Enseignements de la journée d échanges de pratiques sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences du 15 décembre Comment réussir une démarche GPEC? Janvier 2012 124 /126 rue de Provence 75008 Paris Tél. : 33 (1) 56 69 79 00 Fax : 33 (1)56 69 79 01 E-mail : idrh@idrh.fr Internet : www.idrh.fr SA au capital de 206.416 Euros, RC Paris BP 712 008 325
Une journée riche en échanges Le séminaire du 15 décembre 2011 a permis un échange de bonnes pratiques entre 220 responsables de DDI, de DRAAF mais aussi des IGAPS et des membres des services centraux du ministère. Au cours de la journée, les présentations d expériences départementales et régionales ont alterné avec des temps d échanges et de débats avec la salle. Ont notamment apporté leur témoignage au cours de cette journée : Jean-Marie Aurand, Secrétaire Général du MAAPRAT Patrice Dauchet, Directeur Départemental adjoint de la DDPP du Loiret Chantal Chevalier, Secrétaire générale de la DDPP du Loiret Christian Dussarrat, Directeur Départemental de la DDT Territoire de Belfort Philippe Lalart, Directeur Départemental de la DDTM du Nord Catherine Denorme, chargée de mission Ressources Humaines et management de la DDTM du Nord Didier Mamis, DDPP Savoie et Président du groupement DD(CS)PP Jean-Pierre Segonds, DDT Gard, représentant le groupement des DDT(M) Solène Aubert, DR Formco Bourgogne, ex SG DDT 90 Brigitte Mangeol, directrice de la plateforme régionale d appui interministériel à la GRH Philippe Schnäbele, Directeur Régional de la DRAAF Haute-Normandie Valérie Garnier, DR Formco Haute-Normandie Sébastien Viénot, Chef du service animation stratégique et programmation de la DREAL Rhônes-Alpes Stéphanie Freyburger, Secrétaire Générale de la DDT Savoie Yves Ramel, Secrétaire Général de la DDT de l Ain Florent Guhl, adjoint au sous directeur SDPPRS, SRH du MAARAT Philippe Cuccuru, chef de la MiPGPOM, SRH du MAAPRAT Philippe Mérillon, chef du SRH du MAAPRAT Restitution Journée GPEC du 15 décembre 2011 20/21/11 BJE/FPE 2/10
Les 10 enseignements de cette journée 1) L appropriation des outils disponibles est importante pour réussir une démarche GPEC Les différents témoignages ont souligné les points positifs de l outillage existant, perçu comme concret et opérationnel. Après un effort d appropriation, les outils se révèlent être de qualité et en nombre suffisant. En effet, l outillage existant permet de couvrir de nombreux domaines, comme la réflexion prospective avec EMH 2012, l accompagnement individualisé et les dispositifs d écoute et d accompagnement ou bien la cartographie des métiers et des compétences avec les répertoires métiers (RIME et RMM). Le RIME (Répertoire interministériel des métiers de l Etat) et le RMM (Répertoire ministériel des Métiers) ont souvent servi de base pour définir des fiches de compétences dans les directions départementales témoignant de leur expérience. Les intervenants précisent aussi qu ils ont réalisé leur cartographie en croisant les cartographies existantes. Ils ont également rappelé la nécessité de s approprier et d adapter les outils à leur disposition afin de réussir une démarche GPEC au niveau local. «Essayons d utiliser les outils existants et de ne pas inventer de nouveaux outils» D. Mamis «Les référentiels ne fonctionnent que si la direction s en sert» P. Lalart «Il faut prendre du temps en interne pour s approprier la démarche GPEC» S. Viénot Restitution Journée GPEC du 15 décembre 2011 20/21/11 BJE/FPE 3/10
