COMMENT FAIRE LE RECRUTEMENT DE BÉNÉVOLES
Bonjour! Bienvenue à l atelier : «Comment faire le recrutement de bénévoles» Cet atelier a pour but de vous familiariser avec divers éléments de base liés au recrutement de bénévoles. Cet atelier, qui favorise le développement de groupes bénévoles, vous est offert afin de renforcer les habiletés de bénévolat au sein de votre organisme ou de votre groupe. Nous vous offrons cet appui afin d ajouter quelques éléments à vos connaissances déjà acquises. Nous vous encourageons à poser des questions à n importe quel moment durant l atelier. Nous espérons que cet atelier vous servira de guide et que vous pourrez l utiliser, dans l avenir, en tant que référence dans votre organisme. Bonne lecture! 2
Admettons-le : Ce n est pas tout le monde qui aime recruter des gens pour l aider à faire son travail. Qui aime, en d'autres mots, demander à quelqu'un d'être bénévole. Le recrutement de bénévoles est une démarche qui exige beaucoup de temps. Malheureusement, on jette souvent son dévolu sur quelqu'un, n'importe qui, en autant que le travail soit fait. Pourquoi recruter? Pour aider à répartir le travail entre les membres pour entretenir la vigueur de l'organisme/l activité pour aller chercher de nouvelles idées pour effectuer du travail. 3
Recruter, c'est : Trouver au bon moment, pour un travail donné, la personne ayant les qualités requises. Tout programme qui fait appel à des bénévoles est une voie à deux directions : il doit répondre aux besoins de l activité, de l'organisme et à ceux du bénévole. Tout le monde doit y trouver son compte. Le recrutement de bénévoles est une démarche, non un problème. Trouver des bénévoles doit se faire par l'intermédiaire d'un processus de recrutement : il ne faut pas prendre la première personne venue. «Pour le coordonnateur des activités en plein air, il nous faut une personne très organisée. Cette personne doit aimer la présence des jeunes, être créative, patiente, aimer les sports, être débrouillarde, avoir de l entregent et surtout avoir de l expérience avec les jeunes.» 4
Peu importe le poste à combler, votre organisme devrait s'y prendre, pour recruter des bénévoles, de la même façon que pour recruter du personnel. Le recrutement de bénévoles comporte cinq étapes, que ce soit pour une activité ou pour siéger à votre comité. 1. Définir le travail 2. Déterminer les qualités requises 3. Dresser la liste des candidats possibles 4. Communiquer avec le candidat 5. Confirmer votre et son engagement Étape 1 : Définir le travail Quand on recrute des bénévoles, la première étape consiste à définir le type de travail à faire. Cela permet à l'organisme de s'assurer qu'il choisit la personne qui convient au poste à combler. Les responsables du recrutement et les bénévoles éventuels doivent donc tous bien savoir en quoi consiste le travail. 5
Étape 2 : Déterminer les qualités requises Une fois le travail bien défini, on détermine les qualités requises pour l'effectuer. Cela permet de mieux identifier les candidats bénévoles. La description de tâches est un instrument utile. Elle énumère les qualités requises dans l'accomplissement d'une tâche. Elle décrit de façon explicite les attentes des personnes et les exigences du poste de bénévolat. Elle donne, en outre, aux bénévoles une idée de leur rôle au sein de l'organisme ou de l activité. Voici un exemple d une activité provinciale qui devait être organisée par un organisme : Le Club de tir à l arc. Le tournoi fut un grand succès grâce à l implication des bénévoles. Ceci est un exemple. Le même processus doit être utilisé lors du recrutement de bénévoles pour un comité. 6
1) Définir le travail des bénévoles ; 2) Déterminer les qualités requises ; Faire un tableau (exemple ci-joint) La première étape consiste à indiquer le poste de travail à combler pour l événement ceci peut être inscrit dans la première colonne d un tableau; Dans la 2 e colonne, indiquer le nombre de bénévoles requis pour exécuter les tâches; Dans la troisième colonne, indiquer des noms (sans inscrire de noms de bénévoles); 4 e colonne, indiquer toutes les tâches requises; 5 e colonne, indiquer quelles qualifications vous recherchez chez les bénévoles afin d accomplir les tâches 7
