Guide technique EDI TDFC : Les Etats Comptables et Fiscaux et Sage DirectDéclaration Ce guide a pour vocation de vous aider dans la génération et l envoi de votre déclaration fiscale au format EDI-TDFC grâce au service Sage DirectDéclaration. Page 1
Sommaire Préambule... 3 Service Sage Direct Déclaration... 4 Connexion au service...4 La page d accueil...4 Les contrats...6 L actualisation des droits...7 Mise à jour fiscale... 8 Principe...8 Options de mise à jour...9 Mise à jour fiscale du dossier...10 Génération EDI TDFC et paramétrages préalables... 11 Paramétrages de l A propos de...11 Génération EDI TDFC...14 Identification de l émetteur et nature du traitement...14 Documents à générer dans le fichier EDI TDFC...15 Particularités de la transmission...16 Sage Pilote... 17 Installation et configuration...17 Déclarations / TDFC...23 Supervision...25 2
Préambule Deux modes de dépôt sont autorisés pour votre déclaration annuelle de résultats un dépôt sur formulaire papier ; un dépôt par transmission électronique selon la procédure de transfert des données fiscales et comptables (TDFC). Le transfert des données fiscales et comptables est une procédure qui vous permet de transmettre les déclarations de résultats et ses annexes par voie informatique. Elle s adresse aux professionnels soumis à un régime réel d imposition (simplifié ou normal). Les opérations techniques de transmission sont effectuées exclusivement par des opérateurs habilités par la Direction Générale des Impôts : les partenaires EDI (échange de données informatisé). Sage directdéclaration permet la télé déclaration de la TDFC à la DGI directement à partir du logiciel Etats Comptables et Fiscaux en utilisant le portail déclaratif Sage directdeclaration. Si vous optez pour ce mode de transmission, vous devez envoyer au centre des impôts dont vous dépendez la convention d adhésion à TDFC. Ce formulaire d adhésion est disponible sur le site impot.gouv.fr et la page d accueil du portail SAGE directdéclaration. Il sera également joint au mail de bienvenue au service Sage directdeclaration et accessible à partir de l assistant de configuration Sage Pilote. Page 3
Service Sage Direct Déclaration Connexion au service Lors de l acquisition des Etats Comptables et Fiscaux, le service Sage directdéclaration TDFC est automatiquement ouvert sur le portail. Afin d'activer le service, il est nécessaire de se connecter à l espace réservé Sage directdéclaration. Cette connexion peut s effectuer : Depuis le menu? de l application Etats Comptables et Fiscaux Depuis Pilote par le menu Services / Supervision / Portail Sage Depuis l adresse www.sage.fr/directdeclaration La page d accueil Lors de la première connexion, il vous sera demandé d accepter les CGU : 4
Lors des prochaines connexions, l accès à la page d accueil vous permettra de consulter diverses préconisations techniques pour les télé déclarations : Téléchargements des formulaires d adhésions Configuration technique des postes Conseil d installation de Sage Pilote Vous aurez également la possibilité de consulter à nouveau les CGU. Page 5
Les contrats Le portail Sage permet également de consulter vos droits EDI et de vérifier leur validité. La liste des contrats souscrits permet de retrouver les informations suivantes : Référence du contrat et numéro de série du logiciel associé Échéances des contrats Droits Siren : nombre de siren pouvant être télédéclaré en fonction de la version de l application Nombre de certificats délivrés c est à dire le nombre de déclarations postées Nombre d envois décomptés c est à dire le nombre de déclarations traitées. En cliquant sur un contrat, il est possible de consulter les caractéristiques de celui-ci (pour quel logiciel, messages autorisés, envois maximums, nombre de siren autorisé ) 6
