MINISTERE DES FINANCES ET DU BUDGET DIRECTION GENERALE DES DOUANES ET DROITS INDIRECTS PROJET SYDONIA ++ CONGO GUIDE D UTILISATION SIMPLIFIE COMPTABILITE MODACC SYDONIA+ + Serveur MODACC Caisse
Modacc.pif MODACC - Receveur
Sommaire I - Introduction à la comptabilité SYDONIA++ II - Les différents types de paiement Paiement de déclarations au comptant Procédure de paiement d une déclaration au comptant Affichage de la quittance à l écran Paiement de déclarations divers Procédure de paiement d une déclaration au comptant Présentation de la quittance à l écran Paiement de déclarations par crédit Ouverture d 1 cpte crédit Créer un nouveau cpte de crédit Activer le cpte de crédit Le code secret Utilisation d un cpte de crédit Paiement d un cpte de crédit Paiement de déclaration à crédit Présentation de la quittance à l écran Edition concernant les quittances de crédit Bordereau de paiement de compte crédit Paiement anticipé des droits et taxes Ouverture ou modification d 1 cpte de paiement anticipé Créer un cpte de paiement anticipé Le code confidentiel du compte Encaissements créditer un compte de paiement anticipé Présentation à l écran de la quittance de paiement anticipé Créditer un compte de paiement anticipé III - Les Editions du MODACC I - Introduction à la comptabilité SYDONIA++
Le module comptable de SYDONIA++ (MODACC) est un système de gestion de caisse qui permet de prendre les déclarations en comptabilité et de percevoir les droits et taxes. Le système gère : le paiement des déclarations en douane ; la délivrance de quittances pour des transactions non directement liées aux déclarations, (un encaissement ou décaissement). Les procédures de paiement anticipé et/ou différé (crédit) ; Les procédures réservées à des opérateurs dûment autorisés. Le système propose une série d états comptables pour suivre, quotidiennement ou par session de travail, les opérations effectuées par les caissiers et de ventiler les droits et taxes recouvrés ou les remboursements réalisés. Il existe un fichier de suivi complet disponible pour les opérations de contrôle et d audit. Opérations de caisse La liquidation des déclarations est le fait générateur de la dette douanière et crée dans le système une obligation financière égale au montant des droits et taxes liquidés sur la déclarations. Par le système comptable, le caissier reçoit et enregistre le paiement des droits et taxes reportés sur le bulletin de liquidation et assure ainsi, l extinction de la dette douanière. Le module offre la possibilité de prendre en compte, les paiements divers (redevances, amendes, pénalités, etc ). Le Journal Le Journal enregistre toutes les transactions (encaissements et décaissements) comprises dans la journée comptable, (période comprise entre les opérations d Ouverture et de Clôture). Procédure d ouverture du journal Le Journal doit être ouvert pour permettre l enregistrement des transactions de caisse. Choisir Fonctions, Journal, Ouverture pour ouvrir le journal.
