Guide HSBCnet Gestion des Utilisateurs existants Janvier 2016
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Sommaire SOMMAIRE... 3 AVANT DE COMMENCER... 4 PERSONNALISATION DE L ONGLET GESTION DES UTILISATEURS ET DES COMPTES... 4 LES OUTILS DE GESTION DES UTILISATEURS... 4 AUTHENTIFICATION RENFORCEE... 5 MODE D ADMINISTRATION : SIMPLE OU DOUBLE AUTORISATION... 5 GESTION DES UTILISATEURS EXISTANTS... 6 CONSULTATION DE PROFILS UTILISATEURS... 8 CONSULTER DROITS UTILISATEUR... 9 MODIFIER PROFIL UTILISATEUR... 10 MODIFIER DROITS UTILISATEUR... 11 MODIFIER LE NIVEAU D ACCES MULTI-UTILISATEUR PAR COMPTE... 14 SUSPENDRE L UTILISATEUR... 17 REACTIVER L UTILISATEUR SUSPENDU... 17 SUPPRIMER L UTILISATEUR... 18 GERER LES CALCULETTES... 18 CREATION D UN NOUVEL UTILISATEUR... 18 SYNTHESE AUTORISATION UTILISATEUR... 19 SUIVI DE L ACTIVITE DES UTILISATEURS... 23 INTERROGATION JOURNAL D ACTIVITE... 23 JOURNAL DES EVENEMENTS SERVICES COMPTES... 24 RAPPORTS ADMINISTRATIFS... 27 3
Avant de commencer HSBCnet fournit à ses clients une gamme complète d outils administratifs pour gérer les droits de leurs Utilisateurs. Cela inclut le paramétrage et l habilitation d autres Administrateurs et Utilisateurs. Ce guide est réservé aux Administrateurs HSBCnet. Il existe deux types d administrateurs : l Administrateur Système Initial qui est défini lors de la signature du contrat et l Administrateur Système qui est un Utilisateur possédant des droits supplémentaires d administration. Les habilitations pour s informer, préparer et autoriser les instructions administratives sont données individuellement. En fonction du paramétrage au niveau Utilisateur, vous pourrez être habilités à différents rôles en tant qu Administrateur et/ou Utilisateurs. Personnalisation de l onglet Gestion des Utilisateurs et des comptes Vous avez la possibilité d organiser l onglet Gestion des Utilisateurs et des comptes selon vos besoins et faire apparaître uniquement les options que vous utilisez, dans l ordre qui vous convient. L ONGLET GESTION DES UTILISATEURS ET DES COMPTES A noter : Les pages peuvent être différentes en fonction du pays et/ou la configuration de votre portefeuille HSBCnet. Les outils de gestion des Utilisateurs Votre Administrateur doit vous habiliter à l administration d HSBCnet afin que vous puissiez utiliser les fonctions suivantes : 4
- Gestion des Comptes permet pour chaque compte le paramétrage des limites de signature, la personnalisation des libellés et le regroupement de comptes ; - Journal des Evénements permet d accéder à la liste de toutes les opérations créées via HSBCnet ; - Interrogation Journal d Activité permet de générer une liste avec les connexions, les modifications et les suppressions effectuées par les Utilisateurs ; - Rapports Administratifs permet aux Utilisateurs de créer et télécharger des rapports donnant des informations sur les Utilisateurs, les comptes et les autorisations ; - Synthèse Autorisation Utilisateur liste les habilitations d Utilisateurs en attente d approbation ; - Gestion des Utilisateurs permet aux Administrateurs d accéder et de modifier les profils, les habilitations d Utilisateurs ainsi que de gérer les calculettes ; - Gestion des comptes permet de définir une limite de transaction pour chaque type de paiement. Authentification renforcée Dans la plupart des pays, l authentification sur HSBCnet requiert une calculette. Lorsque vous accédez au module Administration HSBCnet vous devez vous ré-authentifier. Mode d administration : simple ou double autorisation Votre contrat HSBCnet définit comment le système d administration est organisé. Lors de la signature, vous avez choisi votre mode d administration : - Avec la Simple autorisation, toutes les actions de l Administrateur sont traitées immédiatement sans aucun accord supplémentaire ; - Avec la Double autorisation, chaque action d un Administrateur requiert l approbation d un second Administrateur. A noter : un Administrateur peut modifier ses propres habilitations, un second Administrateur devra alors valider les modifications. De même, un Administrateur peut être valideur de modifications de ses propres habilitations s il n en est pas l initiateur. 5
