CAHIER DES CHARGES Organisme Comité Régional du Tourisme (CRT) de Lorraine pour le compte du Massif des Vosges Objet de la consultation Accompagnement Stratégie relations presse France Massif des Vosges 2016 Date limite de réception des devis Vendredi 4 décembre 2015 à 12h00
SOMMAIRE ARTICLE 1 - CONTENU TECHNIQUE DE L'OFFRE... 3 ARTICLE 2 DESCRIPTION DES TRAVAUX A REALISER... 4 ARTICLE 3 OUTILS A DISPOSITION DE L AGENCE... 7 ARTICLE 4 BUDGET... 7 ARTICLE 5 CONTENU DE LA CONSULTATION... 7 ARTICLE 5 CONTENU JURIDIQUE DES PRESTATIONS... 8 2
ARTICLE 1 - CONTENU TECHNIQUE DE L'OFFRE 1.1 OBJET DE LA CONSULTATION Les stipulations du présent cahier des charges concernent l'accompagnement du CRT Lorraine dans la mise en œuvre d une stratégie de relations presse pour le Massif des Vosges qui permettra à l ensemble des partenaires du Massif (institutionnels, socioprofessionnels et acteurs touristiques) de s adresser de manière uniforme et concertée au marché français. Les prestations devront être assurées conformément au contenu technique tel que décrit ci-après. 1.2 CONTEXTE GENERAL De nombreuses initiatives sont portées par les différents institutionnels, socioprofessionnels et acteurs touristiques sur le territoire du Massif des Vosges pour affirmer, communiquer et diffuser la richesse de l offre touristique du territoire. Le constat partagé par l ensemble de ces acteurs est celui du manque d harmonie des messages adressés et du besoin d outils de communication communs que tout un chacun puisse facilement s approprier. Cette opération entre dans le cadre de la programmation 2016 du Contrat de Destination Massif des Vosges. Il s agit ainsi de concevoir une stratégie de relations presse qui permettra à l ensemble des partenaires du Contrat de Destination (institutionnels, socioprofessionnels et acteurs touristiques) de s adresser de manière uniforme et concertée aux journalistes français de la presse nationale et régionale du secteur du tourisme (presse tourisme ou pages tourisme de la presse généraliste). Le positionnement du Massif des Vosges repose sur le concept de «Mille envies de» et sur la diversité des activités touristiques qu on peut y rencontrer. Les principes de communication sont établis dans le cadre du Guide de Marque joint à cette consultation (document de travail, en cours de finalisation). Un logotype est d ores et déjà confirmé par les acteurs du Massif des Vosges. 3
1.3 INTERLOCUTEUR L Agence de Relations Publiques aura pour interlocuteur unique le CRT Lorraine, missionné par l ensemble des partenaires du Massif des Vosges pour coordonner les actions de promotion, marketing et relations presse du Massif. Il est donc à prévoir de la part de l Agence des délais de validation plus longs du fait de la multiplicité des partenaires. Le CRT Lorraine s engage néanmoins à assurer l interface entre l Agence et les partenaires du Massif, de sorte que l Agence n ait qu un interlocuteur unique. ARTICLE 2 DESCRIPTION DES TRAVAUX A REALISER L Agence aura à réaliser pour le compte des acteurs du Massif des Vosges les travaux suivants : Conseil et mise en œuvre d une stratégie de communication globale L Agence de Relations Publiques proposera et mettra en œuvre une stratégie générale de relations presse visant à mieux valoriser la destination Massif des Vosges parmi l ensemble des autres régions de France (notamment massifs montagneux) et à lui bâtir une image plus forte et plus lisible. Dans cette optique, elle proposera et utilisera les outils de communication les plus adaptés pour atteindre ces objectifs. Le travail spécifique avec la presse tourisme demandé suppose de la part de l Agence une parfaite connaissance de ce secteur, ainsi qu une méthodologie de travail «au cas par cas» afin de satisfaire les exigences particulières de chaque journaliste. Une approche personnalisée et proactive sera donc préconisée, se référant à un ensemble plus global d offres à promouvoir qui sera fourni par le CRT Lorraine. Constitution d un fichier presse L Agence de Relations Publiques sera chargée de constituer un fichier de contact presse spécifique pour le Massif des