Jeux MTS Manitoba Summer Games Finales LaRochelle MB le 30 juin 2004 TIR À L ARC LISTE DE BÉNÉVOLES poste # de bénévoles Noms Tâches Qualifications Équipe de l équipement 7 Préparer l équipement lourd 2 jours avant l événement Installer tentes, animaux dans le champ, barrières, etc. - fort.e - disponible 2 jours avant Maintenir le site propre ramasser déchets S assurer que la toilette demeure propre (eau & savon) - organisé.e S assurer que les barrières demeurent intactes - une personne qui aime conduire «quad» Équipe de bénévoles sur le site 4 S assurer que les voitures se stationnent au bon endroit Vérifier les contenants de recyclage et de poubelles Être visible par tous les gens - entregent (avenant.e) - flexible - débrouillard.e Répondre aux questions des gens Vérifier l eau pour les athlètes dans les glacières Remplir les bouteilles au besoin. Équipe de bénévoles dans le champ 3 Préparer les cibles et les mettre aux bonnes distances Mettre les papiers sur les cibles Déménager les cibles lorsque nécessaire Initialer les cartes de pointage, si nécessaire Assister le juge - fort.e - responsable - attentif(ve) aux détails - flexible - honnête
Prendre les inscriptions et les frais d inscription - entregent (avenant.e) Donner les noms aux athlètes, ainsi que leurs «goodie bags» - aime le travail de bureau Inscriptions et inscriptions des résultats 4 Recevoir les pointages et les vérifier Inscrire les résultats sur le babillard Être disponible pour toutes questions - Intérêt dans les sports - aptitudes en mathématiques - Attention aux détails Se libérer pour offrir crème solaire et chasse-moustiques aux athlètes et aux enfants - organisé.e - flexible EMS 1 Services médicaux en cas d urgence - Connaissances en EMS Prix/médailles 1 Coordonner la présentation des prix/médailles Préparer la liste des gagnants - Très organisé.e - Expérience dans la présentation de prix - Attention aux détails - Organisé.e Cantine 3 Ouverture de la cantine durant toute l activité - Expérience à tenir des cantines - Aptitudes en mathé (argent) Fun Event 7 Total Bénévoles 30 Être responsables de l activité Fun Event Inscrire les résultats des enfants Assurer que le Fun Shoot soit sécuritaire - Honnête - Connaître les bases du tir à l arc - Aptitudes en mathé (calculs) - Aimer la présence des jeunes - Patience - Honnête - Responsable et sécuritaire Responsables des commanditaires 2 Assurer le confort des commanditaires (MTS, MB Lotteries, autres) Juge 1 Juge provincial des MTS Games 9
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Étape 3 : Dresser la liste des candidats possibles Maintenant que vous savez en quoi consiste le travail et de quel genre de personne vous avez besoin, vous devez dresser la liste des candidats possibles, ainsi que la méthode de l approche. Quelques conseils : Assurez-vous de dresser une liste avec plus de bénévoles que voulu, car des imprévus se présentent fréquemment à la dernière minute; Les jeunes de 15 à 24 ans sont très heureux de faire du bénévolat, car ceci favorise leurs chances d emploi (le bénévolat peut être indiqué sur leur C.V. C est un élément positif du bénévolat que l on peut mentionner.) Choisissez des couples impliqués dans le bénévolat. Ils apprécient des activités qu ils peuvent partager ensemble. Les personnes seules choisissez des personnes qui ont besoin de rencontrer d autres gens. Les baby-boomers et leurs précieuses connaissances - ils ont beaucoup d expérience à offrir aux organismes. 11
N'oubliez pas : Vous ne trouverez pas toujours le candidat parfait, expérimenté et hautement qualifié. Vous pourriez classer les candidats selon leurs qualités, en fonction de vos exigences. Vous pourriez aussi choisir de leur donner une formation supplémentaire. Soyez souple, mais essayez de choisir la personne la mieux qualifiée. 12
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Où dénicher ses bénévoles Au-delà de 90% des bénévoles recrutés affichent un lien direct avec les bénévoles actuels œuvrant chez vous. Ex. : des amis, des voisins, des membres de la parenté, des collègues de travail. La plupart de ces gens possèdent déjà une connaissance quelconque de votre organisme et peut-être un certain engagement social à son égard. Passez en revue les gens que vous côtoyez sur une base quotidienne/hebdomadaire/mensuelle, c est-à-dire la famille, les amis, les collègues de travail, les voisins, les paroissiens. «La population en général» est un vaste groupe susceptible de vous fournir des bénévoles. 14