Le nombre de SIREN autorisé correspond à la version de l application : Version 1 SIREN Version 5 SIREN Version 15 SIREN Version 30 SIREN Version 50 SIREN Version 100 SIREN Version + de 100 SIREN Le compte est bloqué une fois le nombre de siren autorisé atteint. L actualisation des droits Une fois le service activé, il est nécessaire d actualiser les droits d accès au portail à partir du menu? des Etats Comptables et Fiscaux : Page 7
Mise à jour fiscale Principe Avant génération EDI-TDFC, il convient de s assurer que la dernière mise à jour fiscale ait été effectuée. La mise à jour fiscale se lance à partir du menu Fichier / Mise à jour fiscale et peut s effectuer de deux façons : Par téléchargement sur Internet Par un setup unique disponible dans la Base de Connaissances La mise à jour fiscale consiste à remplacer le paramétrage de la base standard par un nouveau paramétrage, à actualiser les fonds de page liasse ou les outils de génération EDI. 8
Options de mise à jour La première option «Mise à jour du paramétrage des rubriques» permet d intégrer les nouvelles rubriques du millésime en cours ou d actualiser des rubriques existantes. Ce traitement réactualise le paramétrage de la base standard.ets. Ainsi, chaque dossier pourra être mis en conformité avec la loi de finances. La seconde option «Mise à jour des fonds de page et des outils de générations EDI-TDFC» permet de télécharger les feuillets du millésime en cours ou les outils EDI (activex) : Pour les feuillets, c'est un fichier MajEtatECF.exe qui est téléchargé Pour les outils de génération, c'est un fichier EdiTDFCAX.exe qui est téléchargé. Lorsqu une de ces options est sélectionnée, un lien direct sur le portail est effectué et l on accède à la fenêtre suivante : Page 9
Sur cette fenêtre, en demandant le téléchargement de l ActiveX ou la mise à jour des Etats, il sera alors possible : - d'exécuter directement la mise à jour à partir du bouton "Ouvrir" - d'enregistrer le fichier sur le disque (par exemple, pour le diffuser sur plusieurs postes) puis de lancer la mise à jour en double-cliquant sur le fichier. Mise à jour fiscale du dossier Une fois la mise à jour fiscale téléchargée, à l ouverture de chaque dossier, la version du dossier sera comparée à celle de la base standard. Si la version de la base standard est plus récente, le programme proposera de récupérer le nouveau paramétrage. Deux possibilités sont alors offertes : Mettre à jour les données en conservant vos modifications de paramétrages. Ainsi, les ajouts et suppressions des rubriques liés à la MAJ fiscale seront systématiquement appliqués. Seules les personnalisations effectuées sur les rubriques non impactées par la mise à jour fiscale seront conservées. Reprendre l intégralité du nouveau paramétrage. Dans ce cas, les personnalisations apportées dans les formules des rubriques seront écrasées. 10
Génération EDI TDFC et paramétrages préalables Paramétrages de l A propos de Avant d effectuer la génération EDI, il est nécessaire de saisir certaines informations dans le menu Fichier / A propos de votre société. En effet, lors de la génération EDI-TDFC, les données de la liasse et des annexes fiscales sont reprises mais également certaines données issues de l A propos. C est le cas du numéro FRP qui doit être renseigné sur le volet Fiscal : Page 11
Il en est de même pour les coordonnées des différents intervenants de l entreprise : En effet, un certain nombre de contrôles est effectué au lancement de l'assistant de génération EDI- TDFC sur la présence d'informations obligatoires concernant le Dossier, l'emetteur et le PED : numéro SIRET raison sociale numéro de la voie nom de la voie code postal ville e-mail du Dossier Numéro partenaire du PED Rq : dans le cadre de l EDI, les adresses sont normalisées, il est important de veiller à les renseigner scrupuleusement. Ainsi, si une voie est renseignée, le numéro est obligatoire. 12
Le Partenaire EDI - DGI doit être renseigné avec les coordonnées du PED que vous avez déclaré à la DGI : les coordonnées de CEGEDIM si vous souhaitez effectuer un envoi direct à la DGI : les coordonnées de votre PED si vous avez choisi un autre partenaire EDI. Page 13
