ISSN 0832-7203 ÉTAT DE L'UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION (TI) DANS LA PRATIQUE DU DROIT

ISSN 0832-7203 ÉTAT DE L'UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION (TI) DANS LA PRATIQUE DU DROIT Par : Mireille Des Rochers, HEC, Montréal Michel Chokron, HEC, Montréal Cahier du GReSI no 00-08 Septembre 2000 Copyright 2000. École des Hautes Études Commerciales de Montréal. Tous droits réservés pour tous pays. Toute traduction et toute reproduction sous quelque forme que ce soit est interdite. Les textes publiés dans la série des Cahiers du GReSI n'engagent que la responsabilité de leurs auteurs.

Table des matières Page Introduction... 5 1. Grille de classification... 6 2. Revue des applications... 12 2.1. Support à la connaissance... 12 Systèmes de stockage et référence juridique... 12 Systèmes de saisie... 13 Systèmes de repérage et filtrage des documents... 13 Les systèmes d aide à la décision ou systèmes experts... 14 Systèmes de gestion assistée des litiges... 15 L Internet... 15 2.2. Support au processus... 16 Système de gestion des clients et gestion du temps... 16 Système de comptabilité... 17 Système de repérage des conflits d intérêts... 17 Système de gestion des références légales... 17 Système de gestion des dossiers... 17 Systèmes d aide à la pratique du droit... 18 Système de gestion d images(imagerie numérique )... 19 Courrier électronique... 20 2.3. Support à la communication... 21 Les réseaux externes... 22 Le courrier électronique... 22 Internet... 23 Vidéoconférence... 23 Les réseaux locaux et travail de groupe... 23 2.4. Soutien au produit... 24 Les systèmes de production de documents... 24 Systèmes de traitement de texte... 25 2.5 Constats... 25 3. La bureau d avocats branché de l an 2000!... 26 3.1 Infrastructure technologique... 26 3.2 Les applications... 28 Les applications personnelles... 28 Les applications du bureau... 29 Références... 31 2

RÉSUMÉ La concurrence de plus en plus grande à laquelle font face les avocats les oblige à revoir leurs modes de gestion et à y intégrer autant que possible l utilisation des technologies de l information (TI). À ce jour, il existe un grand nombre de logiciels qui supportent les activités administratives, de recherche de jurisprudence, de rédaction de documents juridiques ou de messagerie. Leurs finalités et fonctionnalités ne couvrent souvent que des ensembles restreints des activités d un bureau. Dans cet article, on propose d abord une revue de l état actuel de ces logiciels. Elle sera faite selon une grille de classification, proposée pour faciliter l analyse et la sélection de logiciels qui répondraient aux besoins particuliers d un bureau. Cette classification se fait selon deux dimensions. La première porte sur les différents rôles qu assument l information dans une organisation : support au processus de gestion, support au produit, support à l expertise et support à la communication. La deuxième dimension utilise la partition d une pratique d avocats en domaines organisationnels cohérents telle que présentée par Des Rochers et Chokron [Des Rochers, 2000]. Cette partition comprend les neuf domaines suivants : Activités légales et gestion de dossiers, Achat et comptabilité, Entretien, Formation, Gestion des dépenses des avocats, Gestion du client, Gestion des réunions et des salles et Recherche et Ressources humaines. On obtient ainsi une matrice de 36 cases. Dans chacune des cases, on présente les applications qui servent à accomplir le rôle pour ce domaine. Ensuite, après avoir énoncé les tendances qui se ressortent de ce survol, on essayera de dégager une configuration qui tirerait le meilleur parti des logiciels actuels ou prochains. ABSTRACT Nowadays lawyers must face an increasing competition. In order to survive and prosper, they have to revise their management practices and integrate as much as possible information technologies in the daily operations of their offices. Software applications already exist in increasing numbers for almost every field of practice, e.g. : management of daily activities, legal research, communications and legal editing. The functional spread of each application is very different from one to another. So lawyers have to evaluate them to avoid their overlapping. In this article, a review of present applications is done with a two dimensional organising grid. The roles of information in an organisation make up the first dimension. Chokron and Reix proposed the following four roles : process support, product support, knowledge support and communication support. The second dimension is formed by the information domains of a law firm proposed by the authors. We have found nine domains : formation, human resources management, purchasing and accounting, maintenance, lawyers expenses tracking, legal processes management and documentation, client husbandry, research, meetings management. The software packages are presented within the resulting matrix. We conclude by presenting the major tendencies emerging from this reviewing process. 3

RESUMEN La compentencia dentro del ramo de la abogacía crece y obliga a los abogados a modificar los modos de gestion en su empresa y a utilizar las tecnologías de la información de manera cotidiana. Ahora existe un gran numero de softwares y tecnologías que soportan las actividades de administración, de busquedas, de mensajería y de redacción de documentos jurídicos.las funciones de cada programa son muy diferentes de un programa al otro y cubren a menudo solo una parte de las necesidades de una empresa. Dentro de este artículo presentamos un listado de los softwares actualmente disponibles. Esto esta hecho según un cuadro de clasificación propuesto para facilitar el análisis y la selección de los softwares al fin de cubrir las necesidades completas de la empresa.esta clasificación esta hecha de dos modos, la primera es la clasificación con soporte en la información que cubre cuatro áreas: el proceso de la administración, el producto, el conocimiento y la comunicación; segun el artículo de Chokron [Chokron, 1994]. La segunda clasificación es por dominios organizacionales de los sistemas de información que dividen la empresa en partes coherentes según el artículo Des Rochers y Chokron [Des Rochers, 2000]. Nueve dominios organizacionales habían estado identificados: formación; recursos humanos; compra y contabilidad; mantenimiento; gastos administrativos de los abogados; actividades legales y registros administrativos; dirección del cliente; busqueda y finalmente el control de las salas y reuniones. Así tenemos un tableado de 36 casillas y dentro de cada una, presentamos los softwares que sirven para cubrir el soporte de este dominio. A continuación, se propone una configuración de una empresa jurídica. Mots-clés EF IS planning GA organizational use of IS HB17 Legal IS 4

