SALLE DES MARCHES PUBLICS EN LIGNE Tutoriel n 22 : "Ouverture des plis électroniques via le mode Ouvrir en ligne, sans chiffrement"
Cette vidéo concerne l'ouverture des plis reçus électroniquement, via le mode "Ouvrir en ligne", sans chiffrement électronique.
Au préalable, nous vous invitons à créer un dossier pour votre marché, dans lequel vous téléchargerez les plis électroniques une fois ceux-ci ouverts en ligne. RAPPEL : vous ne pourrez accéder aux réponses électroniques que lorsque la date et l'heure limites de remise des offres auront été atteintes.
Dans notre exemple, nous utilisons Mozilla Firefox pour aller sur Internet. Il est possible que les manipulations soient quelque peu différentes si vous utilisez un autre navigateur internet (Internet Explorer).
Avant de procéder à l'ouverture de vos plis électroniques, il est important de tester la configuration de votre poste, notamment afin de vérifier la mise à jour de Java.
Pour ce faire, à l'écran d'accueil de la salle des marchés, cliquez sur l'icône "Se préparer à dépouiller".
Cliquez ensuite sur "Tester la configuration de mon poste" pour accéder à l'écran de test.
Vous accédez à l'écran de test. Notre salle des marchés va tester automatiquement votre environnement informatique. Pour le cas où ce test est négatif, contactez notre cellule d'assistance au 02 23 48 04 54.
Une fois ce test effectué et validé, rendez vous sur votre tableau de bord en cliquant sur "Toutes les consultations".
Votre marché apparait au statut "Ouverture et analyse", dès que la date et l'heure limite de remise des offres sont dépassées.
Dans notre exemple, vous avez reçu deux réponses électroniques. Pour y accéder, cliquez sur l'icône "Accéder aux réponses", dans la colonne "Actions".
Vous accédez à l'écran des réponses électroniques reçues.
Plusieurs informations vous sont données sur cet écran : Numéro du pli, nom de l'entreprise, Date et heure de remise de ce pli, le poids informatique du pli déposé par l'entreprise, et le statut de l'enveloppe qui est pour l'instant "Fermée".
Important : Si la date et l'heure de remise sont en rouge, cela signifie que ce pli a été déposé hors délai par l'entreprise.
Dans la colonne "Actions", le mode "Ouvrir en ligne", dont nous allons vous faire la démonstration, est affiché par défaut.
Via le menu déroulant, vous pouvez accéder aux deux autres modes d'ouverture des plis : "A distance" ou "Hors ligne". Vous avez également la possibilité de refuser un pli s'il est hors délai.
Vous allez maintenant procéder à l'ouverture de vos deux plis électroniques.
Pour le cas où vous auriez beaucoup de plis volumineux, vous pouvez les ouvrir un par un en cochant la case correspondante et en cliquant sur "OK". Veillez à ce que ce soit bien "Ouvrir en ligne" qui apparaisse.
Vous avez également la possiblité de les ouvrir tous en même temps, ce que nous allons faire ici.
Pour cela, cliquez sur cette case qui va sélectionner tous les plis affichés sur cette page.
Utilisez ensuite la rubrique "Actions groupées". Cliquez sur "OK", toujours en ayant bien vérifié qu"ouvrir en ligne" apparait bien.
Important : Il faut quelques secondes à la salle des marchés pour procéder à l'ouverture des plis, il n'y pas d'indicateur d'avancement de cette action.
Une fois l'action d'ouverture terminée, le statut de vos enveloppes affichera "Ouverte en ligne".
Attention : Par défaut, la salle des marchés affiche dix plis électroniques sur une page et n'ouvre que les plis affichés sur cette page. Pensez donc : - Soit à modifier le nombre de plis affichés via ce menu déroulant - Soit à changer de page afin de refaire l'action d'ouverture sur les autres pages et bien ouvrir tous vos plis.
Une fois tous vos plis ouverts, vous allez maintenant en télécharger le contenu sur votre ordinateur. Cliquez sur le lien appelé "EL1_Enveloppe_Offre.zip" pour télécharger le premier pli.
Une fenêtre s'ouvre, cliquez sur "Enregistrer le fichier" puis sur "OK".
Suivant votre navigateur, soit le pli sera téléchargé automatiquement dans le dossier "Téléchargements" présent sur votre ordinateur, soit il vous sera demandé de choisir un emplacement sur votre ordinateur. Dans ce second cas, choisissez un dossier sur votre ordinateur, puis cliquez sur "Enregistrer".
Le pli a bien été téléchargé dans le dossier choisi. Nous allons maintenant répéter la même manipulation pour télécharger le deuxième pli. Le temps de téléchargement du pli sur votre ordinateur sera fonction de son poids informatique et de la qualité de votre connexion internet. Cela peut prendre plusieurs dizaines de minutes pour un pli de plus de 100Mo.
Comme précédemment, cliquez sur le lien du second pli appelé ici "EL2_Enveloppe_Offre.zip" pour le télécharger.