La fonction d ouverture du journal est en principe réservée aux receveurs ou aux personnes responsables de la comptabilité. Figure 1 : écran de menu pour ouverture du journal Le Journal contient les données de toutes les quittances délivrées au cours de la journée comptable pour les paiements de déclarations ou autres. II - Les différents types de paiement Paiement de déclarations au comptant Le terme déclaration au comptant désigne les déclarations pour lesquelles les droits et taxes liquidés doivent être payés (au caissier de la douane) pour obtenir le bon à enlever des marchandises. Le paiement réel pouvant s effectuer en espèces, par chèque ou tout autre moyen de paiement. Procédure de paiement d une déclaration au comptant Pour payer une déclaration, le caissier clique : Fonctions \ Encaissements \ Déclaration (comptant)
Figure 2 : écran de menu de la procédure de paiement d une déclaration au comptant automatiquement s affiche L écran de saisie de la quittance de paiement au comptant (voir page ci-dessus) Affichage de la quittance à l écran L écran de saisie de paiement au comptant affiche la quittance en quatre zones de travail (cadrans). Figure 3 : écran de saisie d une quittance de paiement d une déclaration au comptant
Cadran Identification Liste de déclarations Autres paiements Moyens de paiement Devise Information (champs de saisie) Code déclarant ou entreprise (nom et adresse s il s agit d un occasionnel) et nombre de déclarations à payer. Références (en fonction du mode de travail ) des déclarations à payer, le montant à payer apparaît automatiquement. Codes transaction, référence et montant à payer pour les autres paiements Code moyens de paiement (espèces, chèques, traite ), référence du moyen de paiement (N de chèque), banque et montant du paiement (Facultatif) permet d enregistrer les paiements en devise autre qu en unité monétaire nationale. Une quittance peut être délivrée au même usager pour un maximum de cinq déclarations et de dix autres paiements. Le caissier saisit ensuite : Code déclarant et/ou code de l entreprise, le système affiche automatiquement le nom et l adresse. Pour un occasionnel on saisit nom et adresse. Si on saisit un code d entreprise après un code déclarant, les données entreprise se superposent et effacent les données déclarant. Le nombre de déclarations à payer (maximum de 5 déclarations par quittance). L identification de(s) la déclaration(s) suivant le mode de travail choisi. Note: Pour saisir la référence des déclarations il faut être connecté au serveur. Autres charges non directement liées aux déclarations, si besoin est. Saisir le code transaction (<F8> est disponible pour afficher la table), la référence et le montant à payer. Le code moyen de paiement (<F8> est disponible pour afficher la table); La référence du moyen de paiement (par exemple le numéro de chèque et le code banque); Le montant pour ce mode de paiement ; (Facultatif ) Code pour la devise de paiement. Note: Il est possible d utiliser jusqu à dix moyens de paiement différents pour une même quittance (par ex. : paiement partiel par chèque et complément en espèces).
Valider le paiement En fin de saisie, sélectionner Menu Local, Action pour un contrôle serveur puis Valider pour enregistrer le paiement dans le système. Le menu local Sur l écran ci-dessus le 'menu local est activé. Pour y accéder il suffit de bouger la souris et de placer le curseur sur l option «menu local» de la ligne inférieure de l écran et de cliquer le bouton droit ou gauche. Il est également possible d accéder au menu local par <F9> ou en cliquant le bouton de la souris partout sur l écran. Les options du menu local concernent la fonction en cours d utilisation sur l écran actif. Le menu local affiche les options suivantes sur la ligne supérieure: - Action Cadrans Mode de travail Les options du menu local fonctionnent comme suit:: Action Contrôle local Cette option permet de contrôler les données saisies par rapport aux fichiers de référence et de vérifier la cohérence du document. Le système affiche une fenêtre indiquant que les données sont correctes ou une fenêtre contenant la liste des erreurs. F2 - Valider Cette option confirme les données saisies et assure le traitement de la quittance dans le système comptable. En fin de traitement une fenêtre propose à l utilisateur l impression de la quittance. Cadrans Permet à l utilisateur de se déplacer parmi les différentes parties de la quittance.
Mode de travail Permet à l utilisateur de choisir le mode d identification de la déclaration(s) à payer. On peut utiliser au choix la référence déclarant, le numéro d enregistrement ou de liquidation. Cette option permet également le calcul et le paiement en devise étrangère. Les paiements divers Ce sont les Autres paiements qui concernent le recouvrement de toutes les sommes qui n ont pas un lien direct avec une déclaration. Procédure de paiement divers Pour payer une déclaration le caissier choisit dans le menu principal : Fonctions \ Encaissements \ Divers Figure 4 : écran de menu de paiement divers automatiquement s affiche L écran de saisie de la quittance de paiement divers
Présentation de la quittance à l écran Figure 5 : écran de saisie d une quittance de paiement divers Le système affiche la quittance autres paiements en trois parties. Cadran Information 1. Identification Code déclarant ou code entreprise; s il n y a pas de code déclarant, saisie du nom et de l adresse. 2. Code transaction Code de la transaction demandée, référence et montant à payer 3. Moyens de paiement Devise étrangère Code du moyen de paiement (espèces, chèque, etc.) Numéro de référence du document (par exemple N de chèque) Code banque et guichet bancaire Montant pour ce moyen de paiement (facultatif) pour le paiement dans une devise autre que la devise nationale Pour la saisie de la quittance de paiements divers, le caissier saisit les données sur l écran. La procédure est la même que pour le paiement d une déclaration au comptant à l exception des numéros de déclarations. Le menu local Pour accéder au 'menu local il suffit de bouger la souris et de placer le curseur sur l option «menu local» de la ligne inférieure de l écran et de cliquer le bouton droit ou gauche.
