Politique mondiale anticorruption I. OBJECTIF Dans la majorité des pays, effectuer ou offrir un paiement corrompu, recevoir un pot-de-vin ou un dessous de table, sont considérés par la loi comme un délit, pouvant faire encourir des amendes et/ou une peine d emprisonnement tant aux employés individuels qu à Eaton. Ces lois anticorruption, y compris l U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), considèrent comme un délit le fait de payer, offrir ou donner un objet de valeur à un fonctionnaire d un état étranger, un parti politique étranger (ou son représentant), ou un candidat au bureau d un parti étranger, dans le but d influencer les actes ou les décisions de ces fonctionnaires, partis ou candidats. Ceci s applique même si ce genre de paiement est habituel dans le pays considéré. L objectif de la Politique mondiale anticorruption est de s assurer que tous les employés, cadres et directeurs d Eaton, ainsi que ses filiales et ses sociétés affiliées, soient en conformité avec le FCPA, ainsi que toute loi anticorruption apparentée en vigueur dans les pays étrangers dans lesquels la Société a des activités commerciales ou l intention d en avoir. Cette politique comprend : Les pots-de-vin, dessous de table ou autres paiements corrompus Les rétributions pour passe-droits Les relations avec les tierces-parties II. CHAMP D APPLICATION Cette politique s applique à tous les employés, les cadres et les directeurs d Eaton, ainsi qu à ses filiales et sociétés affiliées dans le monde entier. Elle doit être lue en conjonction avec le Code d éthique d Eaton, ainsi que la Politique mondiale relative aux cadeaux et invitations. III. POLITIQUE Pots-de-vin, dessous de table ou autres paiements corrompus La politique d Eaton stipule qu au sein de toute activité commerciale, où que ce soit dans le monde, Eaton, ses filiales, ses employés, cadres et directeurs, ou l une de ses sociétés affiliées, et toute personne agissant en tant que représentant, agent ou conseiller d Eaton, ou d une de ses sociétés affiliées, doivent être en conformité avec les lois anticorruption en vigueur, particulièrement le FCPA. Les personnels Eaton ont l interdiction formelle, quelles que soient les circonstances, d offrir, de donner, de solliciter ou de recevoir directement ou indirectement toute forme de pot-de-vin, de 1
dessous de table ou autre paiement corrompu, ou tout cadeau de valeur, de la part ou pour une personne ou une organisation, y compris les organismes gouvernementaux, les fonctionnaires, les entreprises privées et leurs salariés, sous quelle que circonstance que ce soit L interdiction s applique : dans le monde entier, sans exception, sans distinction des coutumes régionales, des pratiques locales ou des conditions concurrentielles, au paiement indirect de tout pot-de-vin, dessous de table ou autre paiement corrompu pouvant être effectué par des tierces parties, telles que les représentants, consultants, courtiers, entrepreneurs, fournisseurs, co-entreprises ou sociétés affiliées, ou tout autre intermédiaire ou agent agissant au nom d Eaton. Aucun salarié ne sera pénalisé pour un délai ou une perte d activité résultant de son refus de payer un pot-de-vin. Tierces parties La politique anticorruption interdit les offres, les promesses et paiements corrompus effectués par l intermédiaire d un agent d un de nos partenaires, d une co-entreprise ou de tierces parties. Il est donc important de procéder à des audits de contrôle préalables (procédure de due diligence) de ces partenaires ou agents et de ne pas ignorer les faits qui pourraient indiquer qu une de ces formes de corruption puisse survenir. L objectif de cette procédure de due diligence est de s assurer, dans la mesure du possible, qu Eaton ne traite qu avec des agents, représentants et partenaires honorables et honnêtes. Les contrats avec des agents, des tierces-parties représentant Eaton, ou des partenaires de co-entreprises, doivent, en outre, contenir des clauses visant à réduire les risques de paiements illicites potentiels. Rétributions pour passe-droits Bien que la loi américaine permette