Gestion des Utilisateurs existants L outil Gestion des Utilisateurs vous permet d effectuer les fonctions administratives suivantes : Consulter Profil Utilisateur : Consulter uniquement les informations personnelles comme le nom de famille de l Utilisateur, son prénom, son adresse, etc. ; Consulter Droits Utilisateur : Consulter uniquement les outils et services auxquels l Utilisateur est habilité à accéder ; Modifier Profil Utilisateur : Modifier les informations personnelles comme le nom de famille de l Utilisateur, son prénom, son adresse, etc. ; Modifier Droits Utilisateur : Modifier les outils et services auxquels l Utilisateur est habilité à accéder ; Modifier le niveau d accès Multi-Utilisateur par compte : Modifier simultanément les habilitations de plusieurs Utilisateurs d un compte en particulier ; Suspendre l Utilisateur : Empêcher un Utilisateur de se connecter à HSBCnet ; Réactiver l Utilisateur suspendu : Rétablir l accès d un Utilisateur suspendu ; Supprimer l Utilisateur : Supprimer de façon permanente un Utilisateur de la base de données du système ; Gérer les calculettes : Commander et gérer les calculettes (pour en savoir plus, reportez-vous au chapitre 3 du guide dédié à la gestion des calculettes) ; Afficher les restrictions d adresse IP des clients : Afficher la liste des adresses IP des Utilisateurs qui sont habilités à accéder à votre profil HSBCnet. Ce service est facultatif ; Création d un nouvel Utilisateur : Créer le profil d un nouvel Utilisateur HSBCnet. 6
L OUTIL GESTION DES UTILISATEURS La fonction de recherche, disponible pour de nombreuses activités de gestion des Utilisateurs, affiche les éléments relatifs à votre demande. En cliquant sur un nom, vous accédez aux informations du profil de l Utilisateur. LA PAGE DE RECHERCHE D UTILISATEUR POUR LES ACTIVITES DE GESTION DES UTILISATEURS A noter : les profils Utilisateurs ayant des modifications en attente non encore approuvées ne sont pas visualisables. Utilisez l outil Synthèse Autorisation Utilisateur pour contrôler les modifications en attente. 7
Consultation de profils Utilisateurs A partir de l outil Gestion des Utilisateurs, choisissez Consulter Profil Utilisateur pour consulter les informations personnelles des Utilisateurs au sein de votre société, telles que leur nom, leur adresse, leur identifiant HSBCnet... Vous pouvez également voir si l Utilisateur en question est Utilisateur standard ou Administrateur. Un Administrateur est un Utilisateur standard qui à en plus la possibilité de configurer les droits des autres Utilisateurs et de lui-même. CONSULTER PROFIL UTILISATEUR Une approbation conjointe signifie que deux Utilisateurs minimum sont nécessaires pour valider les modifications sur HSBCnet. 8
Consulter Droits Utilisateur A partir de l outil Gestion des Utilisateurs, choisissez Consulter Droits Utilisateur pour voir les informations sur les habilitations des Utilisateurs dans votre société. Pour voir les détails des autorisations, choisissez un service. 9
Modifier Profil Utilisateur A partir de l outil Gestion des Utilisateurs, choisissez Modifier Profil Utilisateur pour accéder aux informations personnelles d un Utilisateur telles que son nom d Utilisateur et son adresse. Cliquez sur pour enregistrer les changements. MODIFIER PROFIL UTILISATEUR Un accusé de réception confirme votre action. Pour les clients avec Administration Double, les changements doivent être autorisés par un autre Administrateur dans l outil. 10
