FORMATION PRO BONO AMÉLIORER SA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES BÉNÉVOLES

FORMATION PRO BONO AMÉLIORER SA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES BÉNÉVOLES Pour plus d informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012

Préambule Ce contenu pédagogique est destiné à toutes les associations qui souhaitent améliorer leur gestion des ressources humaines bénévoles. Il a été développé par les équipes de Bouygues Construction avec l accompagnement de Pro Bono Lab. Nous tenons à remercier : L entreprise Bouygues Construction pour son soutien financier Le professeur Mathilde Leroy en formation Executive Education (Mastere RH) à HEC pour l encadrement fourni. Pour plus d informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012

Introduction Points communs et différences de GRH en association et en entreprise L association et l entreprise: deux structures, deux cultures différentes L entreprise : Un lieu de production Une exigence de résultat économique Une relation hiérarchique et salariée L association : Un collectif réuni autour d une mission ou un projet Un but non lucratif Un modèle participatif et démocratique Une relation basée sur l engagement personnel et le bénévolat Mais des problématiques communes : le recrutement, l intégration, la formation et la motivation des équipes. 3

PREMIERE PARTIE RECRUTER, VALORISER ET RESPONSABILISER Formation gestion des ressources humaines bénévoles

SOMMAIRE Introduction : qu est-ce que le recrutement? Les enjeux du renouvellement des bénévoles Anticiper et définir le besoin Attirer et trouver des profils adéquats Déterminer un processus d intégration adapté Annexe : définir le processus de recrutement 5

Introduction : qu est-ce que le recrutement? 5 postulats pour placer le recrutement au cœur de la stratégie de l association Recruter c est choisir et donc renoncer! Recruter, c est prendre un risque : bonne nouvelle vous n allez avoir d autre choix que de l assumer! Recruter, c est accueillir un nouveau partenaire qui change de manière notable l organisation d une équipe Recruter, c est parier sur la potentialité du futur bénévole et accueillir sa personnalité et ses motivations. Recruter un bénévole, c est s engager envers lui sur un deal clair 6

SOMMAIRE Introduction: Qu est-ce que le recrutement? Les enjeux du renouvellement des bénévoles Anticiper et définir le besoin Attirer et trouver des profils adéquats Déterminer un processus d intégration adapté Annexe: Définir le processus de recrutement 7

Les enjeux du renouvellement des bénévoles 1) Raisonner profil et personnalité et non besoin permet : D ouvrir le champ du sourcing D éviter le schéma clonique et éviter la discrimination par la compétence De valider la capacité du bénévole à intégrer la personnalité de l équipe De mettre au premier plan l engagement D avoir un bénévole plus adaptable en fonction des projets De présenter la mission confiée comme une premier investissement et de donner la perspective De nourrir la vision à moyen et long terme malgré le renouvellement des dirigeants 8

Les enjeux du renouvellement des bénévoles 2) Un enjeu interne fort Rassemblement du staff et formalisation de l annonce Clarification du profil : personnalité / missions / organisation / timing Une réunion de calage Une décision intégrée par l équipe Quelle place pour l équipe dans la décision et / ou dans l accueil? Quel management? Qui fait quoi? Qui accueille et forme le bénévole? Prévoir un argumentaire et se l approprier 9

SOMMAIRE Introduction: Qu est-ce que le recrutement? Les enjeux du renouvellement des bénévoles Anticiper et définir le besoin Attirer et trouver des profils adéquats Déterminer un processus d intégration adapté Annexe : Définir le processus de recrutement 10

Anticiper et définir le besoin 1) Qu est-ce que définir le besoin? Définir le besoin, c est : Connaître l organisation pour identifier les besoins en ressources humaines. Dans chaque équipe, les membres ont des aptitudes et s attribuent des rôles différents. Sans tenter de classer les individus, il est intéressant de s appuyer sur les forces de chacun pour améliorer la performance de l association. Mesurer son activité à l aide d un planning Projeter une prévision d effectif Définir le besoin pour gagner du temps avec une check-list de la fiche de fonction / mission. 11

Anticiper et définir le besoin Zoom : check-list de la fiche de fonction ou de mission Un titre. Le but du poste et son rapport à l action globale. Un résumé du travail à accomplir. Les horaires et le volume temps. La personne responsable du bénévole. Le remboursement éventuel des frais. Les devoirs et les responsabilités. Les exigences de base (Qualifications, Expériences, Formation). La durée d une période d intégration. Les assurances. 12