État de l utilisation des technologies de l information (TI) dans la pratique du droit Introduction La survie des bureaux d avocats dans le contexte actuel de mondialisation des marchés et d incertitude économique est au cœur des préoccupations des avocats. La concurrence a augmenté de façon substantielle durant les dix dernières années. Cette concurrence provient de l appropriation d une part du marché par des paralégaux (techniciens en service juridique), des bureaux de comptables 1 et des cabinets étrangers au Canada. De plus, un nombre croissant de personnes décident de se représenter elles-mêmes devant la Cour ou de rédiger leurs documents juridiques (contrat, procédure, etc.) grâce à des outils informatiques. Afin de s imposer dans d autres domaines comme celui des activités corporatives et financières, de faire concurrence aux cabinets étrangers, d ouvrir des champs de compétence dans les spécialisations plus pointues en droit telles que le droit de la bioéthique, le droit de l informatique, ou tout simplement conserver leur part de marché dans leur champs de pratique, les firmes d avocats québécoises doivent s adapter et trouver de nouvelles façons d exercer et de se gérer. En 1996, le Barreau du Québec [BQ 1996] i a formulé un certain nombre de questions, à savoir s il y a vraiment lieu de promouvoir l investissement en technologies de l information auprès de ses membres. L avènement de l informatique a mis en valeur le rôle de l information et le pouvoir que procure l accès à cette information dans les firmes d avocats. Selon Dana Shultz [Schult 1998] ii : Information will be the key to bidding for work intelligently and delivering services cost-effectively in the 1990s. Firms will need to track their performance on various types of matters they handle, recording hours, fees, expenses, services provided, results achieved, performance relative to budget and client satisfaction. Without this information, it will be difficult to compete aggressively while ensuring profitability. The smart firm will make information management a key component of its overall business strategy. The information management strategy, in turn, will drive technology decisions (p. 2). Selon cette auteure, les avocats devront gérer leur firme de la même façon que les entreprises privées : 1 «Les comptables offrent, aux yeux des clients, du point de vue financier, des contrats globaux bien commodes. Outre la mise en marché, ils ont su développer de nouveaux créneaux tels les avis dans la gestion des affaires, ressources humaines, transactions internationales, analyses stratégiques. ( ) ils sont à mettre des guichets uniques dans lesquels ils pourront satisfaire à tous les besoins de leurs clients internationaux en matière de comptabilité, de conseils de gestion et d avis légaux. ( ) Un avis multidisciplinaire constitue pour les clients une valeur ajoutée.» Propos recueillis dans «Des atouts indéniables pour les comptables», Éric Dufresne, Journal du Barreau, vol. 30, no 16, 1 er octobre 1998, p. 17. Voir aussi : «Péril en la demeure canadienne?», Éric Dufresne, Journal du Barreau, vol. 30, no 17, 15 octobre 1998, p. 10 : «Les bureaux de comptables vont se tailler une place sur l échiquier juridique canadien. Mais leur arrivée risque de faire plus de mal aux avocats dont la pratique est internationale qu à ceux dont la pratique repose sur le marché local.» 5

By and large, firms are in the dark regarding the importance of information management. Most lawyers are not accustomed to running their firms as businesses, much less businesses in a highly competitive market.»(p. 3). «The bottom line is that firms committed to an information orientation, productivity enhancement and providing value rather than hours stand the best chance of prospering during the 1990s (p. 5). Cette valeur ajoutée semble passer par l informatisation et la réingénierie des processus. Il existe sur le marché des applications et des technologies de l information qui assistent la plupart des activités effectuées au sein d une firme d avocats. Il demeure primordial de bien cerner leurs fonctionnalités afin de pouvoir choisir en connaissance de cause les applications qui apporteront une valeur ajoutée tout en minimisant les chevauchements 2 d applications et la duplication des saisies d information. Dans cet article, un survol des outils informatiques utilisés dans le milieu juridique est effectué. Notons que ce compte rendu ne constitue pas une revue exhaustive des applications existantes sur le marché mais plutôt une tentative de répertorier les logiciels les plus utilisés au Québec. La présentation des logiciels est faite selon une grille de classification afin d en mieux dégager la portée. On commencera donc par présenter cette grille. 1. Grille de classification La grille de classification est construite à partir de deux dimensions. La première porte sur les différents rôles qu assume l information dans une organisation, soit : support au processus de gestion, support au produit, support à l expertise et support à la communication. Pour la seconde dimension, on utilisera la partition d une pratique d un bureau d avocats en domaines organisationnels cohérents, présentée par Des Rochers et Chokron [Des Rochers 2000] iii. Sans différenciation des logiciels selon les rôles de l information qu ils assument, il y aurait risque de ne pas distinguer des utilisations de nature fort différente, même si elles sont faites avec le même outil (logiciel ou technologie) et ainsi de confondre l usage avec l outil. Par exemple, le produit du travail juridique, qu il soit un jugement ou un avis juridique, se présente presque toujours sous la forme d échange d information. De même, le processus de production de ce résultat, processus souvent très formel, est géré par des transmissions d information (document, avis, etc.). Dans ce contexte, considérons par exemple un logiciel de gestion des bases de données (SGBD). Ce dernier peut aussi bien être utilisé pour analyser de la jurisprudence que pour gérer le fichier de la clientèle. Dans le premier cas, il contribue à la production du résultat du travail de l avocat (produit). Dans le second, il est utile au processus de gestion administrative du bureau. Ce même outil possède des finalités fort différentes. Or c est l usage que peuvent faire les avocats de ces outils qui nous importe dans cet article. Pour distinguer les rôles de l information, nous utiliserons la classification de Chokron et Reix [Chokron 1994] iv. Les auteurs identifient quatre rôles : support à la connaissance, support au processus, support à la communication et support au produit. Le support à la 2 Le chevauchement entre deux ou plusieurs applications se définit par le fait que celles-ci puissent être différentes au niveau de certains composants, mais qu elles effectuent certaines fonctionnalités en duplication. Ex. : une application de suivi du temps (et de la facturation), un logiciel comptable (qui effectue la facturation) et un système de gestion de dossier (qui effectue le suivi de temps) auraient pour effet de ressaisir les mêmes informations et de refaire les mêmes traitements. 6

