Edition 2010 LE GUIDE DU COPROPRIETAIRE
Editorial Mieux vivre la copropriété Félicitations, vous êtes copropriétaire dans un immeuble géré par un syndic MSI! Vous allez pouvoir apprécier tout ce qui fait notre différence : clarté des contrats, disponibilité du syndic, assistance téléphonique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, consultation de votre espace client sur Internet. Notre différence, c est aussi la volonté de vous informer au mieux, de vous expliquer comment nous fonctionnons, de vous indiquer quelles sont les «règles du jeu» de la copropriété et comment nous pouvons vous aider à vous occuper au mieux de votre bien immobilier. C est pourquoi nous vous offrons ce Guide du Copropriétaire MSI : il vous donne toutes les réponses aux questions que vous vous posez sur notre rôle et sur le vôtre. Annick Hameau Directrice Commerciale NB : les astérisques dans le texte renvoient au lexique page 14. 3
SYNDIC DE COPROPRIÉTÉ A QUOI SERT UN SYNDIC? Mon syndic * est chargé, dans le strict respect de la loi fondatrice du 10 juillet 1965, de gérer en bon père famille les intérêts du syndicat des copropriétaires * dans son ensemble. Ses missions principales sont : - tenir les comptes de la copropriété *, - veiller au respect du règlement de la copropriété *, - assurer la conservation de l immeuble, - gérer les travaux, pannes et sinistres, - conseiller, assister et informer régulièrement les copropriétaires, - organiser la vie démocratique de la copropriété (tenue des assemblées générales *, liens avec le conseil syndical * ), - encadrer le personnel d immeuble. La cohérence de notre réseau vous garantit un service complet et le respect d engagements qualité forts. COMMENT EST REMUNéRé UN SYNDIC? Afin de remplir les missions qui lui sont confiées, le syndic perçoit des honoraires. Ceux-ci figurent obligatoirement dans le contrat de Syndic, et sont de deux types : - les honoraires forfaitaires de gestion courante, - les rémunérations particulières correspondant à un service spécifique. Ils sont parfois complexes à appréhender. Notre contrat de syndic fait preuve de simplicité et de transparence. Les honoraires de gestion courante représentent l intégralité des frais. Les rémunérations particulières sont exceptionnelles. Elles correspondent soit à un vote préalable de l assemblée générale (ex. : travaux), soit à un service spécifique apporté à un copropriétaire (ex. : frais de mutation), soit au remboursement de frais engagés pour la copropriété (ex. : affranchissements) 4
Sis à, les frais administratifs et de débours sont inclus dans le forfait (ex. : papeterie), le Procès Verbal de l Assemblée Générale vous est envoyé sous 15 jours maximum. Contrat de Syndic MSI au moins factures des disponibles). Page 2 / 5 Paraphes :, les frais 5. JOURS ET HEURES D OUVERTURE DU SERVICE COPROPRIETE DE L AGENCE Le service copropriété de l agence est ouvert du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h (jours et heures ouvrables). 6. MISSIONS ET HONORAIRES DU SYNDIC Le Syndic réalisera les prestations définies ci-dessous qui donneront lieu à la rémunération forfaitaire suivante :, les copropriétaires peuvent régler leurs charges de Montant Hors Taxes : uros TVA : uros Montant TTC : uros Modalités de paiement : Mois Trimestre Avance Modalités de révision : A l'issue de la 1ère année, ces honoraires pourront évoluer de % l'an. o copropriété par prélèvements automatiques mensuels ou trimestriels, ou en ligne sur le site www.msimmo.com, chaque Conseil Syndical fait l objet d un compte rendu. o ASSEMBLÉE GENERALE ANNUELLE Élaboration et envoi de la convocation, documents à y joindre et projets de résolutions (hors frais d affranchissements). Préparation nécessitant recherches et études et analyses (ex : cession parties communes, travaux hors budget ). Notifications de convocation par remise contre émargement. Tenue de l assemblée générale pendant les jours et heures ouvrables du service copropriété. Établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs en Assemblée Générale. Tenue du registre des procès verbaux. Rédaction du Procès Verbal de l Assemblée Générale lorsque le syndic est élu secrétaire. Envoi et notification du procès-verbal (hors frais d affranchissements) Mise à disposition de tous les copropriétaires des pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues par l art.18-1 de la loi du 10 juillet 1965. Présence du syndic ou de son représentant en Assemblée Générale suivant les horaires définis dans le contrat. Affichage dans les parties communes de la copropriété d un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l entretien de la copropriété et aux travaux. Établissement de l ordre du jour. o ARCHIVES DU SYNDICAT Contrat de Syndic MSI CONSEIL SYNDICAL Réception du Président du Conseil Syndical ou des conseillers à leur demande et sur rendez-vous. Mise à disposition et communication au Conseil Syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat. Recueil des avis écrits du Conseil Syndical lorsque sa consultation est obligatoire. Élaborer les règles relatives à sa composition, son organisation et son fonctionnement et les faire adopter ensuite par l assemblée. Réunion du Conseil Syndical préparatoire à l Assemblée Générale annuelle ordinaire pendant les jours et heures ouvrables du service copropriété. Rédaction du compte-rendu de la réunion de conseil syndical et envoi à la demande du Conseil Syndical. Présence du syndic ou de son collaborateur en conseil syndical préparatoire à l Assemblée Générale suivant les horaires définis dans le contrat. Contrat de Syndic MSI, chaque copropriétaire dispose d un espace client www.msimmo.com offrant l accès direct à son compte ou le téléchargement gratuit de documents, les frais de mutation sont offerts si la vente est réalisée par l intermédiaire de son service transaction., les frais d affranchissement sont facturés au coût réel. A, le Mots nuls : Lignes nulles : agence. Sis à LE SYNDIC Mention manuscrite «Lu et approuvé» Contrat de Syndic MSI 50 25 (Prix Hors Taxes) POUR LE SYNDICAT Mention manuscrite «Lu et approuvé» 60 500 Page 1 / 5 Paraphes : 220 3% Le contrat de syndic MSI : clarté et transparence! Contrat de Syndic MSI Ce contrat est inscrit au registre des mandats de l agence MSI Sous le numéro : Contrat conforme à l avis du Conseil National de la Consommation du 27 septembre 2007. ENTRE LES SOUSSIGNÉS : LE SYNDICAT DES COPROPRIÉTAIRES DE L IMMEUBLE Représenté par M, Président du bureau de séance, spécialement mandaté à cet effet par l'assemblée générale du. Ci-après dénommé «le syndicat» D'UNE PART, et LE SYNDIC, la Société SAS MSI, représentée par Madame Annick HAMEAU, domicilié à l agence MSI, titulaire de la carte professionnelle n délivrée par la préfecture du portant la mention «gestion immobilière», et assurée en responsabilité civile professionnelle par la Société de Caution Mutuelle dite «Caisse de Garantie de la CGIA» dont le siège est situé : 89, rue de la Boétie - 75008 PARIS. Le Syndic, membre de la «Caisse Garantie» de la C.G.I.A. sous le numéro, bénéficie d une garantie financière qui s élève actuellement à. Les fonds déposés par les copropriétaires au compte du syndic et/ou au compte du syndicat sont garantis pour leur montant. D'AUTRE PART ; IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT : VOTRE CONTRAT DE SYNDIC 1. FONCTIONS, les intervenants et fournisseurs sont payées sous 30 jours (sous réserve de fonds, l équipe syndic s engage à visiter la résidence 6 fois par an. Le syndicat donne mandat au cabinet ci-dessus, qui l accepte, d exercer la mission de syndic de l immeuble ci-dessus indiqué, dans le cadre de la loi du 10 juillet 1965, du décret du 17 mars 1967 modifiés et des recommandations émises par la Commission Relative à la Copropriété. 2. DURÉE Le présent contrat commencera le pour se terminer le. 3. ENGAGEMENT DU SYNDIC - ETHIQUE Le syndic ne peut percevoir directement ou indirectement de rémunérations autres que celles prévues au présent contrat, comme il ne peut faire bénéficier de rémunérations ou de contrats des tiers avec lesquels le cabinet, lui même, ses employés auraient des intérêts, à moins d y avoir été expressément autorisé par l assemblée générale. Il s oblige plus particulièrement au respect du Code d Éthique et de Déontologie établi par la Fédération Nationale de l Immobilier. Conformément à l article 4.1. de la loi du 2 janvier 1970, et pour respecter cette obligation d information, il est précisé que le syndic dispose de liens indirects de nature capitalistique avec la banque dénommée Caisse Régionale du Crédit Agricole Nord de France. 4. COMPTE DE TRÉSORERIE COMPTE DE PRÉVOYANCE o COMPTE DE TRESORERIE Si les fonds du syndicat de copropriétaires sont versés sur un compte ouvert au nom du syndicat, les éventuels produits financiers et charges financières seront affectés au syndicat des copropriétaires. Si les fonds du syndicat de copropriétaires sont versés au compte courant bancaire ou postal ouvert au nom du syndic, les charges et les produits éventuels provenant de la gestion ou du fonctionnement de ce compte sont à la charge et/ou au bénéfice du syndic. o COMPTE DE PREVOYANCE Si le syndicat des copropriétaires décide d ouvrir un compte spécial destiné à recevoir toutes sommes correspondant aux provisions spéciales et réserves pour travaux futurs (art. 35-5 du décret du 17/03/67) et à toutes indemnités pouvant revenir au syndicat (sont exclus les fonds affectés à la gestion courante, budget annuel, appels de fonds pour travaux décidés en assemblée générale, fonds de roulement, avance de trésorerie...), ce compte sera générateur d intérêts revenant au syndicat des copropriétaires selon les modalités fixées par l assemblée générale conformément à l art. 35 du décret du 17/03/67. Vente Location Gestion Syndic de