les paiements rétribuant les passe-droits (à condition qu ils soient correctement consignés dans les registres financiers de l entreprise), ces paiements sont illégaux selon les lois locales de la majorité des pays hors des Etats-Unis. Les rétributions pour passe-droit représentent des sommes peu importantes versées pour assurer ou accélérer une démarche gouvernementale non discrétionnaire ordinaire, effectuée par un employé administratif hors des Etats-Unis. Un passe-droit peut être, par exemple, un paiement permettant de pratiquer des activités commerciales, de traiter les visas et les commandes en cours, d obtenir des services téléphoniques et internet, ou d expédier des livraisons passant par les services douaniers (après s être assuré d être en conformité avec les exigences se 2
rapportant à ces démarches). Eaton interdit les rétributions pour passe-droit sauf sous les deux conditions suivantes et uniquement après approbation du service juridique d Eaton (ou, si cette approbation n est pas préalablement possible pour des circonstances raisonnables, le plus rapidement possible après le paiement) : Lorsque le non paiement entraîne un risque pour la santé, la sécurité, le bien-être physique ou moral de l employé (ou de ses accompagnateurs), ou Lorsque le non paiement risque d entraîner un coût ou une perte économique imminente et substantielle pour Eaton, dans le cas où un fonctionnaire d état n a pas effectué le service non discrétionnaire qu Eaton est légalement en droit d obtenir comme, par exemple, lorsque l ouverture d un site de production est retardée à cause d un refus de branchements ordinaires tels que les branchements d eau, d électricité ou de téléphone que l exploitation est normalement en droit d obtenir. Livres et registres La conformité au FCPA exigeant que toute rétribution pour passe-droit soit correctement inscrite dans les livres et registres d Eaton, il est impératif qu elle soit notifiée auprès de votre contrôleur et enregistré comme étant un paiement pour passe-droit. S il n est pas correctement enregistré, ce paiement, même autorisé par la loi, peut entraîner la responsabilité d Eaton. 3
ANNEXE A LA POLITIQUE MONDIALE ANTICORRUPTION Exemples Scénario : Un inspecteur d état d un marché émergent a découvert un nombre de petites violations à la sécurité sur votre site. Il menace de le faire fermer à moins que vous ne régliez une amende sur le champ. Analyse : Dans ce cas, contactez immédiatement le service juridique. Bien que nous préférions éviter des difficultés administratives supplémentaires, effectuer un paiement à un inspecteur d état est malhonnête et probablement illégal. Scénario : Le chef des achats d un client déclare qu elle va signer un accord de fourniture à long terme avec Eaton, mais seulement si Eaton accepte de ristourner une partie du prix d achat à son entreprise. Que faites-vous? Analyse : Si vous acceptez de ristourner une partie du prix d achat (en vous assurant que le prix net est toujours réaliste) afin d obtenir le contrat, assurez-vous que cette ristourne sera payée à un compte appartenant à l entreprise acheteuse et non pas au compte privé du chef des achats ou d une tierce personne. Face à une requête spéciale relative à un paiement ou au routage de marchandises, etc., assurez-vous à ce que ce soit en toute légalité et non pas au service d un projet ou d un procédé malhonnête. Scénario : Eaton cherche à acheter un terrain pour y construire une nouvelle usine dans un marché émergent. Le terrain appartient au gouvernement local. Un agent immobilier vous informe qu il peut organiser la vente grâce à ses relations locales, moyennant une commission égale à 25 % de la valeur de la transaction. Pouvez-vous payer cette commission? Analyse : Non. Le fait que la commission soit très élevée et que l agent immobilier ait des relations étroites avec le gouvernement doit être le signal d alarme face à une transaction qui semble malhonnête. 4