Génération EDI TDFC La génération EDI-TDFC dans les Etats Comptables et Fiscaux nécessite la mise à jour des droits d'accès au portail, l'installation de Sage Pilote sur le même poste que les ECF et que ce poste dispose d une connexion internet. La génération EDI s effectue à partir du menu Traitement / Génération EDI-TDFC. Les différentes étapes de génération s effectuent à l aide d un assistant. Identification de l émetteur et nature du traitement L émetteur de la déclaration doit se définir en tant qu entreprise, cabinet ou autre tiers déclarant. Cette donnée est demandée par la DGI et sera transmise dans le fichier EDI. Vous avez le choix entre télétransmettre directement le fichier EDI à la DGI ou réceptionner le fichier EDI afin de le transmettre au partenaire EDI de votre choix ou à un tiers. Quel que soit le choix, Sage Pilote est utilisé pour envoyer le fichier xml généré par les Etats Comptables et Fiscaux sur le portail Sage afin de le traduire au format EDI. Dans le cas d une réception du fichier EDI, une fois le fichier xml traduit, celui-ci sera renvoyé via Sage Pilote, après actualisation du statut, dans le répertoire C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Sage\Pilote\Edi Files 14
Documents à générer dans le fichier EDI TDFC En fonction du régime et du type d imposition du dossier (BIC, BNC, BA, IR ou IS), la liste des feuillets et annexes fiscales correspondantes est proposée. Vous avez cependant la possibilité de désélectionner certains feuillets. Page 15
Particularités de la transmission En cas de déclaration provisoire, une date d arrêté des comptes est demandée. L envoi pour test permet de générer un envoi non définitif pour vérifier le fonctionnement TDFC. Cet envoi ne sera jamais routé jusqu à la DGI S il s agit d une déclaration définitive, aucune option ne devra être cochée sur cette fenêtre. En activant le bouton «Fin» de l'assistant de génération EDI-TDFC, des contrôles sont effectués via l'activex (EdiTdfcAx.dll) afin de s'assurer que les données obligatoires demandées sont bien présentes et conformes à la norme TDFC : coordonnées de la société, de l'émetteur, du PED validité des SIRET résultat de l'exercice En cas d'erreur, celles-ci sont signifiées dans le journal de traitement (accessible à partir du menu Edition) et la déclaration est bloquée. Ainsi, si des éléments ne sont pas présents, la déclaration ne pourra pas être envoyée, évitant de ce fait des allers-retours avec l'organisme. A la fin de l assistant, Sage Pilote est lancé automatiquement. 16
Sage Pilote Pilote est l outil de pilotage et de suivi de traitement des déclarations. Cet outil, est disponible sur le CD d installation des Etats Comptables et Fiscaux. Il doit être installé sur le même poste que les Etats Comptables et Fiscaux et ce poste doit disposer d un accès internet. Installation et configuration A la fin de l installation des Etats Comptables et Fiscaux, il vous est proposé d effectuer l installation de Sage Pilote : Si Sage Pilote n a pas été installé à la suite des Etats Comptables et Fiscaux, l installation peut être lancée à partir du CD en double cliquant sur le fichier setup.exe puis en sélectionnant l application. L installation de Sage Pilote doit être effectuée en tant qu administrateur du poste et celui-ci doit obligatoirement être redémarré après installation. Depuis la version 1.8 de Sage Pilote, un assistant de configuration vous guide dans la mise en place des paramètres indispensables à son utilisation et à la télé déclaration. L assistant de configuration regroupe l ensemble des paramètres indispensables pour l utilisation de Sage Pilote. En suivant chacune des étapes de cet assistant, vous êtes assuré de pouvoir télédéclarer. L assistant de configuration se lance automatiquement suite à l installation de Sage Pilote. Il peut à tout moment être relancé depuis le menu Outils de l application. Il est possible que l affichage de cet écran prenne plusieurs minutes. Page 17
