Compte rendu réunion Référents : 1) Présents - ordre du jour... 2 2) ARAMIS SYNDIC... 3 a) Bilan programme de relance copropriétaires simplifié... 3 b) Etat daté... 4 c) Bureautiques v2... 4 3) AGCOP... 5 a) Bilan version 4... 5 i) Retour clients... 5 ii) Concernant la problématique de l ordre des numéros de résolution... 5 iii) Problèmes signalés :... 6 b) Demandes supplémentaires... 6 c) Rappels Projets... 6 4) Autres :... 7 a) Demandes... 7 5) Présentations Cahier Des Charges :... 8 a) Remboursement du dépôt de garantie... 8 b) Gestion des adresses copropriétaires... 8 c) Amélioration Travaux... 9 d) Gestion des dates de mandat... 9 6) BILAN FAQ... 10 7) Suivi ticket Assist'web... 10 8) Conclusion et Organisation prochaine réunion:... 11 a) Cahiers des charges présentés (CDC):... 11 b) Rappel:... 11 c) Prévisionnel Calendrier livraison... 11 d) Prochaine réunion :... 11 Document externe diffusé aux référents Date d édition : 14/05/ Page 1 / 11 Copyright H2I / reproduction et utilisation interdites sans l'autorisation expresse de la société H2I
1) Présents - ordre du jour Représentants H2i : Formation et Qualité : Dominique Soulas (Paris) : dsoulas@h2i.fr Sandrine Rollet (Lyon) : srollet@h2i.fr Nadège Réveillès : nreveilles@h2i.fr Viviane Rieunier (Paris): vrieunier@h2i.fr Excusée Relation clientèle : Guillaume Le Diguerher : glediguerher@h2i.fr Représentants Administrateurs De Biens: 13 cabinets représentés - Paris 05/04/ CGC : M Naudet, M Simon, M Cardoso Patrimoine Gestion : M Allard Cabinet Junege : M Langlois Cabinet Dolléans : M Dolléans Rappel ordre du jour : - Lyon 06/04/: Cabinet AGIL : M Krief Régie Galyo : Mme Guilleman et Mme Froment et Stephanie Régie Lozano : Mme Dufournel Régie Mouton : Mmes Corts et Garcia Cabinet :Rochon : Mmes Bonnet, Leclercq et Noguard Logehab : M Maisonobe Valority Gestion : Mme Saby Regie des Celestins : Mme Allaux Cabinet Rolin Bainson : M Rivet ARAMIS SYNDIC Bilan programme relances copropriétaires simplifiés Etat daté Bureautiques v2 AGCOP Bilan version 4 Projets Présentation des cahiers des charges réalisés suites aux précédentes réunions Gestion des adresses copropriétaires Amélioration Travaux APF et prélèvement Amélioration de l'interface de consultation et suivi des tickets Point base de connaissances (FAQ) Conclusion Questions diverses planning prochaines réunion Document externe diffusé aux référents Date d édition : 14/05/ Page 2 / 11 Copyright H2I / reproduction et utilisation interdites sans l'autorisation expresse de la société H2I
2) ARAMIS SYNDIC a) Bilan programme de relance copropriétaires simplifié Rappel du sujet : Programme plus simple d utilisation et permettant le contrôle simple et rapide du montant relancé depuis le compte du copropriétaire: - la sélection ou l exclusion des copropriétaires à relancer est très simple d utilisation, il n y a pas plusieurs phases de traitements, les modifications sont possibles directement dans l écran sans manipulation intermédiaire. - La gestion de la relance s effectue sur le solde du copropriétaire tous comptes confondus : c est toujours le montant du solde dû, tous comptes confondus quelle que soit la date qui est relancé. Ce programme n est pas prévu pour effectuer une sélection des dettes constituant le montant à relancer, pas de gestion de niveau par dettes. Ce programme cohabite avec le programme précédent, les deux peuvent être utilisés conjointement mais sur des immeubles distincts. Il est déconseillé d alterner un mode de relance puis l autre pour un même immeuble et ce afin de préserver la lisibilité de l historique des relances. Retour d utilisation : Ce programme n a pas encore été exploité par de nombreux clients => retour plus complet lors la prochaine réunion. Pour ceux qui ont eu l occasion d utiliser ce programme = : la simplicité d utilisation est confirmée et il répond aux attentes exprimées. Questions : - Les lignes créditrices sont elles reprises = oui - Quid des variables utilisables dans les courriers? => les variables sont communes aux deux traitements de relances. - Comment exclure une dette? : => Rappel : le principe retenu est le suivant : «le montant relancé est égal au montant du solde des comptes, quelque soit la date», il n est donc pas prévu d exclure une sélection de dettes ; néanmoins, un paramétrage est possible pour ceux qui le souhaite permettant la modification du montant à relancer. A quand la livraison de l équivalent en locataires promis? => Patch de la rentrée H.2.I - CR réunion référents - page Page 3 sur 11