Voici quelques idées de groupes : Anciens bénévoles Centre de bénévoles électronique Étudiants de 15 à 24 ans Nouveaux arrivants dans la communauté Les clubs sociaux Les écoles secondaires, les collèges et les universités Les bureaux de bénévolat Les parents des jeunes membres de votre organisme/activité Les groupes communautaires Les clubs d aînés Centre de loisirs Les organismes religieux Le mode de recrutement le plus efficace est le recrutement de bouche à oreille (face à face ou par téléphone). Les annonces publicitaires sont un autre moyen de recrutement des bénévoles. 15
Radio, téléservice public de communication Babillards (supermarchés, églises, centres commerciaux, bibliothèques, hôpitaux, etc.) Circulaires Vitrines/étalages dans les magasins et commerces Journaux communautaires Bulletins d autres organismes Kiosques aux conférence ou dans les centres commerciaux Affiches, enseignes, dépliants, posters Exposés audiovisuels 16
Étape 4 : Communiquer avec le candidat C'est peut-être l'étape la plus difficile. Dans la plupart des cas, les gens sont flattés du seul fait qu'on les ait convoqués. Peu importe la méthode retenue, gardez à l esprit qu il vous faut «vendre» votre organisme/activité à cette personne d une façon franche et honnête. Vous devez la convaincre du bien-fondé de votre raison d être et des philosophies sous-jacentes qui animent votre action. N oubliez pas de lier vos candidats bénévoles aux tâches requises par l organisme/activité. Soulignez les avantages que la personne aurait à adhérer à votre organisme ou à participer bénévolement à votre activité. Partez du bon pied! Assurez-vous d avoir BEAUCOUP «d avantages pour les bénévoles»! 17
«NOUS AVONS PLEINS D AVANTAGES POUR LES BÉNÉVOLES!» Quelques conseils : Lors d une activité, donnez un choix de tâches à vos candidats. Certains bénévoles ont des préférences; Lorsque vous communiquez avec votre candidat, assurez-lui qu il y aura beaucoup de bénévoles, donc la possibilité de s amuser lors de l événement Les bénévoles recherchent un peu de plaisir en échange de leur appui; Indiquez aux bénévoles que vous leur offrirez des «avantages» (Coupon de hot-dog gratuit, drink gratuit, des t-shirts de bénévoles gratuits, plusieurs pauses pour s amuser, des «walkietalkies», etc. Assurez-vous d avoir autant de détails que possible lors du premier contact avec le candidat; 18
Étape 5 : Confirmer votre et leur engagement Quelques conseils : Deux semaines avant l événement, communiquez avec le bénévole pour confirmer son engagement. Si le bénévole ne peut plus participer en tant que bénévole, vous aurez deux semaines pour trouver un remplaçant. Indiquez au bénévole que vous lui ferez parvenir la description de tâches avant l événement. Assurez-vous de bien renseigner le bénévole. Assurer-vous de bien entraîner le bénévole AVANT l événement. Ceci évite que les gens s inquiètent de leurs «tâches à faire» quelques jours avant. Lors de l événement, assurez-vous d avoir une personne responsable des bénévoles, qui leur donnera leurs coupons gratuits, t-shirts, etc. Un horaire de la journée et une liste de tous les bénévoles et de leurs tâches peuvent être très utiles aux bénévoles. Ça leur donne des renseignements additionnels qu ils peuvent utiliser pour retrouver d autres bénévoles et ça leur donne un sens d importance. N oubliez surtout pas une lettre de remerciement à tous vos bénévoles à la suite de l événement. 19
Conseils utiles pour le recrutement de bénévoles qui siègeront à des comités Faites remplir à vos membres une «grille de travail» au moment où ils se joignent à l'organisme et référez-vous à ces renseignements au moment de recruter des bénévoles. C'est l'un des meilleurs moyens de placer vos bénévoles au sein de l'organisme. N'oubliez pas de demander à vos membres, à l'occasion, de mettre à jour ces précieux renseignements. L'instrument est simple et peut vous aider à repérer rapidement les personnes ayant des aptitudes, des connaissances et des relations particulières. Exemple : Grille de travail Nom : Jean Labonté Ma contribution Mes demandes Mes limites Aptitudes particulières, talents, intérêts que vous aimeriez mettre au service de l organisme Domaines que vous aimeriez mieux connaître Ce que vous ne voulez pas faire! dactylographier communiquer avec les gens écrire, rédiger travailler avec les jeunes accomplir des tâches administratives danser ordinateurs histoire de l'organisme présidence d'un comité tenue de livres solliciter des fonds parler en public Énumérez les choses que vous faites bien et que vous aimez faire. N'hésitez pas à tout énumérer : vous seriez surpris de voir combien vos talents peuvent servir. Énumérez les domaines d'intérêt pour lesquels vous n'avez pas les compétences requises mais que vous aimeriez connaître. Tout ce que vous ne voulez absolument pas faire. D'après Ivan Scheier, Yellowfire Press, Colorado, 1986 20