Il est également possible d accéder au menu local par <F9> ou en cliquant le bouton droit de la souris partout sur l écran. Les options du menu local concernent la fonction en cours sur l écran actif. Le menu local affiche les options suivantes sur la ligne supérieure: - Action Cadrans Mode de travail Les options du menu local fonctionnent comme suit : Action Contrôle local Cette option permet de contrôler les données saisies par rapport aux fichiers de référence et de vérifier la cohérence du document. Le système affiche une fenêtre indiquant que les données sont correctes ou une fenêtre contenant la liste des erreurs. F2 - Valider Cette option confirme les données saisies et assure le traitement de la quittance dans le système comptable. En fin de traitement une fenêtre propose à l utilisateur l impression de la quittance. Cadrans Permet à l utilisateur de se déplacer parmi les différentes parties de la quittance. Mode de travail Permet le calcul et le paiement en devise étrangère. En fin de saisie, sélectionner Menu Local, Action pour un contrôle serveur puis Valider pour enregistrer le paiement dans le système. Le paiements des déclarations au crédit Pour faciliter la procédure de dédouanement, le paiement des droits et taxes peut être différé par l autorisation d un crédit d enlèvement à un déclarant (ou une entreprise). Ce crédit doit couvrir le montant des droits et taxes dus pour une période donnée. L accord définit les conditions de paiement et en particulier le délai de règlement. L utilisation du compte de crédit est un processus qui comporte trois phases : 1- Ouverture et activation du compte de crédit ; 2 - Accès au compte de crédit lors du traitement de la déclaration ; 3 - Règlement périodique du compte par le paiement des droits et taxes dus.
Ouverture d un compte de crédit Il est possible de créer de nouveaux comptes de crédit (ou de mettre à jour les comptes) par l option Fonctions \ Gestion des comptes. Figure 6 : écran de menu d ouverture d un compte de crédit La fenêtre Comptes de paiement permet le contrôle et la maintenance des comptes de crédit et de paiement anticipé. Elle affiche la liste des comptes existants avec le numéro de compte, le type, le statut actuel, le code déclarant ou entreprise et les dates de validité. Figure 7 : écran de saisie d un compte de crédit
Choisir : Création (nouveau compte) ou Mise à jour (compte existant) pour ouvrir l écran. Note: pour modifier un compte existant dont le statut est actif, il est nécessaire de préalablement le suspendre. Utilisez les boutons Activer ou Suspendre de la liste pour changer le statut. Créer un nouveau compte de crédit: Attribuer un numéro de compte (ce numéro ne doit pas exister au préalable); Préciser la période de validité (par défaut le système débute à la date courante); Définir le type de compte en utilisant la <barre d espacement> ( 1 pour crédit ou 2 pour paiement anticipé ); Saisir le montant maximum du crédit; Saisir le délai de paiement (en jours) par déclarations payées individuellement ou par bordereau. Saisir le code déclarant ou entreprise - <F8> permet un look-up sur la table ; Saisir les informations voulues concernant le compte (texte libre). Note : lorsqu on modifie un compte existant, les modifications sont limitées au montant délai (en jours) et données du texte libre. Un délai de paiement (en jours) doit être défini pour les bordereaux de comptes de crédit. Une erreur système se produit si l on essaie de générer un bordereau sans définir de délai. Il faut «activer» le compte avant qu un usager puisse l utiliser. Lorsque l utilisation du compte est demandée depuis MODBRK il faut également saisir un code secret pour valider la transaction. Il peut être intéressant de créer également un compte de paiement anticipé pour le titulaire d un compte de crédit. Ceci permet de passer des déclarations en cas de dépassement de crédit et à la douane de faire des remboursements sur ce compte. Activer le compte de crédit Les comptes sont activés à partir de la liste des comptes.
