École élémentaire L Odyssée 30, rue Brighton Guelph (Ontario) N1E 3S9 Téléphone : 519-837-4420 Télécopieur : 519-837-4422 Directrice : Love Conseil d école Le mardi 5 novembre 2013, 18h Compte-rendu Présences : Anita Beaudette, Ouellet, Pease, Love, Vanessa Rukholm, Sandra Doucette, David Porecca, Annette Johnson CC : PARTAGE ET ÉCHANGES 1.Lecture et adoption de l ordre du jour 2.Déclaration de conflits d intérêts Adopté Aucun 3.Rapport financier Pas de rapport imprimé lors de la réunion. va envoyer un courriel au groupe par rapport au montant qu il y a dans le compte, et une copie du rapport financier pour le budget Conseil d école (Sept 2012 à Aout 2013). Envoyer un courriel au groupe avec le rapport financier et le total dans le compte 4.Fonctionnement du conseil d école idées pour amélioration Le conseil scolaire nous a demandé d ouvrir un budget séparé pour la Franco-fête. va demander à Mme Brazeau une copie du rapport financier pour le budget Franco-fête (Sept 2012 à Aout 2013). Guide école : o On augmente le nombre de parents membres de 5 à 8 au point 4.1 (renuméroter, il y a une erreur). o Il n y a aucuns détails sur les sous-comités à la section 9.0 Rajouter le terme «sous-comité» au titre de la section. Estce qu il y a d autres règlements? Rajouter le point 9.2 : «Les initiatives des sous-comités sont partagés à la présidence du conseil d école par courriel, pour être propagés à la balance du conseil d école.» En ce moment, on a un sous-comité pour le programme d accueil. On aimerait en Envoyer un courriel au groupe avec le rapport financier et le total dans le compte Incorporer les commentaires au guide d école 1
i.soirée des entrevues ii. Programme d accueil iii. Après-midi de quilles former un pour la cour d école (discuté plus loin). Politiques envoyées à la maison, courriels en suivis, réunions, communication avec toute l école : o Quand on a tous besoin de réviser le même long document, c est une bonne idée d envoyer le document à une personne à la fois, tour à tour. o Pour les sous-comités, on n envoie pas toutes les communications à tout le conseil d école. o Pour la communication avec toute l école, on pourrait mettre les noms de tous les membres du conseil dans la signature du mot dans le communiqué mensuel pour augmenter notre visibilité. o On peut rappeler aux parents de vérifier le tableau d affiches du conseil d école à côté du gymnase. Révision des politiques : David n a pas encore pu lire les politiques. Les autres ont tous indiqué leurs commentaires à, dans les documents papier, et par courriel. 14 novembre : Soirée des entrevues o La soirée dure 4 heures On ne peut pas être là pendant la soirée. o Mettre une boite de suggestions avec un tableau demandant des idées d activités, des idées pour la cour d école, etc. Indiquer leur intérêt pour participer à des sous-comités. Indiquer les noms des membres du conseil. 22 novembre : Programme d accueil o L école a trouvé des meubles, un local, et un budget de $1000. o Le programme sera un programme d accueil («drop-in»), et on y communiquera en français. L idée est pour les parents de pouvoir se réseauter en français. o Ou en sommes-nous avec les achats? o Envoyer un message au Tribune pour avoir notre événement dedans? o a mis un mot sur le Portail Franco d une organisation de la petite enfance. Envoyer le lien au groupe. 24 novembre : Après-midi de quilles o Il n y a pas beaucoup de réponses reçues à date. o On devrait envoyer un courriel de rappel lundi le 11 novembre. o Mettre un mot sur Facebook et créer un événement sur Facebook. Inclure les noms des membres du conseil dans la signature des mots dans le communiqué Inclure dans le communiqué de décembre une note au sujet du tableau d affiches Faire parvenir les commentaires au conseil scolaire Enlever les décorations de la boite, et mettre des affiches dessus. Mettre un chevalet pour attirer l attention à la boite. Faire un suivi par rapport aux achats Planifier la journée de préparation Envoyer le site (Amanda Cruise) au groupe Utiliser le texte du communiqué et l envoyer à pour envoyer par courriel, et mettre sur Facebook Anita Anita (avec l aide de Vanessa) Anita et et Vanessa Anita et 2
