Réélection d un nouveau syndic: Conseils pratiques et procédure à suivre

Réélection d un nouveau syndic: Conseils pratiques et procédure à suivre 1

Propos introductifs 1 ère partie: Choisir son syndic, conseils pratiques 2 nde partie: Procédure à suivre - Avant l assemblée générale - Pendant l assemblée générale - Après l assemblée générale 2

Chaque copropriété est gérée par un syndic, le plus souvent professionnel. Désigné par les copropriétaires en assemblée générale, il est le mandataire du syndicat. Il a pour principales missions - d administrer l immeuble, - de pourvoir à sa conservation, - de faire respecter le règlement de copropriété, - d exécuter les décisions votées en AG - de représenter le syndicat devant la justice. (art. 18 Loi 10/07/1965) Vous n êtes plus satisfait de votre syndic? Vous souhaitez en changer? C est possible mais à condition de respecter certaines règles 3

Conseils pratiques 4

Différence entre révocation et changement de syndic Révocation = pendant le contrat. Elle doit s appuyer sur un motif légitime et sérieux (ex: non exécution des décisions votées en AG, faute de gestion ). Risque d une révocation abusive: le syndic peut attaquer la copropriété en justice et demander des dommages et intérêts. Changement de syndic = au terme du contrat. Aucune motivation à donner mais une procédure à respecter. Se vote en assemblée générale. Sonder les copropriétaires sur le principe de changer de syndic Avant toute démarche, le conseil syndical doit s assurer que la majorité des copropriétaires entend de changer de syndic.. Ca évitera de mettre en place la procédure pour rien! Ex: sondage papier, porte à porte etc. Si telle est effectivement la tendance, préparer la succession du syndic actuel. C est un travail collectif (conseil syndical + copropriétaires)!! Mais comment bien choisir? 5

Syndic non professionnel Egalement appelé «bénévole» Pour les petites copropriétés (moins de 10 lots) à petites infrastructures Peu rémunéré ou bénévole Mais en principe peu formé à cette fonction, il peut devoir consulter des professionnels pour mener à bien sa mission, ce qui peut avoir un coût non négligeable Syndic professionnel Pour les copropriétés importantes avec des grosses infrastructures (ascenseurs, locaux divers ) Rémunéré via un contrat de syndic donc plus onéreux que le syndic non professionnel Mais dispose de plus de moyens : humains, logistiques et économiques. Doit détenir: - Une carte professionnelle - Une assurance - Une garantie financière. 6

Elle sera utile pour renseigner le syndic candidat afin qu il puisse établir son devis. Un syndic qui n a pas ces informations ne peut pas correctement évaluer le coût de gestion de l immeuble! Informations à mentionner dans cette fiche: - Informations structurelles: superficie des parties communes, nombre de bâtiments, de lots principaux (logements, commerces) et secondaires (caves, parkings), équipements collectifs et les contrats y afférents(ascenseurs, chaudière), existence ou non d employés d immeuble (gardien, jardinier), fonctionnement du conseil syndical etc - Informations financières: budget annuel, impayés de charges - Attentes spécifiques: nombre de visite annuelle de la copropriété, présence du syndic aux réunions du conseil syndical 7

Il est souvent intéressant de se rendre dans les locaux du syndic pour mieux de se rendre compte des moyens dont il dispose: matériels, humains et logistiques. Prendre RDV avec le gestionnaire et se renseigner sur: - La méthode de gestion (en matière de travaux, des impayés de charges par exemple). Y a-t-il un interlocuteur unique? - Le nombre et la taille des copropriétés actuellement gérées (demander quelques références de copropriétés comparables et prendre les coordonnées du conseil syndical -> prendre contact avec lui pour leur demander leur avis sur la gestion) 8

On considère généralement qu une même personne ne peut gérer efficacement plus de 35 à 50 copropriétés, ce qui représente environ 1500 à 1800 lots. En pratique, les gestionnaires les plus expérimentés se voient confier un portefeuille de plus de 2500 lots En cas d interlocuteurs multiples: risque de désintérêt et de déresponsabilisation. Pour obtenir plus d informations sur le syndic (création du cabinet, dirigeants etc) -> se référer à l extrait K bis (lui demander directement ou consulter www.infogreffe.fr). 9

Ce contrat de syndic doit mentionner: - Les dates calendaires de prise d effet et d échéance du contrat. Le contrat ne se renouvelle pas tacitement. Donc prévoir la tenue d une assemblée générale avant l expiration du contrat et le vote du renouvellement ou non du contrat à la majorité de l article 25 de la loi de 1965. - La durée (max. 3 ans) - Les éléments permettant de calculer sa rémunération et les conditions d exécution de sa mission: Les prix sont libres depuis 1987 donc négociables! Une fois acceptés, ils le sont pour toute la durée du contrat. 2 types de rémunération correspondant à des missions différentes 10

Prestations de gestion courante = forfait de base Liste (non limitative) des prestations entrant dans la gestion courante : arrêté Novelli du 19/03/2010 (ex: AG, tenue de la compta, gestion du personnel ) Montant indiqué HT et TTC dans le contrat Prix par lot principal et par an Honoraires répartis entre tous les copropriétaires selon leur tantièmes Prestations hors gestion courante = honoraires supplémentaires Prestations rémunérées au coup par coup selon les modalités fixées dans le contrat (à l heure, %, coût fixe?) Ex: tenue des AGE, gestion des sinistres Tendance des syndics de prévoir une liste de ces prestations particulières importante. Il ne peut facturer que ce qui est noté dans le contrat comme étant une prestation particulière. Sont illégales, les facturations suivantes: lettre de relance simple, frais de mise à jour des copropriétaires, remise d un livret d accueil aux nouveaux arrivants (cela fait parti de la mission légale du syndic) 11

