Umbrella.net Paiements Umbrella Umbrella Organisation Organisation AG AG Binzstrasse Binzstrasse 33 33 CH-8620 CH-8620 Wetzikon Wetzikon Phone: Phone: +41 +41 (0)44 (0)44 933 933 53 53 90 90 E-mail: E-mail: info@umbrella.ch info@umbrella.ch
2 Zahlungen in Umbrella.net Sommaire 1 Introduction... 3 2 Terminologie... 3 3 Données de base... 3 4 Saisir un paiement bancaire... 4 5 Saisir un paiement comptant... 6 6 Saisir un paiement par bon-cadeau... 7 7 Saisir un paiement par carte de crédit... 9 7.1 Saisir un paiement par carte de crédit via Datatrans ou Saferpay... 9 7.2 Saisir un paiement EFT-Pos... 12 7.3 Saisir un paiement manuel BSP... 14 8 Saisir des paiements Commercial... 15 8.1 Saisir un paiement manuel lodge... 15 8.2 Saisir un paiement manuel lodge BSP... 17 2
3 Zahlungen in Umbrella.net 1 Introduction Ce manuel a pour objectif d expliquer les procédures de paiement nouvellement appliquées dans la version 2.98, ainsi que les modifications nécessaires en matière de données de base. 2 Terminologie Moyen de paiement Type de transmission Les moyens de paiement disponibles sont les cartes de crédit, les bonscadeaux, ainsi qu autres, comme par ex. paiement comptant. Décrit par quel biais le paiement est traité, par ex. Datatrans, Saferpay, EFT- Pos ou BSP. Le dialogue de paiement est désormais distribué sur deux fenêtres successives. Les fonctions sélectionnées dans la première fenêtre pilotent les possibilités dans la deuxième. Les combinaisons non autorisées sont ainsi écartées, telles que paiement comptant par Datatrans ou paiement par carte de crédit associé au type de paiement comptant. 3 Données de base La modification des procédures de paiement dans Umbrella.net nécessite une adaptation de tous les types de paiement. À partir du release 2.98, les cartes de crédit en tant que moyen de paiement, par ex. American Express ne font plus l objet que d un seul et unique type de paiement. 3
4 Zahlungen in Umbrella.net Moyen de paiement Le moyen de paiement est sélectionné dans la liste déroulante, par ex. American Express. L export (BTA, TAMARA, NONE) est rempli automatiquement. Le code CRS est également saisi automatiquement. Au niveau de la sécurité de carte de crédit, il peut être choisi entre la sauvegarde des 4 derniers chiffres ou du numéro complet. (Indication: en combinaison avec Datatrans, sélectionner Numéro complet ) Les options aucun, optionnel et obligatoire sont disponibles pour le numéro de référence. Il est décidé si le numéro de référence doit être inscrit lors de la saisie d un paiement (par ex. numéro du bon-cadeau). Mode de paiement Une différence est faite entre Mode de paiement débiteurs et Mode de paiement créditeurs. Le contenu du champ Texte est visible par le collaborateur lors du paiement. Les textes traduits sont imprimés sur les documents des clients. Le type de paiement est actif lorsque le check box est activé. Livre Indiquer éventuellement dans quel livre le paiement doit apparaître. Par ex. Cashbook pour les paiements comptants. Attribution du compte Si vous travaillez avec les modules Comptabilité créditeurs et débiteurs, les comptes correspondants aux moyens de paiement sont attribués. Ceci est possible aussi pour les devises étrangères EUR, USD et GPB. Codes d export Kuoni et TUI: Là où ils sont nécessaires, les codes externes, dont les codes externes (Lodge) pour SAP sont saisis. Les codes externes peuvent aussi être mémorisés pour les devises étrangères. 4 Saisir un paiement bancaire Le client a versé un montant sur le compte bancaire de l agence. Le paiement est ensuite saisi de cette manière dans Umbrella.net. Cliquer le bouton Ajouter paiement dans la rubrique Paiements 4