Conseils supplémentaires bénévoles dans des comités Faites participer tous les bénévoles au processus de recherche de nouvelles méthodes de recrutement. Mettez les idées en commun. Ayez recours à tous les moyens à votre disposition : radio, télévision, journaux et relations personnelles. Offrez des séances d'orientation stimulantes, qui vont au fond des choses. Demandez à des bénévoles de raconter leur expérience personnelle aux réunions ou lors de campagnes de recrutement de membres. Pensez à ce qui VOUS intéresserait, personnellement, dans le bénévolat. Les meilleurs recruteurs sont les bénévoles qui sont heureux d'appartenir à votre organisme. Les gens sont attirés par les programmes qui font appel à une attitude constructive, à l'honnêteté et à l'enthousiasme. Intéressez-vous à vos membres, pas seulement en tant que bénévoles mais en tant que personnes. Ne recrutez pas trop de gens. Les candidats seront démotivés si, après avoir donné leur nom, ils constatent qu'il n'y a pas de place pour eux. Faites participer les bénévoles aux prises de décision. Assurez-vous qu'ils se sentent importants au sein de l'organisme. Reconnaissez leurs efforts. Un «merci» vaut mille mots. 21
Dernières réflexions Si vous êtes membre du comité de nomination, si vous êtes le président de l'organisme ou si vous siégez à un comité ayant pour fonction de recruter des bénévoles pour un travail ou un programme spécifique, vous devez recruter des bénévoles. Le recours à un processus efficace de recrutement vous aidera à vous assurer que les besoins de l'organisme sont comblés et que les bénévoles sont des membres satisfaits. Le bénévole satisfait : Travaillera dans l'intérêt de l'organisme/activité N'aura que de bonnes choses à dire de l'organisme/activité Fera à l'organisme une bonne réputation Recrutera des bénévoles par la parole et par l'exemple Sera engagé et enthousiaste. 22
Annexe A La brève description de tâches d'un bénévole comprend les éléments suivants : Titre Il identifie le bénévole et doit lui reconnaître le plus de prestige possible. Rôle C'est un énoncé général qui précise le travail et en expose les justifications. Fonctions C'est une énumération des diverses tâches et responsabilités. Elles doivent être les plus précises possible. Qualités C'est l'énumération des aptitudes, des connaissances et des comportements recherchés. Attention : ne pas être plus exigeant qu'il ne le faut pour ne pas risquer de perdre d'excellents candidats. Rapports C'est la désignation des personnes à qui le bénévole doit rendre des comptes. Temps nécessaire Ce sont les contraintes quant au temps qu'exige le travail. Il faut préciser s'il s'agit d'un travail hebdomadaire, mensuel, à long terme, à horaire flexible ou autre. Avantages Qu'avez-vous à offrir au bénévole? Qu'aura-t-il à retirer de ce travail? 23
Annexe B Exemple d'une description de tâches : Comité culturel ABC Titre : Président Rôle : Gérer les affaires du Comité culturel ABC; s'assurer que les programmes sont élaborés et réalisés de façon que le mandat de la Société soit rempli et de manière à favoriser l'image de la Société. Fonctions : Présider les réunions de l'exécutif et du comité ainsi que les assemblées générales Préparer l'ordre du jour à l'avance avec le secrétaire Être en contact avec les autres organismes de la collectivité Être membre de tous les comités Diriger la définition des objectifs et la planification des programmes S'assurer qu'il existe un bon programme de gestion des bénévoles Assurer un lien efficace entre les organismes régionaux et provinciaux S'assurer qu'il y a délibérations pour que la population puisse exprimer ses opinions. Qualités requises : Rapports : S'intéresser aux personnes Être apte à communiquer Être apte à déléguer des responsabilités Être apte à diriger des réunions, à faire participer les gens, à planifier des programmes efficaces. Répondre de son travail devant l'exécutif, le comité et les membres Communiquer avec les représentants régionaux et provinciaux; 24
