MARCHE PUBLIC DE SERVICES DEPARTEMENT DE LA SOMME Direction de la logistique 10, rue des Louvels 80026 AMIENS cedex 1 Tél: 03 22 71 84 80 - Télécopieur : 03 22 71 84 89 CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES Objet de la consultation : Location et maintenance de presses numériques pour le service imprimerie du Département de la Somme. Procédure de consultation : Procédure d appel d offres ouvert passée en application des articles 33, 40-III- 2 ème, 57 à 59 du code des marchés publics page 1
SOMMAIRE Article 1 Objet et durée du marché 1-1 Objet 1-2 Durée 1-3 Options facultatives 1-4 Variantes Article 2 Documents contractuels Article 3 Prestations attendues Article 4 Caractéristiques techniques du matériel Article 5 Emballage Transport Délai de livraison Lieu de livraison et installation Formation du personnel de l imprimerie 5-1 Emballage 5-2 Transport 5-3 Délai de livraison 5-4 Lieu de livraison et d installation 5-5 Formation du personnel de l imprimerie Article 6 Opérations de vérifications Décisions après vérification Article 7 Remplacements des matériels Article 8 Conditions de maintenance des presses numériques Article 9 Clauses environnementales Article 10 Prix Contenu des prix Révision des prix 10-1 Prix du marché 10-2 Révision des prix page 2
Article 11 Paiement Etablissement des factures 11-1 Délai de paiement 11-2 Paiement des prestations 11-3 Présentation des demandes de paiement Article 12 Avance Article 13 Pénalités Article 14 Dispositions applicables en cas de titulaire étranger Article 15 Attribution de compétence Article 16 Résiliation Article 17 Dérogation aux documents généraux page 3
Article premier Objet - Durée du marché Options facultatives - Variantes 1-1- Objet du marché La présente consultation a pour objet la location et la maintenance de deux presses numériques connectées pour le service imprimerie de la direction de la logistique du Département de la Somme. Les matériels proposés sont neufs. Ils doivent répondre impérativement aux caractéristiques principales suivantes : - Assurer un volume mensuel moyen de 70 à 200 000 tirages, - Avoir une vitesse effective minimum de 65 pages par minute en A4 80 g recto sur la première machine, - Avoir un format 32*46 cm en impression par bac (format A3++), - Accepter du papier de grammage de 80 à 250 g en impression par bac pour les originaux comme pour les copies, - Avoir une finition en ligne agrafée piquée à cheval de 20/25 pages avec massicot de chasse intégré, - Etre connecté et accepter un workflow existant. 1-2- Durée du marché Le présent marché est conclu pour une durée de trois ans à compter de sa notification. Toutefois, le Département peut dénoncer le marché trois mois avant chaque date anniversaire. 1-3- Options facultatives Les options facultatives pour les deux machines : - Option facultative n 1 : une solution de finition complémentaire, compatible avec la finition en ligne agrafée piquée à cheval ; - Option facultative n 2 : un module dos carré collé - Option facultative n 3 : un module dos carré agrafé - Option facultative n 4 : un module de reliure spirales automatique. 1-4- Variantes Les candidats peuvent proposer des variantes. Toute proposition de variante devra faire l objet d un acte d engagement et d une fiche technique descriptive spécifiques. Les candidats doivent obligatoirement répondre à l offre de base. page 4
Article 2 - Documents contractuels La consultation est constituée par les documents contractuels énumérés ci-dessous, par ordre de priorité décroissante : - l acte d engagement et son annexe, complétés, datés et signés ; (annexe 1 : Fiche technique descriptive complétée par le titulaire) ; - le présent Cahier des Clauses Particulières (CCP), daté et signé ; - la note méthodologique, établie par le titulaire, datée et signée ; - la documentation technique des matériels, datée et signée. - le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services (Arrêté du 19 janvier 2009 publié au Journal Officiel du 19 mars 2009). Article 3 Prestations attendues Le titulaire doit : - la livraison, l installation, la mise en service et le paramétrage du matériel ; - la formation de sept utilisateurs dans les locaux du Département ; - une assistance au démarrage ; - la maintenance du matériel. Article 4 Caractéristiques techniques du matériel Deux presses numériques couleur avec qualité et technologie identique Les caractéristiques techniques attendues sont : NB : Le service imprimerie se réserve la possibilité d effectuer des épreuves préalablement au choix afin de vérifier la qualité d impression. - Matériel neuf (à certifier). - Assurer un volume mensuel moyen de 70 à 200 000 tirages par mois. - Avoir une vitesse effective couleurs minimum de 65 pages par minutes en A4, 80 grammes recto. Cette vitesse s entend en mode constant, c est à dire une vitesse maintenue sur une durée de 4 heures continues. La vitesse effective couleur pour chaque moteur ne peut être inférieure à 55 pages minutes en A4. - La vitesse sera précisée pour le papier de 250 grammes sur du 32*46. Bacs : l un de ces matériels devra posséder 5 bacs ou plus répartis comme suit : Bacs d impression : page 5