2) Il est essentiel de professionnaliser l ensemble des acteurs impliqués dans le processus GPEC Les intervenants ont exprimé le besoin de professionnaliser les personnes des fonctions RH mais aussi les directeurs et chefs de services. Chaque acteur qui aura à jouer un rôle dans le processus GPEC devra ainsi maîtriser le vocabulaire, les outils et la philosophie générale de la démarche. «On ne peut pas se lancer dans ce type de démarche sans avoir un fond théorique sur la GPEC» JP. Segonds «Un travail sur la définition exacte des termes utilisés dans les démarches GPEC est nécessaire» JL Vettoretti ( SG DDPP Haute-Garonne) 3) La démarche GPEC doit se mettre en place à tous les niveaux : départemental, régional et central Les témoignages ont montré que tout ne relève pas d un seul niveau mais que c est l action des trois niveaux qui permet d actionner l ensemble des marges de manœuvre offert par la GPEC. Les responsables de structures départementales ont notamment insisté sur le fait que certains leviers, comme la rémunération ou le recrutement, n étaient pas disponibles à l échelon départemental. Selon eux, si les autres niveaux ne s impliquent pas dans le processus, la démarche GPEC ne sera que partielle. Pour tous, chaque niveau (départemental, régional et central) peut apporter une plus value spécifique : - Le niveau départemental peut constituer le lieu essentiel du dialogue social, de l accompagnement individuel et de la prise en compte des compétences rares. - Le niveau régional peut jouer le rôle de filtre entre les plateformes d appui interministériel à la GRH et les DDI, apporter un appui aux structures départementales et être un acteur clé du dialogue de gestion. - L administration centrale peut, quant à elle, donner une vision d ensemble aux différents acteurs, veiller à la bonne coordination interministérielle et à Restitution Journée GPEC du 15 décembre 2011 20/21/11 BJE/FPE 4/10
une mutualisation des expériences innovantes, tout en jouant un rôle important dans le dialogue de gestion. «Chaque niveau : départemental, régional et central doit s impliquer dans la GPEC» JM Aurand «Nous n avons pas encore trouvé l équilibre entre les niveaux régionaux et départementaux» JP. Segonds 4) Une bonne articulation interministérielle est nécessaire pour faciliter les démarches GPEC Tous les intervenants affirment que les sujets liés à la GPEC doivent être approchés de manière interministérielle. Il est important pour eux de sortir de certaines situations où l on ne sait plus «qui fait quoi». Le cas de la formation continue a été cité pour illustrer cette confusion. Le manque de visibilité est largement dû, selon les participants, à un certain cloisonnement des ministères de tutelle, notamment dans la gestion des effectifs. La clarification des rôles et responsabilités entre DRAAF, DREAL et plateformes d appui interministériel à la GRH est importante pour de nombreux DDI. Ils ajoutent qu il est nécessaire de clarifier le réseau sur lequel peut s appuyer le niveau départemental (CVRH, Formco ). Il est à noter cependant que la mise en place de démarches GPEC a permis, selon certains, d aller au-delà des clivages ministériels et d introduire une logique de décloisonnement. «Il me semble qu il serait nécessaire de mettre une dose d interministérialité dans ces démarches» D. Mamis «Il faut encore progresser dans l harmonisation des approches en définissant clairement le rôle de chaque acteur» Ph. Mérillon Restitution Journée GPEC du 15 décembre 2011 20/21/11 BJE/FPE 5/10
5) La mutualisation des bonnes pratiques et le fonctionnement en réseau permettront une mise en place efficace des démarches GPEC Pour de nombreux participants, les expériences présentées au cours de cette journée vont leur permettre de gagner du temps pour la mise en place d une démarche GPEC sur leur territoire. Tous insistent sur la nécessité de développer une communauté de travail apprenante et de mutualiser les enseignements des expériences locales de mise en place de la GPEC. Pour répondre à ce besoin, l administration centrale propose d organiser des sessions interrégionales entre mai et juillet 2012. «Ce qui est essentiel, c est le réseau». N. Rami (SG DRAAF Bretagne) «A travers nos réseaux professionnels, que l on fasse en sorte que du temps soit passé pour avancer sur la GPEC» Ch. Dussarat 6) La démarche GPEC s intègre dans le cadre d une approche stratégique globale Pour l ensemble des