Comptabilité Analytique & Dialogue de Gestion

Comptabilité Analytique & Dialogue de Gestion fondements et présentation de l outil dédié à la mise en œuvre du guide dans les établissements de santé Vincent Bédoucha responsable du Contrôle de Gestion CH de MELUN

Problématique du positionnement du contrôle de gestion à l hôpital À l interface entre les services producteurs et le Board de l établissement À l interface entre l établissement et l Agence régionale (notamment)

Contrôle de gestion à l hôpital Evaluation médico-économique des pôles : Comptes de résultat analytiques Parangonnage (ENC / BdA ) Organisation des suivis : TdB des réalisations d activité Prévisions & analyse d écarts Délégation de gestion & contractualisation

Contrôle de gestion et tutelles Enquêtes (diverses et variées) MIG, ODETTE, PLS, MSP Statistiques d activité S.A.E. Retraitement comptable

Les outils de la C.A.H. Des finalités distinctes, mais surtout des méthodologies trop disjointes. Ce qui oblige à reprendre plusieurs fois les mêmes tâches en fonction des outils. Certains outils sont produits car plébiscités ou recommandés, parfois imposés ; mais leur compréhension (intérêts, limites ou spécificités) est souvent partielle et leur utilisation / leurs apports parfois anecdotiques (quid du rapport temps/bénéfice?) Le temps passé à produire les outils est autant de temps perdu pour l analyse et le dialogue de gestion

Les outils de la C.A.H. Retraitement comptable : Outil de régulation rarement exploité en interne validité relative des données renseignées TCCM : n est pas un outil de gestion interne. Méthodologie vieillissante ne répondant pas aux problématiques actuelles des ES. Analyse biaisée à aux moins 2 titres : charges à caractère médical (soins + support) + casemix partiel (par pôle/service). Le parangon des activités GHS a changé avec la T2A : «combien devrais-je coûter» est devenu «combien puis-je financer» Comptes de résultat : méthode «ES-dépendante», rarement équitable, souvent au détriment des services de soins. Un outil reprend ces 3 approches de manière unifiée et tente d en lever les principales limites. Il demeure toutefois assez technique et ne peut, en l état, s adresser à l ensemble des E.S. / des CdG. [Le CdR Normatif] Base d Angers : déconnectée des CRéA enseignements

Le nouveau guide de CAH : un socle commun L harmonisation permet de limiter les retraitements Moins de retraitements = moins de temps «perdu» Moins de retraitements = moins de risques d erreurs Plus de temps : pour l analyse et la fiabilisation des données, pour les échanges avec les services et le dialogue de gestion

L outil dédié à l application du guide_cah Une archive zip contenant 4 fichiers Excel (impérativement, en raison des Macros) Phase1 : import des données de l établissement Phase2 : génération du TAC Phase3 : aide à l élaboration de la base d Angers Phase4 : le Compt Ex, compte de résultat par pôle simplifié et (en grande partie) automatisé La philosophie de l outil : Un rôle facilitateur, pour permettre au plus grand

Aspect général de l outil Un menu et un déroulé spécifiques à chaque phase de l outil Une ergonomie standardisée : - Titre du tableau à l écran, en bleu - Un encart de rappel / d aide, en vert - Une barre d outils sur chaque page (barre commune à l ensemble des phases et étapes)

Phase1 : import des données communes à toutes les phases Objet : A partir du FICOM et de la balance par compte/uf de l établissement, générer une balance en comptes normalisés (le PCS) et en sections d analyse. la BCA - balance comptable analytique A ce stade, aucun retraitement du guide_cah n est appliqué. Seuls les comptes du plan comptable simplifié (PCS) sont substitués aux comptes ordonnateurs de l E.S. Seules les UF sont remplacées par les S.A. définies par l établissement (dans son FICOM) Une possibilité est donnée à l utilisateur d apporter des ajustements correctifs à la balance initiale de l établissement

Le menu de l outil «phase 1»

