CAHIER DES CHARGES Enrichissement du fonds iconographique du Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes Dans le cadre du développement de la mission Ecomobilité Avril 2014 Organisme qui consulte : Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes 13 avenue Maréchal Foch Le Lombard 05000 Gap 1
PRÉAMBULE Dans le cadre de ses missions de communication et de promotion de la destination Hautes- Alpes, le Comité Départemental du Tourisme lance une consultation globale afin de disposer d un fonds iconographique permettant de mieux valoriser les activités touristiques et notamment au travers des mobilités douces. La mission écomobilité touristique a pour objectif de sensibiliser les touristes sur les modes de déplacement doux pour accéder à leur lieu de vacances et pratiquer leurs activités in situ. Le tourisme tient une place prépondérante dans l économie locale. A ce titre, favoriser une pratique douce des déplacements (transports en commun, co-voiturage ) sur le territoire fait partie des missions prioritaires de la promotion touristique. Ce fonds d image permettra l illustration de tous les supports édités par et pour le Comité Départemental du Tourisme pour faire connaître la destination Hautes-Alpes par l image : tant pour le print (dépliants, brochures, affiches, cartes, lettres d informations, PLV ), le numérique (sites web, blogs, réseaux sociaux, applis mobiles ) que pour les sollicitations de journalistes de presse en vue d illustration d articles dédiés à la destination Hautes-Alpes. ENJEU DU PROJET L enrichissement du fonds iconographique du Comité Départemental du Tourisme doit permettre à la structure de colorer son offre destinée aux vacanciers d une part en valorisant ses atouts et en laissant transparaitre les diverses émotions à vivre au sein des Hautes- Alpes. GÉNÉRALITÉS - Cette consultation permet à l ensemble des photographes disposant d un fonds iconographique des Hautes-Alpes de répondre aux besoins du Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes. - Les photographes s engagent à adresser au Comité Départemental du Tourisme les seules photos prises dans les Hautes-Alpes. - Les photographes doivent s assurer d avoir toutes les autorisations requises (droit à l image des personnes, des propriétaires d hébergements ou des artistes pour les œuvres d art) et doivent être en mesure de fournir ces autorisations si le Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes les lui demandent. - Les photographes s engagent à fournir des photos d actualité et présentant pour les activités, tous les caractères de sécurité nécessaires (ex : casque, gilet de sauvetage...) et de bonnes pratiques (respect des sentiers, des zones naturelles et des autorisations locales en vigueur). L ensemble devra être réalisé par temps clair et ensoleillé ; les tenues vestimentaires devront être simples et correctes, sans marques apparentes. 2
OBJET DE LA CONSULTATION Mise à disposition de photos s inscrivant en tout ou partie dans les thèmes suivants (item à cocher) Le Comité Départemental du Tourisme dresse ci-dessous les éléments souhaités par ordre de priorité, selon 2 thématiques identifiées : THÉMATIQUE 1 : Activités de pleine nature (printemps/été/automne) Cette thématique intègre la mise en valeur de transports doux (transports en commun, co-voiturage, navettes ). Cyclo : cyclistes sur leur vélo en action, groupe de cycliste, Col Agnel, Col du Noyer, Route des Puys (balcon du lac de Serre-Ponçon), vélo électrique (balade et gros plan du vélo). Vélo dans le train par exemple. VTT : sentiers pratiqués, randonnée VTT, bike parks, remontée mécanique ouverte pour la pratique en été, descente mythique (Vars-Embrun, Les Orres-Embrun ), gros plans décoratifs (cadre de vélo, casque ), Vttistes profitant du paysage, BMX Randonnée pédestre : accompagnateurs en montagne, randonneurs, sentiers, détails de l activité (chaussure, boussole ), refuges, observation de la faune et de la flore (itinérance) Randonnée équestre : balade, poneys, centre équestre, en âne (itinérance) Activités aériennes : aérodrome de Tallard, parachutisme, parapente, planeur, kitesurf, ULM Eaux vives : rafting, kayak, nage en eaux vives, canyoning, rivières, vague du Rabioux, guides de rivières Nautisme : baignade, plage, plans d eau, stand up paddle, bateau de plaisance, pêche, bouée tractée, catamaran Escalade & via ferrata : Céüze, Orpierre, Ailefroide, falaises, sites d escalade Autres : à préciser THÉMATIQUE 2 : Activités hivernales (hiver seul) Cette thématique intègre la mise en valeur de transports doux (transports en commun, co-voiturage, navettes ). Ski alpin : activités, domaines skiables dans son ensemble, gros plans d éléments de décor (ex: rouage de télésiège, gare de départ, départ de piste), cours de ski enfants et adultes, jardins des neiges, dameuse, descente aux flambeaux, snowpark Villages enneigés Activités neige : chiens de traineau, piste de luge naturelle, luge sur rails, snakegliss, cascade de glace, tyrolienne, ski joering, snowkite, snowtubing Freeride : activités, La Grave-La Meije Activités nordiques : raquettes à neige, ski de fond, télémark, pulka 3