connaissance vise les logiciels qui tendent à augmenter l expertise de l avocat, depuis les bases de données sur les jurisprudences jusqu aux systèmes experts qui aident à la confection d arguments légaux. Le support aux processus porte sur les applications qui assistent la gestion des processus administratifs ou juridiques du bureau. Le support à la communication comprend tous les outils qui mettent en relation les intervenants d un bureau : courrier électronique, réseaux, etc. Enfin, le support au produit comprend tous les logiciels qui entrent dans la confection du résultat du travail de l avocat : édition de documents, production de contrats corporatifs, etc. Une deuxième forme de classification des logiciels est aussi importante, soit celle du découpage de la firme en domaines organisationnels. Un domaine est un ensemble d activités fortement reliées. Les activités et les entités d un domaine échangent un haut volume d informations à l intérieur du domaine, alors qu il circule un minimum d informations entre les domaines [Le Guevel, 1990, p. 186] v. Le découpage en domaines est une activité de planification architecturale importante fondée sur l étude des processus de la firme et celle des flux d information qui y circulent. Elle a été décrite dans les articles Des Rochers et Chokron [Des Rochers 2000] [Chokron 2000] vi. En fait, l architecture des domaines organise l ensemble des systèmes d un bureau d avocats en évitant les chevauchements. Pour un bureau d avocat, cette architecture (figure 1 et tableau 1) comprend les neuf domaines suivants : Achat et comptabilité, Entretien, Gestion des dépenses d avocats, Formation, Recherche et références, Activités légales, Gestion des réunions et des salles, Ressources humaines et Gestion du client. Chaque domaine réfère à un ou des groupes d entités et à un ou des groupes d activités. Ceux-ci sont présentés aux tableaux 2 et 3. Figure 1 Les domaines ou systèmes d'information Recherches et références Gestion du client Formation Activités légales et gestion des dossiers Achat, comptabilité Gestion des réunions et des salles Ressources humaines Gestion des dépenses d'avocats Gestion de l'entretien 7

À partir de ces neuf domaines et quatre rôles de l information, une matrice de 36 cases est constituée. Pour chacune des cases on a tenté d identifier les TI qui s y rapportent. Soulignons que certaines cases représentent des impossibilités. Elles ont été signalées par un motif ombragé. Par exemple, il est logique qu aucun logiciel renforçant l expertise d un avocat ne se retrouve dans le domaine de la gestion des achats. On doit noter qu aucun logiciel n existe à ce jour qui couvre la gestion des processus de l ensemble des domaines. Il serait pourtant extrêmement avantageux d avoir une telle application car elle permettrait d intégrer la gestion des informations entre les neuf domaines. Tableau 1 Les domaines DOMAINE Domaine Achat, comptabilité Domaine Formation Domaine Recherche et références Domaine Activités légales et gestion des dossiers Domaine Gestion des réunions et des salles Domaine Ressources humaines Domaine Gestion des dépenses avocats Domaine Gestion de l entretien Domaine Gestion du client GROUPE Groupe d entités Achat Groupe d activités Gestion des achats Groupe d entités Formation Groupe d activités Gestion de la formation Groupe d entités Référence Groupe d activités Recherche Groupe d entités Activités légales Groupe d activités Activités légales et gestion de dossier Groupe d entités Réunions et salles Groupe d activités Gestion des réunions et des salles Groupe d entités Ressources humaines Groupe d activités Ressources humaines Groupe d entités Remboursement dépenses avocats Groupe d activités Gestion des dépenses avocats Groupe d entités Entretien Groupe d activités Gestion de l entretien Groupe d entités Facturation Groupe d entités Dossier client Groupe d activités Gestion du client Tableau 2 Groupe d'entités REGROUPEMENT Activités légales Dossier Ressources humaines Références Achat Réunions et salles Remboursement dépenses avocats Facturation Formation Entretien DESCRIPTION (Activité à faire, document ou pièce, activité, type de document et code activité) (Client, dossier, interlocuteur, avance_fidéicommis, déboursé, dossier/personnel, emplacement_dossier) (Avocat, employé avocat, personnel, autre profession, étudiant, stagiaire, salaire, vacance, évaluation, emplacement_employé, projet) (Modèle, code et lois, jurisprudence, publication, recherche, prêt) (Fournisseur, paiement, dépense, commande, voyage, budget, banque, plan comptable, imputation_comptable) (Réunion, réunion personnel, salle conférence, salle conférence louée) (Contribution avocat, dépense_avocat, remboursement_dépense) (Compte honoraire, paiement client, tarification) (Formation, cours suivi, association, conférence) (Matériel, équipement, entretien) 8

Tableau 3 Groupes d'activités REGROUPEMENT DESCRIPTION 3 Gestion des achats (Acheter logiciel ou ordinateur, faire comptabilité, faire déboursés, faire budget d achat, préparer pamphlet marketing, louer kiosque, acheter billet d avion, acheter carte d affaires, acheter information juridique, acheter livres, acheter papeterie, acheter cadeaux, trouver hôtel, réserver chambre d'hôtel, louer kiosque d information, faire approuver achats) Gestion de la formation Activités légales et gestion de dossiers (Recevoir paiement, payer fournisseur, payer traiteurs, payer publicité, payer cotisation avocat, payer honoraires consultants externes, payer interurbains, payer loyer, payer sténographe, émettre chèque pour timbrer, recevoir livraison matériel) (Aller à conférence ou congrès, assister à cours Barreau, faire approuver cours à suivre, trouver cours à suivre, siéger comité, lire nouvelle loi, jurisprudence ou doctrine, donner conférence) (Télécopier signification, envoyer courrier à, déposer procédure au Palais, déposer pièces au Palais, recevoir confirmation de signification, recevoir document du gouvernement, appeler service de messagerie, envoyer lettre à huissier, appeler huissier, demander au court runner document, donner au court runner procédure à timbrer, recevoir date d'entrevue (immigration), recevoir visa du client, recevoir jugement) (Rencontrer parties au dossier, donner rendez-vous aux clients, faire réunion, prendre rendez-vous, interroger adversaire, rencontrer parties au contrat, discuter avec avocat adverse, chercher occasion d'affaires pour client) Ressources humaines Dépenses avocats Gestion des réunions et des salles (Plaider, modifier contrats et documents corporatifs, commander contrats et documents corporatifs, donner avis juridique à client, demander dossier aux archives, rédiger procédures selon modèle, faire proposition écrite ou orale, évaluer proposition reçue, assermenter client, vérifier conformité procédure, évaluation dossier, faire signer document, mettre ordre dans dossier, lire interrogatoire, lire et vérifier dossier client, écrire réponse au gouvernement, rédiger dossier client, rédiger préparation à entrevue, demander traduction à traducteur, répondre questions du gouvernement, du client ou partie adverse, calculer points du client (immigration), coordonner dossier entre le pays étranger et le Québec, vérifier prescription, demander dépôt et procuration, recevoir procuration client, demander analyse de comptable externe, demander enquête de crédit, prendre rendezvous sténographe, classement dossier) (Former équipe pour dossier, nommer responsable des stagiaires, demander recherche au maître de stage, répartir travail de stagiaire, évaluer stagiaire, faire entrevue avocat stagiaire, vérifier notes stages) (Embaucher employé, mettre à jour CV, vérifier expériences de travail, négocier embauche, réévaluer convention associés, vérifier rendement avocats, demander avocats de remettre leur temps, vérifier date assermentation, transmettre message aux avocats, vérifier états revenu candidats, demander référence autres avocats) (Aller au restaurant, mettre essence dans voiture, payer restaurant, payer employé, rembourser dépenses, se faire rembourser dépenses, payer restaurant, approuver dépenses, verser bénéfices aux associés, se faire rembourser restaurant, approuver budget, faire budget, vérifier conformité dépenses budget, évaluer contribution de avocat aux dépenses) (Faire réunion, louer salle réunion, faire réunion d'associés, faire réunion client témoins) 3 Le contenu de chacun des groupes d activités a été sous-regroupé de façon à créer une hiérarchie d activités. 9

