Compte rendu du conseil syndical du 17/03/2014 préparatoire à l'assemblée générale de copropriété de l'organdi Lieu : chez Rhone Saone Habitat à 18h30 Présents : Mr Flament, syndic de copropriété de l'organdi et par ailleurs gestionnaire de l'asl Mickael Fontaine, vice président du conseil syndical de l'organdi Sylvie Guyon, membre du conseil syndical de l'organdi Emmanuel Ribes, membre du conseil syndical de l'organdi Fabien Simonetti, président du conseil syndical de l'organdi Guillaume Rizand, copropriétaire Matthieu Fisher, copropriétaire Angéline Superville, copropriétaire Johanna Rubin, copropriétaire I) Documents reçus avant ce conseil Les documents ont été reçus le 14 mars 2014 à 18 et 20h pour une réunion le 18 mars 2014. Le conseil syndical avait demandé à avoir les documents 2 semaines avant la réunion préparatoire. Il manque des documents expréssement demandés: relevés Ista, état des comptes individuels des copropriétaires en fonction des comptes arrêtés envisagés. Ces documents doivent être envoyés dans les plus brefs délais au conseil syndical de l'organdi par Mr Flament. Les comptes de l'asl ne sont pas arrêtés car l'assemblée générale de l'asl n'a pas eu lieu. Cette réunion aurait du se passer en octobre-novembre 2013. La date de la réunion de l'assemblée générale de l'asl aura lieu le 7 ou 14 avril 2014. II) charges de l'asl Question 1: Est ce que le batiment woopa dispose d'un compteur de calories? Est ce que le batiment woopa compense l'écart entre les combustibles achetés/produits conso des 4 immeubles? Le batiment woopa dispose d'un compteur de calories Question 2: Est ce qu'il y a un compteur de calories pour l'eau? Comment est déterminé le nombre de calories nécessaires pour l'eau chaude? Un compteur est installé pour déterminer le nombre de calories pour l'eau chaude Lors de la réunion préparatoire à l'assemblée générale de copropriétaire, les comptes de l'asl ne sont pas encore arrêtés faute d'une assemblée générale de l'asl. D'autre part, les imperfections concernant la gestion de la chaufferie et des compteurs, et le niveau de rendement global catastrophique nécessitaient une note d'explication détaillée et une convention à négocier sur les charges correspondantes.
Le conseil syndical n'a pas eu satisfaction sur cette demande légitime et proposera en conséquence à l'assemblée de ne pas approuver les charges correspondantes. Par ailleurs et toujours pour sauvegarder ses intérêts et possibilités de recours, le conseil demande communication des pv de réception des équipements de la chaufferie et des compteurs. Lors de la réunion, Mr Flament a remis un nouveau document pour la répartition des charges entre le promoteur et l'organdi sur la période de juin 2012 à septembre 2013. Le conseil syndical étudiera le document présenté ultérieurement. III) Sur les charges en général Le conseil syndical constate des erreurs de proratas, d'attribution sur les périodes, à la charge du promoteur et les conséquences imputables à différentes fautes de gestion. Les tableaux SYNTHESE DES ANOMALIES CONSTATEES SUR L'ORGANDI et OBSERVATIONS DU CONSEIL SYNDICAL reprennent l'ensemble des points qui portent litige et le conseil demande à ce que ce tableau figure en annexe de l'ordre du jour de la convocation. Lors de l'analyse des comptes avec Monsieur Flament, au delà des différents points abordés ce dernier nous à fait part de la volonté de monsieur Tracol de renoncer à la prise en charge de la facture des plans d'interventions de 432.46 comme il s'y était engagé en juin-juillet 2013. En effet, malgré que cette facture est été imputée à la copro alors qu'il s'agit d'une non conformité liée à la sécurité et donc de la responsabilité de RSH, Monsieur Tracol par la voie de monsieur Flament souhaite conditionné la prise en charge de cette facture au renouvellement du contrat de syndic avec Rhône Saône et ce pour une durée de 3 ans III) Non respect du règlement de copropriété pour la répartition des charges pour BTP santé Selon