5 Zahlungen in Umbrella.net Une nouvelle fenêtre s ouvre. Le moyen de paiement est le compte bancaire correspondant, le type de transmission est n/a. Le propriétaire de dossier est saisi automatiquement. Le modifier, s il s agit d une autre personne. Moyen de paiement Type de transmission Sélectionner le moyen de paiement correspondant dans la liste déroulante. Sélectionner le compte bancaire correspondant pour les paiements bancaires. La liste déroulante affiche tous les modes de règlement disponibles. Indication: le contenu de la liste déroulante dépend des modules complémentaires, qui sont activés. Sélectionner le type de transmission correspondant. Paiement manuel La fonction Paiement manuel est à disposition des niveaux d autorisation superuser, supervisor et teller. Cette coche n a pas d importance pour les paiements bancaires. Cliquer ensuite le bouton Suivant. La fenêtre suivante s ouvre: 5
6 Zahlungen in Umbrella.net Facture Montant Date Remarque Le client est repris automatiquement du masque de saisie précédent. La facture existante est sélectionnée automatiquement. Cette sélection peut être modifiée manuellement, si plusieurs factures existent pour un dossier. Les devises suivantes sont disponibles: CHF, EUR, GBP ou USD. Le montant encore ouvert est automatiquement proposé. Le modifier si un autre montant est payé. La date actuelle est saisie automatiquement. La remarque est indiquée sur la quittance. Afficher la quittance En activant ce check box, Umbrella.net affiche la quittance après avoir ajouté le paiement. 5 Saisir un paiement comptant Cliquer le bouton Ajouter paiement dans la rubrique Paiements Une nouvelle fenêtre s ouvre. Le moyen de paiement est Paiement Comptant, le type de transmission n/a. Le propriétaire de dossier est saisi automatiquement. Le modifier, s il s agit d une autre personne. Moyen de paiement Sélectionner le moyen de paiement correspondant dans la liste déroulante. Sélectionner Paiement Comptant pour les paiements comptants. 6
7 Zahlungen in Umbrella.net Type de transmission La liste déroulante affiche tous les modes de règlement disponibles. Indication: le contenu de la liste déroulante dépend des modules complémentaires, qui sont activés. Sélectionner le type de transmission correspondant. Paiement manuel La fonction Paiement manuel est à disposition des niveaux d autorisation superuser, supervisor et teller. Cette coche n a pas d importance pour les paiements comptants. Cliquer ensuite le bouton Suivant. La fenêtre suivante s ouvre: Facture Montant Date Remarque Le client est repris automatiquement du masque de saisie précédent. La facture existante est sélectionnée automatiquement. Cette sélection peut être modifiée manuellement, si plusieurs factures existent pour un dossier. Les devises suivantes sont disponibles: CHF, EUR, GBP ou USD. Le montant encore ouvert est automatiquement proposé. Le modifier si un autre montant est payé. La date actuelle est saisie automatiquement. La remarque est indiquée sur la quittance. Afficher la quittance En activant ce check box, Umbrella.net affiche la quittance après avoir ajouté le paiement. 6 Saisir un paiement par bon-cadeau Pour saisir un paiement par bon-cadeau de l agence (numéro saisi dans Umbrella.net), cliquer Ajouter paiement sous Paiements. 7
8 Zahlungen in Umbrella.net Une nouvelle fenêtre s ouvre. Le moyen de paiement est Bon-cadeau de l agence, le type de transmission n/a. Indication: Sélectionner le moyen de paiement Bon-cadeau étranger pour les bons-cadeaux en provenance d une autre agence. Le propriétaire de dossier est saisi automatiquement. Le modifier, s il s agit d une autre personne. Moyen de paiement Type de transmission Sélectionner le moyen de paiement correspondant dans la liste déroulante. Sélectionner Bons-cadeaux (numéro saisi dans Umbrella) pour les paiements par bon-cadeau de l agence. La liste déroulante affiche tous les modes de règlement disponibles. Indication: le contenu de la liste déroulante dépend des modules complémentaires, qui sont activés. Sélectionner le type de transmission correspondant. Paiement manuel La fonction Paiement manuel est à disposition des niveaux d autorisation superuser, supervisor et teller. Cette coche n a pas d importance pour les paiements par bon-cadeau. 8