Scénario : Alors que vous essayez de quitter un pays qui fait face à une agitation sociale, vous êtes retenu par un douanier local. Ce dernier vous demande de régler des frais administratifs de 20 dollars US afin de passer la douane. Analyse : Dans ce cas de figure, vous pouvez régler ce paiement, à condition que vous le déclariez aussitôt au service financier, et qu il soit correctement enregistré. Scénario : Un client vous demande d établir deux factures pour une vente de produits, la première indiquant le prix réel et l autre, un prix plus élevé. Le client paiera la première facture et utilisera la seconde afin de facturer un tarif plus élevé à l utilisateur final. Ceci est-il acceptable? Analyse : Non. En établissant une seconde facture plus élevée, Eaton peut être accusée d aider un client à perpétrer un acte frauduleux ou une falsification. Ceci pourrait entraîner Eaton à engager sa responsabilité légale bien que ce soit le client qui ait utilisé les factures de façon abusive. (Il en est de même si le client demande un double de facture indiquant un prix moins élevé que le prix réel. Si le client a utilisé le double de la facture afin de réduire le montant des droits de douane, Eaton peut être légalement responsable d avoir aidé son client à se soustraire à ce paiement.) Scénario : Une grosse expédition de produits Eaton est en route vers un client important d un marché émergent. Les marchandises sont retenues à la douane parce que le conteneur ne porte pas la mention marchandises dangereuses comme il est indiqué sur les papiers d expédition. Ce délai risque d entraîner un retard de livraison. Un transporteur tiers vous informe que vous pouvez convaincre les services douaniers de ne pas tenir compte de cette erreur contre le paiement d une petite somme. Est-ce une bonne idée? Analyse : Non. En tant qu employé Eaton, il vous est interdit de procéder à ce type de paiement, de même que de le faire faire par le transporteur, ce qui revient au même que de le faire vous-même. Nous ne devons jamais demander à une tierce partie de faire quelque chose à notre place, alors qu il nous est interdit de le faire nous-mêmes. Scénario : Vous voulez engager un consultant afin de vous aider à solliciter des marchés auprès des clients, dont des entités appartiennent à l état. Ce consultant demande une avance de frais de logistique de 100 000 dollars US, ainsi qu une commission de 25 % sur tous les contrats. Le consultant ne possède pas d expérience particulière dans les produits Eaton, mais c est une personne bien connue pour faire avancer les choses. Devriez-vous prendre part à ce genre d accord? Analyse : Non, pas sans des audits de contrôle supplémentaires et d une solide 5
protection contractuelle. Bien que cet accord ne soit pas illégal a priori, il devrait sonner le signal d alarme qui déclenche les vérifications nécessaires pour vous éviter, ainsi qu à l entreprise, le risque d être en violation avec le FCPA ou autres lois anticorruption. Vous devez être très attentif aux demandes inhabituelles d avances et/ou aux commissions destinées à des tierces parties, particulièrement lorsqu elles impliquent directement des entités gouvernementales et qui, en fait, ne vendent qu un accès. Vous devez agir en toute conscience dans le cas d une analyse FCPA en ignorant sciemment les informations relatives à des tierces parties qui indiquent la probabilité qu un paiement corrompu aura lieu. Contactez le service juridique qui vous aidera à réaliser la procédure de due diligence relative aux agents et qui vous fournira la terminologie contractuelle adéquate. Scénario : Vous avez l intention de fonder une co-entreprise avec une société, afin de répondre à un appel d offres sur un contrat gouvernemental au Moyen-Orient. Lors des négociations, votre partenaire révèle qu il possède déjà plusieurs contrats existants avec des tierces parties dans des pays où la corruption est monnaie courante. Certains de ces contrats servent à fournir des introductions auprès de fonctionnaires de l état et votre partenaire affirme qu ils sont nécessaires pour obtenir des marchés dans un pays spécifique. Pouvez-vous vous engager dans une telle démarche? Analyse : Non, pas sans informations complémentaires. Bien que ce partenaire