Tableau 3 (suite) Groupes d'activités Gestion du client (Recevoir dépôt client, recevoir dépôt investissement, noter dépôt livre de comptes, faire signer contrat au client, négocier prix et mandat) (Facturer client, envoyer facture au client, envoyer rappel au client, envoyer mise en demeure, vérifier comptes souffrance, compiler les temps) Recherche Gestion de l entretien (Archiver dossier fermé, remettre dossier conflit, repérer conflit d intérêt, renvoyer originaux au client, référer client à autres bureaux, recevoir info du client, rédiger refus mandat, envoyer lettre fête au client, inviter client aux festivités, mettre ordre dans dossiers, classement archives ) (Vérifier publication, évaluer dossier, vérifier règlements, effectuer recherche loi et jurisprudence, aller à la bibliothèque, chercher informations sur Internet, classement des modèles) (Aller chercher formulaire, louer bureau, engager consultant informatique, passer contrat d entretien [ménager ou d appareil]) (Faire entretien, faire entretien nouvelle macro (Excel, Access ), installer nouveau logiciel, gérer réseau informatique, exécuter back up et assurer sécurité) 10

2. Revue des applications Au tableau 4, on trouvera la grille des logiciels. Nous allons la passer en revue par colonne, c est-à-dire selon les rôles de l information. 2.1. Support à la connaissance Au niveau du soutien à la connaissance et à l expertise de l avocat, il existe des logiciels de gestion documentaire permettant la saisie, le stockage, la distribution et le repérage de l information juridique. De plus, certains systèmes supportent la prise de décision. Nous avons donc relevé cinq types de gestion documentaire : les systèmes de stockage, les systèmes de saisie, les systèmes de repérage et filtrage de documents, les systèmes d aide à la décision et systèmes experts et les systèmes de gestion assistée des litiges [Poulin, 1995]. Systèmes de stockage et référence juridique Sur les marchés canadien et québécois plusieurs fournisseurs offrent l accès à des banques de données législatives et jurisprudentielles. Parmi les plus connues, il y a Ecarswell 4 de Carswell 5, INFOMART LAW ONLINE et SOQUIJ. Les Publications CCH offrent aussi plusieurs collections sur CD-ROM telles que la COLLECTION JURISTE comprenant le Code civil, le droit de l environnement, celui de la famille, celui du travail, et la COLLECTION FISCALE. De plus, depuis décembre 1999, le REJB, une banque d environ 9000 jugements et résumés, est offert en ligne par les Éditions Yvon Blais et ce, gratuitement pour l ensemble de la communauté juridique. Cet accès gratuit favorise les petits bureaux car il leur donne accès à de l information juridique gratuite et récente puisque mise à jour environ 50 fois par an. Une version CD-ROM est aussi disponible. Ces systèmes recourent tant à la distribution via Internet qu à la distribution par CD- ROM. Ces systèmes deviennent un pré-requis à la recherche en droit, puisque, selon Poulin [1995] vii, «Déjà certains organismes publics songent à ne fournir leurs décisions qu à l aide de ces technologies» (p. 10). On peut aussi accéder à la bibliothèque du Barreau de Montréal qui fournit plusieurs références et ouvrages viii. Cependant, un choix doit être fait par le bureau, à savoir si on choisit l accès à l information en ligne ou sur CD-ROM. Selon Marron [Marron 1997] ix, «as lawyer look to on-line services to supply immediate updates on court decisions and legislative changes, while CD-ROMs provide easily accessible bodies of information that can be searched and linked in innumerable ways» (p. 30). Chaque option comporte des inconvénients : «Some information is getting lost when CD-ROMs replace printed text or when stale-dated CD-ROMs expire and information is updated. And a great deal of information that exists somewhere in cyberspace is simply not getting found because lawyers do not know how or where to look» [Marron 1997, p. 34]. Piggott 6, cité par [Marron 1997, p. 34], soutenait à l époque que les services en ligne n étaient généralement pas très conviviaux «and their search-engines leave a lot to be desired. What we ve developed so far is pretty simplistic for 4 Convention de caractère : expression écrite en police «courrier new» pour indiquer qu il s agit d un logiciel. 5 Ecarswell anciennement connu sous le nom de QuickLaw. Il contient une immense base de donnée regroupant l ensemble de la jurisprudence et de la doctrine relatif aux valeurs mobilières, à la famille et à la faillite et qui est accessible par Internet. Guylaine Boucher [Boucher-b, 1999]. 6 Mary Piggot de Search-Law de Law Society of Upper Canada. 12

