Livret d'utilisation SalesPlus GEA Farm Technologies 1
Sales ++ a été développé sur la base des expériences avec SMS@WEB et PCD@WEB, afin de mettre à la disposition de nos clients et de nos propres collaborateurs un outil optimal pour le traitement de l'ensemble des devis et commandes au niveau mondial. Pour répondre aux demandes, nous avons développé un concept en ligne uniforme au niveau mondial, qui permet une amélioration et une simplification indispensables pour l'établissement des devis grâce au configurateur intégré pour ProFormance et ProMilk. Les installations, les pièces de rechange et les interventions de service peuvent maintenant être traitées au moyen d'un seul système et les documents de devis ont en outre été reconfigurés d'une manière professionnelle. Les données de client et de projet ont été étendues et la gestion des délais permet un suivi efficace de la clientèle. De plus, vous pouvez maintenant consulter en ligne l'état de traitement de vos propres commandes et avez à votre disposition de nombreuses données d'organisation et de gestion directement à partir de notre système SAP. De longues phases expérimentales ont finalement conduit à l'étendue actuelle des fonctions et à la structure du système. Au demeurant, le système est de conception très flexible, de sorte que les futures demandes pourront aussi y être intégrées. Nous vous souhaitons beaucoup de réussite dans votre travail avec Sales ++! GEA Farm Technologies 2
Sommaire Accès par l'extranet... 4 Accès direct à Sales ++... 6 Données de client... 8 Données clients - partenaires... 9 Client - Détails sur l'équipement... 10 Client - Détails sur l'équipement 2... 11 Client - Détails hygiène... 12 Client - Détails hygiène 2... 13 Revendeur - Détails adresse... 14 Revendeur - Parties locales... 15 Revendeur - Prestations locales... 17 Revendeur - Conditions de paiement... 18 Calendrier... 19 Etat de la commande... 20 Pièces / Info et système de commandes... 21 "Recherche catalogue produits"... 22 "Recherche plein texte"... 23 "Symboles"... 25 "Commande du jour"... 26 "Copie fichier"... 28 Importation de fichiers Excel dans les nomenclatures de SalesPlus... 30 Devis... 35 Mes devis... 36 Création de nouveau devis... 38 Affichage de nomenclature... 43 Calcul de prix... 44 Création de document de devis... 45 GEA Farm Technologies 3
Accès par l'extranet Vous pouvez aussi accéder automatiquement à Sales ++ par l'intermédiaire de votre connexion à GEA WestfaliaSurge Extranet. http://www.westfalia.com Choisissez votre pays et démarrez votre connexion par le "Login" GEA Farm Technologies 4
Dans le registre "My WestfaliaSurge", vous pouvez ensuite sélectionner et démarrer Sales ++. GEA Farm Technologies 5
Accès direct à Sales + Si vous ne voulez pas vous connecter par l'extranet, vous pouvez aussi accéder directement à Sales ++ de la manière suivante : http://www.salesplus.westfaliasurge.info GEA Farm Technologies 6
Réglages Lors de la première utilisation de Sales ++, vous devez enregistrer vos réglages individuels afin que ceux-ci puissent être pris en compte pour votre travail avec le système. Lors de cette opération, le choix correct du "Fuseau horaire" est essentiel. La gestion de tous les documents enregistrés au niveau mondial dans Sales ++ est centralisée à Bönen et l'affectation temporelle précise des documents dans le système SAP est déterminée par le "fuseau horaire". Les entrées dans les champs "Marges" vous permettent de spécifier en pourcentage les marges que vous souhaitez obtenir et les prix pour les clients sont calculés en conséquence. GEA Farm Technologies 7
Données de client Cette page "Client" vous permet d'enregistrer et de gérer les données de vos clients. Dans la liste récapitulative, vous pouvez afficher tous vos clients ou les lister par ordre alphabétique en cliquant sur une lettre initiale. GEA Farm Technologies 8
Données clients - partenaires Si vous voulez enregistrer un nouveau client ou gérer des données existantes de client, vous avez les possibilités suivantes dans les données générales de client : Vous devez sauvegarder les enregistrements / modifications avant de pouvoir revenir à la liste récapitulative : GEA Farm Technologies 9