Anticiper et définir le besoin Zoom : la répartition des rôles au sein d une organisation 9 rôles identifiés par le Dr Belbin, classés en 3 catégories : Les rôles de réflexion Les rôles d action Les rôles de relation Le concepteur L expert Le contrôleur Le réalisateur Le fonceur Le perfectionneur Le promoteur Le coordinateur L équipier 13

Anticiper et définir le besoin 2) Quelques réflexes pour gagner du temps en matière de recrutement Communiquer pour vous faire connaitre Faire de l ensemble du staff de bons ambassadeurs Cibler qui sont vos relais et les utiliser pour communiquer Prenez le temps de produire un site internet proche de vos valeurs Surfer sur les réseaux sociaux : associer en transverse les étudiants Travailler vos supports de présentation (vidéo : ex Bref, je fais de l humanitaire) Faire un journal pour chaque bougie soufflée Créer un événement rassembleur (culturel, sportif) Communiquer pour recruter Formaliser vos annonces sur la base de vos valeurs et de vos projets Mettez en avant vos annonces sur les supports utilisés par vos cibles Soyez visibles : espace bénévolat + France volontaires + site école + Facebook Démarcher les membres d associations voisines pour les associer et les intéresser 14

SOMMAIRE Introduction : qu est-ce que le recrutement? Les enjeux du renouvellement des bénévoles Anticiper et définir le besoin Attirer et trouver des profils adéquats Déterminer un processus d intégration adapté Annexe: Définir le processus de recrutement 15

Attirer et trouver des profils adéquats 1) Conseils pratiques pour recruter les bons profils : Déterminer les bénévoles cibles Utiliser les bons canaux de recrutement Définir les périodes de recrutement Profiter de l entretien pour communiquer sur l association Définir un processus de recrutement clair même pour les gens cooptés 16

Attirer et trouver des profils adéquats 2) Réussir l entretien de recrutement Clarifier le projet associatif (vision, mission, valeurs, parties prenantes, programmes, impact) Détailler le rôle du bénévole et l impact de son engagement S assurer de l adhésion du bénévole Êtes-vous prêts à donner les clés de la boutique, à faire confiance? 17

Attirer et trouver des profils adéquats Zoom : l entretien de recrutement en 10 questions 1) Quel est le profil de l association? 2) Quels sont nos principaux projets et partenaires? 3) Quelle est la stratégie de l association son ADN ses valeurs son budget? 4) Qui sont les membres de l équipe? Quelle est l organisation interne, l esprit de corps? 5) Comment se passe l intégration dans les équipes? 6) Quelle est la place du ludique dans l association moments forts team building? 7) Quels sont les apports professionnels directement transposables (exs d anciens)? 8) Comment l association est-elle valorisée au sein de l école? 9) Quelles sont les interactions avec les autres associations, les entreprises? 10) Quels sont les parcours possibles sur deux ans? 18

Déterminer un processus d intégration adapté 1) Accueillir le bénévole dans la structure, le former et le manager. 2) Fidéliser ses bénévoles dès l arrivée et non les retenir Les intégrer de manière individualisée et valorisante Impliquer les bénévoles dans les projets, les décisions et les objectifs de l association. Donner la liberté de parole à vos bénévoles et les nommer: interview dans les journaux d écoles, blog, communiqués de presse, relations entreprises Cibler les actions : les faire réfléchir en collectif à des sujets transverses Travailler avec un rétro planning assez précis 3) Enfin ne négligez pas les autres formes de coopération inter association, l implication locale sur vos projets, l intérêt de fondation ou d entreprise comme Bouygues Construction pour vous accompagner avec l aide de ses collaborateurs. 20

Définir le processus de recrutement La préparation de l entretien L accueil du candidat Etre ponctuel et respecter les règles de bienséance Etre attentif aux premières impressions et s imprégner du candidat Se présenter de façon simple, se montrer accueillant et chaleureux sans trop de proximité pour autant L explicitation du cadre de l entretien L écoute libre Donner au candidat l occasion de dire ce qu il a préparé Repérer les expériences dont le candidat parle plus volontiers et celles qu il esquive Jouer sur les silences et respecter le rythme de l autre Extrait de la fiche manager «recruter» réalisée par Bouygues Construction University et le CEPIG 22

