FICHE METHOLOLOGIQUE N 3 MISE A JOUR DES IMMOBILISATIONS AVANT PASSAGE A LA RCBC SITUATION EXISTANTE DANS L EPLE Existence d un logiciel immobilisations qui ne correspond pas à l inventaire physique des biens en usage dans l établissement Existence de documents GFC non conformes au logiciel Remarque 1 : les biens acquis et inventoriés par dotation (comptes 102) ne peuvent pas faire l objet d une sortie d inventaire en 2012 (impossibilité de passer l écriture comptable courante conséquente à la pièce 14 du compte financier en 2013). OPERATIONS A EFFECTUER METTRE A JOUR LE LOGICIEL D INVENTAIRE SELON LA REALITE Remarques : - veiller à utiliser le compte 215 sans subdivision : dans certains établissements, il existe encore dans le logiciel d immobilisations des comptes 21541, 21542, 21544. - maintenir les biens acquis sur dotation (comptes 102.) conformément à la comptabilité générale. Dans le cas où il serait impossible de reconstituer de quels biens il s agit, créer une fiche d inventaire «fictive» d un bien nommé «X» pour le montant de l écart entre le logiciel d immobilisations et la comptabilité générale. La sortie de ce bien non identifié ne pourra se faire que dans le courant de l exercice 2013 après le passage à la RCBC. ETABLIR UN TABLEAU DES DISCORDANCES Exemple de l hypothèse : COMPTES MONTANTS DANS LE LOGICIEL MONTANTS EN COMPTABILITE GENERALE ECARTS COMTABILITE GENERALE/LOGICIEL 215 178306,37 364232,61 185926,24 216 2033,90 2578,92 545,02 2181 1829.39 0 1829,39 2182 10084,67 18634,00 8549,33 2183 1714,54 96653,03 94938,49 1
2184 6756,69 20036,80 13280,11 1021 25863,03 25863,03 0 1023 2043,68 2043,68 0 1311 10064,55 36635,36 26570,81 1313 90631,58 208568,62 117937,04 13181 15653,26 43409,79 27756,53 13185 40265,72 46112,99 5847,27 1069 154988,90 449414,24 294425.34 2815BIS 139382,22 317081,05 177698,83 2816BIS 1339,39 1884,40 545,01 2818BIS 14267,29 130448,79 116181,50 Remarque 1 : Dans le logiciel, la somme des 2815BIS, 2816BIS et 2818BIS est égale au 1069 Remarque 2 : Il n y a pas d écart sur les comptes 102 entre le logiciel et la comptabilité générale Remarque 3 : Dans le logiciel la valeur des biens immobilisés sur les réserves de l établissement est par déduction : Somme des comptes 215, 216, 2181, 2182, 2183 et 2184 = 198 896,17 Somme des comptes 1021, 1023, 1311, 1313,13181 et 13185 = 184 521,82 Biens immobilisés sur réserves : 198 896,17-184 521,82= 14 374,35 Remarque 4 : Total des immobilisations dans le logiciel = 200725.56 Total des immobilisations dans la comptabilité générale = 500135.36 Total des financements dans le logiciel = 184521.82 Total des financements dans la comptabilité générale = 362633.47 Total des écarts en matière d immobilisations = 305068.58 Total des écarts en matière de financements = 178111.65 Remarque 5 : Tous les biens, hormis le 2181 sont > dans la comptabilité générale par rapport au logiciel. Pour ces biens, il convient donc de faire des sorties d inventaire (montant total = 303239.19, soit 305068.58-1829.39 ). Par contre, pour le compte 2181 (comptabilité générale < logiciel), si nous considérons que la comptabilité générale est juste, la seule chose que nous puissions faire est de supprimer ce (ou ces) bien(s) du logiciel. Cela va avoir pour conséquence de supprimer son financement (donc, vérifier quel(s) compte(s) de financement va (vont) changer). Dans notre exemple, nous partons du postulat que le bien a été financé par les réserves, donc que cela ne change pas le montant des écarts de financements inscrit dans le tableau (178111.65 ). De même, si le(s) bien(s) ne sont pas totalement dépréciés, cela aura des conséquences sur le montant des dépréciations qu il conviendra de corriger en comptabilité générale. PREPARER LA DBM DE SORTIE D INVENTAIRE Type de DBM : 394 2
o Ligne émettrice : ZR 215 = 185926,24 ZR 216 = 545,02 ZR 2182 = 8549,33 ZR 2183 = 94938,49 ZR 2184 = 13280,11 o Ligne réceptrice : D 675 = 303239.19 Type de DBM : 395 o Ligne émettrice : 77 (777) = 178111,65 o Ligne réceptrice : ZD 1391 = 178111,65 PREPARER LA DELIBERATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Article 1 : Le Conseil d administration vote la sortie d inventaire des biens afin de mettre à jour l inventaire des biens en usage dans l établissement. Remarque 1 : Joindre à la délibération l inventaire des biens en usage issu du logiciel avec leur financement ECRITURES BUDGETAIRES ET COMPTABLES Cf planches d écritures ci-dessous 3
215 216 2181 2182 2183 2184 1021 1023 1311 1313 13181 débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit Bilan entrée au 01/01/2012 364 232,61 2 578,92 0,00 18 634,00 96 653,03 20 036,80 25 863,03 2 043,68 36 635,36 208 568,62 43 409,79 OR sortie d'inventaire CB 185 926,24 545,02 0,00 8 549,33 94 938,49 13 280,11 Mandat sortie inventaire CB OR sortie d'inventaire CB Mandat sortie inventaire CB Annul financements CG 26 570,81 117 937,04 27 756,53 Annul dépréciations CG SOLDE au 31/12/2012 178 306,37 2 033,90 soldé 10 084,67 1 714,54 6 756,69 25 863,03 2 043,68 10 064,55 90 631,58 15 653,26 CB CG Titre budgétaire Ecriture courante en comptabilité générale HYPOTHESE 3
Bilan entrée au 01/01/2012 OR sortie d'inventaire Mandat sortie inventaire OR sortie d'inventaire Mandat sortie inventaire Annul financements Annul dépréciations SOLDE au 31/12/2012 13185 1069 2815BIS 2816BIS 2818BIS 1391 675 777 4662 débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit débit crédit 46 112,99 449 414,24 317 081,05 1 884,40 130 448,79 303 239,19 303 239,19 303 239,19 178 111,65 178 111,65 178 111,65 178 111,65 5 847,27 178 111,65 294 425,34 177 698,83 545,01 116 181,50 40 265,72 154 988,90 139 382,22 1 339,39 14 267,29 soldé soldé par compte de résultat soldé par compte de résultat soldé HYPOTHESE 3