Client - Détails sur l'équipement Cette page vous permet de gérer des informations concernant l'installation de traite de votre client. Si vous souhaitez contacter le client à une certaine date, vous pouvez entrer une "date de rappel" correspondante dans le champ "Date de rappel". Celle-ci est prise en compte automatiquement dans le calendrier et la date vous est rappelée au moment opportun. Vous devez sauvegarder les enregistrements / modifications avant de pouvoir revenir à la liste récapitulative : GEA Farm Technologies 10
Client - Détails sur l'équipement 2 Cette page vous permet de gérer des informations supplémentaires concernant l'installation de traite de votre client. Vous pouvez ajouter des nettoyages de tank et des récupérations de chaleur par "Nouvelle ligne". "RTM" veut dire : "Ration Totale Mélangée" Vous devez sauvegarder les enregistrements / modifications avant de pouvoir revenir à la liste récapitulative : GEA Farm Technologies 11
Client - Détails hygiène Cette page vous permet de gérer des informations concernant le nettoyage / la désinfection de l'installation du client. Vous devez sauvegarder les enregistrements / modifications avant de pouvoir revenir à la liste récapitulative : GEA Farm Technologies 12
Client - Détails hygiène 2 Cette page vous permet de gérer des informations concernant la qualité de l'eau du client. Pour cela, vous pouvez entrer autant de mesures que vous le souhaitez avec les valeurs à différentes dates : Vous devez sauvegarder les enregistrements / modifications avant de pouvoir revenir à la liste récapitulative : GEA Farm Technologies 13
Revendeur - Détails adresse Ici sont affichées les informations spécifiques sur le revendeur (adresse, personne à contacter) directement à partir des données SAP correspondantes. Si des modifications sont nécessaires, adressez-vous à la personne à contacter responsable de l'administration des ventes, afin que celles-ci puissent être effectuées directement dans les données SAP. GEA Farm Technologies 14
Revendeur - Parties locales Cette page vous permet de gérer vos propres équipements (non fournis par GEA WestfaliaSurge). Vous pouvez alors utiliser ceux-ci dans vos devis. Ici, vous pouvez modifier ou, si nécessaire, aussi supprimer des équipements déjà enregistrés directement dans la liste récapitulative. Vous pouvez enregistrer d'autres équipements en cliquant sur ce bouton Une nouvelle ligne est alors ajoutée automatiquement. Sur celle-ci, vous pouvez entrer manuellement votre équipement. Vous pouvez aussi charger vos équipements directement à partir d'un fichier : GEA Farm Technologies 15
Cela vous permet d'utiliser les formats de fichier internationaux habituels. Pour le chargement, les fichiers doivent avoir la structure suivante : Format CSV Dans la première colonne se trouve la donnée quantitative, puis un caractère de séparation de champ (virgule ou point-virgule, au choix), et ensuite la référence avec ou sans "-". Exemple : 450120 Pelle verte ST 15 485020 Balai orange ST 12 440930 Seau vert 10 l ST 5 425800 Seau orange 10 l ST 5 417040 Gobelet 0,5 l ST 2,89 Par les boutons vous pouvez trier votre équipement en conséquence. GEA Farm Technologies 16
Revendeur - Prestations locales Cette fonctionnalité vous permet de gérer vos propres prestations avec vos prix et de les utiliser dans les devis. Ici, vous pouvez modifier ou, si nécessaire, supprimer des prestations déjà enregistrées directement dans la liste récapitulative. Vous pouvez ajouter d'autres prestations en cliquant sur ce bouton. Une nouvelle ligne est alors créée. Par le bouton vous pouvez trier vos prestations en conséquence. GEA Farm Technologies 17
Revendeur - Conditions de paiement Le bouton "Conditions de paiement" vous permet d'enregistrer vos propres conditions de paiement. Celles-ci sont ensuite disponibles en tant que blocs de texte prédéfinis pour l'élaboration de vos devis : GEA Farm Technologies 18
Calendrier Dans le calendrier sont enregistrées automatiquement les dates qui ont été déterminées dans les devis ou dans les détails sur l'équipement du client, en tant que "date de rappel". A partir des dates affichées, il est aussi possible d afficher directement les détails correspondant à l offre. GEA Farm Technologies 19