9 Zahlungen in Umbrella.net Cliquer ensuite le bouton Suivant. La fenêtre suivante s ouvre: Facture Bon-cadeau Le client est repris automatiquement du masque de saisie précédent. La facture existante est sélectionnée automatiquement. Cette sélection peut être modifiée manuellement, si plusieurs factures existent pour un dossier. Saisir ici le numéro de bon-cadeau: Montant Date Numéro de référence Remarque Le montant est saisi automatiquement et correspond au montant du boncadeau. La date actuelle est saisie automatiquement. Le numéro de référence est saisi automatiquement et correspond au numéro de bon-cadeau. La remarque est indiquée sur la quittance. Afficher la quittance En activant ce check box, Umbrella.net affiche la quittance après avoir ajouté le paiement. 7 Saisir un paiement par carte de crédit 7.1 Saisir un paiement par carte de crédit via Datatrans ou Saferpay Cliquer le bouton Ajouter paiement dans la rubrique Paiements 9
10 Zahlungen in Umbrella.net Une nouvelle fenêtre s ouvre. Sélectionner la carte de crédit correspondante pour moyen de paiement. Le type de transmission est Datatrans ou Saferpay. Le propriétaire de dossier est saisi automatiquement. Le modifier, s il s agit d une autre personne. Moyen de paiement Type de transmission Sélectionner le moyen de paiement correspondant dans la liste déroulante. La liste déroulante affiche tous les modes de règlement disponibles. Indication: Le contenu de la liste déroulante dépend des modules complémentaires, qui sont activés. Sélectionner le type de transmission correspondant. Paiement manuel La fonction Paiement manuel est à disposition des niveaux d autorisation superuser, supervisor et teller. Si la coche est activée à des fins de correction, aucun paiement n est déclenché chez Datatrans / Saferpay. Après avoir sélectionné le moyen de paiement et le type de transmission, cliquer le bouton Suivant. Une nouvelle fenêtre s ouvre: 10
11 Zahlungen in Umbrella.net Facture Montant Date Carte de crédit client Donnés de cartes de crédit Remarque Le client est repris automatiquement du masque de saisie précédent. La facture existante est sélectionnée automatiquement. Cette sélection peut être modifiée manuellement, si plusieurs factures existent pour un dossier. Les devises suivantes sont disponibles: CHF, EUR, GBP ou USD. (Indication: selon le contrat entre l agence de voyage et Saferpay/Datatrans, les paiements en devises étrangères ne peuvent pas être traités.) Le montant encore ouvert est automatiquement proposé. Le modifier si un autre montant est payé. La date actuelle est saisie automatiquement. Si une carte de crédit du client a déjà été sauvegardée, celle-ci peut être sélectionnée dans la liste déroulante. Si une nouvelle carte de crédit est utilisée, sélectionner Autres cartes de crédit pour la sauvegarder. Si la carte de crédit n a pas été sauvegardée au niveau du client, les données peuvent être saisies ici et sauvegardées. Indication: Lors des paiements par Datatrans, les données de cartes de crédit sont automatiquement cryptées. La remarque est indiquée sur la quittance. Afficher la quittance En activant ce check box, Umbrella.net affiche la quittance après avoir ajouté le paiement. 11
