RECOUVREMENT D IMPAYES : l essentiel en quelques mots.pour agir sans plus tarder Mis à jour le 07/10/2013 En cas de facture non payée à échéance, on engage ce que l on appelle une procédure de recouvrement d impayés. Afin d optimiser vos chances d obtenir le paiement, il convient d observer un certain formalisme et un suivi chronologique rigoureux dans les étapes, à savoir : 1. Relance téléphonique ou par courrier électronique 2. Relance par lettre simple 3. Relance par lettre recommandée 4. Mise en demeure 5. Injonction de payer : modèle disponible à l adresse Cerfa 12946*01 https://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa_12946.do 6. Tribunal d instance ou de commerce Lorsque vous procédez à une relance par téléphone, notez soigneusement le jour et l heure de l appel ainsi que le nom de votre interlocuteur. Si vous préférez l envoi d un courriel, gardez-en une copie. Sans résultat, rappelez ou renvoyez un message dans la semaine qui suit. Là encore, notez le jour et l heure de l appel et le nom de votre interlocuteur ou conservez une copie de votre message. Si le deuxième rappel par téléphone/courriel n a rien donné, envoyez alors une lettre de relance par simple courrier postal. Gardez une copie sur laquelle vous noterez la date de l envoi. Dans de nombreux cas, le litige s arrête à la relance téléphonique, au pire à la lettre simple. Les retards de paiement sont alors dus à une mauvaise organisation du client, à la perte de la facture, à un classement intempestif avec les factures payées, à des procédures de mise en paiement des factures fournisseurs fastidieuses (surtout pour les grands comptes) ou simplement à un oubli de la part du client, sans doute plus préoccupé par le recouvrement de ses propres factures que par le paiement des vôtres. Malheureusement, ce n est pas systématique et il arrive que le client refuse de payer ou soit de mauvaise foi. 1
Sans nouvelles de votre client après l envoi d une lettre simple, adressez-lui une nouvelle lettre de relance dans laquelle vous l informez qu il s expose à des intérêts de retard s il ne paye pas dans les délais que vous lui aurez fixés (8 jours par exemple). Envoyez-la, par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), gardez-en une copie et conservez soigneusement l accusé de réception lorsqu il vous revient. L étape suivante est la mise en demeure avec application des intérêts de retard. Ces intérêts sont applicables vertu de l article 1153 du code civil reproduit ci-dessous et selon les modalités précisées sur vos factures. CODE CIVIL Article 1153 (Loi du 7 avril 1900 Journal Officiel du 10 avril 1900) (Ordonnance nº 59-148 du 7 janvier 1959 Journal Officiel du 10 janvier 1959 en vigueur le 11 août 1959) (Loi nº 75-619 du 11 juillet 1975 Journal Officiel du 12 juillet 1975) (Loi nº 92-644 du 13 juillet 1992 art. 5 Journal Officiel du 14 juillet 1992) - Dans les obligations qui se bornent au paiement d une certaine somme, les dommages-intérêts résultant du retard dans l exécution ne consistent jamais que dans la condamnation aux intérêts au taux légal, sauf les règles particulières au commerce et aucautionnement. - Ces dommages et intérêts sont dus sans que le créancier soit tenu de justifier d aucune perte. - Ils ne sont dus que du jour de la sommation de payer, ou d un autre acte équivalent telle une lettre missive s il en ressort une interpellation suffisante, excepté dans le cas où la loi les fait courir de plein droit. - Le créancier auquel son débiteur en retard a causé, par sa mauvaise foi, un préjudice indépendant de ce retard, peut obtenir des dommages et intérêts distincts des intérêts moratoires de la créance. La mise en demeure doit être adressée par LRAR. Comme pour la première relance en recommandé, gardez-en une copie et conservez soigneusement l accusé de réception lorsqu il vous revient. Dernière étape avant de saisir le tribunal, la procédure d injonction de payer. Elle permet d obtenir rapidement et à moindre coût un titre exécutoire permettant de pratiquer une saisie sans avoir à assigner le débiteur (voir fiche jointe). Si le débiteur fait connaître son refus de payer dans les 30 jours qui suivent l injonction, le juge convoque alors les parties devant le tribunal d instance ou de commerce, selon les cas. Vous trouverez ci-joints : - des modèles de lettres pour ces différents types de relances - un formulaire d injonction de payer - une fiche expliquant «quel tribunal saisir» - une fiche expliquant en détail la procédure d injonction de payer. 2