Copropriété RESIDENCE «LES ROMARINS» Auguste Perret Page 1 / 5 Paraphes : UN RESEAU AU SERVICE DES COPROPRIETAIRES DU NORD PAS DE CALAIS Détention, conservation des archives «non dormantes» selon la recommandation o COMPTABILITE GENERALE DE LA COPROPRIETE n 20 de la CRC. Détention, conservation des archives «dormantes». Le réseau MSI Compte bancaire séparé ou compte du cabinet en cas de dispense. Transmission des archives au syndic successeur. Créé en 1987, le réseau régional d agences immobilières MSI propose un large choix de produits Compte de prévoyance : placement des fonds, affectation des intérêts, garantie Elaboration et transmission au conseil syndical du bordereau immobiliers récapitulatif Ce contrat est inscrit au registre des mandats de l agence MSI Sous et de le services des financière apportée par le syndic. numéro : répondant aux exigences des particuliers comme des investisseurs. archives transmises au syndic successeur. Constitution de provisions spéciales : placement de fonds, affectation d intérêts, Contrat conforme à l avis du Conseil National de la Consommation du 27 septembre 2007. garantie financière apportée De l achat à la vente de biens immobiliers, neufs ou anciens, en passant par la gestion de patrimoine ou o DIVERS par le syndic. Etablissement du compte de gestion générale et des annexes conformément au encore le ENTRE syndic de LES copropriétés, SOUSSIGNÉS MSI Immobilier : est capable de satisfaire les attentes de chacun, tout au Représentation du syndicat aux assemblées d une structure long de particulière son parcours (syndicats résidentiel. décret n 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des secondaires, unions de syndicats, super syndicats, Association Syndicale). copropriétaires. LE SYNDICAT DES COPROPRIÉTAIRES DE L IMMEUBLE Requête en désignation d un mandataire commun (usufruit, Etudiants, indivision). jeunes couples, familles, investisseurs, le réseau des agences MSI trouvera avec vous la Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur. Établissement du budget prévisionnel Notifications de travaux nécessitant l accès aux parties solution privatives. immobilière Représenté la par plus M adaptée et, Président la plus efficace. du bureau Aujourd hui de séance, MSI spécialement Immobilier dans mandaté la région à cet Nord effet - par Location en collaboration de parties avec communes. le conseil syndical. Remise au syndic successeur de Pas de Calais, l'assemblée c est : générale du. l état Gestion financier, des totalité urgences des pendant fonds, état les heures des comptes des copropriétaires et des comptes ouvrables. o Un Ci-après maillage dénommé régional «: le Arras, syndicat Boulogne-sur-Mer,» Calais, Denain, Lens, Le Touquet (2 agences), du Consultation syndicat. Lille, Marcq-en-Baroeul, Merlimont, Montreuil-sur-Mer, Sainte-Cécile Plage, Stella-Plage, Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires. et renseignements aux locataires et aux associations de locataires. Publication des modifications du règlement de copropriété au fichier Valenciennes D'UNE immobilier. PART, et et Wimereux. Tenue des comptes des copropriétaires. o 4 métiers, 15 agences et 175 experts en immobilier. Appel des provisions sur budget voté. o Près LE SYNDIC, de 21.000 la lots Société gérés SAS en MSI syndic de copropriété, représentée pour par 1.000 Madame immeubles. Annick HAMEAU, domicilié à l agence Imputations des consommations individuelles d eau. o Plus MSI de 500 transactions, titulaire de immobilières la carte professionnelle en ancien et n 115 en neuf délivrée par an. par la préfecture du portant la Indication de La TVA vacation (à demande couvre d un le temps ou plusieurs passé pour copropriétaires). la prestation ainsi que la durée du trajet (départ o Plus / mention retour de 7.300 au «gestion cabinet). logements immobilière gérés en», et administration assurée en responsabilité de biens. civile professionnelle par la Société de Caution Justification Toute de la TVA heure par commencée présentation est de due documents. totalité. Mutuelle dite «Caisse de Garantie de la CGIA» dont le siège est situé : 89, rue de la Boétie - 75008 PARIS. Vérification et paiement des factures. Le Syndic, membre de la «Caisse Garantie» de la C.G.I.A. sous le numéro, bénéficie d une garantie financière qui s élève actuellement à. Les fonds déposés par les copropriétaires au compte du o ENTRETIEN ET MAINTENANCE syndic et/ou au compte du syndicat sont garantis pour leur montant. Visites de la copropriété. Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à D'AUTRE PART ; IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT : l échéance dans le cadre du budget. Gestion des diagnostics / dossiers obligatoires. Appels d offre, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d une pluralité de devis ou de l établissement d un devis descriptif soumis à Le syndicat donne mandat au cabinet ci-dessus, qui l accepte, d exercer la mission de syndic de l immeuble l évaluation de plusieurs ci-dessus indiqué, dans le cadre de la loi du 10 juillet 1965, du décret du 17 mars 1967 modifiés et des oentreprises ADMINISTRATION lorsque celle-ci ET GESTION est obligatoire DE LA dans COPROPRIETE le cadre des EN CONFORMITE AVEC LE travaux de maintenance définis recommandations émises par la Commission Relative à la Copropriété. REGLEMENT à l art.45 du DE décret COPROPRIETE n 67-223 du (hors 17 mars frais 1967. d intervenants extérieurs) Gestion des travaux d entretien et de Suivi maintenance. d une procédure judiciaire ou prudhommale, dépôt de plainte. Gestion des vérifications périodiques Actes : sécurité d acquisition incendie, de DTA, parties IGH, communes. ERP, etc Constitution de syndicats secondaires, scission de syndicat. Le présent contrat commencera le pour se terminer le. o CARNET D ENTRETIEN (établissement et mise à jour) Requête en désignation d un administrateur provisoire. Pour les informations mentionnées aux Financement art.3 et 4 du par décret subventions n 2001-477 : ANAH, du 30 mai ADEME, 2001. etc Emprunt et prêt de copropriété. o ASSURANCES Le syndic ne peut percevoir directement ou indirectement de rémunérations autres que celles prévues au Souscription des polices od assurance COMPTABILITE au nom GENERALE du syndicat. DE LA COPROPRIETE présent contrat, comme il ne peut faire bénéficier de rémunérations ou de contrats des tiers avec lesquels le Déclaration des sinistres concernant En les cas parties de changement communes et/ou de syndic, parties reprise privatives de la comptabilité sur exercices cabinet, lui antérieurs même, ses employés auraient des intérêts, à moins d y avoir été expressément autorisé par lorsque le dommage a sa source dans non les approuvés communs et ou / ou dans non les répartis parties et/ou privatives. non conformes sauf année l assemblée en cours. générale. Il s oblige plus particulièrement au respect du Code d Éthique et de Déontologie établi Règlement des indemnités aux bénéficiaires. par la Fédération Nationale de l Immobilier. o ASSEMBLÉE GENERALE Conformément à l article 4.1. de la loi du 2 janvier 1970, et pour respecter cette obligation d information, il est Tenue de l Assemblée Générale en dehors des jours et heures ouvrables précisé que du le service syndic dispose de liens indirects de nature capitalistique avec la banque dénommée Caisse Recherche et entretien préalable (les copropriété. coûts de la publication des annonces ne sont Régionale du Crédit Agricole Nord de France. pas compris). Présence exceptionnelle d un collaborateur. Établissement du contrat de travail et de ses avenants. Paiement du salaire, d indemnité, o REUNION prime SUPPLÉMENTAIRE dus au salarié. DU CONSEIL SYNDICAL Tenue du livre des salaires et édition Au-delà des bulletins de la réunion de paie. préparatoire à l Assemblée Générale annuelle. o COMPTE DE TRESORERIE Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux. Si les fonds du syndicat de copropriétaires sont versés sur un compte ouvert au nom du syndicat, les Attestations et déclarations o obligatoires. ASSURANCES éventuels produits financiers et charges financières seront affectés au syndicat des copropriétaires. Gestion des remplacements pendant Présence les congés, à l expertise. arrêts maladie et maternité. Si les fonds du syndicat de copropriétaires sont versés au compte courant bancaire ou postal ouvert au nom Mise en place et mise à jour du DUERSST (Document Unique des Risques pour la du syndic, les charges et les produits éventuels provenant de la gestion ou du fonctionnement de ce compte Santé et la Sécurité des otravailleurs). RECOUVREMENT DES CHARGES IMPAYÉES sont à la charge et/ou au bénéfice du syndic. Gestion de la formation du personnel Remise du syndicat. du dossier à l huissier, l avocat (aux frais du débiteur). Gestion de la prévoyance le cas échéant. Injonction de payer (aux frais du débiteur). o COMPTE DE PREVOYANCE Inspection du travail. Prise d hypothèque. Contrôle URSSAF. Si le syndicat des copropriétaires décide d ouvrir un compte spécial destiné à recevoir toutes sommes correspondant aux provisions spéciales et réserves pour travaux futurs (art. 35-5 du décret du 17/03/67) et à de conservation des archives sont pris en charge par MSI., la copropriété peut adhérer au service 24 H /24 et 7j /7 de réception des appels téléphoniques et traitements des pannes 7. MISSIONS PARTICULIERES CALCULEES À LA VACATION Montant Hors Taxes 8. MISSIONS PARTICULIERES CALCULEES AU FORFAIT TVA Montant TTC Syndic 60 11,76 71,76 Collaborateur ou Secrétariat 45 8,82 53,82 (1) Au taux en vigueur - (2) Variable en fonction du taux de TVA au jour de la facturation. o GESTION DU PERSONNEL (si présence de personnel du syndicat des copropriétaires) Page 3 / 5 Paraphes : 1. FONCTIONS 2. DURÉE Contrat de Syndic MSI o REGLEMENT DE COPROPRIETE Délivrance