the kind of research that we do. Legal problems tend to be very complex in terms of facts or a sequence of events or a combination of legal; principles and facts.» Selon Piggot, «It s getting very complicated. And lawyers have enough stresses in practice coping with the day to day nature of their business. So they don t have the time really to focus in on all the things they need to know in order to use these successfully. It s wonderful to have all this information there, but we have a little bit of information overload.» Ainsi, l utilisation de services en ligne se révèle souvent un travail infructueux et peut provoquer une hausse des coûts pour l avocat ou le client [Sterner 1998] x. Selon Marron [1997], «Because on-line services tend to be difficult to use, lawyers often waste hours searching for information that an experienced researcher may be able to find in minutes» (p. 34). Malgré tout, selon Sterner [Sterner 1998], «traditional commercial databases should remain in the information arsenal of the professional researcher» (p. 3). D autres auteurs sont d accord mais considèrent que lentement les juristes vont migrer vers les systèmes en ligne au fur et à mesure que ces derniers se développeront (voir Hokkanen, a-1997) xi. Ainsi on constate que l utilisation en ligne ou sur CD-ROM de ces outils se fait de plus en plus populaire. En date du 1 er juin1999, en ce qui concerne les jurisprudences de SOQUIJ, la recherche informatisée, en ligne ou sur CD-ROM, était utilisée quotidiennement par 3,9 % des avocats et par 44,1 % pour une utilisation semestrielle. Cependant, 52 % des avocats n avaient jamais encore eu recours à ces technologies [Beaudouin, 1999] xii. Systèmes de saisie Au niveau de la firme d avocats, de nouveaux systèmes nommés «collaborative knowledge development systems» permettent de capturer l ensemble des informations juridiques disponibles et pertinentes existantes dans le bureau. Ils permettent aussi aux utilisateurs d ajouter de l information à la base de données. Le logiciel de repérage de documents doit pouvoir effectuer une discrimination entre les documents pertinents et les documents qui n ont aucune valeur significative. Plusieurs solutions administratives ont été élaborées pour épurer la base de données documentaires, telle que rejeter tout document non complet ou détruire les documents qui n ont jamais été demandés lors des recherches sur la base de données. D autres barèmes peuvent être utilisés, et c est à la firme d établir sa procédure comme, par exemple, tous les documents ayant pour titre vacation 7, mémo ou ayant moins de 200 mots pourraient être rejetés. Selon Hokkanen [Hokkanen, b-1997] xiii de Alston & Bird (EU), ces systèmes de «knowledge reuse system» constituent un capital intellectuel important. En effet, ils constituent une aide à la formation des jeunes avocats, comme par exemple : «A statement of material facts may have value to young attorneys who have never drafted such a document» (p. 4). Ces bases de données sont bénéfiques mais peuvent aussi provoquer certains problèmes au sein d une firme. Selon Hokkanen [Hokkanen, b-1997], il est regrettable que «some users may wish to freeload off other people s work, thus obtaining the benefits without experiencing the costs» (p. 3). Systèmes de repérage et filtrage des documents Ces systèmes permettent de repérer dans une base de données, sur CD-ROM ou sur Internet, des documents à l aide de requêtes booléennes et de liens hypertextes. Certains logi- 7 Une «vacation» est le terme utilisé par les avocats pour indiquer un déplacement à la Cour. 13

ciels sont conçus afin d aider l utilisateur à effectuer ces requêtes et recherches. Selon Poulin [Poulin, 1995], «le marquage standardisé (standard SGML, HTML et ODA) des documents juridiques risque de prendre de l importance» (p. 10). En effet, ces systèmes deviennent essentiels face au volume toujours plus grand de l information disponible. L utilisation de ces outils diminue les coûts reliés au temps consacré à la recherche et augmente l efficacité relativement au repérage de documents juridiques pertinents. Selon Marron [1997, p. 31], «Instead of thumbing through dusty pages looking for appropriate references, lawyers can use the powerful search engines provided in the CD-ROM software to find what they are looking for, link it with other relevant material, copy and print what they need.» Le logiciel d interrogation NATQUEST PRO ainsi que NATQUEST WEB et NATQUEST ÉDITIONS de Ardilog est un outil de gestion et d indexation de document pour fin de recherche sur Internet, sur un intranet ou un poste de travail. Il permet de séparer le texte en segments logiques, chacun d entre eux étant évalués pour sa pertinence, c est-à-dire pour son degré de ressemblance à la question posée. On remarque que la plupart de ces logiciels sont fournis avec la banque de données (sur CD-ROM) ou suite à l inscription à un accès à des bases de données sur le Web. En ce qui concerne le Web, certains logiciels permettent d y trouver un volume important d informations légales qui ne sont pas disponibles par d autres moyens [Marron, 1997]. Le logiciel Google xiv est le système de recherche en ligne le plus robuste existant actuellement. Il permet de faire de la recherche en plus de douze langues. D autres logiciels sont offerts, tel CLASS-ON-LINE de Class.ab.ca. Inc. xv en droit criminel. Ce dernier permet des recherches par citation, par question de droit ou par mot clé [Marron, 1997, p. 34 ]. «Its hierarchical database is organized so as to allow users to begin by searching in a general category and «drill down» until they find the specific information that they need.» QuickLink Pro est un logiciel qui facilite l utilisation de QUICKLAW ON-LINE LEGAL RESEARCH SYSTEM. Il constitue un intermédiaire entre l avocat et QUICKLAW puisqu'il comprend de nombreuses fonctions de recherche dans Quicklaw dont une option d'impression en format HTML. Rappelons que plusieurs auteurs estiment que les logiciels de repérage sur CD-ROM permettent d obtenir des résultats beaucoup plus satisfaisants que les logiciels de repérage d information en ligne. De nouveaux CD-ROM hybrides permettraient peut-être d allier les avantages du CD-ROM à ceux des services en ligne. Ils contiendraient des liens hypertextes avec des références existant sur le Web xvi. Les systèmes d aide à la décision ou systèmes experts Le logiciel LegaLinks d Educom est un outil d'aide à la connaissance en ce qu'il offre une méthodologie de support des litiges. En effet, ce logiciel fournit une série d arguments à plaider par l'avocat selon les faits et la preuve du dossier en cause. L ensemble des arguments sont offerts sur CD-ROM. Il existe un logiciel permettant le calcul et l optimisation du temps passé par chacun des parents auprès de leur enfant lors de procès en garde d enfant et droit de visite. Il propose donc aux avocats des solutions concrètes d ententes. Ce logiciel américain, KIDMATE de Court Technology Laboratory (Virginie. EU), soumet «a color-coded schedule» [McMillan, 1998] xvii. Bien que ce système soit applicable en droit américain ou plus particulièrement en 14