12 Zahlungen in Umbrella.net 7.2 Saisir un paiement EFT-Pos Cliquer le bouton Ajouter paiement dans la rubrique Paiements Une nouvelle fenêtre s ouvre. Sélectionner la carte de crédit correspondante pour moyen de paiement. Le type de transmission est EFT POS. Le propriétaire de dossier est saisi automatiquement. Le modifier, s il s agit d une autre personne. Moyen de paiement Type de transmission Sélectionner le moyen de paiement correspondant dans la liste déroulante. La liste déroulante affiche tous les modes de règlement disponibles. Indication: Le contenu de la liste déroulante dépend des modules complémentaires, qui sont activés. Sélectionner le type de transmission correspondant. Paiement manuel La fonction Paiement manuel est à disposition des niveaux d autorisation superuser, supervisor et teller. Si la coche est activée à des fins de correction, aucun paiement n est déclenché par l appareil EFT-Pos. Après avoir sélectionné le moyen de paiement et le type de transmission, cliquer le bouton Suivant. Une nouvelle fenêtre s ouvre: 12
13 Zahlungen in Umbrella.net Facture Montant Date Remarque Le client est repris automatiquement du masque de saisie précédent. La facture existante est sélectionnée automatiquement. Cette sélection peut être modifiée manuellement, si plusieurs factures existent pour un dossier. Les devises suivantes sont disponibles: CHF, EUR, GBP ou USD. (Indication: selon le contrat entre l agence de voyage et Saferpay/Datatrans, les paiements en devises étrangères ne peuvent pas être traités.) Le montant encore ouvert est automatiquement proposé. Le modifier si un autre montant est payé. La date actuelle est saisie automatiquement. La remarque est indiquée sur la quittance. Afficher la quittance En activant ce check box, Umbrella.net affiche la quittance après avoir ajouté le paiement. En cliquant Ajouter, le client dispose de 60 secondes pour introduire la carte de crédit dans l appareil, saisir le code et confirmer le montant. Si la transaction a réussi, le paiement est visible dans le dossier, au niveau des Paiements. Si la coche correspondante a été activée, la quittance s affiche. 13
14 Zahlungen in Umbrella.net 7.3 Saisir un paiement manuel BSP Cliquer le bouton Ajouter paiement dans la rubrique Paiements, si un paiement BSP doit être saisi. Une nouvelle fenêtre s ouvre. Sélectionner la carte de crédit correspondante pour moyen de paiement. Le type de transmission est BSP. Moyen de paiement Type de transmission Paiement manuel Le propriétaire de dossier est saisi automatiquement. Le modifier, s il s agit d une autre personne/entreprise. Sélectionner le moyen de paiement correspondant dans la liste déroulante. La liste déroulante affiche tous les modes de règlement disponibles. Sélectionner le type de transmission BSP pour les paiements BSP. La fonction Paiement manuel est à disposition des niveaux d autorisation superuser, supervisor et teller. Cette coche n a pas d importance pour les paiements BSP. Après avoir sélectionné le moyen de paiement et le type de transmission, cliquer le bouton Suivant. Une nouvelle fenêtre s ouvre: 14
15 Zahlungen in Umbrella.net Facture Position de facture Montant Date Carte de crédit client Données de cartes de crédit Remarque Le client est repris automatiquement du masque de saisie précédent. La facture existante est sélectionnée automatiquement. Cette sélection peut être modifiée manuellement, si plusieurs factures existent pour un dossier. Pour la saisie manuelle d un paiement BSP, une position de facture doit être sélectionnée. Le montant est repris automatiquement de la position de facture sélectionnée. La date actuelle est saisie automatiquement. Si la carte de crédit est sauvegardée sur le profil du client, celle-ci peut être sélectionnée dans la liste déroulante. Si l option Autres cartes de crédit a été sélectionnée dans le champ Carte de crédit client, les données de carte de crédit sont saisies et sauvegardées ici. La remarque est indiquée sur la quittance. Afficher la quittance En activant ce check box, Umbrella.net affiche la quittance après avoir ajouté le paiement. 8 Saisir des paiements Commercial Ce chapitre décrit les procédures de paiement manuelles pour les paiements Commercial. 8.1 Saisir un paiement manuel lodge Cliquer le bouton Ajouter paiement dans la rubrique Paiements, si un paiement lodge doit être saisi. La fenêtre suivante s ouvre. Sélectionner le moyen de paiement Airplus ou Amex BTA. Le type de transmission est n/a. 15