de copies du règlement de copropriété gratuite par téléchargement sur l espace clients du site www.msimmo.com sauf documents papiers souhaités en o RECOUVREMENT DES CHARGES IMPAYÉES Mise en demeure (aux frais du débiteur). o TRAVAUX HORS BUDGET SUIVANT APPROBATION DE L ASSEMBLEE GENERALE: Y compris l amélioration, la reconstruction, les travaux urgents, ceux imposés par voie réglementaire ou par injonction judiciaire. Suivi administratif et comptable des travaux hors budget votés en Assemblée Générale (* du montant hors taxes des travaux, avec un minimum d une vacation). o MUTATION DE LOTS (aux frais du vendeur ou donateur) Établissement de l état daté (comprenant les diagnostic et carnet d entretien) Actualisation de l état daté, opposition, privilège immobilier spécial o ASSEMBLÉE GENERALE Assemblée Générale Supplémentaire (hors frais d affranchissement) 9. FRAIS ANNEXES Page 4 / 5 Paraphes : Le Syndic sera remboursé au coût réel, par la copropriété des frais d affranchissement et de location de salle extérieure engagés pour elle. 3. ENGAGEMENT DU SYNDIC - ETHIQUE Fait au cabinet du syndic en un exemplaire, conservé par le syndic et le restera dans tous les cas par dérogation aux dispositions de l article 2004 du Code civil. 4. COMPTE DE TRÉSORERIE COMPTE DE PRÉVOYANCE toutes indemnités pouvant revenir au syndicat (sont exclus les fonds affectés à la gestion courante, budget annuel, appels de fonds pour travaux décidés en assemblée générale, fonds de roulement, avance de trésorerie...), ce compte sera générateur d intérêts revenant au syndicat des copropriétaires selon les modalités fixées par l assemblée générale conformément à l art. 35 du décret du 17/03/67. Page 5 / 5 Paraphes : Tout faire pour vous simplifier la copropriété : des explications pour mieux comprendre votre contrat de syndic Contrat de Syndic MSI 5. JOURS ET HEURES D OUVERTURE DU SERVICE COPROPRIETE DE L AGENCE Le service copropriété de l agence est ouvert du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h (jours et heures ouvrables)., les frais administratifs et de débours sont inclus dans le forfait (ex. : papeterie) 6. MISSIONS ET HONORAIRES DU SYNDIC Le Syndic réalisera les prestations définies ci-dessous qui donneront lieu à la rémunération forfaitaire suivante : Montant Hors Taxes : TVA (1) : Montant TTC (2) : uros uros uros Modalités de paiement (3) : Mois Trimestre Avance (1) Au taux en vigueur - (2) Variable en fonction du taux de TVA au jour de la facturation - (3) Cocher la case adaptée Des honoraires forfaitaires pour plus de sérénité., le Procès Verbal de l Assemblée Générale vous est envoyé sous 15 jours maximum. Modalités de révision : A l'issue de la 1ère année, ces honoraires pourront évoluer de % l'an. o, les copropriétaires peuvent régler leurs charges de copropriété par prélèvements automatiques mensuels ou trimestriels, ou en ligne sur le site www.msimmo.com ASSEMBLÉE GENERALE ANNUELLE Élaboration et envoi de la convocation, documents à y joindre et projets de résolutions (hors frais d affranchissements). Préparation nécessitant recherches et études et analyses (ex : cession parties communes, travaux hors budget ). Notifications de convocation par remise contre émargement. Tenue de l assemblée générale pendant les jours et heures ouvrables du service copropriété. Établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs en Assemblée Générale. Tenue du registre des procès verbaux. Rédaction du Procès Verbal de l Assemblée Générale lorsque le syndic est élu secrétaire. Envoi et notification du procès-verbal (hors frais d affranchissements) Mise à disposition de tous les copropriétaires des pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues par l art.18-1 de la loi du 10 juillet 1965. Présence du syndic ou de son représentant en Assemblée Générale suivant les horaires définis dans le contrat. Affichage dans les parties communes de la copropriété d un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l entretien de la copropriété et aux travaux. Établissement de l ordre du jour., chaque Conseil Syndical fait l objet d un compte rendu. o CONSEIL SYNDICAL Réception du Président du Conseil Syndical ou des conseillers à leur demande et sur rendez-vous. Mise à disposition et communication au Conseil Syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat. Recueil des avis écrits du Conseil Syndical lorsque sa consultation est obligatoire. Élaborer les règles relatives à sa composition, son organisation et son fonctionnement et les faire adopter ensuite par l assemblée. Réunion du Conseil Syndical préparatoire à l Assemblée Générale annuelle ordinaire pendant les jours et heures ouvrables du service copropriété. Rédaction du compte-rendu de la réunion de conseil syndical et envoi à la demande du Conseil Syndical. Présence du syndic ou de son collaborateur en conseil syndical préparatoire à l Assemblée Générale suivant les horaires définis dans le contrat. Page 2 / 5 Paraphes : 5