Etat de la commande Cette fonctionnalité vous permet de consulter très simplement l'état de traitement actuel de vos commandes directement à partir du système SAP. Après avoir sélectionné l'année souhaitée, vous obtenez la liste récapitulative suivante. Les commandes avec une coche verte dans "Etat" sont complètement terminées ; les commandes avec une date dans "Etat" sont en cours, la date indiquée correspondant à la date de livraison souhaitée. La date est affichée en rouge dès que la date de livraison est dépassée. Vous pouvez aussi voir le contenu d'une commande en sélectionnant le numéro de commande souhaité par un double clic : Ici, vous pouvez voir aussi l'état de livraison de chaque position. GEA Farm Technologies 20
Pièces / Info et système de commandes Cet onglet de la barre vous permet d'accéder à notre catalogue de pièces de rechange, ainsi que de préparer et nous envoyer vos commandes directement en ligne. Cela est similaire à l'ancien système "PCD@WEB", mais la fonctionnalité a été complétée par quelques détails et améliorée. GEA Farm Technologies 21
"Recherche catalogue produits" Cette page vous permet de rechercher le matériel souhaité soit par la hiérarchie du catalogue des produits, soit en entrant le critère de recherche directement dans le champ "Rechercher". GEA Farm Technologies 22
Lorsque vous recherchez par le catalogue des produits, le "chemin de recherche" est toujours affiché au-dessus des produits trouvés : Dans le "chemin de recherche", vous pouvez aussi revenir directement en arrière et ainsi modifier simplement la recherche. "Recherche plein texte" Dans le champ de recherche, vous pouvez entrer tout type de désignations, dimensions ou aussi références. Pour cela, vous pouvez aussi rechercher avec * si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe du produit recherché. La zone de recherche est automatiquement limitée à la pièce du catalogue des produits que vous avez préalablement sélectionnée (si vous êtes p. ex. intéressé uniquement par les pulsateurs dans la zone "Constant vaches"). GEA Farm Technologies 23
Mais, à cet endroit, vous pouvez aussi sélectionner une recherche par le catalogue complet des produits en modifiant la recherche en "recherche globale" : Vous pouvez aussi rechercher des pièces dans la désignation, les dimensions en limitant le critère de recherche avec * devant et derrière. Exemples : Vous recherchez toutes les "diodes électroluminescentes" Vous recherchez toutes les "diodes" : Vous avez aussi la possibilité de combiner plusieurs critères de recherche. Si vous voulez rechercher p. ex. uniquement toutes les "diodes" de "20mA" : De plus, vous pouvez rechercher de la même manière des références ou des parties de la référence. GEA Farm Technologies 24
"Symboles" Il y a toute une série de nouveaux symboles qui sont brièvement expliqués ci-après : Aucune image disponible Nomenclature Liste de pièces de rechange cpl. (toutes les pièces individuelles) Utilisation des pièces Photo agrandie Dessin Pièce de rechange Pièce dans le panier d'achats Note GEA Farm Technologies 25
"Commande du jour" La description ci-après est aussi applicable de la même manière pour : Ici, vous pouvez voir et traiter votre commande en tant que "commande du jour". Vous pouvez incorporer et modifier les pièces souhaitées en cliquant sur. Vous pouvez directement modifier les quantités et enregistrer des notes : Si vous voulez modifier des positions individuelles (modifier / supprimer une quantité), vous devez sélectionner les champs correspondants : Mais vous avez aussi la possibilité de sélectionner toutes les positions en une seule fois et de tout supprimer si nécessaire : GEA Farm Technologies 26
Une fois que vous avez enregistré le matériel en tant que "commande du jour", vous pouvez aussi le déplacer simplement dans les paniers d'achats "Commande du mois / Commande urgente / Hygiène / Système de fichiers" : La valeur totale des positions est affichée ici : Les poids bruts individuels ainsi que le poids brut total sont affichés automatiquement : GEA Farm Technologies 27
Les positions sélectionnées sont transmises en tant que commande au centre de traitement des commandes de GEA WestfaliaSurge en cliquant sur le bouton "Envoyer commande" "Copie fichier" Par le bouton "Copie fichier", vous pouvez adapter vos équipements souhaités à partir de votre système informatique : Choisissez le format de fichier que vous utilisez et chargez le fichier des pièces nécessaires : GEA Farm Technologies 28