Les données à importer Fichier Commun de Structure LETTRE_BDG NUM_UF LIBELLE_UNITE FONCTIONNELLE NUM_UM NUM_SA NUM_P LIBELLE_POLE NUM_CA LIBELLE_CENTRE D' ACTIVITE H 900 Frais généraux de gestion 931.113.3 7 administration 700 administration generale H 901 Transports des malades 931.172 7 administration 708 transport des patients H 902 Pool Personnel de Remplacement 931.123.01 7 administration 701 administration des ressources humaines H 903 Promotion Professionnelle 931.121.14 7 administration 701 administration des ressources humaines

Le livrable de la phase 1 Balance comptable analytique (BCA) CPT_BCI UF_BCIETTRE_BD NUM_PCS LIBELLE-COMPTE PCS NUM_T LIBELLE_TITRE DEPENSE/ RECETTE PCS NUM_SA MONTANT A63512 9600 A 63512 Taxe foncière CIII charges à caractère hôtelier & général 938.201-668,00 B60611 9010 B 6061 Fournitures non stockables CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-9 358,70 Menu régénérer Effacer Va l id er B60612 9010 B 6061 Fournitures non stockables CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-15 518,25 La BCA - balance comptable analytique - est obtenue, à partir des données de la BCI (et ajustements), en substituant : - aux UF de la BCI, les SA définies dans le FICOM - aux comptes de l'établissement, la nomenclature du PCS B60613 9010 B 6061 Fournitures non stockables CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-43 498,13 B606262 9010 B 606262 Petit matériel hôtelier CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-220,29 B606263 9010 B 606263 Linge et habillement CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-1 904,44 B606268 9010 B 606268 Autre fournitures consommables CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-2 462,82 B6066 9010 B 6066 Fournitures médicales CII charges à caractère médical 935.21 - B61111 9010 B 61111 Kinésithérapie CII charges à caractère médical 935.21-2 953,92 B61112 9010 B 61112 Imagerie médicale CII charges à caractère médical 935.21-2 333,37 B61113 9010 B 61113 Laboratoires CII charges à caractère médical 935.21-13 882,09 B61118 9010 B 61118 Autres prestations CII charges à caractère médical 935.21-9 068,87 B613252 9010 B 613252 Equipements CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-463,45 B61522 9010 B 61522 etien et réparations sur biens immobi CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21 - B615251 9010 B 615251 Matériel et outillage CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-1 316,91 B615268 9010 B 615268 Autres CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-7 382,51 B615268 9113 B 615268 Autres CIII charges à caractère hôtelier & général 935.25 - B6161 9010 B 6161 Multirisques CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-494,23 B6165 9010 B 6165 Responsabilité civile CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-16 724,11 B61681 9010 B 61681 Maladie, maternité, accident du travai CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-1 255,45 B6181 9010 B 618 Divers services extérieurs CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-472,77 B62114 9010 B 621 Personnel extérieur à l'établissement CI charges de personnel 935.21-2 899,40 B6245 9010 B 6245 Transport d'usagers CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-307,11 B6251 9010 B 625 cements, missions et réceptions (hors CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-15,94 B6263 9010 B 6263 Affranchissements CIII charges à caractère hôtelier & général 935.21-385,11 La balance comptable analytique (B.C.A.) servira de base d alimentation pour : -Le TAC, - La Balance dédiée à la Base d Angers, - Le Compt Ex.

Phase 2 : Le T.A.C. A partir des données de la phase 1 Peut être complètement automatisé puisque l application des règles du Guide_CAH à la BCA est intégrée, sans intervention nécessaire de l utilisateur Permet à l établissement de spécifier un niveau de SA plus fin que celui utilisé par défaut pour les retraitements de la BCA

Le menu de l outil «phase 2»