Une fenêtre s'ouvre, cliquez sur "Enregistrer le fichier" puis sur "OK".
Par défaut, il vous est proposé de télécharger le second pli dans le même dossier que le premier, cliquez sur "Enregistrer".
Nos deux plis ont bien été téléchargés dans le dossier choisi. Ils sont au format ZIP, pour plus de facilité vous pouvez les dézipper en faisant un clic droit sur chaque pli et choisir "Extraire tout".
Vous allez pouvoir procéder à l'analyse des offres. Si vous attribuez et notifiez vos marchés par voie papier, vous pourrez ensuite revenir sur la salle des marchés pour passer votre marché au stade "Décision".
Pour passer votre marché au statut Décision, il faut cliquer sur le bouton "Fin de l'analyse" à l'écran d'ouverture des plis. Attention de ne pas cliquer sur ce bouton avant d avoir procéder à l analyse de vos offres.
Focus sur la vérification de la signature électronique. Si lors de la mise en ligne de votre marché, vous avez demandé la signature électronique obligatoire des offres électroniques déposées par les entreprises, la salle des marchés effectuera un contrôle automatique de cette signature électronique sur les fichiers déposés par les entreprises et vous affichera le résultat de ce contrôle lors de l'ouverture des plis.
Dans notre exemple, nous avions demandé la signature électronique obligatoire des offres électroniques déposées par les entreprises, matérialisée après l'ouverture des plis par cette icône rouge.
A côté de cette icône sera indiqué le résultat du contrôle de la signature électronique. Pour le pli n 1, cette icône verte indique que la signature électronique des fichiers déposés par l'entreprise est valide.
En cliquant sur le bouton bleu en forme de loupe, vous accédez au détail du contrôle opéré par la salle des marchés.
Pour ce pli n 1, l'entreprise a déposé ses fichiers "un à un", le contrôle automatique a donc été effectué sur chaque fichier.
Pour le second pli, on constate une icône grise pour le contrôle de signature électronique. Cette icône signifie qu'un document n'a pas été signé ou que la signature est introuvable.
Comme tout à l'heure cliquez, sur le bouton bleu en forme de loupe pour accéder au détail du contrôle de signature électronique.
Pour ce pli n 2, l'entreprise a déposé un fichier ZIP contenant ses documents. Ce fichier ZIP n'a pas à être signé électroniquement, cela reviendrait à signer une enveloppe papier. Dans ce cas, vous allez devoir effectuer un contrôle manuel de la signature électronique des documents à l'intérieur de ce zip. Un outil est à votre disposition sur la salle des marchés pour cela.
Après avoir téléchargé le pli concerné sur votre ordinateur, cliquez sur "Outils de signature", "Vérifier la signature".
Vous accédez à l'écran de vérification de la signature électronique. Cliquez "sur "Parcourir" en face de "Document à vérifier".
Une fenêtre s'ouvre vous invitant à sélectionner le document dont vous souhaitez vérifier la signature électronique.
Rendez vous dans le dossier où se trouvent les documents de l'entreprise. Dans notre exemple, nous allons vérifier l'acte d'engagement. Cliquez sur l'acte d'engagement afin de le sélectionner. Cliquez ensuite sur "Ouvrir".
Cliquez ensuite sur "Parcourir" en face de "Fichier de signature associé". Le nom du document à vérifier apparait bien à côté du bouton parcourir.
Une fenêtre s'ouvre vous invitant à sélectionner le fichier de signature (au format xml) associé au document dont vous souhaitez vérifier la signature électronique.
Dans notre exemple, sélectionnez le fichier de signature (au format xml) associé à l'acte d'engagement en cliquant dessus. Le début du nom de ce fichier de signature est le même que celui du document. Cliquez ensuite sur "Ouvrir".
Le nom du fichier de signature apparait bien à côté du bouton parcourir. Cliquez enfin sur "Vérifier" afin de lancer le test de vérification.
Le résultat du test s'affiche sur votre écran.
Reproduisez la même manipulation pour vérifier la signature électronique des autres documents dont vous avez demandé la signature électronique dans votre règlement de consultation.
Pour terminer sur le contrôle de la signature électronique, cette icône en forme de croix rouge indique que la signature n'est pas valide ou que le format de signature utilisé n'est pas lu sur la salle des marchés. Comme précedémment, cliquez sur l'icône en forme de loupe afin de consulter le détail du contrôle et savoir ce qui pose problème.
Exemple de signature invalide : ici le fichier signé ne correspond pas au jeton de signature associé. L'entreprise a sans doute modifié son document, sans le resigner, avant de le déposer. En fonction de l'erreur, vous serez sans doute amené à contacter l'entreprise concernée, afin qu'elle vous fournisse un fichier avec une signature électronique valide. N'hésitez pas à contacter notre cellule d'assistance au 02 23 48 04 54, pour toute question.
Merci d'avoir suivi ce tutoriel. La version pdf de ce tutoriel est téléchargeable en dessous de cette vidéo.