Services : La première étape permet de sélectionner les différents services souscrits : 18
Identification : Il convient ensuite de renseigner l identifiant et le mot de passe (informations reçues avec le mail de bienvenue). Un bouton «Tester la connexion» permet de vérifier la connexion internet : Adresses e-mail de notification : l adresse de notification est l adresse à laquelle les organismes destinataires des déclarations retourneront les accusés d acceptation ou de refus. Il est donc très important de les renseigner scrupuleusement. Il est possible d ajouter autant de notifications que nécessaire en cliquant sur le bouton «Ajouter». Page 19
«Conserver cette adresse...» : ce paramètre permet de définir si l adresse renseignée sera permanente ou volatile. Cochez cette case si vous voulez qu une adresse e-mail reçoive un e-mail de confirmation à chaque envoi de la déclaration pour laquelle elle est définie. Formulaires d inscription : Avant la première télé déclaration, vous devez avoir : accepté les Conditions Générales d Utilisation (CGU) du service de télé déclaration ; adhéré à la télé déclaration auprès de l organisme destinataire. Cet écran vous donne un accès rapide aux CGU ainsi qu aux formulaires de souscription et d adhésion par lien direct sur le Portail Sage. 20
Remarque : en double cliquant sur les Conditions Générales d Utilisation, Pilote interroge le Portail Sage pour vérifier les CGU. Si elles ont été acceptées, il indiquera la date de validation. Dans le cas contraire, il faudra les accepter. Préférences : Cet écran permet de définir vos préférences quant à la vérification de la connexion au portail Sage et au portail déclaratif : il est important de vérifier régulièrement que la connexion s effectue correctement, et n est pas entravée, par exemple, par un pare-feu. Page 21
Purge : l assistant de configuration permet également de définir les paramètres de purge automatique de la boîte d envoi et du journal des évènements. Pour plus d informations sur ces fonctionnalités, veuillez vous reporter à la documentation électronique de Sage Pilote. 22
La validation des paramétrages s effectue à l aide du bouton «Terminer». Il est possible de relancer cet assistant à partir du menu Outils / Assistant de configuration. Déclarations / TDFC Liste des envois : Le bouton TDFC permet d obtenir en temps réel le statut des déclarations envoyées : Page 23
Les colonnes et Statut permettent de suivre le statut de vos déclarations : Icône Statut Le pictogramme au ¼ plein indique que votre déclaration a été reçue par Pilote et est en cours de traitement. Le pictogramme à moitié plein indique que le Portail Sage accepte la déclaration. La déclaration est donc en cours de transfert au Portail déclaratif. Ce pictogramme indique que la déclaration a été reçue par le portail déclaratif et qu elle est en cours de vérification, puis de transmission à l organisme destinataire. Ce pictogramme indique que la déclaration a été envoyée et reçue par l organisme destinataire La déclaration a été acceptée par l organisme déclaratif. Il s agit du statut final signifiant l acceptation de la déclaration. La déclaration n a pu aboutir. Nous vous invitons à consulter le Journal des événements, et la documentation de Sage Pilote qui vous présente les différents messages d erreur existants et vous expose la conduite à tenir en cas de problème. Identification : On retrouve sur cet onglet les mêmes informations que dans la liste des envois : 24
Aperçu : Cet onglet permet de retrouver la liste des feuillets envoyés avec la déclaration : Supervision Le bouton «Supervision» permet d accéder : Au journal des évènements Le journal des évènements reprend l ensemble des étapes des différentes déclarations : Page 25
Au portail Sage L icône Portail Sage permet d accéder à l espace dédié dans lequel il est également possible de consulter les différentes déclarations. Tout comme Pilote, le Tableau de bord permet de consulter le statut des déclarations. 26