intervenants, les démarches GPEC ne doivent pas fonctionner «hors sol» mais s ancrer dans les réalités stratégiques d un territoire donné (plan triennal, projet de service, plan stratégique ). Les intervenants précisent que les approches ascendantes, venant du terrain, sont celles qui réussissent le mieux dans la mise en place de dispositifs GPEC. Le DDTM du Nord a insisté sur le fait que le dispositif GPEC a permis de donner de la visibilité à la mise en œuvre de la stratégie de la structure. Le Plan GPEC, en permettant de balayer l ensemble des actions à mener, a été un outil utile pour la déclinaison stratégique. Pour tous, les démarches GPEC ne doivent pas rester confinées au domaine des ressources humaines mais au contraire, être utilisées comme un véritable instrument de réflexion stratégique. Les démarches GPEC permettent également aux responsables de DDI d étoffer leurs arguments dans le dialogue de gestion avec les RBOP. Restitution Journée GPEC du 15 décembre 2011 20/21/11 BJE/FPE 6/10
«Notre démarche GPEC n est pas uniquement quantitative, mais est liée à notre plan stratégique» P. Dauchet «Nous avons inscrit la GPEC comme un élément phare de discussion en lien direct avec la stratégie» S. Viénot «On ne peut pas faire de la GPEC sans une stratégie préalable, une stratégie de territoire» Ph. Lalart 7) Une démarche GPEC doit impérativement comprendre une dimension managériale et participative La GPEC ne doit pas être l application d une vision globale portée par des spécialistes mais une démarche opérationnelle portée par le management. Les démarches GPEC réussissent quand : - elles ne sont pas cantonnées aux fonctions RH - le directeur de la structure est personnellement impliqué dans ces démarches (exemplarité de l encadrement supérieur) - la dimension participative est forte (échanges réguliers avec les agents et les syndicats) Pour tous, il est nécessaire d inscrire les démarches GPEC à chaque maillon de la chaîne de management, notamment au niveau de l encadrement intermédiaire, et d utiliser les outils GPEC pour faire du management de proximité au quotidien. L implication de l ensemble des chefs de service dans la démarche est importante pour permettre de faire le lien avec l ensemble des agents. «La GPEC est un élément important d une démarche managériale» JM Aurand «La GPEC doit fonctionner avec une implication forte des managers» Ph. Mérillon «Nous souhaitons mettre en œuvre des actions à disposition des managers pour faire mieux connaître les enjeux de la GPEC» B. Mangeol, directrice de plateforme RH, SGAR Rhône-Alpes) «La GPEC a son utilité à tous les niveaux en termes de management des structures» D. Pélissié IGAPS) Restitution Journée GPEC du 15 décembre 2011 20/21/11 BJE/FPE 7/10
8) Un dialogue social de qualité est une condition nécessaire à la réussite d une démarche GPEC Pour tous les intervenants, la GPEC doit se mener de manière participative et en concertation avec les organisations syndicales. Cette concertation permet de rassurer les agents et de faire en sorte que les organisations syndicales soient sensibilisées aux enjeux de la GPEC. Les expériences régionales ont montré qu un dialogue en amont avec les organisations syndicales a permis de faire comprendre que la GPEC ne signifiait pas une mobilité obligatoire mais était, au contraire, un moyen pour conserver les compétences d un territoire. La GPEC est un sujet sensible qui véhicule certains a priori. Il faut donc être clair sur les finalités de la GPEC et démontrer qu elle ne se limite pas à un simple exercice en lien avec les réductions d effectif. La transparence sur la démarche et la communication auprès des agents et des organisations syndicales est donc essentielle tout au long du processus. Selon le DDTM du Nord, les organisations syndicales, une fois sensibilisées à la GPEC, sont même demandeurs pour en suivre les étapes, notamment s'agissant du suivi des entretiens individuels. Ainsi, en réfléchissant aux métiers, aux compétences et à l accompagnement individuel des agents, la GPEC peut permettre d améliorer de manière significative le dialogue social. «Le dialogue social est un enjeu majeur dans ce type de démarche» JM Aurand «La GPEC doit se faire en concertation avec les OS» Ph. Mérillon 9) La notion de compétence est à placer au centre d une démarche GPEC Tous les intervenants soulignent que la démarche GPEC a rendu possible une anticipation des besoins de compétences au niveau de leur structure. Restitution Journée GPEC du 15 décembre 2011 20/21/11 BJE/FPE 8/10
