Application Ac ADoc Version 5.0 Août 2011 1
TABLE DES MATIÈRES 1.1 Grilles de recherche 1.2 Notices trouvées 1.3 Liste des notices et export bibliographique 1.4 Consultation d une notice 1.5 Consultation d un document 1.6 Dernière recherche 1.7 Nouvelle recherche 1.8 Compléments ANNEXE I page 3 page 5 page 6 page 7 page 8 page 8 page 9 page 9 page 10 2
1.1. Grilles de recherche Il est nécessaire de choisir au minimum un critère. En cas de requête trop large, le nombre de notices sera communiqué mais l alerte sélection supérieure à 2000 notices, affiner la recherche peut apparaître. Limiter, le cas échéant, le nombre de bases documentaires ou activer dernière recherche et compléter la grille avec d autres critères de sélection. Champs Thème, Support, Secteur, Type de document et Base documentaire, la sélection se fait par choix (un seul) dans les listes proposées : Liste des supports 3
Pour le champ Support, il est possible de faire un choix d adhésion comme pour les autres mais aussi un choix d exclusion en cochant sauf Champs Mots clefs, Géographie générale, Géographie spécifique, Géographie locale, Auteur, Organisme responsable, le choix se fait : soit par un clic sur le nom du champ qui ouvre une fenêtre, Mots clés Fermer Premières lettres OK saisir au minimum une lettre et appuyer sur OK VAE VALENCE VAP VENEZUELIEN VIE ETUDIANTE VIE SCOLAIRE VIOLENCE A L'ECOLE un clic sur un mot ou un nom de la liste introduit celui-ci dans la grille de recherche. Il est possible de répéter l opération et d opter pour et ou sauf Fermer la fenêtre. soit en saisissant le ou les mots souhaités, et une option parmi et ou sauf Si plusieurs mots constituent le mot clef, il est nécessaire de mettre l ensemble de mots entre guillemets. Champ Mots du titre ou du résumé saisir le ou les mots souhaités, en complétant dans ce dernier cas et ou Si plusieurs mots constituent le mot clef, il est nécessaire de mettre l ensemble de mots entre guillemets. Champ Nouveautés, En cochant la case, on obtient la liste des derniers documents introduits dans les bases. Champ Documents consultables en ligne En cochant la case, on obtient uniquement la liste des notices assorties des documents concernés. 4
Champ Année des données, remplir pour A partir de une période déterminée jusqu'à une seule année Année jusqu'à une période dont seule la date extrême est arrêtée Champ Cote, composer les références de la publication ou du document. Les abréviations des libellés sont consultables en annexe I du présent cahier. L abréviation doit être suivie du n (exemple NI 10.24 pour la Note d information 10.24). Champ Date de publication, il est possible d une part de remplir uniquement début ou fin et d autre part uniquement l année. Début Fin Pour exécuter la requête, un clic est nécessaire sur Lancer la recherche (disponible au dessus et en dessous de la grille). En l absence de résultat, un message invite à modifier la recherche. Activer dans ce cas Dernière recherche ou Nouvelle recherche. Une grille ne comportant que quelques champs est disponible. Pour y accéder, cliquer en bas ou en haut sur Grille simple. Pour revenir à la grille complète, cliquer en bas ou en haut sur Grille complète. 1.2. Notices trouvées Lorsque le résultat de la requête est égal à 1, la notice est directement proposée sans écran intermédiaire. Lorsque le résultat de la requête est supérieur à 2000, le nombre de notices trouvées est affiché avec le cas échéant, la ventilation par base documentaire et une invitation à affiner la recherche, car la liste des notices n est pas accessible. Lorsque le résultat de la requête est compris entre 2 et 1999, le nombre de notices trouvées est affiché avec le cas échéant, la ventilation par base documentaire (base qu il est possible de choisir dès la grille de recherche). 5