Temps nécessaire : Engagement d'un an Réunions mensuelles de l'exécutif et des comités Assemblées régionales et annuelles. Avantages : Amélioration des connaissances et des habiletés relatives à la direction d'assemblée Satisfaction personnelle Occasion de rencontrer de nouvelles personnes Visibilité dans la collectivité, dans l'organisme Occasion de promouvoir efficacement les buts de la société et son image Chance d'avancement à l'intérieur de l'organisme régional ou de l'organisme provincial. 25
RECRUTEMENT, CONSERVATION ET RECONNAISSANCE DES BÉNÉVOLES : Le point de vue des bénévoles Susan Phillips Université Carleton Brian R. Little Université Carleton Laura Goodine Université Carleton 26
RECRUTEMENT, CONSERVATION ET RECONNAISSANCE DES BÉNÉVOLES : Le point de vue des bénévoles Susan Phillips Université Carleton Brian R. Little Université Carleton Laura Goodine Université Carleton 2002 Centre canadien de philanthropie Nous avons renoncé aux droits d auteur relatifs aux documents de l Année internationale des volontaires au profit des œuvres de bienfaisance et des organismes bénévoles qui désirent utiliser ces documents à des fins non commerciales. Nous les encourageons à reproduire et à distribuer n importe quelle publication AIV. La Division de la mobilisation communautaire de Développement des ressources humaines Canada a accordé un soutien financier à ce projet. Les opinions exprimées dans cette publication ne reflètent pas forcément celles de DRHC, du Centre canadien de philanthropie ou de Bénévoles Canada. Pour plus de renseignements sur ce projet et d autres projets de recherche, visitez www.nonprofitscan.ca. Programme de recherche Le Centre canadien de philanthropie 425 University Avenue, bureau 600 Toronto (Ontario) Canada M5G 1T6 N o de téléphone: (416) 597-2293 N o de télécopieur: (416) 597-2294 Courriel: ccpresearch@ccp.ca www.ccp.ca www.nonprofitscan.ca ISBN# 1-55401-002-0 27
RECRUTEMENT, CONSERVATION ET RECONNAISSANCE DES BÉNÉVOLES : Le point de vue des bénévoles Introduction 2 Ce qu ils ont à dire 2 Comment les bénévoles sont encadrés 3 Comment les organismes entravent les bénévoles 3 Améliorer le recrutement des bénévoles 5 Améliorer la conservation des bénévoles 6 Manifester reconnaissance et respect aux bénévoles 6 Fournir des expériences enrichissantes et variées 6 Communiquer et être réceptif 6 Fournir un encadrement interne et social, des expériences sociales 6 Comment les gouvernements peuvent appuyer le bénévolat 7 Conclusion 8 28
Introduction De nombreux organismes de bénévolat ont un besoin constant de nouvelles recrues. Bon nombre de ces organismes ont dû devenir plus raffinés dans leurs stratégies de recrutement afin d'attirer des candidats qui sont le plus représentatifs de la société. Les connaissances de bénévoles expérimentés sont un atout important pour les organismes. En conséquence, les conserver est une question d'importance primordiale pour les organismes. Dans le présent rapport, les bénévoles donnent leur avis sur la façon dont les organismes de bénévolat doivent recruter et conserver les bénévoles, et comment les gouvernements de tous les paliers peuvent appuyer le bénévolat. Dans le cadre d'un projet de recherche à l'occasion de l'année internationale des volontaires, nous avons mené des entrevues intensives auprès de III bénévoles d'organismes de service social et d'associations communautaires. Tous ces bénévoles sont directement engagés dans la prestation de services aux particuliers, surtout aux personnes âgées, aux jeunes et aux enfants. Les pressions en matière de recrutement, de conservation et de formation ne sont probablement pas ressenties aussi vivement dans nul autre secteur du bénévolat que dans ce genre d'organismes. Nous avons demandé aux bénévoles : Comment les organismes pour lesquels ils travaillent les soutenaient dans leurs efforts; Comment les organismes pour lesquels ils travaillent gênaient le travail qu'ils accomplissent; Comment les organismes pourraient améliorer le recrutement des bénévoles; Comment les organismes pourraient améliorer la conservation des bénévoles; et Comment les responsables des politiques publiques pourraient accorder leur soutien au bénévolat. 2 29