16 Zahlungen in Umbrella.net Moyen de paiement Type de transmission Lodge Paiement manuel Le propriétaire de dossier est saisi automatiquement. Le modifier, s il s agit d une autre personne/entreprise. Sélectionner le moyen de paiement correspondant dans la liste déroulante. Tous les modes de règlement correspondants sont affichés dans la liste déroulante. Sélectionner le type de transmission n/a pour les paiements manuels lodge. Activer le check box Lodge pour les paiements manuels lodge. La fonction Paiement manuel est à disposition des niveaux d autorisation superuser, supervisor et teller. Cette coche n a pas d importance pour les paiements manuels lodge. Après avoir sélectionné le moyen de paiement et le type de transmission, cliquer le bouton Suivant. Une nouvelle fenêtre s ouvre: Facture Position de facture Montant Date Carte de crédit client Données de carte de crédit Remarque Le client est repris automatiquement du masque de saisie précédent. La facture existante est sélectionnée automatiquement. Cette sélection peut être modifiée manuellement, si plusieurs factures existent pour un dossier. Pour la saisie d un paiement lodge, une position de facture doit être sélectionnée. Le montant est repris automatiquement de la position de dossier sélectionnée. La date actuelle est saisie automatiquement. La carte de crédit lodge sauvegardée au niveau du client est proposée. Les données de carte de crédit le la carte de crédit lodge sont affichées. Il n est pas possible de sauvegarder des cartes de crédit lodge dans cette fenêtre. Celles-ci doivent être sauvegardées au niveau du profil client. La remarque est indiquée sur la quittance. 16
17 Zahlungen in Umbrella.net Afficher la quittance En activant ce check box, Umbrella.net affiche la quittance après avoir ajouté le paiement. 8.2 Saisir un paiement manuel lodge BSP Cliquer le bouton Ajouter paiement dans la rubrique Paiements, si un paiement BSP doit être saisi. La fenêtre suivante s ouvre. Sélectionner le moyen de paiement Airplus ou American Express. Sélectionner le type de transmission BSP. Moyen de paiement Type de transmission Lodge Paiement manuel Le propriétaire de dossier est saisi automatiquement. Le modifier, s il s agit d une autre personne/entreprise. Sélectionner le moyen de paiement correspondant dans la liste déroulante. Tous les modes de règlement correspondants sont affichés dans la liste déroulante. Sélectionner le type de transmission BSP pour les paiements BSP. Activer le check box Lodge pour les paiements manuels BSP direct par carte de crédit lodge. La fonction Paiement manuel est à disposition des niveaux d autorisation superuser, supervisor et teller. 17
18 Zahlungen in Umbrella.net Après avoir sélectionné le moyen de paiement et le type de transmission, cliquer le bouton Suivant. Une nouvelle fenêtre s ouvre: Facture Position de facture Montant Date Carte de crédit client Données de carte de crédit Remarque Le client est repris automatiquement du masque de saisie précédent. La facture existante est sélectionnée automatiquement. Cette sélection peut être modifiée manuellement, si plusieurs factures existent pour un dossier. Pour la saisie manuelle d un paiement BSP, une position de facture doit être sélectionnée. Le montant est repris automatiquement de la position de facture sélectionnée. La date actuelle est saisie automatiquement. La carte de crédit client est reprise automatiquement du profil client de l entreprise. Les détails de la carte de crédit client sont affichés dans ce champ. La remarque est indiquée sur la quittance. Afficher la quittance En activant ce check box, Umbrella.net affiche la quittance après avoir ajouté le paiement. 18