Pour consulter la liste, activer Voir la liste Pour modifier le résultat, souhaitées activer Tout désélectionner, et cocher ensuite la ou les bases 495 notices dans la base nationale : ADOC 3 notices - AIX-MARSEILLE 22 notices CAEN et activer Voir la liste. Autre possibilité, décocher les bases non souhaitées. 1.3. Liste des notices et export bibliographique Lorsque le nombre de notices recensées est supérieur à 20, la liste est fractionnée en plusieurs pages Pages : 1/27 ı 1 ı Il est possible de changer la présentation de la liste. La flèche à côté de l en-tête d une colonne indique la colonne sur laquelle le tri est effectué, le sens de la flèche l ordre croissant ou décroissant. Liste des notices Exportation bibliographique Imprimer Base Cote Publication Titre Consultable en ligne Pour changer le tri, cliquer sur le libellé de la colonne choisie. Pour inverser l ordre, cliquer une nouvelle fois sur le libellé. Pour imprimer la page à l écran, utiliser la touche correspondante. 6
Pour réaliser un export bibliographique instantané, choisir immédiatement dans la procédure en ligne Etape 2 : Création du fichier Excel bibliographie standard, incluant les champs suivants : Auteur, Titre, Editeur, Support, Sources; Pour afficher une notice, faire un clic sur sa cote. Cote TS 6930 01-01-2004 Sections de techniciens supérieurs, préparations diverses postbaccalauréat. Tableaux récapitulatifs. Année scolaire 2003-2004. Public, privé. 1.4. Consultation de la notice Les données des champs Support, Mots-clés, Auteurs, Date des données sont des liens hypertextes qui donnent accès par un clic à une sélection de notices correspondant au nom ou mot. En cas d activation, pour revenir à la notice initiale, il est nécessaire d utiliser le navigateur (précédente ou ). 7
En dirigeant le pointeur sur un mot-clé, une info-bulle apparaît dans la plupart des cas avec la définition du mot. Pour consulter une autre notice de la liste, faire un clic sur Liste. Nouvelle recherche Dernière recherche Liste Quitter 1.5. Consultation d un document Le champ Documents consultables en ligne peut contenir un ou plusieurs documents. Depuis fin 2010 seulement, ces documents peuvent être directement nommés lors de leur introduction dans la base. En dirigeant le pointeur sur le libellé ou l icone, une info-bulle apparaît : nom, type, date de création, taille du document, instructions. Un clic sur l icône ou le libellé permet d enregistrer ou d afficher le contenu du document. L affichage se fait dans une nouvelle fenêtre. Pour revenir à la notice sans fermer le document, il suffit d iconiser ce dernier. 1.6 Dernière recherche Au cours d une session de consultation, par un clic sur Dernière recherche on accède à la grille complétée par les critères préalablement choisis. 8
1. Consultation 1.7. Nouvelle recherche Au cours d une session de consultation, par un clic sur Nouvelle recherche on accède à une grille vierge de sélection. Sortie de l application documentaire en deux étapes : utiliser la touche Quitter pour revenir à la page d accueil et fermer. 1.8 Compléments Sigles base indépendante de l application documentaire, consultable en dehors de toute requête, suivre la procédure qui s affiche en ligne. Thésaurus suivre la procédure qui s affiche en ligne. Contact pour correspondre. Admin réservé aux administrateurs, aux gestionnaires pour la production. 9
ANNEXE 1 Nom Cote Archives ARCH Atlas régional ATL Base Centrale de Pilotage BCP Bulletin officiel MEN BO Bulletin officiel MESR BOESR Cédérom CD-ROM Constat de rentrée CR DM microfiches DM microfiches DM papier DM papier Document de travail DT Document de travail-sdeva DT EVA Documents internes Aix-Marseille DI-AIX Documents internes Besançon DI-BES Documents internes Caen DI-CAE Documents internes Clermont DI-CLER Documents internes Grenoble DI-GRE Documents internes La Réunion DI-REU Documents internes Limoges DI-LIM Documents internes Lyon DI-LYO Documents internes Nancy DI-NANC Documents internes Orléans DI-ORL Documents internes Paris DI-PAR Documents internes Versailles DI-VER Dossiers EF DOS EF Dossiers hors série DHS Education et formations EF Etat de l'école EE Etat de l'enseignement supérieur et de la recherche EESR Etudes et documents ED Géographie de l'école GE Grands chiffres GC Haut Comité Mission E3 HCE3 DOS Haut Conseil de l'evaluation de l'ecole HCEE Hors collection HC Informations statistiques IS Note de travail NT Note d'information NI Note d'information Enseignement sup. - Recherche NI ESR Note Evaluation NE Note jeunesse NJ Note Recherche NR Notes rapides d'information NRI 10
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