Procès-verbal de la séance ordinaire du Conseil Intermunicipal de Transport du Haut-Saint-Laurent tenue le 27 juillet 2015, à la salle du conseil de l Hôtel de Ville de Sainte-Martine, situé au 1 rue des Copains à Sainte-Martine Les membres suivants sont présents : Mme. Maude Laberge, présidente et représentante de Sainte-Martine Mme Louise Cholette, représentante de Howick M. Philippe Drolet, représentant de Mercier M. François Rochefort, représentant de Très-Saint-Sacrement M. Mario Primeau, représentant des usagers Est absente : Mme. Florence Bérard, représentante d Ormstown Sont aussi présents : Mme. Hélène Thibodeau, directrice générale M. Bernard Roy, d Autobus Dufresne 1. OUVERTURE DE LA SÉANCE 2331-07-14 Il est proposé par Philippe Drolet Appuyé par François Rochefort et unanimement résolu Que la présente séance soit ouverte. 2. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR 2332-07-14 Il est proposé par Philippe Drolet Appuyé par François Rochefort et unanimement résolu Que l ordre du jour ci-après soit adopté : ORDRE DU JOUR 1. Ouverture de la séance. 2. Adoption de l ordre du jour. 3. Adoption du procès-verbal du 15 juin 2015, du 22 juin 2015 et du 14 juillet 2015 4. Suivi des rencontres : 4.1. 15 juin 2015; 4.1.1. Comptes à payer en suspens (point 4.4); (information transmise à tous par courriel le 14 mai 2015) 4.2. 22 juin 2015; 4.2.1. Service de secrétariat et comptabilité offert par la surnuméraire Simay Deschamps de Ville Mercier au taux horaire de 40 $, un achat d ordinateur et d une machine à compter sont requis, un budget doit être alloué à cet égard. 4.3. 14 juillet 2015; 4.3.1. Signature requise du formulaire carte de signature de Desjardins par tous les signataires autorisés, toutefois Hélène Thibodeau est déjà autorisée à signer les chèques 4.3.2. Caisse Desjardins de l Ouest de la Montérégie à Mercier, aucun frais ne sera exigé pour les dépôts effectués en argent comptant 4.3.3. Site internet du CITHSL, les 3 soumissions sont à obtenir 4.3.4. Déménagement du centre de services vente et perception et prise d appels du service à la clientèle 4.3.5. Publiciser Opus en ligne à bord des autobus, à afficher 5. Période de questions. 6. Rapport du transporteur. 7. Rapport du représentant des usagers. 1246
8. Rapports d achalandage et des revenus d usagers. 9. Comptes à payer du 16 juin au 15 juillet 2015. 10. Suivi des dossiers : 10.1. Avenir et réorganisation du CIT du Haut-Saint-Laurent; 10.1.1. Demande de retrait de la Municipalité de Howick Règlement numéro 01 HOW 15, résolution 182-2015 10.1.2. Demande de retrait de la Municipalité de la Paroisse Très-Saint- Sacrement Règlement numéro 04-PTSS-15, résolution 2015-132 10.2. Dossier ITSMAX; 10.3. Prévisions budgétaires 2015 1/12 du budget 2014 10.4. Réforme du ministre des Transports. 11. Correspondance : 11.1. Chèque AMT, partage des recettes, $ 13 012.61 11.2. AMT, vérification des contributions municipales au transport en commun en vue du versement final par l AMT du produit de la majoration de la taxe sur les carburants pour l année financière 2014, échéance 14 août 2015. 11.3. MAMOT, demande le rapport financier 2014 11.4. MAMOT, demande le document Prévisions budgétaires 2015 qui était à remettre le 1 er novembre 2014 11.5. Résolution municipalité de Howick 11.6. Résolution municipalité de la Paroisse Très-Saint-Sacrement 11.7. Rapport annuel du CIT Laurentides 12. Varia : 12.1. Résolution requise pour la carte d AccèsD Desjardins 13. Période de questions. 14. Tirage d un titre de transport mensuel. 15. Prochaine rencontre. 16. Levée de séance. 3. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DU 15 JUIN 2015, DU 22 JUIN 2015 ET DU 14 JUILLET 2015 2333-07-27 Il est proposé par François Rochefort D adopter le procès-verbal du 15 juin 2015, tel que rédigé. 2334-07-27 Il est proposé par François Rochefort D adopter le procès-verbal du 22 juin 2015, tel que rédigé. 2335-07-27 Il est proposé par François Rochefort Appuyé par Philippe Drolet et unanimement résolu D adopter le procès-verbal du 14 juillet 2015, tel que rédigé. 4. SUIVI DES RENCONTRES 4.1 15 juin 2015 4.1.1 Une facture de la MRC du Haut-Saint-Laurent est en suspens et serait à payer, Hélène Thibodeau vérifiera le tout et fera une recommandation de paiement ou non pour la prochaine séance. 4.2 22 juin 2015 4.2.1 Le service de secrétariat et de comptabilité est offert par Simay Deschamps, une employée surnuméraire de Ville Mercier, au taux horaire de 40 $, Hélène Thibodeau évaluera avec M. Chalifoux, le DG de Ville Mercier, la possibilité de réduire les coûts et comme le travail est récurrent et nécessite à date une journée complète par semaine, le poste pourrait être affiché et recruté par le CIT à un taux horaire moins élevé. De plus, la tâche 1247