Un accusé de réception confirme votre action. Si vous avez choisi la Double autorisation comme mode d administration, les changements doivent être autorisés par un autre Administrateur dans l outil Synthèse Autorisation Utilisateur. Modifier Droits Utilisateur A partir de l outil Gestion des Utilisateurs, choisissez Modifier Droits Utilisateur pour accéder aux informations d habilitation des Utilisateurs de votre société. Cliquez sur Droits Administratifs Utilisateur pour modifier les niveaux d accès des Administrateurs au module Administration. Pour tous les Utilisateurs, choisissez un service parmi les services de comptes et services généraux et modifiez les détails que vous souhaitez. Vous pouvez aussi cliquer sur existant. pour copier les contrôles d accès d un Utilisateur 11
MODIFIER DROITS UTILISATEUR Vous pouvez choisir plus tard. Cliquez sur pour enregistrer les changements et les compléter pour afficher la page de confirmation. 12
MODIFIER DROITS UTILISATEUR PAGE DE CONFIRMATION Vérifiez les informations sur les contrôles d accès et cliquez sur pour traiter les changements. Vous pouvez aussi cliquer sur modifier les changements effectués. pour retourner sur la page précédente et Un accusé de réception confirme votre action. Si vous avez choisi la Double autorisation comme mode d administration, les modifications doivent être autorisées par un autre Administrateur dans l outil Synthèse Autorisation Utilisateur. 13
Modifier le niveau d accès Multi-Utilisateurs par compte A partir de l outil Gestion des Utilisateurs, choisissez Modifier le niveau d accès Multi-Utilisateurs par compte pour modifier simultanément les habilitations de plusieurs Utilisateurs d un compte en particulier. Utilisez le Filtre pour voir apparaître la liste des comptes auxquels vous souhaitez apporter des modifications d accès. Les options de filtrage disponibles sont : Compte, Localisation du Compte, Valeur à rechercher. Cliquez sur pour voir les comptes correspondant à vos critères de recherche. Puis, cliquez sur un compte spécifique pour voir les détails du compte. MODIFIER LE NIVEAU D ACCES MULTI-UTILISATEURS PAR COMPTE - LISTE DES COMPTES La page de détails du compte affiche une liste de services disponibles pour ce compte. Cliquez sur l intitulé d un service dans la section Services de comptes pour afficher la liste des Utilisateurs habilités. DETAILS DU COMPTE - SERVICES DE COMPTES 14
Modifiez les habilitations des Utilisateurs en sélectionnant les cases appropriées. MODIFIER LE NIVEAU D ACCES MULTI-UTILISATEURS PAR COMPTE OPTION EUROZONE PAYMENTS : LISTE D UTILISATEURS POUR LES SERVICES SELECTIONNES MODIFIER LE NIVEAU D ACCES MULTI-UTILISATEURS PAR COMPTE OPTION INFORMATIONS SUR LE COMPTE : LISTE D UTILISATEURS POUR LES SERVICES SELECTIONNES Cliquez sur liste des accès Utilisateurs en attente. pour soumettre les modifications. Une page de confirmation affiche une 15
MODIFIER LE NIVEAU D ACCES MULTI-UTILISATEURS PAR COMPTE CONFIRMATION : LISTE DES UTILISATEURS EN ATTENTE DE DROITS Utilisez l icône pour imprimer la confirmation. Pour vérifier les habilitations d un Utilisateur, cliquez sur son nom. Cliquez sur pour soumettre vos modifications, ou cliquez sur pour faire encore des changements. Si vous avez validé vos modifications, un accusé de réception final confirme votre action. Si vous avez choisi la Double autorisation comme mode d administration, les modifications doivent être autorisées par un autre Administrateur dans l outil Synthèse Autorisation Utilisateur. Le statut de la modification sera le suivant : Contrôle des Accès Multi-Utilisateur Approbation en attente. 16
Suspendre l Utilisateur A partir de l outil Gestion des Utilisateurs, choisissez Suspendre l Utilisateur pour interdire à un Utilisateur l accès à sa page personnelle HSBCnet. La suspension est en général temporaire et effectuée par exemple quand un Utilisateur prend un congé. Après confirmation, la suspension a lieu immédiatement, même si l Utilisateur est en train d utiliser le système. SUSPENDRE L UTILISATEUR Un accusé de réception confirme votre action. Même si vous avez choisi la Double autorisation comme mode d administration, cette action ne nécessite pas l approbation d un second Administrateur. Réactiver l Utilisateur suspendu A partir de l outil Gestion des Utilisateurs, choisissez Réactiver l Utilisateur suspendu pour restaurer l accès d un Utilisateur suspendu à sa page personnelle. Un accusé de réception confirme votre action. Si vous avez choisi la Double autorisation comme mode d administration, cette action nécessite l approbation d un second Administrateur dans l outil Synthèse Autorisation Utilisateur. 17