Cela vous permet d'utiliser les formats de fichier internationaux habituels ci-après. 1. Fichier texte 2. Format CSV 3. Format XML Pour la copie, les fichiers doivent être structurés de la manière suivante : 1. Fichier texte Un article par ligne avec indication de la quantité Caractères 1 à 5 pour la Quantité Caractères 6 à 17 pour la Référence sans "-" Exemple : cela signifie : 0000170412799070 1 pièce 7041-2799-070 0000571612479070 5 pièces 7161-2479-070 2. Format CSV Dans la première colonne se trouve la donnée quantitative, puis un caractère de séparation de champ (virgule ou point-virgule, au choix), et ensuite la référence avec ou sans "-". Exemple : cela signifie : 1 ; 7041-2799-070 1 pièce 7041-2799-070 5 ; 7161-2479-070 5 pièces 7161-2479-070 Ou cela signifie également : 1, 70412799070 1 pièce 7041-2799-070 5, 71612479070 5 pièces 7161-2479-070 3. Format XML Chaque ligne est entourée par <item>... </item>, l'indication de quantité par <quantity>... </quantity> et la référence (avec ou sans "-") par <material>... </material> Cela signifie : 1 pièce 7041-2799-070 5 pièces 7161-2479-070 GEA Farm Technologies 29
Importation de fichiers Excel dans les nomenclatures de SalesPlus Exemple : Une spécification complète existe dans Excel et doit être importée en quelques opérations dans SalesPlus Préparation nécessaire de la feuille Excel : Avant Après Enregistrer ensuite le fichier au format CSV. (Fichier Enregistrer sous) GEA Farm Technologies 30
Confirmer les messages d'avertissement avec OK et Oui Appeler la nomenclature souhaitée dans SalesPlus et cliquer sur le bouton : "Ajouter référence à partir de Pièces / Info" Maintenant, cliquer sur le panier d'achats de système de fichiers GEA Farm Technologies 31
Dans le panier d'achats, cliquez sur le bouton : "Copie fichier" Sélectionnez format CSV et cliquez sur "Parcourir" à gauche : Maintenant, sélectionnez le fichier CSV et confirmez avec "Ouvrir" GEA Farm Technologies 32
Ensuite, cliquez sur "Démarrer copie" SalesPlus vérifie la validité de toutes les références et génère un rapport d'importation GEA Farm Technologies 33
Par "Retour", vous arrivez de nouveau dans le panier d'achats. Sélectionnez maintenant ici les lignes souhaitées ou sélectionnez simplement toutes les lignes et cliquez sur "Valider positions sélectionnées" SalesPlus transfère maintenant le panier d'achats complètement dans la nomenclature GEA Farm Technologies 34
Devis Il s'agit ici de l'accès à vos devis : Par le menu de sélection, vous pouvez appeler vos devis existants ou créer des nouveaux devis. En outre, vous avez ici encore le possibilité d'appeler le "sms@web". Si vous voulez créer un devis réel pour un client, démarrez avec, Si vous voulez uniquement créer une configuration sans client (donc aussi sans calcul), démarrez avec GEA Farm Technologies 35
Mes devis Dans la liste récapitulative, vous voyez tous vos devis existants : Vous arrivez dans les détails des devis en cliquant sur le bouton "Afficher dossier" ou en sélectionnant directement le nom de devis. A partir de là, vous pouvez aussi accéder aux détails de la configuration ou du calcul du devis. GEA Farm Technologies 36
Symboles "Configurations" utilisés : Copier configuration Créer variante Envoyer configuration : Supprimer configuration (Le nom du destinataire doit être entré sous la forme du nom d'utilisateur SalesPlus, p. ex. MUSTERMANN.MA) GEA Farm Technologies 37
Création de nouveau devis Dans la liste récapitulative "Mes devis", il y a le bouton "Nouveau dossier devis" par lequel vous pouvez créer des nouveaux devis pour un client. Après avoir sélectionné un client final, vous pouvez indiquer la désignation du devis et la probabilité. La désignation doit définir le projet, afin qu'il puisse être clairement classé et identifié dans la liste des devis. - Nouvelle construction - Modernisation - Refroidissement - Allaitement - Gestion du troupeau -.. GEA Farm Technologies 38
Ici, il n'est pas nécessaire d'indiquer le nom du client, parce que celui-ci existe en tant que champ séparé dans la liste récapitulative des devis. Ensuite, démarrez la configuration avec le bouton et sélectionnez le type de devis (Voici à titre d'exemple la configuration d'une "EuroClass 1200 RE") : Pour cela, vous devez tout d'abord décider s'il s'agit d'un devis pour une installation complète ou pour des composants individuels : Il vous est demandé en premier de sélectionner un groupe de produits : GEA Farm Technologies 39