potentiel de co-entreprise ait signé ces contrats avant qu Eaton ne s implique, il peut s avérer problématique de s engager plus avant, d un point de vue juridique et commercial. Ces introductions payantes peuvent être considérées comme des transactions corrompues. Eaton, en tant que partie prenante de la co-entreprise risque d engager sa propre responsabilité, selon le FCPA et autres lois anticorruption, même si aucun employé Eaton n a été impliqué dans la transaction corrompue. Au plan commercial, les opérations et le montant du marché en cours peuvent subir un impact négatif si le partenaire de la co-entreprise ou son agent ont précédemment eu des agissements corrompus afin d obtenir des contrats d état ou des décisions favorables de la part du gouvernement. Avant de vous engager dans un contrat de co-entreprise, contactez le service juridique afin qu il vous aide à engager une procédure de due diligence. De cette façon, vous pouvez examiner les contrats et autres documents pertinents, interroger les acteurs clés et analyser les déclarations et garanties du marché. Ce processus vous apportera l assurance que les contrats de la tierce partie ne sont pas basés sur des relations corrompues. 6
FOIRE AUX QUESTIONS Qu est qu un pot-de-vin ou un dessous-de-table? Le pot-de-vin est une forme de corruption qui représente généralement le fait d offrir ou de recevoir un paiement, un cadeau, un prêt, des honoraires, une récompense ou tout autre avantage ou rétribution donné ou reçu de/à quelqu un afin de le persuader de faire ou de ne pas faire quelque chose, ou d influencer une décision. La corruption peut être, par exemple, un paiement d argent dans le but de : (a) obtenir, empêcher ou influencer un marché, (b) obtenir un avantage injustifié ou abusif dans la conduite des affaires (tel qu une taxation plus favorable) ou, (c) influencer le jugement ou la conduite d une tierce partie, ou bien encore de provoquer le résultat ou l action favorable que l on désire obtenir. Un dessous-de-table est une forme particulière de corruption. C est un retour, contraire à l éthique et illégal, d une partie de paiement déjà effectué qui a financé en partie une transaction commerciale légale. Par exemple, un fournisseur non respectueux de l éthique peut accepter de payer une somme d argent à un directeur des achats contre l obtention d un contrat de fourniture. Est-il acceptable de rendre un service ou d offrir un cadeau à quelqu un, plutôt que de donner de l argent pour que cette personne fasse quelque chose pour Eaton en retour? Non. Les pots-de-vin, dessous-de-table ou autres formes de paiement corrompu peuvent se présenter sous toutes sortes de formes et non pas seulement par le paiement d une somme d argent. Ils peuvent également se présenter comme : Trouver du travail à un membre de la famille du bénéficiaire corrompu. Promettre du travail à un fonctionnaire après qu il ait pris sa retraite. Faire des cadeaux excessivement luxueux ou faire des avances sexuelles. Vous devez vous assurer que tout cadeau, billet de spectacle ou de voyage, offert à un fonctionnaire ou à un salarié d une entreprise privée, ne puisse être considéré comme un pot-de-vin ou autre paiement corrompu. Reportez-vous à notre Politique mondiale relative aux cadeaux et invitations, qui vous guidera sur la pertinence d offrir ou d accepter des cadeaux, des spectacles et des voyages. Qu en est-il des dons aux organismes caritatifs? Comment ces dons peuvent-ils être considérés comme inadéquats? Les salariés doivent éviter les dons ou le mécénat qui peuvent être des vecteurs déguisés pour obtenir des pots-de-vin ou autres paiements corrompus. Un fonctionnaire corrompu peut suggérer qu avant de pouvoir être en mesure d obtenir 7