Vosges, composé de journalistes spécialisés tourisme et montagne, et de journalistes plus généralistes susceptibles de traiter des sujets promus par le Massif des Vosges (randonnée, hébergement insolite, vacances en famille ). Ce fichier comportera des journalistes de la presse nationale, régionale, presse écrite, radio et TV. Le Massif des Vosges pourra avoir accès à ce fichier et l Agence de Relations Publiques s engage à lui permettre d en disposer s il en fait la demande. Le Massif des Vosges sera donc propriétaire du fichier de contacts établi en son nom. L Agence de Relations Publiques s engage à tenir à jour minutieusement ce fichier pendant toute la durée du contrat, ainsi qu à l enrichir régulièrement de nouveaux contacts ciblés. Dossiers de presse L Agence de Relations Publiques diffusera en lien étroit avec le CRT Lorraine deux dossiers de presse «Massif des Vosges» (été et hiver) ainsi que d éventuels dossiers de presse thématiques, sur le fichier de contacts presse spécifiquement établi pour le Massif des Vosges. 4
Opération(s) de Relations Presse à Paris Sous réserve : thème à définir avec l agence Communiqués de presse L agence concevra plusieurs communiqués de presse (au minimum 5) qu elle enverra au fichier de journalistes tout au long de l année. Les thèmes seront définis à l avance par le CRT Lorraine au début de la collaboration, et les textes seront impérativement soumis à la validation préalable du CRT Lorraine, qui se devra d obtenir la validation de l ensemble des partenaires du Massif des Vosges (délai de relecture à prévoir dans le rétroplanning). L Agence fera également des relances auprès des journalistes les plus intéressants suite à l envoi de ces communiqués. Accueils de presse L Agence aura pour mission de solliciter les journalistes afin d organiser des accueils de presse en individuel (minimum 5 par an). Les thématiques de ces voyages de presse seront communiquées à l avance par le CRT Lorraine, afin de promouvoir les thématiques touristiques du Massif des Vosges décrites dans le Guide de Marque. L Agence devra également organiser deux voyages de presse groupe (printemps et hiver) (minimum 4 journalistes). La thématique et le programme de ce voyage seront communiqués à l Agence en début de mission. Les types de média ciblés pour les voyages de presse seront déterminés en concertation avec le CRT Lorraine. L Agence fournira des informations détaillées sur les supports et les journalistes (coordonnées, tirage du média, type de support, prix d une page de publicité, périodicité, etc). L Agence sera responsable de : o Invitations et relance auprès des journalistes o S assurer que des articles pour chaque support sont bien en commande avant l inscription définitive des journalistes au voyage o Relances vers les journalistes accueillis jusqu à parution de leur article o Accompagnement du groupe par un représentant de l Agence dans le cadre d un voyage groupe Le CRT se charge de : o Conception du programme o Réservations (transport, hébergement, restauration, visites) o Accompagnement ponctuel ou permanent sur place Dans le cadre d un voyage de presse groupe, tous les frais (transport, hébergement, restauration), hors dépenses personnelles, sont pris en charge par les partenaires du Massif des Vosges. Dans le cadre d un voyage de presse individuel, seul le transport en région et l hébergement en demi-pension sont généralement couverts. Il sera cependant possible d étudier au cas par cas ce point, selon l importance du journaliste et du média qu il représente. 5
