Droit Individuel à la Formation (DIF) SOMMAIRE 1. Présentation de dispositif... 2 1.1 Qu'est ce que le DIF?... 2 1.2 Qui peut bénéficier du DIF?... 2 2. Paramétrage du DIF... 3 2.1 Créer l'organisme Collecteur agréé (OPCA)... 3 2.2 Paramétrer la fiche "Dossier-Etablissement", Onglet "4-Paie"... 3 3. Menu Gestion DIF... 4 3.1 Saisie des Formations... 4 3.2 Edition du Capital DIF... 4 3.3 Récap DIF... 5 3.4 Initialisation du DIF... 5 3.5 Le DIF et le Certificat de Travail... 6 QuadraPaie Gestion du DIF Septembre 2013 1/6
1. Présentation de dispositif 1.1 Qu'est ce que le DIF? Le Droit Individuel à la Formation (DIF) est un crédit de 20 heures de formation par an pour les CDI à temps plein (sauf disposition conventionnelle plus favorable), cumulable sur 6 ans et plafonné à 120 heures. Le crédit annuel de 20 heures est proratisé pour les salariés à temps partiel. Le salarié titulaire d'un CDD peut bénéficier du droit individuel à la formation à due proportion du temps. Le DIF est calculé dès le 1er jour de leur entrée dans l'entreprise. Le plafond de 120 heures reste acquis au delà des 6 années tant que les heures utilisées ne viennent pas en déduction. Certaines périodes d absences sont à prendre en compte pour le calcul du DIF. Le logiciel tient compte de toutes les périodes d absence : aucun prorata n est effectué en présence d une absence. Au fil des ans, le salarié reconstitue son contingent (si celui-ci est diminué du fait de la prise de formation). 1.2 Qui peut bénéficier du DIF? Tout salarié titulaire d un contrat de travail (CDI ou CDD) à temps complet ou à temps partiel bénéficie du Droit Individuel à la Formation (DIF) selon les conditions suivantes : Le salarié en CDI à temps plein ayant 1 an d ancienneté acquiert 20 heures de DIF chaque année (sous réserve de dispositions conventionnelles plus favorables). Le salarié en CDI à temps partiel ayant 1 an d ancienneté acquiert des heures de DIF chaque année, calculé au prorata de son temps de travail. Le salarié en CDD ayant travaillé 4 mois au cours des 12 derniers mois, consécutifs ou non même dans des entreprises différentes, acquiert chaque année ses heures de DIF en fonction de son temps de travail cumulé. Les salariés titulaires d un contrat de travail particulier conclu dans le cadre des politiques de l emploi (Contrat d Avenir, Contrat Initiative Emploi, Contrat d Accompagnement dans l Emploi, Contrat d Insertion-Revenu Minimum d Activité) bénéficient du DIF dans les mêmes conditions que celles prévues pour les salariés en CDD. Un salarié en Contrat de Professionnalisation ou en Contrat d Apprentissage ne peut pas bénéficier du DIF. QuadraPaie Gestion du DIF Septembre 2013 2/6
2. Paramétrage du DIF 2.1 Créer l'organisme Collecteur agréé (OPCA) Il est important de renseigner le NOM de l Organisme car c est celui-ci qui sera repris sur le certificat de travail 2.2 Paramétrer la fiche "Dossier-Etablissement", Onglet "4-Paie" Le mois d acquisition correspond à la date anniversaire. Par exemple : 01 correspond à janvier : Gestion de DIF sur l'année civile 12 correspond à décembre : Gestion du DIF en décalé du 01/12 au 30/11 Heures acquises / an : Légalement : 20H/an. Conventionnellement, ce chiffre peut varier. Affichage du capital DIF sur le bulletin : "A la date anniversaire" : le nombre d heures acquis s affichera sur le mois anniversaire Par exemple, avec 01 en (mois d acquisition) le DIF s imprimera sur le bulletin du mois de janvier "Tous les mois" : le nb d heures acquis par mois s affiche jusqu à la clôture du DIF Organisme collecteur : affecter le code organisme créé préalablement. QuadraPaie Gestion du DIF Septembre 2013 3/6