On accède par les options Fonctions \ Gestion des Comptes, ceci demande la connexion au serveur. Les boutons Suspendre et Activer changent le statut du compte. Figure 8 : écran répertoire des comptes de crédit Code secret du compte Pour garantir la sécurité on attribue au titulaire du compte (déclarant ou entreprise) un code secret code lié au numéro de compte. Ce code doit être saisi après le numéro de compte lorsqu on saisit une déclaration à partir du module MODBRK. Figure 9 : écran de saisie du code confidentiel Le numéro de code secret ou NIP (Numéro d Identification Personnelle) est attribué par le système.
Pour attribuer un code secret à un nouveau compte : Choisir options Fonctions / Edition/Consultation / Compte, Code secret ; Se connecter au serveur ; Saisir le numéro de compte ; Le système affiche le code secret existant. Le format du code est de quatre caractères numériques. Note : Cette option du menu permet à un utilisateur de trouver le code secret d un compte. Elle doit être désactivée. Figure 10 : écran de menu pour l utilisateur de trouver le code secret d un compte Note: Pour des raisons de sécurité évidentes l accès à cette option doit être strictement contrôlé. Utilisation d un compte de crédit Après avoir mis en place un compte de crédit, un déclarant peut utiliser ce compte pour liquider des déclarations. Il existe plusieurs façons de procéder. Par exemple: Si l organisation en place le permet et le déclarant travaille directement à partir de ses locaux ou d un poste banalisé, la déclaration est préparée et présentée à la douane en format électronique. Lorsque la procédure le permet, le déclarant peut demander directement la liquidation et si le solde du compte est suffisant pour garantir le montant des droits et taxes dus, la déclaration est liquidée et le bon à enlever peut être délivré.
Pour utiliser un compte de crédit, le numéro de compte doit être saisi dans le champ 48 de la déclaration (paiement différé). Le système vérifie que le code est valide pour le déclarant ou l entreprise, saisis dans les champs 8 et 14 de la déclaration, et si c est conforme une petite fenêtre permet de saisir le code secret. Lorsque le code secret est valide, le traitement de la déclaration s effectue normalement. Lorsqu on demande la liquidation, le système contrôle que le montant calculé des droits et taxes n est pas supérieur au solde du compte et réalise la liquidation. Si le montant de crédit est insuffisant le traitement sera suspendu jusqu à ce que le compte soit approvisionné. Paiement sur un compte de crédit Le système comptable SYDONIA offre plusieurs possibilités pour payer les droits et taxes dus sur les déclarations liquidées avec un numéro de compte de crédit. Note: Lorsqu une déclaration est liquidée avec un numéro de compte de crédit elle doit être payée ultérieurement dans le système SYDONIA (son statut doit être marqué comme «payée») et le compte de crédit est ré augmenté. Le paiement peut être réalisé par les options : Fonctions \ Encaissements \ Déclaration (Crédit) ; Fonctions \ Encaissements \ Déclaration Bordereau(Crédit) ; Générer une quittance globale. Ces options de paiement options sont expliquées ci-après. Figure 11 : écran de menu d un paiement à crédit
Paiements de déclaration (Crédit) Cette option permet le paiement des droits et taxes dus au niveau d une déclaration ou d un groupe de déclarations identifiées. Le délai de paiement dépend des conditions de l agrément défini entre l administration des douanes et le déclarant lors de la mise en place du compte de crédit. Présentation de la quittance à l écran L écran Paiement de déclarations - Crédit affiche une zone à la fois de la quittance. La quittance est divisée en quatre cadrans). Cet écran est très proche de celui de la quittance de paiement au comptant. Cet écran demande l identification du titulaire du compte par la saisie du numéro de Compte de crédit. Sinon les mêmes données sont à saisir. Figure 12 : écran de saisie d une quittance de paiement à crédit
Menu local L écran Paiement de déclarations - Crédit possède un menu Payer des déclarations au crédit Pour payer des déclarations au crédit, il faut choisir l option Paiement de déclarations - Crédit, se connecter au serveur et saisir les données dans l écran Paiement de déclarations au crédit. La procédure est la même que celle décrite pour payer une déclaration au comptant sauf que le Numéro de compte identifie le titulaire (la saisie du numéro affiche le nom et l adresse du titulaire à l écran.) Validation du paiement Après la saisie des données, sélectionnez Menu Local, Action pour faire un contrôle du paiement par le serveur. La transaction de paiement est validée dans le système par la touche F2. Editions concernant les opérations des comptes de crédit Le système ne délivre pas les quittances tant que le règlement n a pas eu lieu (le système ne reconnaît pas les déclarations comme payées avant d avoir enregistré le paiement). Une fonction d impression, Fonctions, Editions/consultations, Comptes, Relevé de compte, présente le détail des transactions opérées sur ce compte. Figure 13 : écran de menu pour le relevé de compte