La tenue de l assemblée générale annuelle. Généralement comprise dans le forfait de base à condition qu elle se déroule pendant les heures ouvrables (jusqu à 18h en principe). Au-delà, elle est facturée en prestation spéciale -> bien préciser dans le contrat, les heures dites ouvrables et négocier le fait que le forfait de base comprenne quand même quelques heures d AG annuelles hors heures ouvrables (pour limiter le coût) Les prestations du syndic aux réunions du conseil syndical: idem. La conservation des archives. Négocier pour qu elle soit comprise dans le forfait de base, sans distinction document utile ou non). La transmission des archives d un syndic à l autre doit également faire partie de la gestion courante. La rétribution spécifique en cas de suivi des travaux votés en AG. Justifiée par la charge supplémentaire que le syndic aura à assumer à cette occasion (appel d offres, étude de devis, surveillance du chantier ). Elle doit être votée en même temps que les travaux (et à la même majorité) lors de l assemblée générale depuis 2009. 12

Solliciter plusieurs professionnels et comparer les prix (qui doivent être calculés sur la base des lots principaux) Faire rentrer dans la gestion courante le maximum de tâches et obtenir des tarifs raisonnables pour les prestations spécifiques Faire attention aux coûts exorbitants mais ne pas oublier que la qualité a un coût. Un chiffre trop faible annonce rarement de bonnes prestations Le choix se portera généralement sur le ou les candidat(s) qui auront le meilleur rapport qualité/prix. 13

Conseils juridiques 14

Campagne d information par le conseil syndical Cela permet d informer au maximum les copropriétaires sur: - l importance de participer à l assemblée générale (quorum à respecter) - l idée du non renouvellement du contrat de syndic - la présentation des successeurs potentiels: tarifs, prestations, comparaison. Préparation de l ordre du jour de l assemblée générale Envoyer une LRAR au syndic actuel en lui demandant d inscrire à l OJ: - la question du renouvellement ou non de son contrat - l élection d un nouveau syndic - joindre les projets de contrat des syndics candidats Envoi de l ordre du jour Par le syndic, au moins 21 jours avant la tenue de l assemblée générale avec, en pièces annexes, les projets de contrats. Attention: Il n est pas possible de présenter spontanément des candidatures en cours d assemblée! 15

Vote de la 1 ère résolution: Pour ou contre le renouvellement du contrat du syndic? (Article 25 loi 1965) Renouvellement du contrat du syndic actuel Fin du contrat ou non renouvellement du contrat du syndic actuel = il est immédiatement démis de ses fonctions et quitte l assemblée Le syndic actuel voit son mandat renouvelé Vote de le 2 nde résolution: élection du nouveau syndic, sur la base des projets de contrats Majorité absolue atteinte par un candidat (art. 25 Loi 1965) = il est élu Certains seulement obtiennent au moins 1/3 des tantièmes de tous les copropriétaires 2 nd vote immédiat: majorité de l article 24 loi 1965 Aucun n obtient 1/3 des tantièmes AG à reconvoquer dans les 3 mois: Vote à l article 24 16

Le contrat de syndic: Lors de l assemblée générale, les copropriétaires vont, dans le même vote, désigner le nouveau syndic et approuver son contrat. En pratique, le projet de contrat peut être débattu en assemblée générale et faire l objet de modifications, sollicitées par les copropriétaires et acceptées par le candidat nouvellement élu. Il a même déjà été jugé que le fait que le contrat de syndic soit incomplet en ce qui concerne certains aspects de sa rémunération n affecte pas la validité de la délibération le désignant (ex: arrêt de la cour d appel de Paris du 11 mai 2000). Tenue de l assemblée générale: Il est préférable de l organiser dans des locaux autres que ceux appartenant au syndic sortant, cela vous évitera de terminer l assemblée générale dans la rue De même, lors de l élection du bureau, éviter de confier au syndic sortant la fonction de secrétaire de séance car en cas de non renouvellement de son contrat, il quittera l assemblée (avec la feuille de présence en plus) Reconvocation d une assemblée générale: Si entre les 2 assemblées, le mandat du syndic en place devait expirer, la copropriété se retrouverait sans syndic et devrait recourir à l administration judiciaire (pour convoquer la nouvelle assemblée notamment). Nouveau syndic: Une fois élu, le nouveau syndic prend immédiatement ses fonctions = continuité parfaite des services. 17

Envoi du procès verbal: par le nouveau syndic, dans les 2 mois de la tenue de l assemblée générale. Passation de pouvoir: article 18-2 Loi 1965. - Dans le mois qui suit la décision, l ancien syndic doit remettre à son successeur: - la situation de trésorerie, - la totalité des fonds immédiatement disponibles - l ensemble des documents et archives du syndicat - le bordereau récapitulatif des pièces transmises - Puis il bénéficie de 2 mois supplémentaires pour verser: - le solde des fonds disponibles après apurement des comptes - l état des comptes de chaque copropriétaire et du syndicat Les délais restent les même, même si l archivage avait été confié à une société extérieure. 18

Adil 31 4 Rue Furgole 31000 Toulouse 05.61.22.46.22 19