De la BCA à la BCR Balance comptable analytique (BCA) Balance comptable réglementaire (BCR) CPT_BCI UF_BCI LETTRE_BDG NUM_PCS LIBELLE-COMPTE PCS NUM_T LIBELLE_TITRE DEPENSE/ RECETTE PCS NUM_SA SA_niv4 SA_niv3 SA_niv2 MONTANT A63512 9600 A 63512 Taxe foncière CIII charges à caractère hôtelier & général 938.201 938.201 938.20 938.2-668,00 B60611 9010 B 6061 Fournitures non stockables CIII charges à caractère hôtelier & général 931.163 931.163 931.16 931.1-9 358,70 B60612 9010 B 6061 Fournitures non stockables CIII charges à caractère hôtelier & général 931.163 931.163 931.16 931.1-15 518,25

Le livrable de la phase 2 Tableau analytique commun (TAC) agrégé par SA de niveaux 2, 3 & 4 L_BDG H en SA_niv2 SA_niv3 SA_niv4 Menu Actualiser Effacer Valider 931.1 931.3 931.4 Plusieurs vues du TAC sont disponibles : NUM_T LIBELLE_TITRE DEPENSE/ RECETTE PCS NUM_PCS LIBELLE-COMPTE PCS Vous pouvez basculer entre les différentes vues agrégées et détaillées en cliquant sur les boutons ci-dessous : Afficher le détail des comptes du PCS Afficher les détails par SA de niveau 3 CI charges de personnel -12 328 219-1 751 947-404 811 CII charges à caractère médical -41 686-10 643-90 CIII charges à caractère hôtelier & général -8 470 270-1 448 453-392 641 CIV charges d'amortissements, de provisions & dépréciations, financières & excepti -1 671 364-39 868-17 338 PI produits versés par l'assurance maladie 0 PII autres produits de l'activité hospitalière PIII autres produits 3 091 289 1 027 268 166 423 0 To tal -19 420 249-2 223 644-648 457 Le tableau analytique commun (TAC) est édité en deux versions : - Agrégé par SA de niveaux 2 à 4 avec possibilité de choisir les niveaux de détail des SA comme des comptes - Détaillé pour chaque SA de l établissement, quel que soit le niveau le plus fin

Phase 3 : vers la base d Angers Cette 3ème phase est quasiment identique à la phase précédente. Seules les règles de retraitement applicables à la BCA changent : les règles du tronc commun sont remplacées par celle du GACAH La génération est automatique, sauf si l établissement souhaite ajuster la finesse des SA de retraitement Les livrables sont les mêmes, seules les règles changent

Le menu de l outil «phase 3» Le livrable de l outil «phase 3» Tableau d'aide à l'alimentation des fiches de la Base d'angers L_BDG H en SA_niv2 SA_niv3 SA_niv4 Menu Actualiser Effacer Valider 931.1 931.3 931.4 932.1 932.2 Plusieurs vues du TAC sont disponibles : NUM_T LIBELLE_TITRE DEPENSE/ RECETTE PCS NUM_PCS LIBELLE-COMPTE PCS Vous pouvez basculer entre les différentes vues agrégées et détaillées en cliquant sur les boutons ci-dessous : Afficher le détail des comptes du PCS CI charges de personnel 12 328 219 1 751 947 404 811 4 991 701 3 123 238 CII charges à caractère médical 41 686 10 643 90 356 242 139 675 CIII charges à caractère hôtelier & général 8 470 270 1 448 453 392 641 2 083 46 178 CIV charges d'amortissements, de provisions & dépréciations, financières & except 1 671 364 39 868 17 338 51 281 184 365 PIII autres produits -3 091 289-1 027 268-166 423-52 961-135 427 0 To tal 19 420 249 2 223 644 648 457 5 348 346 3 358 029 Afficher les détails par SA de niveau 3 0

Phase 4 : Le Compt Ex. Le compte d exploitation par pôle (Compt Ex) est une variante des comptes de résultat analytiques. Il s adresse notamment aux établissements qui n auraient pas encore mis en place de CRéA Certains choix méthodologiques ont été pris, dans un souci de simplification, mais aussi d automatisation. Outil visant à alimenter le dialogue de gestion dans l établissement et à servir d aide au pilotage des pôles.