b) Etat daté Résumé : Fiabilisation des données, gestion des travaux révisée, extension de données. Les modifications apportées n impactent pas le mode opératoire. La correction des tickets référencés sur ce thème a été intégrée dans cette version. A noter : La confusion entre l adresse du courtier d assurance et la compagnie a été levée. Les éléments sont clairement distincts sur la fiche administrative de l EI. Rappels : - Il faut télécharger les nouvelles bureautiques : cette information est spécifiée dans le guide des nouveautés + en téléchargement : les appels liés au défaut de lecture de notices pourraient être évités. - Des formations sur le sujet ont été proposées, et sont toujours envisageable en votre cabinet. c) Bureautiques v2 Rappel du sujet : Nouvelle interface de création de bureautique extrêmement simplifié ; les variables sont proposées en fonction du traitement et insérables en un clic, la mise en page est similaire à la mise en page d un traitement de texte. Pas d impact sur les traitements : les traitements Aramis fonctionnent sans aucun changement quelle que soit l origine du document (nouvelle ou ancienne bureautique). Ce programme permet dans la version actuelle la réalisation de tout document à l exception des documents de type «Reddition ou arrêté de comptes». Une formation des collaborateurs (référents notamment) est requise pour l activation de ce module bureautique. Retour d utilisation : Pour les cabinets qui ont commencé à l exploiter, la simplification de l interface est évidente. Demande : différencier plus clairement certains libellés exemple les adresses proposées Patch prévu pour élargir les polices utilisables, permettre l utilisation de la police CMC7 (fabrication de chèques) et l OCRB (TIP) et ajout de variables : Livraison prévue : Version de fin d année H.2.I - CR réunion référents - page Page 4 sur 11
3) AGCOP a) Bilan version 4 i) Retour clients Fusion directe = bénéfice avéré gain de temps, traitement simple. Il permet également de rééditer la convoc pour 1 copro facilement si besoin. L élargissement de la fonctionnalité aux comptes rendu et Procès verbal est attendu : prévu pour la prochaine version AGCOP. Partage des catalogues : pratique, gain de temps. Cependant pour faciliter la transition et la mise en place, la formation des collaborateurs est recommandée (bien intégrer le principe de la réattribution des catalogues). Gestion des sous résolutions : permet de réunir sous un même titre (résolution principale) différentes résolutions. ex : Election du Conseil Syndical, travaux. Simulation quote part (équivalent de «simulation multi travaux» dans Aramis). Bilan très positif coté nouvelles fonctionnalités, plus difficile sur la mise en place. Certains cabinets sont volontaires pour des tests avant diffusion de la prochaine version sur un poste séparé ayant leurs données. ii) Concernant la problématique de l ordre des numéros de résolution Ordre des résolutions de la convocation différent de celui du PV : C est la chronologie du vote qui détermine l ordre des résolutions sur le PV. L ordre peut ainsi être différent de la convocation = c est normal. L idée de figer l ordre des résolutions au démarrage de l AG est rejetée (le plus souvent les changements interviennent en cours d AG). On conserve donc le fonctionnement existant soit : gestion de l ordre des résolutions conforme à la chronologie. Ok unanime Question : faut-il une numérotation spécifique pour distinguer l ordre des résolutions de l ordre des votes => non retenu H.2.I - CR réunion référents - page Page 5 sur 11
iii) Problèmes signalés : Numérotation des sous résolutions non actualisée lors du traitement de «restructure résolutions» : T 72052 : correction effectuée tests H2i en cours livraison possible fin Mai, début juin. Le service assistance intervient si besoin en attendant la correction. En ce qui concerne la numérotation en cas d utilisation des Sous résolutions, pour ne pas faire apparaitre dans la numérotation de la résolution principale le «0» de la sous résolution (exemple : «1-0»), il est possible de modifier les bureautiques pour conditionner ce champ => Contacter l assistance. Rappel : Pour les résolutions sans vote, on peut également conditionner certains champs (notamment liés au résultat du vote) afin que ces derniers ne s affichent pas. b) Demandes supplémentaires Intégrer le numéro des résolutions à l écran Ticket N 67864. T75256 catalogue de résolution : en visualisation élargir le titre des résolutions par intermédiaire d un ascenseur (cela se produit quand les droits sont limités à la consultation et concerne les cabinets