Pertes de Loyers Comment rassurer vos propriétaires bailleurs?
Sommaire Mise en place de notre collaboration 2 Le propriétaire Procédure de prise de garantie 3 Paiement de la prime 3 Garantie des loyers impayés et annexes 4 Le locataire Dossier à constituer avant la signature du bail 5 Locataire en place 6 Calcul de la solvabilité du locataire 7 Les sinistres Quand y-a-t-il sinistre? 8 Que faire en cas de loyers impayés? 8 Récapitulatif 10 Que faire en cas de problème juridique? 11 Les relations avec TREA sa Vos contacts 12 1
Mise en place de notre collaboration Il faut tout d'abord définir entre nous les paramètres de nos relations futures. Pour ce faire, nous devons nous connaître. Nous mettrons à votre disposition:- les Conditions Générales de ce produit. - le questionnaire que nous vous demandons de remplir et qui devra être le reflet exact de votre activité et de la définition. de vos choix. L'ensemble formera le contrat de base, qui régira nos rapports : définition et fonctionnement des garanties, montant de la prime, indemnités en cas de sinistre, modalités de règlement des indemnités. Après la mise en vigueur de ce contrat, vous pourrez l'alimenter au fur et à mesure en fonction de la demande de votre clientèle. 2
Propriétaire La première fois, vous adressez à la compagnie par bordereaux informatiques ou par modèle joint : la liste des propriétaires à garantir, la date d adhésion du propriétaire, la liste des locataires concernés, le montant des loyers et charges à garantir, l identification des lots à garantir (adresse, n de lot, ) Puis, chaque mois, le même bordereau sera envoyé, complété éventuellement pour les nouveaux lots à garantir. Attention 1. La proposition ne concernera que les lots à usage d habitation, sauf dérogation expresse. 2. Pour un locataire déjà en place, aucune garantie ne sera accordée, si des incidents de paiement se sont produits ou s il n est pas à jour des loyers, charges et taxes. Un incident de paiement est constitué par le non-paiement de deux termes consécutifs de loyer sur les douze derniers mois. Paiement de la prime La prime annuelle TTC est calculée, par application du taux convenu, au montant total des loyers, charges et taxes annuelles à garantir. La prime sera payée à la compagnie en quatre fractionnements à trimestre échu ou chaque mois. Pour les garanties intervenues en cours de trimestre, la prime sera calculée au prorata temporis. 3
Propriétaire Avant de mettre un lot en garantie, vous devez prendre soin de vérifier : que le locataire remplit les conditions de solvabilité, que tous les documents exigés figurent au dossier. Ensuite, vous devez remplir la fiche de renseignements sur le locataire. Attention Si les conditions ne sont pas respectées, le sinistre concernant ce locataire ne sera pas pris en charge. 4
Dossier à constituer avant la signature du bail. Locataire Nouveau locataire (solvabilité) 1. Le bail doit être dûment signé par le ou les locataires et accompagné de ses annexes ( réparations locatives et charges récupérables), avec mention de la caution, si tel est le cas. 2. Justificatif de la solvabilité Attention! Le montant du loyer, charges et taxes comprises, ne doit pas représenter plus de 33% du revenu mensuel net fixe professionnel régulier du ou des locataires. Pour les salariés : les trois derniers bulletins de salaire du locataire et de son conjoint, concubin ou des colocataires et vérifier qu il(s) est(sont) titulaire(s) d un contrat de travail à durée indéterminée. Pour les retraités : - personnes à la retraite depuis moins de trois ans : la notification de droit faite par la caisse de retraite et les deux derniers décomptes d arrérages, - personnes à la retraite depuis plus de trois ans : les deux derniers avis d imposition sur le revenu Pour les non salariés ainsi que les salariés payés en partie par des commissions : les deux derniers avis d imposition sur le revenu. 