Sommaire 1. Qu est ce que xdoss? 2. Systèmes exigés 3. Installation de xdoss 4. Utilisation du logiciel xdoss 1
1. Qu est ce que xdoss xdoss est un logiciel qui vous permet de calculer un dossier d expédition de manière structurée. Ce programme a été développé par l asbl IBOT avec l aide de différentes organisations et sociétés d expédition en Belgique. 2. Systèmes exigés Windows 2000 ou plus Net Framework 2.0 50 MB Espace disque 2
3. Installation Le logiciel xdoss peut être téléchargé à partir du site de l IBOT. Il est comprimé dans un fichier zip. Après le téléchargement de celui ci, vous trouverez les fichiers suivants : setup.exe ExpeditiedossierSetup.msi La procédure d installation se déroule en 3 étapes : Etape 1 Démarrez Setup.exe. L utilitaire Windows installer vous accompagne dans la procédure d installation.! Il est important que votre version de Windows soit à jour. Si ce n est pas le cas, il vous sera proposé d adapter le.net Framework de Windows. Vous pouvez télécharger et installer la mise à jour à partir du site de Windows. Etape 2 Après que vous avez installé le logiciel, celui ci ne fonctionnera seulement que si vous avez reçu le fichier Licence.bin de l IBOT et l avez copié dans le fichier xdoss sur votre disque dur. (Ce fichier peut être retrouvé sous C:/program files/bito Ibot) Etape 3 Après avoir effectué les étapes 1 et 2, vous pouvez démarrer l application xdoss par un double clic sur l icône xdoss sur votre page de travail. 3
4. Utilisation du logiciel xdoss Le programme est composé de 3 parties : la détermination des éléments de frais la détermination des éléments de dossier la génération du rapport de dossier Ces trois éléments sont approfondis dans ce chapitre. AU PREALABLE : après le remplissage ou la modification d'un nombre, un recalcul doit avoir lieu. Vous faites cela: soit via la touche F12 soit vous allez dans le menu Coûts : choisissez Recalculer soit vous cliquez sur l icône pour les recalculs 4
A. La détermination des éléments de frais Le programme a été conçu de manière à ce que les coûts généraux peuvent être introduits en tant que tels dans un dossier. Il a également été prévu que les frais les plus importants puissent être calculés séparément. Ces frais spécifiques concernent : les salaires l infrastructure (loyer) le poste de travail (PC) les documents imprimés le matériel roulant les coûts du dossier 1. SALAIRES Vous pouvez encoder les différents travailleurs et leur salaire respectif et/ou les coûts salariaux. Le coût salarial par minute est calculé sur cette page de travail. Pour ajouter un membre du personnel (aussi en tout premier), vous cliquez sur la petite croix jaune en contrebas de la page de travail. 5
Champ Nom Dans cette partie, vous remplissez une identification pour la personne que vous souhaitez introduire. Cette identification paraîtra dans la liste de choix lors de l'attribution des tâches opérationnelles dans la feuille Dossier. Champ Catégorie Ici vous pouvez donner une définition qui peut servir de mémo. Exemple : la fonction ou la classification de la personne en question. Cette définition paraît uniquement dans cette page de travail. 6
Champs Salaire brut par mois, Salaire brut par heure, Cotisation sociale (%) et Extra légal (% ) Le pourcentage pour les contributions sociales (patronales) et un pourcentage pour les charges extra légales peut être calculé sur le salaire du mois. A. Employés Le salaire mensuel est calculé sur base annuelle selon la formule suivante : 12 x [Salaire brut annuel] x [1 + [Cotisation sociale (%) + Extra légal (%)]] Ce calcul est seulement un outil. Si vous connaissez les frais de mois de l'employé, vous pouvez introduire ce montant. Si rien n est introduit dans les champs Cotisation sociale (%) et Extra légal (%), le montant du champ Salaire brut par mois sera uniquement pris comme base de calcul ultérieur. De cette manière, vous pouvez par exemple introduire également les coûts mensuels d'un membre du personnel intérim. B. Ouvriers Le point de départ est le salaire brut par heure. Le pourcentage pour les contributions sociales et les frais extra légaux sera calculé sur le salaire brut par heure. Champs Autres coûts par mois et Autres coûts par heure Les frais qui ne rentrent pas dans les indemnités brutes normales, mais qui font pourtant partie des coûts du salarié, peuvent être introduits ici. Exemples : la voiture ou les indemnités de déplacement, les indemnités des frais forfaitaires et autres frais sur la base mensuelle. 7