- 2 bacs acceptant les formats libres du A5 au 32*46 et des grammages du 80 g au 250 g certifiés, à l exception de by pass, et dont au moins un bac grand volume de 2000 feuilles en 80 g, avec chargement en continu. - 1 bac acceptant un grammage supérieur à 250 g hors by pass, dont le candidat devra préciser le format. - 2 bacs acceptant les format du A4 au A3 + de 80 à 160 g. - Programmation des bacs pour sélection d'impression Bac d insertion : - un bac post four acceptant les formats libres du A5 au 32*46 cm et grammages du 80 au 250 g hors by pass sans comptabilisation de coût copie. L acceptation de 300g et de tous types de supports (mat, brillant, demi mat, couché ou non) serait un plus. - Module agrafage : 50 feuilles minimum 1 ou 2 points. - Un module de finition connecté réalisant des brochures piquées pliées à cheval au format A5 A4, A3 de 20 à 25 feuilles. Ce module comprendra un massicot de chasse intégré. - Un scanner couleurs au format minimum 29.7*43 cm. Les caractéristiques du scanner seront précisées et les documents scannés devront pouvoir être conservés via l application informatique de pilotage et s insérer dans les flux existants. Connexion : Les matériels seront dotés d un contrôleur couleurs externe dont les caractéristiques devront être précisées avec les minimum suivants : - Mémoire vive : 1 Go - La liste des logiciels inclus sera fournie, dont adobe et PS3. - Le RIP sera administrable à distance via une interface Web. - Connexion interface éthernet 100 /1000mégabits/seconde. Le matériel devra pouvoir être connecté et piloté par un workflow. Le titulaire s engage à fournir tous les éléments informatiques nécessaires à l utilisation en réseau de ce matériel. Ces éléments doivent permettre un pilotage conforme au bon de travail du worklow. Le titulaire devra fournir un tableau détaillé précisant les fonctionnalités et caractéristiques prises en compte par son propre outil de gestion de flux. Le matériel sera doté d une connexion préventive de pannes. Tous les mois sera adressé à la direction de la logistique le relevé technique du matériel permettant de définir le taux de disponibilité. (L indisponibilité est constatée lorsque la panne du matériel ne permet pas à celui ci d effectuer le rendu en qualité, quantité ou finition attendues ). page 6
Article 5 Emballage Transport Délai de livraison Lieu de livraison et d installation Formation du personnel de l imprimerie 5-1 Emballage Par dérogation à l article 19.2 du CCAG/FCS, le titulaire est tenu de reprendre les emballages des matériels livrés et de laisser les locaux de l imprimerie en parfait état de propreté. 5-2 Transport Frais de transport Les fournitures sont livrées à destination franco de port. Le titulaire est responsable du mode de livraison de ses matériels dans les conditions prévues à l articles 19.3 du CCAG/FCS. Risques inhérents au transport Par dérogation à l article 19.3 du CCAG/FCS, les risques afférents au transport jusqu au lieu de destination ainsi que les opérations de conditionnement, d emballage, de chargement et d arrimage incombent au titulaire. 5.3 Délai de livraison La livraison devra intervenir au plus tard 21 jours après la notification du marché. 5.4 Lieu de livraison et d installation Le titulaire devra livrer les fournitures à l adresse suivante : Département de la Somme Direction de la Logistique Service Imprimerie 53 rue de la République 80 000 Amiens Toute livraison égarée du fait du non respect du lieu de livraison sera à la charge du titulaire et ne pourra être facturée à la personne publique. Le titulaire s engage à fournir à la livraison, toute la documentation, rédigée en langue française, nécessaire à son utilisation et un fonctionnement corrects du matériel. 5-5 Formation du personnel de l imprimerie Le titulaire devra prévoir la formation de sept agents à l utilisation des matériels proposés. Les conditions d organisation de la formation seront précisés dans la note méthodologique remise par le titulaire. page 7