Virginie, il offre un exemple de ce qui est possible dans ce domaine du droit. Des logiciels semblables commencent à apparaître sur le marché québécois. Win2 de Arcadian Software xviii est un système canadien très intéressant. Ce logiciel d aide à la négociation dans le domaine commercial propose différentes tactiques ou stratégies et prédit quelle sera la tactique de l autre partie. Pour cela, il analyse les faits et le profil de l adversaire, tel que son sens de l éthique, son groupe ethnique. Toutefois, les systèmes experts actuels spécifiques au droit ne sont pas encore très populaires sur le marché, ni très efficaces. Ils ne sont pas encore tout à fait adaptés à la nature toute particulière du droit. Selon Poulin [CRDP] xix du CRDP 8, la nature floue des concepts juridiques les rend difficiles à l évaluation par algorithme. De plus, la nature temporelle du droit est un autre obstacle à franchir. Cependant, cet auteur estime important de continuer des recherches sur ce type de systèmes car, selon lui, les liens hypertextes sont «les structures textuelles les mieux adaptées au droit». Systèmes de gestion assistée des litiges Selon Poulin de l AQDIJ [Poulin 1995], «ces systèmes comprennent une base de données dans laquelle les différents documents d un litige sont emmagasinés et indexés pour permettre leur repérage et leur utilisation efficace tout au long du déroulement de l affaire» (p. 10). Ces systèmes sont pratiquement tous reliés à un système de gestion de l image. De plus, dans les cas où ces systèmes sont reliés à un intranet ou Internet, ils permettent une dissémination de l information auprès de toutes les parties au litige. Le logiciel américain 21 st Century xx possède une gestion approfondie des éléments de preuve, des questions de droit et des faits d un procès. Chaque preuve, question de droit ou de fait est reliée au dossier qui le concerne ainsi qu aux témoins pertinents. Ce logiciel permet de manipuler ces divers éléments de façon à prévoir et à organiser l ensemble des activités du procès. Une fonction permet de décrire la chronologie des faits et du procès. En effet, chaque élément est relié aux dates importantes du calendrier pour le dossier en cause. Un lien par thème permet de retrouver des éléments de droit (ou autres) d un dossier à l autre. Les conversations ou témoignages des témoins sont consignés dans le dossier du témoin. Ce logiciel assiste donc l activité de préparation d interrogatoires. La gestion des pièces est intégrée. De plus, une fonction de gestion de la sélection du jury permet à l avocat de rédiger ses questions et d analyser les candidats et les résultats de la sélection du jury. En fait, ce logiciel constitue tout autant un logiciel d augmentation de l expertise qu un logiciel d assistance au processus de gestion d une cause. L Internet Plusieurs sites de référence répertorient les sites ayant de la valeur pour les juristes. Dans le site du CRDP xxi, comprenant le site de Lexum xxii, on répertorie les liens vers des bibliothèques juridiques internationales, canadiennes et provinciales ainsi que d autres liens intéressants. Le site du Barreau du Québec xxiii fournit plusieurs informations portant sur l organisme, les avocats québécois, des sujets d actualité, des liens vers d autres sites tels que la bibliothèque du Barreau du Québec et les services concernant l accès à de la jurisprudence, des lois et des règlements et le Journal du Barreau. Le site du Réseau juridique du Québec constitue aussi un outil salutaire xxiv. Il offre de l information tant aux avocats qu aux entre- 8 Centre de recherche en droit public (Université de Montréal). 15

prises ou particuliers. Pour les premiers, il assure donc une visibilité auprès de leur clientèle. De plus, il offre de l information à jour sur les divers taux légaux ainsi que des liens sur des sites juridiques, sur des nouveautés pouvant intéresser les avocats, sur des recherches effectuées en droit ou sur des logiciels spécialisés en droit. Dans l Avocat Virtuel xxv on répertorie au moins 700 liens reliés au droit tels que l accès au Palais de justice, aux bureaux d avocats, aux tribunaux, aux municipalités ainsi qu aux banques de jurisprudence et aux périodiques juridiques. On peut aussi ajouter, entre autres, l accès aux juridictions administratives, aux traités, aux Registres publics et au Bureau de la publicité des droits. En fait, un nombre impressionnant de jurisprudences gratuites sont accessibles facilement dans les sites mentionnés ci haut, tels les arrêts de la Cour Suprême du Canada 9 et les résumés et jugements de REJB. Le site JURIDEX xxvi du gouvernement du Québec donne accès à plus de 2000 sites qui contiennent de la documentation juridique. Il contient des références à des lois administratives, de la jurisprudence en droit civil. Il contient aussi la jurisprudence et les lois d autres pays tels que le Pérou, le Mexique, l Irlande. Ce site a été créé par la firme Point Net Communication en collaboration avec l Éditeur Officiel du Québec De plus en plus de sites sont des sites techniques relatifs au droit. Le site de Réseau Clé xxvii offre des services de recherches jurisprudentielles ainsi que l accès à des services ou des professionnels de marque de commerce, des maisons de recherche et services paralégaux. Il comprend aussi une banque de 3500 recherches en droit dans divers domaines xxviii. Sur le Web, on trouve aussi un ensemble de forums de discussions et d échanges pour les juristes québécois. Le site OBITER xxix constitue un forum québécois d échanges d informations entre avocats. Ils y trouvent de l aide au niveau de questions de droit ou de stratégie. Il brise l isolement des avocats pratiquant seul ou dans un petit bureau. Des forums de discussions (NewsGroup) en droit sont aussi très appréciés. Ce sont essentiellement des babillards où les avocats peuvent soumettre leurs questions et réponses sur un sujet de droit [Sterner, 1998]. 2.2. Support au processus Les systèmes d assistance aux processus de gestion du bureau se répartissent en sept catégories. Ces systèmes pourraient être intégrés dans un système complet qui supporterait l ensemble des processus. Système de gestion des clients et gestion du temps Certains logiciels permettent l accès instantané à l information concernant tous les clients et les non clients de la firme et fournissent de nombreux rapports. Ces systèmes possèdent la capacité de repérer le temps passé par dossier, par client, par avocat et par activité effectuée. Ces systèmes font souvent partie de systèmes intégrés à la gestion des dossiers et de la facturation. 9 www.scc-csc.gc.ca. 16