Supprimer l Utilisateur A partir de l outil Gestion des Utilisateurs, choisissez Supprimer l Utilisateur pour désactiver et supprimer les informations de l Utilisateur. L Utilisateur n aura plus accès au système. Attention : cette action n est pas réversible. SUPPRIMER L UTILISATEUR Si vous avez choisi la Double autorisation comme mode d administration, cette action nécessite l approbation d un second Administrateur dans l outil Synthèse Autorisation Utilisateur. Gérer les calculettes Le module Gestion des Utilisateurs fournit également un accès à l outil Gérer les calculettes. Pour plus d informations, reportez-vous au guide intitulé «Chapitre 3 Gestion des calculettes». Création d un nouvel Utilisateur Le module Gestion des Utilisateurs vous permet de créer un nouvel Utilisateur. Pour plus d informations, reportez-vous au guide intitulé «Chapitre 1 Enregistrement d un nouvel Utilisateur». 18
Synthèse Autorisation Utilisateur L outil Synthèse Autorisation Utilisateur vous permet, en tant qu Administrateur, de prendre des mesures sur les actions en attente en rapport avec la gestion des Utilisateurs. Utilisez l outil Synthèse Autorisation Utilisateur pour approuver, vérifier, modifier ou rejeter les actions suivantes: - Modifications des profils Utilisateurs - Modifications des droits des Utilisateurs - Réactivation des Utilisateurs suspendus - Suppression des Utilisateurs Si vous avez choisi la Simple autorisation comme mode d administration, les changements sont effectués immédiatement après que l Administrateur ait complété le processus de paramétrage et d autorisation. Si vous avez choisi la Double autorisation (administration conjointe) comme mode d administration, un second Administrateur doit approuver les modifications liées aux habilitations et aux niveaux d autorisation des Utilisateurs. Pour plus d informations sur tous les types d actions en attente relatives à la gestion des Utilisateurs existants dans l outil Synthèse Autorisation Utilisateur, référez-vous au tableau suivant. 19
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Suivi de l activité des Utilisateurs Pour avoir une vue globale des activités des Utilisateurs au sein de votre portefeuille HSBCnet, vous pouvez utiliser les outils Interrogation Journal d Activité, Journal des Evénements Services Comptes et Rapports Administratifs. Interrogation Journal d Activité En tant qu Administrateur, vous pouvez utiliser l outil Interrogation Journal d Activité pour avoir des informations concernant : - les activités d Administration effectuées par les Administrateurs qui ont utilisé les outils Gestion des Utilisateurs et Synthèse Autorisation Utilisateur ; - les modifications, directement effectuées par les Utilisateurs, liées à des données de profil qu ils ont enregistrées ; - les connexions de tous les Utilisateurs. INTERROGATION JOURNAL D ACTIVITE Accédez à l outil Interrogation Journal d Activité dans l onglet Gestion des Utilisateurs et des comptes. Sélectionnez la période de recherche puis le type d évènement recherché. Les options disponibles sont : - Modifier : fournit des détails sur les Utilisateurs dont le profil ou les droits ont été modifiés par un Administrateur durant les 35 derniers jours. - Supprimer : fournit des détails sur tous les Utilisateurs supprimés pour les 365 derniers jours. - Journal des Connexions : fournit des détails sur les connexions des Utilisateurs pour les 7 derniers jours. Une fois le type d évènement sélectionné, cliquez sur. Une page de critères de recherche apparaît. 23