FONCTIONNEMENT ET VIE DE LA COPROPRIÉTÉ QUELS SONT LES ACTEURS PRINCIPAUX DANS UNE COPROPRIéTé? Naturellement, les copropriétaires ont un rôle phare dans la vie de la copropriété. Ils se réunissent au moins une fois l an en assemblée générale *, lieu d échanges et de prises de décisions. Lors de cette réunion, le syndic rend compte de sa gestion annuelle. Il soumet au vote diverses résolutions portant sur l approbation des comptes, le budget prévisionnel *, les travaux La bonne marche de la copropriété nécessite également la présence d un conseil syndical * dont la mission est d être le porte-parole des copropriétaires, et d en être le relais auprès du syndic. Nous privilégions cette étroite collaboration et le dialogue permanent avec vos représentants (conseil syndical)., votre avis est important! Exprimez-le en participant aux assemblées générales ou en utilisant votre pouvoir *. Assemblée de copropriétaires Syndic Assistant(e) Comptable Conseil Syndical FAUT-IL demander une autorisation pour Réaliser mes travaux? Chaque copropriétaire est libre de faire ce qu il veut dans la mesure où il respecte le règlement de copropriété *, la tranquillité dans la résidence et l harmonie de l immeuble. Toutefois certains projets de travaux affectant les parties communes * ou l aspect extérieur de l immeuble peuvent nécessiter l accord préalable des copropriétaires en assemblée générale. Nous sommes à votre écoute pour vous guider dans vos projets (ex. : revêtement de sol, murs, stores, climatisation, volets, antennes ), dans le respect de la réglementation en vigueur. 6
Distinction entre parties communes et parties privatives colonnes montantes verticales fenêtre de toit toiture antenne chéneaux, gouttière, descentes d eaux pluviales gardecorps de balcon ascenseur fenêtre volets, stores place de parking Les murs et murs de façade Parties communes porte d immeuble Parties privatives dalle de balcon platine d interphone sur rue 7
CHARGES DE COPROPRIÉTÉ QUE DOIS-JE PAYER AU TITRE DES CHARGES DE COPROPRIéTé? Chaque copropriétaire participe en fonction de ses tantièmes * aux frais de fonctionnement de la copropriété (entretien des parties communes *, chauffage, ascenseurs, espaces verts, concierge ). Il y a 2 types de charges : - les charges destinées à faire face à l entretien courant («appel de fonds») qui sont appelées chaque trimestre sur la base du budget prévisionnel * voté en assemblée générale. Le paiement est à effectuer le premier jour de chaque trimestre (sauf décision d Assemblée). Chaque année, une régularisation * de ces charges («décompte de charges») est envoyée aux copropriétaires, ce solde pouvant être positif ou négatif. - les charges spécifiques, votées en assemblée générale et concernant particulièrement les appels pour travaux, sont à régler selon la date d exigibilité fixée lors de l assemblée générale. Vous avez la possibilité de consulter vos comptes et documents 24h/24 sur l Espace Client MSI. Si vous louez votre logement, nous vous précisons la part locative récupérable (à titre indicatif) sur les documents de régularisation des charges. COMMENT PAYER MES CHARGES DE COPROPRIéTé? En 2010, MSI met à votre disposition sur votre Espace Client la possibilité de payer en ligne. Paiement en ligne Accès sécurisé Vous avez la possibilité de régler par chèque ou par virement. Pour plus de tranquillité et de confort, chez MSI vous avez naturellement la possibilité de régler vos charges par prélèvement automatique. Les prélèvements peuvent être trimestriels ou mensuels, à votre choix. 8
Calendrier Exemple correspondant à un exercice comptable clos au 31 décembre Appel de fonds 1 Appel de fonds 2 Appel de fonds 3 Appel de fonds 4 Régul. des charges N Année N+1 Janvier année N Assemblée Générale Avril année N Juillet année N Octobre année N Décembre année N Assemblée Générale 9
PROBLèMES TECHNIQUES JE CONSTATE UNE PANNE EN PARTIE COMMUNE (PANNE ASCENSEUR / électrique / TV / EAU), QUE DOIS-JE FAIRE? Votre syndic est disponible et compétent pour mettre en œuvre les moyens nécessaires à la résolution de votre problème, en lien avec les prestataires référencés dans votre résidence. Si votre copropriété adhère à MSI Services, le meilleur réflexe : contactez le 0811 36 59 09 (prix d un appel local depuis un poste fixe). Un chargé de clientèle est à votre écoute 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Il vous guidera dans la mise en place de solutions adaptées, afin de gérer votre problème au mieux de votre intérêt et de ceux de la copropriété, du degré d urgence, et des spécificités préalablement indiquées par votre syndic. COMMENT SUIS-JE ASSURé? Le syndic a nécessairement souscrit une assurance couvrant votre copropriété. Les éléments immeubles des parties privatives * - meubles encastrés, moquette, peintures, cuisine équipée, installation de chauffage central, etc. - sont couverts par ce contrat. Le copropriétaire occupant doit à la fois s assurer : - en «dommages aux biens» pour ses propres biens meubles : mobilier, matériel, effets personnels ou familiaux, etc. - en «responsabilité civile» pour sa responsabilité à l égard des voisins et des tiers. Le copropriétaire non occupant peut s assurer en sus pour couvrir les risques non garantis par l assurance de copropriété et doit vérifier que son locataire est correctement assuré. Nous vous proposons un contrat complet et répondant parfaitement à toutes les situations couramment rencontrées, à des conditions tarifaires préférentielles. 10