La DDTM du Nord a montré comment la démarche GPEC a permis d identifier les besoins de compétences et d opérer un travail sur les compétences rares. Selon les intervenants, la GPEC est un élément essentiel pour sécuriser la production lorsque celle-ci dépend des compétences détenues par une seule personne. Au moment du dialogue de gestion avec les RBOP, les intervenants conseillent d utiliser la démarche GPEC pour aborder le sujet essentiel des compétences. Les parcours de professionnalisation mis en place dans certaines structures ont permis de réorienter des agents, en partant d un diagnostic des compétences. «La GPEC est un moyen d objectiver les compétences des agents» P. Dauchet «Avec la GPEC, on replace les compétences au centre des préoccupations» D. Mamis 10) Les dispositifs d accompagnement individuels sont renforcés par une démarche GPEC Les personnes qui ont mené une expérience locale ont montré que la GPEC a été un moyen important pour accompagner les agents dans leur évolution professionnelle, notamment à travers les parcours de professionnalisation. La GPEC peut apporter de nombreux outils pour mieux accompagner les agents d une structure : mise en oeuvre d'un parcours de professionnalisation, actions de transfert du savoir, tutorat pour les nouveaux arrivants, dispositifs d écoute et de reconversion Les intervenants soulignent qu une démarche GPEC permet d apporter des réponses concrètes aux agents et doit se traduire par du "sur-mesure" et en tirant partie des situations particulières. «Il faut utiliser la GPEC pour donner du sens et de la visibilité aux agents» Ph. Mérillon «La GPEC permet une panoplie impressionnante de possibilités d action d accompagnement» S. Viénot «La GPEC peut aider aussi à l accompagnement social de certains agents» Ph. Lalart Restitution Journée GPEC du 15 décembre 2011 20/21/11 BJE/FPE 9/10
Deux illustrations sur la GPEC La GPEC : L indispensable articulation du «macro» et du «micro» Gestion Collective (au niveau central et régional) Déclinaison de la stratégie ministérielle en stratégie d emploi et dispositif de veille et d anticipation Modèles d anticipation et de scénarisation des flux Stratégies de recrutement et de gestion des parcours des agents Mise en œuvre de plans coordonnés dans le cadre d un schéma d ensemble Macro / Micro ARTICULATIONS Gestion individuelle ( au niveau départemental) Expression des besoins et des compétences rares nécessaires au plus près des missions Connaissance, évaluation et accompagnement individuel des agents Identification et gestion dans la durée des besoins de développement et de formation Faire vivre sa démarche GPEC, c est savoir et où on va demain pour agir dès maintenant! où on en est aujourd hui «Quels sont nos différentes missions?» «Comment se répartissent les agents entre chacun de ces missions?» «Comment vont évoluer nos métiers d aujourd hui pour remplir les missions de demain?» «Quels sont les effectifs dont on aura besoin demain pour réaliser toutes les missions sur le territoire?» «Comment vont varier les effectifs actuels si on ne fait rien de particulier?» «Que mettre en œuvre pour assurer que la DDI disposera des agents nécessaires à ses missions?» «Sur quels leviers agir pour aider les agents à évoluer?» Un travail à la fois quantitatif et qualitatif Restitution Journée GPEC du 15 décembre 2011 20/21/11 BJE/FPE 10/10