3. Caution obligatoire, d une personne physique, rédigée conformément à la loi, et ce, pour chacun des colocataires ou concubins, dans les cas suivants : Lorsque le montant du loyer mensuel et des charges sera supérieur à 33%, sans toutefois pouvoir dépasser 50% des revenus du (ou des) locataire(s), la garantie ne pouvant être acquise dans ce cas, sauf pour les étudiants, les travailleurs temporaires ou les salariés sous contrat à durée déterminée bénéficiant d une caution conforme aux exigences du contrat. Pour les locataires diplomates, personnel d ambassades ou de consulats, gens du spectacle, travailleurs temporaires, étudiants, frontaliers, salariés en contrat à durée déterminée ou en période d essai, sauf dérogations expresses de l assureur. La personne se portant caution doit avoir sa résidence fiscale en Belgique et présenter les mêmes justificatifs et la même marge de solvabilité (33%) que le Locataire. Les revenus du locataire et de sa caution ne se cumulent pas pour le calcul de la marge de solvabilité. 5
Locataire 4. Une fiche de renseignements sur le(s) locataire(s) et sa (leur) caution éventuelle. Locataire en place Pour les locataires en place au moment de la mise en garantie du lot, le dossier de solvabilité ne sera pas exigé, mais il devra être justifié que ce locataire, à la prise d effet des garanties sur le lot concerné, était à jour des sommes dont il était redevable et au surplus qu il n eût pas connu d incident de paiement pendant les douze mois précédents. Un incident de paiement est constitué par le non-paiement de deux termes consécutifs de loyer sur les douze derniers mois. 6
Calcul de la solvabilité du locataire Locataire Vous avez recueilli les documents prévus au contrat d assurances et déterminé les revenus fixes professionnels permanents du locataire. Rappel Ne seront pas pris en compte, les allocations, pensions alimentaires, prestations de toutes natures, ressources à caractère exceptionnel ou occasionnel. Vous devez déterminer maintenant si la solvabilité du locataire permet d obtenir la garantie d assurance. Calcul de la solvabilité du (ou des) locataire(s) Loyer annuel Taxes Charges Total annuel Salaire ou revenus nets fixes 1 + + Salaire ou revenus nets fixes du conjoint ou colocataire(s) + = = Total revenu annuel Q R Q X 100 = S R Si S < à 33% Si S > à 33% mais < à 50% Si S > à 50% garantie possible caution nécessaire impossibilité de mise en garantie N.B. la personne se portant caution doit remplir les mêmes conditions de solvabilité et présenter les mêmes justificatifs que le locataire. Attention! Les revenus du locataire et de la caution ne se cumulent pas pour le calcul de S Diplomates, personnel d ambassades ou de consulats, gens du spectacle, travailleurs temporaires, étudiants, frontaliers, salariés en contrat à durée déterminée ou en période d essai : une caution est obligatoire, sauf dérogation expresse de l assureur. 7
Sinistres Quand y-a-t-il sinistre? Il y a sinistre lorsque : Deux termes consécutifs de loyers restent impayés à leur échéance, Un problème d ordre juridique touchant aux baux ou à la législation des loyers survient. Que faire en cas de loyers impayés? Au plus tard dans les vingt-cinq jours qui suivent l échéance impayée, l Assuré ou le Souscripteur, adresse au(x) locataire(s) une relance écrite. Le mois suivant et au plus tard dans les dix jours qui suivent l échéance prévue au bail, la relance étant restée inopérante, le propriétaire assuré ou le Souscripteur adresse à ces frais au(x) locataire(s) et à sa (leur) caution éventuelle, une lettre recommandée avec accusé de réception le(s) mettant en demeure de payer sous un délai de huit jours. Dans les cinquante jours du premier terme impayé, l Assuré ou le Souscripteur, fait délivrer par huissier de justice, un commandement de payer au(x) locataire(s). Dans les quinze jours au plus tard, de la date de délivrance de cet acte, le commandement de payer sera signifié à la caution, si celle-ci existe. Le coût de ces commandements sera pris en charge par l assureur. A défaut de règlement par le(s) locataire(s), et au plus tard trente jours après la délivrance du commandement de payer au(x) locataire(s), le dossier complet est adressé par l Assuré ou le Souscripteur à l Assureur. Ce dossier comprendra : Le numéro du contrat et de l adhésion éventuelle, Le nom, le prénom, l état civil (date, lieu de naissance et nationalité) et l adresse du propriétaire assuré, La copie du mandat de gestion en cours, La copie du bail, 8