Dans le programme, ces frais sont multipliés par 12 pour calculer un coût annuel. Pour un ouvrier, des frais complémentaires par heure peuvent être attribués de la même manière. Champs Semaines par an et Heures par semaine Afin de calculer les coûts salariaux en coûts par minute, le total des heures prestées sur base annuelle doit être calculé. Le temps de travail effectif est rempli dans ces parties. 8
2. LOYER Les frais pour l infrastructure ou le logement sont repris dans la feuille de travail Loyer. Pour ajouter un lieu (également au tout début), vous cliquez sur la petite croix jaune en contrebas de la page de travail. Par lieu, vous pouvez compléter le prix annuel par m² pour les bureaux et/ou les entrepôts. Champ Lieu Vous introduisez ici la dénomination du lieu. Celui ci peut être identique à la définition : la commune, le nom d'un bâtiment, etc. Cette définition paraîtra dans la liste de choix lors de l'attribution des frais pour le bureau et l entrepôt dans la page Dossier. 9
Champ Coût par m²/an Comme les frais de location complets par m² par an sont connus (p. ex. les tarifs de TBAC à Brucargo) ces frais peuvent être repris ici. Dans ces frais, les prix pour le chauffage, l'électricité, les déchets et l'assurance sont également inclus. Dans tous autres cas, vous devrez convertir les frais pour le logement en frais par m² par an. Il est conseillé de calculer les frais de logement complets en m². Par la suite, le nombre de m² peut être accorder par dossier. Champ Nombre de jours par an Afin de calculer les frais de durée d'utilisation effective, il est tenu compte du nombre de jours par an pendant lesquels les dossiers sont traités. (Les frais pour l'infrastructure sont convertis finalement en frais par dossier.) Exemple : Un bâtiment avec bureaux est loué à 3000 euros sur base annuelle. Les frais complémentaires s'élèvent à 1000 euros. La superficie totale s'élève à 50 m². Les frais par m² s'élèvent à 200 euros par an pour 365 (ou 366) jours. Si 250 jours sont effectivement prestés, les frais par an peuvent être convertis en 250 jours effectifs. 10
3. POSTE DE TRAVAIL Sur la page de travail Poste de travail, un calcul de l utilisation d un PC en coût par minute est effectué. A. Hardware Cette possibilité prévoit que vous calculez l'investissement dans une workstation, un écran, une petite imprimante. Si vous ne suivez pas ceci, vous pouvez remplir le sous total. Ce sous total obtient la priorité aux les parties investissement. Vous pouvez également remplir un pourcentage pour l'utilisation d'un serveur de réseau. La partie coût serveur (%) multiplie l'investissement avec le pourcentage donné. 11
B. Annuités Dans le programme, la possibilité de calculer les frais mensuels selon un emprunt d'annuité (postnumerando) a été insérée. Le programme calcule l'investissement total vers d'un montant de terme fixe par mois (annuité). Si vous ne financez pas l'investissement d un PC avec un emprunt, vous pouvez pourtant valoriser ceci avec un taux d'intérêt interne. De cette manière, l'investissement est converti en un ROI (Return on Investment) en des frais par mois. Dans la partie Nombre de mois, vous remplissez le nombre de mois de financement dans un ROI le nombre de mois durant lesquels le PC reste opérationnel. Champ Jours par an Il est tenu compte aussi ici du nombre de jours par an pendant lesquels les dossiers sont traités. (Les frais pour le PC sont convertis en jours durant lesquels l usage est effectif.) Dans le calcul, 7 heures et 30 minutes jar jour effectif de travail sont comptées. Champ Montant contractuel par mois Si vous ne souhaitez pas travailler avec le calcul des annuités parce que vous louez les PC ou que vous financez avec des termes fixes, par exemple, vous pouvez introduire le coût mensuel dans ce champ. (Cette partie a priorité sur le calcul des annuités.) Attention : si un réseau est installé, il est conseillé de reprendre aussi les frais pour le réseau dans le montant mensuel. 12