La formation ne pourra être inférieure à quatre jours et son coût sera complété à l acte d engagement. Le titulaire s engage à effectuer la formation dès l installation des matériels. Article 6 Opérations de vérifications - Décisions après vérifications Mise en ordre de marche La mise en ordre de marche est effectué par le titulaire. Un procès verbal de mise en ordre de marche sera établi par la direction de la logistique et contresigné par le titulaire. Vérification d'aptitude Les opérations de vérification d'aptitude seront effectuées par la direction de la logistique, dans un délai de quinze jours, suivant la notification de mise en ordre de marche. Elles ont pour but de constater que la solution remplit les fonctionnalités mentionnées ci-dessus. Si la vérification d aptitude est positive, le Département procède à la vérification de service régulier. Si elle est négative, le Département prend une décision d ajournement ou de rejet. En cas d ajournement, le titulaire, après intervention sur le matériel, notifie une nouvelle mise en ordre de marche. Vérification du service régulier A partir de la date d'établissement du procès verbal de vérification d'aptitude, la direction de la logistique procédera à la vérification de la régularité du service, et ce pendant une période d un mois. Admission A l'issue de la période d'observation du service régulier, la direction de la logistique dispose de quinze jours pour notifier au titulaire sa décision. Si le service régulier est constaté, un procès verbal d'admission sera établi par la direction de la logistique et contresigné par le titulaire. Si la vérification de service régulier est négative, le Département prononce soit l ajournement des prestations, avec vérification de la régularité de service pendant une période supplémentaire de deux mois, soit l admission avec la réfaction, soit le rejet des prestations. Lorsque des prestations sont rejetées, les sommes correspondantes déjà versées au titulaire avant l admission sont restituées au Département sauf ci celui-ci reconnaît que les travaux exécutés par le matériel ont pu être utilisés ; dans ce cas le montant à restituer est fixé d un commun accord. page 8
Article 7 Remplacement des matériels Pour toute nouvelle référence, modification des matériels ou remplacement des matériels, le titulaire doit en informer préalablement avant toute installation, par courrier recommandé, la Direction de la Logistique, Service Gestion du Département de la Somme. Tous nouveaux matériels devront être accompagnés de fiche(s) produit(s) décrivant les caractéristiques techniques et fonctionnelles ainsi que, dans le cas d'une évolution de matériel, les ajouts fonctionnels par rapport à ceux de l'ancien matériel définis dans le présent CCP. En cas de nouveaux matériels, les caractéristiques techniques et fonctionnelles devront être équivalentes ou supérieures à celles prévues initialement au marché en respectant l'une des deux contraintes suivantes: - à qualité technique identique les coûts location et entretien sont moindres - à coût identiques, les prestations techniques sont supérieures. Cette modification de matériel donnera lieu à l'établissement d'une nouvelle annexe 1 à l'acte d'engagement qui, une fois visée par le titulaire et le Département, se substituera à la précédente sans qu'il soit nécessaire de conclure un avenant, dans le cas où le prix ne serait pas modifié. Toute modification du matériel entraînant une modification du prix sera nécessitera la rédaction d un avenant. Article 8 Conditions de maintenance des presses numériques Le titulaire s'engage à effectuer l'entretien régulier du matériel et à fournir les consommables (encre, agrafes, bidons de récupération ). Le papier reste à la charge du Département de la Somme. Le dépannage du matériel s'effectue dans le délai précisé à l article 2-6 de l acte d engagement et ne peut excéder un délai maximal de quatre (4) heures suivant l'appel téléphonique du Département de la Somme, du lundi au samedi, de 8h30 à 17h30, (au plus un samedi par mois). Un numéro d appel sera communiqué par le titulaire et sera reporté sur un cahier d enregistrement des appels laissé sur le site, que le technicien devra obligatoirement émarger à son arrivée en indiquant l heure. Pour limiter les déplacements du samedi, le titulaire pourra effectuer une fois par mois une visite préventive. Le taux de disponibilité du matériel devra être supérieur à 90 %. Ce taux sera calculé hebdomadairement sur les heures d ouverture de l imprimerie du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30. Tout taux inférieur à 90 % donnera lieu à une pénalité forfaitaire de 100 déduite de la prochaine facture, quelque soit son objet, sauf dérogation expresse du Département. Lorsque la réparation du matériel ne peut s'effectuer sur place, le titulaire pourra y procéder dans ses ateliers. Il fournira à ses frais une machine de remplacement équivalente ou assurera la prestation pendant la période d immobilisation. page 9