Suivi des Relations Presse dans l année L Agence de Relations Publiques renseignera les journalistes tout au long de l année de manière proactive. Elle servira de relais entre ces derniers et le CRT Lorraine pour répondre à toutes les demandes qu elle recevra en direct, ou que le CRT Lorraine, ou tout autre partenaire du Massif des Vosges, lui transmettra. L Agence devra informer régulièrement le CRT sur ces contacts quotidiens établis avec la presse, et au minimum une fois par trimestre (nom du journaliste, type de demande, nom du média ). Autres L Agence sera force de proposition et pourra, en accord avec le CRT, mettre en œuvre des actions presse complémentaires tout au long de l année. Elle assurera à cet effet une veille de façon à pouvoir proposer des actions en fonction des opportunités et événements au cours de l année. A ce titre, il est demandé à l Agence de formuler des propositions de relations presse lors des événements grands publics auxquels participe le Massif des Vosges. Voici la liste des événements prévus en France en 2016 : Fête de la Montagne (événement national, sur tous les massifs montagneux), 25 et 26 juin 2016 Salon du Randonneur à Lyon (18 au 20 mars 2016) Kidexpo à Paris (octobre 2016) Revue de presse L Agence gérera pour le compte du Massif un abonnement à un organisme de surveillance presse type Argus de la presse, afin d obtenir les articles issus des actions qu elle mènera. L Agence réalisera pour le compte de son client une revue de presse annuelle, sous format PDF + un exemplaire imprimé et relié, mentionnant les informations suivantes pour chaque article : o nom du média o date de parution de l article o nom du journaliste o action dont est issue l article (communiqué de presse, voyage de presse ) o contre-valeur publicitaire de l article Cette revue de presse comportera également un tableau récapitulatif des articles parus dans l année. Rapport d activités Un rapport d activités annuel synthétique sera adressé au CRT Lorraine avec la facture pour solde de la Convention. Il comportera un récapitulatif des actions menées, la revue de presse, le tableau récapitulatif des articles, etc Relations avec le Client Une personne de l Agence se rendra dans le Massif des Vosges pour prendre connaissance du territoire et de ce qu il peut offrir aux touristes, au commencement de la mission. Puis, l Agence maintiendra des contacts réguliers avec le CRT Lorraine et prévoira de rencontrer ce dernier deux fois au cours de l année sur site. 6
ARTICLE 3 OUTILS A DISPOSITION DE L AGENCE Le Comité Régional du Tourisme de Lorraine pour le compte du Massif des Vosges coordonne la promotion touristique de la région à travers la mise en place d un certain nombre d outils : «Guide de Marque» Site web : www.massif-des-vosges.com ARTICLE 4 BUDGET Le budget établi pour l ensemble de ces prestations ne devra pas dépasser 30 000 Euros, et comprendra les honoraires de l agence, les dépenses annexes (frais d envoi, etc) et la TVA. Des options budgétaires complémentaires pourront être proposées par l Agence. ARTICLE 5 CONTENU DE LA CONSULTATION La consultation n est pas rémunérée. La proposition devra inclure : o La présentation de l Agence (Kbis, forme juridique, date de création, gérants, CA, personnel permanent, sous-traitance, etc) et de l équipe projet ; o Les dernières réalisations et la liste des principaux clients actuels de l Agence o Une méthodologie complète de mise en œuvre des relations presse pour 2016, répondant au cahier des charges et incluant un calendrier des étapes de réalisation ; o Un budget détaillé. Le bordereau des prix unitaire joint à ce cahier des charges devra obligatoirement être renseigné. o Le présent cahier des charges signé. Rendu des propositions au CRT Lorraine avant le 4 décembre 2015 12h, sous pli recommandé, à l attention de Madame La Présidente. Les éléments suivants seront pris en compte dans la sélection de l Agence : o la méthodologie proposée, o les coûts des prestations, o les références et expériences récentes, o une préconisation technique et financière sur les différentes actions, o le respect impératif par le cabinet des délais fixés, o la fourniture de travaux concis et synthétiques ; o la compétence et le savoir-faire du cabinet et des intervenants désignés pour la mission. 7
