38 Office 2010 : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access et OneNote Chapitre Office 2010 2 : Intégrer : Word, des Excel, calculs PowerPoint, Excel dans Outlook, Word Access et OneNote A.Introduction Le traitement de texte Word propose des outils spécifiques pour créer des tableaux complexes dans lesquels vous pouvez même effectuer des calculs. Mais, si vous avez installé Microsoft Excel sur votre ordinateur, il est plus simple et efficace de concevoir vos tableaux avec les commandes spécialisées de ce tableur. Vous pourrez ensuite les intégrer dans une belle présentation sous Word et vous pourrez ainsi bénéficier, en quelques clics de souris, de toute la puissance de calcul d Excel et des fonctionnalités avancées de mise en forme de Word. Pour illustrer cette procédure, nous allons créer un tableau qui contiendra des fonctions de calcul automatique pour effectuer les devis de nos clients. Mais avant de leur envoyer de telles informations, il convient de les présenter correctement. Dès lors, nous intégrerons notre tableau dans un document Word que nous aurons préalablement préparé à cet effet. B.Concevoir les documents Pour réaliser le devis d un client, nous avons besoin de créer deux documents qui pourront, bien évidemment, servir de modèles ultérieurement pour tous les autres devis de l entreprise. 1. Une présentation sous Word Le document Word qui contiendra le devis Excel doit nécessairement comporter plusieurs informations : adresses de l entreprise et du client, logo, date, mentions légales, etc. Bien entendu, vous pourrez ajouter un ou plusieurs paragraphes pour donner des explications complémentaires à vos chiffres. Rien ne vous empêche également d insérer des éléments graphiques, telles les photos de vos produits, entre autres. Dans tous les cas, vous devrez prévoir un emplacement pour intégrer ultérieurement votre tableau Excel à l endroit qui vous semble le mieux adapté.
Chapitre 2 : Intégrer des calculs Excel dans Word 39 a. Créer les en-têtes et pieds de page Dans un premier temps, réunissez toutes les informations que vous souhaitez afficher sur toutes les pages de votre document. Nous allons effectivement créer dans un nouveau document Word un en-tête et un pied de page pour, par exemple, intégrer le logo de votre entreprise, son adresse, son numéro de téléphone, etc. La procédure de création d un en-tête ou d un pied de page dans les applications n Office, notamment Word et Excel, s avère identique. Vous disposez, dans tous les cas, d un onglet supplémentaire dans le ruban même si les outils qu il contient sont différents selon l application utilisée. h Lancez votre traitement de texte et ouvrez un nouveau document. h Dans la fenêtre qui s affiche, cliquez sur l onglet Insertion du ruban. h Cliquez sur l icône En-tête de la section En-tête et pied de page. Un menu déroulant s affiche avec une liste d en-têtes prédéfinis. Editions ENI - All rights reserved
40 Office 2010 : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access et OneNote h Il suffit de cliquer sur celui qui vous intéresse pour l intégrer immédiatement dans votre document.
Chapitre 2 : Intégrer des calculs Excel dans Word 41 La liste des en-têtes prédéfinis de Word n existe pas dans Excel. Et encore moins dans npowerpoint dont les possibilités, en la matière, sont très limitées. Dans ces conditions, n hésitez pas à créer votre document de base dans Word en personnalisant vos en-têtes et pieds de pages avec les nombreux outils dont dispose Word. Ensuite, il ne vous restera plus qu à intégrer les données des autres applications dans votre document Word pour obtenir un résultat à la hauteur de ce que vous attendiez. h Selon l en-tête sélectionné, vous disposez d un ou de plusieurs champs de texte pour saisir vos informations (nom du document, date, etc.). Il suffit de remplir les zones correspondantes pour personnaliser selon vos besoins votre en-tête de document. Vous pouvez même ajouter de nouvelles informations avec les outils proposés dans l onglet Outils En-têtes et pieds de page. Par exemple, l icône Image permet d insérer à l endroit de votre choix un logo ou une toute autre illustration de votre choix. n Si aucun en-tête prédéfini ne vous convient, rien ne vous interdit de le créer totalement, sans utiliser de modèle. Il suffit de sélectionner la commande Modifier l en-tête à partir du menu déroulant En-tête disponible sous l onglet Insertion. Vous pouvez aussi double cliquer directement dans la marge supérieure de la page. Dans les deux cas, le mode d édition de l en-tête est activé et l'onglet Outils En-têtes et pieds de page apparaît dans le ruban. Vous disposerez ainsi de toutes les commandes nécessaires pour créer votre propre en-tête. Editions ENI - All rights reserved
42 Office 2010 : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access et OneNote Après avoir créé votre en-tête, vous pouvez passer au pied de page si vous souhaitez faire apparaître, en bas de vos devis, d autres informations. h À partir de la barre de l'onglet Outils En-têtes et pieds de page, cliquez sur l icône intitulée Atteindre le pied de page. Le pied de page de votre document est activé et vous pouvez l éditer en y intégrant les informations de votre choix.
Chapitre 2 : Intégrer des calculs Excel dans Word 43 Editions ENI - All rights reserved b. Ajouter un titre et du texte Après avoir créé l en-tête et le pied de page, vous pouvez ajouter différentes informations dans le corps de la page, telles l adresse du client, la date du devis, une description de vos services, une formule de politesse, etc. sans oublier de laisser une place pour l intégration de votre tableau Excel. h Saisissez le titre de votre document à l emplacement de votre choix dans la page. h Entrez la date de création du devis. h Saisissez ensuite l adresse du destinataire de votre devis. h Passez ensuite à la mise en forme de certaines de ces informations, en l occurrence le titre de la page. Nous avons utilisé, dans notre exemple, les styles automatiques de l onglet Accueil, disponibles sous la section Style et qui ne sont pas proposés dans Excel.