4. DOCUMENTS Les frais des documents comme les e mails, les télécopies, les factures, etc. sont également prévus dans le programme. Le calcul d'un document imprimé, une page imprimée consiste en 2 parties : d'une part le calcul des frais d impression, d autre part le calcul du prix par feuille papier. L appareil multifonctionnel peut être considéré comme l'imprimante centrale avec laquelle la plupart des documents sont imprimés. 13
A. Appareil multifonctionnel Nous partons aussi ici d'un investissement qui est converti avec un calcul d'annuité en frais par mois. Lors de l'investissement dans un appareil multifonctionnel, la possibilité de multiplier ceux ci avec un pourcentage pour l'entretien et la consommation est prévue. L utilisation d une conversion en annuités a été expliquée dans le point précédent Poste de travail. Il est également possible de calculer un montant connu et déterminé par mois. Le champ Coût contractuel par mois a priorité sur le calcul des annuités. Les frais mensuels sont convertis en frais par page imprimée en remplissant le champ Coût contractuel par mois. Si vous payez un prix fixe par page imprimée, vous pouvez remplir le champ Coût contractuel par page imprimée. Ce champ a priorité sur tous les autres dans la partie Appareil multifonctionnel. B. Papier Le prix d impression, mais aussi le prix pour une rame de papier est calculé. Vous pouvez partir d'un prix en vrac et remplir le champ Prix par page pour ce prix. D'autre part, vous pouvez aussi remplir directement le champ Prix par page. Celui ci a la priorité pour le calcul selon le prix en vrac. 14
5. MATERIEL ROULANT Pour le calcul des frais du Matériel Roulant nous sommes partis de l'utilisation d'un chariot élévateur. Les frais d'autres véhicules peuvent naturellement être calculés aussi ici. Le calcul a été fractionné en 2 parties : la disposition des frais d'investissement par minute et des frais de consommation. Les frais mensuels pour un chariot élévateur sont calculés de la même manière que pour le PC et l appareil multifonctionnel (voir précédemment). Un pourcentage pour l entretien et la consommation d huile, les pneus, l assurance, etc. peut également être ajouté au montant d investissement. Si vous souhaitez mentionner séparément ces frais mensuels, vous pouvez utiliser la partie Autres coûts par mois. 15
Si vous connaissez un montant fixe par mois et que vous ne souhaitez pas utiliser le calcul d annuité, vous pouvez utiliser la partie Coût contractuel par mois. Cette partie a priorité sur le calcul des annuités. Les coûts par mois sont convertis en coûts par minute si vous introduisez les heures véritablement prestées dans le champ Nombre d heures par mois. Dans la partie Utilisation, vous pouvez p. ex. calculer les frais pour la consommation du gasoil. La somme des deux parties Coût financier et Utilisation aboutit aux frais totaux par minute d un chariot élévateur. 16
6. FINANCEMENT La possibilité de régler les frais de financement du dossier a été intégrée dans le programme. Cette partie calcule le facteur de financement du dossier à l'aide d'un taux d'intérêt annuel et le nombre de jours crédit qui est donné au client. Si ces données ne sont pas remplies, les frais (internes) de financement du dossier ne seront pas pris en compte lors du calcul des frais de dossier. 17
B. La détermination des éléments de dossier Après que vous avez défini les frais sur les 6 premières pages de travail, le dossier peut être établi. Champs Nom et Références : vous pouvez indiquer l information nécessaire pour l identification du dossier. Partie Tâches opérationnelles Une partie importante du calcul de prix de revient est la définition des tâches opérationnelles. Il y est décrit quelles sont les tâches effectuées dans le dossier. 18
