Déploiement du PES v2 09 & 10 Octobre 2014 à PERPIGNAN
La Société Créée en 1981 Société française, indépendante Un chiffre d affaires en croissance depuis sa création 4,6 millions d euros 47 personnes 400 clients 100 à 1.000 lits Centres Hospitaliers, Ehpad, Sociaux Public et ESPIC 2
Le Logiciel Médico-Administratif Intégré CBUM TUTELLE MEDICAL Med., Soins RDV Urgences INFOCENTRE DECISIONNEL WEBGAP GAP Identité Mouvements Actes Référentiel Structure Comptes tiers GEF WEB GEF PLANNING PAIE RH DEMAT BULLETINS WEB PLAN WEB RH 3
DAX et Médiane PESV2 Médiane Une expérience forte sur : le déploiement du PESV2 et la gestion de la dématérialisation des documents administratifs A ce jour : 72 clients en production et 50 clients en cours de démarrage Le CH de Dax Dématérialisation complète de flux dès juin 2013. Pièces Justificatives Pièces Jointes Signature électronique 4
Qu est-ce que le PES V2? Protocole d Echange Standard : Échange de flux uniformisé pour toutes les collectivités et les établissements de santé, entre l Ordonnateur et le Comptable du Trésor Public Flux identique et plus facile à gérer pour la DGFIP et les intervenants extérieurs (éditeurs) Flux au format identique facile à analyser pour l ordonnateur. 5
Objectifs du CH de DAX Déploiement selon 3 niveaux différents : Envoi des titres, mandats et bordereaux uniquement Association des pièces justificatives Signature électronique des bordereaux directement dans l application Pour le passage en FIDES ACE, seul l envoi des titres, mandats et bordereaux en format HPRIM XML est requis, mais l objectif du CH de DAX était de tout dématérialiser. 6
La dématérialisation couvre : Les factures des fournisseurs, les RIB Les pièces des marchés et avenants Les contrats de travail, avenants Les décisions liées au contrat et notifications En fait, tous les documents transmis à la Trésorerie, y/c les pièces justificatives liées à la paie 7
Le déploiement au CH de DAX Une implication forte de tous les acteurs : La trésorerie hospitalière (Mme GUILLON, receveur principal), Le correspondant du pôle dématérialisation de la DGFIP (M. DUBAN), ENOVACOM, pour le transport des flux, L équipe projet du CH de DAX : M. ROULET (directeur des affaires financières et chef de projet) et Mme MARQUILLIER. Les agents concernés du CH de DAX, Et la très forte implication de MEDIANE et surtout M. PERENNES qui a répondu à toutes les demandes que nous avons formulées avec une réactivité et efficacité sans commune mesure. 8
Nouvelles exigences de la M21 Des nouvelles notions sont apparues qui ont dû être intégrées au cœur du système d information: «catégorie» et «nature juridique» du tiers, «type» et «nature» de pièce, «mode de règlement» La bonne gestion de ces informations s appuie sur : L implication des utilisateurs L existence d automatismes qui assurent la mise en cohérence des données quand elles sont trop complexes (par exemple la «nature d une pièce d origine» ou la gestion du «mode de règlement» ou la présence ou non d un «bloc DGP Délai Global de Paiement»). 9
Obligations : Pendant la phase de déploiement, de nombreuses opérations ont été effectuées : Revoir le paramétrage des fournisseurs et des débiteurs : N de SIRET, catégorie et nature du tiers, modes de règlement pour les fournisseurs, les adresses Des requêtes toutes prêtes nous ont aidées dans ce travail Supprimer les caractère spéciaux des adresses des patients, assurés, payants MEDIANE a ajouté des contrôles à la saisie Former les utilisateurs à l association des pièces justificatives et au choix du type et nature de pièce lorsqu il ne peut pas être automatisé. Obtenir de nos fournisseurs qu ils envoient les factures en format pdf via mail. Mettre en place des scanners individuels et parfois des postes avec double écran. Obtenir les signatures électroniques 10
Participation de MEDIANE Association des toutes les pièces justificatives en un clic Traitement des problèmes liés au volume des pièces justificatives Evolution dans la gestion de la signature électronique selon la taille de l établissement Mise en place d un outil de suivi des flux qui permet aux utilisateurs de contrôler l envoi des flux, la réception par la DGFIP, visualisation des rejets et motifs 11
Automatismes de MEDIANE Les automatismes permettent un gain de temps : Envoi des pièces et/ou avenants du marché avec le 1 er budget mandat de chaque Association du bon de commande Génération du mandat au compte 673 en cas d annulation d un titre sur exercice antérieur, même pour les titres issus de la facturation. Forçage du bon type et nature de pièce dans certains cas : Liquidation contenant des lignes en marchés et d autres hors marchés Eclatement des liquidations de paie contenant des comptes non considérés par HELIOS comme étant des comptes de paie pour y affecter le typage attendu Gestion automatique du délai global de paiement en fonction du type et nature de pièce 12
Automatismes de MEDIANE Les automatismes permettent d éviter les erreurs et les rejets : Associer un type et une nature de pièce incompatibles Associer une catégorie et une nature juridique incompatibles Contrôle des saisies en fonction du type et nature de pièce Par exemple : un emprunt nécessite la saisie d un numéro d emprunt, etc Mode de règlement du fournisseur adapté en fonction du contexte Par exemple : sur une annulation le mode de règlement n est plus 03-virement, ou sur un type/nature émis après paiement entraine un mode de règlement 11- virement interne. 13
Automatismes de MEDIANE Des mécanismes facilitent les opérations de rattachement de pièces jointes qu effectuent les agents : Les automatismes de nommage et d archivage des pièces justificatives. Chaque utilisateur peut définir : pour chaque catégorie de PJ (facture dépense, facture recette, divers dépense, divers recette, marché, état de paye), un paramètre de renommage avec les jokers de son choix : ajouter n liquidation, nom du fournisseur etc et un paramètre d archivage 14
Avantages pour le CH de DAX Réduction de la consommation de papier Gain de temps en manipulations et photocopies Gain de temps en recherche de document Possibilité d ajouter et/ou renvoyer facilement les pièces jointes oubliées Plus besoin d annoter sur chaque facture le n du mandat avant signature La signature électronique permet de signer tous les bordereaux en une seule fois depuis son bureau 15
Et pour la Trésorerie : Réception des flux réguliers : respect des échéances pour les bordereaux Gain de temps pour la recherche des documents Visualisation rapide des pièces jointes associées au bulletin de paye 16