Définir le processus de recrutement La validation des critères Explorer l expérience du candidat par des questions ouvertes, valider par des questions fermées, toutes centrées sur les compétences et l expérience du candidat Valider l état d esprit et la motivation du candidat Valider les compétences techniques par des questions qui mettent le candidat en situation La séduction Présenter l association, le poste d une façon attractive et pédagogique Eviter les longs monologues, les digressions «Moi je». Apporter des réponses concrètes aux points qui préoccupent le candidat La conclusion et l engagement Restituer le processus de l entretien et les prochaines étapes S engager sur un délai de réponse et le tenir scrupuleusement La formalisation d une synthèse à chaud Evaluer chacun des critères identifiés lors de la préparation (+/ -) Lister les questions qui demeurent Extrait de la fiche manager «recruter» réalisée par Bouygues Construction University et le CEPIG 23

DEUXIEME PARTIE INTEGRER, MOTIVER ET PASSER LE RELAIS Formation gestion des ressources humaines bénévoles

SOMMAIRE Introduction : l intégration, une étape capitale Construire un parcours pour donner du sens et motiver Réussir la passation Anticiper et gérer le désengagement 25

Introduction : l intégration, une étape capitale L engagement associatif : Un engagement à «durée déterminée» Une équipe continuellement renouvelée Le besoin d être rapidement dans l efficacité et de s inscrire dans une continuité Autant de spécificités qui justifient la mise en place de process adaptés! 26

Introduction : l intégration, une étape capitale Zoom: Organiser/préparer les premiers jours : Les premiers jours, premiers semaines sont essentiels pour la suite d où le besoin d organiser les premiers jours: Avec 1 interlocuteur dédié, le tuteur Avec 1 book ou livret d accueil qui reprend les principales informations Avec des rencontres programmés avec les principaux membres de l association et /ou les partenaires (parcours d intégration) 27

Introduction : l intégration, une étape capitale Zoom sur le départ en mission ( sur le terrain ou dans le pays ciblé) Afin de préparer le départ en mission, prévoir: Un entretien de préparation spécifique pour le départ en mission afin de valider les motivations du bénévole en amont. Une journée de formation à l exemple de celle dispensée par Bouygues Construction dans le cadre de l expatriation de ses collaborateurs. Parmi les thèmes à aborder: l inter culturalité / la diversité, l expatriation, l éthique, la prévention du risque sanitaire, la sécurité personnelle et professionnelle. 28

SOMMAIRE Introduction : l intégration, une étape capitale Construire un parcours pour donner du sens et motiver Valoriser les bénévoles Réussir la passation Anticiper et gérer le désengagement 29

Construire un parcours pour donner du sens et motiver 1) Quelles sont les motivations des bénévoles? Etre utile à la société : 81 % Rencontrer des personnes ou se faire des amis : 45 % S'occuper ou occuper son temps de loisir : 44 % Défendre un droit ou une cause : 28 % Acquérir ou exercer une compétence : 24 % Source : Etude CerPhi 2009 30

Construire un parcours pour donner du sens et motiver 2) Donner de la visibilité : Au niveau collectif : Bien définir et formaliser l organisation, le projet, les missions, les objectifs. Créer un Intranet? Au niveau individuel : Préciser les missions et l action du bénévole et donner les moyens (informations, formation, logistique) Souligner l importance et l impact de sa mission pour l association Identifier un tuteur ou un parrain au sein de l association Fixer des points de rencontre réguliers! 31

Construire un parcours pour donner du sens et motiver 3) Que signifier parrainer un bénévole? Le parrain est : un mentor pour le guider un professeur pour développer ses connaissances un juge pour évaluer ses progrès un supporter pour l'encourager Source : Peter Drucker, Managing the Non Profit Organization 32

Valoriser les bénévoles 1) Valoriser l implication des bénévoles Par une responsabilisation et une évolution progressive des missions Par des points de rencontres participatives et interactives Par des temps de convivialité (créer du lien, de la proximité, donner envie) Bonne pratique : Afin de reconnaître l expérience bénévole, France Bénévolat a mis en place le Passeport Bénévole qui permet à tout bénévole qui le souhaite de créer une passerelle entre son expérience associative et son parcours professionnel. 2) Savoir remercier Reconnaitre l investissement, la qualité du travail réalisé Un petit geste qui fait la différence! 34