Relance par lettre simple (sans accusé de réception) Après rappel téléphonique ou par courrier électronique Objet : facture en attente de règlement Réf : Aff. Devis N Facture N Madame, Monsieur, En examinant nos comptes, nous avons constaté, sauf erreur ou omission de notre part, que vous n aviez pas, à ce jour, procédé au règlement du solde de notre facture n datée du pour un montant de TTC. Nous vous serions reconnaissants de régler ces honoraires dans les meilleurs délais. Certains qu il s agit d un simple oubli de votre part, nous vous remercions par avance. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations les plus cordiales. 3
Lettre recommandée avec accusé de réception (sans mise en demeure après relance par lettre simple) Objet : facture en attente de règlement Réf : Aff. Devis N Facture N Madame, Monsieur, En examinant nos comptes, nous avons constaté, sauf erreur ou omission de notre part, que vous n aviez pas, à ce jour, régler le solde de notre facture n datée du pour un montant de TTC. Nous vous rappelons vos obligations et vous serions reconnaissants de procéder au règlement de ces honoraires à réception de la présente. Si nous n avons aucune nouvelle de votre part dans les 8 JOURS suivant le retour de l accusé de réception de ce courrier, nous engagerons une procédure de recouvrement. Vous vous exposez dès lors au calcul des intérêts de retard. Si vous nous avez adressé votre règlement entre-temps, nous vous remercions de ne pas tenir compte de la présente. Dans cette attente et espérant que vous comprendrez l intérêt d un règlement rapide de ce dossier. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations. 4
Mise en demeure Lettre recommandée avec accusé de réception (après LRAR sans mise en demeure) Réf : Aff. Devis N Facture N Madame, Monsieur, Malgré plusieurs relances téléphoniques et courriers écrits, nous constatons que vous n avez toujours pas réglé le solde de notre facture n, arrivée à échéance le pour un montant de TTC. Aussi, par la présente, nous vous mettons en demeure de nous verser, à titre principal, la somme de. Conformément à l article 1153 du code civil, cette somme sera majorée des intérêts moratoires calculés selon les modalités définies sur la facture émise. Nous vous informons que ces pénalités courent dès réception de la présente. Si dans un délai de 15 jours à compter de cette date vous ne vous êtes toujours pas acquitté de cette somme, nous saisirons la juridiction compétente afin d obtenir le paiement des sommes dues. Si vous nous avez adressé votre règlement entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations. Fait à, le Signature (et cachet le cas échéant) 5
La procédure d Injonction de payer QUAND? Lorsque vous avez une facture impayée et qu après quelques rappels (au moins 2) elle demeure toujours impayée. OBJECTIF Simple, peu coûteuse et rapide (2 mois environ), l'injonction de payer est un excellent moyen de procéder soimême, sans avocat, au recouvrement de sa créance (sauf en cas de chèque sans provision). Attention, la demande d'injonction de payer n'interrompt pas la prescription. La procédure d injonction de payer peut être utilisée pour recouvrer sans limitation du montant : toute créance d une somme d argent d un montant déterminé résultant d un contrat ou d une obligation (exemple : facture) toute créance établie par une traite, une reconnaissance de dette Vous obtenez rapidement et à peu de frais un titre exécutoire vous permettant de pratiquer une saisie sans avoir à assigner votre débiteur. COMMENT : 1 - Le créancier rédige une requête sur papier libre ou sur des imprimés (cf : modèle d injonction de payer cijoint) et l adresse au secrétariat-greffe, accompagnée des documents justificatifs. 2 -La requête doit contenir : les noms, prénoms, professions et domiciles des créanciers et débiteurs, le montant de la somme réclamée, le fondement de la créance réclamée, la liste des pièces jointes. La requête doit être accompagnée de toutes les pièces justificatives de la créance : copies de factures impayées, traites acceptées revenues impayées, lettres ou contrats constituant des engagements de payer, bon de commande, etc. 3 - La requête est déposée : au secrétariat-greffe du tribunal d instance lorsque le débiteur n est pas commerçant ou lorsqu il n a pas contracté la dette dans le cadre de son activité commerciale. au président du tribunal de commerce lorsque le créancier et le débiteur sont tous deux commerçants. Attention : Le juge territorialement compétent est celui du lieu où demeure le débiteur. 6