le réglement de copropriété, BTP santé doit avoir: un doublement des millièmes généraux un coef multiplicateur de 1,5 des charges d'ascenseurs. Monsieur Flament informe que cela n'a pas encore été fait. Et le conseil demande à ce que la répartition soit modifiée. IV) Budget prévisionnel 2013-2014 : ajustement Compte-tenu de ce qui précède, le conseil manque d'éléments d'analyse pour discuter d'un ajustement du budget en cours. Le conseil prend acte de la proposition de RSH et se réserve la possibilité, d'ici l'ag, de mener une analyse complémentaire et de rendre ses conclusions lors de l'ag. V) Budget prévisionnel 2014-2015 Le projet du budget prévisionnel 2014-2015 n'a pas été communiqué au conseil syndical de copropriété de
l'organdi. Pour les mêmes motifs que pour le budget 2013-2014, le conseil fera de son mieux pour proposer un budget lors de l'ag. VI) Frais de fonctionnement du conseil syndical Le conseil a constaté que les factures personnelles présentées par Fabien Simonetti pour le compte du conseil syndical ont été enregistrées au niveau comptable mais n'ont pas été imputées à son compte de copropriétaire, ni bien entendu remboursées. Le conseil approuvant ces dépenses avancées par Mr Simonetti, demande à ce qu'elles lui soient imputées et, sur sa demande, remboursées. Compte tenu de la situation et avec accord du conseil syndical, Mr Simonetti a déduit cette somme de son appel de fonds du 1T 2014. Fabien Simonetti présente une lettre de désistement sur les chèques (identifiés par le grand livre général) que Rhone Soane Habitat aurait effectué ou une confirmation de prise en compte. Rhone Soane Habitat s'engage a régularisé dans les plus brefs délais cette erreur et de rembourser intégralement les sommes avancées. VII) Ordre du jour de l'assemblée générale Pour rappel, le conseil syndical a demandé au syndic de mettre à l'ordre du jour les questions ou éléments particuliers suivants ( l'ordre des questions reste la prérogative du président de séance ) 7.1. Approbation des comptes Les tableaux SYNTHESE DES ANOMALIES CONSTATEES SUR L'ORGANDI et OBSERVATIONS DU CONSEIL SYNDICAL pour la résolution de l'approbation des comptes. 7.2. Désignation du syndic Rhône Saône Habitat est mis en concurrence avec ICOPRO.net dont le contrat est joint. 7.3. Mise en place d une avance permanente de trésorerie se substituant au fonds travaux ( article 25 ) contexte : L assemblée générale du 17 janvier 2013 a décidé la mise en place d un fond de réserve pour travaux. Compte-tenu de la jeunesse de l immeuble, il semble plus intéressant de substituer une avance de trésorerie permanente à ce fonds travaux. Cette trésorerie permettra de faire face à des dépenses communes imprévues, et pas seulement des travaux, conformément au 2 ème paragraphe de l article «326 Règlement des charges» du Règlement de la copropriété ( page 76 ). Comme pour le fonds travaux, elle sera affectée à chaque copropriétaire sur la base des tantièmes généraux et sera remboursable aux copropriétaires vendeurs ( sauf évolution législative ). L assemblée générale décide de créer une avance de trésorerie permanente reprenant l intégralité du fonds travaux constitué à ce jour et sera versée sur un livret A de copropriété
7.4. Approbation d'une collecte complémentaire de trésorerie pour l'exercice du 01.10.2014 au 30.09.2015 d'un montant de 3000 L'assemblée approuve une collecte complémentaire de trésorerie de l'exercice du 01.10.2014 au 30.09.2015 d'un montant de 3 000 euros sera appelée en même temps que les appels de fonds du budget ordinaire. 7.5. Budget de procédure en cas de non approbation totale des comptes Dans le cas ou l'assemblée générale n'approuve pas ou approuve avec réserves les comptes présentés ou des faits indirects en lien (ex : ASL, ), l assemblée générale donne mandat au conseil syndical pour arbitrer sur ces points, rendre compte au syndicat et prendre toutes dispositions avec le syndic désigné pour un budget limité à 5000 euros sur la période se terminant le 30/9/2015. 