Règlement d exécution pour le règlement du Secrétariat et du Bureau de coordination de l OAR/ASSL version 2005 Le Secrétariat de l OAR/ASSL édicte, en vertu du chiffre 4.5 du règlement du Secrétariat et du Bureau de coordination de l OAR/ASSL, du 30 novembre 1999, le règlement d exécution suivant (l énumération des tâches à régler suit celle du chiffre 4.5 du règlement cité): 1. Dossiers des intermédiaires financiers 1.1 Les dossiers IF sont confiés au Bureau de coordination. Celui-ci est responsable de l établissement, de la surveillance et de l examen de l intégralité des dossiers ainsi que des rappels et des mutations. 1.2 La gestion du domaine des dossiers incombe au Secrétaire de la Commission OAR, lequel est membre du Secrétariat. Il conseille le Bureau de coordination pour toutes les questions relatives à la tenue des dossiers. 1.3 Le Secrétaire de la Commission OAR discute des problèmes et des questions de nature fondamentale (organisation, manquements) avec la Responsable du Secrétariat qui, le cas échéant, en informe le Secrétariat. 1.4 La procédure de sanction et d exclusion est régie par le règlement d autorégulation (chiffres 41 ss.) et par le règlement relatif à l affiliation, à l exclusion et à la démission (lettre B/1.1 ss.). 2. Suppléance La suppléance des membres du Secrétariat est réglée comme suit: le Responsable du Secrétariat, par son suppléant; le suppléant, par le Responsable du Secrétariat; le Secrétaire de la Commission OAR, par le Responsable du Secrétariat; le Bureau de coordination, par le Secrétaire de la Commission OAR. Il s'agit d'une traduction ayant valeur d'information, qui n'a pas été approuvée formellement par l'autorité de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. Seule la version allemande fait foi.
3. Administration 3.1 La liquidation des travaux administratifs incombe au Bureau de coordination sous la direction du Secrétaire de la Commission OAR. 3.2 Font partie de ces travaux administratifs notamment: le traitement des requêtes d affiliation des intermédiaires financiers et la soumission des propositions à la Commission OAR; la tenue des dossiers IF selon le chiffre 1; la convocation, la préparation et la rédaction des procès-verbaux des séances de la Commission OAR et du Secrétariat; la rédaction et l envoi des communications de la Commission OAR sur proposition du Secrétariat; la sollicitation et la réclamation des rapports de contrôle IF; la réception et la transmission de toutes les demandes et requêtes au sein de l OAR/ASSL ou à son intention; l administration des formations OAR (publication, contrôle des participants, préparation des documents, encaissement des émoluments de cours, échéancier, dédommagement des responsables de formation, etc.); l organisation de séminaires et de réunions des intermédiaires financiers; la documentation, la conservation et l archivage de l ensemble des documents LBA de l OAR/ASSL (dossiers IF, procès-verbaux des séances, communications de la Commission OAR, correspondance, rapports, expertises, documents de formation, etc.). 3.3 Collaboration entre le Secrétaire OAR/ASSL et le Secrétariat Le Secrétaire de la Commission OAR discute des problèmes et des questions de nature fondamentale (organisation, manquements) avec la Responsable du Secrétariat qui, le cas échéant, en informe le Secrétariat. 4. Concept pour la formation Le Secrétariat établit un concept pour la formation des organes LBA et du personnel des intermédiaires financiers affiliés. Il définit les exigences ainsi que le contenu des modules de formation proposés par l OAR/ASSL. 5. Contrôle de la formation 5.1 Le travail du Secrétariat est fondé sur la directive pour la formation des intermédiaires financiers affiliés à l OAR/ASSL, du 15 décembre 1999, laquelle prescrit que tout intermédiaire financier doit désigner un responsable de la formation qui, pour sa part, répond de la formation des collaborateurs de l intermédiaire financier concerné. Le Secrétariat avise ce responsable de la formation de lui remettre une documentation sur la planification et la mise en œuvre de la formation. 5.2 Le Secrétariat avise les Responsables LBA de procéder périodiquement à des interrogatoires portant sur l état de la formation ou en effectue lui-même.