Le logiciel MAÎTRE sur Windows 95/NT, de la firme Logiciel Informat, gère la clientèle, le temps passé sur chaque dossier ainsi que les déboursés et la facturation de chaque client. Un système de comptabilité générale et de comptes en fidéicommis est inclus. Il permet la budgétisation par activités. De plus, il gère les liens avec des acteurs externes à la firme tel que des firmes de huissiers ou de messagerie. Des fonctions de télécopie et de téléphonie sont disponibles. Chaque appel téléphonique est automatiquement inscrit dans le temps comptabilisable au dossier du client. Les données sont utilisables par les applications de la suite Microsoft Office, ce qui procure une facturation plus flexible. Le système JURISCONCEPT xxx des Éditions Yvon Blais/Carswell est un logiciel de gestion du temps qui traite surtout la facturation et les comptes en fidéicommis. Système de comptabilité En plus des fonctions précédentes, ces systèmes intègrent les fonctions de comptabilité et de compte en fidéicommis des avocats. Le système ESI-LAW xxxi de Highlander Business Solutions est un logiciel de gestion de la pratique qui prend en charge la facturation, la comptabilité ainsi que la recherche de conflit d intérêt. Il est utilisé à ce jour par plus de 1500 clients ainsi que par certains ministères de la justice. Des modules peuvent être rajoutés à ESI- LAW tel que le module Cash, qui gère les appels à distance, et le module ESI Recover, qui saisit les dépenses de courrier, photocopies et télécopies. Win Pro de Solumax est aussi un logiciel de comptabilité comprenant la gestion de la facturation, des comptes en fidéicommis, la gestion de la paye et la génération de rapports statistiques. Système de repérage des conflits d intérêts Ces systèmes effectuent des recherches sur la base de données clients et employés de la firme. Ils vérifient que toutes les intervenants impliqués au dossier en cours ne sont pas en conflit d intérêt (voir ESI-LAW). Système de gestion des références légales Ces systèmes permettent la gestion des fonds dépensés en références légales. On les nomme des ILS pour Integrated Library Systems. Ils produisent entre autres des rapports qui permettent de contrôler le budget d achat d ouvrages de références. Le logiciel américain TechlibPlus d Information Dimensions en est un [Platt 1997] xxxii. D après cette auteure, il est important, par exemple, de faire une évaluation du coût de chaque recherche en ligne ou par CD-ROM afin d évaluer quel service sera le plus efficace. Cette même auteure insiste sur le fait qu il est essentiel d inclure un employé de la bibliothèque dans les comités d informatique qui décident des acquisitions de logiciels. Celui ci s assurera qu aucun système ne soit acheté ou conçu sans que les fonctionnalités requises pour la référence ne soient prises en compte. Système de gestion des dossiers Ces systèmes visent à gérer tous les documents relatifs à chaque client et à en suivre le parcours. Ils sont souvent reliés à un système d archivage des documents textuels et graphiques. L ASSISTANT des logiciels EMD assure le suivi et la gestion des dossiers, dont la 17

prescription, les rappels automatiques ainsi qu un cahier de procès incluant des références aux faits, aux arguments de chaque partie, aux questions de droit, la liste des témoins et des éléments de preuve, etc. Ces systèmes, lorsque reliés à un intranet ou par Internet, permettent l accès au dossier à une multitude de personnes. Par exemple, ce partage de l information et des ressources a été effectué à une grande échelle en Floride dans un cas de droit criminel. Cent cinquante enquêteurs de la police, les bureaux de shérifs, le FBI et les firmes d avocats impliquées et autres agences ont pu travailler ensemble et simultanément sur le dossier. Le système gérait 100 000 pages d informations et 7000 pièces à conviction. «If (someone) wanted information on a crime scene, weapon location or particular suspect, they were able to search for it electronically» [Shill 1998, p. 2] xxxiii. Selon Shill [Shill, 1998], ces systèmes permettent aussi de résoudre les crises qui surviennent tôt ou tard au sein d un cabinet : «For example, a small firm can pick up the pieces when their leading administrative assistant leaves abruptly. Or can help when an attorney is out of the office, unreachable, and key documents must be found» (p. 2). Trois avantages à l archivage et la gestion informatisée des dossiers ont été avancés : la diminution des pertes de dossiers et documents ou même des destructions par le feu (double de sécurité), l accès au dossier par plusieurs personnes en même temps et la rapidité «avec laquelle les recherches peuvent être effectuées» à travers les dossiers et documents (pièces). Frank Hofstetter, président de Albacor, cité par Guylaine Boucher [Boucher, a-1999] xxxiv. De plus, les systèmes de gestion de documents permettent de conserver un «log» de tout accès à ces derniers. L avocat pourra savoir qui a copié ou lu telle ou telle partie du dossier. Cela permet aussi de gérer son personnel en sachant si celui-ci travaille vraiment sur les cas qu il est censé traiter [Shill, 1998, p. 2]. Systèmes d aide à la pratique du droit Un système d aide à la pratique du droit comprend habituellement un calendrier et les horaires rattachés à chaque dossier. Il sert à gérer les réunions, les activités, les appels téléphoniques, les dépositions, les notes, les documents et les vacations à la Cour. Ces systèmes sont le plus souvent intégrés aux autres systèmes cités plus haut. Il peuvent comprendre des interfaces qui permettent la production de document. Le logiciel AMICUS ATTORNEY de Gavel & Gown de Toronto est le logiciel le plus utilisé au Canada. En juin 99 on fêtait la vente au millionième client. La gestion du temps y est intégrée ainsi que la comptabilité générale, la gestion des comptes en fidéicommis, la facturation. De plus, il sert à gérer les horaires, les rendez-vous, les dossiers, les documents et les ébauches de documents ainsi que les appels téléphoniques. Une multitude de rapports sont disponibles grâce au module Report Pro et ce, en format texte, graphique. Par exemple, il est possible d obtenir la performance de chaque avocat, le pourcentage de temps alloué pour chaque client par avocat sur l ensemble de ses clients. De plus, certains outils sont offerts, telle que la calculatrice de date qui calcule à partir d un calendrier de jours ouvrables. Ceci permet à l avocat, par exemple, de connaître la date exacte d une prescription. Selon Lundy [Lundy, a-1997] xxxv, avocat de Toronto : Computerized lawyer also need tools to organize their practices with some form of practice information management. AMICUS ATTORNEY is a single application that works more or less like a lawyer s assistant. It combines case management, time entry, contact and telephone management, and calendaring ( ) Because everything is integrated, a phone call become an automatic time entry as 18