LES ÉTAPES DE LA PROCÉDURE D INJONCTION DE PAYER 1 - L examen de la demande par le juge Si le juge estime la demande fondée en partie ou en totalité, il rend une ordonnance d injonction. Par cette ordonnance le juge ordonne au débiteur de payer la somme réclamée par le créancier. Lorsque la requête n est satisfaite que pour partie : Le juge a considéré qu une seule parie de la créance est justifiée. Le créancier a alors deux possibilités : o soit se contenter d un paiement partiel et faire signifier l ordonnance par un huissier auprès du débiteur. o soit préférer ne pas signifier l ordonnance du débiteur et utiliser la procédure de recouvrement de droit commun (saisie du Tribunal d Instance ou du Tribunal de Commerce). Si, au contraire, le créancier est satisfait de l ordonnance rendue par le juge, il lui revient de la faire signifier au débiteur. 2 - La signification de l ordonnance Une copie, certifiée conforme de la requête et de l ordonnance, est adressée par le greffier au créancier, puis ce dernier devra la signifier par huissier au débiteur. Le créancier a un délai de six mois à partir de la date de l ordonnance. L acte de signification contient sommation pour le débiteur. Celui-ci a alors 3 options : soit de payer au créancier la somme fixée par l ordonnance, ce qui clôt le dossier de recouvrement. soit de former opposition au greffe dans le mois qui suit la signification de l ordonnance s il a des moyens de défense à faire valoir. Si le débiteur fait opposition, il lui faut contester le bien-fondé de la créance ou la régularité de la procédure dans le mois qui suit la signification de l ordonnance portant injonction, auprès du greffe du tribunal. À réception de la déclaration d opposition, le greffier convoque les parties à l audience. La procédure devant le tribunal est la procédure de droit commun, et le jugement rendu par le tribunal se substitue à l ordonnance d injonction de payer. Si le jugement est favorable au créancier, il le fait signifier au débiteur et peut, à défaut de règlement, engager une saisie sur les biens du débiteur. Toutefois, le débiteur, dans le mois qui suit la signification du jugement, peut interjeter appel. soit de ne pas répondre dans le mois qui suit la signification. Dans cette hypothèse le créancier doit alors : Demander l apposition de la formule exécutoire au greffe du tribunal qui a rendu l ordonnance soit par déclaration au guichet, soit par simple lettre, dans le délai d un mois suivant l expiration du délai d opposition ou le désistement du débiteur. Communiquer l ordonnance d injonction de payer revêtue de la formule exécutoire à un huissier qui se chargera de tous les actes d exécution. Grâce à ce titre, le créancier peut, si le débiteur ne paie pas, remettre son titre à un huissier pour engager une procédure de saisie (sur le compte bancaire ou matériel). 7
Agir en référé Toute facture impayée incontestable peut donner lieu à un «référé provision». Cette procédure permet d'obtenir dans un délai bref (15 jours à un mois) le paiement intégral de la créance (mais pas de dommages et intérêts). L'assistance d'un avocat n'est pas nécessaire mais est recommandée en raison de la difficulté de rédaction de la demande. Celle d'un huissier est en revanche obligatoire. Le référé est provisoire : le débiteur condamné peut toujours engager une procédure de droit commun. Dans la pratique, la procédure s'arrête là. Un huissier présente la condamnation au débiteur qui, s'il ne paie pas, peut voir ses biens saisis, même en cas d'appel ou d'opposition. Procédure spécifique au chèque sans provision Le créancier payé avec un chèque sans provision dispose d'une procédure simplifiée. Si le chèque n'est pas payé dans les 30 jours de sa présentation à la banque, le créancier peut le présenter encore une fois. Si aucune provision n'a été consti- tuée entre-temps, la banque adresse au créancier un certificat de non-paiement. Il faudra le notifier au débiteur par lettre recommandée