une excellente otivation pour que les ebres continuent leurs actions en faveur des personnes nécessiteuses. Les organisations culturelles Telles que les usées, théâtres et orchestres les exposés faits par les délégués de ces organisations apportent une certaine variété. Les organisations d aide aux personnes invalides Telles que les Special Olypics, les organisations locales pour les non voyants, les agences au service des personnes invalides, les groupes qui viennent en aide aux personnes âgées et d autres. Ces groupes offrent souvent l occasion de participer directeent à leurs actions. Présidents de coission de district Failiarisez-vous avec les projets du district pour encourager le soutien. Faites appel à votre gouverneur de district pour de plus aples inforations. Prograes au besoin En cas d annulation iprévue, avoir quelques exposés qui peuvent être préparés vite et facileent. Cela pourrait inclure la vidéo sur le prograe international, le bulletin triestriel Lions, une explication des ressources disponibles pour l apprentissage en ligne et de nobreuses autres ressources offertes en ligne. Deandez aussi aux ebres s ils ont des exposés qu ils accepteraient de présenter à la dernière inute si nécessaire. Gardez une liste de ces exposés en cas d urgence pour être prêt à réagir rapideent. Occasions d établir un réseau de connaissances Si votre club a des gens d affaires pari ses ebres, ne anquez pas de leur fournir l occasion de cultiver un réseau de connaissances. Encouragez-les à parler de leur entreprise, d échanger des cartes de visite professionnelles et de entionner leur occupation dans l annuaire du club. Personnalisez vos réunions de club 9
Autres conseils pour des anifestations réussies Proouvoir vos réunions et anifestations auprès du grand public. Si vous êtes pari les clubs qui invitent le public à assister aux réunions, envisagez d utiliser les idées suivantes : Mettre bien en évidence une plaque ou un panneau qui indique le lieu, la date et l heure de la réunion. Consulter la boutique en ligne de fournitures de club pour des plaques et des écussons. Placer des affiches dans des endroits publics indiquant la date, le lieu, l heure de la réunion et un nuéro de téléphone pour plus d inforations. Afficher la date, l heure et le lieu de la réunion sur le site Web et la page Facebook du club et sur d autres sites de réseaux sociaux. Deander à votre counauté d ajouter un lien sur son site web qui le relie au site web de votre club et d ajouter la date, l heure et le lieu de la réunion à son calendrier et à d autres sites appropriés. Pour obtenir des inforations sur la anière de gérer les réunions consulter le Centre de foration Lions à www.lionsclubs.org. Des plaques ou panneaux de réunion, tels qu illustrés ici, peuvent être coandés à la boutique des fournitures de club. En ligne, rendezvous au site www2.lionsclubs.org et saisissez les ots panneaux de réunion dans la case de recherche. 10 Votre Club, à votre anière!
Réinventez votre réunion SONDAGE DE L EFFECTIF No du Lion : Événeent : o Asseblée générale o Réunion du conseil o Autres événeents : 1. Que souhaiteriez-vous accoplir au cours de la réunion? (Cocher toutes les réponses applicables) o Planifier des anifestations o Faire participer les ebres aux activités o Écouter un conférencier intéressant o Mener à bien un projet o Se rencontrer entre Lions o Autre : veillez préciser : 2. Souhaitez-vous présenter des exposés ou avoir des conférenciers à chaque asseblée générale? o Oui o Non Dans l affirative, quels sujets aieriez-vous présenter ou avez-vous des suggestions? 3. Cobien de fois souhaitez-vous vous rencontrer? o Chaque seaine o Deux fois par seaine o Chaque ois o Autre : 4. Préférez-vous une réunion régulière prévue ou un cadre de rencontre souple et basé sur le service counautaire ou une anifestation sociale? Si vous préférez une réunion régulière prévue, veuillez bien fournir les précisions suivantes : Quel jour de la seaine préfériez-vous? Quelle heure vous convient le ieux pendant la journée? Coentaires 5. Préférez-vous qu un repas soit servi pendant les réunions du club? o Oui o Non Avez-vous un site préféré? 6. Quelles traditions ou parties du protocole préfériez-vous conserver ou éventuelleent supprier? Maintenir Supprier o o L hyne Lions ou chanson country o o Prière o o Serent o o Aniateur o o Table d honneur ou section réservée aux officiels de club et aux invités d honneur o o Hoage spécial aux dirigeants de club o o Présentation des ebres par titre Autre :
Réinventez votre réunion SONDAGE DE L EFFECTIF 7. Quelle tenue les ebres devraient-ils porter aux réunions? o Vestes Lions o Cheises polo o Cravates de club o Votre tenue Lions préférée o Ce que vous voulez Suggestions : 8. La réunion devrait-elle être plus copatible avec la vie failiale? o Oui o Non Si la réponse est Oui, quels changeents doivent être effectués pour tenir copte des failles? 9. Coent souhaitez-vous être inforé des réunions ou anifestations? o Annonces par courriel o Facebook o Messages texte o Twitter o Site web de club o Autre : 10. Quel no devons-nous donner à notre rencontre? o Réunion de club o Événeent de club o Célébration de club o Manifestation sociale de club o Rencontre de club o Autre (soyez créatifs!) : Avez-vous d autres suggestions pour rendre notre réunion ou anifestation plus significative ou agréable? Je vous reercie de votre coopération! Veuillez reettre ce sondage au secrétaire de votre club ou à la personne qui est chargée de ce sondage.
Adinistration des districts et des clubs Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL 60523-8842 États-Unis lionsclubs.org courriel : districtadinistration@lionsclubs.org Téléphone : 630.571.5466 facebook.co/lionsclubs DA-YCYW FR 9/14