un marché, nous devons accepter de faire des dons à un organisme caritatif de son choix. Vous devez obtenir l approbation de notre service juridique avant d accepter de faire de tels dons. Nous devons nous assurer que les conditions suivantes sont bien respectées : (a) l organisme caritatif est un organisme officiel, (b) le paiement ne peut pas être redirigé vers l employé ou sa famille, afin qu ils puissent en profiter d une façon quelconque, (c) le don est transparent et sera dûment enregistré dans nos livres financiers, (d) la démarche est en conformité avec les lois pertinentes et, (e) le don n est pas fait en échange d une décision favorable de la part de celui qui le sollicite. Est-il acceptable de fournir à un client une facture sur laquelle figure un montant plus élevé ou plus bas que le montant réellement facturé? Non. Toutes les factures que nous émettons doivent refléter le prix exact auquel les produits facturés ont été vendus. Ceci s applique quelle que soit la raison donnée par le client quant à l utilisation de cette facture. Qu est-ce qu un fonctionnaire? Si une entreprise cliente appartient aux autorités locales, le directeur des achats est-il un fonctionnaire. Le terme fonctionnaire d état est un terme général. Il inclut tous les employés, à tous les niveaux, d une agence ou d un département gouvernemental, que ce soit dans une capacité exécutive, législative ou juridique. Les cadres et employés d entreprises appartenant ou sous contrôle de l état, sont considérés comme des fonctionnaires. Ce terme inclut non seulement des personnes individuelles comme les élus, les inspecteurs des douanes et des impôts ainsi que les directeurs de marchés publics, mais également les employés des entreprises nationalisées. Il inclut également : (a) toute personne agissant en qualité de représentant officiel d un organisme, d un département ou d une agence d état, (b) les cadres et employés de tout organisme public international, tel que le Fonds monétaire international, l Union européenne et la Banque mondiale, ainsi que : (c) les partis politique étrangers, les représentants de partis ou les candidats au bureau d un parti étranger. N oubliez pas que cette politique anticorruption interdit d offrir ou d accepter des pots-de-vin, des dessous-de-table ou autres formes de paiement corrompu à qui que ce soit, fonctionnaire ou non. Dans certaines entreprises, il est courant d engager un agent tiers afin qu il aide à développer et maintenir les activités commerciales. Quels signaux d alarme les employés doivent-ils prendre en considération pour s assurer qu un agent ne procède pas à des paiements inadéquats? Procéder à des audits de contrôle préalables (la procédure de due diligence) des partenaires commerciaux potentiels est important, car des paiements effectués par une tierce partie pour le compte d Eaton peuvent entraîner Eaton dans les mêmes responsabilités que si Eaton avait fait le paiement 8
elle-même. Assurez-vous que le futur partenaire commercial est une entreprise légitime, possédant le savoir-faire, le talent, les ressources et les compétences nécessaires pour faire face à ses obligations et assurez-vous également que l entreprise et ses employés, ou ses sociétés apparentées n ont jamais et ne seront jamais, susceptibles de procéder à des paiements illicites. Vous devez vous poser les questions suivantes, afin d être sensibilisé à toute possibilité de paiement corrompu impliquant des tierces parties : Quelle est la réputation de la tierce partie, particulièrement pour ce qui concerne la corruption? La tierce partie a-t-elle des liens familiaux ou commerciaux avec un fonctionnaire d état? Dans le cas d une entité, la tierce partie appartient-elle à un fonctionnaire d état? Dans le cas d une personne, la tierce partie est-elle à présent, ou a-t-elle été fonctionnaire d état? La tierce partie a-t-elle été recommandée par un fonctionnaire d état? La tierce partie possède-t-elle le personnel, les locaux et autres ressources adéquates afin de pouvoir fournir le service requis? Les honoraires, la commission ou autre moyen de rémunération de la tierce partie, sont-ils raisonnables et en adéquation avec les tarifs en vigueur du marché pour des services ou des démarches similaires dans la même situation géographique? La tierce partie demande-t-elle des paiements en espèces, des gratifications inhabituelles, des paiements d avances substantiels, ou encore un processus de paiement