CRITERES DE RECHERCHE INTERROGATION JOURNAL D ACTIVITE : MODIFIER Sélectionnez les options requises et cliquez sur. La page de résultats apparaît. Journal des Evénements Services Comptes Le Journal des Evénements Services Comptes vous permet de consulter les opérations effectuées par tous les Utilisateurs de votre société. La recherche par type d événement est disponible (par exemple : Transfert de Fichiers, Paiements/Transferts, Encaissements, Trade). JOURNAL DES EVENEMENTS SERVICES COMPTES 24
Le Journal des Evénements Services Comptes vous permet également de consulter les différentes modifications apportées aux paramétrages de comptes et aux contrôles d accès aux comptes. Paramétrage de comptes Dans l outil Journal des Evénements Services Comptes, sélectionnez la période que vous souhaitez vérifier. Si la case date est vide, le système sélectionnera automatiquement la date du jour. Sélectionnez Paramétrage Compte dans le type d événement et cliquez sur. La synthèse du journal des évènements donne une vue globale des actions d administration de comptes (par exemple la modification de limites) avec l information sur la date de modification, le compte et l Utilisateur concerné. SYNTHESE DU JOURNAL D ACTIVITE POUR GESTION DE COMPTE En cliquant sur la date d évènement vous pouvez accéder aux détails de chaque action. Vous avez également la possibilité d exporter les données en fichier PDF ou XLS grâce aux icônes. 25
DETAIL DU JOURNAL DES EVENEMENTS Contrôle Accès Compte Pour voir l historique de modifications des habilitations des Utilisateurs, sélectionnez Contrôle Accès Compte dans l outil Journal Evénements Service Comptes, et cliquez sur. Vous accédez à la liste des actions de modification des habilitations effectuées sur la période sélectionnée. Vous pouvez également voir quel Administrateur a effectué cette modification ainsi que le statut de l action après l événement (exemple : traité, en attente d approbation). 26
CONTROLE ACCES COMPTE - SYNTHESE En cliquant sur la date d évènement vous pouvez accéder aux détails de chaque action. Vous avez également la possibilité d exporter les données en fichier PDF ou XLS grâce aux icônes. Rapports Administratifs L outil Rapports Administratifs vous permet de générer et de télécharger des rapports fournissant des informations sur les Utilisateurs, les comptes et les habilitations. Ces rapports sont disponibles sur demande en formats PDF, Excel ou CSV, et contiennent des informations en temps réel. Générer le Rapport Dans la case Report type, choisissez un rapport. Dans la case Report format, sélectionner le format de votre choix pour générer le rapport. 27
Cliquez sur pour générer et voir le rapport. RAPPORT ADMINISTRATIF CUSTOMER SUMMARY Enregistrer et imprimer le rapport Pour enregistrer le rapport, utilisez la fonction Enregistrer de l application qui a ouvert le document (par exemple Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader ). De la même manière, pour imprimer votre rapport, ouvrez le rapport enregistré et utilisez la fonction Imprimer de l application. A noter : Assurez vous que les logiciels Adobe Acrobat Reader, Microsoft Excel et un éditeur de texte tel que Microsoft Word soient installés sur votre ordinateur. 28
Types de rapports Le tableau ci-dessous liste les différents types de rapports administratifs disponibles et leur description. 29
A noter : L en tête HSBCnet, le nom du rapport et la fin de rapport sur la dernière page sont seulement disponibles au format PDF. Formats des rapports Les trois types de formats disponibles pour les rapports sont : 30
HSBC France - Société Anonyme au capital de 337 189 135 euros - SIREN 775 670 284 RCS Paris Siège social : 103, avenue des Champs-Elysées - 75008 Paris Banque et intermédiaire en assurance immatriculé auprès de l ORIAS (Organisme pour le Registre des Intermédiaires en Assurance - www.orias.fr) sous le n 07 005 8 31