Article 9 Clauses environnementales Dans la mesure du possible, les candidats devront respecter les clauses environnementales suivantes : - proposer des matériels ayant un mode économie d énergie et/ou pouvant se mettre en veille automatiquement ; - proposer des matériels conformes à la norme internationale Energy Star ; - proposer des matériels conformes à la directive RoHS (restriction des substances dangereuses) ; - procéder au recyclage des produits en fin de vie ; - disposer de la certification Fogra (système de validation d impression) ou équivalent ; - favoriser l utilisation d encres respectant la santé des utilisateurs. Article 10 Prix Contenu des prix Révision des prix 10 1 Prix du marché Le marché est traité à prix mixte. Tous les prix sont renseignés à l acte d engagement par le titulaire. Le coût de la location, de la maintenance, de la formation et des options facultatives sont traités à prix forfaitaires. Le prix de la location comprend tous les frais afférents à la livraison et à l installation, les charges, le coût des matériels informatiques nécessaires à l utilisation en réseau, le stockage, le transport et la livraison. Le coût de la formation comprend tous les frais afférents au déplacement, à la restauration et à l hébergement du formateurs, ainsi que les matériels et supports nécessaires. Le prix de la maintenance est traité à prix forfaitaire mensuel, et inclut : - les opérations de maintenance courante préventive et curative et la fourniture des consommables (encre, agrafes, bidons de récupération, etc.) - La récupération par le prestataire des consommables usagés ainsi que des pièces remplacées dans le respect des normes environnementales. - Les dépannages (pièces, main d'œuvre et déplacement) - Les réparations en atelier (et la fourniture d'un matériel de remplacement). Le coût de la copie supplémentaire couleur est traité à prix unitaire. 10-2- Révision des prix Les prix figurant à l acte d'engagement sont réputés établis aux conditions économiques du mois zéro (mois de remise de l'offre par le titulaire ). Ils sont révisables, chaque année à la date anniversaire du marché (date de page 10
notification du marché), au moyen de la formule paramétrique suivante : P = Po (0.15+0.85 ICHTTS1) ICHTTS1o Où P= prix révisé Po = prix indiqué à l'acte d'engagement et réputé établi aux conditions économiques du mois zéro ICHTTS1 = valeur du dernier indice connu à la date de révision (date anniversaire de la notification du marché ). ICHTTS1o = valeur du mois zéro (mois de remise de l'offre par le titulaire). Tous les éléments nécessaires au calcul de la révision de prix seront produits à l'appui de la facture de révision par le titulaire du marché (copie de la publication des indices connus à la date anniversaire du marché, soit l'édition la plus proche de cette date, tout en étant égale ou antérieure). ICHTTS1 est l'indice du coût horaire du travail, tous salariés, charges sociales comprises pour les industries mécaniques et électriques, publié mensuellement au Bulletin Officiel de la Concurrence et de la Consommation. Article 11 - Paiement-établissement de la facture 11-1 Délai de paiement En application de l article 98 du code des marchés publics le délai de paiement est fixé à quarante jours à compter de la date de réception des factures, par la direction de la logistique du Département. Sauf dispositions contraires, fixées par décret, en cas de non-respect du délai de paiement, imputable au Département, le calcul des intérêts moratoires se fera par application du taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points. Les intérêts moratoires d un montant inférieur à 5 ne seront pas mis en paiement. 11-2 Paiement des prestations Concernant les prestations de location et de maintenance, les paiements seront mensuels sur présentation d une facture et après acceptation du Département. 11-3-Présentation des demandes de paiement Les factures seront établies en un original et deux copies portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : - les nom, n siret et adresse du créancier ; - le numéro de son compte bancaire ou postal tel qu'il est précisé à l'acte d'engagement ; page 11