inhabituel tel que les paiements offshore ou vers des comptes hors comptabilité? La tierce partie comprend-elle et accepte-t-elle de se conformer à la politique d Eaton relative à l interdiction des paiements corrompus? La tierce partie a-t-elle été l objet d investigations, d une enquête informelle, ou condamnée pour corruption? Et, pour finir, il est important que la procédure de due diligence s applique également à surveiller et étudier les actions et les performances contractuelles du partenaire commercial au cours de la période de son engagement, afin que tout problème puisse être identifié et traité rapidement. Le service juridique est à votre disposition pour vous guider dans votre procédure de due diligence et vous aider à en évaluer les résultats. Je suis confiant quant à ma procédure de due diligence concernant un futur partenaire commercial, mais j aimerais savoir quel type de clauses contractuelles je dois inclure dans notre contrat de partenariat. Le service juridique peut vous conseiller dans ce domaine mais, en général, ces 9
clauses incluent : (a) les déclarations, les garanties et les clauses de sauvegarde anticorruption relatives à la conformité avec les lois anticorruptions, y compris le FCPA, (b) les droits de procéder à des audits des livres et registres du partenaire commercial afin de s assurer de leur conformité avec ces déclarations, garanties et clauses de sauvegarde, (c) les droits d annuler un partenariat commercial suite à une violation des lois anticorruptions et des déclarations, garanties et clauses de sauvegarde du contrat relatifs à de tels sujets. Comment dois-je réagir à une demande ou une offre de paiement corrompu? Malgré la bonne réputation d Eaton, notre code d éthique et nos meilleures intentions, chacun d entre nous peut rencontrer, au cours de ses activités professionnelles, des situations au cours desquelles il est face à un client potentiel ou à un fonctionnaire qui s attend à recevoir un pot-de-vin ou autre paiement corrompu, ou qui nous propose un dessous-de-table. Outre le refus initial à une telle proposition, vous devez toujours demander un soutien en interne. Votre superviseur ou un autre manager Eaton peut contacter l entreprise d où émanent ces demandes malhonnêtes et porter cette transgression aux plus hauts niveaux hiérarchiques. Au cours de vos interactions professionnelles, n oubliez pas non plus les points suivants : Renforcez vos relations, concentrez-vous sur le gagnant-gagnant. Soulignez votre détermination dans vos efforts pour le client, le vendeur ou le fonctionnaire afin que votre démarche gagnant-gagnant soit au diapason avec la rigueur de nos principes et de nos valeurs. Evoquez l importance des valeurs et de l intégrité d Eaton et sa détermination d appliquer la bonne conduite dans les affaires. Evoquez ce qu Eaton met sur la table : technologie, investissement, savoir-faire, formations, emplois et croissance. Lorsque vous évoquez nos valeurs, n oubliez pas de souligner le fait que nous attendons de nos employés, de nos partenaires commerciaux, de nos vendeurs, des entrepreneurs et des fonctionnaires avec lesquels nous travaillons, que leurs actions soient en conformité avec ces valeurs. Rappelez aux fonctionnaires locaux que nous investissons dans leur communauté parce que nous avons confiance dans leur capacité à faire barrage contre la corruption. Expliquez que la loi inflige des amendes et des pénalités conséquentes en cas de paiement corrompus impliquant des fonctionnaires et que cette loi s applique également lorsque des paiements inadéquats ne sont pas enregistrés correctement. Envoyez constamment ce même message : Voici ce que nous sommes, Voici la bonne conduite que nous adoptons en affaires Ne ménagez pas vos efforts pour vous assurer que votre réputation et celle 10
d Eaton vous précède. Faites en sorte que la question ne se pose même plus. Enfin, n hésitez pas à déclarer forfait, si nécessaire, sachant que vous avez fait le bon choix. Eaton n a ni besoin, ni l intention d obtenir des marchés s ils doivent faire l impasse sur l éthique et sur la légalité. 11