SOMMAIRE 1- Objet du mode opératoire «GFPP» 3 2- Domaine d application 3 3- Définitions et terminologie 3 4- Descriptif détaillé 3 4-1- Gestion Financière des Projets 3 4-1-1 Rappel des conditions générales de financement 3 4-1-2 Modalités de décaissement des projets 4 A : Projets ISDB et AGR 4 B: Contrats d étude conclus avec des BE, consultants individuels ou autres entités 5 C: Les projets de renforcement des partenaires relais (formation, appui institutionnel et matériel) 5 4-2 : Modes de financement des projets 6 A : Subventions 6 B : Avances remboursables 6 4-3 : Contrôle et audit des projets 7 A : Audit interne 7 B : Audit externe 7 Table des illustrations Fenêtre 1 : Versement des tranches 6 Page 2 sur 7
1- Objet du mode opératoire «GFPP» Ce mode opératoire définit les modalités de financement et de liquidation des tranches dans le cadre des projets subventionnés par l ADS ainsi que les règles de contrôle et d audit à posteriori ou en cours de la réalisation des projets. 2- Domaine d application Ce mode opératoire vient en complément à la procédure de CGP, aux autres modes opératoires ainsi qu au guide relatif aux AGR. Il s applique essentiellement à l opération de liquidation des tranches et de définition du mode de financement. Ce mode opératoire doit être appliquée par les entités suivantes : - Les Coordinations Régionales ; - Les Unités de Gestion des Projets ; - Département d Appui Technique ; - Département Administratif et Financier ; - Département de Programmation et du Contrôle de Gestion des Projets ; - Service d Audit Interne et Inspection. 3- Définitions et terminologie AGR AMC BE CGP DGCL FAI GFPP ISDB MDP Activités Génératrices de Revenus Associations de Micro Crédit Bureau d Etude Cycle de Gestion des Projets Direction Générale des Collectivités Locales Formation et Appui Institutionnel Gestion Financière des Projets de Développement Infrastructures Sociales de Base Manuel De Procédures 4- Descriptif détaillé 4-1- Gestion Financière des Projets 4-1-1 Rappel des conditions générales de financement L ADS finance les projets répondant à ses critères d éligibilité spécifiques et généraux Le financement de l ADS pour les projets d infrastructure de base et de renforcement des capacités des partenaires relais sont accordés exclusivement sous forme de subventions. Les financements de l ADS pour les AGR sont accordés selon les pratiques appliquées par des associations ou des Associations de Micro Crédit (AMC) agrées par l Etat. L ADS accorde des financements sous forme d avance remboursable à une AMC pour la mise en place d un programme de Micro-Crédit. Ces avances se font selon la législation en vigueur. L ADS finance toutes les dépenses pour la mise en œuvre des projets exception faite du foncier et des véhicules. Toutefois l ADS peut financer l acquisition de véhicules dont l utilisation est dûment justifiée par les activités liées à la réalisation du projet. L attribution d un financement par l ADS est subordonnée à une participation des bénéficiaires au coût du projet. Page 3 sur 7
Toutefois, pour certains projets, la population bénéficiaire peut apporter sa contribution sous forme de main d œuvre non spécialisée pour la construction proprement dite ou pour apporter à pied d œuvre les matériaux locaux faisant également partie de sa contribution. La fourniture ou la mise à disposition de terrains, là où c est nécessaire, relève obligatoirement de la commune ou de la population bénéficiaire. Elle vient en sus de sa contribution. Le montant et les modalités des apports communautaires minimums sont déterminés au cas par cas en tenant compte des facteurs suivants : la catégorie et le type de projet ; les moyens financiers de la collectivité concernée ; les pratiques des associations dans d autres projets de développement dans la zone concernée ; l'état de la zone d'intervention (zone sinistrée par la sécheresse, zone productive). Une fois le projet achevé, les bénéficiaires (hommes/femmes) doivent prendre en charge la totalité des dépenses nécessaires à son fonctionnement et entretien, conformément à la convention de partenariat passée entre l ADS et les bénéficiaires (hommes/femmes). 4-1-2 Modalités de décaissement des projets On distingue trois cas pour les décaissements relatifs aux projets subventionnés par l agence. A : Projets ISDB et AGR L ADS verse sa contribution en plusieurs tranches directement au compte bancaire dédié au projet ouvert par le partenaire. Le versement des tranches se fait selon l'échéancier du tableau de financement de la convention de partenariat passée entre l ADS et son partenaire. Le décaissement des tranches Dès la réception de la convention signée entre l ADS et le partenaire, le Département Administratif et Financier attribue un code comptable au partenaire et procède à l enregistrement de l engagement du montant figurant dans la convention. La date et le montant de chaque décaissement sont pris en charge par le système comptable et financier. Après avoir réalisé au moins les 2/3 des travaux ou activités de la tranche, un rapport d avancement est préparé par le partenaire et vérifié par l agent de développement, qui établit la demande de déblocage. La demande de déblocage précise le montant à débloquer et la réalisation des conditions préalables contractuelles. Cette demande de déblocage, dûment visée par le Coordonnateur, est transmise au DAF qui procède au contrôle de la concordance entre ladite demande et la convention, et du montant de la demande de déblocage avec le reliquat engagé non décaissé. Il procède au règlement de la tranche dans un délai maximum de 15 jours à compter de la date de réception de la demande de déblocage. Page 4 sur 7