Comment les bénévoles sont encadrés En général, les bénévoles interrogés disent que les organismes pour lesquels ils travaillent leur sont d'un très grand soutien. Comme le fait voir la figure l, ils ont noté trois genres de soutien en particulier : l'infrastructure organisationnelle, la reconnaissance et la formation. L'infrastructure organisationnelle a été le genre de soutien le plus fréquemment mentionné, surtout le soutien accordé par le personnel capable de répondre aux questions et de fournir de l'information. Un élément clé de cette infrastructure, mentionné à plusieurs reprises, c'est le gestionnaire ou le coordonnateur des ressources. Comme le dit un bénévole : «Si le coordonnateur n'est pas de premier ordre, les bénévoles ne le seront pas non plus.» La reconnaissance a été le deuxième genre de soutien le plus fréquemment mentionné. Nous avons entendu à maintes reprises que la manifestation de la reconnaissance et du respect n'exige pas nécessairement beaucoup d'effort. Les organismes n'ont pas à organiser un dîner d'honneur annuel soigné. Un mot de remerciement sincère ou un commentaire sur un travail bien fait à la fin d'une journée sont une récompense suffisante pour la plupart des participants. Comme le disait un bénévole : «Un simple merci est plus important qu'un certificat.» En fait, bon nombre de bénévoles ont indiqué qu'ils ne se sentaient pas à l'aise dans les grands dîners pendant lesquels on récompense certain d'entre eux. La formation, y compris les séances d'orientation initiale et les ateliers sur des sujets spécialisés, a été mentionnée comme troisième type de soutien majeur. Comme le dit un bénévole très actif depuis longtemps : «Certains organismes offrent une formation très intensive, tandis que d'autres préfèrent laisser les bénévoles apprendre sur le terrain. J'ai constaté qu'un bon programme de formation était préférable et que cela me rendait plus à l'aise dans mon travail.» Pour les bénévoles travaillant avec les enfants, la formation est considérée comme une nécessité et non un luxe, car il y a des questions de responsabilité civile; il en est ainsi également pour ceux travaillant avec les personnes âgées fragiles et les personnes atteintes de la maladie d'alzheimer -les connaissances spécialisées font une différence dans ces cas. Comment les organismes entravent les bénévoles Si la plupart des organismes tentent de seconder les efforts de leurs bénévoles, de nombreux autres les entravent, consciemment ou non. Cela produit des bénévoles qui croient ne pas pouvoir exploiter leur La conservation est un grand problème dans notre société. Je ne suis pas en faveur de la remise de récompenses...le fait de louanger une personne pour des années de service pendant la tenue des assemblées générales annuelles est un concept que je rejette. C'est mon opinion. Je fais du bénévolat pour accomplir quelque chose pour quelqu'un et non pour la reconnaissance. Ce qui me permet de continuer à en faire c'est la permanence d'un défi très satisfaisant et qui répond à mes capacités. 1 Les participants ayant été recrutés au moyen d'organismes de service social et d'associations communautaires, l'accent est mis en particulier sur de tels organismes. De nombreux participants sont impliqués dans d'autres genres d'organismes également. Leurs commentaires sur les pratiques de ces organismes sont inclus. 2 Pour faciliter la présentation, nous avons regroupé les réponses à nos questions ouvertes en de grandes catégories. Il faut noter que les répondants pouvaient donner plus d'une réponse et ils n'étaient pas invités à donner une réponse si aucune n'était satisfaisante. Cela explique pourquoi le nombre des réponses peut correspondre plus ou moins au nombre de participants de l'étude. 30
plein potentiel ou qui ne sont pas aussi efficaces ou satisfaits qu'ils pourraient l'être. Pour identifier certaines de ces sources de frustration, nous avons demandé aux bénévoles : «Comment les organismes pour lesquels vous travaillez ont-ils gêné votre travail?» La bonne nouvelle, c'est que relativement peu de bénévoles croient que leur travail est gêné de façon importante par les organismes pour lesquels ils travaillent. Néanmoins, comme le montre la figure 2, deux sources de frustration ressortent nettement. Selon certains bénévoles, les règlements semblent être une entrave au travail bien fait. Cela s'applique notamment aux bénévoles travaillant avec les enfants et les jeunes, et qui doivent se conformer rigoureusement à certains ' protocoles. On a nettement eu l'impression que les règlements