Enjeux de l archivage numérique dans le secteur public 7 décembre 2011 Françoise Banat-Berger Service interministériel des archives de France
Le contexte législatif, réglementaire et organisationnel Le code du patrimoine Le code général des collectivités territoriales Trois administrations centrales (réseau Culture, Affaires étrangères et Défense) qui définissent une politique, élaborent des référentiels, impulsent, animent, soutiennent les différents réseaux Des opérateurs nationaux/locaux
Le contexte législatif, réglementaire et organisationnel Une double mission : l exercice par les archivistes du CST sur la gestion des archives courantes et intermédiaires qui restent sous la responsabilitédes producteurs contrôle de la production, expertise sur les modes de classement, sur l élaboration des chartes d archivage, sur le contrôle de la qualitédesmétadonnées, sur les règles denommage, sur la gestion des versions (savoir quel est le document valide?) visas réglementaires des éliminations préparation des transferts pour archivage définitif
Le contexte législatif, réglementaire et organisationnel La prise en charge, àl'issue des durées de conservation, des archives définitives(qui présentent un intérêt patrimonial), pour conservation sécurisée, accès et valorisation dans le respect des textes régissant la communicabilitédes archives, par les services publics d'archives Il s agit cette fois d une compétence et non plus d un service fonctionnel
Qu'est ce que les archives? Tout document produit ou reçu par une personne physique et morale dans l'exercice de ses missions Quelle que soit sa date Quel que soit son support Archives publiques (imprescriptibles et inaliénables) Définition donnée par le code du patrimoine
Qu'est ce que l'archivage? Un processus dynamiquequi couvre l'ensemble du cycle de vie des archives Prise en charge des archives (capture, enregistrement, classement,métadonnées, intégration du cycle de vie: durées de conservation ) Conservation des archives Recherche, accès et consultation des archives
Archives papier/archives numériques Même processus, même méthodologie Mais exemplaire non unique, facile à dupliquer On peut accéder àdistance àl'information: dissociation entre le lieu de conservation et le lieu de consultation possible Volumétries importantes: Nécessitéd'automatiser les différentes fonctionnalités de l'archivage (démarche de standardisation des échanges, de normalisation des descriptions) On ne peut pas après coup récupérer des vracs numériques L'intervention en amont devient cruciale
Archives papier/archives numériques Le numérique est très facilement falsifiable: nécessité d'introduire des mécanismes de scellement, horodatage, voire de signature numérique Le numérique est très fragile: nécessitéde dupliquer l'information sur des sites distants, au-delàdes dispositifs classiques de sauvegarde Le numérique n'a pas vocation àêtre conservésur le long terme(obsolescences technologiques incessantes) Problématiques de pérennité, dès lors qu'on doit conserver une archive plus de 10 ans (migration des formats, des supports)
Archives papier/archives numériques Des archives numériques nécessitent pour pouvoir être gérées, exploitées, conservées et consultées convenablement une collaboration forte entre producteurs/archivistes/informaticiens Les archives numériques coûtent au moins aussi chers que des archives papier: non plus des rayonnages mais des serveurs sécurisés dupliqués, des compétences pointues d'archivistes et des informaticiens
Les actions archives de France Une prise en compte en 2004 dans le plan d administration électronique ADELE actions de sensibilisation et de formation élaboration de référentiels accompagnement de mise en place de platesformes d archivage numérique
Les référentiels Premières actions impulsées par les archives de France Élaboration d un format d échanges de données pour l archivage (le seda) Participation aux côtés de l'ex DCSSI d'une politique d'archivage type
Une politique d archivage Elaborée dès 2006 avec l ex DCSSI (ANSSI) permet de définir strictement des rôles et responsabilités des différents acteurs autoritéjuridique responsable des données et documents et de leur authenticité autoritéde conservation responsable de la sécurité, intégrité et pérennité des données (au sein du SAE) opérateur d archivage contrôleurs Répartition des rôles et responsabilités est cruciale
Archiland Accompagnement par les archives de France du développement d outils d archivage numérique Dans ce cadre, travaux menés depuis 2008 par l Adullact autour de l outil Asalae (réunit 11 collectivités associant archivistes et informatiens) Dans ce cadre, Archiland qui s inscrit dans une démarche de mutualisation entreprise par l Alpi àdestination des communes adhérentes incluant l archivage aux autres services d administration électronique, avec l intervention du centre de gestion et en lien étroit avec les archives départementales des Landes