L'ordonnancement du paiement comporte l ordre de paiement ; la préparation des chèques ou des ordres de virement ; l enregistrement comptable du règlement ; une copie de ces pièces est conservée par l ADS (et mise à la disposition des contrôleurs financiers et comptables en cas de contrôle). A la réception définitive des travaux, le projet est clôturé. Le reliquat éventuel peut être soit désengagé, restitué à l agence ou accordé au partenaire suite à une demande écrite, motivée et approuvée par le comité d approbation des projets compétent. B: Contrats d étude conclus avec des BE, consultants individuels ou autres entités Dès la réception du contrat signé entre l ADS et les BE, consultants individuels ou autres entités, le Département Administratif et Financier leur attribue un code comptable et procède à l enregistrement de l engagement du montant figurant sur le contrat. Le paiement se fait également en plusieurs tranches sur la base de factures correspondant aux étapes suivantes : - évaluation de l idée de projet et assistance à l association pour l élaboration d un dossier correct de demande ; - étude technique sommaire ; - étude technique définitive. C: Les projets de renforcement des partenaires relais (formation, appui institutionnel et matériel) L ADS paye directement les frais de formation aux Centres de Formation ou les honoraires des consultants (es) spécialistes en formation selon les contrats signés avec ces derniers après réception des factures et des rapports finaux de formation. Les coûts relatifs à l appui institutionnel (salaires d agents de développement mis à la disposition des partenaires et l achat de matériel) sont inclus dans la convention de partenariat ou le protocole d accord signé avec le partenaire. Page 5 sur 7
Conditions préalables Fenêtre 1 : Versement des tranches Tranches Premier versement Autres versements Tranche de régularisation Ouverture d un compte dédié Réception et vérification, par Réception provisoire du projet ; au projet ou engagement écrit les cadres de l agence, du Etablissement du rapport final. du partenaire attestant que le rapport d avancement du compte bancaire servira partenaire ; exclusivement aux opérations Validation des rapports du projet en question dans le d avancement à travers des cas où la désignation du visites de terrain ; compte bancaire est différente Réception des copies de toutes de l intitulé du projet ; les pièces justificatives des Désignation des personnes dépenses ; signataires ; Réception des copies des Commencement des travaux relevés bancaires de la période correspondants à la et des journaux d écritures. contribution locale ; Versement partiel ou total de la contribution financière du partenaire sur le compte projet. Délais 30 jours après signature de la convention, sauf dispositions contraires de la convention. 15 jours après la réception de la demande de déblocage par le DAF. Après l achèvement des travaux. Valeur 50% de la contribution de 30% de la contribution de 20% de la contribution de Standard l agence. l agence. l agence. Les valeurs et le nombre des tranches de versement peuvent être modifiés selon l importance du projet et son mode de réalisation (cas des petits projets et des projets réalisés par voie de contrats). Lorsque les fonds versés lors d une tranche ne sont pas totalement utilisés, le reliquat est déduit de la tranche suivante. Le montant de la tranche de régularisation est revu en prenant en considération le total des dépenses effectives du projet. 4-2 : Modes de financement des projets Il existe deux modes de financement des projets et des programmes de développement : les subventions ; et les avances remboursables. A : Subventions L appui financier de l agence se fait par l octroi de subventions couvrant une partie du coût du projet. Ces subventions sont réservées : 1. aux petites infrastructures sociales de base ; 2. aux activités de formation, de sensibilisation et de renforcement institutionnel ; 3. et à la formation professionnelle, au conseil et à l encadrement des petits producteurs, ainsi qu aux investissements générateurs de revenus qui ont un usage collectif (aménagement et équipement de souks, de centres de formation, de pépinières de jeunes promoteurs ). B : Avances remboursables Ce mécanisme concerne les Activités Génératrices de Revenus appuyées par l ADS (voir Mode Opératoire AGR). Page 6 sur 7
4-3 : Contrôle et audit des projets L audit des projets est une fonction principale du système d évaluation et de contrôle des projets. Cet audit prend deux formes : A : Audit interne Assuré par le service de l audit interne et de l inspection des projets. Il s agit d interventions périodiques qui se fait selon une programmation annuelle ou en cas de litiges ou problèmes enregistrés. L audit interne concerne aussi bien l aspect financier que l aspect organisationnel et procédural dans la gestion des projets. Cette opération s effectue à travers des visites de contrôle inopinées effectuées auprès des partenaires et des différentes structures de l ADS. B : Audit externe Assurée par des cabinets externe d audit à travers un appel d offre. C est une intervention qui se fait tous les deux ans et qui concerne tous les projets soutenus par l agence. Généralement, cet audit concerne deux volets : un volet technique se rapportant à l aspect financier et technique des projets et un second volet qui traite principalement de l évaluation socioéconomique et d impact des projets. Lors de la détermination de l échantillonnage, l importance des projets et des montants qui leur sont accordés est prise en considération. Montant inférieur à 100 000 Dh Selon les cas. Montant allant de 100 000 DH à 500 000 Dh 20% à 30% des projets devront être audités. Montant allant de 500 000 DH à 1 000 000 Dh 50% des projets devront être audités. Montant supérieur à 1 000 000 Dh audit systématique des projets. Page 7 sur 7