SHUTTLE En détail
Table des matières 1. Objectif 2. Fonctionnement 3. Intégration 4. Mobilité 5. Exemple d écrans 6. Tarif 7. Notre société
1. Objectif Shuttle a été initialement conçu pour une compagnie de navettes d aéroport Située à Paris disposant d environ 200 véhicules. Différents types de transports sont prévus (standard, privé, autocar, équipements spéciaux). Tarification personnalisable, par trajet, par client, par période et le tout combinable. Gestion des devis, des commandes, facturation et gestion des règlements. Un devis peut être transformé en commande et une commande peut être multitrajet. Une facture peut être multi-commande, une règlement peut régler une ou plusieurs factures ou être partiellement utilisé. Un des points forts de Shuttle est la modularité, vous pouvez ainsi utiliser uniquement le module de gestion et ensuite ajouter la fonction mobilité.
2. Fonctionnement Shuttle fonctionne en mode multi-société et multi-base de données. Ainsi une société peut avoir plusieurs bases de données, une de production et une de test ou de simulation par exemple. Les bases de données peuvent être de type différent, la base de production peutêtre une base Oracle et la base de test une base MySql. Shuttle est livré avec sa propre base de données très performante et entièrement gratuite quelque soit le nombre d utilisateurs connectés. Principes : Gestion des sociétés Gestion des clients Gestion des véhicules Gestion des utilisateurs (administratif, chauffeur) Gestion des trajets Gestion des tarifs Gestion des devis Gestion des factures Gestion des règlements Gestion des statistiques Gestion de la structure des mails Gestion des plannings (interface avec google agenda) Dans tous les programmes de gestion, il est possible de faire des recherches, on peut ainsi retrouver un client avec son nom ou sa ville. La gestion des fichiers permet également l exportation vers Excel, word ou Rtf ; On peut aussi représenter certaines données numériques sous forme de graphique comme les tarifs par exemple.
Une course affectée à un chauffeur fera automatiquement la mise à jour de l agenda du chauffeur via Google Agenda. L utilisation du module mobilité offre en plus une interactivité siège administratif/chauffeur immédiate, on peut ainsi représenter sur une carte affichée à l écran la position du véhicule et la course actuellement en cours.
3. Intégration Bien que Shuttle puisse être utilisé de manière autonome car il dispose de sa propre base de données, il est la plupart du temps intégré au système d information de l entreprise. Plusieurs manières de gérer cette intégration sont possibles : l importexport de fichiers, l échange de données est possible. La fonction d import permet d importer tous les types d objets : clients, ressources, tâches Elle se fait à partir de fichiers au format csv. L import peut être complet ou incrémental. La fonction d export permet d exporter tout ou partie des données en particulier les prestations avec différents filtres sur leur statut ou sur une plage de temps particulière.
4. Mobilité Les agents disposent d un ordinateur portable, les modèles suivants sont acceptés : tablettes androïd, WinDows, Iphone, Ipad, PDA. Les téléphones disposant d un accès à l agenda google peuvent également être utilisés. La solution mobilité autorise une connexion directe entre le serveur de l entreprise et les mobiles, la communication est bi directionnelle et autorise la cartographie. La cartographie est la possibilité d afficher sur une carte la position des véhicules et de connaitre le détail de la course en cours, le véhicule est dans ce cas tracé par GPS.
5. Exemple d images écrans Connexion Il est possible de gérer plusieurs sociétés avec plusieurs bases de données autorisant ainsi des environnements de données d exemple ou de simulation. Plusieurs type de bases de données peuvent cohabiter. Les options apparaissant dans le menu sont dépendantes des droits accordés à l utilisateur qui se connecte. Shuttle est multi tâche, on peut par exemple gérer des clients et créer un tarif en même temps.
Menu apparaissant après la connexion vous affiche immédiatement la situation de la journée. A la connexion de Shuttle, un menu standard apparait, ce menu est paramétrable selon les choix du client.
Gestion de la société, vous pouvez définir votre Logo et constituer vous-même le contenu de vos emails envoyés au client. Vous pouvez choisir un Logo qui apparaitra ensuite sur tous vos documents. Vous choisissez le masque d édition du numéro de vos documents, par exemple pour une facture cela peut donner FACxxxxxx ou xxxxx est le numéro d ordre.
Gestion du texte des emails Il est possible de personnaliser complètement le texte de l émail que vous allez envoyer à votre client. A droite de l écran vous avez la liste des variables à votre disposition pour inclure dans votre texte. Au moment de la création de l émail, Shuttle remplacera les variables par leur contenu.
Gestion des clients La gestion des clients commence par une sélection du client ; il est possible de faire une sélection dans la liste en saisissant des paramètres de sélection. Sélection sur le nom, la ville, le téléphone, l adresse, le chauffeur, les trajets habituels, etc.
Gestion des utilisateurs (administratif, chauffeurs, etc). Ce programme permet de gérer tous les types d utilisateurs (agents administratifs ou chauffeurs).l Il est possible de choisir la couleur utilisée pour l affichage du planning. Dans le cas d un chauffeur on peut aussi affecter le véhicule préférentiel, ce dernier pouvant être changé à tout moment. Il est possible aussi d affecter un véhicule pour une tranche de temps donné, donc un même véhicule peut être affecté à un chauffeur le matin et à un autre l après-midi.
Gestion des véhicules Les informations saisies autorisent la gestion et le suivi du véhicule. On peut relancer la vidange d un véhicule ou le bloquer administrativement parlant s il n est pas autorisé à rouler.