ARTICLE 6 CONTENU JURIDIQUE DES PRESTATIONS 6.1 Portée des présentes clauses du cahier des charges Les dispositions du présent cahier des charges ont pour but de permettre au prestataire de faire une proposition de prix. Elles auront une valeur contractuelle à compter de leur notification au candidat choisi. 6.2 Obligations des parties 1) Obligations du CRT Le CRT s oblige à l exécution des engagements suivants : o payer à l Agence le prix des prestations rendues tel que fixées dans le contrat ; o o o o fournir à l Agence les informations à communiquer aux médias ainsi que toute information indispensable au travail opérationnel de relations presse. Ces informations doivent être impérativement validées par le CRT ; informer l Agence de toutes les publications ou de tous les événements et projets importants liés au tourisme dans la région Lorraine ; rembourser les frais qui pourraient découler du service offert au CRT et après accord seulement de celui-ci, lorsque l Agence passe commande à des fournisseurs en son nom. Ces remboursements seront inclus dans les factures des honoraires envoyés 4 fois par an au CRT ; valider toutes les informations et projets donnés à l Agence dans les délais convenus afin de ne pas entraver le travail de l Agence et d entraîner d éventuels problèmes de qualité ou de frais supplémentaires. 2) Obligations de l Agence L Agence s oblige à l exécution des engagements suivants : o o réaliser les services de relations presse décrits dans le contrat et précisés dans la partie «Contenu technique de l offre» avec professionnalisme, à mettre en œuvre son savoir-faire pour satisfaire le CRT et ce, dans le respect des normes de relations presse ; présenter au CRT les résultats obtenus chaque semestre en relations presse sur le marché français. 8
6.3 Sous-traitance L Agence peut sous-traiter l'exécution de certaines parties de ses prestations, sous réserve de l'information du sous-traitant et de l'agrément de ses conditions de paiement dans les conditions fixées par le titre II de la loi n 75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance. En aucun cas, le fait de sous-traiter ne justifiera un dépassement de devis, une qualité insuffisante ou un nonrespect des délais. En cas de sous-traitance, le prestataire, entrepreneur principal, demeure personnellement responsable de l'exécution de l'intégralité des prestations du lot. 6.4 Facturation au CRT, rémunération et règlement 1) Facturation Les factures devront être adressées au CRT chaque fin de trimestre. Elles devront être établies de manière à faire ressortir clairement le détail des prix, dégressifs, bonifications, réductions, remises et/ou avantages découlant des accords particuliers entre le CRT et l'agence, ainsi que les taxes dans les conditions prévues par la loi. 2) Rémunération L honoraire de l Agence sera fixé dans un contrat et se composera d un honoraire trimestriel fixe. Il comprendra l exécution des tâches déterminées dans l objet du contrat ; Les frais de transports occasionnés par l Agence pour des rendez-vous en région Lorraine seront pris en charge par l Agence. Tous les autres frais de transports occasionnés par l Agence et requis par le CRT devront être pris en charge par celui-ci et provisionnés au préalable. Pour les accueils de presse : le CRT assumera les frais de transport (sur la base de billets 2 e classe) et les frais de séjour pour le groupe ; concernant les accueils individuels, l Agence fera en sorte de faire venir les journalistes à leurs frais. Le CRT prendra en charge l ensemble des frais inhérents au séjour en région (sauf frais personnels). Les journalistes seront invités à ne pas venir accompagnés, notamment de leur conjoint ou de leurs enfants. Dans le cas contraire, le CRT n assumera aucun des frais liés aux accompagnants, sauf si les supports concernés s adressent à un public de familles et sauf si l accompagnant est photographe pour la rédaction du support (et sauf exception). L avis du CRT sera dans tous les cas expressément demandé ; Les frais liés au travail de presse opérationnel sont pris en charge par l Agence (tels que les envois de communiqués, les frais de téléphone, etc ). Tous les autres frais, non prévus à la signature du contrat et liés au travail de relations presse seront préalablement validés par le CRT qui en assumera la charge en remboursant le montant des débours. 3) Paiement Les factures seront émises en fin de trimestre et devront être payées à la réception. Les factures faisant l objet de projets individuels devront être payées dans les 30 jours suivant la réception ; Les factures liées à des services requis à des fournisseurs pour le compte du CRT donneront lieu à provisions pour débours à sa charge. 9