et les procédures de sélection sont devenus plus lourds au cours des dernières années. Même si tous ont indiqué qu'ils comprenaient la raison et la valeur des vérifications policières et des autres procédures de sélection dans le cas des bénévoles travaillant avec les enfants, parfois le ton (donnait le sentiment d'être coupable jusqu'à preuve du contraire) et la durée (il faut des mois parfois avant de connaître les résultats d'une vérification policière), rendent le processus agaçant. De nombreux bénévoles ont également déploré le fait que, en raison des règlements plus stricts, ils ne pouvaient se livrer à certaines des activités amusantes auxquelles ils sont habitués, comme les excursions de camping la nuit. Une deuxième source majeure de frustration, c'est le manque de ressources organisationnelles, qu'il s'agisse de ressources financières limitées, du manque de personnel ou de bénévoles pour accomplir le travail, du manque de formation ou de l'insuffisance de l'information sur les clients et les usagers. D'autres frustrations ont été signalées, mais moins fréquemment : les jeux politiques, la gestion inefficace des conflits, les communications insuffisantes et le manque de définition des rôles. Il est intéressant de noter, toutefois, que le manque de souplesse dans la formation (soit la durée qu'une personne doit initialement consacrer au bénévolat ou le jour de la semaine ou encore 1'heure à laquelle des activités doivent avoir lieu) n'est pas mentionné comme source de frustration majeure. Cela s'explique probablement par le fait que les répondants sont déjà des bénévoles actifs et que, en conséquence, ils se sont adaptés à leur horaire, de sorte que la date ou l'heure n'est pas un facteur aussi restrictif que dans le cas de nouvelles recrues. 31
Les bénévoles actifs ont émis de nombreuses suggestions visant l'amélioration du recrutement - voir la figure 3. Ces suggestions peuvent être regroupées sous les quatre étapes du recrutement : faire accepter l'organisme, la cause ou le besoin; établir un contact avec les bénévoles éventuels; faire une bonne première impression, et apparier et sélectionner les candidats. Faire accepter l'organisme La première étape essentielle est de décrire la chose pourquoi il faut des bénévoles, pourquoi la cause en vaut la peine, pourquoi le bénévolat est salutaire et pourquoi l'organisme constitue un bon choix. Selon un bénévole : «S'il se fait peu de bénévolat n'est pas une question de temps, c'est simplement un manque de sensibilisation... quand les gens en savent davantage et que le processus d'inscription est facile, on trouve le temps.» Apparier et sélectionner Les organismes de bénévoles doivent également consacrer des ressources et prendre le temps nécessaire pour faire de bons appariements entre bénévoles et missions, et sélectionner adéquatement les candidats. Trop souvent, a fait remarquer un bénévole, un tel appariement n'a pas lieu parce que le bénévolat est basé sur la disponibilité, non 1 habileté. Résultat : les candidats ne sont pas affectés au bon travail dès le départ. De petites choses, comme répondre rapidement à ceux qui ont exprimé un intérêt ou le fait de faire de l'entrevue un processus instructif, ont également été notées comme importantes. Prendre contact Les approches ciblées et la touche personnelle (par le bouche à oreille, une invitation faite à des amis ou à des voisins à participer ou le contact des personnes directement touchées par la cause) sont considérées comme les façons les plus efficaces pour rejoindre les candidats éventuels. La publicité dans les journaux des villes ou des régions, au moyen de l'internet, ainsi que l'approche communautaire directe (tenue de foires de bénévolat ou utilisation de stands dans les centres commerciaux) sont également considérés comme de bonnes méthodes pour contacter les futurs bénévoles. Donner une bonne première impression Les bénévoles affirment qu'il est d'une importance cruciale de partir du bon pied lorsqu'on contacte les nouveaux candidats. Les organismes doivent, entre autres, clarifier et communiquer leurs attentes. Cela comprend le fait de clairement expliquer et faire comprendre aux bénévoles ce qui sera attendu d'eux, ce qu'ils vont faire, combien de temps sera requis et quand ils seront appelés à fournir leurs services. 32