Sinistres L acte de caution, Le décompte exact des sommes dues, La copie des courriers de rappel et de mise en demeure, Le commandement de payer délivré au(x) locataire(s) et à sa caution éventuelle, Pour les locataires ou cautions salariées : bulletins de salaires des trois derniers mois du locataire, de son conjoint ou concubin ou des colocataires, ainsi que la caution, avec justification qu il(s) était (étaient) titulaire(s) d un contrat de travail à durée indéterminée, à la date d établissement du bail, Pour les locataires ou cautions retraités : - personnes à la retraite depuis moins de trois ans : la notification de droit faite par la caisse de retraite et les deux derniers décomptes d arrérages, à la date d établissement du bail. - Personnes à la retraite depuis plus de trois ans : les deux derniers avis d imposition sur le revenu, à la date d établissement du bail, Pour les locataires ou cautions non salariés ainsi que les salariés payés en partie par des commissions : les deux derniers avis d imposition sur le revenu, à la date d établissement du bail, Une fiche de renseignements sur le locataire, comprenant : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, profession, situation de famille, sa dernière adresse, coordonnées bancaires, le nom, l adresse et le téléphone de son employeur. Les mêmes informations devront être communiquées sur son conjoint ou colocataire. Une fiche de renseignements identique à celle du locataire sur la ou les caution(s), Le relevé de compte du locataire, pour les douze mois précédant la mise en garantie si le locataire était en place à ce moment. Tous les documents ou informations utiles à l instruction de l affaire ou pouvant permettre une solution rapide et efficace du litige. 9
Sinistres Récapitulatif Jour J Date d exigibilité du loyer. Jour J + 25 Envoi d une relance en lettre simple au(x) locataire(s) Jour J + 40 Envoi d une mise en demeure recommandée avec accusé de réception au(x) locataire(s) et à sa caution éventuelle. Jour J + 50 Demande de délivrance à un Huissier de Justice d un commandement de payer au locataire, ainsi qu à la caution éventuelle dans les quinze jours du commandement délivré au locataire. Saisie du C.P.A.S. responsable pour les locataires bénéficiant de l aide au logement. Commandement + 30 Déclaration du sinistre à la Compagnie et envoi des pièces du dossier mentionnées ci-dessus. Attention! Il faut : - Aviser la Compagnie de tous les règlements ultérieurs effectués par le locataire (ou sa caution), - Transmettre la copie des courriers reçus concernant le sinistre. La première phase est terminée, la compagnie vous tient au courant de l évolution du contentieux. Lorsque l impayé atteindra quatre mois de loyers et charges, il suffira d adresser le décompte actualisé à la compagnie en vue du règlement, et de faire de même pour les trimestres suivants, jusqu à atteinte du plafond de garantie. 10
Que faire en cas de problème d ordre juridique Sinistres Pour les questions d ordre juridique concernant les rapports entre bailleur et locataire, il suffit que l assuré contacte la Compagnie qui l informera de ses droits et obligations. 11
Contacts Les relations avec TREA SA Nos collaborateurs sont à votre renseignements que vous désirez: disposition pour vous donner tous les Tel : 02.268.21.80 Fax: 02.262.16.69 Email: info@trea.be Assureur : nv Vander Haeghen & C sa Specific Insurance Underwriters Rue Grisar 36-38 1070 Bruxelles UPEA 5801 Agissant pour compte de Cornhill France. 12