Bordereau de paiement de compte de crédit Cette option offre à l utilisateur un mode de paiement plus simple que celui précédemment décrit. Le déclarant effectue le paiement d un bordereau qui est généré par la douane. Ce bordereau de compte présente le total des droits et taxes dus les déclarations liquidées sur ce compte entre deux dates. Le déclarant paye intégralement le bordereau, le caissier saisi directement le numéro du bordereau sans avoir à saisir les numéros et montant des déclarations. Seul le montant total est saisi et toutes les déclarations sont payées sur une quittance unique. Génération d un bordereau de crédit On accède à cette option du menu par: Fonctions \ Encaissements \ Bordereau de déclarations [Crédit] \ Générer le bordereau. Le système demande les informations suivantes : Numéro de compte de crédit Date de fin. Figure 14 : écran pour accéder au relevé de compte Bien que le code bureau soit affiché dans la boîte, le système n utilise pas ce code comme critère de sélection des déclarations du bordereau.
La validité du numéro de compte est contrôlée, la date de fin du bordereau est saisie et elle peut être antérieure à la date courante, mais supérieure à la date de fin du bordereau précédent. La première fois que l on demande un bordereau de crédit sur un compte, le système va le générer pour toutes les déclarations passées au crédit à partir de l ouverture du compte jusqu à la date de fin spécifiée. Ultérieurement le système générera le bordereau à partir du jour suivant le jour de la date de clôture du bordereau précédent. La date de fin pour un bordereau de crédit ne peut être supérieure à la veille du jour courant. Par exemple, si le bordereau précédent couvrait la période du 01/12/2000 au 31/12/2000, et qu un nouveau bordereau est demandé le 01/02/2001, celui-ci le couvrira la période du 01/01/2001 jusqu au 31/01/2001.maximum Pour être sélectionnées et attribuées à un bordereau, les déclarations doivent remplir les conditions suivantes : Déclaration liquidée dans la période citée Déclaration liquidée avec la référence du compte de crédit donné ; Le montant liquidé sur chaque déclaration est supérieur à 0; Déclaration modifiée en contre écriture dans la période et qui : 1. Passe de comptant au crédit en contre écriture; ou 2. Change de numéro de compte par contre écriture. Toutes les déclarations qui remplissent les conditions ci-dessus seront intégrées au bordereau du compte de crédit. Le paiement anticipé des droits et taxes Paiement anticipé de déclarations Le compte de paiement anticipé permet à un déclarant ou un importateur de déposer par anticipation auprès du receveur des douanes un somme de monnaie suffisante pour couvrir le montant des droits et taxes à liquider sur les déclarations à traiter par SYDONIA++. Lorsqu un utilisateur fait une demande de liquidation de déclaration avec référence à un compte de paiement anticipé, si le solde du compte est suffisant pour couvrir le montant liquidé, la déclaration est immédiatement et automatiquement payée par
débit du compte. Le système attribue automatiquement un numéro de quittance à la déclaration et transfère le montant liquidé du compte sur les lignes budgétaires définitives. Ce système facilite le dédouanement car il réduit le nombre des opérations de paiement (l usager peut faire un seul paiement chaque matin pour l ensemble des opérations de la journée) et élimine la nécessité d attendre le paiement de la déclaration pour le retrait des marchandises. Un état permet de suivre les opérations d un compte (relevé de compte). Les déclarants peuvent déposer auprès de la douane un montant suffisant pour couvrir le paiement des droits et taxes liquidés sur leurs déclarations SYDONIA++. Cette fonction de paiement anticipé présente l avantage, lorsqu une demande de liquidation est faite et que le solde du compte est suffisant d avoir la déclaration payée immédiatement. Le paiement devient une étape intégrée d un processus automatique, et par ailleurs un seul paiement peut être fait pour plusieurs déclarations. L utilisation du paiement anticipé implique un processus en trois phases : 1. Création et mise en activité du compte de paiement anticipé pour le déclarant; 2. Versement sur le compte de paiement anticipé ; et 3. Accès au compte lors de la saisie et de la liquidation de la déclaration. Création d un compte de paiement anticipé Les comptes de paiement anticipé sont créés (ou modifiés en ce qui concerne les comptes existants) par les options Fonctions \ Gestion des comptes.