Valoriser les bénévoles 3) Cinq règles d or pour des bénévoles motivés Ne pas rater l intégration : Accueil et présenter l équipe Clarifier le projet associatif, les besoins de l association et le rôle des bénévoles Former : Importance du book d accueil Etre clair sur les missions : Les objectifs, les moyens, le budget, la finalité recherchée Valoriser les bons cotés, ne pas cacher les mauvais (travail administratif ou isolé) Privilégier l écoute et la communication : De l écoute, de l échange et de la convivialité! Faire le point quelques semaines après l intégration Savoir comprendre et gérer les baisses de régime 35

Valoriser les bénévoles Valoriser et remercier sans modération : Donner un retour sur le travail effectué Valoriser toutes les actions, surtout les plus ingrates ainsi que les compétences développées Ne pas rater la passation : Mettre en place des tuteurs Tenir ses dossiers à jour pour mieux les transmettre Fixer une période de renouvellement du bureau : Organiser un événement pour la passation 36

SOMMAIRE Introduction: l intégration, une étape capitale Construire un parcours pour donner du sens et motiver Valoriser les bénévoles Réussir la passation Anticiper et gérer le désengagement 37

Réussir la passation Le turn-over constitue l une des principales réalités à gérer dans une association. Plutôt que de le subir, il s agit de l anticiper et de l accompagner en formalisant pour faciliter le passage de relai et en joignant l l écrit aux passations orales (book d accueil, de passation et Intranet ) Conseils pratiques : Préparer la relève : Organiser une réunion du bureau en amont Anticiper l identification et l accompagnement des futurs dirigeants (dossiers à jour ) Travailler en binôme Formaliser et officialiser la passation lors d un évènement Garder le contact : Assurer un SAV, même léger, sur les premiers mois Identifier un interlocuteur dédié, qui jouera ce rôle de parrain ou d ancien 38

Réussir la passation Zoom : le book de passation Description de l association (idéalement en 1, 3, 5 et 10 lignes) Présentation de la vision (de la société idéale par l association) / de sa mission (qu elle s est donnée pour y parvenir) / de ses valeurs Présentation de l environnement de l association : secteur, cible, enjeux, organisations similaires, «concurrentes» ou partenaires Préciser la fonction : Bénévole/Trésorier/Président Principaux programmes Pour chaque fonction/programme, préciser l objectif, les actions à mener, les outils et la périodicités Prévoir des outils pratiques sur la recherche de partenaires, les relations avec différentes institutions, la manière de monter un projet, de tenir les comptes de l association (pour le trésorier) ou de gérer le courrier et les formalités administratives (pour le secrétaire général). Calendrier Annuel :cibler des principaux points d étape à ne pas oublier sur un cycle calendaire complet Conseils et bonnes pratiques Contacts : Mise en place du binôme ancien-nouveau 39

Réussir la passation Zoom : le book d accueil Historique de l association Finalité /mission Environnement de l association Cible: à qui l association rend service? Besoin: à quel besoin elle répond? Offre: Quelle est l offre de l association? Principales réalisations et actions en cours Alternatives: Quelles alternatives à l offre proposée existent pour répondre au besoin? Avantage concurrentiel: Qu est-ce que l association fait mieux que n importe qui d autre? Pourquoi nous rejoindre? Rôle des bénévoles + témoignage d un ancien + parrainage d un nouveau membre Bulletin d adhésion et Charte d engagement réciproque. Organisation du bureau + organigramme avec photos. Partenaires (Associations, administration, entreprises, collectivités, pouvoirs publics,) Financement Statuts Contacts et moyens de communication 40

Anticiper et gérer le désengagement 1) Savoir repérer les signes de la démotivation Identifier les points de vigilance au sein de l association, et il y en a toujours! Etre attentif aux signaux faible 2) Savoir réagir Ecouter et évoquer ensemble des solutions /modifications Savoir également arrêter une mission si nécessaire, dans l intérêt de tous Ne pas oublier que les bénévoles sont vos meilleurs ambassadeurs! 42

Anticiper et gérer le désengagement Zoom : Comprendre les raisons du désengagement du bénévole Le bénévole a trop attendu du bénévolat Travail pas assez apprécié Le bénévole ne s'est pas senti épaulé Le Bénévole s'est senti déclassé par rapport aux salariés Demandes excessives de disponibilités Le Bénévoles n'a pas éprouvé un sentiment d'accomplissement personnel Source : Andreasen & Kotler, Strategic Marketing for Non Profit Organisations 43

MERCI! Nous espérons que ce contenu a pu vous être utile, retrouvez-nous en ligne! www.bouygues-construction.com Site : www.probonolab.org Blog : www.pro-bono.fr contact@probonolab.org 44