7.6. Modification du règlement de copropriété interdisant les cannisses,... «l assemblée générale supprime du règlement de copropriété l'article 3125 page 56 du RC l intitulé «De ce fait, sont formellement interdits les canisses et autres pare-vues» 7.7. Modification du règlement de copropriété «l assemblée générale supprime du règlement de copropriété l'article 3125 page 56 du RC l intitulé «Le tout, en outre, sous réserve des dispositions du cahier des charges de l ilot POLE CARRE DE SOIE et de son avenant ci-après relatés» 7.8. Autorisation de canisses couleur gris "L'assemblée Générale autorise les copropriétaires qui le souhaitent à installer des canisses couleur gris au droit des garde-corps des balcons et jusqu'à une hauteur de 1m90 pour les terrasses. Les copropriétaires sont notifiés qu ils habitent à moins de 500 mètres de l usine Tase qui est inscrite aux monuments historiques et donc la mairie doit donner son accord définitif après ce vote pour validation.» 7.9. Carence du syndic Le conseil syndical propose d'utiliser les dispositions de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 pour faciliter le cas échéant la désignation d'un nouveau syndic sans devoir recourir à la désignation d'un administrateur provisoire. Cela se traduit par l'insertion dans le Règlement de Copropriété ( chapitre 332-1 ) de la clause suivante : " Nomination d'un syndic provisoire en cas d'empêchement ou de carence du syndic. En cas d'empêchement du syndic pour quelque cause que ce soit ou en cas de carence de sa part à exercer les droits et actions du syndicat, le président du conseil syndical pourra exercer de plein droit les fonctions de syndic provisoire. Sauf s'il y a urgence à faire procéder à l'exécution de certains travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble ou au fonctionnement des services d'équipement commun, le constat d'empêchement ou de carence établi par le conseil syndical devra être justifié par une mise en demeure adressée par LRAR au syndic et demeurée infructueuse pendant plus de quinze jours. Le mandat de syndic provisoire aura une durée de quatre mois, se terminera par la nomination d'un nouveau syndic et débutera au plus tôt quinze jours après la première présentation de la mise en demeure adressée au syndic ou immédiatement en cas d'urgence. Le syndic provisoire informe sans délai et par tout moyen tous les copropriétaires de la mise en demeure faite au syndic ou de l'urgence constatée, de son acceptation du mandat de syndic provisoire, de la date de début de son mandat, de sa durée maximum de 4 mois ainsi que de la recherche d'un nouveau syndic qui sera désigné par une assemblée générale qu'il convoquera à cet
effet." 7.10. BTP santé : affichage & signalétique BTP santé a communiqué son projet de signalétique joint à la convocation. L'assemblée générale approuve ce projet. Mr Flament dispose des informations nécessaires (mail du 17/03/2014) pour la mise à l'ordre du jour de cette résolution. VIII) Publication du règlement de copropriété modifié Lors de la première assemblée générale de 17/01/2013, les modifications au réglement de copropriété étaient à la charge de RSH. En date du 17/03/2014, le conseil constate que le nécessaire n'a pas été fait. En conséquence, l'assemblé générale demande au syndic désigné de faire procéder à la mise à jour suivant les décisions des AG de 2013 et 2014 et d'en demander la prise en charge par Rhône-Saône Habitat. IX) Date et lieu de tenue de l'assemblée générale Le conseil syndical demande au syndic à ce que l'assemblée générale de copropriétaire se déroule dans une salle de l'espace carmagnole de Vaulx en Velin avant la fin du mois d'avril 2014. X) Les impayés Le conseil syndical note qu'il y a des problèmes impayés sur l'excercice et notamment avec un mauvais paramétrage du logiciel de gestion des impayés XI) Clés de l'asl Le conseil syndical est toujours en attente de la remise des clés de l'espace verts de l'asl Levée de séance à 20h40