qui gère des titres extrêmement long (+ de 500 carac.). c) Rappels Projets Gestion de deux AG sur le même EI sur une même période. Récupération depuis Aramis d informations supplémentaires utiles dans AGCOP (budget, travaux?) : IMPORTANT : à Paris et Lyon pas de retour significatif et convergent sur ce point ; il parait difficile de récupérer le budget + créer des résolutions à partir des fiches travaux = trop délicat => Donc rien pour le moment Centralisation des données (aujourd hui seuls les fichiers de mise à jour et les catalogues sont centralisés). Liste des travaux votés pour aide à la saisie de la fiche travaux en retour d AG Demande émise : Ticket N 74059 : En fin de PV : Récupérer depuis Aramis les informations liées à la conformité (cf. Etat daté) : (Raccordement au tout à l égout O/N Injonction travaux ) AGCOP en plein écran => information non transmise lors des réunions référents : Cette gestion du plein écran est prévue pour la prochaine version AGCOP. H.2.I - CR réunion référents - page Page 6 sur 11
4) Autres : Important : les Problèmes de fusion Word liés à Windows seven sont réglés. Si des problèmes persistent en vos cabinets, merci de contacter le service assistance pour une intervention sur les postes concernés. A noter : la Balance consolidée réclamée est très satisfaisante (appréciée notamment en cas de contrôle des caisses de garanties). a) Demandes Alerte erronée sur solde prélèvements => correction livrée courant avril. Archivage devis, commande: archivés sur fournisseur => il faudrait archiver sur l immeuble (garder ces entrées logiques) Ticket 74074. Devis, commande : Prévoir paramétrage montant de travaux au-delà duquel une alerte doit être prévue pour informer le propriétaire le cas échéant. T N 74076 Programme de compensation auto ou semi automatique des comptes T N 74077 : en saisie de lots il manque la partie «descriptif» (ce qui entraine une double voire triple saisie) T 75259 gestion des contrats : date début différent de date échéance durée initiale différente de la durée de renouvellement. Ticket 75239 T75261 : Tableau de bord : quand sera t il utilisable avec des données fiables => refonte prévue à planifier dans le cadre de la refonte gérance T75274 : message en création police assurance en création ei Automatisation commandes par email T24229 : relance au sujet de l ouverture automatique de l agenda dans Aramis. Cette dernière a été suspendue lors du passage V5 à la demande de nombreux client => soumettre l ouverture de l agenda au lancement de Aramis à un paramétrage cabinet n est pas retenu aujourd hui pour deux raisons : - accès en 1 clic à cet agenda depuis le menu principal de Aramis - le nombre limité de demande IMPORTANT : par souci d efficacité lors des réunions référents, quand vous souhaitez signaler un problème, nous vous demandons de bien vouloir procéder à la création d un ticket avant la date effective de cette réunion afin que ce dernier soit analysé par nos services en amont. Nous vous rappelons que depuis l outil Assist web vous pouvez à tout instant consulter vos tickets en cours. Pour toute question d utilisation à cet outil n hésitez pas à nous contacter. A la Demande spécifique du club de Paris, reprise du tableau de suivi des tickets à la rentrée cependant il est plus efficace et sécurisé de traiter en globalité un module que de gérer les tickets de Façon unitaire = c est un des objectifs de ces réunions. H.2.I - CR réunion référents - page Page 7 sur 11
5) Présentations Cahier Des Charges : a) Remboursement du dépôt de garantie et Trop perçu Point abordé en détail avec club de LYON : Non détaillé avec club de Paris (déjà abordé en septembre 2011) Résumé : Regrouper les encaissements sur la ligne d écriture Détail par date de valeur dans le tableau détail Conserver la présentation du compte actuelle Harmoniser les informations sur les dépôts de garantie en faisant de la fiche Gestion des Dépôts de Garantie le point central Refonte du remboursement du dépôt de garantie en 3 écrans : Le calcul des éléments à retenir Le décompte du solde à rembourser La gestion des règlements de remboursements Remboursement trop perçu : Solde global créditeur Réactions : Le contenu du cahier des charges a été apprécié, les référents attendent la livraison. A ajouter au CDC : - intégrer un accès direct au calcul solde de charges sur lot isolé Avoir le détail des factures travaux (quittancement avec le même élément) - Alerte sur régularisation des charges + lot isolé +coptr b) Gestion des adresses copropriétaires Résumé : Exploiter l adresse du confrère pour les traitements APF et reddition. Récapitulatif de l utilisation des adresses (4 actuellement) en fonction des traitements. Réactions : ok conforme Le Cahier des charges remis aux présents par mail avec ce CR, est disponible à la demande pour les absents. Vos remarques sont attendues avant 14/06/ H.2.I - CR réunion référents - page Page 8 sur 11