- le numéro et la date du marché ; - la description précise des prestations exécutées ; - le montant hors T.V.A. des prestations exécutées, éventuellement ajusté ou remis à jour ; - le taux et le montant de la T.V.A. ; - le montant total mensuel des prestations exécutées ; - les dates d exécution. Seules les prestations comprises dans le marché et en accord avec le Département seront honorées. Les factures seront adressées à l'adresse suivante : Département de la Somme Direction de la Logistique Service Imprimerie 53 rue de la République 80 000 Amiens Le paiement s'effectuera suivant les règles de la comptabilité publique. Le montant sera porté au crédit du compte précisé ci-après : Désignation du compte : - Prestataire du compte: - Etablissement: - Agence: - Adresse:.. - N du compte:. - Code Banque:. - Code guichet:.. Clé RIB: Article 12 - Avance En application de l'article 87 du code des marchés publics, une avance sera accordée au prestataire. Celui-ci peut toutefois y renoncer. Article 13 - Pénalités Les pénalités suivantes seront appliquées sur simple constatation du dépassement du délai, sans mise en demeure préalable. page 12
Concernant le délai de livraison maximum, indiqué à l article 5-3 du présent CCP, le titulaire sera sanctionné par une pénalité de 150 H.T. par jour de retard, sur la première facture. Concernant le délai de dépannage, toute intervention dépassant le délai contractuel sera sanctionnée par une pénalité forfaitaire de 100 H.T par heure de retard et déduite de la prochaine facture, quelque soit son objet, sauf dérogation expresse du Département. Article 14 - Dispositions applicables en cas de titulaire étranger En cas de litige, la loi française est seule applicable. Les tribunaux administratifs français sont seuls compétents. La monnaie de comptes du marché est l euro. Le prix libellé en euros restera inchangé en cas de variation de change. Tous les documents, factures, modes d'emploi doivent être rédigés en français. Si le titulaire est établi dans un autre pays de l'union européenne sans avoir d'établissement en France, il facturera ses prestations hors TVA et aura droit à ce que l'administration lui communique un numéro d'identification fiscal. Si le titulaire entend recourir aux services d'un sous-traitant étranger, la demande de soustraitance devra comprendre, outre les pièces prévues à l'article 114 du Code des marchés publics, une déclaration du sous-traitant, comportant son identité et son adresse, ainsi rédigée : "J'accepte que le droit français soit le seul applicable et les tribunaux français seuls compétents pour l'exécution en sous-traitance du marché N... du... ayant pour objet... Ceci concerne notamment la loi N 75-133 4 du 31 Décembre 1975 relative à la sous-traitance. Mes demandes de paiement seront libellées en euros et adressées à l'entrepreneur principal; leur prix restera inchangé en cas de variation de change. Toutes les correspondances que je pourrai adresser à l'administration seront rédigées en français". Article 15 - Attribution de compétence En cas de litige résultant de l'application des clauses du marché, le tribunal administratif d Amiens sera seul compétent. Article 16 - Résiliation En application de l'article 47 du code des marchés publics, en cas d'inexactitude dans les renseignements prévus à l'article 44 et au I de l'article 46, fournis par le prestataire, le Département se réserve la possibilité de résilier le marché aux torts exclusifs du prestataire, avec passation ou non d'un autre marché. D autre part, après mise en demeure restée infructueuse, le marché peut être résilié aux torts du titulaire sans que celui-ci puisse prétendre à indemnité et, le cas échéant, avec exécution des prestations à ses frais et risques, lorsqu il a contrevenu à l article D.8222-5 du code du travail. La mise en demeure doit être notifiée par écrit et assortie d un délai. A défaut d indication du délai, le titulaire dispose d un mois à compter de la notification de la mise en demeure, pour satisfaire aux obligations de celle-ci ou pour présenter ses observations. page 13
Par ailleurs, le Département se réserve la faculté de résilier le marché par lettre recommandée avec accusé de réception à tout moment pour motif d intérêt général. Les excédents de dépenses résultant de la passation d'un autre marché, après résiliation, seront prélevés sur les sommes qui peuvent être dues au titulaire, sans préjudice des droits à exercer contre lui en cas d'insuffisance. Les diminutions éventuelles de dépenses resteront acquises au Département. Pour les autres cas de résiliation, il sera fait application des clauses prévues au chapitre V du CCAG/FCS. Article 17 Dérogation aux documents généraux Dérogation à l article 19.2 du CCAG/FCS par l article 5-4 du présent CCP. Fait à le Fait à AMIENS le Lu et accepté, Signature du représentant légal Le prestataire de la personne publique : (Date, cachet, signature) Pour le Président et par délégation, Le directeur général des services, Gérard BORDE page 14