Privilège clients MSI Un numéro de téléphone disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an pour résoudre les problèmes techniques du quotidien : MSI Services Roger, 63 ans, copropriétaire bailleur Nous avons une porte d entrée qui ferme mal dans les parties communes de notre immeuble, ce qui pose des problèmes de sécurité. Pouvons-nous appeler MSI Services? Annick, 35 ans, copropriétaire De retour de week-end, nous avons eu la désagréable surprise de retrouver notre salon souillé par les eaux sales provenant des gaines techniques. Pouvons-nous appeler MSI Services? Henri, 50 ans, copropriétaire En rentrant du travail, j ai eu des difficultés à accéder à mon appartement suite à une panne électrique dans les parties communes. Puis-je appeler MSI Services? Pour toutes ces situations, si votre syndicat de copropriétaires a choisi d adhérer à notre programme «Simply MSI», nous vous invitons à contacter sans hésiter notre centre d appel «MSI Services». Une hôtesse spécialisée analysera votre demande et organisera immédiatement l intervention du prestataire habituel de votre copropriété. Si vous appelez de l étranger, pour joindre MSI Services, composez le +33 3 21 21 51 42 11
CONTACTS QUI S OCCUPE DE LA COPROPRIéTé? Vous bénéficiez d un service et d un suivi personnalisé. Votre copropriété est suivie en permanence par des interlocuteurs dédiés : votre syndic, son assistante de copropriété et son comptable. Vos interlocuteurs sont des professionnels régulièrement formés, en lien avec les instances de la profession, au fait de l évolution constante de la réglementation et naturellement spécialisés au métier de la copropriété. Copropriété Syndic Assistant(e) Comptable MSI JE SOUHAITE VENDRE, LOUER, FAIRE GéRER EN TOUTE TRANQUILLITé, QUE DOIS-JE FAIRE? La force de notre réseau est de vous proposer une approche complète de toutes les problématiques liées à l immobilier. Chaque service, en liaison permanente avec votre syndic, peut répondre à vos attentes si vous souhaitez : - vendre ou acheter, - mettre votre bien en gestion, - défiscaliser, - acheter votre résidence secondaire, - louer un appartement le temps d un week-end (location saisonnière), - louer un appartement pour vos enfants étudiants... En confiant la vente de votre appartement au service transaction MSI, MSI vous offre les frais de mutation (état daté) si la vente se réalise par son intermédiaire. 12
La carte des agences MSI Calais Wimereux Boulogne-sur-Mer Sainte-Cécile Le Touquet Montreuil-sur-Mer Stella Plage Merlimont Marcq-en-Baroeul Lens Lille Arras Valenciennes Denain MSI Arras 65, rue Saint-Aubert 62026 Arras 03 21 23 38 57 MSI Boulogne-sur-Mer 34, rue Faidherbe 62200 Boulogne-sur-Mer 03 21 30 19 74 MSI Calais 12-14, boulevard Gambetta 62100 Calais 03 21 46 61 61 MSI Denain 133, rue Villars 59220 Denain 03 27 44 24 43 MSI Lens 55, boulevard Emile Basly 62305 Lens 03 21 42 63 42 MSI Le Touquet - rue de Paris 55, rue de Paris 62520 Le Touquet 03 21 05 08 77 MSI Le Touquet - Hermitage 4, place de l Hermitage 62520 Le Touquet 03 21 05 05 65 MSI Lille 123, rue Nationale 59000 Lille 03 20 40 16 16 MSI Marcq-en-Barœul 5, rue de l Egalité 59700 Marcq-en-Barœul 03 20 65 90 00 MSI Merlimont 55, avenue de la Plage 62155 Merlimont 03 21 84 60 52 MSI Montreuil-sur-Mer 7, rue Pierre Ledent 62170 Montreuil-sur-Mer 03 21 06 01 02 MSI Sainte-Cécile Résidence Holiday Beach Esplanade de la Mer 62176 Sainte-Cécile 03 21 84 47 40 MSI Stella Plage 950, boulevard E.Labrasse 62780 Stella-Plage 03 21 09 15 30 MSI Valenciennes 36, rue de la Vieille Poissonnerie 59300 Valenciennes 03 27 51 57 00 MSI Wimereux 2, rue du G al de Gaulle 62930 Wimereux 03 21 10 99 99 13