Le menu de l outil «phase 4»

Les affectations directes Comme pour les autres phases de l outil de CAH proposé, la base d alimentation du Compt Ex est la BCA (balance ES normalisée selon PCS/SA) Les règles d affectation comptable du tronc commun (éventuellement affinées en phase 2 par l ES) s appliquent par défaut, mais peuvent être invalidées pour tout compte (notamment pour les produits d activité) La balance spécifique issue de ce paramétrage est notée BCE : Balance du Compte d Exploitation

Les imputations indirectes Si elles sont envisagées par le prisme des chefs de pôle, elles peuvent être de deux ordres : Les charges induites (par le niveau d activité du service ou du pôle) : pas d activité = pas de charge induite ; ex : laboratoire, pharmacie, restauration & Blanchisserie Les charges indirectes (de fonctionnement et de structure) relèvent de l organisation du CH, des pôles et des services qui les composent. La clef de répartition utilisée n est pas corrélée à l activité du service ; ex : biomédical, LGG Les activités support considérées sont le niveau 2 de l arbre analytique (931.1 ; 932.1 ; )

L ordre des déversements SA 936 SA 932 SA 931.3&4 SA 931.1 SA 938 SA 933 à 935 LOG. MED. PLATEAU M.T. REST. BLANC. AUTRES L.G.G. STRUCTURE FI & IMMO SECTIONS CLINIQUES + L.M. + L.M. + L.M. + L.M. + M.T. + M.T. + M.T. Il est possible de définir des PCI + R & B + L.G.G. + STR R=0 R>0 ou <0 R=0 R>0 ou <0 R=0 R>0 ou <0 R=0 R>0 ou <0 R=0 R>0 ou <0 COUT COMPLET DE PRISE EN CHARGE

Les charges induites : niveaux et clefs Logistique médicale (936.1 à 936.6 hors 936.3) Pharmacie : dépenses sur cpt 6011+6021+6022+6066+6071 Stérilisation : Mcube stérilisés Plateau médico-technique (932.1 à 932.9 hors 932.2) Urgences : passages (tous) Laboratoires : nb de B et équivalents (P inclus) Blocs opératoires : ICR Anesthésie : ICR Imagerie : ICR

Les charges indirectes : niveaux et clefs Logistique médicale (936.1 à 936.6 hors 936.3) Hygiène & autres LM : dépenses sur cpt 6011+6021+6022+6066+6071 Biomédical : dépense sur cpt 615151 & 615162 Logistique & gestion générale (hors hôtellerie) (931.1) Gestion générale & autre logistique : dépenses directes Structure : Toutes ces clefs sont calculées automatiquement Financière & immobilière : charges totales constatées sur SAC

Les recettes induites/indirectes Les produits de l activité des fonctions support à destination d autres services du CH sont issues de : nombre d unités consommées x P.C.I. Des ajustements peuvent être ajoutés, pour répartir correctement une telle recette entre plusieurs services d une activité support Ex : entre 2 laboratoires, entre les différentes L.G.G. ( ) Tous les secteurs du CH peuvent avoir un résultat économique non nul, si des PCI sont définis

Livrables de la phase 4 : 1. Les coûts des activités support

Livrables de la phase 4 : 2. Le Compt Ex

3. Les S.I.G. - Pour l ensemble de l établissement - Pour 1 pôle / 1 service Livrables de la phase 4 : - Le recours aux activités support est considéré comme de la sous-traitance réalisée dans le CH L EBE représente le résultat opérationnel : avant impacts de la politique d amortissement, des modes de financement, et hors opérations exceptionnelles Solde important dans le cadre du dialogue de gestion avec les pôles

En résumé Un outil en 4 phases dont l objectif est de faciliter la mise en œuvre de quelques un des instruments principaux de la CAH Un «premier» compte de résultat : Simple, et simplifié, mais pas simpliste L introduction d une trame d analyse (parmi d autres) : les SIG Le conseil d un expert (parmi d autres) : «Je préfère avoir globalement raison que précisément tort» J.M. Keynes

fondements et présentation de l outil dédié à la mise en œuvre du guide dans les établissements de santé Merci de votre attention Vincent Bédoucha responsable du Contrôle de Gestion CH de MELUN