iv. Great Wolf Lodge Souper spaghetti Cour d école 31 janvier : Great Wolf Lodge o Envoyer un courriel aux parents, avec la pièce jointe fournie par GWL en anglais (on l a fait l an dernier). o Demander au GWL si on peut réserver une salle, ou des tables pour notre groupe au restaurant pour 5h ou 5h30 pour qu on puisse se retrouver tous ensembles. 13 février : Souper spaghetti Sous-comité (pour que n ait pas à participer) o Ancan silencieux : on devrait commencer à faire des demandes en décembre. o Il faut préparer les formulaires pour les commandes et les bénévoles. o Il faut organiser les listes d épicerie. o Réunion le mardi 26 novembre chez. Cour d école Sous-comité o Mari de Vanessa pourrait peut-être faire partie de notre souscomité puisqu il fait la conception des parcs pour la ville de Brantford et il a beaucoup de contacts. o,, Sandra et Vanessa et/ou son mari pourraient faire partie de ce sous-comité. o On devrait planifier une réunion, et y inviter toute l école pour encourager leur participation. On se reparle pour la date. partage la soumission de Fast Line Striping Systems Ltd. Pour un chariot pour peindre les lignes sur les terrains de sport, et des gabarits pour peindre des jeux sur l asphalte dans la cour d école incluant : marelle (hopscotch), clé pour les filets de basketball, 4 carrés, arbre alphabet, et cadres. La soumission est pour $1000, tout inclus. Le conseil d école est d accord pour tout acheter. Les 5/6 vont faire un sondage pour nous aider à décider combien de chaque jeu on peint au printemps. demande à son contact de baisser le prix par un autre $5 pour qu on rentre en bas du $1000 limite du conseil scolaire, et une soumission plus formelle. Envoyer la soumission à pour faire passer au conseil scolaire pour la permission. Comment va fonctionner le paiement? Il faut attendre la permission avant de déterminer comment on paye le vendeur. Franco-fête Conseil d école Sous-comité ou tout le conseil? o David et Sandra pourraient faire partie de ce sous-comité. Envoyer un courriel à à faire suivre Préparer la lettre de demande Préparer la liste des demandes à faire Préparer un courriel de demande d aide aux parents Partager les formulaires de l an dernier avec le groupe Planifier une réunion Envoyer les photos des jeux à Annette pour le sondage Demander une soumission révisée et envoyer à Envoyer la soumission révisée au conseil scolaire pour approbation et 3
Franco-fête Subventions Loterie Autre Subventions : o Metro : Green Apple : $1000 pour la cour d école? Demande est due le 31 décembre. L argent doit être dépensé avant le 24 juin. o Ville de Guelph : Community Wellbeing Grant : on aura une réponse en décembre pour notre demande pour la Francofête. o Patrimoine Canada : Le site web n a pas été mis à jour encore. La demande serait due en janvier 2014 si c est comme l an dernier. Ceci serait pour la Franco-fête. o Postes Canada : les informations sortent en février. Leur fond peut servir pour les cours d école. o Comté de Wellington : la demande est due le 30 novembre, jusqu à $2000. On va faire la demande pour la Franco-fête. o PPE : On a eu $700. Qu est-ce qu on avait demandé? Si on a demandé pour l heure du conte, il faut mettre pour l heure du conte Il faut vérifier ce qu on a demandé. Ceci sera un autre budget à gérer. o Toyota : o On pourrait envoyer un formulaire au groupe pour que chacun indique quelle subvention ils vont faire. Chacun devrait envoyer une copie de la demande au groupe pour qu on puisse bénéficier de ce que quelqu un d autre a déjà fait. Loterie o Il faut demander un permis, qui coute 3% du total des prix (il faut faire une demande pour chaque loterie). o Il faut une autorisation de la ville, qui doit venir de l école (à faire une fois seulement). o Il faut créer un compte en banque pour la loterie. o On va attendre l an prochain pour faire la loterie, mais on va demander l autorisation seulement cette année pour être prêts pour l an prochain. o On pense qu on peut vendre 500 billets à $20. o Voir scénarios pour des options de prix à gagner et fréquence des tirages. Faire une petite campagne pour encourager les familles à s assurer que leurs taxes scolaires sont payées au conseil Viamonde. Il faudrait envoyer des instructions pour changer dans le communiqué de décembre (ou janvier). Il faut trouver le bon formulaire pour le «school lease form» Faire la demande au comté Vérifier ce qu on a demandé Chercher d autre info sur Toyota Envoyer un tableau à remplir au groupe Demander l autorisation Ecrire les instructions Envoyer un courriel à avec le bon nom du formulaire pour qu on puisse le demander au conseil Sandra 4
6.Comité d accueil des nouveaux arrivants On ne sait pas si on devrait faire une autre campagne de financement. Par exemple, a reçu des trousses de la compagnie Lamontagne qui offre des activités de collecte de fonds du style vente de barres de chocolat, de fromage, de pâtes alimentaires, de cadeaux, de cartes, d emballages, etc. Est-ce qu on voudrait essayer ceci? On peut avoir plus de détails en ligne : http://www.lamontagne.ca/?p=on Voir programme d accueil au point 5.a. Penser à d autres idées pour une campagne de financement facile à organiser Tous 7.Comité anti-intimidation va nous envoyer un sondage à tous les parents le 11 novembre. On aura jusqu au 29 novembre pour répondre. 8.Prochaines réunions/dates/procédures Mardi 26 novembre (sous-comité pour le souper spaghetti, chez ) Mardi 4 février Mardi 13 mai 9.Levée de la séance 8h15. 5