requiert que le CIT fasse l acquisition d un ordinateur et de machines à compter l argent papier et les pièces de monnaie. Hélène Thibodeau verra à faire l acquisition d un ordinateur portable à bon prix. La MRC du Haut-Saint-Laurent nous offre les machines à compter l argent à 250 $ pour les deux, Hélène Thibodeau comparera le prix de machines neuves versus le prix demandé par la MRC et fera l acquisition la plus économique pour le CIT. 2336-07-27 Il est proposé par Philippe Drolet Que Hélène Thibodeau affiche et comble le poste à un taux horaire moins élevé tout en assurant une période de transition, qu elle procède à l achat d ordinateur portable à bon prix et des machines à compter l argent les plus économiques. 4.3 14 juillet 2015 4.3.1 Hélène Thibodeau demande aux signataires autorisés de signer le formulaire «carte de signature» de Desjardins et précise qu elle est maintenant autorisée à signer les chèques. Toutefois une résolution est requise afin qu elle devienne la titulaire principale du service ACCÈSD AFFAIRES DESJARDINS. 2337-07-27 Il est proposé par Philippe Drolet Qu Hélène Thibodeau soit la titulaire principale du service ACCÈSD AFFAIRES DESJARDINS pour le CIT du Haut-Saint-Laurent 4.3.2 Hélène Thibodeau a validé auprès de Desjardins et confirme qu aucun frais ne sera exigé à la caisse de Mercier pour les dépôts en argent comptant 4.3.3 Pour le futur site internet du CITHSL, trois soumissions ont été demandées à Virtuose, SDP et Stabile 4.3.4 Pour le déménagement du Centre de services OPUS vente et perception et de la prise d appels du service à la clientèle des locaux de la MRC du Haut-Saint-Laurent, Hélène Thibodeau recommande d octroyer un contrat pour ces services à notre transporteur Autobus Dufresne au coût de 1 800 $ par mois ou 21 600 $ par année, les services comprendront l émission des cartes OPUS avec photos, la prise de tous les appels pour le service à la clientèle du CI, pour ce faire Monsieur Bernard Roy d Autobus Dufresne installera une ligne téléphonique dédiée aux appels des clients du CIT et fera l acquisition d un système d enregistrement des appels. 2338-07-27 Il est proposé par François Rochefort D octroyer un contrat à Autobus Dufresne pour l opération du centre de services OPUS (vente et perception) ainsi que pour la prise d appels des clients en vue d offrir le service à la clientèle au coût de 1 800 $ par mois soit 21 600 $ par année. 4.3.5 Opus en ligne est toujours à publiciser à bord des autobus 1248
5. PÉRIODE DE QUESTIONS 5.1 Monsieur Thibault questionne le tarif horaire de 40$ pour l adjointe, la résolution 2336-07-27 répond à ce questionnement. 5.2 Monsieur Coallier est à l aise avec les soumissions à obternir pour le site internet, de même que pour la localisation du service à la clientèle chez le transporteur Autobus Dufresne 5.3 Monsieur Thibault aimerait être informé des séances spéciales afin de pouvoir y assister. Bien que l information soit toujours affichée à bord des autobus, l information lui sera communiquée par voie de courriel. 6. RAPPORT DU TRANSPORTEUR Monsieur Bernard Roy présente les données d achalandage, Hélène Thibodeau préparera le rapport pour la prochaine séance. Les travaux du Pont Mercier occasionnent beaucoup de retards, toutefois ils pourraient être terminés plus tôt que prévu. À cause des travaux locaux les arrêts du CIT à Montréal et à Angrignon ont été déplacés temporairement ce qui désoriente la clientèle malgré les affichages d information en plus de nuire aux données sur la ponctualité des départs. Monsieur Rochefort questionne le 1/2 passager sur les rapports, nous allons vérifier. Une discussion s en suit sur les vélos qui sont transportés dans les coffres moyennant le paiement d un plein tarif bien que ce service ne soit pas sans risques. Madame Maude Laberge demande si le nouveau départ de 14h45 est populaire? Bien qu il ait été peu publicisé, 175 personnes l ont utilisé pendant les 22 jours ouvrables de juin 2015 pour une moyenne de 7.95 personnes par départ. 