Gestion des trajets Un trajet est une base de tarification pour aller d un point à un autre. La distance et la durée approximatives sont utilisées à des fins de statistiques, rapprochement de la théorie et du réel pour par exemple réajuster les prix.
Gestion des tarifs Un tarif est associé à un trajet et éventuellement à un client. Un tarif a une durée de vie dans le temps si cela est souhaité. Il inclut la possibilité de tarifier des extras comme l ajout d un siège bébé. Si le type de trajet est privé, le prix ne tient pas compte du nombre de passagers. Si le type de trajet est partagé, le prix tient compte du nombre de passagers, mais ce n est pas le résultat d une multiplication, cela permet ainsi d appliquer une tarification dégressive. Le tarif propre à un client sera appliqué en priorité par rapport à un tarif général.
Gestion des devis Il est possible de saisir plusieurs lignes dans un devis. La saisie d un devis est identique à celle d une commande. Un devis peut être converti en commande simplement en cliquant sur un bouton. Il est possible de saisir des informations sur un vol et aussi en cliquant sur le bouton représentant un avion d avoir des informations sur le vol en utilisant une connexion internet.
Gestion des commandes La commande peut contenir plusieurs lignes. Les différentes lignes d une commande peuvent ensuite être planifiées ou traitées individuellement. Les notions de durée et de distance sont théoriques à ce niveau. Elles seront par la suite comparées à la réalité à des fins statistiques. Si un chauffeur est saisi, la ligne de commande est automatiquement planifiée.
Planifier une commande On peut choisir les lignes de commande par numéro, par trajet, par client, par chauffeur pour une éventuelle tranche de temps. Lorsque le chauffeur est choisi, Shuttle vous affiche l agenda du chauffeur pour la semaine d affectation. Il est bien entendu possible de visualiser les autres semaines du planning du chauffeur.
Traiter une commande Le traitement de la commande c est la saisie de la confirmation de la réalisation de la ligne de commande. Il est possible de saisir la réalité de la ligne de commande si les éléments constatés sont différents de ceux prévus (durée, distance, nombre de passager, etc).
Facturation Paramètres de sélection possibles par numéro, client, statut et tranche de date. Une facture comptabilisée n est plus modifiable. Une facture réimprimée contiendra la mention «Duplicata» en travers du document et en filigrane.
Facturation suite Nous choisissons le client, la date de facture et la date d échéance. En choisissant le sens du document, la facture peut se transformer en avoir. Une fois le client choisi, le programme affiche la liste des lignes de commande prêtes à facturer, c'est-à-dire traitées. Il est possible d ajouter des lignes libres à cette facture, on peut ainsi ajouter une ligne de remise ou une ligne de surcoût.
Règlement Sélections possibles. Shuttle affiche la liste des règlements correspondants aux sélections. On peut ainsi afficher la liste des règlements d un client soldés ou non. Un règlement soldé ne peut plus être modifié.
Règlement suite Saisie ou modification du règlement, une fois le client choisi pour un nouveau règlement, Shuttle affiche la liste des factures en instance de règlement. Il suffit d affecter le montant nécessaire à chacune des factures. Il n est pas possible de dépasser le montant du règlement en affectation, il n est pas possible non plus de dépasser le montant d une facture avec une affectation.
Statistiques Le module statistique est très vaste, le principe est le suivant : Sélections avec limites début et fin (client, date, trajet, commande, etc). Représentation graphique Représentation papier Représentation exportable (pdf, mail, exportation vers xls, csv, txt).
Exemple de devis (entièrement paramétrable) En haut à gauche le logo de la société sera imprimé
Exemple état de contrôle d une commande (paramétrable) En haut à gauche le logo de la société sera imprimé
Exemple de facture (paramétrable) En haut à gauche le logo de la société sera imprimé
6. Tarif Module de base Formation incluse Client, véhicule, chauffeur, utilisateur, devis, Commande, facture, règlement, statistiques, planning Google, Paramétrage des emails, importation de vos anciennes données. 45 000dhs/HT Mobilité Formation incluse Planning interactif, cartographie, optimisation des courses Traçabilité, suivi des courses sur écran. 25 000dhs/HT Garantie un an contre tout vice de fonctionnement Maintenance annuelle incluant la mise à niveau Technique et les corrections de bugs. Module de base Mobilité 6 000dhs/HT 4 000dhs/HT En cas d acquisition 50% à la commande, 50% après recette de Shuttle par le client. Nous prévoyons 3 à 5 jours pour l installation et la formation dans vos locaux.
7. Notre société La société DHK Inc. A été créée au Canada en 1994 par un groupe d informaticiens dont le dirigeant possède 42 ans d expériences dans ce métier. Notre clientèle est internationale, nous réalisons des logiciels sur mesure pour le prix du prêt à porter. Notre philosophie est de mettre l informatique au service de l entreprise et non le contraire. Nos clients sont très divers, nous traitons avec les multi nationales aussi bien qu avec les petites structures, car nous jugeons que les besoins sont les mêmes, seul l outil matériel change. Après une mission en 2005 pour une administration marocaine nous avons décidé de nous implanter sur le sol marocain, terre riche d enseignement pour nous. Nos clients sont Au Maroc : CIMR, USIMAR, OCP En France : PointP, Pinault-France, Actaris, Pierre Fabre, Christian Dior, Dolisos, Transports Gautier, Centre de l armement, Volvo, Gan, Financière Agache. Au Canada : Assurances, banques, transports, métallurgie, distributeur, industries Aux USA : Industries, distribution produits alimentaires En Guyane ; Centre Spatial Européen