c) Amélioration Travaux Point abordé en détail avec club de PARIS. Résumé : Ajout d information dans la fiche travaux Amélioration de la gestion de l échéancier Gestion de fiche travaux multi clé Amélioration des listes de travaux Amélioration de la consultation des travaux dans la balance comptable Amélioration de la fiche de synthèse Ajout d archivage associé à la fiche travaux Appels négatifs : Annulation des appels travaux, gestion des subventions Gestion du suivi administratif des travaux Réactions : Le contenu du cahier des charges a été apprécié, les référents réclament une date prévue de livraison A noter point 2.1.3 : sujet à caution mais très pratiqué (Club PARIS) Cahier des charges remis aux présents par mail avec ce CR, est disponible à la demande pour les absents. Vos remarques supplémentaires éventuelles sont attendues avant 14/06/ d) Gestion des dates de mandat Résumé de la proposition : On n intervient pas sur les dates de début et de fin de mandat actuelles On continue à les gérer comme des dates d entrée et de sortie du mandat d Aramis On précise cette notion sur l écran en les appelants «date d entrée» et «date de sortie» On crée 2 nouvelles dates de début et de fin de «Contrat» correspondant aux dates du «mandat papier» On crée la liste des mandats arrivant en fin de contrat A partir de la liste, on peut accéder au mandat. Il est alors possible d utiliser ses fonctions déjà existantes «modification» et «impression» Le Cahier des charges remis aux présents par mail avec ce CR, est disponible à la demande pour les absents. Vos remarques sur le sujet dont les bienvenues avant le 14/06/. H.2.I - CR réunion référents - page Page 9 sur 11
6) BILAN FAQ Ok fiches pertinentes utiles poursuivre l effort Ceci est confirmé par un nombre croissant quotidien de consultation. Remarque référents : Avoir un accès direct à la Faq pour tous les utilisateurs et pas seulement ceux qui ont un code assistweb (études H2i 7) Suivi ticket Assist'web Intégrer la possibilité d impression de tous les tickets d une recherche (déjà demandé par de nombreux référents) Alléger la liste des recherches proposées ; conservées fiche en cours, fiches clôturées (minimum un an), et fiches par progiciels et enlever toutes les autres recherches, séparer demandes d améliorations des demandes de corrections. H.2.I - CR réunion référents - page Page 10 sur 11
8) Conclusion et Organisation prochaine réunion: a) Cahiers des charges présentés (CDC): Les présentations des cahiers des charges ont globalement fédéré et convergé. - Remboursement DG : livraison prévue lors de la prochaine version de référence (fin d année) - Travaux : retour sur CDC attendu avant le 14/06/ développement par étape Livraison de la situation de la synthèse et situation lors de la prochaine version de référence (fin d année) - Adresses Copro : retour sur CDC attendu avant le 14/06/ - gestion dates de mandat ; retour sur CDC attendu avant le 14/06/ b) Rappel: - Tout signalement de problème lors de ces réunions doit avoir fait l objet de la création d un ticket au préalable. - Consultation des notices et guide : Il est important de rappeler à vos collaborateurs de consulter les guides et notices mis à votre disposition sur le site de téléchargement et ce afin de ne pas alourdir le volume d appel au service Assistance inutilement. c) Prévisionnel Calendrier livraison - ARAMIS : o Mise à jour des écrans : gestion du plein écran + Navigation : Eté o Rentrée : patch correction o Fin d année : nouvelle version de référence - AGCOP : Rentrée d) Prochaine réunion : Le projet Ergonomie sera présenté à la prochaine réunion par Ludovic Flagey. Horaires et jour : Les périodes avril et septembre ainsi que les horaires sont maintenus. Concernant le Club référent paris : reprise des tableaux de suivi de tickets à la rentrée. - Prochaine réunion référents Paris : le 20/09/20112-9h30 Prochaine réunion référents Lyon : le 21/09/ - 9h30 Joints à ce CR pour les référents présents aux réunions (disponible à la demande pour les référents absents): - CDC Projet Améliorations Travaux / CDC Gestion des adresses copro. - Résumé CDC remboursement DG/ Proposition renouvellement de mandats H.2.I - CR réunion référents - page Page 11 sur 11