Ambiance festive : concert, feu d'artifice, descente aux flambeaux, DJ piste Ambiance extérieure: Bonhomme de neige, bataille de boules de neiges, Repas familial en terrasse d'altitude, bain de soleil Nocturne : chalet en bois vu de l'extérieur, stations illuminées, dameuse, nuit en igloo, balade en raquettes Autres : à préciser MODALITÉS DE SÉLECTION La proposition donne lieu à : - répondre à une ou deux thématique(s), en partie ou dans sa totalité - transmettre pour chaque thématique une sélection de photos classées par item la plus représentative et qualitative (100 photos / thématique maximum) - adresser la sélection en haute résolution (300DPI), format JPEG, légendée et (géo)localisée sur supports CD/DVD, liens Internet ou espace dédié à cette consultation sur votre photothèque - fournir le cadre tarifaire : prix de la photo à l unité, de la photo pour un volume de 2 à 10 visuels, de 11 à 50 et plus de 50. - s engager pour une mise à disposition des éléments, pour une durée de 5 ans selon les modalités fixées ci-dessus en retournant le cahier des charges signé. CRITÈRES DE SÉLECTION Le candidat sera sélectionné sur la base du dossier demandé ci-dessus et selon les critères suivants, sur 100 : - Qualité des photos proposées : 30 - Prix : 50 - Adéquation aux besoins exprimés : 20 Le Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes pourra à minima retenir autant de candidats que de thématiques afin de pouvoir bénéficier de la plus large diversité artistique des œuvres proposées, répondant aux besoins exprimés. DROITS DE REPRODUCTION ET DE DIFFUSION - PROPRIETE INTELLECTUELLE L auteur cède pour une durée de 5 ans, au Comité Départemental du Tourisme des Hautes- Alpes, à ses partenaires institutionnels 1 ainsi qu à un tiers autorisé 2 dans le cadre d opérations de promotion ou de communication communes et/ou conventionnées, l ensemble de ses droits de reproduction, de représentation et de suite. Droit de reproduction : L auteur autorise le Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes et ses partenaires institutionnels 1 ainsi que tout tiers autorisé 2 à reproduire son œuvre par tout procédé (tous supports numériques tels que site internet, blogs, réseaux sociaux, téléphonie mobile et tous matériels promotionnels), dans tous les formats. L œuvre pourra être réduite ou agrandie sans qu il soit porté atteinte à la qualité de l œuvre. Si un recadrage s avère nécessaire et 1 Partenaires institutionnels : conseil général des Hautes-Alpes, chambres consulaires, conseil régional, CRT PACA, 05 Voyageurs, OT, France Montagnes ² Tiers autorisé : agences de communication, agences de presse. 4
sans que cela porte atteinte à la qualité de l œuvre, le photographe autorise d ores et déjà le Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes à l effectuer. Le Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes est autorisé à ajouter des éléments (logos de partenaires entre autres) sur l œuvre, pour les besoins de sa communication. L auteur cède ses droits de reproduction pour un volume moyen de 150 000 exemplaires par an (notamment : dépliants, brochures, affichettes, catalogues, cartes postales à usage non commerciales, hors presse et hors affichage) et ce, pendant toute la durée du contrat, pour satisfaire aux objectifs de promotion définis par le Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes et ses partenaires soit un volume global maximum de 750 000 exemplaires sur 5 ans. Droit de représentation : L œuvre pourra être présentée au public dans tous les supports produits par le Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes et ses partenaires (notamment : dépliants, brochures, affichettes, catalogues, cartes postales à usage non commerciales, hors presse et hors affichage), dans la limite des quantités indiquées dans le paragraphe précédent. De même, les droits pour l information journalistique et les publi-rédactionnels sont inclus dans la rémunération de départ. En cas de rétrospective historique organisée par le CDT des Hautes-Alpes, il est entendu qu aucune rémunération additionnelle ne sera versée au photographe, même au-delà de la durée du présent contrat et ce, quel que soit le support utilisé. Cependant le CDT s engage à prévenir le photographe de l utilisation d un ou de plusieurs visuels dans ce cadre précis. Territoires : Il est entendu que les autorisations sont données pour tous les médias mentionnés cidessus, pour l ensemble du marché français ainsi que des marchés étrangers inscrits dans la stratégie marketing du CDT et de ses partenaires institutionnels 1. Cependant, et de par la nature même de ce média, les autorisations données pour Internet (incluant également téléphonie mobile, tablettes ) sont consenties pour le monde entier. 1 Partenaires institutionnels : conseil général des Hautes-Alpes, chambres consulaires, conseil régional, CRT PACA, 05 Voyageurs, OT, France Montagnes 5
DATE LIMITE DE RECEPTION DE L OFFRE La date limite de réception des offres est fixée au 24 avril 2014, à 12h00. Le candidat supportera seul la responsabilité des moyens mis en œuvre pour le respect impératif de la date et de réception des offres. Toute offre dont la présentation ne serait pas conforme aux présentes instructions ou qui parviendrait après les dates et heures limites, ne sera pas retenue et renvoyée. Les offres seront transmises à l adresse suivante mail et/ou postale : Comité Départemental du Tourisme des Hautes-Alpes 13 Avenue Maréchal Foch - BP 46 05002 GAP Cedex Mail : claire-anne.léger@hautes-alpes.net Votre contact : Claire-Anne Léger 04 92 53 00 54 Je soussigné(e), -------------------------------------------------, agissant en qualité de ------------------ et représentant de (1) : Adresse : SIRET : Code APE : répond aux modalités de ce cahier des charges et déclare sur l'honneur être en règle en matière de déclarations sociales et fiscales. Date et signature précédée de la mention «Lu et approuvé» (1) Préciser le cadre juridique d'exercice de votre activité professionnelle 6