LEXIQUE Afin de vous rendre la lecture plus efficace et pour être sur de bien appréhender les thèmes abordés dans ce document, voici un lexique des termes utilisés. Assemblée générale Réunion qui se tient au moins une fois l an, à laquelle sont conviés par le syndic tous les copropriétaires, afin qu ils prennent part aux votes des résolutions à l ordre du jour. Budget prévisionnel Prévision de dépenses proposée au vote de l assemblée générale annuelle et permettant au syndic de faire face aux dépenses courantes de maintenance, fonctionnement et administration des parties communes. Il sert de base au syndic pour déterminer et appeler trimestriellement la quote-part de charges à chaque copropriétaire. Conseil syndical Collège de copropriétaires élus en assemblée générale pour une durée maximale de 3 ans. Il assiste le syndic et contrôle sa gestion. Il sert d interface entre les copropriétaires et le syndic. Il a un rôle consultatif et n a pas de pouvoir de décision. Copropriété Immeuble ou ensemble immobilier, divisé en lots appartenant au moins à 2 personnes distinctes, soumis à ce titre à une réglementation spécifique (loi de juillet 1965) et à une organisation collective régie par un règlement de copropriété. Etat daté Note de renseignements délivrée par le syndic au notaire, lui permettant d informer officiellement les parties à la vente, des sommes dues correspondant au lot, des travaux votés en assemblée générale, de l existence d éventuelles procédures judiciaires, etc. Parties communes / parties privatives Les parties communes sont des parties de l immeuble destinées à l usage de tous et dont la propriété est partagée par les copropriétaires (ascenseur, escalier, toiture, chauffage collectif, colonnes montantes ). Les parties privatives sont des parties de l immeuble réservées à l usage exclusif et la propriété d un copropriétaire déterminé (appartement, garage, chauffage individuel ). Pouvoir Document permettant à un copropriétaire de se faire représenter par un mandataire lors d une assemblée générale à laquelle il ne peut assister. Son représentant peut être toute personne physique de son choix, copropriétaire ou non, à l exception du syndic, de son conjoint ou de ses préposés. Procès verbal de l assemblée générale Compte-rendu d Assemblée Générale rédigé par le secrétaire de séance, vérifié et signé en fin de réunion par le président et le(s) scrutateur(s) désignés pour cette assemblée générale. Il est diffusé par le syndic aux copropriétaires dans les deux mois. Il transcrit les résultats des votes correspondant à chaque résolution. 14
Règlement de copropriété (à ne pas confondre avec le règlement intérieur) Obligatoire en vertu de la loi dans toute copropriété, ce document fixe la répartition des charges, la distinction entre parties communes et privatives, recense les droits, devoirs, obligations et interdictions des copropriétaires. Règles de majorité La loi a prévu des règles de majorité pour les votes pris en assemblée générale qui diffèrent selon l importance des sujets et des décisions à prendre. Ainsi : - L unanimité est requise pour les décisions les plus importantes. - La double majorité : majorité de tous les copropriétaires en nombre et représentant au moins 2/3 des voix. - La majorité absolue : majorité de tous les copropriétaires en nombre, pour des décisions intermédiaires. - La majorité simple (majorité des présents ou représentés en AG) pour les décisions les plus courantes. Régularisation de charges Réajustement du montant des provisions de charges annuelles appelées au copropriétaire en fonction de sa quote-part dans les dépenses annuelles réelles approuvées lors de l assemblée générale. Syndic Personnalité professionnelle ou bénévole mandatée par le syndicat des copropriétaires et désignée par assemblée générale pour une durée maximale de 3 ans. Elle a la charge de la gestion de l immeuble et des équipements collectifs au nom de la copropriété (organisation de l assemblée générale, tenue des comptes, conclusion des contrats, gestion des personnels, représentation de la copropriété, suivis de travaux ) Syndicat des copropriétaires Collectivité disposant de la personnalité civile et ayant pour objet la conservation de l immeuble et l administration des parties communes. Elle est constituée de l ensemble des copropriétaires sans exception. Tantièmes Quote-part des parties communes afférente à chaque lot dont chaque propriétaire est titulaire. Fixée par le règlement de copropriété en fonction de critères de superficie, consistance, surface et situation, elle se traduit en unités de division (millièmes, dix millièmes ) en permet la répartition des charges par catégories. Les tantièmes sont pris en compte pour les votes des résolutions en assemblée générale. Société anonyme Hainaut Immobilier SA - RCS Valenciennes : 414.881.672 Siège : 40, Bd Saly - B.P 3-59312 Valenciennes Cedex 09 - Directrice de publication : Annick Hameau - Conception : Service Communication H.I. S.A. est adhérent d Eco Folio et contribue à la collecte et au recyclage du papier. Document non contractuel - Ne pas jeter sur la voie publique - Reproduction même partielle interdite Crédits photo : Fotolia, Getty Images, Projections Roubaix - Mars 2010 15
Prix fixes annuels * Consultations des comptes en ligne Assistance technique 24/24, 7/7 Vous venez de changer d avis sur les syndics de copropriété! Un réseau de 15 agences sur le Nord Pas-de-Calais - 20 000 clients copropriétaires www.msimmo.com * Voir conditions en agence