5.3 Le Secrétariat avise les Responsables LBA et les Responsables de formation IF, par écrit, de lui remettre une documentation relative à la formation et aux mesures prises ou prévues en vue de la mise en œuvre du controlling de la réalisation (par exemple, sondages, contrôle complémentaire, contrôle des dossiers, interrogatoires oraux et résultats de ces mesures). Il doit aussi donner à tout intermédiaire financier des instructions sur la fréquence des interrogatoires selon le chiffre 8 du règlement sur la procédure de contrôle. 5.4 En cas d infraction à ces obligations, le Secrétariat doit proposer à la Commission OAR les sanctions selon le chiffre 10 de la directive pour la formation des intermédiaires financiers affiliés. 6. Garantie de la reconnaissance permanente de l OAR/ASSL 6.1 Le Bureau de coordination dispose de tous les documents relatifs à la reconnaissance de l OAR/ASSL (dossiers personnels des organes OAR, règlements). S il constate que des changements sont intervenus et que ceux-ci doivent être jugés d importants sous l angle de la LBA (par exemple, concernant la réputation), il en informe immédiatement le Secrétaire de la Commission OAR. Le cas échéant, celui-ci propose à la Commission OAR des modifications dans la composition personnelle de l OAR/ASSL. 6.2 Le Secrétariat vérifie continuellement les règlements, directives et concepts de l OAR/ASSL soumis à l Autorité fédérale de contrôle dans le cadre de la demande de reconnaissance quant à leur conformité à la loi et à leur praticabilité. Le cas échéant, le Secrétariat propose à la Commission OAR des modifications à apporter aux règlements et aux concepts, lesquelles sont à approuver par l Autorité fédérale de contrôle. 6.3 Par le biais d une formation annuelle selon le concept pour la formation, le Secrétariat veille à ce que les personnes à former conformément au ch. 7.2 de la directive pour la formation des intermédiaires financiers affiliés connaissent les dispositions afférentes de la législation sur le blanchiment d argent ainsi que la documentation OAR et soient en mesure de les mettre en œuvre dans la pratique. Y sont destinés également les échanges de vues réguliers avec les Responsables LBA ainsi que la vérification des rapports de contrôle IF soumis (cf. ci-après chiffres 6.5 et 7.2). 6.4 Le Bureau de coordination vérifie, avec le Secrétaire de la Commission OAR, les nouvelles requêtes d affiliation quant à l observation du chiffre 5 du règlement d autorégulation, du 15 décembre 1999, et du règlement relatif à l affiliation, à l exclusion et à la démission, du 15 décembre 1999. Ce dernier propose à la Commission OAR l acceptation ou le rejet de la requête (règlement relatif à l affiliation, à l exclusion et à la démission, chiffres 2.2 ss.).
6.5 Le Secrétariat vérifie, avec l Organe de contrôle OAR, les rapports de contrôle IF des Organes de contrôle IF. S il constate que les rapports présentent des lacunes ou des défauts, il les renvoie aux Organes de contrôle et aux intermédiaires financiers et leur fixe des délais afin de les revoir ou de les corriger. S il constate, sur la base des rapports, qu un intermédiaire financier n a pas rempli ou n a rempli que partiellement ses obligations LBA, il propose à la Commission OAR soit la nomination d un Chargé d'enquêtes (chiffres 39 ss. du règlement sur la procédure de contrôle), soit l ouverture de la procédure de sanction (chiffres 43 ss. du règlement d autorégulation, et lettre B/1.1 ss. du règlement relatif à l affiliation, à l exclusion et à la démission). 6.6 Sur mandat de l OAR/ASSL, des représentants du Secrétariat siègent dans le Forum OAR-LBA ou dans des associations analogues. Leur tâche consiste à discuter, avec d autres OAR et l Autorité fédérale de contrôle, de questions actuelles, de développements du droit et de problèmes en rapport avec la mise en œuvre de la LBA et à élaborer des solutions. 7. Information et transmission des communications de l Autorité fédérale de contrôle 7.1 Le Bureau de coordination de l OAR/ASSL examine en permanence le site Web de l Autorité fédérale de contrôle quant à des communications actuelles de ladite autorité. En accord avec le Secrétaire de la Commission OAR, il les transmet immédiatement aux intermédiaires financiers et organes OAR concernés. 7.2 Le Secrétariat organise régulièrement, à Zurich, des formations en langue allemande et en langue française conformément au concept pour la formation, du 15 décembre 1999 (module de base et module de perfectionnement, séances d information). En même temps, il propose des modules de formation au sein des entreprises pour le cercle de personnes défini selon le chiffre 7.2. de la directive pour la formation des intermédiaires financiers affiliés. Avec d autres OAR et les responsables de formation des IF, il effectue également un contrôle de la qualité de la formation. 7.3 Avec le Secrétariat, la Commission OAR informe continuellement les intermédiaires financiers, au moyen de circulaires, sur les communications actuelles revêtant de l importance au titre de la LBA et émanant des autorités et organes fédéraux (DFF, Autorité de contrôle, Bureau de communication, etc.). 7.4 Par le biais de discussions avec les autres OAR et l Autorité fédérale de contrôle lors de réunions du Forum OAR-LBA (cf. ci-dessus chiffre 6.6), et à l occasion d entretiens individuels, le Secrétariat s assure qu il dispose de l ensemble des communications actuelles de l Autorité fédérale de contrôle et qu il les met en œuvre correctement.
8. Reporting annuel à la Commission OAR et à l Autorité fédérale de contrôle 8.1 La Responsable du Secrétariat participe régulièrement aux réunions de la Commission OAR et l informe des événements, des questions et des problèmes actuels de l OAR. Elle est également compétente pour le dépôt de propositions du Secrétariat à l adresse de la Commission OAR. 8.2 Le Secrétaire de la Commission OAR est simultanément membre du Secrétariat. Dans le cadre de cette double fonction, il assure une communication et une information continues entre le Secrétariat et la Commission OAR. 8.3 Le Bureau de coordination prend également part aux réunions du Secrétariat et de la Commission OAR et rédige un procès-verbal de leurs débats et de leurs décisions. 8.4 Le Secrétariat établit un rapport annuel sur les formations effectuées, les incidents et les communications revêtant une importance au titre de la LBA, qu il adresse à la Commission OAR pour le rapport que cette dernière destine à l Autorité fédérale de contrôle. 9. Dispositions finales 9.1 Le présent règlement d exécution ainsi que toutes les modifications doivent être approuvés par l Autorité fédérale de contrôle. Pour le Secrétariat: Dr. Brigitte Tanner Responsable Secrétariat Dr. Christoph Graber Suppl. Responsable Secrétariat/ Membre Secrétariat 30 novembre 1999 3 e version du 26 novembre 2003