Figure 15 : écran du menu de gestion d un compte de paiement anticipé La fenêtre de gestion des comptes permet le contrôle et la maintenance à la fois des Comptes de crédit et de paiement anticipé. Elle affiche la liste des comptes existants avec le numéro de compte, le type du compte, le statut actuel, le code entreprise ou déclarant et les dates de validité. Ouverture ou modification d un compte de paiement anticipé Sélectionner Ouverture (nouveau compte)
ou Modification (compte existant) pour ouvrir l écran des comptes de crédit et de paiement anticipé. Figure 16: écran de gestion de compte de paiement anticipé Pour modifier un compte existant il doit être préalablement suspendu. Ceci se fait par les boutons Activer et Suspendre à partir de la liste des comptes. Créer un compte de paiement anticipé La procédure de création d un compte de paiement anticipé est identique à celle de création des comptes de crédit. Se reporter à Activer le compte de paiement anticipé Les comptes sont activés à partir des boutons de la liste des comptes.
Code confidentiel du compte Pour autoriser le débit d un compte de paiement anticipé lors de la saisie de la déclaration l usager (déclarant ou entreprise) doit saisir un code confidentiel qui permet de l identifier (en plus du mot de passe utilisateur). La procédure d attribution du code confidentiel est identique à celle utilisée pour les comptes de crédit. Encaissements - Créditer un compte de paiement anticipé Pour qu un déclarant puisse utiliser un compte de paiement anticipé, il faut qu il soit suffisamment approvisionné. Les versements s effectuent par : Fonctions \ Encaissements \ Créditer un compte. Figure 17 : écran de menu pour créditer un compte
La présentation de l écran (et de la quittance ) est la suivante : Figure 18 : écran de saisie pour créditer un compte Le menu local Il existe un Menu local l écran Créditer un compte. Ce menu local ne comporte qu une seule option Action, qui permet un Contrôle local et la Validation. La validation assure l enregistrement de l opération dans le système comptable SYDONIA.
Créditer un compte Pour créditer un compte de paiement anticipé, le caissier choisit : Fonctions\ Encaissements \ Créditer un compte, Figure 19 : écran de menu pour créditer un compte le caissier saisit les données suivantes : Numéro de référence du compte. Affiche à l écran le nom et l adresse du titulaire du compte. Le montant total qui sera versé. Met à jour les montants des soldes Précédent et actuel affichés à l écran. Le code du moyen de paiement, par exemple 1 pour espèces, 2 pour chèque... Un look-up sur la table est disponible par <F8>. Toute référence demandée pour le moyen de paiement (par exemple numéro de chèque et code de la banque). Le montant payé pour ce mode de paiement. Note: Il est possible de saisir jusqu à trois modes de paiement pour une quittance. Par exemple, paiement partiel en espèces plus un chèque. Validation du paiement Saisir les données du paiement, choisir ensuite Menu local, Action pour faire un contrôle serveur.