Exemples : Quotation, offres Traitement du dossier Réservation + confirmation Donner les instructions concernant le transport Elaboration du dossier assurance Remplir les documents de douane Demander et transmettre instructions Bill of Loading Transmettre les détails de départ et d arriver Retirer les documents Transmettre, envoyer les documents à un agent et/ou client Facturation Suivi de l envoi, tracking & tracing Suivi des paiements Contrôle des factures entrantes Vous pouvez introduire une tâche pour chaque ligne dans la partie Tâches opérationnelles. Le nombre de minutes et le salarié qui effectue l opération doivent être spécifiés pour chaque tâche. Dans la colonne Salarié, vous pouvez choisir les personnes que vous avez introduite dans la page de travail Salaires. Sous le tableau se trouve un total du nombre de minutes et le coût du personnel opérationnel correspondant au dossier. 19
Partie Autres coûts Dans cette partie, vous pouvez indiquer quels sont les autres frais en matière de dossier. (Attention : autres frais = frais non spécifiés dans les pages de travail.) Exemples : Laissez suivre Attestation vétérinaire Attestation d origine Coûts spécifiques liés au dossier Pour chaque coût, vous devez introduire un montant. Autres champs de la partie Autres coûts 20
Champ Documents Vous indiquez ici le nombre de pages imprimées pour ce dossier. Le programme calculera automatiquement le prix de revient selon les données que vous avez inscrites dans la feuille de travail Documents. Champ Utilisation matériel roulant Vous mentionnez le temps d utilisation du chariot élévateur pour ce dossier. Le programme calculera automatiquement le prix de revient selon les données que vous avez inscrites dans la feuille de travail Matériel roulant. Champ Coût personnel overhead A côté des membres du personnel opérationnel, il y a aussi des salariés actifs dans des fonctions d appui ou de cadre supérieur dans les entreprises. Exemples : le management, le département comptabilité, le service du personnel, Pour ces frais, deux possibilités s offrent à vous : soit vous choisissez un pourcentage sur les frais de personnel opérationnel (frais des tâches opérationnelles), soit vous optez pour un montant fixe par dossier. Champ Poste de travail PC Dans cette version du programme, il a été choisi de lier le nombre de minutes au nombre de minutes total des tâches opérationnelles. Les frais sont calculés selon les données que vous avez introduites dans la page de travail Poste de travail. 21
Champ Coûts aux tiers Cette partie est destinée aux frais éventuels aux tiers. Nous pensons à l expert comptable, au réviseur d entreprise, etc. Ici aussi, il y a le choix entre un pourcentage sur les frais de personnel opérationnel et un montant fixe pour le dossier. Ce dernier a aussi la priorité sur le pourcentage. Champ Loyer : Bureau et Entrepôt Dans ces parties, nous supposons qu il peut être calculé combien de m² sont nécessaires par dossier. La manière de calculer cela pour les bureaux est la suivante : moyenne du nombre de m² par salarié/employé opérationnel moyenne du nombre de dossiers par membre du personnel opérationnel par jour m² par dossier = moyenne du nombre de m² par salarié opérationnel / moyenne du nombre de dossiers par jour Exemple de calcul : moyenne du nombre de m² par salarié opérationnel = 15 m² (bureau, hall, réfectoire, local archives, etc.) moyenne du nombre de dossiers par salarié opérationnel = 5 par jour nombre de m² par dossier par jour = 15 / 5 = 3 m² Vous pouvez calculer le nombre de m² pour l entrepôt de la même manière. 22
Calcul du coût de dossier La page de travail calcule automatiquement le sous total, le préfinancement et le coût total de dossier. Le préfinancement calcule les frais de financement (que vous avez déterminés dans la page de travail Financement ) sur le sous total du dossier. Si vous n'avez pas introduit de frais de financement, 0,00 apparaîtra dans la partie Préfinancement coûts internes. Les coûts totaux de dossier sont la somme du sous total et des coûts de préfinancement. 23
C. Impression du dossier Un rapport sera imprimé si vous cliquez sur Rapport dans le menu Coûts ou sur la touche F11. Ce rapport comprend les données du dossier avec un aperçu des frais de dossier sur la première page. Sur la deuxième page, un aperçu des éléments de frais est présenté. Ce rapport peut être imprimé. Voici un exemple : 24
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