well. It also goes to the client s file so you can refer back to previous conversations and schedule call-back reminders (p. 33). Le logiciel Pro Memoria de Progiciels Synoptiques 2000 inc. est un logiciel spécialisé dans la gestion des travaux en cours intégré à la gestion documentaire et celle de la comptabilité générale et des fidéicommis. Le logiciel américain 21 st CENTURY LAWYER de la CLCS xxxvi est celui qui intègre le plus de fonctions de gestion d un bureau. En plus de supporter la gestion des litiges, ce logiciel effectue la gestion des dossiers, celles des clients et des projets, tels que les horaires et les rendez-vous. Le module de gestion des conférences permet de conserver l ensemble des entrevues ou travaux de groupes effectués par téléconférence. L avocat peut, par la suite, repérer par sujet des propos tenus. De plus, il existe un module de gestion des ressources humaines lié aux autres modules, tel le module calendrier. Ce système permet la gestion des appels et des courriers électroniques. Un autre module, extrêmement intéressant, offre la possibilité à chaque utilisateur de créer son propre système de gestion, c est-à-dire qu il permet de concevoir des interfaces et des requêtes personnelles qui deviennent intégrées à l ensemble du logiciel. Par conséquent, à partir même du module, il est possible de modifier l information qui est utilisée par les autres modules. Cela donne une très grande souplesse au logiciel. Dans le même ordre d idée, COORTROOM 21 de William & Mary Law School (Virginie, EU) permet d enregistrer en temps réel les débats. Il utilise le disque optique ou le CD-ROM et l indexation par code à barre pour repérer chaque segment d information. L avocat peut alors simplement utiliser ce code à barre «in his or her notes corresponding to a particular item of evidence and the courtroom system would automatically display it.» [Blackwell, June 1995, p. 34]. Il constitue donc un système de saisie d information qui supporte le processus de gestion des procès pour le tribunal et l avocat. De plus, ce système contribue au rôle de soutien du produit puisqu il procure l information utilisée en séance de procès. Système de gestion d images (imagerie numérique) Les systèmes de gestion de documents ont une grande utilité au niveau de la facilité de repérage et ce, sans compter le facteur économique relié au problème de l entreposage des dossiers papier et de leur communication. Ils supportent à la fois la gestion du processus de suivi des causes (processus) et la production de documents légaux (produit). Selon Lundy [Lundy, a-1997], «The documents must be counted, scanned, viewed, indexed, quality controlled, and stored appropriately. This procedure reflects the imaging process itself» (p. 32). Le logiciel DocsOpen xxxvii de Pc Docs Canada, permet de retracer les documents emmagasinés en utilisant un système de suivi de la trace des documents : «When imaged document goes through OCR and is saved, DOCS OPEN intercepts the save command and pops up a customisable document profile screen, an electronic library card. The information entered onto the card is used to organise, retrieve, and search for documents in the system s various libraries» (p. 34). Ce logiciel gère donc tous les documents de la firme, fichiers, lettres, mémos, plaidoiries de la même manière. Lundy [Lundy, a-1997] cite Lynn Kaffman, president of PC Docs Canada : «Legal work is very document intensive, and relies very much 19

on the precision of the documents. Version control [keeping track of the draft and revision] is critical» (p. 34). L'entreprise DocImage se spécialise dans la production et l'intégration des logiciels pour fin de création d'un bureau d'avocat électronique et ce, par la numérisation, la reconnaissance optique des caractères et le classement électronique des documents. Plusieurs produits supportent cet objectif. Linda Hasher, gestionnaire de la firme d avocats Osler, Hoskin & Harcourt (Toronto), énonce que «The type of case makes a difference. If you have lots of texttype documents ( ) then it s very useful to put them through OCR. They can be more easily managed by indexed software, and you can do word and text searches through the documents» (p. 32). Selon Feinman [Feinman, 1995] xxxviii, le principal avantage de ce type de système est qu il élimine le besoin «to get up from the workstation to retrieve a potentially relevant document. Images printed on a laser printer can be of a higher quality than microfilm or hardcopy reproduction. Images can be made available to multiple users at much less cost than hardcopy sets of the same documents.( ). And images can be transported or shipped anywhere in the world at reasonable cost» (p. 1). Selon O connor [O connor, 1998] xxxix, directeur de Automated Legal Solution (Floride, EU), cette gestion des images permet de réduire les coût d entreposage, d impression et de consultation. Il croit que le système de gestion par l image est la meilleure solution pour la plupart des logiciels de support au litige puisque ceux-ci nécessitent «the immediate imaging of all documents using a program which offers some basic coding fields for information such as source, date and Bates number.» Cependant, selon Hokkanen [Hokkanen, b-1997], lorsqu une firme utilise un système de réutilisation des documents, chaque avocat de la firme doit identifier les documents valables, c est-à-dire que l avocat doit disposer des documents non pertinents, détruire les documents incomplets, etc. Il appert qu il est difficile de motiver les avocats à effectuer ces travaux. Selon lui, tous sont d accord qu il est nécessaire de faire une révision collective des papiers et documents conservés dans la firme mais peu s astreignent à le faire mensuellement puisqu ils ont tous des travaux prioritaires et des délais serrés à respecter. Martin [Martin, 1998] a développé une série de règles à suivre à cet effet. Il est essentiel, selon lui, que le système définisse des périodes maximum de longévité des documents non utilisés. Selon lui, il est plus profitable pour la firme de ne pas «scanner» sans discrimination tous les documents mais bien d identifier tous les documents moins pertinents et de les emmagasiner dans un lieu physique identifié. À ce titre, Michel Bellemarre, adjoint juridique au support informatique pour la firme Langlois Boudreau [Boucher, a-1999] xl, explique qu il est important dès l ouverture d un dossier d évaluer l intérêt de mettre le tout sur support informatique : À chaque fois, nous nous demandons quels sont les besoins des avocats, la qualité et la nature des documents disponibles tout comme le budget à notre disposition et l intérêt des avocats chargés du dossier pour l informatisation. Plus encore, au fur et à mesure de l avancée des travaux, l ensemble des analyses et réflexions en lien avec le dossier seront digitalisées. Des fichiers qui, une fois la cause entendue, seront épurés puis conservés pour fin d archives (p. VI). Courrier électronique Il peut paraître curieux de citer le courrier électronique comme support au processus mais l utilisation suivante en est une parfaite illustration. Un projet, réalisé à Toronto en 1997 20