6.5 Frais Chaque partie supportera ses propres frais occasionnés par la préparation, l'établissement et l'exécution de la convention. 6.6 Clause d enregistrement Si l'une des parties souhaite l'enregistrement du contrat, cet enregistrement sera effectué par ses soins et à ses frais. 6.7 Propriété littéraire et artistique Les travaux de relations presse sur le marché français exécutés par l agence pour le compte du CRT, impliquent la cession automatique de tous les droits de reproduction résultant notamment de la propriété littéraire et artistique à leur bénéfice et ce, dès règlement de la facture ; Tant qu'une création présentée par l'agence n'a pas été exploitée ou facturée par elle, les droits de reproduction de cette création, sauf convention particulière, restent sa propriété ; Au cas où, pour une création, les droits ci-dessus désignés ne seraient pas, en totalité ou en partie, la propriété de l'agence, il appartient à celle-ci de signaler à son client les limites de ses droits pour cette création et de faire connaître à ce dernier les conditions auxquelles ces droits pourraient lui être cédés pour la France, et, éventuellement, pour l'étranger si celui-ci le désire. 6.8 Durée du contrat Le contrat entrera en vigueur à partir du 1 er janvier 2016 et ce, jusqu au 31 décembre 2016 ; Les parties peuvent décider de ne pas renouveler le contrat, sous respect du délai de préavis de 2 mois avant la date anniversaire. 6.9 Résiliation Toutes les obligations inhérentes au cahier des charges signé et au contrat sont de rigueur. L Agence peut résilier à tout moment le contrat en cas d inexécution fautive des obligations du CRT. Le CRT peut résilier à tout moment le contrat en cas d inexécution fautive des obligations de l Agence ; Cette résiliation interviendra de plein droit après une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet à l expiration d un délai de 15 jours, cachet de la poste faisant foi. 10
6.10 Responsabilités L Agence ne peut être tenue pour responsable pour le contenu des informations communiquées aux médias ; le CRT doit s assurer au préalable que les informations fournies à l Agence sont correctes et valider ces informations avant leur envoi ; L Agence ne peut être tenue pour responsable envers des tiers lorsque l Agence a respecté ses engagements avec le CRT, surtout dans le cas où l Agence a exprimé des réserves envers le CRT. Tous les services exécutés par l Agence doivent être validés au niveau du contenu et au niveau juridique par le CRT. 6.11 Force majeure Tout événement de force majeure aura effet de suspendre l exécution des obligations incombant aux parties pendant la durée de l événement en question ; Est réputé force majeure tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur qui rend impossible de façon absolue l exécution du contrat dans les délais prévus, tel que notamment des grèves, sinistres, ruptures des approvisionnements ; La partie invoquant la force majeure devra en informer l autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception, dans les délais les plus brefs. 6.12 Confidentialité L Agence s engage à garder confidentielles les informations données par le CRT. La confidentialité reste valable, même si le contrat est résilié ; Ne seront pas considérées comme informations confidentielles les informations déjà divulguées au public au moment de leur communication, ou lorsque la partie destinataire pourrait prouver qu elle en avait connaissance avant que l autre partie ne les lui communique ; Cette obligation expirera en tout état de cause à l issue d une période de dix ans à compter de la cessation du contrat. 6.13 Modification du contrat Toute modification de l une des stipulations du présent contrat ne sera valable et ne pourra prendre effet que si elle est stipulée par écrit et signée par les deux parties elles-mêmes et en leurs noms. Tout accord postérieur intervenant entre les parties devra être incorporé au contrat et sera soumis à toutes les stipulations et prévisions de celui-ci. 6.14 Unicité du contrat 11