7. RAPPORT DU REPRÉSENTANT DES USAGERS Monsieur Mario Primeau mentionne que dans les points de vente, les horaires qui ne sont plus à jour sont manquants, même le nouveau départ est affiché à 15h00 au lieu de 14h45. Hélène Thibodeau confirme que le dépliant mis à jour sera imprimé dans les prochaines semaines. Monsieur Primeau que les points de vente devraient recevoir la visite d un représentant du CIT qui à l aide d une liste de vérification leur rappellerait les tâches à effectuer ainsi que l attitude à adopter avec les clients afin de leur offrir un service de qualité en plus de les inciter à utiliser le transport collectif. Le départ de 17h37 partirait souvent en retard allant même jusqu à 17h50? Monsieur Roy va vérifier et revenir à Hélène Thibodeau. Si tel est le cas, le laisse-t-on à cette heure pour le futur? Le 6h42 du Parc Mercier (soit le 6h22 de Sainte-Martine), est fort populaire, il va y avoir du monde debout, que peut-on faire? 1249
8. RAPPORTS D ACHALANDAGE ET DES REVENUS D USAGERS Les rapports seront présentés dans leur forme habituelle pour la prochaine séance. 9. COMPTES À PAYER DU 16 JUIN AU 27 JUILLET 2015 2339-07-27 Il est proposé par Philippe Drolet Appuyé par François Rochefort et unanimement résolu Que les comptes à payer pour la période du 16 juin au 27 juillet 2015 s élevant à 184 715.70 $ sont approuvés et peuvent être payés. Que la liste de ces comptes est conservée dans un registre prévu à cet effet et fait partie intégrante de ce procès-verbal. 10. SUIVI DES DOSSIERS 10.1. Avenir et réorganisation du CIT du Haut-Saint-Laurent 10.1.1. Demande de retrait de la municipalité de Howick- Règlement numéro 01 HOW 15 La municipalité de Howick a transmis copie du règlement cité en rubrique au CIT, lequel demande au Ministre des transports son retrait du CIT du Haut-Saint-Laurent au 31 décembre 2015. Chaque municipalité membre en a reçu une copie. 10.1.2. Demande de retrait de la Municipalité de la Paroisse Très-Saint-Sacrement Règlement numéro 04- PTTS-15, résolution 2015-132 La municipalité de la Paroisse de Très-Saint-Sacrement a transmis copie du règlement cité en rubrique au CIT, lequel demande au Ministre des transports son retrait du CIT du Haut-Saint-Laurent au 31 décembre 2015. Chaque municipalité membre en a reçu une copie. 10.2. Dossier ITSMAX Il manquerait la facture de juillet, à vérifier. 10.3. Prévisions budgétaires 2015 1/12 du budget 2014 Selon les articles 954.3 du Code municipal et 473.3 de la Loi sur les cités et villes, il faut appliquer 1/12 du budget de l année en cours. À adopter mensuellement à chaque séance jusqu à l approbation du budget 2015. 10.3.1. Quotes-parts 2015 (facturation) Les états financiers 2014 sont en cours de vérification. Le budget 2015 est à déposer et à approuver. 1250
10.4. Réforme du ministre des Transports Un mémoire regroupant les propositions des membres de l AQTIM sera déposé au Ministre des Transports. 11. CORRESPONDANCE 11.1 Chèque AMT, partage des recettes, $ 13 012.61 11.2 AMT, vérification des contributions municipales au transport en commun en vue du versement final par l AMT du produit de la majoration de la taxe sur les carburants pour l année financière 2014, échéance 14 août 2015. 11.3 MAMOT, demande le rapport financier 2014 11.4 MAMOT, demande le document Prévisions budgétaires 2015 qui était à remettre le 1 er novembre 2014 11.5 Résolution municipalité de Howick 11.6 Résolution municipalité de la Paroisse Très-Saint-Sacrement 11.7 Rapport annuel du CIT Laurentides 12. VARIA Aucun sujet 13. PÉRIODE DE QUESTIONS Monsieur Thibault demande à être informé de la tenue de séances extraordinaires qui ne sont pas à huis clos. Outre l affiche à bord des autobus, Monsieur Thibault sera informé personnellement de ces séances. 14. TIRAGE D UN TITRE MENSUEL Dans le cadre de la promotion d achat local du CIT du Haut-Saint-Laurent, la personne gagnante d un titre mensuel est Madame Kossiwa Zinsou de Mercier. 15. PROCHAINE SÉANCE Lundi le 24 août 2015 à 19h30, salle du conseil de l Hôtel de ville de Sainte- Martine. 16. LEVÉE DE LA SÉANCE 2340-07-27 Il est proposé Philippe Drolet Que la séance est levée. Maude Laberge Présidente Hélène Thibodeau Directrice générale 1251