avec avis de réception ou par huissier. Le débiteur a 15 jours pour payer, sinon l'huissier fait apposer la «formule exécutoire» sur le certificat de nonpaiement et peut engager toutes les procédures d'exécution forcée, comme la saisie-arrêt sur compte bancaire ou sur salaire. Tous les frais liés à ce chèque impayé sont supportés par le débiteur si celui-ci est solvable. Les chèques antidatés sont interdits et sont payés par les banques le jour de leur présentation, même si la date inscrite est à venir. Pénalités. Depuis le 2 juillet 2010, les débiteurs inscrits au Fichier central des chèques pour avoir émis un chèque sans provision n'ont plus à payer de pénalité libératoire au Trésor public pour obtenir leur radiation de ce fichier. Il leur suffit de régler le montant du chèque impayé ou de constituer la provision suffisante sur leur compte pour retrouver le droit d'émettre des chèques. Frais bancaires. Les banques peuvent facturer des frais de 30 maximum à l'émetteur d'un chèque sans provision inférieur ou égal à 50, et de 50 maximum pour un montant supérieur. Et les saisies? Le créancier fera une saisie-conservatoire d'un bien de son client s'il craint son insolvabilité ou des fraudes, et qu'il compte engager une action en justice longue. Elle est autorisée par le juge et a l'avantage de rendre les biens indisponibles (ex. : saisie de la carte grise d'un véhicule). Pour le débiteur qui ne s'exécute pas après une injonction de payer ou un référé provision, il y a deux saisies possibles : - la saisie-vente qui permet au créancier de saisir les véhicules ou meubles du débiteur pour être vendus. Il est payé sur le prix de vente ; - la saisie-attribution, qui consiste à «geler» le compte bancaire du client (ou les parts sociales en cas de société) à hauteur du montant de la dette et des frais de recouvrement. 8
Impayés : quel tribunal saisir? Tout dépend de l'identité du mauvais payeur et du montant de l'impayé. La loi n 2011-1862 du 13 décembre 2011, entrée en vigueur le 1 er janvier 2013, supprime de l organisation judiciaire la juridiction de proximité, que les entreprises sont amenées parfois à saisir pour le recouvrement de leurs petits impayés. Ainsi, le contentieux de vos créances civiles de moins de 4.000 euros est transféré aux tribunaux d instance qui restent compétents pour les litiges de moins de 10.000 euros. Le tribunal de grande instance sera compétent en matière d'injonction de payer pour les créances civiles supérieures à 10.000 euros. Le débiteur est un commerçant ou une société Le créancier est un commerçant ou une société commerciale Tribunal de commerce commerciale Le débiteur est membre d'une profession libérale, artisan, agriculteur ou simple particulier Juge de proximité si la créance ne dépasse pas 4 000 Tribunal d'instance si la créance est comprise entre 4 000 et 10 000 Tribunal de grande instance au-delà de 10 000 Le créancier est membre d'une profession libérale, artisan, agriculteur ou simple particulier Le débiteur est un commerçant ou une société commerciale Juge de proximité si la créance ne dépasse pas 4 000 Tribunal d'instance si la créance est comprise entre 4 000 et 10 000 Tribunal de grande instance au-delà de 10 000 Le débiteur est membre d'une profession libérale, artisan, agriculteur ou simple particulier Tribunal de commerce si bon semble au créancier, quel que soit le montant de sa créance Juge de proximité si la créance ne dépasse pas 4 000 Tribunal d'instance si la créance est comprise entre 4 000 et 10 000 Tribunal de grande instance au-delà de 10 000 Le juge territorialement compétent est celui de la région où demeure le débiteur poursuivi. 9
Délais de paiement, taux d intérêt de retard et pénalités Questions/Réponses Les entreprises sont-elles tenues de fixer contractuellement un délai de paiement? NON Par défaut, un délai de 30 jours s applique ; toutefois si vous choisissez de fixer un délai, celui-ci ne peut pas dépasser 45 jours fin de mois, ou 60 jours à compter de la date d émission de la facture. Attention aux cas particuliers : métiers du transport, produits périssables, bétail sur pied, boissons alcooliques. Quel est le montant des pénalités de retard? Ce taux d intérêt des pénalités de retard doit obligatoirement être indiqué sur la facture et dans les conditions générales de vente (CGV). Depuis le 1 er janvier 2013, un