De convention expresse entre les parties, tous les documents annexés au contrat sont considérés comme formant un ensemble indivisible et indissociable de ce dernier. La nullité de l'une des stipulations du contrat ou de ses annexes n'entraînera l'annulation de celui-ci que si la clause litigieuse était considérée comme substantielle et déterminante dans l'esprit des parties. 6.15 Redressement ou liquidation Décisions emportant effets sur l exécution du contrat Les dispositions suivantes seront applicables en cas de jugement prononçant le redressement judiciaire ou la liquidation d'un prestataire, par application de la loi du 25 janvier 1985 modifiée relative au redressement et à la liquidation judiciaires des entreprises. Le prestataire ou l'administrateur chargé d'appliquer le jugement devra notifier ce dernier sans délai au CRT. La même procédure devra être respectée pour toute décision ou jugement emportant des effets sur l'exécution du contrat. Redressement judiciaire En cas de redressement judiciaire, le CRT adressera à l'administration une mise en demeure visant à lui demander s'il entend exiger la continuation d'exécution du contrat. En cas de procédure simplifiée sans administrateur, cette mise en demeure est adressée au prestataire sous réserve qu'en application de l'article 141 de la loi du 25 janvier 1985 modifiée, le juge-commissaire l'ait autorisé à exercer la faculté ouverte à l'article 37 de la loi lui permettant d'exiger la continuation des contrats en cours. En cas de réponse négative ou en l'absence de réponse dans un délai d'un mois à compter de la date d'envoi de la mise en demeure, la résiliation du contrat est prononcée sans formalité. Le délai précité peut varier si avant son expiration le juge commissaire a accordé à l'administrateur une prolongation ou lui a, au contraire, imparti un délai plus court. La résiliation prend effet à la date de décision de l'administrateur ou du prestataire de renoncer à poursuivre l'exécution du contrat, ou à l'expiration du délai préfixé d'un mois visé ci-dessus. Cette résiliation n'ouvre aucun droit à indemnité au profit du prestataire. Liquidation judiciaire En cas de liquidation judiciaire, la résiliation du contrat est prononcée sauf si le juge autorise expressément le maintien de l'activité de l'entreprise. Dans ce cas, le CRT peut accepter la continuation d'exécution du contrat pendant la période visée à la décision de justice, ceci dans la limite maximum de trois (3) mois ou prononcer la résiliation du contrat sans droit à indemnité au profit du prestataire. Le CRT appréciera la situation notamment en fonction de l'intérêt résultant de l'application stricte de la garantie contractuelle et décennale et des assurances données en ce domaine par le prestataire ou l'administrateur. 12
6.16 Assurances Les prestataires attestent être couverts par : o une assurance garantissant les tiers en cas d'accidents ou de dommages causés par l'exécution des prestations, o une assurance couvrant les responsabilités résultant des principes du Code Civil, o une assurance couvrant leur responsabilité en cas de perte ou d'endommagement des photographies mises à leur disposition par le CRT, dans le cadre de l'exécution des présentes, et pouvoir produire une attestation portant mention de l'étendue de leurs garanties. 6.17 Loi applicable La loi française sera seule compétente pour régler les difficultés d'interprétation ou d'application ainsi que les litiges nés du contrat. 6.18 Compétence juridictionnelle Tous les litiges pouvant découler du contrat seront soumis aux tribunaux compétents selon les règles du droit commun. PERSONNE A CONTACTER : Pour obtenir des informations complémentaires : Madame Carine DELANNE-BUCH - Tél. : 03 83 80 01 89 Email : carine.buch@tourisme-lorraine.fr Fait à Le Signature du prestataire [1] M. Société (ou entreprise) [1] Chaque page du présent CDC est paraphée (annexes comprises) La présente page est signée avec mention manuscrite "Lu et approuvé Bon pour accord". 13