PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Agent de soutien administratif classe I (standard téléphonique et accueil) Soutien administratif 222-ASADM1001 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des études Service de l organisation de l enseignement et de la formation continue Coordonnateur à l organisation de l enseignement S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Traitement / Rémunération: Étudiants Employeurs Clientèle externe Employés Convention collective Date de mise à jour: Octobre 2013 Page 1 de 5
NATURE DU TRAVAIL Selon le plan de classification: Relevant du coordonnateur de l organisation de l enseignement, la personne occupant le poste d agent de soutien administratif classe I, en lien avec le standard téléphonique et l accueil, reçoit et achemine les communications téléphoniques de la centrale et accomplit un ensemble de travaux et administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. Spécifique au poste: Notamment, elle reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements d ordre général. Elle accueille, informe et oriente les personnes à l intérieur du Collège. Elle saisit et tient à jour diverses informations dans le système de gestion pédagogique et effectue un ensemble de vérifications pour les dossiers étudiants. Elle participe aux différents besoins en lien avec le service auquel elle relève notamment dans les remplacements des employés au comptoir. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Octobre 2013 Page 2 de 5
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Assurer les activités découlant d'un standard téléphonique et de l accueil. 1.1 Acheminer les appels; 1.2 Fournir les renseignements d'ordre général; 1.3 Renseigner la clientèle sur les cours et les activités de l enseignement régulier et de la formation continue; 1.4 Recueillir et compiler tous les commentaires relatifs aux communications téléphoniques. 2. Exécuter diverses activités de secrétariat et administrative. 2.1 Valider les informations répondant aux diverses demandes des employeurs concernant les attestations et les diplômes d études; 2.2 Répondre aux appels concernant la remise des diplômes, faire le suivi des anciens ou nouveaux envois; 2.3 Recueillir les informations, vérifier et envoyer les documents demandés par le biais du système informatique de services en ligne ou reçu par la poste; 2.4 Vérifier régulièrement, sur le site du Collège, l information diffusée par l organisation de l enseignement et de la formation continue; 2.5 Effectuer des tâches de numérisation; 2.6 Mettre à jour un manuel de références pour diriger les appels. 3. Agir à titre de personne-ressource auprès des visiteurs et des usagers. 3.1 Accueillir, informer et fournir des renseignements; 3.2 Orienter les personnes à l'intérieur du Collège; 3.3 Renseigner les usagers au sujet des programmes, des cours, des frais ou des opérations concernant l organisation de l enseignement régulier, la formation continue et des services aux entreprises. 4. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 4.1 Participer à l'organisation de différents évènements. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Assurer les activités découlant d'un standard 65% téléphonique et de l accueil. 2. Exécuter diverses activités de nature cléricale et 25% administrative. 3. Agir à titre de personne-ressource auprès des visiteurs et 8% des usagers. 4. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 2% Date de mise à jour: Octobre 2013 Page 3 de 5
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins un (1) an. Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d un environnement informatique et d outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau intermédiaire; Excel niveau de base. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique). Aptitude marquée pour le service à la clientèle; Discrétion de mise; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Octobre 2013 Page 4 de 5
INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Octobre 2013 Page 5 de 5