forfait de 40 s'appliquera aux pénalités de retard habituelles. Consulter notre fiche pratique «Facture mentions légales obligatoires» Ce taux est en principe le taux d intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne, à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage. Les entreprises peuvent fixer un taux de pénalités inférieur toutefois, ce taux ne doit pas être inférieur à 3 fois le taux d intérêt légal (1 fois et demie pour les contrats conclus avant le 1er janvier 2009). Comment se calculent les pénalités de retard? L assiette de calcul est le montant T.T.C., dû par l acheteur et inscrit sur la facture. La formule de calcul des pénalités est donc : Pénalités de retard = taux (x par montant TTC x nombre de jours de retard) / 365. 10
Y a-t-il des sanctions pénales? En l état actuel du texte, le non-paiement des pénalités de retard ne fait pas l objet d une sanction pénale, mais paradoxalement, c est l entreprise qui ne fait pas apparaitre sur ses factures des délais de paiement qui encourt des sanctions pénales. En effet, est puni d une amende de 15 000 euros (75 000 euros pour la personne morale) le fait pour un créancier : de ne pas indiquer dans les conditions de règlement, c est-à-dire dans les CGV, les conditions d application et taux d intérêt des pénalités de retard. de fixer un taux des conditions d exigibilité non conformes aux obligations légales (par exemple, fixer un taux de pénalité inférieur à 3 fois le taux d intérêt légal). A partir de quand les pénalités de retard sont-elles applicables? Les pénalités de retard sont exigibles sans qu une mise en demeure, ou qu un rappel, soient désormais nécessaires, et ce, le jour suivant la date de règlement indiquée sur la facture. Il n est donc plus besoin de mettre en demeure son client de payer ses factures pour que les pénalités de retard commencent à courir!! Pour tout complément d informations, quelques sites officiels http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/n277.xhtml 11
Comment concilier vos pénalités de retard avec la crise actuelle? En raison du contexte économique actuel, il faut justement sensibiliser vos clients à régler vos factures à leur date d échéance, en insistant sur le fait que l absence de paiement à bonne date entraine un taux minimum d intérêt de retard de 11,37% l an!! Bien sûr, en fonction des difficultés de vos clients, vous pouvez faire un geste commercial certain en lui signifiant que vous abandonnerez les pénalités de retard, ce qui devrait vous permettre de conserver une relation de confiance et sans doute accélérer le paiement de vos factures Il est aujourd hui plus que hier URGENT pour votre entreprise ou votre société de: modifier le libellé de vos factures et de vos conditions générales de vente. réviser, le cas échéant, les délais de paiement consentis à vos clients. fixer un nouveau taux de pénalités, dont le minimum ne peut être inférieur à 3 fois le taux de l intérêt légal. Mettre en œuvre une démarche de recouvrement amiable, rigoureuse et mensuelle, pour dissuader les mauvais payeurs de prendre de mauvaises habitudes. PATRICK GAUTIER EXPERTISE est également un organisme de formation agrée (Attestation de déclaration d'activité enregistré auprès du Préfet de la région de Picardie: 22 60 01725 60). Nous organisons des sessions de formation personnalisée, d'une durée de 4 heures, pour un coût pédagogique de 500.00 HT afin de vous initier au formalisme des procédures de recouvrement et en nous basant sur le cas pratique qui vous intéresse. N'hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements au 03 44 67 18 40/55. Vous pouvez également, à moindre coût, bénéficier de notre assistance pour un tarif forfaitaire de 250.00 HT : veuillez consulter le détail de nos prestations dans le document PDF ci-dessous. PATRICK GAUTIER EXPERTISE dispose d'un département juridique qui intervient en matière de rédaction de contrats commerciaux et notamment de conditions générales de vente. N hésitez pas à nous consulter! Nous serons votre Expert confiance. SIEGE SOCIAL BUREAUX 40, rue Hurst Mahieu 563, rue de Paris 60270 GOUVIEUX 60520 CHAPELLE EN SERVAL ( 03.44.67.18.40 ( 03.44.54.88.88 Société d Expertise comptable inscrite au tableau de l Ordre des Experts Comptables de Picardie Ardennes SAS au capital de 216 000 - R.C.S. Compiègne B-FR12-351 461 264. 12