Valider le paiement pour enregistrer la transaction dans le système. Voir Menu Local, Action. Après la validation le numéro de quittance est affiché à l écran. Débiter un compte de paiement anticipé Pour liquider des déclarations en utilisant le compte de paiement anticipé, il faut que le titulaire conserve un solde suffisant sur son compte. Dans certaines cas, le montant déposé est supérieur à celui requis pour une déclaration ou une déclaration ne peut être traitée et le dépôt subsiste. L option de décaissement permet de rembourser les sommes déposées. Débiter un compte Pour débiter un compte de paiement anticipé le caissier choisit Fonctions \ Décaissements \ Débiter un compte Figure 20 : écran de menu pour débiter un compte puis saisit les données suivantes : Numéro de compte affiche le nom et adresse du titulaire à l écran. Le montant à débiter (rembourser) à partir du dépôt. Ceci met à jour le montant du solde précédent et du Solde actuel affichés dans la fenêtre. Le code moyen de paiement, Une référence souhaitée pour le moyen de paiement (n de chèque) et le code banque
Le montant payé par ce moyen de paiement Note: On peut saisir jusqu à trois moyens de paiement par quittance. Par exemple, un paiement partiel en espèces et un chèque. Valider le paiement Après la saisie des données du paiement choisir Menu local, Action pour un contrôle système, la validation s effectue par F2 et enregistre les données dans le système, après la validation le numéro et la date de quittance sont affichés à l écran. Utilisation d un compte de paiement anticipé Lorsque le compte de paiement anticipé a été établi le déclarant peut demander la liquidation de déclaration sur ce compte. Il existe plusieurs façons de faire : Lorsque les procédures en place le permettent le déclarant travaille depuis ses propres locaux et présente sa déclaration en format électronique (et papier). En fin de saisie et si la procédure le permet, il peut y avoir demande de liquidation. Si cette dernière est accordée (circuit vert),et que le solde du compte est suffisant la déclaration est simultanément liquidée et payée. Lorsqu on utilise un compte de crédit, on saisit le numéro de celui-ci dans la case 48 du DAU ( Paiement différé ). Le système vérifie que le code est valide et correspond soit au code déclarant soit au code entreprise des cases 8 ou 14. S il correspond une petite fenêtre de saisie est affichée pour la saisie du code confidentiel. Si le code ne correspond pas à ceux des cases 8 ou 14 un message d erreur est affiché et le traitement est suspendu en attendant la correction. Lorsque le code confidentiel est valide le traitement peut continuer et le système contrôle le montant total de la liquidation par rapport au solde du compte de crédit. Si Ie montant du crédit est suffisant pour couvrir le montant des droits et taxes la déclaration est liquidée. Si le solde est insuffisant la liquidation est refusée et le traitement suspendu jusqu à ce que le compte soit approvisionné ou le mode de paiement soit passé au comptant. La déclaration ne peut jamais être liquidée lorsque le solde du compte est insuffisant. LES EDITIONS STANDARD DU MODACC Editions concernant le journal
Les opérations réalisées au cours de la journée comptable, nécessitent un certain nombre d états de suivi qui permettent le contrôle et la ventilation des montants encaissés par rapport aux sommes physiquement présentes en caisse. On choisit : Fonctions/ Journal des opérations/ Opérations par sessions Le système prévoit trois options standard pour l édition ou la consultation du journal - 1 le journal provisoire Figure 21: écran de menu pour édition s/consultations du journal provisoire - 2 le journal définitif
Figure 22: écran de menu pour édition s/consultations du journal définitif - 3 l Etat mensuel Figure 23: écran de menu pour édition s/consultations de l état mensuel Pour les états mensuels, l opérateur de saisit fait : Fonctions / Journal/ Editions /Consultations / Etats mensuels Ces états standards sont présentés : - par type d opération - par moyen de paiement - par code budget.
Editions concernant les comptes de paiement anticipé Une quittance peut être imprimée lorsque l argent est déposé sur le compte (le compte est crédité) de paiement anticipé. Les copies des quittances de paiement sont disponibles par Fonctions, Editions/Consultations, Quittance, Paiement anticipé. Figure 24: écran de menu pour édition s/consultations des quittances Une option Fonctions \ Editions/Consultations \ Compte \ Relevé de compte fournit la liste des opérations effectuées sur un compte.
Figure 25: écran de menu pour édition s/consultations du relevé de compte