En examinant les recommandations pour mieux retenir les bénévoles, nous avons tenté de rendre l'exercice concret et personnel en demandant aux répondants ce qui serait idéal, à leur point de vue. Les bénévoles ont présenté un vaste éventail de bonnes idées, et ils ont été d'un accord quasi unanime pour ce qui est des trois premiers facteurs - voir la figure 4. Un quatrième facteur a été noté comme étant important pour un groupe particulier de bénévoles. Manifester de la reconnaissance et du respect aux bénévoles Comme nous l'avons indiqué, le fait de dire merci et de montrer continuellement aux bénévoles qu'ils sont appréciés est probablement plus important que de tenir une fête retentissante une fois par année. Fournir des expériences enrichissantes et variées Il faut fournir aux bénévoles l'occasion de tenter diverses expériences dans l'organisme afin qu'ils puissent trouver leur voie. Il faut leur offrir des tâches et des responsabilités variées qui font appel à des compétences diverses et à l'apprentissage de nouvelles choses, qui fournissent une formation et d'autres moyens de développement; on doit, toutefois, établir les attentes clairement dès le départ et en faire le contrôle de temps à autre, et ne pas demander aux bénévoles de faire le travail du personnel comme tel. Communiquer et être réceptif On doit fournir de l'information aux bénévoles au moyen de bulletins et faire participer les bénévoles à la planification des programmes et des activités. Un bénévole précise : «En général, je crois que la communication est cruciale - les bénévoles doivent savoir exactement ce que l'on attend d'eux, participer à la planification, comprendre l'objectif d'ensemble des activités, et avoir leur mot à dire dans la prise de décisions, même s'ils n'ont pas le dernier mot.» Fournir un encadrement interne et social, des expériences sociales L'encadrement interne et social, s'il est mentionné moins fréquemment, est important pour un groupe particulier de bénévoles, les retraités. Pour ce groupe, le bénévolat constitue un moyen précieux de se faire de nouveaux amis et d'avoir de façon régulière les contacts sociaux qu'ils avaient sur le marché du travail. La création d'occasions de rencontres dans un contexte social, l'occasion de discuter de leurs expériences et l'invitation aux événements sont des aspects clés de la conservation des bénévoles. Lorsque l'on compare les genres de soutien ou d'encadrement que les bénévoles disent recevoir et ceux qu'ils disent souhaiter, il apparaît que la principale carence se situe au niveau de la communication. Si 48 % des répondants de la présente étude ont indiqué que la communication et la réceptivité sont essentielles à la conservation des bénévoles, seulement 12 % ont affirmé qu'un tel encadrement leur était offert par l'organisme bénévole. 33
Les organismes de bénévolat ont l'impact le plus direct sur la nature de l'expérience des bénévoles. Toutefois, les trois paliers de gouvernement peuvent exercer une influence sur l'aspect positif ou négatif de cette expérience. Selon les bénévoles que nous avons interrogés, les responsables des politiques publiques pourraient prendre certaines mesures pour appuyer le bénévolat, notamment (figure 5) : Fournir un financement aux organismes de bénévolat. Promouvoir la sensibilisation du public aux besoins et aux avantages du bénévolat. Apporter des modifications de politique. Il a été suggéré, par exemple, que les gouvernements accordent des crédits d'impôt aux bénévoles, qu'il rende le régime fiscal plus avantageux pour les organismes de bénévolat (entre autres, rendre la déclaration moins compliquée), et qu'il réduise la responsabilité civile des bénévoles. Par ailleurs, les gouvernements provinciaux et municipaux pourraient réduire les délais associés aux vérifications policières. Même si nos questions ont porté en premier sur les décideurs, les participants à l'étude ont spontanément mentionné l'importance d'amener les employeurs (du secteur privé et du secteur public) à appuyer le bénévolat. Les employeurs ont un rôle majeur à jouer en offrant du temps libre, en étant plus souples quant aux heures de travail pour faire du bénévolat, et en présentant le bénévolat comme une valeur d'entreprise. Écouter ce que les organismes de bénévolat ont à dire. On a exprimé beaucoup d'inquiétude quant à l'attitude des gouvernements qui s'attendent à ce que les bénévoles accomplissent des tâches qui sont au fond des services d'ordre public. 34