Dès que vous avez sélectionné le groupe de produits, les produits correspondants sont affichés. p. ex. : produits pour salle de traite en épi Normalement, vous recherchez une configuration type appropriée (p. ex. "EuroClass 1200 Premium 1x3"), parce que dans celle-ci les éléments principaux sont déjà sélectionnés pour vous. Ainsi, l'élaboration de la configuration est bien plus simple et bien plus rapide qu'en créant complètement une configuration manuelle avec le produit "salle de traite en épi" Les références nécessaires sont sélectionnées automatiquement par le configurateur et transférées dans la nomenclature. Dans la mesure où vous ne modifiez pas les pièces / quantités proposées, vous obtenez la remise spéciale pour installations configurées. GEA Farm Technologies 40
Vous êtes guidé dans la configuration ; néanmoins, il est impératif que vous traitiez chaque champ de sélection "du haut vers le bas"! Cela est nécessaire, parce que le système vérifie automatiquement toutes les caractéristiques secondaires à partir de la sélection d'un caractéristique principale, et qu'à partir de là il modifie aussi bien le nombre de caractéristiques que les options de sélection. Par exemple, pour la sélection "EuroClass 1200 RE", seules les caractéristiques de sélection suivantes sont encore affichées : Cette logique s'applique à toutes les pages de configuration à compléter et est une caractéristique essentielle de la logique Sales ++! Dès que vous avez traité toutes les caractéristiques nécessaires de cette page, l'état "OK" est affiché : GEA Farm Technologies 41
En bas à gauche, vous voyez toutes les pages de configuration restant à traiter et vous pouvez accéder à la page suivante par le bouton en haut à droite. De cette manière, vous pouvez traiter toute configuration dans Sales ++. GEA Farm Technologies 42
Affichage de nomenclature Dès que vous avez complètement rempli la configuration, vous pouvez visualiser la nomenclature correspondante. Ici, vous pouvez ajouter d'autres références ou des pièces locales supplémentaires si nécessaire. Si vous voulez néanmoins "modifier" les quantités proposées par le configurateur (bouton "Ouvrir champ d'entrée pour quantité"), la remise spéciale pour installations configurées est immédiatement annulée! Si vous voulez supprimer des pièces ajoutées, vous devez mettre la quantité sur "0". GEA Farm Technologies 43
Calcul de prix Cette fonctionnalité vous permet d'afficher la feuille de calcul pour votre configuration : Si nécessaire, vous pouvez encore entrer vos marges / majorations de montage souhaitées. Si vous voulez ajouter d'autres configurations / propres prestations, vous pouvez le faire ici : GEA Farm Technologies 44
Création de document de devis Pour l'élaboration du devis, vous pouvez enregistrer différentes données sur cette page ou sélectionner une image pour la feuille de couverture : Si nécessaire, vous pouvez aussi sélectionner des documents supplémentaires qui seront inclus dans le devis pour information. GEA Farm Technologies 45
Par la zone "Options", vous disposez en outre des options de sélection suivantes : Projet : Ajoute un filigrane sur chaque page du devis. Pas de textes de devis : Crée un document de devis sans informations produit détaillées. Pas de liste de prix : Crée un document de devis sans informations de prix. Pas de ventilation de prix : Le document de devis indique uniquement un prix total sans subdivision en groupes de produits. Avec taxe à la valeur ajoutée : La liste de prix contient la taxe à la valeur ajoutée. Dès que les données pour le devis sont complètes, vous pouvez créer celui-ci Le devis est créé en tant que fichier PDF et affiché en bas de la page GEA Farm Technologies 46
Si vous voulez créer le même devis une nouvelle fois avec une feuille de couverture, une annexe ou un destinataire différent, le document PDF créé précédemment sera "écrasé"! Si vous souhaitez conserver le devis créé en premier, vous devez le sauvegarder avant de créer le nouveau devis. Vous pouvez soit ouvrir directement de fichier, soit le sauvegarder sur votre ordinateur GEA Farm Technologies 47