3. Menu Gestion DIF Une fois le paramétrage validé dans le dossier un menu "Gestion DIF apparait" 3.1 Saisie des Formations Sélectionnez le salarié sur la partie gauche de l'écran. Les caractéristiques de la formation sont à décrire dans la partie de droite: La saisie des dates est obligatoire et contrôlée pour éviter des chevauchements de périodes Pour la saisie des heures, 2 colonnes permettent de distinguer le nombre d'heures prises pendant le temps de travail (colonne "DIF sur temps travail"), hors temps de travail (colonne "DIF Hors temps travail"). Les autres rubriques (le descriptif de la formation, le lieu et l'organisme) sont facultatives Lorsque la ligne est validée, il est aussi possible d'enregistrer l'image d'un justificatif papier) en cliquant sur l'icône "Ajouter un document" de la barre d'outils ou en ouvrant le menu contextuel disponible par clic droit à la souris. Il est possible d'ajouter un document justificatif en cliquant sur. 3.2 Edition du Capital DIF Cette fonction permet d'éditer la lettre d'information à remettre au salarié sur laquelle apparaît le détail du droit au DIF, ainsi que les jours pris et le solde. L'édition du capital DIF (acquis, pris, solde) doit se faire à la date d'anniversaire, renseignée dans le paramétrage du dossier établissements, onglet Paie ou dans la fiche employé onglet /DIF si mois différent du dossier NB => QuadraPaie va chercher le nombre d heures DIF dans l historique des bulletins QuadraPaie Gestion du DIF Septembre 2013 4/6
3.3 Récap DIF Cette édition permet d obtenir un tableau récapitulatif du DIF de l année en cours à une date donnée (de la dernière date anniversaire à la date saisie) avec pour chaque salarié : une colonne "Total Pris" une colonne Acquis N-1 une colonne Solde NB => QuadraPaie va chercher le nombre d heures DIF directement dans la fiche employé Il est également possible d avoir les éléments suivants (si les coches correspondantes sont activées (à droite de la période demandée) : formation(s) effectuée(s) heures en cours d acquisition sur N la répartition homme/femme par catégorie Agirc/Arrco 3.4 Initialisation du DIF Ce choix permet de renseigner le compteur à la date d'anniversaire de tous les employés. Pour chaque employé, une valeur est proposée par défaut : Pour un salarié à temps complet, le compteur est initialisé à 20 heures (ou selon le nombre d'heures enregistré sur la fiche établissement) Pour un salarié à temps partiel, le compteur est proratisé en fonction du rapport entre le nombre d'heures renseigné sur sa fiche et le nombre d'heures du dossier soit la formule suivante : 20 h * Nombre heure fiche employé / Nombre d'heure du dossier. Ex : heures dossier 151.67 et heures employé 135.50 : 20 x 135.50 /151.67 = 17.87h Ce menu peut être utilisé dans 2 cas de figures : Lors de la mise en place du DIF pour la 1 ère fois Lors d une modification de tous les compteurs DIF de tous les employés en même temps NB => L initialisation du DIF doit être utilisée pour une modification collective. Pour la modification d un seul salarié (ou quelques-uns), il faut passer directement par la fiche employé. Exemple Fenêtre obtenue à l entrée de ce menu 20 heures pour un temps complet 17.87 pour ce temps partiel Même fenêtre après modification Pour mise à jour des compteurs DIF QuadraPaie Gestion du DIF Septembre 2013 5/6
3.5 Le DIF et le Certificat de Travail Le certificat de travail doit mentionner : le solde du nombre d heures acquises au titre du DIF et non utilisées ; la somme correspondant à ce solde, soit le solde multiplié par le montant forfaitaire horaire déterminé par décret et appliqué par les organismes collecteurs paritaires agréés au titre des contrats ou des périodes de professionnalisation et du DIF (soit actuellement 9,15 euros) ; l OPCA (organisme paritaire collecteur agréé) compétent pour financer les actions de formation réalisées dans le cadre de la portabilité du DIF. Le code du travail ne prévoit pas de proratisation des heures DIF en cas de rupture du contrat de travail ou de départ de l'entreprise en cours de période d'acquisition. La jurisprudence a précisé seulement que ces droits s'apprécient à l'expiration du préavis. Sur ce point, les conventions collectives peuvent être plus favorables et prévoir une proratisation sur la période d'acquisition non échue. C'est pourquoi QuadraPaie propose les 2 modes de gestion. Pour prendre en compte le prorata du DIF de l année en cours, cocher l'option correspondante. Sinon QuadraPaie prend en compte le DIF des années antérieures uniquement. QuadraPaie Gestion du DIF Septembre 2013 6/6